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unknown - Communauté de communes - Ouest Aveyron Communauté - D12 2026 027
Document publié le Jeudi 1 janvier 2026
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Thèmes du document : Budget, Investissement et développement économique, Banque,
REGLEMENT BUDGETAIRE ET
FINANCIER DE OUEST AVEYRON
COMMUNAUTE
Version avril 2026 Page 2 sur 51
Table des matières
Table des matières .......................................................................................................................... 2
Objectifs du Règlement Budgétaire et Financier ............................................................... 4
I- LE PROCESSUS BUDGETAIRE .................................................................................... 4 Rappel des différents documents budgétaires................................................................................. 4 I-1. Définition du budget primitif .......................................................................................................... 5 I.1.1 Le débat d’orientation budgétaire (DOB) ............................................................................. 6 I.1.2 Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget ............................................ 6 I.1.3 Le vote du budget primitif ....................................................................................................... 7 I-1.4 Le cadre budgétaire d’Ouest Aveyron Communauté......................................................... 8 I-1.5 Le Budget Base Zéro ............................................................................................................ 10 I-1.6 La saisie des inscriptions budgétaires................................................................................ 10 I-2 Les autorisations de programme et les crédits de paiement (AP-CP) ................................. 10 I-2-1 La gestion des AP ................................................................................................................. 11 I-2-2 Modification et ajustement des AP/CP............................................................................... 12 I-2-3 Les autorisations d’engagement (fonctionnement) .......................................................... 13 I-2-4 Les dépenses imprévues ..................................................................................................... 13 I-3 Le budget supplémentaire et les décisions modificatives....................................................... 13 I-3-1 La fongibilité des crédits ....................................................................................................... 14 I-3-2 Les virements de crédits ...................................................................................................... 14 I-4 Le compte financier unique (CFU) ............................................................................................. 14
II- L’EXECUTION BUDGETAIRE...................................................................................... 16 II-1 Les grandes classes de recettes et dépenses ........................................................................ 16 II-1-1 Les recettes de fonctionnement ......................................................................................... 16 II-1-2 Le pilotage des charges de personnel .............................................................................. 17 II-1-3 Les subventions de fonctionnement accordées .............................................................. 17 II-1-4 Les autres dépenses de fonctionnement.......................................................................... 18 II-1-5 Les recettes d’investissement ............................................................................................ 18 II-1-6 Les dépenses d’investissement ......................................................................................... 19 II-1-7 Les subventions d’investissement accordées.................................................................. 19 II-1-8 L’annuité de la dette............................................................................................................. 19 II-2 La comptabilité d’engagement - généralités ............................................................................ 20 II-2-1 Engagements – gestion de la TVA .................................................................................... 20 II-2-2 L’engagement des dépenses – Le bon de commande .................................................. 21 II-2-3 L’engagement de recettes .................................................................................................. 22 II-2-4 La gestion des tiers .............................................................................................................. 22 II-3 Enregistrement des factures ...................................................................................................... 22 II-3-1 la gestion du service fait ...................................................................................................... 23 II-3-2 la liquidation et le mandatement ou l’ordonnancement .................................................. 25 II-3-3 le délai global de paiement ................................................................................................. 26 II-3-4 les pièces justificatives ........................................................................................................ 26 II-4 La gestion des recettes ............................................................................................................... 27 II-4-1 les recettes tarifaires et leur suivi ...................................................................................... 27 II-4-2 les annulations de recettes ................................................................................................. 27 II-4-3 le suivi des demandes de subvention à percevoir .......................................................... 28 II-5 Les provisions pour risques et charges .................................................................................... 28 II-6 Les opérations de fin d’exercice ................................................................................................ 29 II-6-1 La journée complémentaire ................................................................................................ 29 II-6-2 Le rattachement des charges et des produits.................................................................. 29 Page 3 sur 51
II-6-3 Les charges et produits constatés d’avance .................................................................... 30 II-6-4 Les reports de crédits de fonctionnement ........................................................................ 30 II-6-5 Les reports de crédits d’investissement............................................................................ 31
III- LA GESTION DU PATRIMOINE .................................................................................. 32 III-1 La tenue de l’inventaire.............................................................................................................. 32 III-1 1 Les travaux ........................................................................................................................... 32 III-1 2 Les études ............................................................................................................................ 33 III-2 L’amortissement.......................................................................................................................... 34 III-2 1 Le prorata temporis ............................................................................................................. 34 III-2 2 La comptabilisation par composant .................................................................................. 35 III-3 La cession de biens mobiliers et biens immeubles ............................................................... 35 III-4 Les biens mis à dispositions ..................................................................................................... 36 III-5 Les immobilisations reçues en affectation .............................................................................. 36 III-5 1. Biens affectés à un service non doté de la personnalité morale (budget annexe ou régie dotée de la seule autonomie financière) ........................................................................... 36 III-5 2 Biens affectés à un organisme tiers doté de la personnalité morale. ......................... 37 III-6 Concordance Inventaire physique/comptable ........................................................................ 37
IV- LA GESTION DE LA DETTE......................................................................................... 39 IV-1 La gestion de la dette et de la trésorerie ................................................................................ 39 IV-1 1 La gestion de la dette ......................................................................................................... 39 IV-1 2 La gestion de la trésorerie ................................................................................................. 39 IV – 2 La gestion des garanties d’emprunt ..................................................................................... 40
V- LES REGIES ....................................................................................................................... 41 V-1 La création des régies ................................................................................................................ 41 V-2 La nomination des régisseurs.................................................................................................... 41 V-3 Les obligations des régisseurs .................................................................................................. 42 V-4 Le suivi et le contrôle des régies............................................................................................... 42
VI- LA COMMANDE PUBLIQUE ........................................................................................ 44 VI-1 Les procédures ........................................................................................................................... 44 VI-2 La mise en concurrence ............................................................................................................ 44 VI-3 Pièces justificatives à joindre aux mandats de paiement..................................................... 45 VI-3 1 Nature des PJ attendues ................................................................................................... 45 VI-3 2 Situations nécessitant de joindre ces PJ au mandat ..................................................... 45
VII- LA GESTION DES SUBVENTIONS VERSEES ...................................................... 47 VII-1 Les Appels à Projets ................................................................................................................. 47 VII-2 Les fonds de concours ............................................................................................................. 48 VII-3 Les aides de développement économique............................................................................ 49
VIII- INFORMATION DES ELUS ........................................................................................... 50 VIII-1 Mise en ligne des documents budgétaires et des rapports de présentation .................. 50 VIII-2 Suites données aux rapports d’observations de la CRC ................................................... 50
IX- GLOSSAIRE ............................................................................................................................. 51 Page 4 sur 51
Objectifs du Règlement Budgétaire et Financier
Le règlement financier de Ouest Aveyron Communauté formalise et précise les principales règles de gestion financières qui résultent du code général des collectivités territoriales, de la loi organique relative aux lois des finances du 1er août 2001 et du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et des instructions budgétaires et comptables applicables aux EPCI.
Il définit également des règles internes de gestion propres à Ouest Aveyron Communauté dans le respect des textes ci-dessus énoncés, conformément à l’organisation des services. Il rassemble et harmonise des règles jusque-là implicites ou disséminées dans diverses délibérations et notes internes.
Il s’impose à l’ensemble des directions et services gestionnaires de crédits, et en particulier à la Direction Finances et renforce la cohérence et l’harmonisation des procédures budgétaires en vue de garantir la permanence des méthodes et des processus internes.
Il vise également à vulgariser les budgets et la comptabilité, afin de les rendre accessibles aux élus et aux agents non spécialistes, tout en contribuant à développer une culture de gestion partagée.
Le présent RBF évoluera et sera complété en fonction des modifications législatives et réglementaires ainsi que des nécessaires adaptations des règles de gestion.
Enfin, dans un objectif de réduction des documents papiers, Ouest Aveyron Communauté s’inscrit pleinement dans une démarche de dématérialisation des pièces comptables, des pièces justificatives et des signatures.
I- LE PROCESSUS BUDGETAIRE
Rappel des différents documents budgétaires
Les différents documents budgétaires sont le budget primitif (BP), le budget supplémentaire (BS), les décisions modificatives (DM) et le compte financier unique (CFU).
Le budget est l’acte par lequel l’assemblée délibérante prévoit et autorise les dépenses et les recettes d’un exercice. Il s’exécute selon un calendrier précis.
Le budget primitif prévoit les recettes et dépenses de la collectivité au titre de l’année. Il ouvre les autorisations de programme, les autorisations d’engagement et les crédits de paiement.
Le budget supplémentaire reprend les résultats de l’exercice précédent, tels qu’ils figurent au compte administratif.
Les décisions modificatives autorisent les dépenses non prévues ou insuffisamment évaluées lors des précédentes décisions budgétaires. Ces dépenses doivent être équilibrées par des recettes.
Le compte financier unique est un document commun à l’ordonnateur et au comptable, il se substitue au compte administratif et au compte de gestion. Page 5 sur 51
I-1. Définition du budget primitif
Le budget est l’acte par lequel sont prévues et autorisées par l’assemblée délibérante les recettes et les dépenses d’un exercice :
- En dépenses : les crédits votés sont limitatifs. Les engagements ne peuvent pas être crées et validés sans crédits préalables votés préalablement.
- En recettes : les crédits sont évaluatifs. Les recettes réalisées peuvent par conséquent être supérieures aux prévisions.
Le budget comporte deux sections :
- la section de fonctionnement
- la section d’investissement.
Chacune des sections est présentée en équilibre en dépenses et en recettes.
Le budget est constitué de l’ensemble des décisions budgétaires annuelles ou pluriannuelles se déclinant en :
- budget primitif (BP),
- budget supplémentaire (BS)
- décisions modificatives (DM)
Les budgets annexes, bien que distincts du budget principal proprement dit, sont votés dans les mêmes conditions par l’assemblée délibérante. La constitution de budgets annexes (ou/et de régies) résulte le plus souvent d’obligations réglementaires et a pour objet de regrouper les services dont l’objet est de produire ou d’exercer des activités qu’il est nécessaire de suivre dans une comptabilité distincte. Il s’agit essentiellement de certains services publics locaux spécialisés, qu’ils soient à caractère industriel et commercial ou administratif.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
Le budget est présenté par chapitre et article conformément à l’instruction comptable M57 en vigueur à la date du vote. Il contient également des annexes présentant notamment la situation patrimoniale ainsi que les divers engagements de la collectivité.
Les documents budgétaires sont édités au moyen d’une application financière en concordance avec les prescriptions de la DGCL (Direction Générale des Collectivités Locales).
Les différents budgets d’Ouest Aveyron Communauté sont les suivants :
- Budget Principal
- Budget Annexe Ordures Ménagères
- Budget Annexe SPANC (Service Public d’Assainissement Non Collectif) - Budget GEMAPI (Gestion des Milieux Aquatiques et Prévention des Inondations)
- Budgets Annexe Zones d’Activités (9 budgets annexes) Page 6 sur 51
I.1.1 Le débat d’orientation budgétaire (DOB)
Conformément aux dispositions des articles L. 2312-1, L. 5211-36 et L. 5217-10-4 du CGCT, le Conseil Communautaire doit débattre, dans un délai maximal de 10 semaines précédant l’examen du BP, sur les orientations budgétaires de l’exercice, y compris sur les engagements pluriannuels envisagés.
Le DOB vise à préfigurer les priorités qui seront affichées dans le BP et à informer le conseil communautaire sur l’évolution de la situation financière de l’établissement public.
Le débat s’appuie sur un rapport d’orientation budgétaire (ROB) détaillant, outre les orientations budgétaires générales, conformément aux dispositions légales :
- Les engagements pluriannuels envisagés
- La structure et la gestion de la dette
- Une présentation de la structure et de l’évolution des dépenses de personnel et des effectifs
- L’évolution prévisionnelle de l’exécution des dépenses de personnel, des rémunérations, des avantages en nature et du temps de travail.
De plus, le ROB apporte un éclairage spécifique concernant :
- L’évolution du contexte socio-économique national et local
- Les tendances des finances locales
- Les perspectives budgétaires
- Les prospectives financières
- Les coûts des politiques publiques.
Il est pris acte du débat en Conseil Communautaire par une délibération spécifique. Le ROB est transmis au représentant de l’Etat ainsi qu’aux communes membres de la communauté de communes. Il est mis à disposition du public.
I.1.2 Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget
Le budget est prévu pour la durée d’un exercice qui commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Il peut être adopté jusqu’au 15 avril de l’exercice auquel il s’applique (ou jusqu’au 30 avril l’année de renouvellement du conseil communautaire en application du L.1612-2 du CGCT). Par dérogation, le délai peut également être repoussé au 30 avril lorsque les informations financières communiquées par l’Etat parviennent tardivement aux collectivités locales.
La construction du ROB d’OAC :
Le Rapport d’Orientation Budgétaire est réalisé par la Direction Finances avec l’appui des différentes directions.
Chaque direction doit faire parvenir à la Direction Finances :
- L’avancement des projets/opérations en cours (les réalisations, subventions perçues…) - Les prévisions des projets/opérations pour l’année à venir
Ces éléments seront présentés par politiques publiques. Page 7 sur 51
Le calendrier budgétaire prévisionnel est le suivant :
Directions
opérationnelles
Direction
Finances
Direction
Générale et
élus
Conseil
Communautaire
Juin N-1
Note de
cadrage
budgétaire
Septembre N-
1
Inscriptions des
propositions
budgétaires
Réunions
budgétaires
Etablissement
des RAR
Arbitrages
Octobre à
Novembre N-1
Réunions
budgétaires Arbitrages
Janvier N
Etablissement
des RAR
définitifs
Février N
Productions
annexes (état du
personnel,
engagements
donnés er reçus,
projets…)
Calcul de
l’équilibre
budgétaire,
rédaction des
annexes et des
rapports
Rapport
d’orientations
budgétaires
DOB
Mars N Vote du budget
Sous réserve du respect des échéances légales, le Président peut chaque année modifier la date de vote du prochain budget primitif. Le calendrier ci-dessus présenté serait alors modifié en conséquence.
La direction des finances est garante du respect de ce calendrier budgétaire. Après accord de la Direction Générale, elle est la seule habilitée à déterminer les périodes durant lesquelles les directions opérationnelles peuvent saisir leurs propositions budgétaires dans le logiciel.
I.1.3 Le vote du budget primitif
Le conseil délibère sur un vote du budget par nature ou par fonction des crédits. Cette délibération ne peut être modifiée qu’une seule fois, au plus tard à la fin du premier exercice budgétaire complet suivant le renouvellement du conseil communautaire. Ouest Aveyron Communauté a choisi de voter son budget par nature.
Le budget est donc assorti en annexe d’une présentation croisée par fonction. Le budget contient également d’autres annexes présentant notamment la situation patrimoniale ainsi que divers engagements de la communauté.
Le budget primitif est accompagné d’un rapport de présentation. Ce document présente le budget dans son contexte économique et réglementaire et en détaille la ventilation par grands postes.
Les opérations apparaissent au budget comme simple élément d’information, elles ne font pas l’objet de vote. L’opération est constituée par un ensemble d’acquisitions d’immobilisations, de travaux sur immobilisations et de frais d’études y afférents aboutissant à la réalisation d’un ouvrage ou de plusieurs ouvrages de même nature. Cette opération peut également comprendre des subventions d’équipement versées. L’opération correspond donc à un projet d’investissement identifié. Page 8 sur 51
Il peut également proposer au vote des autorisations de programmes et des crédits de paiements en investissement (AP/CP) ou des autorisations d’engagements et des crédits de paiements en fonctionnement (AE/CP) et leurs révisions éventuelles. Conformément à l’article R2311-9 du CGCT, ces AP et AE sont votées par le conseil communautaire, par délibération distincte, lors de l’adoption du budget de l’exercice ou des décisions modificatives.
Conformément à l’article L. 1612-22 du CGCT, le budget doit être voté en équilibre réel. Les ressources propres définitives de la communauté doivent permettre le remboursement de la dette. En vertu de cette règle, la section de fonctionnement doit avoir un solde nul ou positif. La collectivité ne peut pas couvrir ses charges de fonctionnements par le recours à l’emprunt.
Le budget est exécutoire dès publication et transmission au représentant de l’Etat mais uniquement à partir du 1er janvier de l’exercice auquel il s’applique.
I-1.4 Le cadre budgétaire d’Ouest Aveyron Communauté
Dans le respect des règles de la M57, Ouest Aveyron Communauté organise sa gestion budgétaire autour des notions de Directions, Services, Projets et Opérations.
I-1.4-1 Les Projets
Le projet comporte un ensemble d’opérations avec un objectif commun en vue de contribuer à la réalisation d’une politique donnée. Il est rattaché de façon unique au niveau le plus fin de la direction (direction, service).
La préparation budgétaire est arbitrée au niveau du projet. Le responsable du projet est chargé de collecter les propositions émises par les gestionnaires des opérations. Après arbitrage interne au sein du projet, les propositions portées par le responsable du projet sont examinées lors des séances d’arbitrage financier. Il veille en priorité à ce que toutes les dépenses obligatoires soient inscrites au budget primitif. Il doit également motiver toute augmentation et/ou proposition nouvelle. Il doit enfin veiller à ce que les recettes ne soient pas sous- estimées, ni surestimées. Sous réserve du respect du montant total alloué au programme et sous réserve de l’inscription des dépenses obligatoires, le responsable du projet est libre de l’ajustement budgétaire au sein des opérations qui composent le projet après validation du service finances.
A l’issue des réunions d’arbitrages relatives au budget de fonctionnement hors subventions, le responsable du projet sollicite les gestionnaires d’opérations pour ajuster les prévisions budgétaires à hauteur des montants décidés en réunion d’arbitrage.
Le responsable du projet participe à la rédaction du débat d’orientation budgétaire ainsi qu’à celle du rapport de présentation du budget. Il transmet à la Direction des Finances, tout élément permettant de justifier la finalité des crédits alloués au moyen d’une note écrite.
Commenté [CM1]: L. 1612-22 CGCT
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI00
0051731805
Commenté [AG2R1]: Ok merci de procéder au
changement Page 9 sur 51
Chaque projet est composé d’une ou plusieurs enveloppes de financement en dépenses et en recettes catégorisées en :
- Enveloppe annuelle ou pluriannuelle d’investissement
- Enveloppe annuelle ou pluriannuelle de subvention d’investissement - Enveloppe annuelle de fonctionnement
- Enveloppe annuelle de subventions de fonctionnement
Chaque enveloppe de financement est composée d’une ou plusieurs « natures analytiques ». La nature analytique correspond au croisement entre la nature et la fonction M57.
La direction des finances est chargée de la création, de la modification et de la clôture des projets après validation de la Direction Générale. Elle initialise également les enveloppes de financements associées. Elle ajoute les natures analytiques au projet. Elle veille notamment à la cohérence entre les fonctions M57 et l’objet du projet.
Les projets ne peuvent être clôturés que si toutes leurs opérations et enveloppes de financement sont préalablement clôturées.
I-1.4-2 Les opérations
Les opérations sont les différentes actions ou étapes d’un projet. Elles ont une durée bien définie et propre à chacune d’elles.
Les responsables de projets proposent la création des nouvelles opérations à la Direction des Finances. Les opérations doivent obéir aux principes suivants :
- Objet bien défini et récurrent
- Montant significatif
- Opérations validées du Plan Pluriannuel d’Investissement (PPI)
Les modifications apportées à une opération obéissent aux mêmes règles que celles relatives à sa création : proposées par le responsable de projet, validées par la direction des finances.
Une opération peut être clôturée par la direction des finances sur proposition des responsables
Projet 1
Opération
1
Subvention
1
Opération
2
Subvention
1
Subvention
2
Opération
3 Page 10 sur 51
de projets. La clôture ne peut en aucun cas intervenir s’il reste des engagements, factures ou mandatements en cours.
I-1.5 Le Budget Base Zéro
Au vu des restrictions budgétaires demandés par l’Etat, Ouest Aveyron Communauté souhaite mettre en place une stratégie financière participative : le Budget Base Zéro (BBZ).
Il s’agit d’une technique budgétaire et de prise de décision qui a pour objectif d’allouer les ressources de manière la plus efficace possible en « repensant » chaque dépense. Elle s’oppose à la procédure classique pour établir un budget qui consiste à considérer comme acquis celui de l’année précédente et à travailler de manière incrémentale.
Toutes les dépenses doivent donc être justifiées puisqu’on attribue à chaque poste budgétaire une valeur 0 et que l’on ne l’augmente qu’au vu des résultats attendus.
L'objectif initial et primaire du BBZ, mis en œuvre au début des années 1970 aux États-Unis, est d’améliorer la gestion publique en mettant en évidence les corrélations entre les budgets alloués et les performances réalisées. On vise ainsi la réduction des frais généraux et la mise en place d’indicateurs de mesure permettant d’avoir un contrôle de gestion efficace.
I-1.6 La saisie des inscriptions budgétaires
La saisie des propositions budgétaires, en dépenses comme en recettes, est effectuée par les directions, par service et nature analytique sous leur responsabilité. Les responsables de services et directeurs veillent à ce que chaque montant inscrit puisse être justifié.
Il appartient au service qui assurera la certification du « service fait » d’inscrire les propositions budgétaires dans l’application financière.
Les inscriptions budgétaires doivent comporter un libellé non comptable, non générique, clair, avec indication d’une localisation s’il s’agit de travaux ou d’une période si nécessaire.
La Direction des Finances est chargée de la validation, de la modification et de la clôture des demandes budgétaires après validation de la Direction Générale. Elle veille à la cohérence entre l’objet des demandes budgétaires et les comptes utilisés et se tient à la disposition des directions opérationnelles.
Elle retraite les demandes par des tableaux d’arbitrages. Ces documents sont ensuite présentés lors des réunions d’arbitrages :
- techniques avec la Direction Générale, la Direction des Finances et les directions concernées ;
- et politiques pour décision avec le Comité Restreint Finances et le Président.
I-2 Les autorisations de programme et les crédits de paiement (AP-CP)
Qu’est-ce qu’une autorisation de programme (AP) ?
Les dotations budgétaires affectées aux dépenses d’investissement peuvent comprendre des autorisations de programme (AP) et des crédits de paiement (CP).
Les autorisations de programme constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent Page 11 sur 51
être engagées pour le financement des investissements. Elles demeurent valables, sans limitation de durée, jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées.
Qu’est-ce qu’un crédit de paiement (CP) ?
Les crédits de paiement (CP) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendant l’année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programme correspondantes.
L’équilibre budgétaire de la section d’investissement s’apprécie en tenant compte des seuls crédits de paiement.
La somme de ces crédits de paiements annuels doit être égale à tout moment au montant de l’AP et le CP de l’année N représente alors la limite maximale de liquidations autorisée au titre de N.
Les AP sont décidées et modifiées par le Conseil Communautaire à l’occasion de l’adoption du budget principal et/ou de décisions modificatives. Elles sont toutefois délibérées indépendamment de la délibération du budget. Seul le montant global de l’AP fait l’objet du vote ; le calendrier de crédits de paiement (CP) des exercices postérieurs à l’année en cours est indicatif. Par ailleurs, une annexe budgétaire retrace le suivi pluriannuel de ces autorisations.
Le contenu des Autorisations de Programmes
Une AP peut financer une ou plusieurs opérations et comporter une ou plusieurs natures comptables. La liste des opérations financées par une AP est présentée pour information aux élus dans la délibération d’autorisation.
Ouest Aveyron Communauté s’est doté d’un plan pluriannuel d’investissement (PPI) qui décline l’ensemble des opérations d’équipement prévu pour un cycle d’investissement (en général une mandature). Les projets, constitués soit d’un projet particulier soit d’un ensemble d’opérations homogènes, peuvent faire l’objet d’un financement par autorisation de programme.
L’opportunité d’un financement en AP de nouvelles opérations, et leur chiffrage, est discutée entre la Direction opérationnelle et la Direction des Finances avant l’arbitrage de la Direction Générale et du Président.
Les opérations financées en AP doivent présenter les caractéristiques suivantes : une surface financière suffisante (de l’ordre de 500 000 Euros à minima toutes dépenses confondues pour les travaux ; 50 000 Euros à minima pour les études) et une exécution sur plusieurs années pour les travaux. Pour ce qui concerne les subventions d’équipement versées (Fonds de concours, aides à l’immobilier, aides aux commerces…) le financement en AP est préconisé pour plus de lisibilité de ces subventions.
Deux possibilités :
- Les opérations qui constituent l’AP sont précisément connues dès le vote de l’AP, - Celles-ci sont définies au fur et à mesure de leur concrétisation. Dans ce cas, elles sont « affectées ».
I-2-1 La gestion des AP
La direction des finances est chargée de l’exécution des virements d’AP. Page 12 sur 51
La délibération relative au vote d’une AP est rédigée par la Direction des Finances en relation avec la direction opérationnelle concernée.
Dans tous les cas, une délibération annuelle relative aux AP sera présentée à l’approbation du Conseil communautaire à l’occasion de l’adoption du Budget. Cette délibération présentera d’une part un état des AP en cours et leurs éventuels besoins de révisions et d’autres part les nouvelles AP et les opérations y afférant.
Avant le vote du budget suivant, l’exécutif peut liquider et mandater, le comptable peut payer, les dépenses à caractère pluriannuel incluses dans une autorisation de programme ou d’engagement votée sur des exercices antérieurs, dans la limite des crédits de paiement prévus au titre de l’exercice par la délibération d’ouverture de l’AP ou de l’AE.
I-2-2 Modification et ajustement des AP/CP
Règles d’ajustement
Le montant de l’AP n’est pas modifié mais la répartition des crédits entre chapitre budgétaires peut l’être :
- Mouvement de chapitre à chapitre (ou d’opérations d’équipement M57 si vote d’opération) : vote d’une DM.
- Mouvement à l’intérieur d’un chapitre : virement de crédit
Si la modification de CP au sein d’une autorisation de programme ne concerne pas l’exercice en cours, les ajustements de CP interviennent lors de la préparation du budget N+1.
Règles de révisions
La révision d’une autorisation de programme ou d’engagement constitue soit une augmentation, soit une diminution de la limite supérieure des dépenses autorisée par programme.
Le montant de l’AP est modifié et le cas échéant la répartition des crédits entre chapitres budgétaires :
- Mouvement de chapitre à chapitre : délibération de vote des AP et DM - Mouvement à l’intérieur d’un chapitre : délibération de vote des AP
Modification d’un échéancier d’AP (lissage des AP)
Le montant de l’AP n’est pas modifié, la ventilation des crédits de paiement est actualisée mais la répartition des crédits entre chapitres budgétaires et le montant des crédits annuels n’est pas affectée : aucune décision n’est nécessaire. L’assemblée est informée de la modification de la ventilation des crédits de paiement lors de l’adoption de la délibération des AP/CP suivante. Il est admis qu’au terme du dernière exercice de l’échéancier de l’AP, si la totalité des CP n’est pas consommée (exemple : retard pris dans l’exécution d’un chantier), le solde de ces CP est lissé sur l’exercice suivant prolongeant ainsi l’AP d’une année. Ces CP pourront être exécuté avant le vote du budget de l’exercice cas échéant.
L’annulation et la clôture des AP/AE Page 13 sur 51
Les AP ou AE sont déclarées caduques lorsqu’elles sont devenues sans objet dans un délai d’un an à compter de la fin de la dernière opération réalisée.
La direction des finances proposera la suppression par délibération l’AP ou l’AE.
I-2-3 Les autorisations d’engagement (fonctionnement)
Les dotations affectées aux dépenses de fonctionnement peuvent comprendre des autorisations d’engagement et des crédits de paiement.
Cette faculté est réservée aux seules dépenses résultant de conventions, de délibérations ou de décisions, au titre desquelles la collectivité s’engage, au-delà d’un exercice budgétaire, à verser une subvention, une participation ou une rémunération à un tiers. Toutefois les frais de personnel et les subventions versées aux organismes privés ne peuvent faire l’objet d’une autorisation d’engagement.
Les autorisations d’engagement constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour le financement des dépenses mentionnées à l’alinéa précédent. Elles demeurent valables sans limitation de durée jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées.
L’équilibre budgétaire de la section de fonctionnement s’apprécie en tenant compte des seuls crédits de paiement.
I-2-4 Les dépenses imprévues
Les dépenses imprévues ont un caractère facultatif dans toutes les comptabilités.
Le conseil communautaire peut voter des chapitres de dépenses imprévues comportant uniquement des AP/AE de dépenses imprévues dans la limite de 2 % des dépenses réelles de chacune des sections.
Ces chapitres ne sont pas dotés de CP : ils ne participent pas à l’équilibre budgétaire.
En cas de besoin, l‘assemblée délibérante affecte l'AP ou l'AE sur le chapitre où la dépense est nécessaire (c’est-à-dire chapitre distinct du chapitre de dépenses imprévues) et utilise les crédits de paiement de ce chapitre. Si ces crédits sont insuffisants, l’exécutif peut procéder à un virement de crédits de paiement depuis un autre chapitre de la section ainsi abondé par le mécanisme de fongibilité des crédits dans les limites autorisées par l’assemblée. Par ailleurs, l’absence d’engagement en fin d’exercice entraîne la caducité de l’AE ou de l’AP.
I-3 Le budget supplémentaire et les décisions modificatives
Le budget supplémentaire (BS) est une décision modificative particulière qui a pour objet d’intégrer les résultats antérieurs reportés ainsi que les reports.
Le montant des reports en dépense et en recette doit être conforme aux restes à réaliser constatés au compte administratif (CA).
La décision modificative s’impose dès lors que le montant d’un chapitre préalablement voté doit être modifié. Seules les dépenses et recettes non prévues et non prévisibles au BP peuvent être inscrites en DM. Page 14 sur 51
La Direction des finances recense les demandes de crédits complémentaires proposées et motivées par les gestionnaires de crédits. Ces demandes nouvelles sont arbitrées en dernier ressort par le Président sur proposition du Directeur Général des Services.
Le vote des décisions modificatives est effectué selon les mêmes modalités que le vote du budget primitif.
Les annexes budgétaires qui seraient modifiées lors d’une décision modificative ou par le budget supplémentaire doivent être présentées au vote de l’assemblée délibérante.
I-3-1 La fongibilité des crédits
Dans le cadre de la mise en œuvre de la M57, il est possible de procéder à des virements de crédits de chapitre à chapitre au sein de la même section, à l’exclusion des crédits relatifs aux dépenses de personnel.
Le Président est autorisé pour la durée du mandat à procéder à ces virements dans la limite de 7,5 % des dépenses réelles de chacune des sections.
Ces mouvements de crédits ne doivent pas entraîner une insuffisance de crédits nécessaires au règlement des dépenses obligatoires sur un chapitre.
Ces virements de crédits font l’objet d’une décision expresse de l’exécutif qui doit être transmise au représentant de l’État pour être exécutoire dans les conditions de droit commun. Cette décision doit également être notifiée au comptable. L’exécutif de l’entité informe l’assemblée délibérante de ces mouvements de crédits lors de sa plus proche séance.
I-3-2 Les virements de crédits
Les virements de crédits consistent à retirer un montant disponible sur une ligne budgétaire pour l’affecter à une autre ligne budgétaire, à la condition que cette opération se fasse au sein du même chapitre budgétaire globalisé (011 « charges à caractère général », 012 « charges de personnel », …).
Les gestionnaires de crédits doivent en faire la demande à la Direction des Finances (finances@ouestaveyron.fr) en précisant le compte budgétaire à créditer, le compte budgétaire à débiter et la somme mouvementée. Aucun bon de commande ne pourra être passé en cas d’insuffisance de crédits.
Des virements entre AP ne modifiant pas le volume de chacune des AP sont possibles.
I-4 Le compte financier unique (CFU)
Le compte financier unique est un document commun à l’ordonnateur et au comptable, il présente les résultats de l’exécution budgétaire d’un exercice. Le CFU a vocation à :
- Favoriser la transparence et la lisibilité de l’information financière, - Améliorer la qualité des comptes
- Simplifier les processus administratifs entre l’ordonnateur et le comptable, sans remettre en cause leurs prérogatives respectives.
En mettant davantage en exergue les données comptables à côté des données budgétaires, Page 15 sur 51
le CFU permet de mieux éclairer les assemblées délibérantes et peut contribuer à enrichir le débat démocratique sur les finances locales.
Il est composé de quatre parties :
- I- Informations générales et synthétiques (ratios, présentation des résultats, bilan et compte de résultat synthétiques, taux de contributions et produits afférents), - II- Exécution budgétaire qui comprends une vision patrimoniale
- III- Etats financiers (bilan, compte de résultat, balance des comptes) - IV- Etas annexés apportent des informations complémentaires budgétaires, comptables ou de gestion.
Il est proposé au vote du conseil communautaire au plus tard le 30 juin de l’année suivant l’exercice budgétaire auquel il se rapporte. Le président présente le CFU mais ne prend pas part au vote. Page 16 sur 51
II- L’EXECUTION BUDGETAIRE
II-1 Les grandes classes de recettes et dépenses
La circulaire NOR/INT/B/O2/00059C du 26 février 2002, rappelle et précise les règles d’imputation des dépenses du secteur public local telles qu’elles sont fixées par les instructions budgétaires et comptables.
Les dépenses ont le caractère d’immobilisations si elles ont pour effet une augmentation de la valeur d’un élément d’actif ou une augmentation notable de sa durée d’utilisation.
Ainsi, les dépenses à inscrire à la section d’investissement comprennent essentiellement des opérations qui se traduisent par une modification de la consistance ou de la valeur du patrimoine de la collectivité : achats de matériels durables, construction ou aménagement de bâtiments, travaux d’infrastructure (voire, réseaux divers).
Inversement, sont imputées en fonctionnement les dépenses qui concernent le quotidien de la gestion communautaire : fournitures courantes, prestations récurrentes qui n’améliorent pas la valeur des investissements, des biens possédés par OAC.
La difficulté réside dans l’interprétation de ce que sont les dépenses de gros entretien, d’amélioration. Car dès que l’on prolonge la durée de vie d’un bien, qu’on l’améliore, qu’on augmente sa valeur, alors l’imputation en investissement s’impose.
II-1-1 Les recettes de fonctionnement
Les recettes de fonctionnement comprennent notamment, des prestations facturées sur la base de tarifs définis par délibération, des impôts et taxes, des subventions accordées (arrêtées de subventions ou conventions).
Le produit des impositions directes, les reversements de fiscalité ainsi que les dotations de l’Etat sont prévus au budget et saisies dans le logiciel par la direction des finances. Les autres recettes (prestations de service, subventions reçues et recettes diverses) sont prévues et saisies par les directions opérationnelles.
La prévision des recettes est évaluative, l’ordonnancement des recettes peut donc être supérieur aux prévisions. Cependant, dans le cadre des principes de prudence et de sincérité budgétaire, les recettes de fonctionnement ne doivent pas être surévaluées, ni-sous-évaluées.
Les recettes issues des tarifs doivent être évaluées au regard des réalisations passées et de l’évolution des tarifs. Les prévisions relatives aux subventions et autres recettes de fonctionnement doivent être justifiées.
Chaque direction opérationnelle doit veiller à la bonne perception des recettes qu’elle a inscrites.
Chaque direction responsable de projet doit mettre tout en œuvre pour percevoir un maximum de recettes possibles.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses. Page 17 sur 51
II-1-2 Le pilotage des charges de personnel
La prévision budgétaire et la saisie sont assurées par la direction des ressources humaines dans le respect de l’enveloppe globale, définie dans le cadrage budgétaire, et validée par le Président. La saisie des propositions budgétaires doit impérativement être détaillée au niveau le plus fin de la nomenclature par nature, par fonction et par service.
La Direction des ressources humaines fournit à la direction des finances les éléments de prévision de sa masse salariale par politique, secteur et programme pour l’élaboration du document de gestion.
Les crédits inscrits au budget primitif doivent être suffisants pour honorer toutes les dépenses obligatoires (salaires et charges) de l’exercice budgétaire considéré.
Le tableau des effectifs fait partie des annexes obligatoires au budget. Il est également fourni par la direction des ressources humaines, sous un format compatible avec la production des annexes budgétaires (protocole TOTEM). La Direction des Finances assure la consolidation des annexes et prépare les maquettes budgétaires soumises à l’approbation de l’assemblée délibérante.
Le mandatement et le titrage des écritures relatives à la gestion des ressources humaines est réalisé par la Direction Finances
De façon analogue est assuré le suivi des recettes, en particulier le titrage par la Direction des Finances des indemnités journalières versées par les caisses d’assurance maladie des conventions de mise à disposition des personnels sur présentation des justificatifs afférents élaborés par la DRH.
II-1-3 Les subventions de fonctionnement accordées
Une subvention est un concours financier volontaire et versé à une personne physique ou morale, dans un objectif d’intérêt général et local.
L’article 59 de la loi n°2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l’économie sociale et solidaire donne la définition suivante des subventions qui sont « des contributions de toute nature (…) décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la gestion d’un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général ».
Les subventions de fonctionnement correspondent aux prévisions de l’article par nature 6574 « Subventions de fonctionnement aux associations et autres personnes de droit privé ». Les autres subventions (allouées aux personnes morales de droit public, contributions obligatoires…) sont classées dans la catégorie « dépenses courantes de fonctionnement ».
Les subventions de fonctionnement ne peuvent être accordées sans crédits préalablement votés au chapitre concerné.
L’individualisation de ces subventions au budget est autorisée au moyen de l’annexe budgétaire idoine pour les subventions inférieures à 23 000 € qui ne comportent pas de conditions d’octroi. Cette individualisation au budget vaut décision. Les subventions comportant des conditions d’octroi doivent faire l’objet d’une délibération distincte du budget et d’une convention quel qu’en soit le montant. Page 18 sur 51
Les subventions supérieures à 23 000 € doivent obligatoirement faire l’objet d’une délibération distincte du budget et d’une convention définissant les conditions d’octroi.
Ouest Aveyron Communauté a fait le choix d’attribuer des subventions de fonctionnement dans le cadre d’appel à projets (cf. VII-1 du présent règlement).
Lors du vote du budget, les élus décident des thématiques et de l’enveloppe d’OAC dédiée au subventionnement. La répartition de cette dernière sera déterminée par le Comité restreint Finances, en concertation avec les comités restreints de chaque direction d’OAC concernées.
La Direction des Finances se charge du suivi des subventions de fonctionnement en collaboration avec les directions concernées. Elle saisit leurs propositions budgétaires à la suite des arbitrages du Comité Restreint Finances.
Toute subvention accordée au cours d’un exercice doit faire l’objet d’un engagement. Dans l’hypothèse où la subvention ne peut être versée, pour tout ou partie, au cours de l’exercice d’attribution, l’engagement pourra être rattaché sur l’exercice suivant.
II-1-4 Les autres dépenses de fonctionnement
Les dépenses courantes correspondent aux charges à caractère général (chapitre 011), aux charges de gestion courantes hors subventions (chapitre 65 hors 6574) et aux atténuations de produits (chapitre 014).
La saisie des propositions budgétaires est effectuée par chaque service gestionnaire et doit impérativement être détaillée au niveau le plus fin de la nomenclature par nature, par fonction et par service.
Toute proposition doit pouvoir être justifiée. Une distinction peut être faite entre les charges incompressibles et les charges facultatives.
L’arbitrage financier est effectué en réunion d’arbitrage selon les termes fixés par la note de cadrage budgétaire.
Les autres dépenses (charges financières et charges exceptionnelles) sont saisies par la direction des finances.
II-1-5 Les recettes d’investissement
Les recettes d’investissement sont composées des ressources propres définitives (FCTVA…), des subventions d’équipement, des recettes d’emprunt, des cessions patrimoniales et de l’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement.
Elles sont prévues et saisies par la direction des finances. Les recettes d’équipements (subventions affectées à des opérations d’investissement) sont prévues en collaboration étroite avec les Directions opérationnelles.
En ce qui concerne les cessions patrimoniales, ne seront saisies uniquement celles qui font l’objet d’une promesse de vente signée à la date du vote du budget.
Les recettes affectées à des opérations sont inscrites au budget d’une part au regard d’un engagement juridique (arrêté de subvention, convention …) et d’autre part au regard des montants inscrits en dépense. Page 19 sur 51
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
L’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement pour le financement de la section d’investissement correspond en prévision à la somme du virement de la section de fonctionnement (chapitre 021), des dotations aux amortissements et des provisions (chapitre 040).
Les éventuelles recettes d’emprunt assurent le financement complémentaire de la section d’investissement (à l’exception du remboursement du capital de la dette).
II-1-6 Les dépenses d’investissement
Les gestionnaires de crédits prévoient et proposent les crédits afférents à l’exercice. Les prévisions doivent s’inscrire dans le cadre du plan pluriannuel d’investissement (PPI). Toute dépense proposée non prévue dans ce PPI ne sera pas considérée comme prioritaire. Elle devra être dûment justifiée et faire l’objet d’une validation par le Président.
Les gestionnaires de crédits prévoient en priorité les crédits relatifs aux opérations commencées.
Outre les prévisions propres à l’exercice budgétaire, les directions opérationnelles proposent également les prévisions budgétaires relatives aux exercices N+1, N+2 et N+3, ainsi que les éventuelles dépenses de fonctionnement générées par ces investissements.
Si les opérations sont incluses dans une Autorisation de Programme, la somme des crédits de paiements prévus ou votés par exercice budgétaire ne peut pas être supérieure au montant de l’Autorisation de programme sauf à solliciter une revalorisation de celle-ci.
II-1-7 Les subventions d’investissement accordées
Les subventions d’investissement versées font l’objet d’un chapitre particulier (chapitre 204) de la nomenclature budgétaire et comptable M57.
Les directions opérationnelles prévoient et proposent les crédits afférents à l’exercice. Les subventions d’équipement ne peuvent pas être accordées sans crédits préalablement votés.
Ouest Aveyron Communauté a fait le choix d’attribuer des subventions d’investissement sous forme de fonds de concours, aide à l’immobilier d’entreprises et aide à la modernisation des commerces (cf VII du présent règlement).
II-1-8 L’annuité de la dette
L’annuité de la dette correspond au remboursement des emprunts en capital (chapitre 16) et intérêts (articles 66111 et 66112). L’annuité de la dette est une dépense obligatoire de l’EPCI.
La prévision annuelle inscrite au budget est effectuée par la direction des finances. Des ajustements pourront, le cas échéant, être prévus par décision modificative.
L’état de la dette est présenté au travers de différentes annexes du budget. Page 20 sur 51
II-2 La comptabilité d’engagement - généralités
Sur le plan juridique, un engagement est un acte par lequel l’EPCI crée ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge (engagement juridique). Il résulte de la signature d’un contrat, d’une convention, d’un simple bon de commande, d’une lettre de commande …
L’engagement préalable est obligatoire dans l’application financière en dépenses et en recettes, quelle que soit la section (investissement ou fonctionnement). Il permet de constater l’engagement juridique et de réserver les crédits correspondants ; il précède la signature d’un contrat ou d’une convention, ainsi que l’envoi des bons de commande aux fournisseurs.
L’engagement permet de répondre à quatre objectifs essentiels :
- Vérifier l’existence de crédits sur les bonnes lignes budgétaires ; - Déterminer les crédits disponibles ;
- Rendre compte de l’exécution du budget ;
- Générer des opérations de clôture (rattachement des charges et produits à l’exercice et détermination des reste à réaliser et reports).
Il en suit que tout engagement dont l’objet est mal libellé, peu clair, non détaillé, ou dont les quantités sont artificiellement regroupées, sera rejeté par la Direction Générale.
Les engagements sont générés par la saisie du bon de commande dans le logiciel.
Il est ensuite déposé sur un parapheur électronique pour suivre le circuit de validation et de signature électronique par le Président.
La signature des engagements juridiques est de la compétence exclusive de l’ordonnateur (le Président) ou, par délégation, le vice-président en charges des finances.
Chaque engagement doit faire l’objet de validations dont le nombre est fonction du type d’engagement :
- Une première validation d’ordre technique par la Direction des Finances portant sur le contrôle de l’imputation budgétaire utilisée, sa concordance avec les compétences exercées par OAC, la clarté et la précision du libellé, le référencement éventuel à un contrat ou un devis. Cette vérification ne peut en aucun cas porter sur l’opportunité de l’engagement.
- Des validations hiérarchiques (chef de service, directeur, directeur général des services) portant sur l’opportunité de l’engagement, son insertion dans la sphère d’actions de l’intérêt général, son respect aux règles de la commande publique…
Un engagement ne peut être validé en dernier ressort par celui qui l’a créé.
II-2-1 Engagements – gestion de la TVA
Chaque type d’engagement porte ses propres règles de gestion (suivi des seuils, gestion de la facture, gestion des services faits, gestion de la TVA, gestion des visas, …).
Le montant budgétaire de l’engagement est égal au montant toutes taxes comprises, exception faite des activités entrant dans le champ de la TVA déclarable. Page 21 sur 51
Pour les activités entrant dans le champ de la TVA déclarable : le montant budgétaire correspond au montant hors taxes. Si ces activités ont un prorata de TVA, le montant budgétaire correspond au hors taxes augmenté de la TVA non déductible.
II-2-2 L’engagement des dépenses – Le bon de commande
L’engagement est effectué par et sur les crédits du service qui aura à assurer la vérification du « service fait ».
L’engagement en dépenses dans le logiciel doit donc toujours être antérieur à la livraison des fournitures ou au démarrage des prestations. A titre exceptionnel, et uniquement en cas d’urgence, l’engagement peut être fait concomitamment.
Dans le cas des marchés simples, la notification matérialise l’engagement juridique de l’EPCI. Pour les marchés de travaux, l’ordre de service vaut démarrage des travaux.
Pour les marchés à bon de commande, le bon matérialise l’engagement juridique de l’EPCI. Il peut être accompagné de toute pièce complémentaire (devis, contrat, convention…).
L’engagement juridique de l’EPCI des fournitures ou prestations hors marché doit systématiquement être matérialisé par un bon de commande. Il peut être accompagné de toute pièce complémentaire (devis, contrat, convention …).
La saisie des bons de commande dans le logiciel est limitée aux encadrants de proximité, responsable et directeurs.
Il n’est pas nécessaire que le service demandeur fasse signer le devis au Président avant la rédaction du bon de commande. La signature du bon entraine la validation du devis annexé.
Toute convention ou avenant doit être vu au préalable à sa signature par les services commande publique, affaires juridiques et finances.
Deux circuits de validation ont été créés :
- Pour les bons de commande sans marché public :
Une fois le bon de commande signé, il sera disponible dans le logiciel finances.
- Pour les bons de commande avec marché public :
Rédaction par
le demandeur
+ joindre
devis
Visa du
directeur
Visa service
finances
Signature
électronique
du Président
Rédaction par
le demandeur
+ joindre
devis
Visa du
directeur
Visa service
finances
Signature
électronique
du Président
Commenté [CM3]: On ne procède pas comme ça, je ne
suis pas dans la boucle pour les BC et c’est très bien comma
ça.
Commenté [AG4R3]: Ok à supprimer visa commande
publique
Commenté [AG5R3]: Visa DGS ? Page 22 sur 51
II-2-3 L’engagement de recettes
L’engagement d’une recette est une obligation indispensable à son suivi et à la qualité de la gestion financière de la collectivité. Il s’impose, au plus tard, à la matérialisation de l’engagement juridique.
L’engagement des recettes est effectué à la notification de l’arrêté attributif de subventions ou dès la signature du contrat ou de la convention. Ces engagements deviennent caducs au terme de l’arrêté ou de la convention.
L’engagement des recettes issues des tarifs est effectué au 1er janvier sur la base des prévisions du budget voté. Il peut être réajusté à la hausse ou à la baisse en cours d’année au regard des réalisations passées (mensuelles, trimestrielles…) ainsi que des revalorisations de tarifs. L’engagement est soldé à la fin de l’exercice budgétaire.
II-2-4 La gestion des tiers
La qualité de la saisie des données des tiers est une condition essentielle à la qualité des comptes d’OAC. Elle impacte directement la relation au fournisseur et à l’usager et fiabilise le paiement et le recouvrement.
La création des tiers dans l’application financière est effectuée par la Direction Finances et dans le respect de la charte de saisie des tiers.
Toute demande de création d’un tiers est conditionnée par la transmission, a minima :
- De l’adresse
- D’un relevé d’identité bancaire ou postale, et, pour les tiers étrangers, le nom et l’adresse de leur banque,
- Pour les sociétés, un extrait KBIS permettant de s’assurer que la société ne fait pas l’objet d’une procédure, son référencement par n° SIRET et code APE, - Pour un particulier : son identification par nom, prénom, adresse, date de naissance …
Seuls les tiers intégrés au progiciel financier peuvent faire l’objet d’engagements de dépenses ou de recettes.
Dans tous les cas, les coordonnées bancaires devront être communiquées sous la forme d’un RIB délivré par la banque du bénéficiaire. Seules les coordonnées indiquées dans l’acte d’engagement d’un marché peuvent être saisies sans ce justificatif.
Les modifications et suppressions de tiers suivent le même processus : la demande est effectuée par le service gestionnaire avec les éléments justificatifs par mail sur la boite générique finances@ouestaveyron.fr. Les modifications apportées aux relevés d’identité bancaire sont traitées exclusivement par la Direction des Finances.
II-3 Enregistrement des factures
Depuis le 1er janvier 2020, toute facture adressée à un acheteur public doit être dématérialisée et déposée sur la plate-forme Chorus du ministère des Finances : https://chorus-pro.gouv.fr/. Aucun paiement relatif à un bon de commande et/ou un marché notifié par OAC ne pourra être effectué sur la base d’une facture qui ne serait pas dématérialisée par ce biais. OAC a choisi de ne pas rendre obligatoire pour le dépôt des factures sur Chorus des mentions spécifiques (numéro bon de commande, numéro engagement…). Page 23 sur 51
Les factures doivent être transmises via ce portail en utilisant :
- Le numéro SIRET d’OAC : 200 069 383 00012 pour le budget principal - Le numéro SIRET d’OAC : 200 069 383 00061 Pour le budget annexe OM - Le numéro SIRET d’OAC : 200 069 383 00020 pour le budget annexe SPANC - Le numéro SIRET d’OAC : 200 069 383 00145 pour le budget GEMAPI
Sauf exceptions (contrats d’assurance, abonnements, avances sur marché…), la facture ne peut être émise par le fournisseur avant la livraison.
Les délais de mandatement courent à compter de la date de la facture enregistrée dans le logiciel compte-tenu des règles de date ci-dessus énoncées, sauf si la facture n’est pas liquidable (absence constat et certification de service fait à la réception de la facture). Dans ce cas, la facture ne doit pas être enregistrée dans le logiciel et elle doit être impérativement retournée au fournisseur par courrier avec accusé de réception, ou rejetée dans l’application Chorus Pro.
Un circuit de validation des factures a été mis en place dans le logiciel finances :
Qu’est-ce qu’un groupe valideur ?
Les groupes valideurs permettent de regrouper les utilisateurs devant indiquer le « service fait » sur les factures affectées au groupe correspondant. Il existe donc plusieurs groupes valideurs dans une même direction.
II-3-1 la gestion du service fait
Le constat et la certification du « service fait » sont les étapes obligatoires préalables à la liquidation d’une facture et sont effectuées sous la responsabilité de la direction opérationnelle gestionnaire des crédits.
Dépôt facture sur Chorus
Pro par le fournisseur
Réception de la facture
dans le logiciel
Certification "service
fait" et rapprochement
engagement par le
groupe valideur
Visa du directeur Visa service Finances Ordonnancement
Signature du Président Mise en paiement par le Trésor Public Page 24 sur 51
Le constat de service fait correspond à l’attestation de la conformité entre la livraison et la commande.
La certification du « service fait » est justifiée par la présence d’un bon de livraison ou d’intervention, un procès-verbal de réception ou tout autre pièce justificative.
Le contrôle consiste à certifier que :
- La quantité facturée est conforme à la quantité livrée,
- Le prix unitaire est conforme au contrat, à la convention ou au bordereau de prix du marché,
- La facture ne présente pas d’erreur de calcul,
- La facture comporte tous les éléments obligatoires permettant de liquider la dépense.
Elle fait porter sur son auteur la bonne et totale concordance entre la commande, l’exécution des prestations et la facture.
Elle oblige son auteur à définir dans l’application financière l’état d’avancement comptable de la facture.
La date de constat du service fait dans l’application financière est celle de :
1. La date du bon de livraison pour les fournitures ;
2. La date de réalisation de la prestation (quelques exemples : réception d’un rapport conforme à la commande, date d’intervention…) ;
3. La constatation physique d’exécution de travaux.
Sauf cas particulier, la date de constat du service ne peut être postérieure à la date de la facture.
Sous réserve des exceptions prévues par l’article 3 de l’arrêté du 16 février 2015 énumérant la liste des dépenses pouvant faire l’objet d’un paiement avant service fait, l’ordonnancement ne peut intervenir avant l’échéance de la dette, l’exécution du service, la décision individuelle d’attribution d’allocations ou la décision individuelle de subvention.
Dans le cas où la date de constat n’est pas déterminable, la date de facturation en tient lieu.
Le constat peut être total ou partiel. Lorsqu’une réception a fait l’objet d’un constat partiel, la liquidation est possible uniquement si la facture est conforme à ce constat partiel.
Si la livraison n’est pas conforme à la commande, le constat du Service Fait ne peut pas être jugé conforme. Si la facture correspondante est adressée à la communauté de communes sur la base de cette livraison erronée, elle n’est pas liquidable, interrompant ainsi le délai de mandatement. Dans ce cas, la facture doit être renvoyée au fournisseur par courrier avec accusé de réception.
Les factures retournées aux prestataires ne sont ni liquidées ni mandatées par la Direction des Finances. Le suivi des factures suspendues est géré par les services opérationnels.
Il est rappelé que la non-exécution d’une prestation selon les termes et conditions d’un marché public doit être attestée par un procès-verbal établi contradictoirement et signé par les parties.
Les différents cas possibles sont :
1. Constat conforme à l’engagement : certification possible et liquidation possible à hauteur de la facture. Page 25 sur 51
2. Constat partiellement conforme à l’engagement : certification possible sur la base des réceptions constatées et liquidation possible si la facture est conforme au constat du service fait.
3. Constat non conforme à l’engagement : certification impossible et facture non liquidable.
II-3-2 la liquidation et le mandatement ou l’ordonnancement
La liquidation désigne l’action visant à proposer une dépense ou une recette après certification du service fait.
La liquidation est effectuée par le service gestionnaire de crédit. Les factures doivent être visées par les personnes habilitées attestant de la validité de la liquidation de la dépense. La liquidation des recettes est accompagnée d’un état liquidatif signé certifiant la validité de la créance.
La Direction des Finances valide les propositions de mandats ou de titres après vérification de cohérence et contrôle de l’exhaustivité des pièces justificatives obligatoires.
Le mandatement des dépenses et l’ordonnancement des recettes se traduisent par l’émission des pièces comptables règlementaires (mandats et bordereaux) qui permettent au comptable public d’effectuer le paiement des dépenses.
En recette, les titres sont émis, soit avant encaissement avec édition d’un avis des sommes à payer, soit après encaissement pour régularisation.
Le gestionnaire de recette doit proposer la liquidation de la recette dès que la dette est exigible (dès service fait) avant encaissement. Les titres de recettes correspondants doivent engendrer concomitamment l’avis des sommes à payer. Les avis des sommes à payer sont éditer par le service éditique de la DGFIP.
L’émission des titres de recettes après encaissement doit rester l’exception.
A titre dérogatoire, le mandatement peut être effectué après paiement (prélèvements – remboursement de la dette, électricité …) pour certaines dépenses avec l’autorisation du comptable public.
La numérotation des mandats, des titres et des bordereaux est chronologique. Les mandats et titres des services assujettis à la TVA font l’objet de séries distinctes de bordereaux par activité. Les réductions et annulations de mandats et de titres font également l’objet d’une série distincte avec numérotation chronologique.
La direction des finances est seule chargée des relations avec le centre des finances publiques.
L’absence de prise en charge par le comptable d’un mandat ou un titre fait l’objet d’un rejet dans l’application financière. Les rejets doivent être motivés et entrainent la suppression pure et simple du mandat ou du titre.
La Direction des Finances est chargée de la gestion des opérations d’ordre, des rejets ordonnés par le comptable public, des annulations (réductions) partielles ou totales décidées par OAC ainsi que des réimputations comptables s’il y a lieu. Page 26 sur 51
II-3-3 le délai global de paiement
Au vu des pièces justificatives transmises par le service gestionnaire, la Direction des Finances procède au mandatement. Elle vérifie les liquidations effectuées par les services, leur conformité par rapport aux pièces présentées, établit les mandats et les transmets (sous format .xml fichiers OPES dématérialisés) à la trésorerie chargée du paiement.
La signature électronique du bordereau d’ordonnancement par l’ordonnateur ou son représentant entraîne la validation de tous les mandats de dépenses compris dans le bordereau, la justification du service fait pour toutes les dépenses résultant de ces mêmes mandats, la certification du caractère exécutoire de l’ensemble des pièces justificatives jointes aux mêmes mandats.
Le délai global de paiement des factures est fixé règlementairement à 30 jours. Ce délai intègre le délai de mandatement de l’ordonnateur (20 jours) ainsi que le délai de paiement du comptable public (10 jours). Dans le cas où des intérêts moratoires doivent être versés pour une facture, la dépense correspondante est systématiquement prise en charge par le service gestionnaire de la facture concernée.
Si le dépassement du délai global de paiement est imputable au comptable public, l’EPCI se réserve la possibilité d’émettre des titres de recettes à l’encontre des services de l’Etat pour remboursement des intérêts moratoires versés.
Les délais de mandatement courent à compter de la date de la facture enregistrée dans l’application financière :
- 10 jours pour les services gestionnaires de crédits : certification du service fait, vérification des montants, transmission des pièces justificatives ;
- 10 jours pour la Direction des Finances : enregistrement chronologique, transmission au gestionnaire de crédits concerné, vérification des éléments nécessaires au bon mandatement (numéro SIRET, RIB, adresse…), mandatement, mise en signature des bordereaux avant transmission au comptable public ;
- 10 jours pour le comptable public : paiement. Dès que le comptable public a accepté les pièces comptables, sa responsabilité est entière. Son contrôle est effectué sur la régularité des pièces présentées et non sur l’opportunité de la dépense.
Le délai de paiement ne commence à courir qu’à compter de la date d’exécution des prestations (date du service fait) ou, si elle lui est postérieure, à la date de réception de la facture d’OAC.
Le délai global de paiement peut être suspendu dans les cas prévus par la réglementation. La facture est alors retournée sans délai au fournisseur.
Si elle n’est pas liquidable, pour le motif d’absence de constat et de certification de service fait à la réception, cette dernière n’est, par exception, pas retournée et le fournisseur doit être prévenu par écrit sans délais.
II-3-4 les pièces justificatives
Les pièces justificatives sont l’ensemble des documents nécessaires au comptable pour lui permettre d’effectuer les contrôles qui lui sont assignés par le décret du 29 décembre 1962, confirmés par la loi du 2 mars 1982.
La liste des pièces justificatives que l’ordonnateur doit transmettre au comptable pour Page 27 sur 51
permettre le paiement des dépenses publiques locales est périodiquement actualisée, pour tenir compte de l’évolution de la réglementation applicable aux collectivités. Le décret n°2016- 33 du 20 janvier 2016 est le texte de référence à la date d’adoption du présent règlement.
Deux types de justificatifs doivent être transmis au comptable :
- La justification juridique de la dépense : délibération, décision, marché, contrat ou convention ;
- La pièce attestant de la validité de la créance et comportant les éléments de liquidation : facture, décompte.
Le premier paiement fournira les justificatifs des deux types, juridique et premier décompte ; les paiements suivants feront référence au 1er paiement (n° mandat, année, imputation).
II-4 La gestion des recettes
La direction opérationnelle établit un état liquidatif sous la forme d’un certificat administratif, accompagnée des pièces justificatives.
Elle doit proposer la liquidation de la recette dès que la dette est exigible (dès service fait) avant encaissement.
Sa transmission à la Direction des Finances fait l’objet d’un avis des sommes à payer (ASAP) communiqué automatiquement aux redevables.
La gestion des ASAP de façon dématérialisée a pour finalité de faire traiter de manière centralisée et automatisée l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi des ASAP par la filière éditique de la DDFIP.
II-4-1 les recettes tarifaires et leur suivi
Les tarifs sont votés par l’assemblée délibérante chaque année. Les services gestionnaires sont chargés de la rédaction des délibérations afférentes.
Les tarifs sont appliqués soit au sein de régies de recettes, soit par émission de titres de recettes envoyés aux administrés. Ceux-ci sont émis par la Direction des Finances sur présentation des états liquidatifs et des pièces justificatives par le service gestionnaire.
La séparation ordonnateur/comptable rend responsable le comptable public de l’encaissement des recettes d’OAC. Il peut demander aux services d’OAC toute pièce nécessaire pour justifier du droit à l’encaissement d’une recette. Contrairement aux dépenses il n’existe pas de nomenclature de pièces justificatives en recettes. Le comptable doit seulement s’assurer que la recette a été autorisée par l’autorité compétente.
Chaque mois un tableau de bord indiquant pour chaque service les recettes restant à percevoir est transmis à chaque service gestionnaire de façon que les impayés soient les plus réduits possibles. En effet, la perception des recettes au fil de l’eau permet de garder un niveau de trésorerie stable pour la collectivité.
II-4-2 les annulations de recettes
Lorsqu’une recette a fait l’objet d’une contestation fondée sur l’application du règlement intérieur du service ou lorsqu’une erreur de facturation est constatée, le titre de recette fait l’objet d’une annulation. Page 28 sur 51
L’annulation est émise par la Direction des Finances sur la base des justificatifs produits par le service gestionnaire. Il revient à ce dernier d’établir et de faire signer au Président un certificat administratif.
Les annulations sont traitées différemment selon que le titre initial a été effectué sur l’exercice en cours ou sur un exercice antérieur. Dans le premier cas, une annulation de titre vient diminuer le montant total des recettes constatées pour l’exercice, dans le second l’annulation est matérialisée par un mandat puisque le titre annulé est venu alimenter le résultat de l’exercice clos.
L’admission en non-valeur d’une dette relève de la compétence exclusive de l’assemblée délibérante. Elle est demandée par le comptable public dès que la créance est prescrite ou lui paraît irrécouvrable du fait de la situation du débiteur et en cas d’échec des procédures de recouvrement prévues par la loi.
Les admissions en non-valeur sont présentées par la Direction des Finances sur la base d’un état transmis par le comptable public ; à l’issue de la délibération, la créance reste due mais les poursuites du comptable sont interrompues.
II-4-3 le suivi des demandes de subvention à percevoir
Ce sont les services gestionnaires de crédits qui ont la responsabilité du montage des dossiers de subvention. Les demandes d’aide sont faites auprès de partenaires institutionnels (Région Occitanie, Département de l’Aveyron, Etat, Union Européenne …) pour financer des projets ou services spécifiques. Les demandes de subventions doivent préalablement faire l’objet d’une délibération du Bureau. Une attention particulière doit être portée au respect de la règle de non-commencement des travaux au moment où la subvention est sollicitée.
Une copie du dossier de demande de subvention est obligatoirement enregistrée dans le dossier correspondant sur le serveur sur l’espace partagée du dossier « SUBVENTIONS RECUES ». La subvention est ensuite créée dans le logiciel finances par les directions concernées.
Une fois les subventions obtenues, le suivi de l’encaissement est de la responsabilité des services gestionnaires de crédits en collaboration avec la Direction des Finances.
La notification de la subvention, adressée à la Direction des Finances fait l’objet d’un engagement.
Les services gestionnaires de crédits procèdent aux demandes d’avance, d’acomptes et de soldes sur production des pièces justificatives et en informent la Direction des Finances.
II-5 Les provisions pour risques et charges
Le provisionnement constitue l’une des applications du principe de prudence. Il permet par exemple de constater une dépréciation, un risque ou d’étaler une charge à caractère budgétaire ou financière. Les provisions se décomposent en :
- Provisions pour litiges et contentieux
- Provisions pour pertes de charge
- Provisions pour garanties d’emprunt
- Provisions pour risques et charges sur emprunts Page 29 sur 51
- Provisions pour compte épargne temps
- Provisions pour gros entretien ou grandes révisions
- Autres provisions pour risques et charges.
Il appartient au conseil communautaire de décider de leur montant. Les dotations aux provisions constituées par la collectivité sont des opérations d’ordre semi-budgétaire. Elles se traduisent par une dépense de fonctionnement à caractère budgétaire et une recette d’investissement à caractère non-budgétaire au bilan pour le même montant.
La dotation est inscrite au plus proche acte budgétaire suivant la connaissance ou l’évaluation du risque ou de la charge financière. La reprise des provisions s’effectue à tant que de besoins, par l’inscription au budget ou en décision modificative, d’une recette de fonctionnement.
II-6 Les opérations de fin d’exercice
Les opérations de fin d’exercice s’appuient sur les évènements de gestion précisés précédemment ; la bonne tenue de la comptabilité d’engagement constitue un préalable indispensable au bon déroulement des opérations de clôture.
Le calendrier des opérations de fin d’exercice est déterminé chaque année par la direction de Finances.
II-6-1 La journée complémentaire
La comptabilité publique permet durant le mois de janvier de terminer les paiements de la section de fonctionnement de l’exercice précédent, dès lors que la facture a été reçue et que l’engagement et la prestation ont régulièrement été effectués sur l’année n-1.
De même, il est encore possible, jusqu’au 21 janvier, d’effectuer une décision modificative concernant le fonctionnement ou les écritures d’ordre.
Il n’existe pas de journée complémentaire pour les écritures d’investissement (mandats et titres), lesquelles doivent être impérativement passées avant le 31 décembre.
II-6-2 Le rattachement des charges et des produits
Le rattachement des charges et des produits est effectué en application du principe d’indépendance des exercices. Il vise à faire apparaître dans le résultat d’un exercice donné, les charges et les produits qui s’y rapportent et ceux-là seulement.
Le rattachement concerne les engagements de fonctionnement pour lesquels :
- En dépense : le service a été effectué et la facture n’est pas parvenue - En recettes : les droits ont été acquis au 31 décembre de l’exercice budgétaire.
En ce qui concerne les recettes de fonctionnement, les droits acquis au plus tard le 31 décembre peuvent faire l’objet de titre de recettes pendant la journée complémentaire et au plus tard le 31 janvier dès lors que la recette est certifiée et dûment liquidée. Ainsi, le rattachement en recette peut ne concerner que les droits acquis au 31 décembre n’ayant pas pu faire l’objet d’un titre de recette sur l’exercice.
Les engagements à rattacher sont proposés par les gestionnaires des crédits et sont validés Page 30 sur 51
par la direction des Finances.
Chaque gestionnaire doit justifier auprès de la direction des Finances les dépenses et les recettes à rattacher. Le service fait relatif aux fournitures est justifié par le bon de livraison. Le rattachement des prestations de service est effectué sur la base de toute pièce justifiant des dates d’interventions.
Peuvent ne pas être rattachées les charges ou les produits n’ayant pas d’incidence significative sur le résultat de l’exercice. Cependant, tout engagement, quel que soit son montant, peut faire l’objet d’un rattachement sous réserve que le service fait puisse être justifié.
Le rattachement donne lieu à mandatement (ou titre de recette) au titre de l’exercice N et contrepassation à l’année N+1 pour le même montant.
Le rattachement des intérêts courus non échus (ICNE) des emprunts en cours est réalisé sur un article budgétaire spécifique en dépense de fonctionnement (compte 66112). Aussi, la prévision et la réalisation peuvent, le cas échéant, être négatives si la contrepassation est supérieure au rattachement.
La direction des finances fixe chaque année le calendrier de rattachement des charges et des produits.
Les engagements ayant fait l’objet de rattachement sont automatiquement prorogés au 31 décembre de l’année N+1.
II-6-3 Les charges et produits constatés d’avance
Parallèlement au rattachement des charges et des produits, sont exclus du résultat de l’exercice les charges et les produits constatés d’avance qui ont donné lieu à l’émission d’un mandat ou d’un titre mais qui se rapportent totalement ou partiellement à l’exercice suivant.
Les gestionnaires de crédits peuvent indiquer à la direction des Finances, les mandats et titres émis en section de fonctionnement qui se rapportent à l’exercice suivant. Sur la base de justificatifs adressés, la direction des finances passe les écritures comptables correspondantes.
II-6-4 Les reports de crédits de fonctionnement
Les crédits disponibles (crédits n’ayant pas fait l’objet d’un engagement) ne peuvent pas être reportés. Les crédits non engagés sont systématiquement annulés.
En fonctionnement, les reports de crédits ne peuvent être effectués que sur la base des engagements reportés.
Les reports de crédits en fonctionnement concernent les engagements pour lesquels le service fait n’a pu être justifié au 31 décembre. La direction générale et la direction des Finances jugent de l’opportunité du report des engagements et des crédits correspondants sur la base des justificatifs pouvant être produits par le gestionnaire des crédits.
S’agissant de dépenses obligatoires, les subventions accordées dans le cadre du budget doivent être versées au cours de l’exercice considéré. Page 31 sur 51
Les subventions accordées dans le cadre de délibération spécifiques peuvent être reportées en fonction des termes des conventions associées.
Les engagements non reportés deviennent caducs au 31 décembre de l’exercice. Ces engagements peuvent néanmoins être prorogés sur l’exercice suivant par les gestionnaires de crédits et sont alors financés par les crédits de l’exercice suivant.
II-6-5 Les reports de crédits d’investissement
Les engagements juridiques et comptables valides (en dépenses comme en recettes) qui n’auraient pas été soldés à la fin de l’exercice budgétaire peuvent être reportés sur l’exercice suivant, après validation de la Direction des Finances.
Les engagements non reportés sont soldés.
Les subventions accordées dans le cadre de délibérations spécifiques peuvent être reportées en fonction des termes des conventions associées.
Les crédits de paiement compris dans une autorisation d’engagement ou une autorisation de programme non engagés en fin d’exercice sont reportés d’une année.
Un état des reports pris au 31 décembre est mis à la signature de l’ordonnateur une fois les opérations de clôture achevées ; il est produit à l’appui du compte financier unique et fait l’objet d’une transmission au comptable public. Cet état et ses justificatifs est susceptible d’être contrôlé par la Chambre régionale des comptes. Page 32 sur 51
III- LA GESTION DU PATRIMOINE
Le patrimoine correspond à l’ensemble des biens meubles ou immeubles, matériels, immatériels ou financiers, en cours de production ou achevés, propriétés de l’EPCI.
Ce patrimoine nécessite une écriture retraçant une image fidèle, complète et sincère. La bonne tenue de l’inventaire participe également à la sincérité de l’équilibre budgétaire et au juste calcul des recettes.
Ces biens font l’objet d’un mandatement en section d’investissement, exceptions faites des dons, acquisitions à titre gratuit ou mise à disposition.
Les acquisitions de l’année (à titre onéreux ou non) sont retracées dans une annexe du Compte financier unique.
III-1 La tenue de l’inventaire
Chaque élément du patrimoine est référencé sous un numéro d’inventaire unique qui identifie le compte de rattachement est qui est transmis au Receveur des Finances en charge de la tenue de l’Actif de la collectivité.
III-1 1 Les travaux
Les travaux réalisés en investissement viennent augmenter à leur achèvement la valeur du patrimoine ou empêcher sa dépréciation. Cette dernière est constatée au travers des dotations aux amortissements ou lors des mises à la réforme et des cessions.
Restent hors du champ d’application les éléments tels que la voirie ou les bâtiments, car ceux- ci ne se déprécient pas régulièrement et de façon irréversible s’ils font l’objet de dépenses d’entretien régulières. L’amortissement s’applique donc aux :
- biens meubles autres que les collections et œuvres d’art ;
- biens immeubles productifs de revenus, y compris ceux loués, ou mis à disposition d’un tiers privé contre paiement d’un droit d’usage, et non affectés à l’usage du public ou à un service public administratif ;
- immobilisations incorporelles autres que les frais d’études et d’insertion suivis de réalisation ; - subventions d’équipements versées.
Un ensemble d’éléments peut être suivi au sein d’un lot. Il se définit comme une catégorie homogène de biens dont le suivi comptable individualisé ne présente pas d’intérêt. Cette notion ne doit pas faire obstacle à la possibilité par la suite de procéder à une sortie partielle. Pour le valoriser, la méthode dite du « coût moyen » est utilisée.
A noter :
- Sont à inscrire au chapitre 21 les travaux dont le délai de réalisation est égal ou inférieur à 12 mois, et au chapitre 23 tous ceux excédant cette durée (études non comprises) ; - Un doute peut exister quant à l’inscription d’un matériel dont le montant unitaire est de faible valeur et dont la nature s’apparenterait à du matériel de bureau ou informatique (natures 21831 / 21838…), à du mobilier (natures 21841 / 21848 …) ou à une autre immobilisation corporelle (nature 2188).
Auquel cas, il y a lieu de s’interroger sur les caractéristiques de l’achat envisagé : si son acquisition ne fait pas l’objet d’un arbitrage individuel préalable mais s’inscrit dans Page 33 sur 51
un cycle de remplacement infra annuel, si sa livraison se fait par lot, si son usage n’est pas couvert par une garantie, s’il n’est pas identifié par un numéro de série, s’il ne peut raisonnablement être suivi physiquement, si le coût de sa réparation excéderait le coût d’achat, si aucune personne n’est désignée comme étant son détenteur usager, sont autant d’indices pour inscrire cette dépense en fonctionnement dans une des subdivision du 606 « Achats non stockés de matières et fournitures ».
Par extension de ce principe, ce n’est jamais le montant total d’une dépense qui détermine son inscription ou non dans la section d’investissement.
Ce point ne s’applique pas lors de la création d’une bibliothèque : l’acquisition du fonds s’effectuera en investissement.
- Pour mémoire, le Conseil Communautaire a fixé à 1 000 € le seuil en dessous duquel un investissement était déclaré de faible valeur (délibération n°2022-054 du 17 novembre 2022) avec une durée d’amortissement d’un an.
III-1 2 Les études
III-1 2 1 Les frais d’études
Les frais d’études effectuées par des tiers en vue de la réalisation d’investissements sont imputés directement au compte 2031 « Frais d’études ».
Lorsque les études sont réalisées par les moyens propres de la collectivité pour son compte, les frais correspondants sont imputés aux comptes de charges par nature concernés puis transférés, en fin d’exercice, par opération d'ordre budgétaire, au débit du compte 2031 par le crédit du compte 721 « Travaux en régie - immobilisations incorporelles ».
Dans les deux cas de figure, les frais d’études font l’objet d’une attribution de numéro d’inventaire selon les modalités décrites précédemment.
Lorsque les frais d’études, enregistrés au compte 2031, sont repris à la subdivision intéressée du compte d’immobilisation en cours (compte 23) lors du lancement des travaux par opération d’ordre budgétaire, il convient d’attribuer le même numéro d’inventaire à l’immobilisation en cours que celui attribué à l’origine.
Si les études ne sont pas suivies de réalisation, les frais correspondants sont amortis sur une période qui ne peut dépasser cinq ans : le compte 6811 « Dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles et corporelles » est débité par le crédit du compte 28031 « Amortissement des frais d’études ».
III-1 2 2 Les frais de recherche et de développement
Les « frais de recherche et de développement » correspondent à l’effort de recherche et de développement réalisé par les moyens propres de la collectivité pour son propre compte.
En sont par conséquent exclus les frais réalisés pour le compte de tiers, frais normalement inscrits aux comptes de charges ou d’opérations sous mandat.
Les frais de recherche et de développement sont enregistrés dans les comptes de charges par nature de l’exercice au cours duquel ils sont engagés ; toutefois, à titre exceptionnel, ils peuvent être transférés à l’actif, au débit du compte 2032 « Frais de recherche et de développement » par le crédit du compte 721 « Travaux en régie – Immobilisations Page 34 sur 51
incorporelles » si les conditions suivantes sont remplies :
- les projets en cause doivent être nettement individualisés et leur coût distinctement établi pour être réparti dans le temps ;
- chaque projet doit avoir, à la date de l’établissement des situations comptables, de sérieuses chances de réussite technique.
Dans ce cas, les frais de recherche et de développement font l’objet d’une attribution de numéro d’inventaire selon les modalités décrites précédemment.
Quelle que soit la suite réservée au projet, les frais de recherche et de développement doivent être amortis dans un délai qui ne peut dépasser cinq ans : le compte 6811 « Dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles et corporelles » est débité par le crédit du compte 28032 « amortissements des frais d’études, de recherche et de développement ».
En cas d’échec du projet, les frais correspondants restant à amortir le sont immédiatement, en totalité, par le débit du compte 6871 « Dotations aux amortissements exceptionnels des immobilisations ».
III-2 L’amortissement
L’amortissement est la réduction irréversible, répartie sur une période déterminée, du montant porté à certains postes du bilan. L’amortissement pour dépréciation est la constatation comptable d’un amoindrissement de la valeur d’un élément d’actif résultant de l’usage, du changement technique ou de toute autre cause.
La durée d’amortissement propre à chaque catégorie de bien est fixée par délibération du conseil communautaire et fait l’objet d’une annexe aux documents budgétaires. Cette délibération précise également par catégorie les niveaux de faible valeur en deçà desquels les éléments sont amortis dans l’année qui suit leur acquisition.
Si des subventions sont perçues pour des biens amortissables, alors l’EPCI doit les amortir sur la même durée d’amortissement que celles des biens qu’elles ont financés.
III-2 1 Le prorata temporis
La mise en œuvre de la nomenclature budgétaire et comptable M57 a introduit des changements en matière d’amortissements des immobilisations impliquant leur mode de gestion : l’application de la règle du prorata temporis de manière prospective, pour chaque catégorie d’immobilisation acquise à compter du 1er janvier 2023, au prorata du temps prévisible d’utilisation.
L’amortissement commence donc à la date de mise en service, d’entrée effective du bien dans le patrimoine d’Ouest Aveyron Communauté ou de début de consommation des avantages économiques ou du potentiel de service qui sont attachés au bien.
Par meure de simplification, en l’absence d’information précise sur la date de mise en service de l’immobilisation, il est proposé de retenir la date d’émission du dernier mandat d’acquisition de l’immobilisation comme date de mise en service, sauf cas particulier, car le mandat suit effectivement le service fait. Il en sera de même pour les subventions d’équipements versées.
Il est possible de mettre en place un aménagement de la règle du prorata temporis pour les nouvelles immobilisations mises en service, au niveau de catégories d’immobilisation faisant Page 35 sur 51
l’objet d’un suivi globalisé à l’inventaire (bien acquis par lot, petit matériel ou outillage, fonds documentaires, biens de faibles valeurs…).
Ouest Aveyron Communauté a donc fait le choix pour les catégories d’immobilisations suivantes de les amortir sans prorata temporis de façon linéaire à compter du 1er janvier de l’année suivant l’acquisition :
- Biens de faibles valeurs (< 1 000 €), amorti en totalité en une seule fois - Biens acquis par lot.
III-2 2 La comptabilisation par composant
La nomenclature M57 pose le principe de la comptabilisation des immobilisations par composant lorsque les enjeux le justifient.
Si dès l’origine, un ou plusieurs éléments significatifs ont une utilisation différente, chaque élément (structure et composants) est comptabilisé séparément dès l’origine puis lors des remplacements (plan d’amortissement et numéro d’inventaire propre à chaque composant).
Au contraire, lorsque les éléments d’un actif sont exploités de façon indissociable, un plan d’amortissement est retenu pour l’ensemble de ces éléments.
Ainsi, l’amortissement par composant ne s’impose que lorsqu’un composant représente une forte valeur unitaire, une part significative du coût de l’actif et si sa durée d’utilisation est significativement différente de la structure principale.
Cette méthode de comptabilisation par composant est appréciée au cas par cas. Elle n’est utile et ne s’impose que si la durée d’amortissement des éléments constitutifs d’un actif est significativement différente pour chacun des éléments et si le composant représente une forte valeur unitaire. Dans le cas contraire, l’immobilisation reste un bien non décomposable.
III-3 La cession de biens mobiliers et biens immeubles
Pour toute réforme de biens mobiliers, un procès-verbal de réforme est établi. Ce procès- verbal mentionne les références du matériel réformé ainsi que l’année et la valeur d’acquisition.
Dans le cas d’un achat avec reprise de l’ancien bien, il n’y a pas de contraction entre la recette et la dépense. Le montant correspondant à la récupération du bien par l’entreprise n’est en aucune manière déduit de la facture d’acquisition. Il doit donc faire l’objet d’un titre de cession retraçant ainsi la sortie de l’inventaire du bien repris.
Concernant les biens immeubles, les cessions donnent lieu à une délibération mentionnant l’évaluation qui a été faite de ce bien par France Domaine et doivent être accompagnées obligatoirement d’un acte de vente. Les écritures de cession sont réalisées par la direction des Finances. Il est important de préciser la valeur nette comptable (VNC) du bien cédé et d’indiquer s’il s’agit d’une cession totale ou partielle. Dans ce dernier cas, la VNC cédée est calculée au prorata de la surface cédée. Cependant, si le bien partiellement cédé avait une VNC symbolique, cette même valeur peut être appliquée aussi bien à la VNC cédée qu’à son solde.
La constatation de la sortie du patrimoine du bien mobilier ou immobilier se traduit par des opérations d’ordre budgétaires (avec constatation d’une plus-value ou moins-value le cas Page 36 sur 51
échéant traduisant l’écart entre la valeur nette comptable du bien et sa valeur de marché).
Les sorties d’actif constatées au cours de l’exercice font l’objet d’une annexe au Compte administratif.
Les cessions patrimoniales sont prévues en recettes d’investissement sur un chapitre dédié 024 mais ce chapitre ne présente pas d’exécution budgétaire. Les titres de recettes émis lors de la réalisation de la cession sont comptabilisés sur le compte 775 qui ne présente pas de prévision. Par ailleurs, les écritures de régularisation de l’actif (constat de la VNC et de la plus ou moins-value) ont la spécificité de s’exécuter sans prévision préalable (y compris en dépenses).
III-4 Les biens mis à dispositions
Le compte 217 enregistre les immobilisations reçues par les établissements publics de coopération intercommunale au titre d’une mise à disposition dans le cadre d’un transfert de compétence.
Lors de la mise à disposition, les immobilisations concernées sont enregistrées dans la comptabilité de l’établissement ou de la collectivité bénéficiaire pour la valeur historique du bien.
Les amortissements éventuellement pratiqués par la collectivité propriétaire sont enregistrés aux subdivisions concernées du compte 2817.
Dans le cadre d'un transfert de compétences, l’ordonnateur doit retracer dans le procès-verbal (PV) de mise à disposition, l’ensemble des biens mis à disposition par une collectivité à un organisme tiers.
Le PV de mise à disposition doit indiquer les éléments permettant d’identifier précisément les biens mis à disposition afin qu’ils puissent être comptabilisés par le comptable. A la réception des pièces justificatives, le comptable peut alors sortir le bien mis à disposition de l'état de l'actif.
La procédure d’attribution de numéro d’inventaire pour ces immobilisations reçues au titre d’une mise à disposition est identique à celle décrite précédemment. Il en est de même en cas d’amortissements pratiqués sur ces immobilisations reçues au titre d’une mise à disposition : le même numéro d’inventaire attribué à l’immobilisation concernée doit être repris, afin de déterminer la valeur nette comptable de l’immobilisation.
III-5 Les immobilisations reçues en affectation
Les comptes utilisés pour retracer les opérations relatives à une affectation de biens sont différents selon que le bénéficiaire est un service non personnalisé de la collectivité ou un organisme tiers doté de la personnalité morale.
III-5 1. Biens affectés à un service non doté de la personnalité morale (budget annexe ou régie dotée de la seule autonomie financière)
Le service utilisateur n’est, dans ce cas, qu’un démembrement de la collectivité ; cette dernière demeure de plein droit propriétaire des immobilisations.
Cette opération conduit à passer d’une affectation générale dans le budget général à une Page 37 sur 51
affectation spécialisée dans le budget annexe.
Dès lors, l’affectation donne lieu à une sortie des immobilisations du budget principal et à une intégration de ces biens dans le budget annexe au même compte d’immobilisation corporelle que celui auquel il était comptabilisé dans le budget principal.
Dans le budget principal, la subdivision intéressée du compte 21 est créditée, après réintégration des amortissements éventuels, tandis que le compte 18 « Compte de liaison - affectation à ... » est débité de la valeur nette comptable du bien.
Dans le budget annexe, le bien est intégré, selon sa nature, au débit du compte 21 pour sa valeur historique, par le crédit du compte 18.
Pour les biens en cours d'amortissement, le compte 28x est débité par le crédit du compte 18. Toutes les écritures comptables sont des opérations d’ordre non budgétaires.
De la même façon que précédemment, le bien affecté est attributaire d’un numéro d’identification pour permettre son suivi à l’inventaire et à l’état de l’actif de l’affectataire.
Il en est de même en cas d’amortissements pratiqués sur ces immobilisations reçues en affectation : le même numéro d’inventaire attribué à l’immobilisation concernée doit être repris, afin de déterminer la valeur nette comptable de l’immobilisation.
Durant la période de l’affectation, les travaux accroissant la valeur ou la durée de vie du bien, entraînent l’inscription d’une adjonction à l’immobilisation d’origine. La collectivité affectante n'a pas d'écriture à enregistrer, puisqu'elle n'a plus le contrôle du bien. L'adjonction de valeur ne figurera dans son patrimoine, que lors du retour du bien.
III-5 2 Biens affectés à un organisme tiers doté de la personnalité morale.
Dans ce second cas, le bien affecté est inscrit au budget de l’affectant à l’un des comptes 24x (sauf comptes 241, 242 et 249), et dans le budget de l’organisme affectataire, aux subdivisions de l’un des comptes 22X selon sa nature.
Il s’agit d’une opération d'ordre non budgétaire ne donnant lieu à aucune émission de mandat et de titre.
Le comptable procède à la comptabilisation de cette opération au vu des pièces justificatives transmises par l’ordonnateur. Les immobilisations affectées à un organisme tiers doté de la personnalité morale font l’objet, selon les mêmes modalités que celles précédemment décrites, de l’attribution d’un numéro d’inventaire tant chez l’affectant que chez l’affectataire.
III-6 Concordance Inventaire physique/comptable
L’inventaire comptable correspond à l’enregistrement des achats en matériel que l’EPCI a entré dans ses livres comptables. En fonction du montant d’achat, plus ou moins 500 €, cet achat sera considéré comme une « immobilisation comptable ». Il pourra être amorti.
Alors que l’inventaire physique consiste à compter réellement, sur le terrain, l’ensemble du matériel que la collectivité détient en ses murs. Son premier objectif est de vérifier la correspondance avec l’inventaire comptable. Il permet d’avoir une vision exhaustive de son patrimoine.
Conformément à la volonté d’Ouest Aveyron Communauté de maintenir un haut niveau de Page 38 sur 51
qualité comptable, un travail d’amélioration de son inventaire pour des traitements de mise à jour en commun accord avec la trésorerie est entrepris. Ce travail porte notamment sur la sortie des biens de faible valeur totalement amortis, qui permet d’épurer l’inventaire par certificat administratif signé de l’ordonnateur. Page 39 sur 51
IV- LA GESTION DE LA DETTE
IV-1 La gestion de la dette et de la trésorerie
IV-1 1 La gestion de la dette
Aux termes de l’article L.2337- 3 du Code Général des Collectivités Territoriales, les communes peuvent recourir à l’emprunt.
Le recours à l’emprunt est destiné exclusivement au financement des investissements, qu’il s’agisse d’un équipement spécifique, d’un ensemble de travaux relatifs à cet équipement ou encore d’acquisitions de biens durables considérés comme des immobilisations.
Les emprunts peuvent être globalisés et correspondre à l’ensemble du besoin en financement de la section d’investissement.
En aucun cas l’emprunt ne doit combler un déficit de la section de fonctionnement ou une insuffisance des ressources propres pour financer le remboursement en capital de la dette.
Le recours à l’emprunt relève en principe de la compétence de l’Assemblée délibérante. Toutefois, cette compétence peut être déléguée au Président (selon l’article L. 2122-22 du Code Général des Collectivités Territoriales). La délégation de cette compétence est encadrée. Le Président d’Ouest Aveyron Communauté peut ainsi :
- Procéder, après avis favorable du bureau communautaire et de la commission finances, à la réalisation des emprunts destinés au financement des investissements prévus par le budget et de passer les actes nécessaires.
Le Conseil Communautaire est tenu informé des emprunts contractés dans le cadre de cette délégation.
Le recours à l’emprunt fera, en principe, l’objet d’une mise en concurrence. Il est rappelé que la passation de contrat d’emprunt n’est pas soumise au code des marché publics et est donc exclu des procédures de mises en concurrence.
Le compte financier unique mentionne le montant de l’encours de la dette, la nature et la typologie de chaque emprunt, le remboursement en capital et les charges financières générées en cours d’exercice.
IV-1 2 La gestion de la trésorerie
Chaque collectivité territoriale dispose d’un compte au Trésor Public. Ses fonds y sont obligatoirement déposés.
Des disponibilités peuvent apparaitre (excédents de trésorerie). Il est interdit de les placer sur un compte bancaire, y compris de la Caisse des Dépôts.
A l’inverse, des besoins de trésorerie peuvent apparaitre. Il revient alors à la collectivité de se doter d’outils de gestion de sa trésorerie, afin d’optimiser au mieux l’évolution de celle – ci (son compte au Trésor ne pouvant être déficitaire).
Des lignes de trésorerie permettent de financer le décalage dans le temps entre le paiement
Commenté [CM6]: Article dédié aux maires et non pas au
président d’un EPCI mais sur la même base, cela fait partie
des items que le conseil peut déléguer au président.
Commenté [AG7R6]: À laisser comme cela; on écrit
«peut» … on ne le sait pas encore Page 40 sur 51
des dépenses et l’encaissement des recettes.
Les crédits concernés par ces outils de gestion de trésorerie ne procurent aucune ressource budgétaire. Ils n’ont pas vocation à financer l’investissement. Ils ne sont donc pas inscrits dans le budget de la collectivité et gérés par le Comptable public sur des comptes financiers de classe 5.
Néanmoins, le recours à ce type d’outils de trésorerie doit être autorisé par le Conseil Communautaire, qui doit préciser le montant maximal qui peut être mobilisé.
IV – 2 La gestion des garanties d’emprunt
La garantie d’emprunt est un engagement hors bilan par laquelle l’EPCI accorde sa caution à un organisme dont elle veut faciliter le recours à l’emprunt en garantissant aux prêteurs le remboursement en cas de défaillance du débiteur.
La décision d’octroyer une garantie d’emprunt est obligatoirement prise par l’assemblée délibérante. Le contrat de prêt ou, le cas échéant, l’acte de cautionnement est ensuite signé par le Maire.
Les garanties d’emprunt accordées à des personnes morales de droit privé sont soumises aux dispositions de la loi du 5 janvier 1988 modifiée dite « loi Galland ». Elle impose aux collectivités trois ratios prudentiels conditionnant l’octroi des garanties d’emprunt :
- La règle du potentiel de garantie : le montant de l’annuité de la dette propre ajouté au montant de l’annuité de la dette garantie, y compris la nouvelle annuité garantie, ne doit pas dépasser 50 % des recettes réelles de fonctionnement ;
- La règle de division des risques : le volume total des annuités garanties au profit d’un même débiteur ne peut aller au-delà de 10 % des annuités pouvant être garanties par la collectivité ;
- La règle du partage des risques : la quotité garantie ne peut couvrir que 50 % du montant de l’emprunt contracté par l’organisme demandeur. Ce taux peut être porté à 80 % pour des opérations d’aménagement menées en application des article L.300-1 à L.300-4 du Code de l’Urbanisme. Ces ratios sont cumulatifs.
Les limitations introduites par les ratios Galland ne sont pas applicables pour les opérations de construction, acquisition ou amélioration de logements réalisées par les organismes d’habitation à loyer modéré (OPH) ou les sociétés d’économie mixte ou subventionnées par l’Etat (article L.2252-2 du CGCT).
La Direction des Finances intervient pour la rédaction de la délibération de la garantie, ainsi que le suivi de la garantie sur le logiciel de gestion de la dette.
L’ensemble des garanties d’emprunt fait obligatoirement l’objet d’une communication qui figure dans les annexes du budget primitif et du compte financier unique au sein du document intitulé « Etat de la dette propre et garantie ». Page 41 sur 51
V- LES REGIES
V-1 La création des régies
Seul le comptable public est habilité à régler les dépenses et recettes de la communauté de communes.
Ce principe connaît un aménagement avec les régies d’avances et de recettes qui permettent, pour des motifs d’efficacité du service public, à des agents placés sous l’autorité de l’ordonnateur et la responsabilité du trésorier, d’encaisser certaines recettes et de payer certaines dépenses.
La création d’une régie est de la compétence du conseil communautaire mais elle peut être délégué au Président. Lorsque cette compétence a été déléguée au Président, les régies sont créées par Arrêté.
L’avis conforme du comptable public est une formalité substantielle préalable à l’arrêté de création de la régie.
V-2 La nomination des régisseurs
Les régisseurs et leurs mandataires sont nommés par décision de l’ordonnateur sur avis conforme du comptable public assignataire des opérations de la régie. Cet avis conforme peut être retiré à tout moment lors du fonctionnement de la régie s’il s’avère que le régisseur n’exerce pas ses fonctions dans le respect de la réglementation.
Les régisseurs sont fonctionnellement sous la responsabilité des directeurs opérationnels. Les directions opérationnelles sont chargées du contrôle d’opportunité et de légalité des recettes encaissées ainsi que les dépenses payées par les régisseurs (contrôle de la conformité des opérations avec l’arrêté constitutif de la régie).
Les opérations effectuées au titre d’une régie doivent être engagées dans l’application financière, en recettes comme en dépenses :
- En recettes : un engagement par nature, par an et par régie : les versements mensuels sont tous effectués sur le même engagement.
- En dépenses : l’engagement doit toujours être préalable à la dépense soit en début d’année pour l’année entière, soit à chaque reconstitution de la régie. En effet, l’engagement permet de s’assurer de la disponibilité des crédits.
La nature des recettes pouvant être perçues ainsi que les dépenses pouvant être réglées par régie sont très encadrées par les textes. L’acte constitutif doit indiquer le plus précisément possible l’objet de la régie, c’est-à-dire la nature des opérations qui seront réalisées par l’intermédiaire de celle-ci.
Il n’entre pas dans les compétences ordinaires d’une régie de recette de procéder à la vente d’éléments d’actifs (véhicules, matériels informatiques …) aux motifs que ce type de cession nécessite une délibération du conseil communautaire ainsi que la constatation complexe et préalable de mise en réforme et sortie du patrimoine dont les écritures sont hors champ de compétences d’un régisseur.
Le régisseur de recette doit verser son encaisse dès que le montant de celle-ci atteint le Page 42 sur 51
maximum fixé par l’acte de création de la régie et au minimum une fois par mois, et obligatoirement :
- En fin d’année, sans pour autant qu’obligation soit faite d’un reversement effectué le 31 décembre dès lors que les modalités de fonctionnement conduisent à retenir une autre date ;
- En cas de remplacement du régisseur par le régisseur intérimaire ou par le mandataire suppléant ;
- En cas de changement de régisseur ;
- Au terme de la régie.
Concernant les régies de dépense dites régies d’avance, le montant maximum de l’avance mis à disposition du régisseur ne doit pas excéder le quart du montant prévisible des dépenses annuelles à payer. L’acte constitutif de la régie précise le montant maximum de l’avance susceptible d’être mis à la disposition du régisseur.
V-3 Les obligations des régisseurs
Les régisseurs doivent se conformer en toute probité à l’ensemble des obligations spécifiques liées à leurs fonctions.
Les régisseurs sont fonctionnellement sous la responsabilité des directeurs des services concernés.
En sus des obligations liées à l’exercice des fonctions de tout fonctionnaire, les régisseurs sont responsables personnellement et pécuniairement des opérations financières qui leur sont confiées. Le régisseur est également responsable des opérations des mandataires qui agissent en son nom et pour son compte.
Ainsi, en cas de perte, de vol ou de disparition des fonds valeurs et pièces justificatives qui lui sont remis, le régisseur assume la responsabilité financière de ces disparitions.
Afin de couvrir ce risque, les régisseurs sont dans l’obligation de souscrire un cautionnement conformément aux textes en vigueur. La souscription d’une assurance est recommandée.
La non-souscription d’un cautionnement entraine la suspension de la régie.
V-4 Le suivi et le contrôle des régies
L’ordonnateur, au même titre que le comptable public, est chargé de contrôler le fonctionnement des régies et l’activité des régisseurs. Il peut s’agir d’un contrôle sur pièce ou sur place.
Afin d’assurer leur fonctionnement correct et régulier, un référent « régies » est placé au sein de la Direction des Finances pour coordonner le suivi et l’assistance des régies, ainsi que l’organisation des contrôles conjoints avec le comptable public.
Les régisseurs sont tenus de signaler sans délais au référent régie les difficultés de tout ordre qu’ils pourraient rencontrer dans l’exercice de leur mission.
En sus des contrôles sur pièce qu’il exerce lors de la régularisation des écritures, le comptable public exerce ses vérifications sur place avec ou sans la Direction Finances. Il est tenu compte, par l’ensemble des intervenants dans les processus, de ses observations contenues dans les Page 43 sur 51
rapports de vérification. Page 44 sur 51
VI- LA COMMANDE PUBLIQUE
L’article L.3 du code de la commande publique, énonce trois grands principes fondamentaux que doivent respecter les acheteurs, quel que soit le montant du marché public : la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.
Le respect de ces principes permet d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.
Ils exigent une définition préalable des besoins, le respect des obligations de publicité et de mise en concurrence et le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse.
Une bonne évaluation des besoins n’est pas simplement une exigence juridique mais avant tout une condition impérative afin que l’achat soit réalisé dans les meilleures conditions économiques :
- Définition précise de la qualité des prestations à obtenir et du contexte de leur réalisation.
- Définition précise des quantités souhaitées.
L’évaluation des besoins doit être adaptée aux nécessités réelles du pouvoir adjudicateur afin de ne pas porter atteinte à la concurrence par une définition des besoins trop précise. En aucun cas l’évaluation des besoins ne doit avoir pour but d’évincer un candidat potentiel du marché public.
VI-1 Les procédures
Les marchés publics peuvent être passés selon une procédure adaptée (MAPA) ou selon une procédure formalisée en fonction de leurs montants.
Tous les marchés doivent respecter les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures.
Quelle que soit la procédure utilisée, cette dernière est entièrement dématérialisée.
VI-2 La mise en concurrence
Tout contrat conclu à titre onéreux entre la collectivité et un opérateur économique, en vue de répondre aux besoins de la première en matière de travaux, de fournitures ou de services, est qualifié de marché public.
Le service de la commande publique est chargé de :
- Conseiller et assister les services prescripteurs dans l’évaluation et la définition du besoin ;
- Conseiller les directions opérationnelles quant aux modalités d’application du Code de la commande publique et des procédures de mise en concurrence à mettre en place. - Accompagner la prise en compte du développement durable dans l’expression des besoins, les spécifications techniques, les conditions d’exécution des prestations et la notation des offres
- Vérifier et instruire les cahiers des charges des marchés à passer - Organiser et suivre les procédures de mise en concurrence
Commenté [CM8]: Pas le cas.
Commenté [AG9R8]: Ne prévoir que ce qui est à ce jour
fait Page 45 sur 51
- Participer à l’analyse des candidatures et des offres
- Suivre l’exécution des marchés (gestion administrative sur le logiciel comptable : révision des prix, reconduction …)
Le service de la commande publique saisit dans l’application financière les marchés publics notifiés ainsi que tous les actes modificatifs au marché (sous-traitance, avenants, …).
Il vise également tous les marchés sur l’application financière.
Tout besoin qui ne peut être pourvu par un marché public en cours à OAC, doit faire l’objet d’une demande de 3 devis.
VI-3 Pièces justificatives à joindre aux mandats de paiement
Pour rappel, toute commande publique constitue un marché dès le premier euro.
Selon la mise à jour de l’instruction comptable du 19/04/2022 relative aux pièces justificatives des dépenses du secteur public local, la liste des pièces justificatives à joindre aux mandats de paiement est la suivante :
VI-3 1 Nature des PJ attendues
- Le contrat écrit signé des deux parties (entreprise et ordonnateur) : La forme du contrat est libre, mais il doit comporter certaines mentions obligatoires :
o Objet du marché public.
o Identification des parties au contrat.
o Prix ou modalités de fixation.
o Durée du marché public, uniquement si des pénalités de retard sont prévues. o Coordonnées bancaires du créancier (IBAN et BIC).
Un devis uniquement signé par l’ordonnateur n’est pas valable.
- La date de réception de la notification du contrat à l’entreprise : La forme de la notification est libre (orale ou écrite).
o Si la notification s’est faite oralement, l’ordonnateur doit mentionner sur l’une des PJ du marché : « L’ordonnateur certifie avoir notifié oralement à l’entreprise le marché XX/XX/XXXX ».
o Si la notification s’est faite par écrit, un simple accusé de réception d’un mail n’est pas valable. Il peut être accepté :
▪ Soit le formulaire NOTI5 complété (ou tout autre document du marché portant cette information)
▪ Soit l’AR postal de la LR de notification (ou sa version électronique proposée par La Poste)
▪ Soit la copie du courrier de la notification adressé au titulaire et revêtu de la date de réception par ce dernier
▪ Soit un certificat administratif indiquant cette date
VI-3 2 Situations nécessitant de joindre ces PJ au mandat
Commenté [CM10]: C’est un idéal vers lequel tendre mais
on n’y est pas.
Commenté [AG11R10]: Laisser la demande des 3 devis.
Enlever le guide.. Page 46 sur 51
Marchés de fournitures et de services
Formalisme Montant du marché inférieur à 5 000 € HT
Montant du
marché inférieur à
60 000 € HT
Marché supérieur
ou égal à 216 000
€ HT
Contrat écrit
signé par les
parties
Facultatif Obligatoire
Date de
réception de la
notification du
contrat au
titulaire
Obligatoire en sus des
informations mentions
mentionnées au VI-3-1 ci-
dessus
A joindre obligatoirement selon le
formalisme du CCAG de référence
Marchés de travaux
Formalisme Montant du marché inférieur à 5 000 € HT
Montant du
marché inférieur à
100 000 € HT
Marché supérieur
ou égal à 5 404
000 € HT
Contrat écrit
signé par les
parties
Facultatif Obligatoire
Date de
réception de la
notification du
contrat au
titulaire
Obligatoire en sus des
informations mentions
mentionnées au VI-3-1 ci-
dessus
A joindre obligatoirement selon le
formalisme du CCAG de référence
Commenté [CM12]: Voilà ce que je propose
«rapidement» et il ne me restera qu’à rédiger un guide de
l’achat public pour OAC ☺️
Commenté [AG13R12]: Oui, merci Page 47 sur 51
VII- LA GESTION DES SUBVENTIONS VERSEES
Une subvention est un concours financier volontaire et versé à une personne physique ou morale, dans un objectif d’intérêt général et local.
Les subventions accordées par la collectivité doivent être destinées au financement d’opération présentant un intérêt local et s’inscrivant dans les objectifs des politiques de la collectivité.
VII-1 Les Appels à Projets
Ouest Aveyron Communauté a fait le choix d’adopter par délibération n°2022-040 du 9 juin 2022 un cadre réglementaire des appels à projets destinés aux associations. Elle souhaite s’appuyer sur les partenaires associatifs pour développer, dans le cadre de ses compétences, ses politiques publiques qu’elle mène.
La Communauté de Communes OUEST AVEYRON COMMUNAUTE (OAC) met en place un dispositif financier destiné aux associations sous forme d’Appel à Projets (AAP). Un AAP permet de définir une thématique particulière et ses objectifs tout en laissant aux associations l’initiative de proposer des solutions.
OAC affectera chaque année une enveloppe financière pour les Appel à Projets lors du vote de son budget.
Ce dispositif doit permettre aux associations présentes sur le territoire de s’impliquer concrètement dans la mise en œuvre du projet de territoire d’OAC, de s’inscrire pleinement au sein de ses politiques publiques pour le développement du territoire, en droite ligne du discours de politique générale du Président d’OAC.
Les AAP s’inscriront dans les thématiques définies, en droite ligne du discours de politique générale, selon les axes du projet de territoire et des politiques publiques communautaires menées.
Des thématiques supplémentaires pourront être ajoutées lorsque certaines stratégies et politiques communautaires, en cours d’élaboration, seront adoptées par le conseil communautaire.
Objectifs généraux : Les actions/projets qui se verront attribués une subvention doivent :
- Être compatible avec les axes du projet de territoire
- Contribuer au développement durable, dans une logique de Responsabilité Sociétale des Organisations (RSO), c’est-à-dire que l’association doit veiller à ce que le projet/l’action, pour lequel elle sollicite l’EPCI, contribue aux finalités du développement durable
- Répondre aux objectifs de la stratégie et politique publique communautaire définit dans l’AAP
Les associations doivent en outre être transparentes dans la communication des pièces demandées ; dans le cas contraire, le dossier ne sera pas instruit par la Communauté de Communes.
Objectifs de l’AAP : Les objectifs ainsi que les indicateurs de performance et d’évaluation de l’action publique seront définis en fonction de la thématique de l’appel à projets ; ils reprendront Page 48 sur 51
les objectifs, les axes, les orientations de la politique publique en question.
Les AAP seront consultables sur le site internet de la communauté de communes. Les demandes devront être déposées sur le site de la plateforme « Démarches simplifiées ».
En application de l’article L. 1612-25 du CGCT, l’attribution des subventions donne lieu à une délibération distincte du vote du budget. Toutefois, pour les subventions dont l’attribution n’est pas assortie de conditions d’octroi, le conseil communautaire peut décider d’individualiser au budget les crédits par bénéficiaire ou d’établir, dans un état annexé au budget, une liste des bénéficiaires avec, pour chacun d’eux, l’objet et le montant de la subvention. L’individualisation des crédits ou la liste établie vaut décision d’attribution de subvention.
Les subventions de fonctionnement correspondent aux prévisions de l’article par nature 6574 « Subventions de fonctionnement aux associations et autres personnes de droit privé ». Les autres subventions (allouées aux personnes morales de droit public, contributions obligatoires…) sont classées dans la catégorie « dépenses courantes de fonctionnement ».
Les subventions ne peuvent pas être accordées sans crédits préalablement votés aux chapitres concernés. Les subventions supérieures à 23 000 euros doivent obligatoirement faire l’objet d’une délibération distincte du budget et d’une convention définissant les conditions d’octroi (convention pluriannuelle d’objectifs).
Le Bureau communautaire a reçu délégation pour attribuer les subventions. Une convention sera signée avec l’association quel que soit le montant attribuée afin de fixer les objectifs à atteindre ainsi que les conditions de versement.
Le suivi des subventions attribuées est réalisé dans l’application financière par la Direction des finances. Chaque attribution fait l’objet d’un engagement.
Les directions concernées par les subventions doivent fournir à la direction des finances les pièces nécessaires aux paiements de la subvention dès que l’association a répondu aux objectifs qui lui avaient été fixés.
VII-2 Les fonds de concours
Ouest Aveyron Communauté a fait le choix d’adopter par délibération n°2021-061 du 16 décembre 2021 un pacte fiscal et financier ayant pour annexe un règlement des fonds de concours. Il est destiné à soutenir les projets d’investissement des communes membres. Ils leur permettent de s’impliquer concrètement dans la mise en œuvre de son projet de territoire et de s’inscrire pleinement au sein de ses politiques publiques pour le développement du territoire.
Le versement de fonds de concours est considéré comme une exception aux principes de spécialité et d’exclusivité des compétences de l’EPCI. Ce qui signifie que par ce dispositif, l’EPCI intervient dans un domaine où il n’est pas compétent, c’est d’ailleurs une des raisons d’être de ce dispositif dérogatoire.
Le versement de fonds de concours ne peut être considéré comme une compétence et n’a pas à figurer dans les statuts de l’établissement.
Les conditions d’autorisation de versement d’un fonds de concours (loi du 13 août 2004) sont les suivantes :
- délibérations concordantes de la commune et de l’EPCI qui doivent être adoptées à la Page 49 sur 51
majorité simple du conseil communautaire et du conseil municipal. La délibération de la commune bénéficiaire du fonds doit faire apparaître un plan de financement indiquant la dépense et toutes les recettes permettant le financement de l’équipement, - le fonds de concours doit contribuer à financer un équipement (dépenses d’investissement),
- le bénéficiaire du fonds de concours doit assurer, hors subventions, une part de financement au moins égale au montant des fonds de concours reçus. Le bénéficiaire doit donc prendre à sa charge au moins la moitié du financement résiduel, hors subventions reçues par ailleurs.
Le fonds de concours est imputé directement en section d’investissement sur l’article 2041 « subventions d’équipement aux organisme publics ». Dans ce cas, il est précisé que « chez le bénéficiaire du fond de concours » le versement s’assimile à une subvention d’investissement.
VII-3 Les aides de développement économique
Depuis la Loi NOTRe du 7 août 2015, le développement économique repose principalement sur la région et les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI).
La région est la collectivité chef de file en matière de développement économique. À ce titre, elle définit les orientations stratégiques sur son territoire et élabore le Schéma régional de développement économique, d’innovation et d’internationalisation (SRDEII), qui fixe notamment les orientations relatives aux aides aux entreprises, à l’innovation, à l’internationalisation et à l’attractivité économique. Les actes des autres collectivités en matière d’aide économique doivent être compatibles avec ce schéma.
Les EPCI à fiscalité propre exercent, quant à eux, la compétence obligatoire en matière de développement économique local, notamment la création, l’aménagement, l’entretien et la gestion des zones d’activités économiques ainsi que les actions de développement économique relevant de l’intérêt communautaire.
Les communes ne disposent plus, en principe, de compétence autonome en matière d’aides économiques directes aux entreprises. Toutefois, elles peuvent intervenir, en articulation avec l’EPCI et la région, notamment en matière d’immobilier d’entreprises ou d’actions liées au commerce de proximité.
Ainsi, la région assure la définition et la coordination de la stratégie économique à l’échelle régionale, tandis que l’intercommunalité constitue l’échelon opérationnel de mise en œuvre du développement économique local, en lien avec les communes et dans le respect des orientations fixées par le SRDEII.
Des règlements ont été mis en place pour les dispositifs suivants :
- Aide à l’immobilier d’entreprise
- Aide à la modernisation et à la création de commerces de proximité
Une Autorisation de Programme est votée pour définir un montant total de subventions à attribuer sur 3 ans. Le volume attribué chaque année est laissé à la discrétion de la direction concernée. Au budget, est inscrit chaque année le montant des Crédits de Paiement, c’est-à- dire le montant maximum qui pourra être versé indépendamment du montant attribué. Cela permet d’éviter d’inscrire au budget les montants attribués et non versés sur la même année. Page 50 sur 51
VIII- INFORMATION DES ELUS
VIII-1 Mise en ligne des documents budgétaires et des rapports de présentation
Les dispositions des articles L. 2313-1 et R. 1612-35 du code général des collectivités territoriales, applicables aux établissements publics de coopération intercommunale en vertu de l’article L. 5211-36 dudit code, prévoient que les documents budgétaires et financiers présentés à l’assemblée délibérante doivent faire l’objet d’une mise à disposition du public.
À ce titre, les documents budgétaires de la collectivité (notamment le budget primitif, le compte administratif ainsi que les documents annexes tels que le rapport d’orientations budgétaires) doivent être publiés sur le site internet de la collectivité lorsqu’il existe, dans des conditions garantissant leur accessibilité et leur conformité aux documents soumis à l’assemblée délibérante.
Ces documents doivent être mis en ligne dans leur intégralité, sous un format non modifiable et gratuitement accessible au public.
VIII-2 Suites données aux rapports d’observations de la CRC
Dans un délai d’un an à compter de la présentation d’un rapport d’observations définitives de la Chambre régionale des comptes (CRC) à l’assemblée délibérante, l’exécutif de la collectivité territoriale présente, dans un rapport devant cette même assemblée, les actions qu’il a entreprises à la suite des observations de la CRC.
Ce rapport est communiqué à la CRC.
Le rapport d’observations définitives que la CRC adresse au Président de l’EPCI auquel la Commune est rattachée est également transmis par la CRC aux maires des communes membres, immédiatement après la présentation qui en est faite à l’organe délibérant de ce dernier. Ce rapport est présenté par le Maire de chaque commune au plus proche conseil communautaire et donne lieu à un débat. Page 51 sur 51
IX- GLOSSAIRE
• Amortissement : constatation budgétaire et comptable d’un amoindrissement de la valeur d’un élément d’actif résultant de l’usage, du temps, du changement de technique ou de toute autre cause.
• Autorisations de programme (AP) : elles constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour l’exécution des investissements. Elles demeurent valables, sans limitation de durée, jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées.
• ASAP : Avis des sommes à payer ; il s’agit d’une demande de paiement émise par la collectivité aux usagers. Ce document porte les informations nécessaires afin de permettre à l’usager de régler sa créance (Ex : la référence de la dette ; identifiant de la collectivité…).
• Crédits de paiement (CP) : limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées au cours de l’exercice budgétaire pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programme ou d’engagement correspondantes.
• Engagement : l’engagement comptable correspond à la réservation de crédits pour un objet déterminé. Il précède ou est concomitant à l’engagement juridique qui correspond à un acte par lequel la Ville crée ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge. • Liquidation : attestation de la certification du service fait (bon pour mandatement).
• MAPA : marchés à procédure adaptée : marchés dont les modalités de mise en concurrence peuvent être définies par la collectivité.
• Ordonnancement/mandatement : ordre donné par l’ordonnateur au comptable public pour le paiement d’une dépense ou le recouvrement d’une recette.
• Provision : passif dont le montant ou l'échéance ne sont pas connus de manière précise.
• Rattachement des produits et des charges à l'exercice : intégration dans le résultat de toutes les charges correspondant à des services faits et tous les produits correspondant à des droits acquis au cours de l’exercice considéré qui n’ont pu être comptabilisés.
• Reports : dépenses engagées non mandatées et recettes certaines restant à émettre au 31 décembre de l’exercice.
• Service fait : contrôle de cohérence entre la commande, la livraison et la facture