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Déliberation - 3 3 delib mutualisation archivage electronique
Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune de Vauréal.
Lien du pdf (Déliberation - 3 3 delib mutualisation archivage electronique)
Thèmes du document : Consommateurs, Industrie, Cybersécurité,
u307
Ref.
201 524 Bergei-Levraui
DEPARTEMENT DU VAL D'OISE
VILLE DE VAUREAL
3.3/09/2026
EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBERATIONS DU
CONSEIL MUNICIPAL DU 30 SEPTEMBRE 2026
Nombre de conseillers en exercice : 33
Nombre de conseillers présents : 26
Nombre de conseillers votants : 32
Le quorum (17/33) est atteint
Accusé de réception en préfecture
1095-219506375-20260930-3_3-09-2026-DE
Date de télétransmission : 06/10/2026
Date de réception préfecture : 06/10/2026
L'an deux mille vingt-six, le 30 septembre à dix-neuf
heures, le CONSEIL MUNICIPAL, légalement
convoqué, s'est réuni sous la présidence de
Monsieur Raphaël LANTERI, Maire de Vauréai.
Date de la convocation : 24 septembre 2026
Étaient présents : M. Raphaël LANTERI, Maire
M. Adnan ARIF, M. Alexis AUVRAY, M. David BEDIN,
Mme Safiye BILIC, M. Yves BLANCHARD, M. Razali
BOULTAME, M. Jean-Clovis BOUTEILLÉ, Mme Simone
DUFAYET, Mme Natacha EUSEBE, Mme Patricia FIDI,
Mme Jacqueline FRASCA, M. Jean-Jacques
FREJAVILLE, M. Benjamin GABIRON, Mme Patricia
JOSÉ, Mme Coralie LARDET-ROMBEAUX, M. Bruno
LE CUNFF, M. Guillaume MERLET, M. Antoine
MIGALE, M. Florent NGUYEN, M. Cédric PIROT, M.
Philippe SAINTE-CROIX, Mme Gaëlle SOULIER-
SOTGIU, Mme Régine WATERLOT, M. Farid WERCK-
HACHANI, Mme Atef ZGHAL
formant la totalité des membres en exercice
Conseillers municipaux absents ayant donné un
pouvoir
Mme CALABRE donne procuration à M.SAINTE-CROIX
Mme YOUSSOUF donne procuration à M.LANTERI
Mme MASKEEN donne procuration à M.WERCK-
HACHANI
Mme PERREGAUX donne procuration à M. BEDIN
Mme JASON donne procuration à Mme WATERLOT
M.CONSTANTIN donne procuration à Mme JOSÉ
Conseillers municipaux absents
Mme FAUCON n'a pas donné procuration.
Monsieur Jean-Clovis BOUTEILLÉ est désigné
secrétaire de séance. à Berger-Levra
Rai.
201
52
‘Accusé de réception en préfecture
095-219506375-20260930-3_3-09-2026-DE
Date de télétransmission : 06/10/2026
Date de réception préfecture : 06/10/2026
COMMUNE DE VAUREAL
DELIBERATION N° 3.3/09/2026|
NOMENCLATURE ACTES : 5.7 Intercommunalité |
OBJET : CONVENTION DE MUTUALISATION DE L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE SUR LE
TERRITOIRE DE CERGY-PONTOISE
LE CONSEIL MUNICIPAL,
Sur proposition de Madame Coralie LARDET-ROMBEAUX, 6ème adjointe au Maire
chargée de l'administration générale,
VU l'article L.2121-29 du code général des collectivités territoriales relatif aux
attributions du Conseil municipal,
VU le code du patrimoine et notamment ses articles L.212-4 et L.212-4-1 relatifs à
la gestion des archives numériques, et ses articles R.212-18-1 et suivants relatifs à
la muiudlisation de la gestion des archives intermédiaires ainsi qu'à la
mutualisation de la conservation des archives numériques définitives,
VU la délibération n° 3.4/11/2023 du Conseil municipal du 29 novembre 2023
relative à la convention de partenariat pour le développement d'une plateforme
d'archivage électronique mutualisée,
MU la délibération n° 5.4/07/2025 du Conseil municipal du 02 juillet 2025 relative à
la convention de mise à disposition partielle service pour l'archivage électronique
entre la CACP et les communes membres,
VU le projet de convention de mutualisation de l'archivage électronique sur le
territoire de Cergy-Pontoise,
VU l'avis technique favorable des Archives départementales du Val d'Oise,
CONSIDERANT le rapport présenté à l'assemblée délibérante :
+ _ Rappelant le travail de partenariat engagé avec la CACP et les communes
volontaires pour la mise en place d'un Système d'Archivage Electronique
(SAE) à l'échelle du territoire,
+ Proposant de poursuivre cette collaboration, en signant avec la CACP et les
communes Une convention de muiudlisation de l'archivage électronique
permettant le déploiement, l'ouverture et le maintien en conditions
opérationnelles de la plateforme mutualisée,
CONSIDERANT que le Service mutuqalisé pour l'archivage électronique permettra
au territoire de poursuivre le partenariat dans sa phase de déploiement et
d'ouverture de la plateforme d'archivage électronique et de bénéficier de
l'expertise technique de la CACP, CONSIDERANT que des recherches de financement ont permis de proposer un
projet soutenable pour le territoire,
CONSIDERANT que la convention de mutualisation de l'archivage électronique sur
le territoire de Cergy-Pontoise décrit les engagements de la CACP et des
communes adhérentes ainsi que les modalités de mise en œuvre et de suivi de
cette mise à disposition à compter de la date de notification de la convention et
pour une durée de 6 ans,
CONSIDERANT que les dépenses estimatives liées au service commun s'élèvent à
un montant forfaitaire pour la phase 1 de livraison et d'ouverture de la plateforme,
de 207 173 € (subventions déduites) ; que les dépenses sont prises en charge pour
50% par la CACP soit une participation de 103 587 € ; que le solde de 103 586 € est
pris en charge par les communes membres selon une clé de répartition liée à la
population,
APRÈS AVOIR ENTENDU L'EXPOSÉ DU RAPPORTEUR
APRÈS EN AVOIR DÉLIBÉRÉ
DÉCIDE À L'UNANIMITE
ARTICLE 1: D'APPROUVER les termes de la convention de mutualisation de
l'archivage électronique sur le territoire de Cergy-Pontoise entre la CACP et les
communes intéressées au projet.
ARTICLE 2 : D'AUTORISER le Maire ou son représentant légal à effectuer toutes les
démarches et à signer tous les documents nécessaires à la mise en application de
la présente délibération et de sa convention.
ARTICLE 3 : D'ACTER que, pour la phase de déploiement et d'ouverture de la
plateforme (2026) et pour la première année (2027) de la phase de maintien en
conditions opérationnelles (MCO) et d'extension de la plateforme Pam'Agglo, la
répartition entre les adhérents est la suivante :
Calcul par population
(INSEE 2025)
Nombre Répartition 2026 2027 d'habitants des habitants | Déploiement MCO
Boisemont 883 0,4% 420 € 71€ Cergy 69 578 32,0% 33097 € 5'511€
Courdimanche 7111 3,3% 3 383 € 569 €
Eragny-sur-Oise 18 723 8,6% 8906 € 1 499€
Jouy-le-moutier 17411 8,0% 8282€ 1394€
Maurecourt 4399 2,0% 2093€ 352€
Menucourt 6189 2,8% 2944 € 49€
Neuville-sur-Oise 2089 10% 994€ 167€
Osny 17 471 8,0% 8311€ 1399 € Ret. 201 524 Berger-Levrauit (1309)
Accusé de réception en préfecture
095-219506375-20260930-3_3-09-2026-DE
Date de télétransmission : 06/10/2026
Date de réception préfecture : 06/10/2026
Pontoise 31 623 14,5% 15043 € 2532€
Puiseux-Pontoise 593 0,3% 282€ 47€
Saint-Ouen l'Aumône 25 614 118% 12184€ 2051 €
Vauréal 7 649€ 1287 €
103 587 € 17 436 €
ARTICLE 4 : La présente délibération pourra être contestée dans un délai de deux
mois, à compter de sa réception par le représentant de l'Etat ainsi que de sa
notification à la personne intéressée ou de sa mise en ligne pour tout tiers ayant
un intérêt à agjir :
- par un recours gracieux, à adresser à Monsieur le Maire de Vauréal ;
- par un recours contentieux devant le Tribunal administratif de Cergy-
Pontoise ;
- par la saisine du Préfet du Val d'Oise, en application de l'article L.2131-8 du
code général des collectivités territoriales.
ARTICLE 5: Monsieur le Maire de la commune de Vauréal est chargé de
l'exécution de la présente délibération qui sera transmise au contrôle de légalité,
dont ampliation sera notifiée aux délégataires et publiée au recueil des actes
administratifs.
Pour extrait conforme
au registre des délibérations
Le Maire de Vauréal
Raphaël LANTERI
Date exécutoire :
cess(.6.0CT..2026
Date de notification :
sense 0-6-067.-2026
Date de publication en ligne :
su Q. 6. 06T,.2026 Région Cofinancé par K ledcFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
CONVENTION DE MUTUALISATION DE L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE SUR
LE TERRITOIRE DE CERGY-PONTOISE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Communauté d’agglomération de Cergy Pontoise, représentée par Monsieur Jean- Paul JEANDON, son Président, d û m e n t habilité à cet effet par délibération du Conseil Communautaire du 06 octobre 2026,
ci-après désignée par "la CACP",
D’une part ;
ET
La commune de Boisemont, représentée par Mme Stéphanie CHORIN, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune de Cergy, représentée par Monsieur Jean-Paul JEANDON, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune de Courdimanche, représentée par Madame Sophie MATHARAN, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune d’Eragny-sur-Oise, représentée par Monsieur Thibault HUMBERT, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune de Jouy-le-Moutier, représentée par Monsieur Hervé FLORCZAK, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET,
La Commune de Maurecourt, représentée par Monsieur Xavier TALON, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune de Menucourt, représentée par Madame Catherine RENAUD, son Maire, Région Cofinancé par K ledcFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune de Neuville-sur-Oise représentée par Monsieur Sébastien DRUART, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune d’Osny, représentée par Monsieur Laurent ACHITE-HENNI, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune de Pontoise, représentée par Madame Stéphanie VON EUW, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune de Puiseux-Pontoise, représentée par Monsieur Thierry THOMASSIN, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune de Saint-Ouen l’Aumône, représentée par Monsieur Laurent LINQUETTE, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026,
ET
La Commune de Vauréal, représentée par Monsieur Raphaël LANTERI, son Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du xx xx 2026, à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Sommaire+
Sommaire+................................................................................................................................ 3 PREAMBULE ............................................................................................................................ 4 Article 1 Objet de la convention et modalités d’évolution ....................................................... 5 Article 2 Missions du Service mutualisé et modalités d’intervention ....................................... 5 Article 2.1 Mission 1 - Développement, livraison et ouverture de la plateforme Pam’Agglo en 2026 ...................................................................................................................................... 5 Article 2.1.1 Contenu ............................................................................................................. 5 Article 2.1.2 Prérequis ........................................................................................................... 6 Article 2.2 Mission 2 - Maintien en conditions opérationnelles de la plateforme à partir de 2027 ...................................................................................................................................... 7 Article 2.2.1 Contenu ............................................................................................................. 7 Article 2.2.2 Prérequis ........................................................................................................... 8 Article 2.3 Les modalités d’intervention du Service mutualisé ................................................ 8 Article 3 Situation des agents du Service mutualisé............................................................... 9 Article 4 Moyens et ressources mis à disposition du Service mutualisé ............................... 9 Article 4.1 Organisation des ressources ................................................................................ 9 Article 4.2 Outils collaboratifs .............................................................................................. 10 Article 4.3 Obligations des adhérents .................................................................................. 10 Article 5 Gouvernance, suivi et évaluation du Service mutualisé ........................................ 10 Article 6 Dispositions financières ......................................................................................... 12 Article 6.1 Modalités générales de remboursement par les communes adhérentes ............. 12 Article 6.2 Montants de remboursement par les communes bénéficiaires des frais de fonctionnement du Service mutualisé .................................................................................. 12 Article 7 Assurances et responsabilités ............................................................................... 14 Article 8 Date d’effet et durée de la convention.................................................................... 14 Article 9 Gestion des difficultés rencontrées ........................................................................ 14 Article 10 Résiliation de la convention et ses impacts .......................................................... 14 Article 10.1 Résiliation amiable ............................................................................................ 14 Article 10.2 Retrait pour motif d’intérêt général .................................................................... 15 Article 10.3 Gestion des archives en cas de résiliation ou de dissolution du dispositif ......... 15 Article 11 Litiges .................................................................................................................. 15 Article 12 Modifications et avenants .................................................................................... 15 Article 13 Annexes............................................................................................................... 15 Annexe 1 - Corpus juridique encadrant la gestion et la conservation des données numériques dans les collectivités territoriales ............................................................................................. 17 Annexe 2 – Les outils et pratiques techniques partagés par les partenaires : environnement technique mis à disposition et description des conditions d’usage........................................... 19 Annexe 3 – Description du Club utilisateurs du Service mutualisé. .......................................... 25 Annexe 4 – Retroplanning phase de livraison et d’ouverture de la plateforme ......................... 27 Annexe 5 – Montant estimé de la participation financière ........................................................ 28 Annexe 6 – Fiche d’expression des besoins fonctionnels pour paramétrage de mon organisation............................................................................................................................. 30 Annexe 7 – Politique d’archivage numérique du territoire ........................................................ 33 Annexe 8 – Matrice RACI des acteurs du projet ...................................................................... 34 Annexe 9 – Lettres de mission ................................................................................................ 35 Annexe 10 – Kit de sensibilisation à l’attention des services municipaux ................................. 37
Table des matières à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
4/16
Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
PREAMBULE
Les archives sont « l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur
date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne
physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur
activité. », au sens de l’article L211-1 du Code du Patrimoine. La prise en charge des données
est une priorité pour le territoire qui, du fait de la modernisation de l’administration engagée
depuis plusieurs décennies, ne garantit plus la conservation pérenne des données nativement
numériques présentes dans nos administrations.
L’article R212-18-1 du Code du Patrimoine stipule que « pour la conservation d'archives
numériques, un service public d'archives peut mutualiser, sous le contrôle scientifique et
technique de l'Etat, avec un autre service public d'archives tout ou partie des tâches
techniques ou fonctionnelles mises en œuvre dans un système d'archivage électronique.
Cette mutualisation donne lieu à la mise en commun d'infrastructures, de personnel ou de
moyens matériels, logistiques ou financiers. ». Ce cadre règlementaire exhaustif ainsi que
la politique d’archivage numérique du territoire sont disponibles en annexes 1 et 7.
C’est dans ce cadre que s’inscrit le partenariat en cours depuis 2024 entre la CACP et les
communes du territoire ; d’abord pour le développement de la plateforme puis pour sa
préfiguration technique et fonctionnelle et enfin pour son intégration. Ce partenariat a donné
lieu à une première convention signée le 2 mai 2024 entre la CACP et 10 communes ; puis à
une seconde convention signée le 3 novembre 2025 entre la CACP et les 13 communes.
La présente convention annule et remplace les précédentes et encadre les phases d’intégration,
d’ouverture et de maintien en conditions opérationnelles du Système d’Archivage Electronique
(SAE) dit “Plateforme Pam’Agglo” aux adhérents du Service mutualisé. à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Article 1 Objet de la convention et modalités d’évolution
La présente convention a pour objet de définir les modalités de la mise en commun des infrastructures, du personnel et des moyens matériels, logistiques et financiers pour la mise en place du Service mutualisé d’archivage électronique du territoire de Cergy-Pontoise, de fixer les modalités de fonctionnement et de réalisation des missions mutualisées entre les communes membres et la communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise qui porte le service mutualisé.
Les missions et les périmètres d’intervention du Service mutualisé pourront évoluer au regard des opportunités, des gains financiers attendus et des capacités du Service mutualisé à garantir la qualité du service sur ses missions.
Toute évolution devra avoir reçu un avis favorable unanime du Comité de Pilotage. Un avenant sera réalisé si l’évolution entraîne :
• Une modification de la répartition financière entre les adhérents ; • Une modification significative des périmètres d’intervention technique des dispositifs.
Article 2 Missions du Service mutualisé et modalités d’intervention
Le Service mutualisé a deux missions identifiées à savoir :
• Mission 1 : En 2026, le développement, la livraison et l’ouverture de la plateforme Pam’Agglo aux adhérents
• Mission 2 : A compter de 2027, le maintien de la plateforme Pam’Agglo en conditions opérationnelles.
Article 2.1 Mission 1 - Développement, livraison et ouverture de la plateforme Pam’Agglo en 2026
Article 2.1.1 Contenu
Deux prestations sont attendues :
1/ Acquisition des infrastructures numériques qui hébergeront la plateforme Pam’Agglo :
Cette infrastructure est neuve et nécessite l’acquisition de matériels informatiques adaptés à l’installation de la plateforme Pam’Agglo.
L’infrastructure cible d’hébergement de la plateforme s’appuie sur une redondance des équipements :
• D’une part à l’intérieur du site principal : Hôtel d’agglomération de la CACP, infrastructures dédiées et isolées des serveurs de la DMSI ;
• D’autre part, par réplication sur 1 site distant : Mairie de Cergy, infrastructures dédiées et isolées des serveurs de la DMSI, site distant de 6 km par rapport au site principal.
Le dimensionnement de cette infrastructure cible a été évalué et approuvé par l’étude d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage de préfiguration menée en 2025.
2/ Assistances attendues dans le cadre de la mise en place de Vitam (back office) et Vitam UI (front office) et de son écosystème direct
Le prestataire devra accompagner le Service mutualisé à installer la plateforme en multisites et sur deux environnements (pré-production et production). Pour cela il doit : à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
6/16
Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
• Prendre en compte et ajuster la documentation technique existante sur la projection faite par le Service mutualisé (DAT1, dossier d’exploitation, projection de dimensionnement). • Intégrer la plateforme en multi sites et sur deux environnements : pré-production, production
• Rédiger la documentation post-installation : cahier des recettes techniques, PRA2, PCA3 • Assurer le support et la maintenance pour la gestion et l’administration de la plateforme
L’installation et l’ouverture de la plateforme Pam’Agglo devront être finalisées pour décembre 2026.
Article 2.1.2 Prérequis
➢ La tenue des engagements réciproques décrits ci-dessous.
Pour l’équipe projet du Service mutualisé, il s’agit de :
• Poursuivre les travaux engagés depuis 2024 à savoir :
o Assurer le pilotage général du projet
o Assurer l’animation et la coordination du secrétariat du projet
o Administrer la plateforme Pam’Agglo et les serveurs d'application qui l’hébergent selon les modalités définies en annexe 2 « Environnement technique mis à disposition à chacun des adhérents».
• Paramétrer le tenant4 de chaque collectivité sur la plateforme selon les spécifications qu’elles auront exprimées en annexe 6 de la convention ;
• Actualiser et diffuser les procédures internes garantissant l’identification, la prise en compte, la qualification et le versement des données nativement numériques dans le SAE ;
• Actualiser et diffuser les procédures internes qui garantissent la bonne utilisation du SAE, de ses spécifications techniques et organisationnelles ;
• Actualiser et diffuser les procédures internes qui garantissent la gestion du cycle de vie des données archivées et leur communicabilité ;
• Constituer et regrouper la documentation nécessaire pour prouver la conformité de la collectivité au Code du Patrimoine pour la bonne gestion de leurs archives publiques numériques en situation d’inspection par les Archives départementales territorialement compétentes5 ;
• Coordonner la consultation pour disposer d’une assistance à maîtrise d’ouvrage pour la phase de livraison de la future plateforme mutualisée pour l’archivage du patrimoine numérique cergypontain autour de l’écosystème VITAM ;
• Coordonner la consultation pour l’acquisition des environnements de conservation de la future plate-forme mutualisée ;
• Coordonner le suivi et la gestion financière de la plateforme et du service mutualisé.
Pour chaque collectivité adhérente, il s’agit de :
• Approuver et appliquer la politique d’archivage numérique du territoire consultable en
1 Dossier d’architecture technique
2 Plan de reprise d’activités
3 Plan de continuité d’activités
4 Pam’Agglo est « multi-tenants ». Elle permet à chaque collectivité de disposer d’un tenant cloisonné
dans lequel seront versées ses archives publiques. On dit également que chaque organisation a son propre tenant. L’archiviste mutualisé peut accéder à plusieurs tenants simultanément, à partir du moment ou des droits lui ont été donnés pour y accéder.
5 La CACP et les communes valdoisiennes relèvent du contrôle scientifique et technique du Val d’Oise, et
la commune de Maurecourt du contrôle scientifique et technique des Yvelines. à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
7/16
Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
annexe 7 de la convention ;
• Transmettre ses besoins de configuration de leur tenant sur la plateforme en remplissant l’annexe 6 « Paramétrage de mon/mes organisations » ;
• Prendre connaissance et approuver la répartition des rôles entre la commune et l’équipe projet de la CACP telle que décrite dans l’annexe 8 de la convention ; • Désigner et habiliter les représentants de la collectivité pour suivre et coordonner le projet dans les lettres de mission proposées en annexe 96 ;
• Désigner et habiliter les utilisateurs qui auront accès à plateforme Pam’Agglo dans les lettres de mission proposées en annexe 96 ;
• Assurer la mise en œuvre des opérations de versement dans la plateforme selon les procédures accessibles sur la plateforme collaborative du projet ;
• Diffuser et partager auprès des services le kit de sensibilisation à la bonne gestion de ses documents d’activités dans l’annexe 10.
Les communes adhérentes sont responsables de la sélection, de la qualité et de la qualification des données qu’ils décident d’archiver. Ils veillent à assurer une gestion maîtrisée sur l’ensemble du cycle de vie des données, conformément aux règles de gestion applicables.
Article 2.2 Mission 2 - Maintien en conditions opérationnelles de la plateforme à partir de 2027
Pour garantir l’accès, la disponibilité et la sécurité de la plateforme, le Service mutualisé assure le suivi de toutes les interventions de maintenance nécessaires. Ces interventions peuvent être des actions de maintenance préventive, des opérations de maintenance évolutive ou adaptative et toutes interventions demandées par un ou plusieurs membres en cas de fonctionnement défectueux.
Article 2.2.1 Contenu
Pour réaliser cette mission, le Service mutualisé s’appuie sur 2 prestations :
1/ Prestations d’assistance attendues dans le cadre de la maintenance de Vitam (back office) et Vitam UI (front office) et de son écosystème direct
Le prestataire pourra être sollicité pour des prestations ponctuelles de maintien en conditions opérationnelles de la solution, tant au niveau applicatif que des infrastructures, et les mises à jour de la plateforme.
2/ Prestations de déploiement de nouveaux flux entre les applications métier et la plateforme
Le prestataire pourra être sollicité pour des prestations ponctuelles de réalisation de nouveaux flux entre un logiciel métier et la plateforme Pam’Agglo pour automatiser l’archivage et la mise en sécurité des données. Ces besoins seront réévalués chaque année par le Service mutualisé dans le cadre du comité flux.
6 Afin d’assurer la continuité des fonctions, tout remplacement ou suppléance d’un représentant ou référent
empêché ou ayant cessé ses fonctions doit intervenir dans un délai compatible avec les exigences du suivi du projet. à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Article 2.2.2 Prérequis
➢ La tenue des engagements réciproques décrits ci-dessous
Pour l’équipe projet du Service mutualisé, il s’agit de :
• Poursuivre les travaux engagés depuis 2024. A ce titre, elle :
o Assure le pilotage général du projet tel que décrit dans l’article 2; o Assure l’animation et la coordination du secrétariat du projet ;
o Administre et maintient en conditions opérationnelles la plateforme mutualisée d’archivage électronique Pam’Agglo et les serveurs d'application qui l’hébergent selon les modalités définies en annexe 2 « Environnement technique mis à disposition à chacun des partenaires ».
• Définir et documenter les spécificités fonctionnelles du SAE pour la CACP et les communes du territoire ;
• Documenter la conformité de la plateforme et définir les responsabilités de chacun ; • Animer le partenariat sur le territoire et assurer la cohérence des travaux entre les communes et la CACP ;
• Sensibiliser les services aux bonnes pratiques de la gestion des données et documents numériques ;
• Accompagner les services aux bonnes pratiques de la gestion des données et documents numériques, documenter la préparation des versements vers le SAE (démarche de records managements, documenter les process, rédiger les tables de concordance) ;
• Proposer et mettre en œuvre des actions mutualisées pour accompagner le territoire à cette transition ;
• Prendre en charge les versements numériques sur la plateforme en collaboration avec les référents-archives des communes ;
• Surveiller la plateforme et garantir son bon fonctionnement et son maintien pour l’ensemble des parties ;
• Planifier et réaliser les montées de version.
Pour chaque collectivité adhérente, il s’agit de :
• Désigner et donner les moyens à l’archiviste ou au référent archives pour préparer les versements sur la plateforme ;
• Utiliser la plateforme dans les conditions de la politique d’archivage numérique du territoire ;
• Utiliser la plateforme selon les modes opératoires et la documentation décrite et partagée à l’ensemble des utilisateurs ;
• Sélectionner les catégories de données qu’ils décident d’archiver numériquement ; • Associer l’équipe projet Pam’Agglo à tous dysfonctionnements ou comportement anormal de la plateforme.
Les communes adhérentes sont responsables de la sélection, de la qualité et de la qualification des données qu’ils décident d’archiver. Ils veillent à assurer une gestion maîtrisée sur l’ensemble du cycle de vie des données, conformément aux règles de gestion applicables.
Article 2.3 Les modalités d’intervention du Service mutualisé à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Le Service mutualisé est composé d’agents issus de la CACP à savoir : • Le responsable archives (50% du temps de travail)
• L’apprenti du secteur des archives (75% du temps de travail)
• Le data archiviste mutualisé (100% du temps de travail)
Par ailleurs, il s’appuie, anime et accompagne :
• Le Club utilisateurs de la plateforme Pam’Agglo,
• Les référent-projet désignés par chaque adhérent,
• Selon les sujets, un ou plusieurs interlocuteurs spécifiques désignés par chaque adhérent.
Concernant le Club utilisateurs, Il s’inscrit dans la continuité des chantiers mis en place dans les conventions précédentes (catalogage, prototypage, acculturation, administration), qui ont produit un ensemble documentaire pertinent pour garantir l’usage et la gestion de la plateforme Pam’Agglo ainsi que l’accompagnement des services producteurs à la prise en charge des versements dans le SAE.
Il représente le dispositif clé, transversal et indispensable de la plateforme Pam’Agglo car il capitalise les savoir-faire et les outils disponibles pour les adhérents. Ses modalités de fonctionnement sont indiquées en annexes 3 et 9.
Pour garantir la réussite de l’ouverture de la plateforme et suivre les versements d’archives des adhérents, il organisera notamment quatre types de rencontres avec les interlocuteurs spécifiques désignés par chaque adhérent : Ateliers fonctionnels, Ateliers techniques, Ateliers référents archives et services municipaux et communautaires et Flash Actus Pam’Agglo (Montée de version, indisponibilité …).
Article 3 Situation des agents du Service mutualisé
L’autorité gestionnaire des fonctionnaires et agents non titulaires affectés au sein du Service mutualisé est le Président de la Communauté d’agglomération, qui dispose de l’ensemble des prérogatives reconnues à l’autorité investie du pouvoir de nomination à l’égard desdits agents.
Il est à noter que :
• Les effectifs affectés au Service mutualisé sont les agents de la CACP déjà mutualisés dans le cadre de la convention de mise à disposition de service entre la CACP et les communes pour la réalisation de la préfiguration de la plateforme d’archivage électronique signée en 2025. La situation des agents concernés décrite dans la note du CST du 05 juin 2025 ; • Une partie du temps de travail de la responsable du Service mutualisé et de l’apprenti archiviste est affecté à des missions autres que celles du Service mutualisé.
Article 4 Moyens et ressources mis à disposition du Service mutualisé
Le Service mutualisé a pour mission d’atteindre des objectifs de qualité de service et de maîtrise des dépenses. Pour cela, un certain nombre de conditions sont à réunir pour garantir le bon usage des outils et des pratiques techniques d’une part et bien utiliser les ressources d’autre part.
Article 4.1 Organisation des ressources
Les ressources techniques et humaines nécessaires à la réalisation des missions sont les suivantes :
Pour les ressources techniques, le Service mutualisé met à disposition sur un espace collaboratif sécurisé : à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
• La plateforme mutualisée d’archivage électronique Pam’Agglo en pré-prod et en prod et les serveurs qui l’hébergent ;
• Le POC Pam’Agglo pour réaliser des tests ;
• Un socle commun d’outils qui seront accessibles à chacun des partenaires selon des modalités d’accès préalablement établies ;
• Une bibliothèque documentaire pour que chaque partenaire puisse en autonomie accéder aux documents nécessaires à la bonne réalisation et au bon suivi des actions menées dans le cadre du Club utilisateurs.
Pour les ressources humaines, en articulation avec les moyens dédiés du Service mutualisé, elles sont organisées de la manière suivante :
• Pour le Pilotage du projet, il est partagé entre :
▪ Le responsable archives de la CACP pour les fonctionnalités du SAE et le suivi de la convention de partenariat ;
▪ Un chef de projet applicatifs de la direction mutualisée des systèmes d’information (DMSI) de la CACP pour le pilotage de l’intégration de la plateforme Pam’Agglo et son maintien en conditions opérationnelles.
• Pour l’animation du projet sur le territoire, elle est assurée par :
- Le data archiviste ;
- L’apprenti archives.
• Pour la dynamique des partenaires, le Service mutualisé s’appuie sur les référents communaux désignés et les référents membres du Club utilisateurs
Article 4.2 Outils collaboratifs
Les outils et pratiques techniques partagés par les partenaires sont décrits en annexe 2. Un espace collaboratif sécurisé est ouvert à l’ensemble des partenaires pour assurer la cohésion du groupe et le partage de l’information et une adresse courriel dédiée au projet est créée : partenariat-sae@cergypontoise.fr
Article 4.3 Obligations des adhérents
Chaque adhérent se doit de :
• Mettre en œuvre les opérations individuelles et spécifiques demandées par le Service mutualisé, dans le délai imparti et fixé par celui-ci ;
• Inscrire le montant du remboursement qui le concerne dans le budget de sa collectivité et d’assurer dans les meilleurs délais l’exécution comptable des titres de recette qui le concerne ;
• Désigner les représentants techniques et politiques qualifiés dans chaque instance de décision ou de travail ;
• Participer aux instances, réunions et ateliers ;
• Assurer le suivi politique, administratif et financier du projet et le faire connaitre au sein de sa collectivité ;
• Partager et diffuser auprès des services le kit de sensibilisation et les bonnes pratiques ; • Respecter la confidentialité des informations des autres adhérents.
Article 5 Gouvernance, suivi et évaluation du Service mutualisé
La gouvernance établie permet de :
• Tenir compte des spécificités de chacun des partenaires à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
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Electronique de Cergy-Pontoise
• Offrir des conditions de suivi de l’avancée de la plateforme Pam’Agglo • Maintenir une dynamique opérationnelle des travaux engagés.
Elle se décline en quatre instances :
• Comité de Pilotage (COPIL) composé de :
o Maires des communes, Président de la CACP ou leur représentant o DGS ou son représentant pour chacun des partenaires
o Pilotes du projet Pam’Agglo à la CACP
Sa fréquence est de 1 fois par an pour bilan intermédiaire et en 2028 pour réévaluation du dispositif avec le solde des financements de l’Union Européenne (FEDER). Ses missions sont de :
o Prendre connaissance des rapports d’activités annuels et intermédiaires ; o Prendre connaissance des projections des dépenses et recettes ; o Approuver les évolutions techniques et managériales proposées ; o Convenir des nouvelles conditions de participation financière des parties à la convention.
• Comité de Développement Administratif (CODA) composé de : o DGS ou son représentant pour chacun des partenaires ;
o DSI ou son représentant pour les partenaires hors direction mutualisée des systèmes d’information (DMSI) de la CACP ;
o Pilotes du projet SAE de la CACP.
Sa fréquence est au minimum de 1 fois par an ou selon les difficultés rencontrées. Ses missions sont de :
o Suivre l’état d’avancement de la livraison de la Plateforme ;
o Afficher et suivre la cartographie des risques du projet ;
o Etablir le rapport d’activités ;
o Approuver ou réfuter les propositions d’adaptation du programme au regard des moyens alloués ;
o Mettre en évidence les opportunités d’évolution ;
o Préparer le Comité de pilotage.
• Comité technique (COTECH) composé de :
o Responsable ou référent du service/secteur archives et/ou des affaires générales de chacun des partenaires ;
o Responsable ou référent du système d’information pour les partenaires hors DMSI ; o Pilotes du projet SAE de la CACP.
Sa fréquence est au minimum de 3 fois par an.
Ses missions sont de :
o Se tenir mutuellement informés des avancées du projet sur toutes ces facettes ; o Partager et appréhender les difficultés ;
o Valider les étapes intermédiaires ;
o Préparer le comité de pilotage et de développement administratif, et notamment les propositions d’adaptation du programme.
• Comité flux composé de :
o Responsable ou référent du service/secteur archives et/ou des affaires générales de chacun des partenaires ; à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
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Electronique de Cergy-Pontoise
o Responsable ou référent du système d’information pour les partenaires hors DMSI ; o Pilotes du projet SAE de la CACP.
Sa fréquence est au minimum de 1 fois par an, en lien étroit avec le calendrier de l’appel à projet Archivage Numérique En Territoires (ANET) qui finance la mise en place de flux. Ses missions sont de :
o Actualiser et mettre à jour le portefeuille applicatif du territoire ;
o Proposer et valider les flux prioritaires avec un regard particulier sur les applicatifs présents dans plusieurs collectivités ;
o Définir le calendrier de mise en place de chacun des flux ;
Les instances pourront convier à leurs travaux tous partenaires extérieurs utiles à l’avancée du projet.
Les Archives départementales territorialement compétentes pourront notamment être invitées aux instances ou s’y associer à leur initiative, au titre de leur mission de contrôle scientifique et technique notamment les représentants des Archives départementales du Val d’Oise et des Yvelines dans le cadre du contrôle scientifique et technique porté sur la plateforme.
Les instances s’organiseront en distanciel ou en présentiel. Les comptes-rendus et livrables seront partagés sur la plateforme collaborative.
Article 6 Dispositions financières
Article 6.1 Modalités générales de remboursement par les communes adhérentes
Le projet de déploiement de la plateforme d’archivage électronique mutualisé entre dans une nouvelle étape dont la finalité est la livraison et l’ouverture de la plateforme mutualisée en décembre 2026 puis son maintien en conditions opérationnelles à partir de 2027. L’intégralité́ des charges de fonctionnement et d’investissement est assumée budgétairement et comptablement par la Communauté́ d’agglomération. Le reste à charge des dépenses est ensuite réparti entre la CACP et les communes membres selon les modalités déterminées par le présent article.
Ce montant sera réévalué annuellement selon la parution du décret d’authentification des chiffres de la population légale et des dépenses inscrites dans le dernier compte administratif. Cette révision est portée à la connaissance du maire par le service mutualisé chaque année et, en tout état de cause, au plus tard, avant la date prévue à l’article L. 1612-2 du code général des collectivités territoriales.
Les modalités de remboursement s’établissent comme suit.
Article 6.2 Montants de remboursement par les communes bénéficiaires des frais de fonctionnement du Service mutualisé
Pour l’année 2026, le coût du Service mutualisé correspond au déploiement et à l’ouverture de la plateforme. Il comprend la masse salariale affectée, les dépenses d’investissement et les prestations d’accompagnement, desquelles seront déduites les financements obtenus. La CACP participera à hauteur de 50 % du reste à charge, les communes adhérentes contribueront pour les 50 % restants selon une clé de répartition basée sur la population municipale. Les montants estimés sont précisés en annexe 5. Région Cofinancé par îledeFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Pour l’année 2027, le coût du Service mutualisé correspond au maintien en conditions opérationnelles de la plateforme. Il comprend la masse salariale affectée, les dépenses de maintien en conditions opérationnelles et, le cas échéant, les prestations d’accompagnement desquelles seront déduites les éventuelles subventions. La CACP participera à hauteur de 50 % du reste à charge, les communes adhérentes contribueront pour les 50 % restants selon une clé de répartition basée sur la population municipale. Les montants estimés sont précisés en annexe 5.
Pour la phase de déploiement et d’ouverture de la plateforme (2026) et pour la première année (2027) de la phase de maintien en conditions opérationnelles (MCO) et d’extension de Pam’Agglo, la répartition entre les adhérents est la suivante :
Calcul par population
(INSEE 2025)
Nombre
d'habitants
Répartition
des
habitants
2026
Déploiement
2027
MCO7
Boisemont 883 0,4% 420 € 71 €
Cergy 69 578 32,0% 33 097 € 5 571 €
Courdimanche 7 111 3,3% 3 383 € 569 €
Eragny-sur-Oise 18 723 8,6% 8 906 € 1 499 € Jouy-le-moutier 17 411 8,0% 8 282 € 1 394 €
Maurecourt 4 399 2,0% 2 093 € 352 €
Menucourt 6 189 2,8% 2 944 € 496 €
Neuville-sur-Oise 2 089 1,0% 994 € 167 € Osny 17 471 8,0% 8 311 € 1 399 €
Pontoise 31 623 14,5% 15 043 € 2 532 €
Puiseux-Pontoise 593 0,3% 282 € 47 € Saint-Ouen l'Aumône 25 614 11,8% 12 184 € 2 051 € Vauréal 16 079 7,4% 7 649 € 1 287 €
217 763
+ CACP (50% du montant total) 103 587 € 17 436 €
MONTANT TOTAL 207 173 € 34 871 €
Les participations définitives des signataires de la convention au titre des années 2026 et 2027 seront arrêtées à l’issue de la première échéance liée notamment au solde du dispositif du financement FEDER, sur la base des dépenses et des recettes réelles et portées à la connaissance des communes bénéficiaires. Les parties conviennent de se rencontrer pour réexaminer les conditions financières de la présente convention. Une réunion du Comité de Pilotage dans l’année 2028 permettra, sur la base d’un bilan et d’une projection des dépenses, de convenir des nouvelles conditions de participation financière des adhérents à la convention. Ces dernières seront arrêtées par le Comité de Pilotage et formalisées par avenant à la présente convention.
7 MCO : maintien en conditions opérationnelles à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
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Electronique de Cergy-Pontoise
Pour les années suivantes, les parties conviennent de se rencontrer pour réexaminer les conditions financières de la présente convention. Une réunion du Comité de Pilotage permettra, sur la base d’un bilan et d’une projection des dépenses, de convenir du périmètre des dépenses partagées et des nouvelles conditions de participation financière des adhérents à la convention. Ces dernières seront arrêtées par le Comité de Pilotage et formalisées par avenant à la présente convention.
Un titre de recette sera émis par la CACP au cours du dernier trimestre de chaque année afin que chaque adhérent verse sa participation provisionnelle sur la base des dépenses estimatives annuelles. Les régularisations seront réalisées sur la base des dépenses et recettes réellement réalisées sur la base du compte financier unique.
Article 7 Assurances et responsabilités
La CACP souscrira l’ensemble des polices d’assurances adéquates en vue de garantir le bon déroulé des missions du Service mutualisé, localisés non seulement dans les locaux de la CACP mais aussi dans les locaux de la ou des communes.
La CACP et les adhérents sont tenues de s’assurer au titre de la responsabilité civile par une police d’assurance de responsabilité civile.
La commune déclare que sa responsabilité est assurée à raison des conséquences qui pourraient résulter de leur qualité de propriétaire des locaux.
Dans le domaine spécifique des archives, les initiatives et décisions à prendre par la commune adhérente relèvent des autorités et organes qui lui sont propres. Chaque commune adhérente reste donc juridiquement responsable vis-à-vis des tiers des décisions prises dans le domaine de l’archivage.
La Commune adhérente renonce à toutes actions à l’encontre de la CACP en cas de sinistre du fait de l’activité du Service mutualisé gérée par la CACP, sauf lorsque l’action trouve son origine dans l’inexécution par le Service mutualisé des obligations nées de la présente convention.
Article 8 Date d’effet et durée de la convention
La présente convention entre en vigueur à compter de la date de notification de la CACP auprès de chaque commune adhérente.
Elle est conclue pour une durée de 6 ans à compter de sa notification et est renouvelable tacitement par période annuelle.
Article 9 Gestion des difficultés rencontrées
En cas de difficulté dans le fonctionnement du Service mutualisé, la Direction du Service mutualisé en réfèrera au Comité de Pilotage, qui rendra un avis sur les propositions de solutions qui seront soumises.
Le Président et la Direction Générale des Services de la CACP seront chargés de la mise en œuvre des actions permettant la résolution des difficultés, après avoir pris connaissance de l’avis du Comité de Pilotage.
Article 10 Résiliation de la convention et ses impacts
Article 10.1 Résiliation amiable à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Si les parties décident d’un commun accord de résilier la convention, le Service mutualisé sera alors dissout.
Les conséquences financières, humaines et techniques liées à cette résiliation ou à cette modification de périmètre seront discutées et traitées entre les parties dans les six mois après la résiliation.
Article 10.2 Retrait pour motif d’intérêt général
Si un adhérent souhaite se retirer du Service mutualisé pour motif d’intérêt général lié à l’organisation de ses propres services, il fera connaitre sa décision par courrier recommandé avec AR adressé au Président de la CACP. Un préavis de six mois sera appliqué. La CACP informera les autres adhérents de ce retrait par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un délai de préavis de trois mois.
L’adhérent devra tenir les engagements pris antérieurement auprès du Service mutualisé, et notamment s’acquitter des sommes.
La période de 6 mois de préavis sera mise à profit pour étudier les nouvelles modalités financières, humaines et techniques du Service mutualisé.
Tout bouleversement de l’économie de la convention donnera lieu à la réalisation d’un avenant.
Article 10.3 Gestion des archives en cas de résiliation ou de dissolution du dispositif
Les modalités de restitution des archives sont décrites dans l’annexe 7 « Politique d’archivage numérique du territoire ».
Article 11 Litiges
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront aux voies internes de conciliation.
Ce n’est qu’en cas d’échec de ces voies amiables de résolution que tout litige portant sur l’interprétation ou sur l’application de la présente convention pourra être porté devant la juridiction administrative compétente.
Article 12 Modifications et avenants
Toute modification des termes de la présente convention cadre fera l'objet d'un avenant dûment approuvé par le Comité de pilotage et les instances délibérantes des parties concernées.
Article 13 Annexes Cofinancé par
l’Union européenne
Région
fledeFrance
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Electronique de Cergy-Pontoise
Fait à CERGY, en un exemplaire original conservé au service archives de la CACP,
Le
Pour la Communauté d’Agglomération
Monsieur le Vice-Président,
Laurent LAMBERT,
Pour la Commune de Boisemont,
Madame la Maire,
Stéphanie CHORIN,
Pour la Commune de Cergy,
Monsieur le Maire,
Jean-Paul JEANDON,
Pour la Commune de Courdimanche,
Madame la Maire,
Sophie MATHARAN,
Pour la Commune d’Eragny-sur-Oise,
Monsieur le Maire,
Thibault HUMBERT,
Pour la Commune de Jouy-le-Moutier,
Monsieur le Maire,
Hervé FLORCZAK,
Pour la commune de Maurecourt,
Monsieur le Maire,
Xavier TALON,
Pour la commune de Menucourt,
Madame la Maire,
Catherine RENAUD,
Pour la commune de Neuville-sur-Oise,
Monsieur le Maire,
Sébastien DRUART,
Pour la Commune d’Osny,
Monsieur le Maire,
Laurent ACHITE-HENNI,
Pour la Commune de Pontoise,
Madame la Maire,
Stéphanie VON EUW,
Pour la Commune de Puiseux-Pontoise,
Monsieur le Maire,
Thierry THOMASSIN,
Pour la Commune de Saint-Ouen l’Aumône,
Monsieur le Maire,
Laurent LINQUETTE,
Pour la Commune de Vauréal,
Monsieur le Maire,
Raphaël LANTERI, à Région Cofinancé par îledFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Annexe 1 - Corpus juridique encadrant la gestion et la conservation des données numériques dans les collectivités territoriales
1. Sur la gestion des archives publiques :
- Code du patrimoine – Livre II : Archives (art. L211-1 à L222-3 et R212-1 s.), notamment les articles suivants :
o L211-1 et L211-4 donnent la définition des archives et des archives publiques ;
o L212-4 sur les archives publiques dans un cadre mutualisé
o L212-11 et L212-12 sur la question des dépôts auprès d’un service d’archives compétent et de confier la conservation à des organismes tiers (loi LCAP du 7 juillet 2016)
- Le Code du patrimoine - partie réglementaire -, Article R212-10 à R212-14, définit la collecte et la conservation des archives publiques ;
- Le Code général des collectivités territoriales, Article L1421-1 et Article D1421-1, stipule que les règles générales relatives aux archives des collectivités territoriales sont fixées par les dispositions des articles R. 212-49 à R. 212-56 et R. 212-62 à R. 212-64 du code du patrimoine et des articles L. 212-6 à L. 212-10 et L. 212-33 du code du patrimoine ;
- La Loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l'architecture et au patrimoine (Loi LCAP)
2. Sur la gouvernance des données :
- La Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée ;
- Le Code des relations entre le public et l'administration (CRPA) – Livre III : l’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques (Articles L300-1 à L351-1) ;
- Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données_RGPD).
- La Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique confère à l’écrit numérique sa reconnaissance légale ;
- Le Règlement (UE) No 910/2014 du parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, dit Règlement eiDAS, modifié ;
- La Loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, modifiée ;
- La Loi n° 2021-1485 du 15 novembre 2021 visant à réduire l'empreinte environnementale du numérique en France dit loi REEN
3. Modèles et normes de l’archivage électronique :
- ISO 14 721 : 2012_Systèmes de transfert des informations et données spatiales — Ne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Système ouvert d'archivage d'information (SOAI) — Modèle de référence
- La norme NF Z42-013 : octobre 2020 : Archivage électronique _ recommandations et exigences
- La norme NF Z42-026 : mai 2017 : définitions et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations
4. Sur la gestion des documents d’activités et le records management :
- ISO 15489-1 et -2 : 2016_ détermine les concepts et les principes à partir desquels sont élaborées les méthodes de création, de capture et de gestion des documents d'activité.
-
- ISO 26122 : 2008 _ Analyse des processus pour la gestion des informations et documents d'activité
-
- La série ISO 30300, 30301 et 30302 consacrée au SGDA « Système de Gestion des Documents d’Activité » En. \R
NA
PE
N
Région Cofinancé par K ledcFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Annexe 2 – Les outils et pratiques techniques partagés par les partenaires : environnement technique mis à disposition et description des conditions d’usage
1) Plateforme mutualisée d’archivage électronique en pré-production et en production (Pam’Agglo)
La Plateforme Pam’Agglo : Les deux environnements de pré-production et de production sont
installés sur des infrastructures dédiés sur deux sites distants (l’hôtel d’agglomération et l’hôtel de
ville de Cergy). Ces deux sites sont gérés par la direction mutualisée des systèmes d’information
(DMSI) de la CACP.
Le paramétrage de l’organisation se fait après la désignation d’une personne physique de la
commune qui aura un accès personnalisé en admin avec un mot de passe robuste.
L’administrateur du tenant de l’organisation établira des profils d’utilisateurs selon des modalités
préétablies et enregistrera les nouveaux utilisateurs. Nous recommandons de ne pas
s’échanger les identifiants et mots de passe.
a) Descriptif de la plateforme :
- Front office : Vitam UI
- Back office : Vitam
- Version installée sur le pré-prod et la prod : V9. 1 (dernière version à jour du programme
Vitam et testée sur le POC)
- Orchestrateur Pastell pour mise en place des flux (si automatisation des versements)
- Chaque collectivité dispose d’un tenant dont les paramètres ont été définis par la fiche
d’expression des besoins annexée à la convention (annexe 6)
- Chaque collectivité est administratrice de son tenant. Cofinancé par *# Région
fledFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives Electronique de Cergy-Pontoise
b) Administration globale de Pam’Agglo, l’équipe projet DMSI et chef de projet fonctionnel
Quoi Qui Comment o Création des tenants, rajout de
coffres (à la demande de la
collectivité)
o Création des contextes applicatifs
(Pastell pour mise en place des
flux),
o Gestion des certificats,
o Gestion de la documentation
technique
o Maintien en conditions
opérationnelles,
o Montée de version
o Surveillance de la plateforme
o Direction mutualisée des Systèmes
d’information de la CACP
o Chef de projet technique Pam’Agglo
o Chef de projet fonctionnel Pam’Agglo
o Support externe
o Pré-production, màj du DAT, recettes fonctionnelles
(Chef de projet fonctionnel CACP), recettes techniques
(Chef de projet technique et support), rédaction et
exercices du plan de continuité d’activités (PCA) et du
plan de reprise d’activités (PRA) (équipe projet DMSI,
support)
o Production : màj du DAT, recettes fonctionnelles (Chef
de projet fonctionnel CACP), recettes techniques (Chef
de projet technique et support), rédaction et exercices
du plan de continuité d’activités (PCA) et du plan de
reprise d’activités (PRA) (équipe projet DMSI, support)
c) Les DSI des communes et la DMSI hors équipe projet Administration Cofinancé par
l’Union européenne
Région
îledFrance
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Convention de Service mutualisé des Archives Electronique de Cergy-Pontoise
Quoi Qui Comment o Mise en place des flux vers le
SAE (via pastell)
o DSI de la commune pour communes
hors DMSI
o DMSI
o Prestataires
o Définition des besoins fonctionnels et techniques (cahier
des charges types)
o En participant aux comités Flux
o En collaboration avec l’équipe de l’administration
globale de la plateforme pour création des contextes
applicatifs et certificats ? DEMARRAGE DE PAM'AGGLO
COMMENT PAS-A-PAS QUI
CREATION D'UN TENANT PAM'AGGLO
ENVIRONNEMENT DE PRODUCTION
Chef projet
technique_DMSI
Fiche expression des Les premiers utilisateurs de la besoins annexée à la Création d'une organisation + 1 coffre par collectivité + le profil plateforme :
convention d'un utilisateur de l'organisation qui a tous les droits dans le - 2 archivistes dans commune
coffre - Archiviste + data archiviste mutualisée
- Référent archives + data
archiviste mutualisée
Le premier utilisateur définit les droits utilisateurs pour les
utilisateurs archives et informatique (métiers) => non lié à
l'arbre de positionnement
Selon besoin de MO gestion des utilisateurs la collectivité
MO Dépôt de l'arbre de
positionnement + modif
SIP Type de l'arbre de
positionnement (commune -
5000 ou + 5000)
Ou Arbre qui se met à jour
continuellement
Import de l'arbre de positionnement (=cadre
de classement)
Agents avec profils archiviste (pas
informatique)
Import du csv des règles de gestion ou saisie
manuelle
Agents avec profils archiviste (pas
MO règles de gestion informatique)
CSV dispo pour import
MO services agents (=
les acteurs SEDA du
versement)
Agents avec profils archiviste (pas
Création des service agents _ . informatique)
Création des utilisateurs impliqués dans le
versement (si nécessaire) pour tester accessibilité
des données (pour consultation)
Agents avec profils archiviste (pas
MO gestion des utilisateurs informatique)
Premier versement manuel (Resip) avec contrat
entrée IC-000002 : entrée à blanc, quand ok, dépôt
classique.
Agents avec profils archiviste (pas MO Versement
via Resip informatique)
Région Cofinancé par X fledeFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
d) La gestion de(s) tenant(s) par la commune : Cofinancé par *# Région
fledFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives Electronique de Cergy-Pontoise
Le paramétrage du tenant se fait après la désignation d’une personne physique de la commune qui aura un accès personnalisé en admin avec un mot de passe robuste. L’administrateur du tenant de l’organisation établira des profils d’utilisateurs selon des modalités préétablies et enregistrera les nouveaux utilisateurs. Nous recommandons de ne pas s’échanger les identifiants et mots de passe.
Quoi Qui Comment o Import et actualisation des
référentiels
o Gestion des utilisateurs selon
profils : archiviste, service,
lecteur
o Créer des profils
o Ajouter des coffres (en
collaboration avec le chef de
projet technique)
o Dépôt des archives selon les
modalités définies dans la
politique d’archivage
o Prise en charge des
versements par les
archivistes
o Mise à disposition des
versements
o Consultation des archives
o Elimination des archives
o Archiviste
o Référent archives
o Data archiviste mutualisé
o Services versants (selon des droits
établis)
o Documentation métier disponible sur le Club
utilisateurs : Modes opératoires, modèles de
documents, webinaire, tuto
o En participant aux rencontres du Club utilisateur
o En faisant appel au réseau du Club Utilisateur
Le POC ouvert au territoire depuis 2022 sera maintenu au terme de l’expérimentation et les montées de version seront mises en place. KO
SÈ
% Région Cofinancé par fledeFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
2) Club Utilisateurs
Un espace collaboratif sécurisé sera ouvert à chacun des adhérents pour assurer la cohésion du
groupe et le partage de l’information
Cet espace déployé sur share-point permettra de :
- Suivre la comitologie de la Plateforme décrite dans la convention
- Suivre la documentation, les livrables, la production du Club utilisateurs
- Partager nos retours d’expériences et nos réalisations
- Partager nos outils
Chaque partenaire désigne le ou les personnes qui accèdent à l’espace collaboratif. % Région fledeFrance Cofinancé par l’Union européenne
25/16
Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Annexe 3 – Description du Club utilisateurs du Service mutualisé.
Ateliers fonctionnels
En une phrase :
Maintenir et actualiser les modalités organisationnelles et fonctionnelles prévues lors des ateliers prototypage animés depuis 2024.
☒ Apprendre ☒Co produire ☒S’évaluer
Contenu
- Veiller à la mise à jour de l’ensemble documentaire
- Rédiger la documentation manquante
- Documenter les avancées et les travaux
- Se partager les tâches entre archivistes
- Se rencontrer sur certaines thématiques (pérennisation)
Format présentiel
RDV mensuel
Qui ?
Archiviste
Archivistes mutualisés
DMSI-DSI
Livrables
- Modes opératoires, formulaires, tableau de suivi de la documentation Pam’Agglo - Cahier des recettes fonctionnelles
- Partages d’expériences, RETEX, documentation
Ateliers techniques
En une phrase :
Co-construire les flux entre applis métiers et Pam’Agglo
☒ Apprendre ☒Co produire ☒S’évaluer
Contenu
- En relation avec le comité flux
- Co-construire les spécifications fonctionnelles des flux
(SEDA)
- Préparer les entretiens avec les éditeurs
- Suivre la mise en place du ou des flux
Format présentiel ou visio
RDV trimestriels
Qui ?
DSI, archivistes
Agent pour associer métier
Livrables
- Comptes rendus du comité flux
- Modèles spécifications fonctionnelles et documents remplis avec les attendus - Cahier des charges type flux Cofinancé par Région
fledFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Ateliers gestion des documents d’activités
En une phrase :
Accompagner les services municipaux et communautaires à la maîtrise de leur production documentaire
☒ Apprendre ☒Co produire ☐S’évaluer
Contenu
- Partage de retour d’expérience
- Construction d’un espace à l’attention des agents
- Simplifier la compréhension des enjeux
Plusieurs séquences
Format VISIO
1h par session
Qui ?
Agents, DSI, archivistes
Livrables
- Plateforme
- Tuto, formats d’apprentissage
Flash Actus Pam’Agglo
En une phrase :
Animer la plateforme en diffusant des actualités importantes pour les organisations
☒ Apprendre ☐Co produire ☐S’évaluer
Contenu
- Information sur montée de version
- Information sur bug en correction
- Information sur actualités du projet
VISIO
Format court
Qui ?
Agents, DSI, archivistes,
référents archives, DMSI
Livrables
- Supports PRE-PROD
PROD
LANCEMENT
CONTRACTUALISATION INTEGRATION
Etablissement des exigences
Commande via centrale d'achats
INFRA CENTRALE D'ACHATS
Consolidation estimation besoins
[Achat matériel
PRODUCTION DOCUMENTAIRE
Initialisation du DAT
Initialisation du document d'installation
Initialisation du DEX
Installation matérielle, VM
Installation logiciel socle [hors vitam]
Installation VITAM
Recette technique
Recette métier
Installation matérielle
Installation logiciel socle
Installation VITAM
Validation technique
Validation métier
Ouverture des coffres
Formations archives
Premiers versements manuels
Lancements travaux flux prioritaires
CONVENTIONNEMENT
Rédaction nouvelle convention mise à dispo et annexes
Validation ADVO
COTECH
COPIL
Approbation instances communautaires
Approbation instances municipales
s6 S7 58
Février
59 510
Mars
s11512513S14515516517518519S20521522523S24525526527528529530
2 Région
fledFrance
Cofinancé par
l’Union européenne
Mai
Congés scolaires
Juillet
531532
*
533534535
*nmOZ>rO»><
nmOZrO»><
Septembre
536537538539
Maison
J
S40S41S42S43S44
Novembre
545546547S48
Décembre
549S50551552
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Convention de Service mutualisé des Archives Electronique de Cergy-Pontoise
Annexe 4 – Retroplanning phase de livraison et d’ouverture de la plateforme Cofinancé par
l’Union européenne
Région
fledeFrance
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Convention de Service mutualisé des Archives Electronique de Cergy-Pontoise
Annexe 5 – Montant estimé de la participation financière
2026-2028 Coûts projetés
Mise en production de la plateforme d’archivage électronique
mutualisée et maintien en conditions opérationnelles 2025 2026 2027
Prestations externes
AMO 2025 (HT)* 64 000 €
AMO 2026 (HT)** 150 000 €
MCO 2027 (HT) 30 000 €
Investissement matériel et
immatériel Acquisition des infrastructures (HT) 255 000 €
Dépenses de personnel
Apprenti archives (0,75 ETP) 10 860 € 10 860 € 10 860 €
Cheffe de projet fonctionnelle, pilotage
Plateforme d'archivage numérique
mutualisée (0,5 ETP)
39 000 € 39 000 € 39 000 €
Chef de projet technique Plateforme
d'archivage numérique mutualisée
(0,5 ETP)***
28 000 € 28 000 € 28 000 €
Archiviste mutualisé (1 ETP)
45 000 € 45 000 €
Financeurs
Ministère de la Culture_AAP ANET**** 20 000 € 75 000 €
Fonds FEDER_AAC ITI (projeté,
versement 2028) 43 784 € 249 384 € 89 989 €
Reste à charge pour le territoire 50 076 € 207 173 € 34 871 €
*AMO 2025, préfiguration : la CACP souhaite s'appuyer sur l'expertise d'une assistance à maîtrise d'ouvrage pour la consolidation des spécifications de la future plateforme en prenant en considération l’ensemble des travaux menés sur le territoire.
**AMO 2026 : Déploiement de la plateforme pour l'ensemble du territoire et mise en œuvre des spécifications établies lors de la phase précédente, acquisition des connecteurs prioritaires
*** Direction mutualisée des systèmes d'information (DMSI) / **** Subvention 2025 accordée ; Subventions 2026-2027 projetées. Cofinancé par
l’Union européenne
Région
îledeFrance
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Convention de Service mutualisé des Archives Electronique de Cergy-Pontoise
Calcul par population
(INSEE 2025) Coût selon le nbre d'habitant
Nombre
d'habitants
Répartition
des
habitants
2025
Préfiguration
2026
Déploiement
2027
MCO
Boisemont 883 0,4% 102 € 420 € 71 € Cergy 69 578 32,0% 8 000 € 33 097 € 5 571 € Courdimanche 7 111 3,3% 818 € 3 383 € 569 € Eragny-sur-Oise 18 723 8,6% 2 153 € 8 906 € 1 499 € Jouy-le-moutier 17 411 8,0% 2 002 € 8 282 € 1 394 € Maurecourt 4 399 2,0% 506 € 2 093 € 352 € Menucourt 6 189 2,8% 712 € 2 944 € 496 €
Neuville-sur-Oise 2 089 1,0% 240 € 994 € 167 € Osny 17 471 8,0% 2 009 € 8 311 € 1 399 € Pontoise 31 623 14,5% 3 636 € 15 043 € 2 532 € Puiseux-Pontoise 593 0,3% 68 € 282 € 47 € Saint-Ouen l'Aumône 25 614 11,8% 2 945 € 12 184 € 2 051 € Vauréal 16 079 7,4% 1 849 € 7 649 € 1 287 € 217 763
+ CACP (50% du montant total) 25 038 € 103 587 € 17 436 €
MONTANT TOTAL 50 076 € 207 173 € 34 871 €
*Coûts projetés (à consolider fin 2026)
**Maintien en conditions opérationnelles (MCO) ANNEXE 6 – FICHE D’EXPRESSION DES BESOINS FONCTIONNELS POUR PARAMETRAGE DE MON ORGANISATION
PLATEFORME D'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE MUTUALISEE
PAM AGGLO
EXPRESSION DES BESOINS FONCTIONNELS
COMMUNE :
REF Nom de la collectivité Type de
collectivité N° SIRET Ouverture des droits pour : Nom, prénom Adresse mail
A VAUREAL
☒ Commune
☐ CCAS
☐ Autre :
☒ Archiviste
☒ Référent-archives
☐ Archiviste mutualisé
Crosnier Dominique
Carine Lacassagne
dcrosnier@mairie-vaureal.fr
clacassagne@mairie-
vaureal.fr
B
☐ Commune
☐ CCAS
☐ Autre :
☐ Archiviste
☐ Référent-archives
☐ Archiviste mutualisé
C
☐ Commune
☐ CCAS
☐ Autre :
☐ Archiviste
☐ Référent-archives
☐ Archiviste mutualisé PARAMETRAGES FONCTIONNELS
REF REGLES DE GESTION ARBORESCENCE VIRTUELLE ARBRE DE POSITIONNEMENT GROUPE DE PROFILS PREDEFINIS
A
☒ CSV Pam’Agglo
☐ Pas de CSV,
j’alimenterai les règles au
fur-et-à-mesure
☐ Oui, métadonnée : FilePlanPosition
☐ Oui, autre métadonnée :
☒ Non
☐ Oui, commune – 5000 h
☒ Oui, commune + 5 000 hab
☐ Non
☒ Groupe tous droits coffres
☐ Groupe référents archives
☐ Groupe archives communicables
☐ Groupe archiviste mutualisé
☒ Aucun groupe, je les définirai seul.
B
☐ CSV Pam’Agglo
☐ Pas de CSV,
j’alimenterai les règles au
fur-et-à-mesure
☐ Oui, métadonnée : FilePlanPosition
☐ Oui, autre métadonnée :
☐ Non
☐ Oui, commune – 5000 h
☐ Oui, commune + 5 000 hab
☐ Non
☐ Groupe tous droits coffres
☐ Groupe référents archives
☐ Groupe archives communicables
☐ Groupe archiviste mutualisé
☐ Aucun groupe, je les définirai seul.
C
☐ CSV Pam’Agglo
☐ Pas de CSV,
j’alimenterai les règles au
fur-et-à-mesure
☐ Oui, métadonnée : FilePlanPosition
☐ Oui, autre métadonnée :
☒ Non
☐ Oui, commune – 5000 h
☐ Oui, commune + 5 000 hab
☐ Non
☐ Groupe tous droits coffres
☐ Groupe référents archives
☐ Groupe archives communicables
☐ Groupe archiviste mutualisé
☐ Aucun groupe, je les définirai seul. Ÿ
% Région Cofinancé par fledeFrance l’Union européenne
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Electronique de Cergy-Pontoise
Annexe 7 – Politique d’archivage numérique du territoire Ÿ
% Région Cofinancé par fledeFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Annexe 8 – Matrice RACI des acteurs du projet Cofinancé par Région
fledeFrance l’Union européenne
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Electronique de Cergy-Pontoise
Annexe 9 – Lettres de mission
Le référent-archives de la commune (en l’absence de service archives)
LETTRE DE MISSION
Référent-archives
(Prénom Nom) _____________________________ est désigné(e) référent(e)-archives pour la commune de
_________________ dans le cadre de la mise à disposition de la plateforme mutualisée d’archivage électronique auprès
de la commune de _________________ par la Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise.
Le référent archives est l’interlocuteur privilégié de l’archiviste mutualisé mis à disposition par la CACP. Il contribue et
bénéficie des travaux collaboratifs menés par le partenariat pour la mise en place d’une plateforme d’archivage
électronique. Il a été désigné pour sa très bonne connaissance des missions exercées par les différents services
municipaux et pour son sens du relationnel et de la communication.
Le référent archives a pour missions
En lien avec la CACP et le réseau des référents, il Au sein de la commune de ________________, il
- Participe aux actions de sensibilisation,
animations (format présentiel, webinaire)
pour la gestion de Pam’Agglo.
- Participe aux COTECH, comités Flux du
projet
- Informe le data archiviste mutualisé de
toutes demandes des services et de toutes
difficultés.
- Informe le data archiviste mutualisé de tout
nouveau projet de sa collectivité impactant la
gestion des documents d’activités par les
services municipaux.
- Accède à la plateforme Pam’Agglo selon des
droits spécifiques pour accéder aux archives
(mais pas pour prendre en charge les
versements ni pour gérer le cycle de vie des
données numériques)
- Est l’interlocuteur privilégié pour l’ensemble
des services municipaux sur les questions
relatives à la gestion de leurs documents
d’activité.
- Accompagne les services dans les actions à
mettre en œuvre pour préparer les
versements des données dans Pam’Agglo
(diffusion de support de sensibilisation, mise
en relation avec l’archiviste mutualisé pour
préparer les versements)
- Met en œuvre les actions préconisées par le
data-archiviste mutualisé pour organiser au
mieux la préparation des versements dans
Pam’Agglo (diffusion de tuto, mise en
relation avec les services municipaux …)
- Rend compte au Directeur Général des
Services de l’avancée de la démarche.
Le, Pour la Commune de_________________,
Madame le Maire/Monsieur le Maire, Cofinancé par Région
fledeFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
L’archiviste en charge de la gestion de son organisation sur la plateforme
LETTRE DE MISSION
Archiviste communal
(Prénom Nom) _____________________________ est désigné(e) archiviste pour la commune de _________________
dans le cadre de la mise à disposition de la plateforme mutualisée d’archivage électronique auprès de la commune de
_________________ par la Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise.
L’archiviste communal est l’interlocuteur privilégié de l’archiviste mutualisé mis à disposition par la CACP. Il contribue et
bénéficie des travaux collaboratifs menés par le partenariat pour la mise en place d’une plateforme d’archivage
électronique. Il est gestionnaire de son organisation dans Pam’Agglo.
L’archiviste communal a pour missions
En lien avec la CACP et le réseau des référents, il Au sein de la commune de ________________, il
- Participe aux actions de sensibilisation,
animations (format présentiel, webinaire)
pour la gestion de Pam’Agglo.
- Rédige ou met à jour ou corrige la
documentation technique partagée
- Participe aux COTECH, comités Flux du
projet
- Sollicite le data archiviste mutualisé en cas
de difficultés ou de besoin de renfort sur la
plateforme.
- Accède à la plateforme Pam’Agglo avec des
droits administrateur sur son organisation
pour gérer le process d’archivage dans sa
collectivité
- Ouvre les droits à l’archiviste mutualisée et
maîtrise les accès qu’il lui donne.
- Est l’interlocuteur privilégié pour l’ensemble
des services sur les questions relatives à la
gestion de leurs documents d’activité.
- Accompagne les services dans les actions à
mettre en œuvre pour préparer les
versements des données dans Pam’Agglo
(diffusion de support de sensibilisation, mise
en relation avec l’archiviste mutualisé pour
préparer les versements)
- Organise la préparation des versements
avec les services ;
- Paramètre la préparation des versements
dans Pam’Agglo et se fait assister par
l’archiviste mutualisé si nécessaire ;
- Rend compte au Directeur Général des
Services de l’avancée de la démarche.
Le, Pour la Commune de_________________,
Madame le Maire/Monsieur le Maire, LES ESSENTIELS PAM’AGGLO . .
LA BONNE GESTION DE ee ER ins
VOS DOCUMENTS
À Au-delà d'un chemin d'accès de 256 caractères, je ne peux plus
= ouvrir ou der mon Ÿ
-(7- J'utilise des abréviations (en majuscule)
J'utilise uniquement des chiffres, des lettres et des * "en
substitution d'espace vide
Je date en format aaaammi
Q- J'identifie les différentes versions (V1, V2. VP VF)
TOVNNON Je n'utilise pas de mot vide ou vague : le, la, divers, anciens
/ *
{ + 283 caractères + mots vides + dossier nominatif - espaces vides - lettres accentuées } k. ;
HA Dbection- Serdce voirie Dossiers Patrg & béton ETES MOIGO_2010 à 201% Contrat _signé le 07-Annexe ‘ D-griles-tarfares- von æ Sabonrmenmnt ee Er ide 268-2019 sopicablatsateeftetts Less Pere. DO contratusqu au ter octobre2019 PDF
= © 2 L2 - - æ L 2 E
=
Pa
=
+ # pen Servce_voirer Stañcrraerent osP. 20192010 INDIGON 20190928 covaf U7_AnnexetO_grile_tarifaire
Le petit guide pour vous accompagner dans le sn one tienne 5 one ms concs
nommage et l'organisation de vos documents
RÉSULTATS
Mes documents sont identifiés, fiables et organisés.
Ils peuvent intégrer PAM'AGGLO pour être archivés !
ORGANISATION ts
L Pas plus de 5 niveaux de répertoires après le ue nes nee
= TS Mais pas de limite dans le nombre de répertoires de premier
F Q' niveau (c'est-à-dire dès l'entrée de votre serveur)
Mes documents sont MAL identifiés ou organisés.
Les données qu'ils renferment sont illisibles ou inaccessibles !
À
,
Les dossiers sont organisés du général
au particulier
Je peux opter pour une organisation chronologique ou L7 Mcrerek Word x
thématique (missions de mon service) v 3 Archives 0 tner Dr À resta des aAznadons Sa teheer Ars
2 DAC gation terminÂte huhcie area var L:2 s LUCE2 M DÂACACganon sennce-pubhc ä (
à Stabonnement
Chaque fichier a son répertoire
Je présente les règles de nommage et d'organisation à mes
nouveaux collègues
LL. Investissons un peu de temps aujourd'hui &
pour en gagner demain !
Région Cofinancé par X fledeFrance l’Union européenne
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Convention de Service mutualisé des Archives
Electronique de Cergy-Pontoise
Annexe 10 – Kit de sensibilisation à l’attention des services municipaux Annexe 7 : Plateforme d’archivage électronique mutualisée du territoire de la CACP
Pam’Agglo
Politique d’archivage électronique du territoire
CIRCUIT DE VALIDATION
Version Rédaction Vérification
Nom Date Visa Nom Date Visa
1.0 BESSON CANDIOT
CIRCUIT D’APPROBATION
Approbation
Nom Date Visa
DAD VO
Communes (signature de la convention)
HISTORIQUE DES EVOLUTIONS
Version Objet de la version
1.0 Initialisation du document
LISTE DE RELECTURE
Destinataire Fonction Date relecture
Guillemette BESSON Cheffe projet fonctionnelle
Yann CANDIOT Chef projet technique
Nathalie GALPIN Responsable service archives
Cergy (membres du COTECH)
Huda ALBRAIKI Responsable service archives
Saint-Ouen l’Aumône (membres du
COTECH)
Dominique CROSNIER Responsable service archives
Vauréal (membres du COTECH)
Gérald TASTET Responsable service archives
Pontoise (membres du COTECH)
Marie-Hélène PELTIER Directrice des Archives
départementales du Val d’Oise PONTOISE pe ® _ # 7 MAURECOURT ile OSNY Si ES5lo Foret CAMES Et SOUY MenutstiP @ Pieyie ERPoNToIsE Fe] vaurea suR-OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 2
Table des matières
I. Contexte ............................................................................................................................. 4
II. Objet ................................................................................................................................... 4
III. Cadre réglementaire et normatif. .................................................................................... 5
A. Sur la gestion des archives publiques ............................................................................ 5
B. Sur la gouvernance des données ................................................................................... 5
C. Modèles et normes de l’archivage électronique .............................................................. 6
IV. Processus d’archivage de la plateforme PAM’AGGLO ................................................... 6
A. Rôles, acteurs et intervenants de chaque organisation................................................... 6
1. Rôles et responsabilités associées ............................................................................. 6
2. Compétences et formation des profils utilisateurs de Pam’Agglo ................................ 7
B. Principes communs au processus d’archivage ............................................................... 8
1. Stratégie commune aux collectivités du territoire ........................................................ 8
2. Périmètre et critères de sélection des archives ........................................................... 9
3. Modes d’entrée des versements dans la plateforme Pam’Agglo ............................... 10
4. Rôles et accompagnement des services producteurs et versants ............................. 13
C. Services fournis par l’Autorité d’archivage .................................................................... 14
1. Contrôle des versements .......................................................................................... 14
2. Prise en charge des versements .............................................................................. 14
3. Conservation des archives ....................................................................................... 14
a) Conservation sécurisée des archives par réplication des données sur des sites
distants ............................................................................................................................. 15
b) Définition, mise en œuvre et documentation des règles de contrôle de l’intégrité des
fichiers .............................................................................................................................. 15
c) Définition, mise en œuvre et documentation des règles de surveillance de
l’obsolescence des formats ............................................................................................... 15
d) Définition, mise en œuvre et documentation des règles de surveillance de
l’obsolescence des supports de stockage ......................................................................... 15
e) Planification régulière d’opérations de conversion de formats................................... 16
f) Planification régulière d’opérations de migrations de supports.................................. 16
g) Gestion du cycle de vie des archives ........................................................................ 16
4. Accès aux archives conservées dans la plateforme Pam’Agglo................................ 16
5. Restitution des archives............................................................................................ 17 PONTOISE pe ® _ # 7 MAURECOURT ile OSNY Si ES5lo Foret CAMES Et SOUY MenutstiP @ Pieyie ERPoNToIsE Fe] vaurea suR-OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 3
V. Engagements de service de la plateforme PAM’AGGLO .................................................. 17
A. Disponibilité la plateforme Pam’Agglo et des informations qu’il conserve ..................... 17
B. Intégrité des informations conservées par la plateforme Pam’Agglo ............................. 18
C. Traçabilité des opérations, journaux ............................................................................. 18
1. Intégrité des journaux ............................................................................................... 18
2. Conservation des journaux ....................................................................................... 18
3. Consultation des journaux et des attestations d’intégrité .......................................... 18
D. Confidentialité des informations conservées dans la plateforme Pam’Agglo................. 19
E. Sécurité de la plateforme Pam’Agglo et contrôle des accès ......................................... 19
1. Respect des bonnes pratiques en matière de sécurité.............................................. 19
2. Contrôle des accès au système et aux locaux de stockage ...................................... 19
3. Plan de continuité d‘activités .................................................................................... 19
VI. Diffusion et mise à jour ................................................................................................. 20
VII. Annexes ....................................................................................................................... 21
A. Accord de service ......................................................................................................... 22
B. politique de nommage des documents d’activités commune au territoire ..................... 24
......................................................................................................................................... 24
C. Documentation fonctionnelle de la plateforme et mapping des processus et table de
concordance......................................................................................................................... 25
D. principes de mise en place d’une nouvelle organisation ou d’un nouveau tenant ......... 28
......................................................................................................................................... 28
E. Spécificités chapeau fonctionnelles de la plateforme .................................................... 29
VIII. Glossaire ...................................................................................................................... 30 25 FERTise D" e Ses - 2 MAURECOURT lle OSNY se. 4 LACS = L3 euville SNY *:,a99lo Beisement Rasa GR JOLY Menucourt#” (6) gs dise PONTOISE Väüreal \ OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 4
I. CONTEXTE
Les archives sont « l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur
date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne
physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur
activité. », article L2111-1 du Code du Patrimoine. La prise en charge des données est une
priorité pour le territoire de la Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise qui, du fait de
la modernisation de l’administration engagée depuis plusieurs décennies, ne garantit plus la
conservation pérenne des données nativement numériques présentes dans nos
administrations.
La présente Politique d’archivage fixe le cadre d’une gestion efficace des documents et
données depuis leur création et jusqu’à la mise en œuvre de leur sort final (destruction ou
versement au titre de l’archivage historique), elle vise à protéger chaque collectivité du territoire
contre le risque de non disponibilité de l’information et le risque de divulgation de l’information
à des tiers non autorisés, tout en lui permettant de répondre à ses obligations réglementaires
s’agissant de la conservation à titre historique des archives publiques.
II. OBJET
La plateforme d’archivage électronique mutualisée du territoire entre la CACP et les 13
communes1 du territoire (dite Plateforme Pam’Agglo) s’inscrit dans le cadre légal de l’article
R212-18-1 du Code du Patrimoine : « pour la conservation d'archives numériques, un service
public d'archives peut mutualiser, sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat, avec un
autre service public d'archives tout ou partie des tâches techniques ou fonctionnelles mises en
œuvre dans un système d'archivage électronique. Cette mutualisation donne lieu à la mise
en commun d'infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou
financiers. »
Une convention de mise à disposition du service archives de la CACP définit le cadre juridique,
organisationnel et financier de mise en œuvre et de pilotage de la Plateforme Pam’Agglo entre
la CACP et les communes du territoire.
1 Boisemont, Cergy, Courdimanche, Eragny-sur-Oise, Jouy-le-Moutier, Neuville-sur-Oise, Osny,
Maurecourt, Menucourt, Pontoise, Puiseux-Pontoise, Saint-Ouen l’Aumône, Vauréal 25 FERTise D" e Ses - 2 MAURECOURT lle OSNY se. 4 LACS = L3 euville SNY *:,a99lo Beisement Rasa GR JOLY Menucourt#” (6) gs dise PONTOISE Väüreal \ OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 5
La politique d’archivage électronique annexée à la convention décrit :
- Le cadre réglementaire et normatif sur lequel s’appuie la plateforme Pam’Agglo ;
- Les rôles et responsabilités des acteurs du processus d’archivage électronique ;
- Les engagements de services et de sécurité sur lesquels est fondée la plateforme Pam’Agglo.
La politique d’archivage permet de garantir des conditions de gestion et de conservation des
archives publiques respectueuses de la réglementation.
L’ensemble de la documentation technique et fonctionnelle nécessaire à la gestion de la
plateforme Pam’Agglo est accessible sur un Espace collaboratif2 ouvert aux membres du
partenariat pour le développement de la plateforme Pam’Agglo. Certains documents du fait de
leur caractère confidentiel sont accessibles sur un serveur sécurisé à la DMSI (Dossier
d’architecture technique, dossier d’exploitation).
III. CADRE REGLEMENTAIRE ET NORMATIF.
A. SUR LA GESTION DES ARCHIVES PUBLIQUES
- Code du patrimoine – Livre II : Archives (art. L211-1 à L222-3 et R212-1 s.), notamment les articles suivants :
o L211-1 et L211-4 donnent la définition des archives et des archives publiques ;
o L212-4 sur les archives publiques dans un cadre mutualisé
o L212-11 et L212-12 sur la question des dépôts auprès d’un service d’archives compétent et de confier la conservation à des organismes tiers (loi LCAP du 7 juillet 2016)
- Le Code du patrimoine - partie réglementaire -, Article R212-10 à R212-14, définit la collecte et la conservation des archives publiques ;
- Le Code général des collectivités territoriales, Article L1421-1 et Article D1421-1, stipule que les règles générales relatives aux archives des collectivités territoriales sont fixées par les dispositions des articles R. 212-49 à R. 212-56 et R. 212-62 à R. 212-64 du code du patrimoine et des articles L. 212-6 à L. 212-10 et L. 212-33 du code du patrimoine ;
- La Loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l'architecture et au patrimoine (Loi LCAP)
B. SUR LA GOUVERNANCE DES DONNEES
- La Loi informatique et liberté n°78-17 du 6 janvier 1978 ;
- Le Code des relations entre le public et l'administration (CRPA) – Livre III : l’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques (Articles L300-1 à
2 Partenariat pour le développement d'une plateforme d'archivage électronique mutualisée - Accueil e Y
775 MARECOURT reuville OSNY PONTOISE Ml iiréal - L APTA| # & Y Ville de (F-) (ES Oise 4 L'AUMONE
SE FENTE mt. e COURDIMANCÉ SR /Erigny SOUY Menutiit
5 *:-ag9lo Baisemant cergu Vue de’ LE]
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 6
L351-1) ;
- Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données_RGPD).
- La Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique confère à l’écrit numérique sa reconnaissance légale ;
- Le Règlement (UE) No 910/2014 du parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, dit Règlement eiDAS - La Loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique - La Loi n° 2021-1485 du 15 novembre 2021 visant à réduire l'empreinte environnementale du numérique en France dit loi REEN
C. MODELES ET NORMES DE L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
- ISO 14 721 : 2012_Systèmes de transfert des informations et données spatiales — Système ouvert d'archivage d'information (SOAI) — Modèle de référence
- La norme NF Z42-013 : octobre 2020 : Archivage électronique _ recommandations et exigences
- La norme NF Z42-026 : mai 2017 : définitions et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations
IV. PROCESSUS D’ARCHIVAGE DE LA PLATEFORME PAM’AGGLO
A. ROLES, ACTEURS ET INTERVENANTS DE CHAQUE ORGANISATION
1. Rôles et responsabilités associées
Rôle Responsabilités Qui ?
Autorité juridique
Garante de la fiabilité et de l’authenticité
des documents et données produits et
reçus.
La collectivité (CACP ou
les communes ou les
établissements publics
communaux)
Autorité d’archivage
Responsable de l’archivage des
documents numériques et données et. « Y . En. #0 ille de 7 MAURECOURT @reuville OSNY Sd EE | COURDIMANCHES, Ærcégu” JOUY Merad : @ ES Use % PONTOISE "1 Vaureal D > Beisement cergy VA AIR L'AUMONE
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 7
Service producteur
Produit ou reçoit les documents ou
données et en assure la gestion
jusqu’au transfert des documents vers
un autre service ou vers les archives
Service ou direction
d’une collectivité ou
délégataires de service
public.
Service versant
A reçu la responsabilité des documents
et des données et en assure la
responsabilité du versement aux
archives ou élimination.
Service ou direction
d’une collectivité ou
délégataires de service
public.
Service d’archives
Collecte les documents ou données en
versement, les prend en charge et en
assure la conservation, la pérennisation
et la consultation.
Service d’archives ou
archiviste mutualisé
Opérateur d’archivage
Fournit de manière opérationnelle les
services de la plateforme Pam’Agglo et
maintient en conditions opérationnelles
la plateforme.
Direction mutualisée des
systèmes d’information
(DMSI) de la CACP est
Opérateur d’archivage de
la plateforme Pam’Agglo
Opérateur de
versement
Fournit de manière opérationnelle les
services pour interfacer l’application
métier et la plateforme Pam’Agglo via le
connecteur pastell et maintient les
conditions opérationnelles des
connecteurs (notamment pendant les
montées de version)
DMSI de la CACP pour
les communes
mutualisées et DSI
propre pour les
communes hors DMSI.
Autorité de contrôle
Vérifie les conditions de conservation
des archives, accompagne dans la mise
en œuvre de bonnes pratiques
archivistiques et veille au respect de la
réglementation concernant les archives.
Archives
départementales du Val
d’Oise et des Yvelines
(contrôle scientifique et
technique)
Une matrice RACI annexée à la convention permet d’identifier les rôles des différents acteurs
de la plateforme Pam’Agglo.
Cette matrice définit pour chaque tâche décrite l’acteur qui :
- Est responsable de sa réalisation (R)
- Est responsable de son approbation, sa validation (A)
- Est consulté pour réaliser la tâche (C)
- Est informé de la réalisation de la tâche (I)
2. Compétences et formation des profils utilisateurs de
Pam’Agglo 25 FERTise D" e Ses - 2 MAURECOURT lle OSNY se. 4 LACS = L3 euville SNY *:,a99lo Beisement Rasa GR JOLY Menucourt#” (6) gs dise PONTOISE Väüreal \ OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 8
Tous les profils amenés à utiliser la plateforme (gestionnaires, administrateurs fonctionnels,
administrateurs techniques, utilisateurs) sont formés et accompagnés pour garantir une prise en
main des outils et procédures.
Ces sessions sont assurées par les profils archivistiques ou techniques du projet. Les acteurs
peuvent également accéder à un ensemble documentaire disponible sur la plateforme
collaborative du projet qui décrit les différentes fonctionnalités de la plateforme Pam’Agglo et les
usages recommandés.
B. PRINCIPES COMMUNS AU PROCESSUS D’ARCHIVAGE
1. Stratégie commune aux collectivités du territoire
La plateforme Pam’Agglo repose sur les couches logicielles de VITAM3 :
- Vitam (Back office)
- Vitam-UI (Front Office).
Elle est divisée en tenants (système de coffres) avec un cloisonnement logique des données.
Chaque collectivité (EPCI, EPC4 ou commune) est propriétaire d’un tenant. Les utilisateurs d’un
tenant ont des droits spécifiques et ne peuvent pas accéder aux données d’un autre tenant, sauf
si les droits ont été ouverts ou par subrogation.
L’archiviste mutualisé peut accéder aux différents tenants selon des modalités d’accès
spécifiques et sécurisées qui ont été définies au préalable dans la fiche d’expression des besoins
annexée à la convention.
L’ouverture d’un tenant se fait exclusivement par l’Opérateur d’archivage de la Plateforme
Pam’Agglo selon des modalités définies dans le formulaire d’ouverture d’un tenant annexé à la
convention de mise à disposition du service archives de la CACP.
3 Le programme VITAM : Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire
Vitam · Programme interministériel archivage numérique
4 CACP ou Centre Communal d’Actions Sociales (CCAS) ou Caisse des écoles (CDE) 22 FANS hat. à A Our © Z7S MARECOURT Neuville OSNY >< *5,299l0 Ésisement € orme 4Etstu JOUY Menucourtt” (# es Use 7 NEPNTOEE Vaüreal
Création Validation Clôture Sort final (Enregistrement des données) (Edition, diffusion, signature) du dossier (conservation/élimination)
| LS Œ ourée d'utilité _ Traitement du dossier - Durée d’Utilité Courante (DUC) Administrative (DUA Arch. intermédiaire Archivage courant
Périmètre de l'application métier/ de la GED
Archivage définitif
Archives Documents figés « Records »
+ Instruction + Création ou
acquisition du + Décision
document * Suivi
? Périmètre du SAE
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 9
2. Périmètre et critères de sélection des archives
Les archives électroniques devant être versées dans la plateforme Pam’Agglo sont les suivantes :
Archives définitives (patrimoniales) des services communaux, communautaires et
établissements publics communaux (CCAS).
Archives éliminables à terme des services communaux, communautaires et établissements
publics communaux ayant une forte valeur probante et/ou administrative et/ou patrimoniale.
Les archives dont le processus de validation doit être conservé (notamment les archives
signées électroniquement) : versement au plus tôt du document signé électroniquement et de
ses fichiers de preuve.
L’intégration de données hors périmètre est envisagée par l’Autorité d’archivage et l’Opérateur
d’archivage après une étude préalable.
L’évaluation portera notamment sur la valeur patrimoniale des archives, la criticité juridique de la
production documentaire5, les durées d’utilité administrative et les fonctionnalités techniques,
ainsi que sur l’environnement de l’application métier.
Exclusions :
- Les documents archivés dans l’environnement papier faisant l’objet d’opération de
numérisation ne rentrent pas dans le périmètre de la plateforme Pam’Agglo ;
- Les documents de travail ;
- Les données contenant des données personnelles de santé6 (les serveurs ne sont pas
HDS)
5 Notamment dans les situations de décommissionnement d’une application métier VERSEMENT MANUEL
Typologie
Archiviste Service producteur/versant Archiviste
d”: n'
| Versement dans VITAM
(l "| => Module de collecte > Vrac dl - E 5 —+ Analyse processus — _. RESIP J'exporte le SIP Non c f D Versement dans VITAM
>| => Dépôt et suivi des
À A versements ( | k\ J
Je souhaite aroax| .{ Arborescence . Sprae mé | Rédaction contrat de Préparation des dans VITAM ) AL bureautique FN Oui versement données
Versement dans
- oui >{=-Module de collecte, => Module de lidati
collecte validation
"| Export d'une | J'ai un export Oui ==> Arcade / Pastell Fichier metada “| application | Le descriptif ? possible
L Vitam
non => Module de collecte :
export SIP Fe
complétée
> module de collecte
3. Modes d’entrée des versements dans la plateforme Pam’Agglo
Trois modes d’entrée dans la plateforme Pam’Agglo de chaque organisation sont possibles :
Versement manuel par
l’archiviste en autonomie
Quoi : Arborescence Windows
Comment : Dépôt manuel qui peut se faire par le module de collecte ou par la préparation d’un SIP dans l’application
RESIP et ensuite déposé dans Pam’Agglo par le module dépôt et suivi des versements.
Qui : L’autorité d’archivage en autonomie. Il peut solliciter le service versant pour collecter certaines métadonnées. e 4 e
| @ COURDIMANCHE cerguy Fe APT A) <* + S AT l'Est JOUY MenuËdürt#” Vhur-orst/ SUR-OISE MAURECOURT © Neuville OSNY # (paie De BPONTOISE Es Vätiréai LA
| MODULE DE COLLECTE |
| Service versant || Typologie |
Je souhaite archiver
dans VITAM
Service versant
Arborescence
bureautique versement ?
Est-ce que j'ai
un contrat de
Analyse processus
avec service archives
C /
Y
Je consulte le contrat
de versement
Viiam
=> Dépôt module de
collecte
Service archives
latadonnees [ VITAM
>|=--Module de collecte. oui s ? sufhsantes
validation
| Vitam
non => Module de collecte :
export SIP
Fichier metada
complétée
=> module de collecte
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 11
Versement par les services
versants avec le module de
collecte
Quoi : Arborescences bureautiques
Comment : via le module de collecte exclusivement
Qui : paramétrage par l’Autorité d’archivage dans le tenant pour permettre l’utilisation du module de collecte par le
service versant, dépôt du versement par le service versant et prise en charge du versement par l’Autorité d’archivage. <'£ PONTOISE D" e AN. *# 7 MAURECOURT 2 lle OSNY Si HSlo Lace CMS EtQut SOUY Menutst D" Escale ES mponroise Mel vases SUR-OI5E”
FLUX
Service versant | Référent archives/DMSI
Editeur application
Echanges avec |
Libriciel sur Rédaction des Réalisation de
l'obtention du demi- spécifications test/projet
Projet de demi-connecteur
avec l'éditeur de la solution de
la commune
pplication dan
bibliothèque
Pastell ?
Je souhaite archiver
dans VITAM
Applicatif portefeuille RDV équipe projet
Pam'Agglo? Pam'Agglo
connecteur Pastell
k
_. . . . ... Echanges avec Négociations selon si ,| RDV équipe projet envoi des questions Etude d'impact/ Arbitrage l'éditeur de la appli présente sur Non > . F4 É Pam'Agglo
U préalables budget solution plusieurs collectivités
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 12
Versement par flux
(connecteur entre logiciel
métier et Pam’Agglo)
Automatisation des
versements
Quoi : Données des applications métiers
Comment : Mise en place de flux entre les applications métiers et la plateforme Pam’Agglo
Chaque flux devra passer par l’orchestrateur Pastell.
Qui : L’autorité d’archivage et l’opérateur d’archivage collaborent à la mise en place technique du flux. Le service versant est
impliqué dans la définition et responsable de la saisie des métadonnées dans les applications métier. 4. Rôles et accompagnement des services producteurs et
versants
Chaque agent, dans le cadre de son activité, produit et conserve une documentation d’appui7
ainsi que des dossiers pour la gestion des affaires courantes. Cette production documentaire est
hybride, papier ou électronique.
Lorsqu’elle est électronique, elle se répartit entre :
Des documents nativement numériques, reçus par mail, produits dans les outils
bureautiques (traitement de texte, tableur), validés dans l’environnement numérique
(signés électroniquement) ou générés depuis les applications métiers,
Des données enregistrées dans les systèmes d’information métier.
Chaque collaborateur est responsable de la gestion de ses documents d’activités, de leur
validation/approbation, de la préparation du versement et de l’opération de transfert jusqu’à la
prise en charge effective dans la plateforme Pam’Agglo par l’Autorité d’archivage.
Chaque collaborateur est associé au plus tôt du processus d’archivage et est accompagné par
les archivistes et/ou les informaticiens pour évaluer leurs pratiques documentaires et envisager,
le cas échéant, des améliorations dans la gestion numérique de leur production documentaire.
L’accompagnement se fait par le biais de différentes modalités, généralisées ou personnalisées,
qui seront décrites dans les contrats de versement qui documentent les responsabilités des
différents acteurs du versement (service versant, service archives, service informatique).
Cette production documentaire est indispensable au bon fonctionnement des services de chaque
organisation. Dans ces conditions, la mise en place de règles organisationnelles est essentielle
afin d’assurer :
La garantie de pouvoir retrouver facilement l’information pertinente
La garantie de la non-divulgation à des tiers non autorisés
La garantie de la fiabilité des documents
Certains réflexes au quotidien permettent de remplir ces objectifs :
Ranger les documents selon un plan de classement transversal,
Respecter la charte de nommage des fichiers
Gérer les droits d’écriture, d’accès et de classement
Ranger avec le document des éléments de contextualisation (comme la preuve de
sa réception ou du courriel d’envoi).
Dans le cadre d’un nouveau projet informatique ou à l’occasion d’une évolution majeure d’un
système d’information métier, les exigences liées à la gestion du cycle de vie et à l’archivage des
données (notamment dans un contexte de décommissionnement) et documents sont définies en
concertation avec l’Autorité d’archivage.
7 Document imprimé qui a pour but de fournir des informations complémentaires et de soutenir la
compréhension d’un dossier. On parle aussi de documentation. 25 FERTise D" e Ses - 2 MAURECOURT lle OSNY se. 4 LACS = L3 euville SNY *:,a99lo Beisement Rasa GR JOLY Menucourt#” (6) gs dise PONTOISE Väüreal \ OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 14
Des attendus communs sont proposés pour l’ensemble du territoire : la charte de nommage et
sur les grands principes d’organisation de la production bureautique. Les spécificités des services
sont cependant prises en compte pour favoriser la mise en œuvre des processus et leur
compréhension par les agents producteurs des données.
Ces attendus sont partagés dans le kit de gestion documentaire annexé à la convention de mise
à disposition du service archives.
C. SERVICES FOURNIS PAR L’AUTORITE D’ARCHIVAGE
1. Contrôle des versements
Tous les versements réalisés dans la plateforme Pam’Agglo doivent disposer d’un bordereau de
versement conforme au Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA8 2.3) selon les
modalités convenues avec le service versant et définies dans un Contrat de versement.
Un contrôle des versements est effectué à l’entrée de la plateforme Pam’Agglo et repose sur un
ensemble de mécanismes automatiques. Le cas échéant, le contrôle se base également sur le
profil d’archivage défini dans le Contrat de versement. La réalisation et le résultat des contrôles
font l’objet d’un enregistrement dans le journal de l’application et dans celui du cycle de vie des
archives.
Les formats acceptés sont ceux listés dans le référentiel des formats de la plateforme Pam’Agglo.
Lorsqu’un document a un format ne figurant pas dans cette liste, il est rejeté.
2. Prise en charge des versements
La prise en charge des versements consiste en :
o L’écriture des fichiers sur les espaces de stockage définis au C.3.a,
o La mise à jour des référentiels avec les métadonnées du versement.
A l’issue des contrôles visés au C.1 et de ces deux opérations, un accusé de réception ou de
refus de prise en charge du versement est systématiquement délivré par l’Autorité d’archivage
au service versant.
La prise en charge fait l’objet d’un enregistrement dans le journal du cycle de vie des archives.
3. Conservation des archives
Ce service consiste à garantir la pérennité et l’intégrité de l’ensemble des archives prises en
charge par la plateforme Pam’Agglo en mettant en œuvre les actions définies ci-après.
8 Minimum SEDA 2.2 25 FERTise D" e Ses - 2 MAURECOURT lle OSNY se. 4 LACS = L3 euville SNY *:,a99lo Beisement Rasa GR JOLY Menucourt#” (6) gs dise PONTOISE Väüreal \ OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 15
a) Conservation sécurisée des archives par réplication des
données sur des sites distants
L’infrastructure de stockage de la plateforme Pam’Agglo s’appuie sur une redondance des
équipements :
- D’une part à l’intérieur du site principal : Hôtel d’agglomération de la CACP9,
infrastructures dédiées et isolées des serveurs de la DMSI
- D’autre part par réplication sur 1 site distant : Mairie de Cergy10, infrastructures dédiées
et isolées des serveurs de la DMSI, site distant de 6 km par rapport au site principal.
Les données sont sauvegardées chaque jour par sauvegarde différentielle et tous les jours par
sauvegarde complète avec une écrasement des données à 2 mois. L’accès et la manipulation
des supports de sauvegarde sont réservés aux seules personnes autorisées.
b) Définition, mise en œuvre et documentation des règles
de contrôle de l’intégrité des fichiers
Le contrôle d’intégrité basé sur l’empreinte des documents a lieu à plusieurs niveaux du
processus d’archivage :
o Au moment du versement afin de s’assurer que les archives versées sont bien celles
envoyées par le Service versant. Si certains documents font l'objet d'une signature
électronique, une vérification de cette signature est effectuée ;
o Tout au long de la conservation des archives, par sondage régulier.
c) Définition, mise en œuvre et documentation des règles
de surveillance de l’obsolescence des formats
Le chef de projet fonctionnel effectue une veille régulière sur l’obsolescence des formats de fichier
conforme aux règles de l’art.
d) Définition, mise en œuvre et documentation des règles
de surveillance de l’obsolescence des supports de stockage
La DMSI met en place des mécanismes de contrôle régulier des supports grâce aux outils de
suivi et de pilotage de la plateforme.
Les opérations de suivi et de contrôle sont décrites dans le plan de charge de l’équipe
exploitation.
9 Hôtel d'agglomération, Parvis de la Préfecture - CS 80309 _ 95027 Cergy-Pontoise Cedex
10 Mairie de Cergy, 3, place Olympe-de-Gouges - BP 48000 Cergy_95801 Cergy-Pontoise Cedex PONTOISE pe ® _ # 7 MAURECOURT ile OSNY Si ES5lo Foret CAMES Et SOUY MenutstiP @ Pieyie ERPoNToIsE Fe] vaurea suR-OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 16
e) Planification régulière d’opérations de conversion de
formats
Lorsqu’un format est identifié comme obsolète, l’Autorité d’archivage du tenant propose de
convertir les fichiers conservés sous ce format dans un nouveau format à même de garantir la
lisibilité de ces fichiers dans le temps. Le SAE conserve alors la version initiale du fichier ainsi
que sa version convertie.
Les conversions de format font l’objet d’un enregistrement dans le journal du cycle de vie des
archives.
f) Planification régulière d’opérations de migrations de
supports
Lorsqu’un support de stockage est identifié comme obsolète par l’autorité d’archivage ou
l’opérateur d’archivage, celui-ci procède à la migration de ces supports vers de nouveaux
supports.
Cette migration a lieu sans interruption de service. Les anciens supports sont détruits dans des
conditions sécurisées.
g) Gestion du cycle de vie des archives
La gestion du cycle de vie des archives consiste en :
• La mise à jour (modification, suppression) des métadonnées de gestion des archives
(durée d’utilité courante, durée d’utilité administrative, sort final, communicabilité, etc.)
associées aux archives prises en charge ;
• La mise en œuvre, à l’issue de la durée d’utilité administrative, du sort final (conservation
ou élimination) des archives prises en charge, dans le respect de la législation et de la
réglementation en vigueur pour les archives publiques, ou la révision de la durée d’utilité
administrative.
Les modifications des métadonnées font l’objet d’un enregistrement dans le journal du cycle de
vie des archives.
L’opération d’élimination des archives est prise en charge exclusivement par l’autorité
d’archivage. Elle ne peut avoir lieu qu’après validation par l’Autorité juridique et par l'Autorité de
contrôle. Elle a pour effet de rendre totalement et définitivement inaccessibles les documents, y
compris leurs métadonnées et les enregistrements associés. La suppression concerne
l’ensemble des fichiers y compris les sauvegardes et peut donner lieu à la fourniture d’un certificat
de destruction. Les suppressions font l’objet d’un enregistrement dans le journal de l’application.
4. Accès aux archives conservées dans la plateforme Pam’Agglo
La plateforme Pam’Agglo permet au Demandeur autorisé d’effectuer des recherches afin de
retrouver une information puis d’accéder au document archivé via l’interface Vitam-UI.
L’Autorité d’archivage vérifie :
o Les habilitations des utilisateurs à rechercher des informations et à accéder aux archives ;
o La communicabilité des documents ; PONTOISE pe ® _ # 7 MAURECOURT ile OSNY Si ES5lo Foret CAMES Et SOUY MenutstiP @ Pieyie ERPoNToIsE Fe] vaurea suR-OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 17
o L’intégrité des documents au moment de la communication.
La consultation des archives fait l’objet d’un enregistrement dans le journal de l’application.
5. Restitution des archives
Quelle qu’en soit la cause, les archives (y compris les métadonnées) pourront, à la demande de
l’Autorité juridique, lui être restituées. La restitution sera suivie de la destruction des archives (y
compris les métadonnées) par l’Opérateur d’Archivage et libérera l’Autorité d’archivage de sa
responsabilité.
Les opérations de restitution des archives font l’objet d’un enregistrement dans le journal du cycle
de vie des archives.
Les archives sont restituées selon des modalités conformes au SEDA.
Mode opératoire : La demande de restitution doit être adressée par courrier à l’équipe projet
Pam’Agglo. Le gestionnaire de la plateforme (chef de projet fonctionnel) dispose d’un délai de 2
mois pour restituer les archives selon les transactions et au format prévus par le SEDA. Le
support de restitution sera la mise à disposition des données sur une plateforme sécurisée. Une
fois la restitution effectuée, le service demandeur accusera réception de la restitution et le chef
de projet fonctionnel procédera à la destruction des documents et données dans le SAE. Dès
lors, la responsabilité du gestionnaire de la plateforme ne pourra plus être engagée.
V. ENGAGEMENTS DE SERVICE DE LA PLATEFORME
PAM’AGGLO
Cet article définit, pour chacun des critères de disponibilité, d’intégrité, de traçabilité, de sécurité
et de confidentialité, les engagements de la plateforme Pam’Agglo. Des dispositions particulières
à un Service producteur utilisateur du service peuvent être conclues dans les Contrats de service.
A. DISPONIBILITE LA PLATEFORME PAM’AGGLO ET DES INFORMATIONS QU’IL
CONSERVE
On entend par disponibilité le fait, pour les utilisateurs, de pouvoir accéder au moment voulu aux
données et aux fonctionnalités du système.
Dans le cadre de la plateforme Pam’Agglo, l’engagement de service en matière de disponibilité
est fort avec un taux d’interruption de 15 jours maximum, délais de réponse du système].
Des délais particuliers sont fixés pour les cas suivants :
o délai maximum pour délivrer l’accusé de réception de prise en charge d’un versement :
24 heures dès validation du versement par l’autorité d’archivage ;
o délai maximum de mise à disposition des documents pour consultation : 24 heures dès
validation du versement par l’autorité d’archivage ;
o délai maximum de mise à disposition des documents pour restitution : 2 mois dès prise
en charge de la demande par l’autorité d’archivage. PONTOISE pe ® _ # 7 MAURECOURT ile OSNY Si ES5lo Foret CAMES Et SOUY MenutstiP @ Pieyie ERPoNToIsE Fe] vaurea suR-OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 18
B. INTEGRITE DES INFORMATIONS CONSERVEES PAR LA PLATEFORME
PAM’AGGLO
L’intégrité est la caractéristique d’une information qui n’a subi aucune altération ou modification
intentionnelle ou accidentelle.
La plateforme Pam’Agglo garantit l’intégrité de l’ensemble des informations qu’elle conserve.
Cette garantie repose sur un mécanisme de prise et de vérification d’empreintes, régulières et
systématiques.
Dans le cas où une alerte relative à la perte d’intégrité d’un document est émise par le système,
l’Autorité d’archivage est tenue d’en informer immédiatement l’Autorité juridique.
C. TRAÇABILITE DES OPERATIONS, JOURNAUX
1. Intégrité des journaux
L’ensemble des opérations effectuées sur la plateforme Pam’Agglo est enregistré et tracé au sein
de journaux qui sont eux-mêmes archivés dans le système.
Afin de constituer un ensemble de données à la fois suffisantes et cohérentes en matière de
traçabilité, deux grands types d’événements sont enregistrés :
o les événements ayant trait à l’exploitation du système (logs de connexion,
communications, etc.) dans le journal des opérations de l’application ;
o les événements qui affectent les archives elles-mêmes (contrôles au moment du
versement, migration de format, modification de métadonnées, etc.) dans le journal des
opérations de l’application en sélectionnant les catégories d’opération.
2. Conservation des journaux
Les journaux sont conservés dans les mêmes conditions de sécurité et d’intégrité que les archives
auxquelles ils se rapportent.
Ils sont horodatés une fois par jour, y compris en cas d’absence d’activité, et la continuité de la
journalisation est assurée par un mécanisme de chaînage des journaux, conforme aux règles de
l’art.
3. Consultation des journaux et des attestations d’intégrité
Le journal de l’application est communiqué, sur demande des utilisateurs par l’Autorité
d’archivage au format csv et par extrait uniquement.
Le journal du cycle de vie des archives est disponible pour les utilisateurs dans la plateforme
Pam’Agglo.
Il est possible, à partir du système, d’éditer un relevé de valeur probante des archives au format
pdf. PONTOISE pe ® _ # 7 MAURECOURT ile OSNY Si ES5lo Foret CAMES Et SOUY MenutstiP @ Pieyie ERPoNToIsE Fe] vaurea suR-OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 19
D. CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS CONSERVEES DANS LA
PLATEFORME PAM’AGGLO
L’autorité d’archivage garantit la confidentialité des informations conservées dans la plateforme
Pam’Agglo, c’est-à-dire que les informations ne sont disponibles et divulguées qu’aux personnes
ou processus autorisés.
Le Contrat de service définit :
- La liste des utilisateurs de l’Autorité juridique habilités à consulter les archives versées.
- La communicabilité des archives versées, en conformité avec les dispositions du Code
du patrimoine à cet effet.
E. SECURITE DE LA PLATEFORME PAM’AGGLO ET CONTROLE DES ACCES
1. Respect des bonnes pratiques en matière de sécurité
La mise en œuvre des mesures de sécurité et de contrôle des accès se fait dans le respect strict
des éléments de sécurité prévus dans la Politique de sécurité des systèmes d’information.
L’application des procédures de sécurité est supervisée par le RSSI.
L’architecture réseau des systèmes informatiques supportant les fonctions de la plateforme
respecte les bonnes pratiques en matière de sécurité réseau (cloisonnement, séparation des
environnements (test / production), règles de filtrage, robustesse des équipements réseau). Elle
est supervisée par le dossier d’architecture technique de la plateforme (DAT).
2. Contrôle des accès au système et aux locaux de stockage
La plateforme Pam’Agglo n’est accessible, physiquement et logiquement, qu'à des personnes
nominativement autorisées. Les restrictions d'accès aux systèmes et informations sont définies
conformément à leur besoin de sécurité et à la criticité des actions autorisées sur les données et
ressources. Les utilisateurs font l'objet d'une identification personnelle et unique.
Les locaux abritant la plateforme Pam’Agglo font l'objet de contrôles d'accès physique empêchant
l'accès à des personnes non autorisées. Les locaux sont protégés contre les accidents et pannes
dus à l'environnement : dégâts des eaux, incendies, pannes électriques, panne de la
climatisation, panne des réseaux de télécommunication.
3. Plan de continuité d‘activités
L’autorité d’archivage et l’opérateur d’archivage disposent d'un plan de continuité et de reprise
d'activités (PCA/PRA) couvrant l'ensemble des services de la plateforme Pam’Agglo. PONTOISE pe ® _ # 7 MAURECOURT ile OSNY Si ES5lo Foret CAMES Et SOUY MenutstiP @ Pieyie ERPoNToIsE Fe] vaurea suR-OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 20
VI. DIFFUSION ET MISE A JOUR
La Politique d’archivage est validée par l’équipe projet de la plateforme Pam’Agglo et les autorités
juridiques de chacune des collectivités et visée par les Archives départementales du Val d’Oise
dans le cadre du contrôle scientifique et technique.
Le contenu de la Politique d’archivage est fixé et mis à jour par l’Autorité d’archivage, chef de
projet fonctionnel de la plateforme. Les principes décrits dans la présente Politique d’archivage
doivent être en permanence conformes à la réalité. En cas d’écart, il convient de mettre à jour la
Politique d’archivage.
La Politique d’archivage est annexée à la convention de mise à disposition du service archives
de la CACP qui lie les collectivités souhaitant bénéficier de la plateforme Pam’Agglo. Elle est
aussi partagée sur la plateforme collaborative qui centralise la documentation du projet. Elle est
ainsi portée à la connaissance de tous les acteurs concernés
Les engagements et obligations des intervenants dans le processus d’archivage et le niveau de
service attendu pour la fourniture des différents services décrits à l’article 5 sont décrits dans un
Contrat de Service conclu entre l’Autorité d’archivage et l’Autorité juridique.
Les règles et procédures opérationnelles pour le versement des archives dans le SAE donnent
lieu à un accord écrit sous la forme d’un Contrat de versement conclu entre le Service versant et
l’Autorité d’archivage. PONTOISE pe ® _ # 7 MAURECOURT ile OSNY Si ES5lo Foret CAMES Et SOUY MenutstiP @ Pieyie ERPoNToIsE Fe] vaurea suR-OISE”
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 21
VII. ANNEXES Accord de service
Notice explicative
Loto Lo Cornoss Es" JOUY Mans D"Lines SG gronrose ES purs
Dans le cadre de la mise en œuvre de vos versements numériques dans la plateforme d'archivage électronique Pam'Agaglo. il est important de formaliser de manière rigoureuse les modalités de
gestion des archives, les responsabilités des acteurs, ainsi que les procédures de versement.
Ce tableau vise à fournir une vision claire, partagée et traçable des opérations de versement au sein du SAE.
Il a pour objectifs de :
Formaliser les règles de versement des archives numériques dans le SAE ;
Identifier les acteurs impliqués et leurs responsabilités respectives ; Documenter les modalités de transfert ainsi que les règles de gestion du cycle de vie des documents :
Garantir la conformité aux exigences normatives et assurer la traçabilité des engagements.
COMMUNE : Cliquez ou sppuyez ici pour entrer
dutexte. Nom du service : Cliquez ou appuyez ici pour entrer du texte. OService producteur
OService versant
Missions du service Cliquez ou appuyez ici pour entrer du texte.
OServeur OlAppli métiers OPlateforme externe (prestataire)
Environnement dans lequel les documents
sont produits Cliquez ou appuyez ici pour entrer du texte. Cliquez ou sppuyez ici pour entrer du texte. Cliquez ou sppuyez ici pour entrer du texte.
Date d'entretien : Cliquez ou sppuyez ici pour entrer du texte. Référent du service : Cliquez ou appuyez ici pour
Date de mise à jour de l'accord de service : Cliquez ou sppuyez ici pour entrer du texte. entrer du texie.
D 4 -/ CERGY 2 : r ve ee ANeuv ni
568lo € COURDIMANCHES, /Étt SJOUY Menutdtr LS we MPONTOISE 5 Vaureal
A. ACCORD DE SERVICE Fer mt | .-a99lo Beisement € orme ÈR up S
suR-OISE”
OUY Le-Moutier Menutsé D" @ ele G7 RPONTOISE LÉ Väüreal
ee = Actions du service responsable de la qualité - . - - Modali : Intitulé Description FR EEE Service archives Gestion du cycle de vie tés* Si A
Cliquez ou appuyez ici pour | Cliquez ou appuyez ici pour | DiGestion des dossiers : Cliquez ou appuyez ici mn les DUA: Cliquez ou appuyez OA identifiants : entrer du texte. entrer du texte. pour entrer du texte. CVérife ls complétude et | ici pour entrer du texte. nB Cantrat d'accès : DRespect des régles de nommage vale OK l sn OTemporafté : Cliquez ou sppuyez ici pour OProduit un accusé de Son fn: Ciquez ee d Santrat d'entrée : entrer du texte. réception nus 1Gi pour entrer au Service producteur : DCommentaires ‘Cliquez ou appuyez ici pour | Service versant entrer du texte. Service d'archives : Communicabiité : Cliquez ou
sppuyez ici pour entrer du
texte.
Signatures :
Service producteur Service archives
Annexes
OFiche processus
OTable de concordance
Modalités
A : Vis le module de collecte sur Vitsm UI
B : Automatisation des flux
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 23 LES ESSENTIELS PAM’AGGLO
LA BONNE GESTION DE
VOS DOCUMENTS
Le petit guide pour vous accompagner dans le
nommage et l’organisation de vos documents
ORGANISATION
Pas plus de 5 niveaux de répertoires après le
répertoire de mon service
Mais pas de limite dans le nombre de répertoires de premier
niveau (c'est-à-dire dès l'entrée de votre serveur)
Les dossiers sont organisés du général
au particulier
Je peux opter pour une organisation chronologique ou v
thématique (missions de mon service) v
Chaque fichier a son répertoire
Je présente les règles de nommage et d'organisation à mes
nouveaux collègues
Savoir nommer c’est faire en sorte qu'un fichier soit
une information fiable, facile à trouver et répondant à
des contraintes techniques.
s'A'- Au-delà d'un chemin d'accès de 256 caractères, je ne peux plus
ouvrir ou rder mon
J'utilise des abréviations (en majuscule)
J'utilise uniquement des chiffres, des lettres et des * "en
substitution d'espace vide
Je date en format aaaammi
J'identifie les différentes versions (V1, V2, VP VF)
TOVNNON Je n'utilise pas de mot vide ou vague : le, la, divers, anciens
+ 283 caractères + mots vides + dossier nominatif - espaces vides - lettres accentuées 4 ;
Dhaction. Series voirie Dossiers Patrg a Dééqsen ESS MOGO_2010 à 2018 Conteat_gigné le O7-Annexe 10-grilae-taréaires- CAS Es Satonreemnt AS mere 26-2019 aopicablabdsieetc Less Pere DDR Lun contratusqu au ter ocobre2019 PDF
= L 2 2 = = me C2 [2 E
pen Senice_ vor, Stanon remet os DSP _soissest 2019 2010 INDIGO\ 20190528 comaft 07_Annexet0_grile_tarifaire
= © 2 Ce ce E2 = 2 E
Ci Investissons un peu de temps aujourd'hui
pour en gagner demain !
RÉSULTATS
Mes documents sont identifiés, fiables et organisés.
Ils peuvent intégrer PAM'AGGLO pour être archivés !
7
Cet mec mme mere CAT
Mes documents sont MAL identifiés ou organisés.
Les données qu'ils renferment sont illisibles ou inaccessibles !
Lv
Mn Archives :0 trier Essayez de
TT DACIACgation termnÂte
veus de docort 8)
2 DAC Canon service-pubic = f
In Statonnement
@
B. POLITIQUE DE NOMMAGE DES DOCUMENTS D’ACTIVITES COMMUNE AU
TERRITOIRE Documents - Chantier prototypage > 01 DocsRessources > 02 DocFonctionnels
T Charger Y Æ Modifier en mode grille (Æ® Partager © Copierlelien À Télécharger
EEE
B
Nom +
01_ArbrePositionnement
02 Metadonnees
03_ReglesGestion_CycleDeVie
04_DroitsUtilisateurs
05_Versements
06 _Elimination
07_Connecteur_Flux
08_Plateforme
PAM_FM-06_MO_MOD.docx
PAM_MO-
15_recherche_comVP.docx
Créé +
21 avril
21 avril
21 avril
21 avril
21 avril
21 avril
21 avril
21 avril
21 avril
Il'y à 4 jours
Modifié + Modifié par
ANGNIER Manon
ANGNIER Manon
ESSON Guillemette
ANGNIER Manon
ESSON Guillemette
ANGNIER Manon
ESSON Guillemette
ANGNIER Manon
ANGNIER Manon
ANGNIER Manon
C. DOCUMENTATION FONCTIONNELLE DE LA PLATEFORME ET MAPPING DES PROCESSUS ET TABLE DE
CONCORDANCE LE SESion D" . NES * , 7 MAURECOURT ile OSNY sai
*::a99l0 £risement € comes /Es JOUY Menutdürts” (@ LS y MPONTOISE Vaureal è Vsur-dise” 5 suR-OIsE &
Catég Meta BlocMeta Balise Cardinalité Commentaires Saisie manuelle Liste d'autorité Appi métier (balise) APP Vitam (V8) Process RéfUA Nom appli+balise MétaïTransfert MetaManag |ManagementMetadata ArchivalProfile * 1 Règles dans PA/MétaG E dans RESIP Id PA Métaïransfert MetaMan ManagementMetadata Acquisitioninformation * 1 Règles dans PA/MétaG Ei dans RESIP MétaTransfert MetaMan ManagementMetadata LegalStatus * 1 Règles dans PA/MétaG dans RESIP PublicArchives MétaTransfert MetaMan ManagementMetadata OriginatingAgencyldentifier * 1 Règles dans PA/MétaG dans RESIP RefAgents Métaïransfert MetaManag |ManagementMetadata SubmissionAgencyldentifier * 1 Règles dans PA/MétaGlobalesEtendues dans RESIP RefAgents
MétaTransfert M MessageType Messageldentifier* 1 Entête dans PA/MétaGlobales dans RESIP
MétaïTransfert MessageTyp Comment* 1 Entête dans PA/MétaGlobales dans RESIP
MétaïTransfert MessageType Date* 1 Entète dans PA/MétaGlobales dans RESIP
MétaïTransfert MessageType ArchivalAgreement* 1 Entète dans PA/MétaGlobales dans RESIP Id Contrat entree
MétaïTransfert MessageType ArchivalAgency* 1 Entète dans PA/MétaGlobales dans RESIP RefAgents
MétaTransfert MessageType TransferringAgency* 1 Entète dans PA/MétaGlobales dans RESIP RefAgents
MétaïTransfert É MessageType CodeListVersions* 1 Entète dans PA/MétaGlobalesEtendues dans RESIP
=> INSERER les blocs ci-dessous en fonction du type d'UA: dossier/fichier / REPORTER dans colonne B le numéro d'UA référencé dans onglet DossierType
DOSSIER UAI MetaGestion |AccessRule Ruleld 1 Unite d'archives dans PA/RESIP Ref gestion
DOSSIER UAI MetaGestion | AppraisalRule Ruleld Unite d'archives dans PA/RESIP
DOSSIER = UAI MetaDescri |Content Title* Unité d'archives dans PA/RESIP
DOSSIER UA1 MetaDescri |Content DescriptionLevel* Unité d'archives dans PA/RESIP RecordGrp
DOSSIER UAI MetaDescri |Content StartDate Unité d'archives dans PA/RESIP
DOSSIER UA1 MetaDescri__|Content autre si besoin Unité d'archives dans PA/RESIP FICHIER UA3 MetaDescri |Signinginformation SigningTime Unite d'archives dans PA/RESIP FICHIER UA3 MetaDescri |Content Title* Unité d'archives dans PA/RESIP FICHIER UA3 MetaDescri |Content DescriptionLevel* Unité d'archives dans PA/RESIP Item DOSSIER UA MetaDescri |Content autre si besoin Unite d'archives dans PA/RESIP RecordGrp FICHIER UA3 MetaDescri |BusinessGroup Function Unite d'archives dans PA/RESIP FICHIER UA3 MetaDescri |Coverage Spatial Unite d'archives dans PA/RESIP FICHIER 8 UA3 MetaDescri |Event EventDetail Unité d'archives dans PA/RESIP FICHIER UA3 MetaDescri |Keyword KeywordContent Unité d'archives dans PA/RESIP FICHIER UA3 MetaDescri |PersonOrEntityGroup FullName Unité d'archives dans PA/RESIP FICHIER UA3 MetaTech Filelnfo CreatingApplicationName Unite d'archives dans PA/RESIP FICHIER UA3 MetaTech Formatidentfication MimeType Unité d'archives dans PA/RESIP FICHIER UA3 MetaTech DataObjectReference DataObjectGroupReferenceld DatalbjectGroup dans PA/RESIP
DossierTvne Grille MetaSeda SFNA Balises liste autorités Listedéraulante . € D)
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 26 AL *# 7m, MAURECOURT “*agadlo £.: COURDIMANCHES, /Ev: SOUY Ville de D?
229910 Boisement cergy Ga JT Menucourt
Marchés publics (service achats)
REÉPHEEERE EE Hchats : H Règles nommage
Service demandeurAchat : CC
Guriste) Î : Règles nommage pièces K H marchés
r 1 .
Service demandeur/Achat ! Pubcagon sur [5
(gestionnaire)
B —
Service demandeur/Achat H/Achats (gestionnaire) Dossier SEQUESTRES AVIS pour dépot sequestre épôt automatique viæ 6" "vs + pe
Mise à disposition du
service pour analyse
s ; LutAd dans répertoire : H
. Commun / scan public Guriste)
Service dernandeur/Achat
Guriste) H/Achats Règles nommage pièces
marchés
Dossier type
Quriste)
Service demandeurfAchat e parapheur (gestionnaire) libiriciel
: Qc rc
Service demandeur/Achat : sus.
: marchés
Dossier type
H'ArchivesSignees
euville
Oise
OSNY
D
a, o : =
(ARBRE DE PO SITIONNEME : PLAN DE CLASSEMENT |): EMENT Contrat entrée uniquement 3 Métadonnées de gestion ; ap VERS h . Pas de métadonnées Métadonnées descriptives F ; ointera vers 222 Pas de service agents . Service agents H Su! po
ACHATS ; :
. ass Es
; : > O1_ACHAT " : : 02_DCE
; ! —> 03_PASSATION
: : > 04_ANALYSE
5 : #6 PIÈCES MARCHES _NOTIFIE| : F > 06_EXECUTION
; ! L_+f 07_CORRESPONDANCE
02SEQUESTRES À: | = : NumMarche_Descrioëf
—P] 03_MARCHES SIGNES ELE E - NumMarche_Descriptif
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 27 COMMENT
Fichier de suivi de
l'installation
Faire liste des primo
accédant de chacune
dans organisation
MO gestion des utilisateurs
MO Dépôt de l'arbre de
positionnement + modif
SIP Type de l'arbre de
positionnement pour les petites
communes.
À établir à partir du catalogue
MO règles de gestion
CSV dispo pour import
MO services agents (=
les acteurs SEDA du
versement)
MO gestion des utilisateurs
MO Versement via Resip
DEMARRAGE DE PAM'AGGLO
PAS-A-PAS
Vitam V8_POC vierge
Y
Création d'une organisation + 1 coffre par collectivité + le profil
d'un utilisateur de l'organisation qui a tous les droits dans le
coffre
En prod voir comment on a une base de test?
\
Le primo acc définit les droits utilisateurs pour les utilisateurs
archives et informatique (métiers) => non lié à l'arbre de
positionnement
L 4
Import de l'arbre de positionnement (=cadre
de classement)
LA
Import du csv des règles de gestion ou saisie
manuelle
Création des service agents
4
Création des utilisateurs impliqués dans le
versement (si nécessaire) pour tester accessibilité
des données (pour consultation)
Premier versement manuel (Resip) avec contrat
entrée IC-000002 : entrée à blanc, quand ok, dépôt
classique.
QUI
SCSI Agglo
PrimoAccedant : Il liste les autres
utilisateurs de son organisation ;
recommandations de désigner 2
primo acc => à mentionner dans
politique d'archivage
Primo accédant
Primo accédant ou agents avec
profils archiviste (pas informatique)
Primo accédant ou agents avec
profils archiviste (pas informatique)
Primo accédant ou
agents avec profils
archiviste (pas
informatique)
Primo accédant ou agents avec
profils archiviste (pas informatique)
Primo accédant ou agents avec
profils archiviste (pas informatique)
D. PRINCIPES DE MISE EN PLACE D’UNE NOUVELLE ORGANISATION OU D’UN
NOUVEAU TENANT E. SPECIFICITES CHAPEAU FONCTIONNELLES DE LA PLATEFORME VIII. GLOSSAIRE
Termes Définition Commentaires
Administrateur de la plateforme
Pam’Agglo
A notamment en charge la gestion et le maintien des systèmes
informatiques, des réseaux. Il/elle assure la sécurisation, la
surveillance et la résolution des problèmes liés aux infrastructures.
Chaque commune est administrateur de son tenant.
AIP Paquet de données (archives) conservé dans la plateforme Pam’Agglo. Archival Information Package
API
Interface logiciel qui permet de connecter un logiciel ou un service
à un autre logiciel ou service afin d'échanger des données ou des
fonctionnalités
Permet la communication entre logiciels
Arbre de positionnement
Dans VITAM, l’arbre de positionnement est un outil (facultatif)
pour réaliser une organisation des fonds, permettant aux services
Archives et aux utilisateurs de rechercher un fonds dans une
organisation globale.
Peut se comparer aux plans de classements dans l'univers
papier.
Archives publiques
Ensemble des archives et données produites, reçues par toute
personne, physique ou morale, exerçant une mission de service
public ou tout service ou organisme public.
Réglementées par le code patrimoine
Autorité de contrôle
Archives départementales du Val d'Oise et des Yvelines. Le
directeur exerce le contrôle scientifique et technique sur la
gestion des archives publiques dans les collectivités territoriales ; il
est amené, entre autres, à valider les bordereaux d’élimination. tt Ce pm MAURECOURT > 4 & 4 A, A # v is a (te euville OSNY SE Étant co qy LOMME Eau" SOUY Menu 4 @ ESS PONTOISE Me] Väviréal L'AUMONE
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 31
DIP Paquet d'archives sortant du SAE sous forme d'arborescence. On utilise cette procédure pour communiquer ou restituer des archives
DUA Durée d'utilité administrative
Durant ce temps les archives sont conservées par les
producteurs ou par les archives pour utilisation ou
consultation. A son terme, les archives peuvent être détruites
ou conservées.
Manifest Fichier en langage XML contient le message de transfert qui accompagne les unités d'archives. Le message de transfert est composé d'un ensemble de
données, métadonnées qui concerne également les échanges
et accords entre les protagonistes du transfert.
Mapping des données Mise en relation des métadonnées des applications métiers avec les métadonnées du SEDA. Table de concordance dans le projet Pam’Agglo
Métadonnées
Ce sont des informations relatives à d'autres données. Elles
décrivent les données, qui les a créées et quand, et à quoi elles
font référence.
Sur la description d'une photo, l'horodatage et les spécificités
de l'appareil utilisé peuvent être considérées comme des
métadonnées.
NF Z 42013 Norme Française qui définit les règles pour la conservation des documents électroniques. La norme NF Z 42013 renseigne les règles d'intégrité, d'authenticité, de fiabilité et de lisibilité des documents.
OAIS
Norme Open Archival Information System ou OAIS (Système
ouvert d'archivage d'information) est un modèle conceptuel
destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme
de documents numériques. Après une première version publiée
en 2002, l'OAIS est enregistré en 2012 comme norme ISO sous la
référence 14721:2012.
La norme OAIS est essentiellement constituée d'un glossaire et
d'une définition des principaux concepts, des responsabilités
liées à la mise en place d'une archive OAIS, de deux modèles
détaillés — modèle fonctionnel et modèle d'information — ;
des perspectives de pérennisation et de l'interopérabilité entre
les archives OAIS. tt Ce pm MAURECOURT > 4 & 4 A, A # v is a (te euville OSNY SE Étant co qy LOMME Eau" SOUY Menu 4 @ ESS PONTOISE Me] Väviréal L'AUMONE
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 32
Opérateur d'instance
Sur la plateforme Vitam, la CACP est opérateur d’instance, elle
peut :
Créer les organisations
Créer le propriétaire des éléments de preuve et le coffre associé
Ajouter un ou plusieurs coffres
Modifier une organisation
Modifier un propriétaire
Elle ne peut pas accéder aux données et au paramétrage
interne à chaque organisation ; sauf pas subrogation.
Profils d'archivage Un outil de contrôle des versements exprimé en xml ou en json selon le standard SEDA On y trouve les choix techniques pour décrire, organiser nos
versements avec des caractéristiques communes. Il contrôle
plutôt les flux automatiques.
Profils documentaires API pour créer les profils d'archivage "PA", profil d'unité archivistique "PAU" On le retrouve dans la tuile "Référentiels"
Référentiel Règles de gestion Ensemble des règles qui concerne le cycle de vie des archives
Exemple (en français et en SEDA) : durée d’utilité courante
(StorageRule), durée d’utilité administrative (AppraisalRule),
délai de
communicabilité (AccessRule), délai de réutilisation
(ReuseRule), délai de diffusion
(DisseminationRule)
Référentiel Service agents Liste l’ensemble des services producteurs et versants des unités archivistiques conservées dans la solution logicielle Vitam.
Resip
Application qui permet de construire et manipuler des structures
arborescentes d’archives, d’en éditer les métadonnées, de les
importer et exporter sous la forme de SIP.
Il aide à l'organisation, à la description et l'enrichissement des
archives avec des données et métadonnées selon le standard
SEDA implémenté dans Vitam.
SAE Système d'archivage électronique e
2; COURDIM A LPO # 7m MAURECOURT L pres e
o
Beisement cergy NOR Est JOUY Menucourti (F-) (pSeue Fo HPONTOISE Re X Vi <
Politique d’archivage électronique du territoire cergypontain 33
SEDA
Standard d’Echange de Données pour l’Archivage (SEDA) visant à
faciliter l’interopérabilité entre le système d’information d’un
service d’archives et les systèmes d’information de ses partenaires
dans le cadre de leurs échanges de données.
Permet la gestion et l'échange de documents électroniques de
manière sécurisée. L'authenticité des documents et leur
intégrité sont ainsi garanties.
Service producteur Organisation ou entité qui crée ou génère des informations et des documents dans le cadre son activité professionnelle.
SIP
Ensemble constitué d'un manifeste et d'un dossier ou une
arborescence contenant des fichiers numérique formant le paquet
à déposer dans le SAE.
Il se présente dans un fichier compressé (ZIP)
VITAM UI Interface utilisateur du SAE Vitam
VITAM Moteur du SAE ou back office Celui qui réalise en_ est
Responsible la tâche Consulied EE UoNnE
MATRICE RACI nes
Es. Celui qui valide Celui qui est Informed informé
Commentaires
Non / Oui Si oui, confiée ou répartie ? Si confiée : à qui ? Elus DG Serv prod. RefArch RefProjet ArchM RefArch ServArch RefProjet ArchM ServArch DSI-DMSI SuiviPro DMSI ExploitSAE ADVO MOE PrestaExt
ACTIVITÉS LIÉES À LA GOUVERNANCE o o o o o o o o o o o o o o Définir et gérer l'offre archivage mutualisée PAM'Agglo o o o o o o o o o o o o o o Définir la gouvernance Oui confiée à Chef de projet fonctionnel I C C C C I Proposer l’ordre du jour du COPIL Oui confiée à COTECH I C C C C I Chefs de projet technique et chef de projet fonctionnel Proposer l’ordre du jour du COTECH Oui confiée à Chef de projet fonctionnel I C C C C I Chefs de projet technique et chef de projet fonctionnel Proposer l’ordre du jour du Comité Flux Oui confiée à Chef de projet fonctionnel C C C C Chefs de projet technique et chef de projet fonctionnel Piloter l'activité Oui confiée à Chef de projet fonctionnel C C C C Coordonner et animer les échanges et les décisions entre les partenaires Oui confiée à Chef de projet fonctionnel I C C C C I Définir la stratégie de déploiement et les prérequis Oui confiée à COPIL I C C C C C Arbitrer sur l'entrée d'un nouveau partenaire Oui confiée à COPIL A A I I I I I Mettre en place et suivre les indicateurs collectifs (utilisation, satisfaction), pour suivre la mutualisation… Oui confiée à COPIL I C C C C I Gérer la feuille de route Oui confiée à Chef de projet fonctionnel C C C C Identifier et décrire un besoin d'évolution Oui confiée à COTECH C C C C Arbitrer / Décider des évolutions Oui confiée à COPIL R C C C C I Planifier les évolutions Oui confiée à COTECH C C C C Suivre la mise en place des évolutions Oui confiée à Exploitation DMSI I I I R/A Définir la sécurité et les niveaux de services : définir et mettre en œuvre la PSSI, le PCA, le PRA Oui confiée à Exploitation DMSI R/A Gérer les relations avec les prestataires et éditeurs - exécution administrative et financière du ou des marchés Oui confiée à Chef de projet fonctionnel C C C Déposer les dossiers annuels de financement pour les futurs flux (AAP ANET) Oui confiée à Chef de projet fonctionnel I C C C Assurer la veille juridique/archivistique et technique (notamment sur les technologies et les formats) Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I R/A R/A R/A C Assurer le suivi opérationnel du SAE pour le compte de la collectivité Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I R/A R/A R/A C Définir et mettre en œuvre la politique d'archivage électronique de la collectivité o o o o o o o o o o o o o o Fournir les éléments nécessaires pour définir la politique d’archivage électronique Oui répartie entre tous Chef de projet fonctionnel C C C C C Créer et mettre à jour les tableaux de gestion : fixer les DUC, les DUA, le SF, les règles de communicabilité Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C I R/A R/A R I Rédiger la politique d’archivage électronique Oui répartie entre tous Chef de projet fonctionnel C C C I C Valider la politique d’archivage électronique Non A A C R/A C A I ACTIVITÉS DE MISE EN PLACE (MODE PROJET) o o o o o o o o o o o o o o Mettre à disposition la plateforme PAM'Agglo (On Premise) o o o o o o o o o o o o o o Commander le matériel Oui confiée à Exploitation DMSI R/A Installer les machines Oui confiée à Exploitation DMSI R/A C Mettre à disposition et exploiter les locaux (salle, climatisation, énergie, réseau, sécurité) Oui confiée à Exploitation DMSI R/A Assurer l'installation applicative Oui confiée à INFOGERANT
Installer Vitam Medium dans l'environnement de pré-production Oui confiée à INFOGERANT I A R/A
Installer Vitam Medium dans l'environnement de production Oui confiée à INFOGERANT I A R/A
Installer Pastell dans l'environnement de pré-production Oui confiée à Equipe projet technique (DMSI+DSI communes) I R/A
Installer Pastell dans l'environnement de production Oui confiée à Equipe projet technique (DMSI+DSI communes) I R/A Documenter l'installation o o o o o o o o o o o o o o
DAT Oui confiée à Chef de projet technique R/A R/A
DEX Oui confiée à Chef de projet technique R/A R/A
Documentation d'installation Oui confiée à Chef de projet technique R/A R/A
DGTS (42-o13) Oui confiée à Chef de projet technique R/A R/A Adhérer à PAM'Agglo o o o o o o o o o o o o o o
Adhérer au SAE (conventionnement, contrat de service, annexes) Non R/A C R/A I C
Valider les conventions et les annexes Oui confiée à Chef de projet fonctionnel A A R/A C R/A C A
Mettre en place le tenant et former les utilisateurs Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé A R/A R/A R C R
Gérer un projet de versement o o o o o o o o o o o o o o Gérer un projet de versement manuel (scénarii 1) o o o o o o o o o o o o o o
Paramétrer les référentiels dans le SAE (agents, règles de gestion, arbre de positionnement et/ou plan de classement, contrat d’entrée) Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R Paramétrer les profils utilisateurs dans le SAE et créer les comptes utilisateurs Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I C R/A R/A R
Rédiger le contrat de service Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C C R/A R/A R
Approuver le contrat de service et former les utilisateurs Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé A C R/A R/A R Rédiger les spécifications et mettre à jour les paramétrages VITAM Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R
Décrire l’arborescence dans RESIP (minimum : métadonnées obligatoires) Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R
Exporter le SIP Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R
Exporter les métadonnées au format CSV Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R
Déposer le versement dans VITAM (SIP ou module de collecte) Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R Gérer un projet de versement par le module de collecte (scénarii 2) o o o o o o o o o o o o o o
Paramétrer les référentiels dans le SAE (agents, règles de gestion, arbre de positionnement et/ou plan de classement, contrat d'entrée) Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R Paramétrer les profils utilisateurs dans le SAE et créer les utilisateurs Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I C R/A R/A R
Rédiger un profil d’archivage (si besoin) Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C R/A R/A R
Rédiger le contrat de service Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C C R/A R/A R Approuver le contrat de service et former les utilisateurs Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C C R/A R/A R
Déposer le projet de versement dans le module de collecte Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R A A R
Enrichir les métadonnées obligatoires et valider le projet dans le module de collecte Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R
Approuver le versement dans le module de collecte Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé A A R Exporter les métadonnées en CSV Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C R/A R/A R
Déposer dans VITAM (SIP ou module de collecte) Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé A A R Gérer un projet de versement par flux (scénarii 3) o o o o o o o o o o o o o o
Interroger l’éditeur sur l’existence d’un flux vers Pastell (bibliothèque Pastell) si le logiciel est mutualisé Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I C C R/A R/A C
Interroger l’éditeur sur l’existence d’un flux vers Pastell (bibliothèque Pastell) si le logiciel est déployé dans une seule commune Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C C C R/A I C Établir une demande de devis pour un projet de demi connecteur selon le CCTP type (spécifications attendues) Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I R/A R/A R R/A I
Valider le devis et arbitrer si nécessaire Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé A C R/A R/A R R/A I Cadrer le projet : description du flux, modalités, récupération des métadonnées, etc. Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R R/A I C
Rédiger et finaliser les spécifications Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R I I C
Réaliser un jeu de test sur la plateforme de test de l’application Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R A I R/A Paramétrer VITAM Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R I R/A
Paramétrer ARCADE (si ARCADE) Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R R/A Paramétrer Pastell Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C C R/A
Recetter et valider le flux pilote Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R R/A R/A Mettre en œuvre la partie technique (connecteurs, implantation des profils si nécessaire) Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I C C R/A I R/A
ACTIVITÉS DE MAINTENANCE ET DE FONCTIONNEMENT RÉGULIER o o o o o o o o o o o o o o Assurer l'exploitation technique de PAM'Agglo o o o o o o o o o o o o o o Fournir et gérer les matériels informatiques (OS, serveurs, réseaux, locaux) pour faire fonctionner le SAE Oui confiée à Exploitation DMSI R/A C Réaliser les sauvegardes Oui confiée à Exploitation DMSI R/A Contrôler et superviser l'infrastructure Oui confiée à Exploitation DMSI R/A Assurer les montées de version système (OS,antivirus,..) Oui confiée à Exploitation DMSI I I R/A C Assurer les montées de version de Vitam en pré-production Oui confiée à Chef de projet technique C I A R/A Assurer les montées de version de Vitam en production Oui confiée à Chef de projet technique C I A R/A Assurer les montées de version Pastell en pré-production Oui confiée à Equipe projet technique (DMSI+DSI communes) I C R/A
Tâches mutualisées Tâches propres à chaque partenaire —= — I MEL TULL
—Î} — its —
Assurer les montées de version Pastell en production Oui confiée à Equipe projet technique (DMSI+DSI communes) I C R/A Assurer les montées de version Pastell interfaces (versement) en pré-production Oui confiée à Equipe projet technique (DMSI+DSI communes) C R/A C
Assurer les montées de version Pastell interfaces (versement) en production Oui confiée à Equipe projet technique (DMSI+DSI communes) C R/A C Gérer les pannes / Assurer la continuité de service (OS, système) Oui confiée à Chef de projet technique I R/A C
Gérer les pannes / Assurer la continuité de service Oui confiée à Chef de projet technique I R/A C Tenir à jour la documentation technique (DAT, manuel exploitation, wiki…) Oui confiée à Chef de projet technique R/A R/A R/A Maintenir le SAE en condition opérationnelle o o o o o o o o o o o o o o
Assister les utilisateurs (assistance fonctionnelle) Oui confiée à Chef de projet fonctionnel I R R R I Maintenir les contrats d’interface (côté SAE en cas de montée de version du SAE) Oui confiée à Chef de projet fonctionnel R R R R R
Définir le besoin de maintenance réglementaire et évolutive de l'application Vitam Oui confiée à Chef de projet technique C R/A R/A R I R/A C Maintenance corrective, préventive, réglementaire de Vitam Oui confiée à Chef de projet technique I I I I I I I R/A C Gérer le SI de la collectivité en vue de l'archivage électronique o o o o o o o o o o o o o o
Gérer l'interopérabilité des applications métiers avec le SAE o o o o o o o o o o o o o o Faire évoluer les applications métier Non C C C R/A
Développer et maintenir les connecteurs depuis les applications métier vers le SAE Non I C C R/A Configurer l'accès au SAE depuis le SI de la structure Non I R/A R/A I R/A Assurer la gestion documentaire et la veille de Pam'Agglo o o o o o o o o o o o o o o
Rédiger les nouveaux documents Oui confiée à Equipe projet fonctionnelle (SA-CACP+SA-communes R/A R/A R/A R/A R/A R/A Mettre à jour la documentation Oui confiée à Equipe projet fonctionnelle (SA-CACP+SA-communes R/A R/A R/A R/A R/A R/A
Suivre et mettre à jour la documentation en fonction des évolutions réglementaires, techniques et fonctionnelles Oui confiée à Equipe projet fonctionnelle (SA-CACP+SA-communes R/A R/A R/A R/A R/A R/A Assurer la gestion documentaire et les audits métiers o o o o o o o o o o o o o o Définir les périmètres prioritaires Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C R/A R/A C C
Analyser les processus métiers pour établir les scénarios de versement dans le SAE Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I R/A R/A Transmettre les outils permettant d’améliorer la gestion documentaire dans les services Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I R R/A R/A
Appliquer les recommandations Non R R R/A R/A Identifier les métadonnées descriptives et archivistiques ainsi que le niveau de description Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A Assurer les opérations courantes liées à l'archivage o o o o o o o o o o o o o o
Administrer le tenant de la collectivité Oui o o o o o o o o o o o o o Maintenir et faire évoluer les référentiels (formats, mots-clés), les utilisateurs et habilitations Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R
Produire et analyser les indicateurs statistiques Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R
Contrôler la gestion courante du SAE (collecte, sélection, classement) : vérification des règles en vigueur et du respect des normes Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R Rédiger et maintenir la documentation fonctionnelle du SAE et des processus d'archivage Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R
Assurer la communication des archives o o o o o o o o o o o o o o Permettre la recherche et la consultation des documents Non I I R/A R/A R
Mettre à disposition les archives (DIP) Non I I R/A R/A R Mettre en œuvre les restitution d'archives au service producteur Non C I R/A R/A R Procéder à l'élimination des archives o o o o o o o o o o o o o o
Préparer la campagne d’élimination dans VITAM (périmètre métier ou période) Non I R/A Éditer le bordereau d’élimination Non R/A
Délivrer les autorisations et visas réglementaires : validation d’externalisation, visas d’élimination, avis sur dérogation… Non A R A Corriger les éléments après retour du BEL Non R/A I
Réaliser l’opération de destruction Non R/A
Accompagner le changement o o o o o o o o o o o o o o Sensibiliser/former au numérique, à l'archivage électronique o o o o o o o o o o o o o o
Accompagner les services producteurs dans leur gestion documentaire Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C R/A R R/A R
Accompagner la dématérialisation des processus en intégrant la problématique d'archivage électronique (gestion du cycle de vie et des métado Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I C C C R/A R/A
Auditer et identifier les pratiques à risque Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C C R/A R/A R R/A R/A
Former les utilisateurs aux processus d'archivage Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I R/A R R/A R R/A R/A Former les utilisateurs o o o o o o o o o o o o o o
Former les administrateurs techniques Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A
Former les administrateurs fonctionnels Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R/A R/A R/A
Former les utilisateurs au SAE Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé R/A R/A R/A R/A R/A
Auditer et contrôler le SAE o o o o o o o o o o o o o o Prévoir et mettre en œuvre des procédures et moyens de contrôle interne du système Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé C R/A R/A R R/A C R/A
Planifier et organiser les audits Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I C R/A R/A R R/A C
Vérifier la conformité à la politique d'archivage Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I C R/A R/A R R/A C R/A
Contrôler les conditions de conservation et l'application des règles et des procédures garantissant la sécurité et la sûreté des archives Oui répartie entre tous Archiviste mutualisé I C R/A R/A R R/A R/A R/A