Déliberation - DELIBERATION 29 ANNEXE

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Déliberation - DELIBERATION 29 CONVENTION ADHESION CENTRALE ACHAT

Déliberation - DELIBERATION 29 ANNEXE Document publié le Lundi 9 octobre 2023 par la commune de Boujan-sur-Libron. Lien du pdf (Déliberation - DELIBERATION 29 ANNEXE)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit, Envoyé en préfecture le 20/06/2024

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VaL' D'OISE

el Je Numérique

Focus Numérique

Centrale d'achat territoriale

VaL D'OISE

el Je Numérique Syndicat mixte ouvert

Convention d’adhésion à la

Centrale d’Achat du Syndicat Mixte

Val d'Oise Numérique

de XXX

Logo de l'adhérentEnvoyé en préfecture le 20/06/2024

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Convention d’adhésion à la Centrale d’Achat du syndicat Val d'Oise Numérique 2/9Envoyé en préfecture le 20/06/2024

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Convention d’adhésion à la Centrale d’Achat du syndicat Val d'Oise Numérique 3/9

ENTRE :

Le Syndicat Val d’Oise Numérique (VONum), au titre de la Centrale d’Achat Focus Numérique, ayant son siège à Hôtel du Département - 2, avenue du Parc – CS 20201 - 95032 Cergy-Pontoise Cedex, représenté par Monsieur Pierre-Edouard EON agissant en qualité de Président, dûment mandaté par la délibération n°23-033 du 9 octobre 2023

Ci-après dénommée la « Centrale », « VONum »,

D’UNE PART,

ET :

[…],

ayant son siège […], représenté par Monsieur/Madame […] agissant en qualité de […], dûment mandatée par la délibération du

Ci-après dénommé l’« Adhérent »,

D’AUTRE PART,

Ci-après, désignés collectivement les « Parties » ou individuellement la « Partie ».Envoyé en préfecture le 20/06/2024

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Convention d’adhésion à la Centrale d’Achat du syndicat Val d'Oise Numérique 4/9

EXPOSÉ PRÉALABLE

La constitution d’une Centrale d’Achat présente un intérêt économique certain à travers la réalisation d’économies d’échelle ; elle garantit, par ailleurs, un approvisionnement constant de ses adhérents et l’accès à des solutions techniquement pertinentes ; elle permet, en outre, la traçabilité et la conformité du processus d’achat et sa mutualisation ; enfin, elle exonère les acheteurs qui y recourent, de toute obligation de publicité et de mise en concurrence préalables à l’achat public dès lors que la Centrale d’Achat garantit la légalité des opérations de passation et d’exécution des marchés publics auxquels ils recourent.

La Centrale d’Achat permet de garantir des procédures sécurisées et facilite l’accès à une offre technique cohérente et adaptée aux besoins des acteurs publics, quelle que soit leur localisation géographique dès lors qu’ils ont délibéré favorablement pour y adhérer.

Val d’Oise Numérique (VONum), Syndicat mixte ouvert et à la carte, est un établissement public administratif qui agit dans le domaine de la transformation numérique du territoire au titre de sa compétence générale L1425-1du Code Général des Collectivités Territoriales transférée par ses membres, mais aussi au titre de ses compétences facultatives mises en œuvre par délégation de compétences de ses membres associés.

Dans une logique de mutualisation des achats et de partage d’expertise entre acteurs publics, Val d’Oise Numérique s’est engagé par délibération n°16-017 du 24 mars 2016 dans un processus de création d’une Centrale d’Achat portant sur les travaux, les équipements et les services numériques.

Crée par délibération n°17-008 du 17 février 2017 du Syndicat Val d’Oise Numérique, la Centrale d’Achat territoriale Focus Numérique est opérationnelle depuis le 1er janvier 2018. Fonctionnant sur le mode juridique de l’intermédiation contractuelle et sur la base du volontariat de ses adhérents, elle applique des frais de gestion fixés par délibération du Syndicat.

La Centrale d’Achat Focus Numérique se veut au plus près des besoins des acheteurs publics : - Intermédiation contractuelle

- Adhésion par simple délibération

- Absence de ticket d’entrée

- Transparence des frais de gestion

- Accompagnement des adhérents

- Sécurisation des procédures d’achat

- Suivi de l’exécution des marchés

- Vérification de la conformité des commandes

- Veille technologique et juridique

- Clauses sociales ambitieuses

Pour cela, le Syndicat se charge de réaliser, après avoir pris le temps de recenser les besoins de ses adhérents ou dans le cadre d'une initiative propre, la passation d’accord-cadre et de marchés publics permettant d'offrir une réponse rapide, économique et efficiente adaptés aux besoins de ses adhérents. Une fois l’accord-cadre mono-attributaire signé entre le Titulaire et Val d'Oise Numérique en qualité de Centrale d'Achat, chacun des adhérents pourra bénéficier des tarifs et des conditions obtenues lors de la passation de bons de commandes directement auprès du Titulaire du marché.

L’ensemble est soumis au Code de la Commande Publique en vigueur au 1er avril 2019.1.1

1.2

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Convention d’adhésion à la Centrale d’Achat du syndicat Val d'Oise Numérique 5/9

 Considérant les dispositions des articles L2113-2 et suivants du Code de la Commande Publique de 2019 ;

 Considérant la délibération n°17-008 du 17 février 2017 de VONum fixant les modalités initiales d’organisation et de fonctionnement de la Centrale d’Achat fondée sur le volontariat de ses adhérents ;

 Considérant la délibération n°20-042 du 16 novembre 2020 de VONum fixant une cotisation annuelle à : o 5% du montant total de l’année précédant celle du versement de sa cotisation si l’adhérent est un pouvoir adjudicateur valdoisien ou un membre associé de Val d’Oise Numérique, o 7% du montant total de l’année précédant celle du versement de sa cotisation si l’adhérent ne remplit pas l’une des conditions précédentes ;

 Considérant la délibération n°23-003 du 7 avril 2023 de VONum ouvrant l’adhésion à la Centrale d’Achat à tout pouvoir adjudicateur soumis au Code de la Commande Publique sur le territoire national ;

 Considérant la délibération n°23-033 du 9 octobre 2023 de VONum approuvant l’ajout d’une modalité pour l’appel des contributions aux frais de gestion auprès des membres de la Centrale d'Achat ;

 Considérant la nécessité d’actualiser la convention d’adhésion afin d’intégrer les modalités nouvelles d’appel des frais de gestion ayant fait l’objet de la délibération n°23-033 du 9 octobre 2023 ;

Il a été élaboré et conclu, entre l’Adhérent et le Syndicat Val d’Oise Numérique, la présente Convention d’adhésion (ci-après la « Convention »).

CECI EXPOSÉ, IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT

Article 1 Objet et périmètre de la Convention

Objet de la Convention

La présente Convention a pour objet de définir :

 les modalités d’adhésion à la Centrale ;

 l’étendue des missions confiées à la Centrale ;

 les modalités de saisine de la Centrale par l’Adhérent ;

 les modalités de participation de l’Adhérent dans la définition des besoins ;

 les modalités de participation de l’Adhérent dans le suivi des procédures d’achat ;

 les obligations de l’Adhérent dans les procédures d’achat ;

 la participation de l’Adhérent aux frais de fonctionnement de la Centrale.

Périmètre de la Convention

1.2.1 Adhérents de la Centrale

Peut adhérer à la Centrale tout acheteur soumis au Code de la Commande Publique.

1.2.2 Activités d’achat prises en charge par la Centrale

La Centrale porte sur les infrastructures, les équipements et les services dans les domaines du numérique et de la transformation numérique vers un territoire connecté, intelligent, durable et de confiance.

A ce titre et au profit de ses Adhérents, la Centrale :

 passe des marchés publics destinés à ses Adhérents,

 conclut des accords-cadres de fournitures ou de services destinés à ses Adhérents,  passe des appels à projet destinés à ses Adhérents ou toutes autres procédures de mise en concurrence particulière prévues par des textes spécifiques, notamment en faveur de l’innovation,  passe des marchés subséquents destinés à ses Adhérents,

 conclut des partenariats, adhère ou participe à d’autres structures de mutualisation de la commande publique (groupements de commande, centrales d’achat, etc.).2.1

2.2

3.1

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Convention d’adhésion à la Centrale d’Achat du syndicat Val d'Oise Numérique 6/9

Article 2 Entrée en vigueur – Durée de la Convention

Entrée en vigueur de la Convention

La Convention entre en vigueur à compter de sa notification par la Centrale à l’Adhérent.

Durée de la Convention

La Convention est établie pour une durée indéterminée à laquelle il peut être mis fin dans les conditions définies par l’Article 6 de la Convention.

Article 3 Missions et obligations de la Centrale

Activité d’achat centralisée

La Centrale réalise, en fonction des procédures applicables, les missions suivantes :

 assister l’Adhérent dans le recensement de ses besoins ;

 recueillir les besoins de l’Adhérent et centraliser ses besoins en vue de la passation et de la conclusion de marchés publics (marchés ou accords-cadres) ;

 informer l’Adhérent de son intention de lancer une consultation par la transmission, par courrier électronique ou lettre recommandée, d’un avis de lancement de procédure dans un délai raisonnable avant la date prévisionnelle de lancement de la procédure par la Centrale.

Cet avis comprend :

o une description des commandes envisagées : qualification des prestations (travaux, fournitures et services) et description technique des prestations ;

o une description de la procédure envisagée : nature du contrat (marché ou accord-cadre), découpage des prestations (bons de commande, allotissement, etc.) et choix de la procédure (appels d’offres, procédure concurrentielle avec négociation, etc.) ; o un calendrier prévisionnel de passation ;

o un délai maximal imposé à l’Adhérent pour transmettre une évaluation de ses besoins.

 assurer l’ensemble des opérations nécessaires à la préparation et la passation de marchés publics dans le respect de la règlementation en vigueur, et notamment du Code de la Commande Publique en vigueur au 1er juin 2019.

A ce titre, la Centrale peut notamment :

o procéder à l’analyse et à la sélection des candidatures ;

o procéder à l’analyse et à la sélection des offres ;

o procéder à la régularisation éventuelle des offres ;

o engager, le cas échéant, toute éventuelle négociation avec les candidats retenus ;

 assurer l’ensemble des opérations nécessaires à la signature et à la notification de marchés publics dans le respect de la règlementation en vigueur ;

 informer l’Adhérent, dans les plus brefs délais, de l’entrée en vigueur des marchés publics conclus par courrier électronique et par lettre recommandée avec accusé de réception ;

 transmettre à l’Adhérent, dans les plus brefs délais, copie des marchés publics conclus, le cas échéant, en son nom et pour son compte ;

 à l’exception des accord-cadre mono-attributaire, assurer les remises en concurrence des titulaires des accords-cadres et conclure, par conséquent, les marchés subséquents ;

 engager toute négociation avec les titulaires des marchés publics, en vue de leur modification et conclure tout acte modifiant l’exécution des marchés publics (avenant notamment).3.2

4.1

4.2

4.3

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Convention d’adhésion à la Centrale d’Achat du syndicat Val d'Oise Numérique 7/9

Activité d’achat auxiliaire

La Centrale peut fournir à ses Adhérents, sur demande, une assistance à la passation de leurs marchés publics, qui peut notamment prendre l’une des formes suivantes :

 conseil sur le déroulement ou la conception des procédures de passation de marchés publics (notamment assistance dans la définition des besoins) ;

 préparation et gestion des procédures de passation de marchés publics au nom de l'Adhérent concerné et pour son compte.

Cette activité est nécessairement liée à l’activité d’achat centralisée de la Centrale, c’est-à-dire à la passation des marchés publics telle que décrite à l’article 3.1. de la présente Convention.

La Centrale peut assurer également un recensement sur le suivi des marchés passés par elle pour le compte de ses Adhérents, en vue notamment de prendre en compte les éventuelles difficultés survenues en cours d’exécution de ces marchés dans le cadre de la préparation et de la passation de futurs marchés. Elle informe, dans tous les cas, ses Adhérents des éventuelles difficultés d’exécution survenues dans le cadre des marchés passés par elle.

Article 4 Missions et obligations de l’Adhérent

Recensement des besoins par l’Adhérent

Dans le délai imposé par la Centrale, l’Adhérent transmet à la Centrale une évaluation de ses besoins, par courrier électronique ou par lettre recommandée avec accusé de réception, comprenant un état des besoins, sur le plan quantitatif et qualitatif, s’agissant des prestations à commander.

La Centrale n’est pas tenue de prendre en compte l’évaluation des besoins transmise après expiration du délai prévu à l’alinéa précédent.

Exécution des prestations

L’Adhérent s’engage à exécuter les prescriptions définies par les marchés publics conclus par la Centrale.

L’Adhérent s’engage à garder confidentielles les informations relatives aux conditions, notamment économiques, des prestations fournies/réalisées par la Centrale. Il lui est formellement interdit de transmettre les conditions techniques et financières des marchés à un tiers.

L’Adhérent est seul responsable de l’exécution des prestations commandées à compter de la notification des marchés publics. A ce titre, l’Adhérent supporte, seul et intégralement, les conséquences liées à un refus de commandes des prestations visées dans les marchés publics lorsqu’ils sont conclus en son nom et pour son compte par la Centrale. Toutefois, en cas de litige avec un prestataire, l’Adhérent peut solliciter l’intervention du Syndicat sur le fondement d’un exposé documenté de la situation litigieuse.

Paiement des prestations

L’Adhérent s’engage à assurer le paiement des prestations dans les conditions et selon les modalités définies par les marchés publics conclus par la Centrale.

L’Adhérent est seul responsable du paiement des prestations. A ce titre, l’Adhérent supporte, seul et intégralement, les conséquences liées à un retard ou un refus de paiement des prestations visées dans les marchés publics conclus par la Centrale.4.4

4.5

2.1

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9.2

Convention d’adhésion à la Centrale d’Achat du syndicat Val d'Oise Numérique 8/9

Information de l’Adhérent

En tant que de besoin, la Centrale invite l’Adhérent à participer à des réunions d’information sur les projets d’achat en cours ou à venir. A la demande de l’Adhérent, la Centrale peut présenter les marchés référencés aux différents services prescripteurs.

Information de la Centrale

L’Adhérent transmet à la Centrale, dans les plus brefs délais, toute information relative à des difficultés dans l’exécution des marchés publics conclus en application de la Convention. Dans le cas où le montant d’une commande serait jugé important au regard du plafond du marché, l’adhérent informera la Centrale afin d’en vérifier la compatibilité avec le plafond dudit marché. Toutefois réciproquement, la Centrale doit s'engager à suivre les seuils et le cas échéant alerter l'adhérent si le seuil est proche d'être atteint.

Article 5 Stipulations financières

Activité d’achat centralisée

En contrepartie du service rendu par la Centrale d’Achat, l’Adhérent lui verse une cotisation annuelle dont le montant est calculé de la façon suivante :

o 5 % du montant total des achats Hors Taxe de l’année échue (N), taux retenu pour les pouvoirs adjudicateurs valdoisiens ou les membres de Val d'Oise Numérique, o 7 % du montant total des achats Hors Taxe de l’année échue (N), si l'adhérent ne remplit pas la condition précédente.

Cette cotisation sera calculée sur l’assiette des achats mandatés sur l’exercice comptable précédent (année N) sur le fondement des déclarations des prestataires référencés dans la Centrale. A l’issue de ce processus, l’Adhérent sera destinataire de l’avis des sommes à payer émis par VONum.

En cas de différence entre le déclaratif des prestataires et le montant total des achats mandatés par l’Adhérent, une analyse des factures sera effectuée conjointement entre les Parties.

Possibilité de facturation directe des frais de gestion par le prestataire, attributaire du marché

Conformément à la délibération n°23-033 du Comité syndical du 9 octobre 2023, l’attributaire d’un marché de la Centrale d’Achat pourra effectuer directement, sur demande de l’Adhérent, la facturation des frais de gestion de la Centrale d’Achat après en avoir préalablement informé le Syndicat.

Lors de la déclaration annuelle (année N+1) du volume d’achats effectué par chaque Adhérent, le prestataire précisera le montant des frais de gestion directement facturés au titre des achats de l’année N. Le prestataire reversera à l’euro près au Syndicat les frais ainsi encaissés (hors TVA) au plus tard au 31 mai de l’année N+1.

Le Syndicat procédera alors au reliquat de frais de gestion dus par l’Adhérent non directement facturés par les différents prestataires ayant fait l’objet de commandes mandatées par les services de l’Adhérent.

Activités d’achat auxiliaires

Pour toutes missions ou prestations telles que définies à l’article 3 alinéa 2 de la présente Convention, les Adhérents versent à la Centrale une indemnisation correspondant au coût qu’elle a supporté pour l’exécution de ses missions ou prestations. Cette indemnisation sera déterminée au cas par cas par la Centrale, et approuvée par un avenant à la présente Convention.

En toute hypothèse, la Centrale peut décider de ne pas faire suite aux demandes qui lui sont présentées, tendant à l’exécution des missions ou prestations visées à l’article 3 alinéa 2 de la présente Convention.6.1

6.2

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Convention d’adhésion à la Centrale d’Achat du syndicat Val d'Oise Numérique 9/9

Article 6 Fin de la Convention

Résiliation à l’initiative de l’Adhérent

La Convention peut être résiliée à l’initiative de l’Adhérent par lettre recommandée avec accusé de réception. La résiliation ne prend effet qu’à l’expiration de la durée des marchés publics ayant fait l’objet d’une demande de commande à la date de réception de la lettre recommandée avec accusé de réception susvisée.

En tout état de cause, la résiliation ne prend effet qu’à l’expiration d’un délai de 8 semaines courant à compter de la date de réception de la lettre recommandée avec accusé de réception susvisée.

Résiliation à l’initiative de la Centrale

La Convention peut être résiliée par la Centrale en cas de manquements caractérisés de l’Adhérent à ses obligations au titre de la présente Convention.

La résiliation ne prend effet qu’à l’expiration de la durée des marchés publics ayant fait l’objet d’une demande de commande à la date de réception de la lettre recommandée avec accusé de réception susvisée.

En tout état de cause, la résiliation ne prend effet qu’à l’expiration d’un délai de 8 semaines courant à compter de la date de réception de la lettre recommandée avec accusé de réception susvisée.

Article 7 Résolution des différends

Les Parties s’engagent à trouver une solution amiable pour résoudre tout différend résultant de l’interprétation ou de l’application de la présente convention.

Toutefois, lorsqu’aucune solution amiable n’est possible, les Parties s’engagent à porter leur différend devant la juridiction compétente.

La présente convention est établie et signée en deux (2) exemplaires originaux. Les Parties ont fait signer cette convention par leurs représentants respectifs dûment autorisés aux dates et lieux indiqués ci-dessous, chaque Partie recevant un exemplaire original.

Fait à […], le […].

Pour Val d'Oise Numérique

Pierre-Edouard EON

Président

Pour […]

Monsieur/Madame […]

[…]