Déliberation - a1105024

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Acte - DAG.26.00.A27

Déliberation - a1105024 Document publié le Jeudi 5 novembre 2009 par la commune de Besançon. Lien du pdf (Déliberation - a1105024)Thèmes du document : Handicap et inclusivité, Institutions publiques, Égalité et non-discrimination, 24 - Réaménagement du rez-de-chaussée du Centre Administratif Municipal et réorganisation de l’accueil et transfert des services Formalités et Etat-Civil - Validation de l’avant-projet définitif

Mme l’Adjointe PANIER, Rapporteur : Lors de sa séance du 5 novembre 2009, le Conseil Municipal a validé le projet de réimplantation des services de l’Etat-Civil et des Formalités en retenant les orientations suivantes : améliorer l’accueil du public à la Mairie, permettre au service Formalités d’intégrer des locaux fonctionnels et adaptés à l’ensemble de ses missions traditionnelles auxquelles venaient de s’ajouter celles relatives à la délivrance des passeports biométriques et à terme des cartes d’identité biométriques, mais également trouver une articulation cohérente avec l’accueil général de la Mairie.

L’occupation des locaux laissés vacants par le départ du Département TIC permet ainsi :

- de disposer de locaux en rez-de-chaussée et de plain-pied, facilitant l’accessibilité des personnes handicapées,

- un fonctionnement indépendant du reste du bâtiment durant les ouvertures au public hors période de fonctionnement des services,

- de regrouper les accueils de la mairie et des usagers des services Etat-Civil et Formalités.

Le travail en équipe projet et la consultation du personnel ont permis d’ajuster le programme initial. Le Comité de Pilotage en a validé l’évolution.

En effet, lors des premières phases de conception, le programme initial avait été réalisé en période de fortes incertitudes sur les conséquences de la mise en place dans l’urgence des passeports biométriques. De plus la phase programmation avait été fixée sur la base d’une étude de faisabilité sans diagnostic technique du fait de l’occupation des locaux. De ce fait, les études de diagnostic menées par l’équipe de maîtrise d’œuvre ont mis en évidence des contraintes techniques, structurelles et architecturales fortes (réseaux, hauteur sous plafond).

La proposition d’ouvrir l’espace d’accueil sur deux niveaux redonnerait au bâtiment son volume initial et sa réelle dimension. Ce choix permettra également une mise en valeur architecturale de la Mairie en cohérence avec le projet urbain lié au devenir du site Saint-Jacques et un marquage fort de l’entrée «public».

Une réflexion approfondie a également permis d’aboutir à l’installation d’un système réversible de chauffage et de rafraîchissement des locaux recevant du public, avec production d’eau glacée évitant la consommation d’eau perdue. En effet la consommation d’eau actuelle est trop importante sur l’ensemble du bâtiment : 4 000 m3/an. La Simulation Thermique Dynamique réalisée en phase APD a montré l’intérêt de cette installation sur les périodes estivales, améliorant nettement le confort d’usage pour le public et le personnel.

L’Equipe projet et le Comité de pilotage ont également réfléchi à la mise en œuvre d’un stockage des registres d’Etat-Civil qui soit à la fois rationnel, sécurisé et ergonomique, ce qui a conduit à proposer la mise en œuvre de rayonnages mobiles pour la salle des registres du service de l’Etat-Civil.

Enfin des options ont été retenues, toujours avec le même souci d’économie d’énergie, par le comité de pilotage, en vue de l’élaboration du dossier de consultation des entreprises et notamment :

- des luminaires à Leds,

- des brises soleils en lames aluminium à la place des stores en toile Screen,

- la motorisation des stores extérieurs.

BULLETIN OFFICIEL DE LA COMMUNE DE BESANÇON 2011-771

6 mai 2011Le montant prévisionnel de l’opération - Avant projet définitif (TTC - valeur décembre 2010) se présente comme suit :

Eléments validés en CE 16/12/2010

et CP du 17/03/2011

Travaux 979 000,00 €

Etudes (MOE, CT, SPS, diagnostics...) 145 000,00 €

Mobilier 90 000,00 €

Equipement (informatique, téléphonie, signalétique, bornes) 25 000,00 €

Divers et imprévus (reprographie, pub, tolérances réglementaires...) 61 000,00 €

Total opération en E TTC (valeur décembre 2010) 1 300 000,00 €

Le financement de ce projet est prévu au Programme Pluriannuel d’Investissement présenté au Conseil Municipal du 20 janvier 2011.

Les crédits sont à imputer au chapitre 23.020.2313.5040-A.33000 des budgets 2011 et suivants.

Le planning :

- Elaboration du Dossier de Consultation des Entreprises pour mi-mai 2011

- Consultation des entreprises en juin 2011

- Ouverture des offres en juillet 2011

- Choix des entreprises en septembre 2011

- Démarrage des travaux en octobre 2011

- Livraison des locaux en juillet 2012

- Ouverture au public en septembre 2012.

Propositions

Le Conseil Municipal est invité à :

- valider l’avant-projet définitif et son enveloppe financière,

- autoriser M. le Maire à engager les études et les procédures de consultation,

- autoriser M. le Maire ou l’Adjoint Délégué à signer les marchés correspondants.

«M. LE MAIRE : C’est une belle opération menée par Jacqueline PANIER, pour permettre un meilleur accueil des usagers. Il se trouve que cet après-midi en rentrant à la Mairie j’ai rencontré une personne qui cherchait un service et qui m’a dit : «je viens pour un problème de voirie, on m’envoie ailleurs, où dois-je aller ?…», voilà, c’est l’exemple de ce qu’on ne veut plus. Nous voulons pouvoir, dans un lieu précis, centralisé, donner l’ensemble des informations nécessaires aux usagers. Nous voulons mettre en place un dispositif GRC Gestion Relation Citoyen qui permette d’améliorer les relations entre la collectivité et le citoyen.

M. Jean-Marie GIRERD : Je voulais savoir, dans le cadre de ce rapport, si les exigences du référentiel Marianne ont bien été prises en compte car un certain nombre de ces exigences commencent à s’appliquer dans certaines démarches, puisque c’est ce référentiel qui gère un peu le lien entre le citoyen et le public ?

2011-772 BULLETIN OFFICIEL DE LA COMMUNE DE BESANÇON

6 mai 2011Mme Marie-Noëlle SCHOELLER : Nous y sommes depuis plusieurs années.

M. Jean-Marie GIRERD : Oui, je sais mais dans le cas de ce rapport cela a-t-il été pris en compte aussi ?

M. LE MAIRE : Bien sûr, le référentiel Marianne a été suivi ainsi que tout ce qui se rapporte à la Commission Nationale Informatique et Libertés.

M. Jean-Marie GIRERD : Je précise ma question car là j’ai été un peu rapide : il y a à peu près 19 exigences qui permettent d’améliorer les relations entre les services publics et le public, donc c’est quelque chose qui doit être pris en compte ; d’ailleurs on peut même aller se faire certifier par rapport à ce référentiel.

M. LE MAIRE : La réponse est oui.

Mme Marie-Noëlle SCHOELLER : Et nous allons bientôt demander cette certification.

M. Jean-Marie GIRERD : C’est très bien. C’est important que le public le sache.

M. LE MAIRE : C’est un beau projet».

Après en avoir délibéré, et sur avis favorable unanime de la Commission n° 3, le Conseil Municipal, à l’unanimité des suffrages exprimés, décide d’adopter les propositions qui lui sont soumises.

Récépissé préfectoral du 13 mai 2011.

BULLETIN OFFICIEL DE LA COMMUNE DE BESANÇON 2011-773

6 mai 2011