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Déliberation - 231114 25 Annexe Convention groupement de commandes informatiques
Document publié le Jeudi 30 novembre 2023 par la commune de Thiers.
Lien du pdf (Déliberation - 231114 25 Annexe Convention groupement de commandes informatiques)
Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Intelligence artificielle et robotique,
1
CONVENTION CONSTITUTIVE D’UN GROUPEMENT DE COMMANDES
RELATIF À L’ACHAT DE MATERIELS ET LOGICIELS INFORMATIQUES
ENTRE
La Commune de THIERS, sise 1 rue François Mitterrand, 63300 THIERS, représentée par son Maire,
Monsieur Stéphane RODIER, agissant en application de la délibération du conseil municipal du 14
novembre 2023,
Ci-après dénommée « Ville de Thiers »
D’une part
ET
La Communauté de communes Thiers Dore et Montagne, sise 47 avenue du Général de Gaulle, 63300
THIERS, représentée par son Président, Monsieur Tony BERNARD, agissant en application de la
délibération du conseil communautaire du 30 novembre 2023,
Ci-après dénommée « CCTDM »
D’autre part 2
PREAMBULE
La Ville de Thiers a conclu en 2021 un marché pour la fourniture de matériels et de logiciels
informatiques. Ce marché prend fin en décembre 2023.
De son côté, la Communauté de communes Thiers Dore et Montagne n’a pas conclu de marché pour
ce type de prestation.
Les articles L2113-6 et suivants du Code de la commande publique offrent la possibilité aux acheteurs
publics d’avoir recours à des groupements de commandes qui ont vocation à rationaliser les achats en
permettant d’une part de réaliser des économies d’échelle et d’autre part de gagner en efficacité en
mutualisant les procédures de passation de contrats.
La Ville de Thiers et la Communauté de communes Thiers Dore et Montagne partageant des besoins
communs, il apparait opportun sur le plan économique de coordonner la prestation d’achat de
matériels et logiciels informatiques.
Pour cela, une convention constitutive définissant les modalités de fonctionnement du groupement
doit être conclue entre ses membres de manière à définir les missions de chacun. 3
ARTICLE 1 – OBJET DU GROUPEMENT DE COMMANDE
Il est décidé de constituer un groupement de commandes en applications des articles L.2113-6 et
suivants du Code de la commande publique entre la Commune de Thiers et la Communauté de
communes Thiers Dore et Montagne.
Le groupement est exclusivement constitué temporairement en vue de la passation d’un marché relatif
à l’acquisition de matériels et logiciels informatiques.
ARTICLE 2 – COMPOSITION DU GROUPEMENT DE COMMANDES
Le présent groupement de commandes est constitué de la Commune de Thiers et de la Communauté
de communes de Thiers Dore et Montagne.
ARTICLE 3 – RETRAIT ET ADHESION
3.1 Adhésion
Chaque membre adhère au groupement de commandes par une délibération de son assemblée
délibérante approuvant la présente convention. Une copie de la délibération est notifiée aux autres
membres.
L’adhésion au groupement d’un nouveau membre, postérieurement à la signature de la présente
convention, devra être adressée au coordonnateur du groupement et sera soumise à l’accord
préalable des autres membres du groupement. L’adhésion fera l’objet d’un avenant, lequel devra être
approuvé par les assemblées délibérantes de chacun des membres du groupement.
L’adhésion ne pourra concerner un marché dont la consultation a déjà été lancée ou dont l’exécution
est en cours.
3.2 Retrait
Un membre du groupement ne peut pas se retirer en cours de consultation (de la publication de l’avis
d’appel public à concurrence à la notification du contrat).
En dehors de cette phase, les membres du groupement de commandes sont libres de se retirer du
groupement selon les modalités qui leur sont propres.
Cette décision de retrait est notifiée au coordonnateur.
Le retrait du groupement sera immédiat, mais le membre sera engagé jusqu’aux termes des marchés
auxquels il aura adhéré.
ARTICLE 4 – COORDONNATEUR DU GROUPEMENT DE COMMANDES
Le coordonnateur du groupement est la Ville de Thiers. 4
Le siège du coordonnateur est le suivant : Hôtel de ville, 1 rue François Mitterrand, 63300 THIERS.
ARTICLE 5 – REPARTITION DES ROLES ENTRE LE COORDONNATEUR ET L’AUTRE MEMBRE DU
GROUPEMENT
5.1 Missions du coordonnateur
Le coordonnateur est chargé de :
- Recenser et définir les besoins de l’ensemble des membres,
- Définir l’organisation technique et administrative de la procédure de consultation,
- Décider du choix de la procédure de passation des marchés conformément aux dispositions
du Code de la commande publique,
- Elaborer l’ensemble du dossier de consultation des entreprises en fonction des besoins définis,
- Coordonner l’ensemble des opérations de sélection du candidat :
o Assurer la publication de l’avis d’appel public à la concurrence,
o Gérer le profil acheteur et la plateforme permettant la dématérialisation des offres,
o Rédiger et envoyer les éventuelles demandes de précisions aux candidats,
o Analyser les offres reçues et préparer le rapport d’analyse correspondant,
o Organiser la négociation,
o Convoquer et organiser la CMAPA ou la CAO et en rédiger les procès-verbaux,
o Envoyer les notifications aux candidats non retenus,
o Signer et notifier le marché aux entreprises retenues,
o Transmettre, le cas échéant, le dossier au contrôle de légalité,
o Rédiger et publier l’avis d’attribution le cas échéant.
- Transmettre aux membres du groupement les documents nécessaires à la passation et
l’exécution du marché en ce qui les concerne,
- Rédiger, conclure, notifier et suivre les avenants relatifs au marché,
- Gérer les éventuelles sous-traitances,
- Notifier les éventuelles reconductions ou décision de résiliation aux titulaires (après avis des
autres membres).
5.2 Missions des membres
Chaque membre s’engage à :
- Communiquer au coordonnateur une évaluation de ses besoins préalablement au lancement
de la procédure de consultation,
- Valider le dossier de consultation des entreprises dans des délais qui ne compromettent pas
le bon déroulement de la procédure,
- Participer à l’analyse des offres et en valider le rapport,
- Informe le coordonnateur de toute difficulté ou litige survenant dans le cadre de l’exécution
contractuelle,
- Exécuter techniquement et financièrement la part de prestation qui la concerne : passation
des commandes, gestion des livraisons, suivi des prestations, paiement des factures.
- Assister le coordonnateur dans les contentieux liés à la passation du marché du présent
groupement. 5
ARTICLE 6 – PROCEDURE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
La procédure de passation du marché public sera déterminée par le représentant du coordonnateur,
sur la base des éléments fournis lors de la définition des besoins.
ARTICLE 7 – COMMISSION D’APPEL D’OFFRES DU GROUPEMENT
Si les seuils de procédure formalisée sont atteints, la Commission d’Appel d’Offres interviendra dans
les conditions fixées aux articles L.1414-2 à L.1414-4 du Code Général des Collectivités Territoriales.
La Commission d’appel d’offres compétente sera celle de la Ville de Thiers.
En procédure adaptée, le marché est attribué conjointement par les acheteurs publics du groupement, après avis de la commission des marchés à procédure adaptée (MAPA) du groupement.
Cette commission ad hoc sans condition de quorum est constituée de la façon suivante : - Membres de la CMAPA de la Communauté de communes Thiers Dore et Montagne, - Membres de la CMAPA de la Ville de Thiers.
La commission des MAPA du groupement est présidée par le représentant du coordonnateur. En cas de partage égal des voix, le président de la commission a voix prépondérante.
ARTICLE 8 – DUREE DU GROUPEMENT DE COMMANDES
La présente convention est applicable dès sa signature par l’ensemble des membres.
La présente convention prendra fin au terme de l’exécution du marché nécessaire à la satisfaction du
besoin décrit à l’article 1.
ARTICLE 9 – RESPONSABILITE DES MEMBRES DU GROUPEMENT
Conformément à l’article L2113-7 du Code de la Commande Publique, les acheteurs, membres du
groupement sont solidairement responsables de l’exécution des obligations leur incombant pour les
missions menées conjointement et dans leur intégralité au nom et pour le compte des autres
membres, donc dans le cadre des missions menées par le coordonnateur.
Les membres du groupement sont seuls responsables des obligations qui leur incombent pour les
missions non confiées au coordonnateur.
ARTICLE 10 – MODIFICATION DE LA CONVENTION DE GROUPEMENT DE COMMANDES
Toute modification de la présente convention ne deviendra effective qu’après l’accord unanime de
l’ensemble des membres.
La modification doit être approuvée par un avenant signé par l’ensemble des membres du
groupement. 6
ARTICLE 11 – DISPOSITIONS FINANCIERES DU GROUPEMENT DE COMMANDES
Le coordonnateur assure ses missions à titre gracieux vis-à-vis des autres membres du groupement.
Les frais de publicité légale (AAPC, avis d’attribution…) seront répartis à charge égales entre tous les membres du groupement concernés par la procédure. Le coordinateur les acquitte puis en sollicite le remboursement auprès des membres.
Chaque membre du groupement est chargé de l’exécution financière pour la part des prestations le
concernant.
ARTICLE 12 – CAPACITE A AGIR EN JUSTICE
Le coordonnateur peut agir en justice au nom et pour le compte des membres du groupement pour
les procédures dont il a la charge. Il informe et consulte les membres sur sa démarche et son évolution.
En cas de condamnation du coordonnateur au versement de dommages et intérêts par une décision
devenue définitive, le coordonnateur divisera la charge financière par le nombre des membres
pondéré par le poids relatifs de chacun d’entre eux dans les marchés afférents au dossier concerné. Il
effectuera l’appel de fonds correspondant auprès de chaque membre.
ARTICLE 13 – LITIGES RELATIFS A LA PRESENTE CONVENTION
Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l’application de la présente convention relèvera de la
compétence du Tribunal Administratif de Clermont-Ferrand.
Les parties s’engagent toutefois à rechercher préalablement une solution amiable au litige.
Fait à THIERS, le
Pour la Commune de Thiers Pour la Communauté de communes
Le Maire, Thiers Dore et Montagne
Le Président
Stéphane RODIER Tony BERNARD