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Document publié le Dimanche 1 janvier 2023 par la commune de Rouen.
Lien du pdf (Conseil Municipal - 13 13ann1)
Thèmes du document : Sport, Consommateurs, Assurance,
Cahier des charges complet JNTD
1
29èmes JEUX NATIONAUX DES TRANSPLANTES ET DES DIALYSES - ROUEN
Cahier des charges
Les Jeux Nationaux des Transplantés et Dialysés sont une manifestation sportive multidisciplinaire qui concerne les personnes transplantées d’organes vitaux (rein, foie, cœur, poumon, moelle osseuse) et les personnes dialysées (en attente de
transplantation rénale).
Ils sont organisés pour favoriser la réhabilitation des transplantés et des dialysés par la pratique de l’activité physique et sportive et pour sensibiliser le grand public à la réussite de la transplantation et à la nécessité des dons d’organes et de tissus.
L’esprit de ces Jeux n’est pas la recherche de performances à tout prix mais la participation de chacun à sa mesure, le jeu et le fair-play, dans le cadre d’épreuves sportives organisées avec rigueur et en toute sécurité. Cahier des charges complet JNTD
2
SOMMAIRE
Préambule p.3
Signature d’une convention p.3
Le comité d’organisation p.3
Les moyens de sécurité p.3
Les dialyses p.5
Les installations et la logistique des épreuves sportives p. 6
Les assurances p.8
L’animation des épreuves sportives p.8
L’hébergement et la restauration p.10
L’accueil p.11
Les salles et espaces p.11
Parking, navettes, et fléchage en ville p.12
L’encadrement des jeunes p.12
Le volontariat p.13
L’animation et les activités extra sportives p.13
La Marche du Don d’Organes et la Cérémonie d’Ouverture p.15
La Cérémonie de Clôture p.16
La souscription à lots p.16
La sensibilisation des scolaires p.17
Le Forum Don d’Organes p.17
La communication et l’image p.18
Les invitations municipales p.19
L’accueil des notables p.19
Le soutien de la Mairie p.19 Cahier des charges complet JNTD
3
SIGNATURE D’UNE CONVENTION
Entre la Ville de Rouen et l’association Trans-Forme, une convention est signée qui fixe les éléments de collaboration entre les deux parties.
Cette convention signifie l’acceptation du présent cahier des charges intégrant les différents avenants qui ont pu y être apportés. Elle doit être signée au plus tôt et idéalement un an avant la manifestation.
LE COMITE D’ORGANISATION
Un comité d’organisation devra être mis en place dès le début de l’organisation de la manifestation. La mission du Comité d’Organisation est d’organiser et de piloter le projet « Jeux Nationaux des Transplantés et Dialysés », dans les conditions optimales et conformément au présent cahier des charges. Le Comité d’Organisation travaille dans un esprit de concertation et de transparence les plus grandes entre les deux parties qui le composent. Les réunions du Comité d’Organisation - dites Comités de Pilotage - se tiennent à Rouen, sauf précision autre. Toutes personnes pouvant être utiles à la réussite de la manifestation peuvent être invitées. Pour ceci il est déterminé un organigramme fonctionnel qui nomme pour chaque partie les responsables du projet.
Réunions du comité d’organisation
Une première réunion du Comité d’Organisation – dite Comité de Cadrage - en rassemblera tous les responsables, ainsi que toutes les personnes de la ville et de l’association invitées à s’impliquer dans l’organisation de la manifestation dans les différents domaines d’activités : sécurité médicale, épreuves sportives, sensibilisation des scolaires, recherche de partenaires, communication, transport des participants, accueil, etc. Cette réunion se tient au plus tôt et idéalement 12 mois avant les Jeux.
Un planning de réunions d’organisation (comités de pilotage) sera fixé par le Comité d’Organisation.
LES MOYENS DE SECURITE
Coordinateur médical
Trans-Forme nommera un responsable médical, coordinateur de la sécurité de la manifestation.
Permanence sécurité
La permanence d’un médecin doit être assurée, nuit et jour, pendant toute la durée de la manifestation. Selon l’activité, elle pourra être une présence effective (sur chaque site sportif) ou une simple astreinte téléphonique (la nuit par exemple).
Une convention sera signée entre Trans-Forme et chaque médecin qui tiendra une permanence.
Par la signature de cette convention, Trans-Forme prend les engagements suivants: - les participants satisferont aux prérequis médicaux de l’association : ces prérequis sont visibles sous forme de certificats médicaux et mis à la disposition du médecin - une assurance « assistance rapatriement » sera souscrite pour chacun des participants : les références du contrat et numéro d’appel sont mis à la disposition du médecin - chaque médecin sera informé de l’organisation sanitaire et des correspondants médicaux spécialisés d’astreinte Cahier des charges complet JNTD
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- le médecin se verra remettre un signe distinctif (vêtement, brassard, chasuble, etc.) de « médecin Trans-Forme»
Par la signature de cette convention (présentée et discutée en comité de pilotage ad hoc), le médecin prend un certain nombre d’engagements vis-à-vis du comité d’organisation.
La permanence d’un(e) kinésithérapeute doit être assurée sur la majorité des épreuves, à l’exception des disciplines sportives à faible dépense énergétique (pétanque, bowling, tir, etc.). Une permanence de soins doit également être organisée quotidiennement en début et fin de journée.
La Ville de Rouen indiquera les médecins et kinésithérapeutes susceptibles d’assurer la permanence sécurité pendant la manifestation et notamment pendant les épreuves. Idéalement 4 mois avant la manifestation, un premier planning de permanences sera établi avec la Ville de Rouen par Trans-Forme.
La coordination de la permanence sécurité sera assurée par le responsable médical de Trans-Forme qui dressera un planning des permanences.
Au regard du planning des permanences déjà assurées par les médecins et les kinésithérapeutes de Rouen, et des manques éventuels à combler, Trans-Forme pourra rechercher parmi les médecins et kinésithérapeutes volontaires, « amis » de Trans-Forme disponibles pour se déplacer et assurer la permanence sécurité.
Trans-Forme assistera les médecins et les kinésithérapeutes dans leur recherche de matériel d’urgence (auprès du SAMU par exemple) ou en communication (location de mobile, par exemple), le cas échéant.
La Ville de Rouen délimitera par des « paravents », au point central de la manifestation.
Sécurité : SAMU, urgentistes, pompiers, Croix Rouge, centre hospitalier, secouristes Le SAMU, le centre hospitalier, les pompiers seront avertis par Trans-Forme, de l’organisation de la manifestation et informés des dates et sites des épreuves et de la population impliquée. Trans-Forme sollicitera les services de secouristes (Croix Rouge, sécurité civile, etc.) pour une permanence sécurité sur certains sites avec la présence d’un V.S.A.B., notamment sur les épreuves d’athlétisme, tennis de table, cyclisme, tennis, badminton. Les frais éventuels seront réglés par Trans-Forme.
Un plan de sécurité de la manifestation sera élaboré et adressé à la Préfecture par Trans- Forme.
Les différents interlocuteurs de la sécurité médicale seront présentés aux concurrents par le correspondant de Trans-Forme de l’épreuve (« captain »), avant chaque épreuve. Un numéro de téléphone d’urgence médicale sera affiché par le comité d’organisation dans chaque site d’hébergement et au Point Central (stand, secrétariat) de la manifestation.
Prérequis médicaux des participants Cahier des charges complet JNTD
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Trans-Forme a établi des conditions médicales de participation pour transplantés et dialysés souhaitant s’inscrire aux manifestations qu’elle organise (prérequis médicaux). Chaque participant aura dû effectuer une épreuve d’effort et devra produire deux certificats médicaux : le premier du médecin qui le suit pour sa transplantation ou sa dialyse, le second du cardiologue ou du médecin du sport au vu des résultats de l’épreuve d’effort. Dans le cas où le participant transplanté ou dialysé ne s’inscrit que dans des épreuves à faible coût énergétique un seul certificat d’aptitude sera requis.
Trans-Forme s’assurera du respect par tous les participants de ces conditions médicales requises.
Assurance assistance
Trans-Forme contractera pour tous les participants une assurance assistance.
Réunions de la coordination médicale
Deux réunions rassembleront les différentes personnes impliquées dans la sécurité de la manifestation (médecins, kinésithérapeutes, structures d’urgence), la première trois mois avant la manifestation, la seconde la veille de la manifestation. Le coordinateur médical de Trans-Forme animera ces réunions.
LES DIALYSES
Sites des dialyses
Trans-Forme s’assurera de la possibilité de l’accueil en centre hospitalier des participants dialysés (de 15 à 25 environ), dont quelques enfants, pour leurs séances de dialyse pendant la manifestation.
Communication des informations « dialysés » au Centre de dialyse
Trans-Forme recueillera les renseignements médicaux concernant les dialyses des participants et les transmettra, selon un calendrier à établir, au médecin du service de dialyse du centre hospitalier d’accueil. Avec la fiche de renseignement « dialyse », Trans-Forme transmettra au néphrologue la fiche d’inscription aux épreuves sportives du participant ainsi que le programme des activités sportives et extra sportives de la manifestation.
Planning de dialyses
Les séances de dialyse devront être planifiées par le médecin du service de dialyse de Rouen, pour respecter au mieux les besoins médicaux des participants dialysés et leurs souhaits en matière d’inscription sportive.
Au plus tard 8 jours avant la manifestation, un planning des dialyses sera fourni par le médecin du service de dialyse à Trans-Forme.
Transferts des dialysés
Trans-Forme veillera à ce que les participants dialysés puissent être transportés vers le centre de dialyse et récupérés à la fin de leur dialyse afin qu’ils puissent profiter au mieux de la manifestation (centre de dialyse / hôtel / site sportif / site de restauration ou autre site de la manifestation). Cahier des charges complet JNTD
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Repas des dialysés
Si les séances de dialyse sont programmées à l’heure des repas, Trans-Forme veillera à ce que les repas prévus parviennent aux participants dialysés. Trans-Forme précisera à l’avance le nombre de repas concernés.
LES INSTALLATIONS ET LA LOGISTIQUE DES EPREUVES SPORTIVES
Mise à disposition des installations sportives
Pour éviter les déplacements et permettre à chacun de
s’inscrire dans toutes les épreuves de son choix, la Ville
de Rouen s’efforcera de proposer des sites d’épreuves
sportives les plus rapprochés les uns des autres.
La Ville de Rouen mettra à disposition les installations
sportives de la ville destinées à accueillir les épreuves
sportives programmées par le Comité d’Organisation,
parmi les sports de la liste non exhaustive ci-dessous :
- Athlétisme
- Tennis
- Tennis de Table
- Natation
- Ergomètre (Aviron)
- Pétanque
- Pilâtes et Yoga
- Tir au pistolet et à la carabine (ville de Deville)
- Karting (ville de Canteleu)
- Bowling (en direct avec le prestataire)
- Cyclisme (ville de Deville)
Athlétisme : le chronométrage électronique ne pourra être prévu ; 6 couloirs en virage, 8 couloirs en ligne droite et des aires de saut et de lancer seront disponibles.
Natation : Il est préférable de disposer de chronométrage électronique et de 8 lignes.
Ces épreuves pourront être ouvertes à tout public (accompagnateurs, public local, …).
Trans-Forme accepte les installations municipales de la ville en l’état, aux dates suivantes :
- Vendredi 19 mai 2023, au sein de la Halle Antoine de Saint-Exupéry :
- Aviron Indoor Île Lacroix par le Club Nautique et Athlétique de Rouen, de 13h00 à 17h00 - Basket-Ball 3x3 initiation Plateau 1 par le SPO Basket-Ball, de 9h00 à 13h00 - Pétanque par le Rouen Sapin Pétanque, de 13h00 à 18h00
- Samedi 20 mai 2023 :
- Au Centre Sportif Guy Boissière sur l’Ile Lacroix : natation dans le bassin intérieur de 25 mètres, par les Vikings de Rouen, de 8h00 à 12h30
- Sur les Quais bas rive gauche : organisation du Rouen’ing sur 5km, de 9h à 11h30 - Au Complexe de la Petite Bouverie (stade Marcel LEMIRE) : Cahier des charges complet JNTD
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o Athlétisme par la Ligue Départementale d’Athlétisme, de 13h à 18h
o Tennis par le Tennis Club de Rouen, de 13h à 18h
- Au Complexe Colette Besson :
o Tennis de Table par le SPO Tennis de Table, de 13h à 19h
o Initiation aux activités Forme par l’Elan Gymnique Rouennais, de 16h à 18h30
Equipement des installations sportives
La Ville de Rouen s’assurera de la disponibilité d’eau potable, d’électricité, d’un accès au téléphone, et d’un local de soins sur les sites des épreuves. La Ville de Rouen prendra en charge les fluides à l’occasion de l’évènement.
En cas d’absence de local spécialisé, une infirmerie pourra être installée dans un vestiaire, avec un lit, et signalisée par une croix rouge.
Circuits et autorisations
Le cas échéant, la Ville de Rouen proposera les circuits nécessaires au déroulement de certaines épreuves (marche, cyclisme, etc.), et effectuera la demande d’autorisations de fermeture des circuits quand cela sera jugé nécessaire.
Trans-Forme visitera les sites sportifs proposés et en vérifiera l’adéquation aux épreuves des Jeux Nationaux.
Matériel nécessaire aux épreuves
Selon les épreuves programmées, les clubs sportifs, en partenariat avec Rouen Sports s’assureront de la mise à disposition du matériel nécessaire au déroulement des épreuves.
Sonorisation des sites sportifs
La Ville de Rouen s’assurera de la sonorisation des sites des épreuves sportives qui en disposent (Halle Antoine de St Exupéry et Centre sportif Guy Boissière).
Plan de la ville situant les installations sportives
La Ville de Rouen fournira un plan de la ville et des environs avec indication des sites des épreuves. Ce plan figurera dans le programme officiel des jeux.
Planning des activités sportives et extra sportives
Trans-Forme, au vu des épreuves planifiées par le comité d’organisation et des sites de ces épreuves, proposera un planning des activités sportives et extra sportives.
Epreuve ouverte à tous publics
Afin de mobiliser la population locale autour de
l’événement et favoriser ainsi la sensibilisation au don
d’organes, certaines épreuves des Jeux sont ouvertes à
tous publics (familles, comités d’entreprise, associations
sportives, accompagnateurs des transplantés et dialysés,
etc.) : ces épreuves tous publics ne donnent pas lieu à des
remises de médailles.
En outre, une marche « d’Audrey » (prénom à adapter localement) pourra être proposée ou Relais des Familles : cette marche consiste en une ronde symbolique (course à pied ou marche Cahier des charges complet JNTD
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à pied), ouverte à toutes et tous, en hommage et en mémoire des donneurs et des familles de donneurs. Cette marche porte le prénom d’une personne décédée de la région ne s’étant pas opposée au don de ses organes après son décès, et dont la famille pourra être présente lors de la marche, pour y témoigner notamment.
Inscriptions des participants aux épreuves et gestion des résultats
Trans-Forme enregistrera les inscriptions sportives des participants et gérera les résultats sur un programme informatique spécifique avec son propre matériel informatique.
La Ville de Rouen s’assurera de la mise à disposition de chaises ou de gradins sur les sites suivants : Gymnase Colette Besson, Halle Antoine de St Exupéry, Centre Sportif Guy Boissière.
Dossards et médailles
Trans-Forme fournira les dossards des participants et les médailles des vainqueurs.
Eau et ravitaillement
Trans-Forme assurera la fourniture du ravitaillement et de l’eau pour les besoins de chaque épreuve.
Trans-Forme gérera le classement des résultats fournis par les clubs sportifs à la fin de chaque épreuve.
Podium «vainqueurs »
La Ville de Rouen mettra à disposition un podium de remise des médailles sur les sites des épreuves.
LES ASSURANCES
Responsabilité civile
Trans-Forme souscrit une assurance «responsabilité civile » pour toutes les manifestations qu’elle organise.
L’association assume la pleine et entière responsabilité des personnes et activités accueillies dans les locaux mis à sa disposition.
Elle répond seule des dommages de toute nature subis par ses membres ou les tiers ; il est expressément convenu que la Ville ne peut être inquiétée ou voir sa responsabilité recherchée à ce sujet.
L’association assume également la pleine et entière responsabilité pour toutes les dégradations, pertes ou vols subis par les biens mis à sa disposition par la Ville. Il est également convenu d'une façon expresse entre l’association et la Ville que celle-ci ne pourra à aucun titre être rendue responsable des vols dont l’association pourrait être victime dans les lieux mis à disposition
Trans-Forme fournira une copie de son contrat et de l’attestation d’assurance à la Ville de Rouen.
Assistance
Trans-Forme souscrit une assurance assistance pour chacune des personnes inscrites aux Jeux Nationaux des Transplantés et Dialysés, compétiteur ou accompagnateur. Cahier des charges complet JNTD
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L’ANIMATION DES EPREUVES SPORTIVES
Implication des Clubs sportifs de la ville d’accueil
La philosophie des Jeux est de faire participer le maximum de compétiteurs, de niveaux très différents, et de réussir à départager les meilleurs. Les Jeux Nationaux ne sont pas des championnats.
Trans-Forme, par l’intermédiaire éventuel de correspondants
locaux invitera les responsables des clubs sportifs à s’impliquer
dans l’organisation et l’animation des épreuves programmées
par le comité d’organisation, selon les règlements, adaptés
parfois, indiqués par Trans-Forme : ils recueilleront
l’engagement ferme des clubs.
Trans-Forme, en collaboration avec l’OMS obtiendra la liste des
Clubs impliqués et les coordonnées de leurs responsables.
Le comité d’organisation organisera trois réunions avec les
responsables des clubs impliqués dans l’organisation, dont une
devra avoir lieu un mois avant la manifestation, et la dernière
la veille de la manifestation.
Trans-Forme fournira aux clubs le nombre prévisionnel d’inscrits à chaque épreuve (établi au vu des inscriptions aux Jeux précédents) et les résultats des Jeux Nationaux précédents.
Un mois avant le début des Jeux Nationaux, Trans-Forme fournira aux Clubs la liste dite provisoire des inscrits par épreuves ; et pour les tournois, les indications nécessaires à la constitution des tableaux.
La liste définitive et exacte des inscrits d’une épreuve, tenant compte des dernières directives de l’équipe médicale, sera communiquée au club concerné par le responsable sportif de Trans-Forme 24h avant le début de l’épreuve.
Les responsables des clubs seront avertis des éventuels handicaps de certains participants (surdité par exemple).
Les Clubs apporteront leur compétence sportive spécialisée pour organiser et animer les épreuves sportives en respectant au plus près les règlements des fédérations, dans un temps max. défini pour l’épreuve, afin que les débutants prennent du plaisir et que les meilleurs concourent dans une épreuve crédible. Les éventuelles mises à disposition de matériel aux clubs par la Ville devront faire l’objet d’une convention avec ces clubs.
Les «captains » Trans-Forme
Trans-Forme nommera un délégué par discipline, appelé «captain », chargé de coordonner la relation entre les responsables des clubs, l’équipe médicale et les participants. Un mois avant le début des Jeux Nationaux, Trans-Forme fournira aux «captains » la liste dite provisoire des inscrits par épreuves, et pour les tournois, les indications nécessaires à la constitution des tableaux. Cahier des charges complet JNTD
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Les «captains » entreront en relation avec leur club correspondant, un mois avant la manifestation.
Les «captains » participeront à la réunion avec les clubs sportifs, la veille de la manifestation. Les «captains » porteront un vêtement de reconnaissance (brassard, casquette). Le «captain » devra notamment s’assurer de la présence de l’équipe médicale sur le site de l’épreuve ou d’être en possession du téléphone du médecin d’astreinte.
Le «captain » est responsable de la distribution
éventuelle de ravitaillement, fourni par
Trans-Forme.
Le «captain » demande les résultats sportifs aux
Clubs, et prend en charge la remise des
médailles directement après l’épreuve sur le site
même de l’épreuve.
Les «captains » sont les garants du respect des
objectifs de Trans-Forme. Ils peuvent être, si les
clubs le souhaitent, des personnes ressources
pour aider à l’organisation.
Trans-Forme adressera la liste des «captains » et leurs coordonnées à la Ville de Rouen.
Le responsable «sport » de Trans-Forme
Trans-Forme nommera un responsable «sport » qui sera chargé de coordonner les épreuves sportives et notamment de vérifier l’adéquation des sites et matériels sportifs avec les épreuves envisagées et d’encadrer les « captains » ; par défaut, le responsable « sport » est le directeur de projet. Le responsable «sport » réunira les « captains » la veille de la manifestation avec les responsables des clubs et chaque fois qu’il lui paraîtra nécessaire.
Echauffement
Une personne pourra être déléguée Trans-Forme pour assurer l’échauffement des compétiteurs avant les épreuves.
Remise des médailles
Le comité d’organisation veillera à la mise en place d’un protocole de remises des médailles, si possible, à la fin de chaque épreuve sur le site même de l’épreuve.
L’HEBERGEMENT ET LA RESTAURATION
Hébergement
La Ville de Rouen indiquera les sites d’hébergement favorables à l’accueil des participants (capacité, proximité des sites entre eux si plusieurs sites, prix indicatif max. souhaité en hôtel standing ** : idéalement 25 € par nuit + petit déjeuner, et par personne en chambre doubles ou twins), pour les nuits du jeudi, vendredi et samedi.
De préférence, les hôtels seront localisés dans la ville d’accueil et de standing équivalent pour tous les participants. Le plus de proximité entre hôtels voire un hôtel unique seront recherchés. La Ville de Rouen indiquera également les sites d’hébergement collectif favorables (au moindre coût et au plus près des sites préconisés pour les adultes) à l’accueil de 20 jeunes environ. La Ville de Rouen introduira Trans-Forme auprès des hôtels ou autres types d’hébergement, précisant le contexte de la manifestation. Cahier des charges complet JNTD
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Une convention sera signée entre les hôtels ou organismes d’hébergement et Trans-Forme (cahier des charges «hôtel », prix, limite d’enregistrement des inscriptions, annulations, délais de paiement).
La Ville de Rouen nommera un coordinateur «hébergement », chargé d’assurer le lien entre Trans-Forme et les différents sites d’hébergement.
Trans-Forme enregistrera les demandes de réservation des participants et fournira au coordinateur hébergement de la Ville de Rouen, la liste des participants regroupés par affinités. Trans-Forme s’assurera de pouvoir communiquer des messages aux participants, dans chaque site d’hébergement, via un panneau d’information.
Trans-Forme s’assurera que le téléphone du médecin de garde (pour la manifestation) sera indiqué chaque nuit dans chaque hébergement.
Restauration
La Ville de Rouen conseillera à Trans-Forme plusieurs services de restauration reconstituante, adaptée à la spécificité des participants, au plus proches du site des épreuves, à un prix maximum souhaité (selon les prix en cours dans la région d’accueil) de 8 € pour les déjeuners de vendredi, samedi et de dimanche et de 25 € pour le dîner de gala.
Trans-Forme réalisera des tickets repas qui seront remis aux participants et qui pourront être demandés au début de chaque repas pour contrôle.
Trans-Forme transmettra au restaurateur les consignes de diététique et des exemples des menus. Le restaurateur devra proposer des menus respectant ces consignes. Le médecin conseil de Trans-Forme validera les menus proposés par le restaurateur.
Une convention sera signée entre le restaurateur et Trans-Forme (cahier des charges «restaurateur », diététique, prix, nombre des repas commandés et consommés, boissons, service à table, délais de paiement).
L’ACCUEIL
Espace d’accueil
La Ville de Rouen mettra à disposition la Halle Antoine de Saint-Exupéry (salle avec chaises, tables, panneaux) qui permettra à l’équipe d’accueil de Trans-Forme:
- d’accueillir les participants,
- de leur offrir une collation, le soir du premier jour de la manifestation.
La Ville de Rouen devra veiller à ce que cet espace soit accessible à l’équipe organisatrice de Trans-Forme, la veille de la manifestation.
Procédure d’accueil
Trans-Forme mettra en place une procédure pour accueillir les participants, régler avec eux, le cas échéant, les dernières formalités administratives, vérifier les conditions médicales de participation de certains au vu d’examens médicaux demandés en complément, ajuster les listes d’inscription aux épreuves après les dernières vérifications médicales, donner toutes les indications nécessaires aux participants : horaires des navettes éventuelles, sites des épreuves, etc.
Chaque participant recevra un badge, fourni par Trans-Forme. Cahier des charges complet JNTD
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A l’occasion de cet accueil, la Ville de Rouen pourra proposer aux participants différents documents ou/et objets de promotion de la ville et de la région.
Chaque enfant ou jeune sera parrainé par un adulte dont il fera la connaissance au moment de l’accueil. Chaque « nouveau » participant sera guidé par un « ancien », nommé « faciliteur ».
Une collation (café, chocolat, thé, jus de fruit, biscuits, viennoiseries) sera offerte par Trans-Forme aux participants lors de l’accueil.
LES SALLES ET ESPACES
La Ville de Rouen mettra à disposition les salles nécessaires, au sein de la Halle Antoine de Saint-Exupéry, aux activités de Trans-Forme liées à la manifestation :
- Bureau équipé de tables, chaises, prises électriques, téléphone (1 ligne spécifique), photocopieuse, imprimante, connexion internet. Cette salle devra pouvoir être fermée à clé (trophées, médailles, lots, etc.).
- PC des Jeux pour la procédure d’accueil (cf. «accueil » p. 11), les repas le cas échéant, etc. - « Espace » de soins équipée d’une table de soins au PC des Jeux
- Salle de restauration susceptible d’accueillir 200 personnes environ au PC des Jeux
Trans-forme recherchera une salle équipée de micros fixes et mobiles, vidé projecteur et son, estrade avec tables et chaises pour la Session Médico-Sportive (45 personnes).
Le Comité d’Organisation assurera une permanence de secrétariat et de relation avec les médias pendant la durée de la manifestation.
Trans-Forme fournira les différents DVD qui pourront être diffusés pendant la manifestation.
La Ville de Rouen pourra mettre à disposition un espace de communication au sein du stand des « Vitrines de Rouen » (flyers, documentation, …) lors Fêtes Jeanne d’Arc, se déroulant sur les mêmes dates, pour l’association Trans-Forme.
PARKING, NAVETTES ET FLECHAGE EN VILLE
Parking
La Ville de Rouen indiquera l’accès à un parking gratuit, proche du point central de la manifestation pour les véhicules des participants.
Navettes
La Ville de Rouen sollicitera Rouen Sports et des clubs afin de tenter de mettre à disposition de Trans-Forme 3 minibus (8+1) aux heures adéquates pour le transport des participants entre le point central, les sites d’hébergement, de restauration, d’épreuves sportives, du ou des centre(s) de dialyse, et les jours d’arrivée et de départ, liaison entre le point central et la gare. Trans-Forme prévoira les chauffeurs de ces véhicules.
A défaut, des partenariats seront recherchés avec les associations locales disposant de minibus. Trans-Forme dédiera une des navettes aux enfants. Cette navette devra s’adapter à leur programme, selon leurs inscriptions aux épreuves, leurs dialyses, leur site d’hébergement. Cahier des charges complet JNTD
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Trans-Forme établira un planning précis des navettes au regard du programme et des sites. Le planning des navettes sera communiqué aux participants dans le programme officiel des Jeux.
Le fléchage en ville
La Ville de Rouen assurera un fléchage minimal en ville des différents sites des épreuves et du point central de la manifestation.
L’ENCADREMENT DES JEUNES
Trans-Forme nommera un responsable « jeunes » chargé de coordonner l’encadrement des jeunes.
La Ville de Rouen mettra en relation avec Trans-Forme les différentes structures locales d’animation de jeunes, susceptibles d’encadrer les jeunes participants pendant toute la durée de la manifestation.
Trans-Forme recherchera des animateurs volontaires (base : 1 pour 8 jeunes) au sein de ces structures. Deux mois avant le début de la manifestation, si le nombre d’animateurs requis n’est pas atteint parmi les volontaires locaux, Trans-Forme recherchera les animateurs manquants dans son réseau.
Des activités pour les jeunes pourront être proposées durant le week-end des Jeux à la discrétion des associations bénévoles de la ville d’accueil.
LE VOLONTARIAT
La Ville de Rouen mettra en relation avec Trans-Forme les différentes associations, les clubs services, les étudiants, etc., de la ville, susceptibles de proposer l’aide de volontaires pour assister le Comité d’Organisation, avant et pendant la manifestation.
Le Comité d’Organisation proposera différentes actions aux volontaires et sollicitera leur engagement. Le coordinateur local de Trans-Forme assurera la coordination des différentes actions des volontaires locaux.
L’ANIMATION ET LES ACTIVITES EXTRA SPORTIVES
Le diner de gala
A l’occasion du dîner de gala, Trans-Forme proposera une animation festive et éventuellement participative qui permettra aux participants de faire connaissance : Ce dîner de gala donne lieu à la présentation d’un spectacle assuré par des talents locaux ou régionaux.
La logistique de cette animation sera assurée par l’association Trans-Forme (sono, micro, estrade, vidéoprojecteur matériel nécessaire au déroulement du « tournoi petite folie » – le cas échéant, etc.). Cahier des charges complet JNTD
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Animateur
La Ville de Rouen veillera à rechercher un animateur, idéalement bénévole, pour l’animation de la «marche du Don d’Organes », des épreuves sportives, ... L’animateur sera également chargé de diffuser des messages organisationnels à la demande du Comité d’Organisation. Trans-Forme transmettra à l’animateur les messages «clés » à diffuser au public, liste des participants et des concurrents avec le numéro de dossard correspondant, les messages organisationnels.
Au plus tard, deux mois avant le début de la manifestation, en cas d’impossibilité par la Ville de proposer les services d’un animateur local, Trans-Forme recherchera les services d’un animateur de son réseau.
LA MARCHE DU DON D’ORGANES ET LA CEREMONIE D’OUVERTURE
Les Jeux Nationaux des Transplantés et Dialysés
débuteront par la «marche du Don d’Organes » qui
précédera la Cérémonie d’Ouverture. Ce sera une
marche symbolique des participants pour informer le
public du programme de la manifestation et témoigner
en faveur du don d’organes.
La population de la Ville de Rouen sera invitée à
participer à la « Marche du Don d’Organes » et à la Cérémonie d’Ouverture, par tous les moyens de communication possibles : presse quotidienne régionale, radios locales, affiches, tracts, etc. Le Comité d’Organisation mettra en place un plan de communication intégrant l’invitation à la « Marche du Don d’Organes ».
La Ville de Rouen proposera un circuit urbain de 1,5 à
2 km, le plus fréquenté possible, pour la Marche du
Don d’Organes, prélude de la Cérémonie d’Ouverture.
Rouen proposera une animation musicale ou visuelle
pour ouvrir le cortège.
La Ville de Rouen indiquera à Trans-Forme les
possibilités de mise à disposition d’un véhicule
sonorisé à l’animateur.
La Ville de Rouen et Trans-Forme inviteront le public à
participer à la Marche du Don d’Organes et tous ceux auprès de qui des actions de sensibilisation auront été développées, notamment les scolaires, et tous ceux qui auront été impliqués dans l’organisation de la manifestation, notamment les clubs sportifs, les associations, les partenaires divers, etc.
Des invitations à double en tête de la Ville de Rouen et de Trans-Forme seront adressées aux personnalités locales recensées par la Ville de Rouen et par Trans-Forme. Le financement de ces invitations sera porté par l’association Trans-Forme.
Tout au long de la marche, Trans-Forme distribuera des documents d’information sur la manifestation et de sensibilisation au don d’organes (programmes, tracts). Cahier des charges complet JNTD
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Le Comité d’Organisation coordonnera le déroulement de la Cérémonie d’Ouverture : discours d’ouverture selon le protocole, lever de drapeaux, de la ville, de Trans-Forme, de l’Europe, animation originale et percutante.
La Ville de Rouen fixera le site de la Cérémonie d’Ouverture et mettra à disposition la logistique de la cérémonie : sono et micro, pupitre, etc.
LA CEREMONIE DE CLOTURE
Relais de la flamme (symbolique)
La Ville de Rouen proposera un circuit proche du PC des jeux,
éventuellement urbain de 200m environ pour le Relais de la Flamme, au
cours duquel un flambeau, symbole des Jeux, est transmis de la part de La Ville de Rouen à la ville qui accueillera les prochains Jeux. Plusieurs
transplantés et dialysés se relaient pour transmettre ce flambeau.
Remise des trophées
Plusieurs trophées (environ onze) seront remis à l’occasion de
la collation de clôture. Chacun de ces trophées correspond à
un mérite particulier signifié par Trans-Forme.
Un jury décidera de l’attribution de cinq de ces trophées.
Ce jury devra être composé de deux personnalités désignées
par Rouen et de trois personnalités désignées par Trans-
Forme. Les membres du jury ne pourront être ni des
compétiteurs ni des membres du Comité d’Organisation et
devront être disponibles pour assister aux compétitions.
Trans-Forme fournira les trophées.
La Ville de Rouen mettra à disposition la logistique pour la remise des trophées : table, sono, micro.
LA SOUSCRIPTION A LOTS
Trans-Forme organisera une souscription à lots. Le tirage des petits et moyens lots sera effectué l’avant dernier jour des Jeux Nationaux. Les résultats de ce premier tirage seront affichés dans un des stands où les lots pourront être retirés. Le tirage des gros lots sera effectué à l’occasion de la collation de clôture, avant la remise des trophées (même logistique). Le Comité d’Organisation mettra en place une recherche de lots auprès des commerçants de la ville ou de la région.
LA SENSIBILISATION DES SCOLAIRES
Les enfants sont de futurs adultes. L’information des enfants revêt donc une importance primordiale. Ils sont également des relais essentiels auprès de leurs parents. Enfin le problème du don d’organes d’enfants est crucial.
La Ville de Rouen sollicitera les responsables scolaires et universitaires pour introduire Trans- Forme auprès des enseignants.
Trans-Forme invitera ces responsables scolaires et universitaires à encourager les enseignants à développer des actions de sensibilisation au don d’organes des élèves et des étudiants au sein d’un projet pédagogique. Cahier des charges complet JNTD
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Trans-Forme proposera l’intervention d’un transplanté ou d’un dialysé dans les classes et mettra à disposition des enseignants différents supports d’information adaptés aux âges concernés : bandes dessinées, livres d’image, vidéo, panneaux d’exposition. Trans-Forme proposera divers types d’action sur le thème du don d’organes aux enseignants tels que :
- concours de dessins dont les meilleurs seront exposés dans un site de la ville fréquenté du public
- réalisation du visuel de l’affiche des Jeux
- composition d’un chant pour la cérémonie d’ouverture
- rédaction de poèmes dont les meilleurs pourront être publiés dans le programme officiel de la manifestation
- rédaction d’articles informatifs sur la transplantation ou la dialyse, interview d’un transplanté ou d’un dialysé ou d’une famille de donneur pour le journal de l’école - participation au Forum Don d’Organes
- participation à la Marche du Don d’Organes, éventuellement animation en début de cortège de la marche
- etc.
Trans-Forme pourra également proposer aux enseignants d’impliquer les élèves ou les étudiants dans des actions directement liées à l’organisation de la manifestation et qui s’inscriront dans un projet de formation telles que :
- participation à une enquête sur le don d’organes auprès de la population - assistance à la relation media
- recherche de lots pour la tombola et d’annonceurs pour le programme officiel - assistance à la gestion du ravitaillement pendant les épreuves
- participation à l’arbitrage de certaines épreuves
- Etc.
La CONFERENCE « Transplantation et dons d’organes et de tissus : Hier,
aujourd’hui et demain »
Une conférence consacrée au don d’organes est organisée le mercredi précédant la manifestation. Cette conférence a pour but de permettre à ceux qui y assistent d’être mieux informés sur le don d’organes et la transplantation et de pouvoir prendre position pour ou contre le don d’organes en connaissance de cause.
La conférence abordera :
- l’aspect légal, les lois qui régissent le don d’organes
et la transplantation en France
- l’aspect humain, le malade en phase terminale,
l’interrogation de la famille du donneur, la qualité de
vie après la transplantation
- l’aspect résultat et analyse des résultats, les chiffres
des prélèvements et les chiffres de transplantation au
niveau régional, au niveau national
- l’aspect scientifique, les limites, les nouvelles
techniques, les progrès attendus
Trans-Forme recherchera avec la Ville de Rouen, le concours d’une personnalité médicale locale pour coordonner l’animation de cette conférence : choix des intervenants, choix d’un film d’introduction, invitation de témoins transplantés ou familles de donneur, choix d’un sous- Cahier des charges complet JNTD
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thème spécifique, etc. Idéalement, le plateau d’intervenants devra comprendre un médecin de Trans-Forme, un coordinateur de l’Agence de la biomédecine, l’intervention d’un transplanté, d’une famille de donneur …
La Ville de Rouen mettra à disposition une salle de conférence équipée susceptible d’accueillir le public de la conférence Don d’Organes.
La population de la Ville de Rouen sera invitée à participer à cette conférence, par tous les moyens de communication possibles : presse quotidienne régionale, radios locales, affiches, tracts, etc. Le Comité d’Organisation mettra en place un plan de communication intégrant l’invitation à la conférence Don d’Organes. Trans-Forme fournira les affiches pour promouvoir la conférence Don d’Organes.
Des invitations à double entête de la Ville de Rouen et de Trans-Forme seront adressées aux personnalités locales recensées par la Ville de Rouen et par Trans-Forme. Le financement de ces invitations sera porté par l’association Trans-Forme.
LA COMMUNICATION ET L’IMAGE
Tous les supports de communication et de promotion (invitations,
affiches, programmes, etc.) seront à double entête de la Ville de Rouen
et de Trans-Forme.
Promotion de la manifestation auprès des transplantés et dialysés
Le Trans-Forme produira une affiche. Trans-Forme l’adressera dans tous
les centres de transplantation et de dialyse, ainsi qu’à tous ses
adhérents.
Un dépliant spécifique à la manifestation, contenant les informations pratiques d’inscription et la promotion de la Ville de Rouen, sera élaboré. Trans-Forme l’adressera dans tous les centres de transplantation et de dialyse, ainsi qu’à tous ses adhérents.
Promotion grand public de la manifestation et Sensibilisation au Don d’Organes Le Comité d’Organisation établira un plan de communication via
les médias et directement vers le public :
- rédaction et date d’envoi des communiqués de presse,
- listes des journalistes, médias locaux, régionaux, nationaux,
spécialisés,
- organisation de deux conférences de presse, la première six
mois au plus tard avant la manifestation à l’occasion d’une
réunion du Comité d’Organisation pour permettre les interviews d’élus de la Ville de Rouen et de Trans-Forme, la deuxième, juste avant la conférence don d’organes et transplantation, - organisation d’une enquête grand public sur le thème du don d’organes en 2 phases, via le bulletin municipal, par exemple,
- affichage, panneaux électroniques municipaux, panneaux défilants,
panneaux Decaux, bulletin municipal, calicots, tracts, programmes
officiels, etc.
- exposition des panneaux d’information de Trans-Forme au public,
- promotion de la Marche du Don d’Organes et du Forum Don d’Organes
- Point presse pendant la manifestation : accueil des journalistes, envoi
des résultats et de communiqués, affichage de la revue de presse. Cahier des charges complet JNTD
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Trans-Forme fournira les affiches, les tracts, les programmes officiels.
LE SOUTIEN DE LA MAIRIE
La Ville de Rouen adressera un courrier officiel à Trans-Forme, s’engageant aux côtés de Trans- Forme dans l’organisation de la manifestation.
RESILIATION
En cas de manquement de l’une des parties à ses obligations et après mise en demeure restée infructueuse dans un délai d’un mois, l’autre partie pourra résilier la présente convention.
En cas d’annulation de la manifestation, ou de l’une de ses épreuves, nécessitée par un cas de force majeure, chacune des parties assumera les frais qu’elle aura déjà engagées.