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unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 62 Annexe 2 Convention de prestations de services
Document publié le Dimanche 1 janvier 2023
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 62 Annexe 2 Convention de prestations de services)
Thèmes du document : Travail et emploi, Consommateurs, Industrie,
CONVENTION DE PRESTATION DE SERVICES ENTRE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION PAYS BASQUE ET
L'EPCC ECOLE SUPERIEURE D'ART PAYS BASQUE
ENTRE :
L'Etablissement public de coopération culturelle à caractère administratif « Ecole supérieure d'art Pays Basque »,
dont le siège social est situé 15 Avenue du Maréchal Foch, 64185 BAYONNE, créé aux termes de la délibération n°38
de la Communauté d'Agglomération Pays Basque en date du 14 avril 2018, et de l'arrêté préfectoral N°R75-2018-06-
18-004, représenté par son Président, Monsieur Jean-Pierre LAFLAQUIERE, dûment habilité à cet effet par une
délibération du conseil d'administration en date du 07 décembre 2020,
Ci-après dénommée « ESAPB »
D'une part,
ET:
La Communauté d'Agglomération Pays Basque, dont le siège social est situé 15 Avenue du Maréchal Foch, 64185
BAYONNE, représentée par son Président, Monsieur Jean-René ETCHEGARAY, dûment habilité à cet effet par
délibération du Conseil communautaire en date du 19 décembre 2020,
Ci-après dénommée « CAPB »
D'autre part,
Ensemble ci-après dénommées « les Parties »
Etant préalablement exposé que :
Vu l'arrêté préfectoral en date du 18 juin 2018, portant création de l'EPCC ESAPB
Vu les statuts de l'EPCC ESAPB
Vu la délibération du Conseil communautaire en date du 19 décembre 2020 approuvañt là présente
convention,
Vu la délibération du conseil d'administration de l'ESAPB du 07 décembre 2020 approuvant la présente
convention,
Considérant que l'EPCC ESAPB a été créé par la Communauté d'agglomération Pays Basque et l'Etat pour dispenser
un enseignement supérieur en arts plastiques et organiser au plan territorial l’enseignement des arts plastiques,
p. 1/12 Considérant que le transfert des activités d'enseignements artistiques ainsi aue las 3stifs atiacnés de la CAPB à
J'ESAPB est prévu à la date du ler janvier 2021,
Afin d'assurer la continuité du service public et faciliter Le fonctionnement du service, il a été convenu que les
services supports de la CAPB apporteraient une fonction ressources expertes pour permettre à l'ESAPB de se
consacrer au développement de son activité.
Pour l'aider dans l'exercice de ses attributions, la CAPB est amenée à apporter à l'ESAPB son savoir-faire et son
expertise. || convient aujourd'hui de formaliser ces liens, en précisant la nature et les modalités de calcul de leur
coût, dans le prolongement de la coopération formalisée entre les deux structures.
Les interventions principaies de là CAPB pour l’ESAPB concernent le Patrimoine Bâti et Moyens Généraux, jes
Finances, les Ressources Humaines et les Services Informatiques.
Dans un but de clarification administrative et d'application de la réglementation, il est décidé conjointement par les
parties que ces prestations de services effectuées par la CAPB pour le compte de l’ESAPB sont régies par la présente
convention.
CECI AYANT ETE EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
La présente convention a pour objet de fixer les dispositions relatives aux concours apportés par la CAPB à l’ESAPB.
Elle recense les domaines concernés et fixe ies modalités d'intervention de chacun :
La CAPB mobilise, notamment, pour le compte de l'ESAPB, les services suivants :
- Patrimoine Bâti & Moyens Généraux
- finances
- Ressources humaines
- Services informatiques
La convention pose les principes d'évaluation du coût des prestations.
Article 2 : Prise d'effet - Durée
La présente convention prend effet à compter de sa signature pour une durée de 3 ans.
£lle prendra fin le 31 décembre 2023, sauf dénonciation votée par l'assemblée délibérante de l'une des parties et
notifiée par lettre recommandée moyennant un préavis fixé à 6 mois. Elle pourra cependant être prorogée de
façon expresse et par voie d’avenant.
p. 2/12 Article 3 : Moyens mis en œuvre par la CAPB pour l’'ESAPE . . Un : L
L'ESAPB bénéficiera du support régulier des services de la CAPB pour l'exercice des fonctions suivantes :
- Finances : il s’agit d'apporter un support comptable permettant les opérations d’ordonnancement. «Fiche Annexe
1 - Fonction finances »
- Ressources humaines : pour la gestion des agents fonctionnaires et contractuels affectés à l’ESAPB « fiche Annexe
2 — Fonction ressources humaines »
- Services informatiques : entretien et maintenance de tout le matériel, logiciels et réseaux « Fiche Annexe 3 —
Fonction systèmes d'information et aménagement numérique »
- Patrimoine Bêti et Moyens Généraux : entretien, maintenance et dépannage nécessaires au maintien en bon état
de fonctionnement du patrimoine « Fiche Annexe 4 — Fonction Patrimoine Bâti et Moyens Généraux »
Le contenu des supports est détaillé dans la convention pour chacune des fonctions précitées (annexes 1 à 4). Ils
seront mis en œuvre dans le respect des procédures internes définies au sein de chacun des services de la CAPB.
Article 4 : Concours ponctuels apportés par la CAPB
En sus des fonctions supports énumérées à l’article 3, l'ESAPB pourra bénéficier, ponctuellement, du concours de
chacun des services de la CAPB tels que le service des affaires juridiques, celui de la commande publique, le bureau
des assemblées. Cette liste n’est pas exhaustive.
Ces prestations pourront être réalisées à titre gratuit ou, s'agissant de dossiers plus conséquents, moyennant un
avenant de remboursement sur la base des frais engagés par la CAPB.
Article 5 : Modalités financières de facturation des prestations respectives
Ces prestations donneront lieu à facturation réciproque, sauf dispositions particulières prévues dans les fiches
thématiques annexées à la présente convention.
La facturation se fera annuellement, sur la base de l'émission d’un titre, accompagné des pièces justificatives pour
générer les règlements.
Article 6 : Modalités de suivi et révision
Les parties conviennent de se réunir au moins une fois par an pour assurer un bilan des prestations réalisées. Un
compte-rendu sera dressé par les parties dans lequel seront formulées les éventuelles recommandations à prendre
en compte pour une réalisation des prestations conformes aux attentes des parties.
p. 3/12 — e
Cette réunion sera également l’occasion pour les parties de régulariser l'enveloppe financière consacrée à la
réalisation des prestations pour l’année écoulée.
Les parties s'engagent, lors de cette réunion annuelle, à se transmettre réciproquement :
- Un rapport sur les prestations réalisées ;
- Un compte-rendu analytique de l'ensemble des coûts des prestations réalisées sur l'année écoulée (temps de
travail compris) ;
- Un état prévisionnel du montant des remboursements de l’année N+1.
Exceptionnellement, lors de la première année, après 6 mois d'exécution de {a convention, un bilan financier
intermédiaire sera discuté entre les parties afin d'ajuster si nécessaire les prévisions de la première année.
Toute modification apportée à la présente convention, souhaitée par l’une ou l'autre des parties, doit au préalable
avoir été négociée et votée par les instances délibérantes.
Cette modification fera l'objet d’un avenant.
p. 4/12 Article 7 : Résiliation k :
La présente convention tire sa validité du respect de ses engagements par chaque partie. Le non-respect de ses
engagements par une partie entraînera résiliation de la présente convention.
La présente convention pourra être résiliée par lettre recommandée avec accusé de réception, en cas d’inexécution
par l’une ou l'autre des parties de l’une de ses obligations, et après mise en demeure envoyée par courrier
recommandé restée sans effet, moyennant un préavis de 1 mois.
Comme disposé à l’article 3 de la présente, elle pourra prendre fin moyennant un vote par l'assemblée délibérante
de l’une des parties et notification par lettre recommandée moyennant un préavis fixé à 6 mois.
Article 8 : Responsabilités — Assurances
Chaque partie, en cas de dommage occasionné par l'exécution des prestations dans le cadre de la prestation, est
couverte par des contrats d'assurance notamment au titre de la responsabilité civile et prendra à sa charge les
éventuelles franchises.
Article 9 : Règlement des litiges
Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application de la convention,
toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle. En cas
d'échec de voie amiable de résolution, tout contentieux portant sur l'interprétation ou sur l'application de cette
convention devra être porté devant le Tribunal administratif de Pau.
Article 10 : Election de domicile
Pour l'exécution des présentes, les parties font élection de domicile pour chacune en son siège social.
Fait à Bayonne, leJARAÏIA
En deux exemplaires originaux,
Pour l’ESAPB,
x Ka Ava,
dDélghire ÉTCH EAK Ë
| st 9
p. 5/12
Pour la CAPB,
15, Avenue Foch
CS 88507
64185 BAYONNE L'ESAPB met à disposition de la direction des finances de la CAPB le logiciel de gestion financière Civil Net Finances
de la société CIRIL. Avec cet outil, la CAPB assurera pour le compte de l’'ESAPB les missions suivantes :
1 - Administration du logiciel de gestion financière (création des utilisateurs, des droits et paramétrages...).
2 — Aide à la préparation budgétaire et établissement de tout document budgétaire officiel (BP, BS, DM, CA).
3 — Exécution budgétaire : gestion dématérialisée de la chaine comptable tant en dépenses qu’en recettes dans le
respect des délais de paiement :
- Enregistrement des factures ou intégration via Chorus Pro,
- Envoi pour accord dans les services,
- Liquidation,
- Mandatement,
- Envoi des flux dématérialisés au comptable public.
4— Gestion du FCTVA.
5 — Gestion de l'inventaire comptable et des amortissements.
6 — Gestion de la trésorerie et gestion active de la dette le cas échéant.
7 — Conseil sur l’ensemble des domaines budgétaire, comptable et financier.
l'engagement des dépenses et le constat des droits acquis (recettes) sont opérés par les services de l'ESAPB, de
même que la gestion des régies d'avances et de recettes.
Ces opérations se feront en étroite collaboration avec l'ordonnateur de l’'ESAPB ou ses représentants.
Cadre financier de la fonction « Finances »
En contrepartie de cette prestation, l'ESAPB remboursera à la CAPB une part de la masse salariale de la direction
des finances selon le calcul suivant :
Masse salariale de la direction des finances hors service fiscalité et dotations X (Nombre de mandats et titres
traités pour l'ESAPB / nombre total de mandats et titres traités sur l'exercice)
p. 6/12 FICHE ANNEXE 2 — FONCTION «-PESSOURCES HUMAINES» -
L'ESAPB bénéficiera de prestations des services de la Direction des Ressources Humaines de la CAPB, notamment
sur les aspects suivants :
1 — Réalisation des fiches de paie, déclarations mensuelles des charges sociales, mandatement des opérations
comptables en lien avec la paye.
2 — Rédaction et gestion des décisions en termes de suivi du déroulement de carrière des agents (actes de
recrutement, avancement de carrière, évolution des positions administratives.).
3 — Réalisation des diverses attestations et certificats (attestation destinée à Pôle Emploi, supplément familial de
traitement...).
4-— Editer et mettre sous pli les bulletins de paie.
5 — Gestion du logiciel Etemptation pour les agents rattachés à l’'ESAPB et mise à jour des droits individuels
afférents
6 — Suivi du plan de développement des compétences
7 — Accompagnement aux process de recrutement dans la définition des profils, l'analyse des candidatures, la
participation aux jurys, les simulations de salaire.
8 — Suivi médical/administratif des agents (liens avec le médecin de prévention, décisions, saisie des comités
médicaux, etc..).
9 — Prévention, hygiène et sécurité, continuité du DU, lien avec les assistants de prévention, suivi d'actions de
prévention.
10 — Dispositifs d'action sociale : suivi des participations employeur (prévoyance, santé), titres restaurant.
11 - Accompagnement spécifique et individuel des agents (carrière/situation médicale/difficultés particulières etc.)
12 —- Accompagnement dans le suivi du tableau des effectifs.
13 — Conseil et accompagnement pour des projets d’ampleur structurants pour l'EPCC.
Le pilotage des emplois et de la masse salariale est réalisé par l’'ordonnateur de l'ESAPB, ou ses représentants, ainsi
que par son conseil d'administration.
Cadre financier de la fonction « Ressources humaines »
En contrepartie de cette prestation, l’'ESAPB remboursera à la CAPB une part de la masse salariale de la direction
des ressources humaines selon le calcul suivant :
Masse salariale de la direction des ressources humaines X (Nombre de paies traitées pour l'ESAPB / nombre
p. 7/12 total de paies traitées par la direction) à
FICHE ANNEXE 3 — FONCTION « SYSTEMES D'INFORMATION ET AMENAGEMENT NUMERIQUE »
Les services informatiques portés par la CAPB au profit de l’ESAPB sont répartis en différentes catégories :
1 — Postes de travail : la mise en œuvre et le maintien des matériels informatiques directement au contact de
l'utilisateur (ordinateurs, écrans, imprimantes, téléphones etc.) ainsi que les logiciels et utilitaires installés sur le
poste de l'utilisateur.
2 — Applications : la mise en œuvre et le maintien des outils logiciels nécessaires aux agents de l’ESAPB pour
exercer leur métier présentant une architecture évoluée, c’est-à-dire impliquant une communication entre
plusieurs sous-systèmes.
3 — Infrastructures : la mise en œuvre et le maintien des outils logiciels ainsi que des matériels nécessaires au bon
fonctionnement des applications. Les infrastructures ne répondent pas directement à un besoin métier
(virtualisation, serveur d'application, SAN, réseau, sécurité, téléphonie, reprographie, etc.).
4 — Assistance utilisateurs : la prise en compte et le traitement des demandes utilisateurs ainsi que des incidents
sur les postes de travail, les applications et les infrastructures.
D'une manière globale, la CAPB assure un rôle de conseil dans le choix des applications liées aux besoins des
différents métiers et leur évolution, mais aussi dans le choix des outils permettant de travailler en situation de
mobilité pour gagner en productivité, tout en prenant en compte la sécurité des personnes et des biens (téléphonie
pour le report des alarmes, accès WIFI,...).
Cadre financier de la fonction « Systèmes d’information et aménagement numérique »
En contrepartie de cette prestation, l'ESAPB remboursera à la CAPB une part de la masse salariale de la direction
des systèmes d’information et de l'aménagement numérique correspond à :
+ Un demi-ETP relatif au service support,
+ 5% du temps pour le support téléphonique,
«+ 5% de supervision de l’infrastructure et de la sécurité,
«+ 5% d'accompagnement par l’équipe de direction.
Les dépenses de matériels et/ou logiciels affectables directement au budget de l'ESAPB sont imputées
directement (elles doivent respecter les prescriptions techniques de la DSl).
Le remboursement aux frais d'interconnexion de sites, de téléphonie (fixes et mobiles), outils de reprographie
p. 8/12 {achat et cout copie), antivirus se fait au réel.
p. 9/12 FICHE ANNEXE 4 — FONCTION « PATRIMO'NE.BATI ET MOYENS GENERAUX »
La CAPB a la capacité d'apporter une assistance au profit de l'ESAPB dans les domaines de la gestion technique des
bâtiments et l'achat et le suivi de prestations relevant des moyens généraux.
Les missions dont peut bénéficier l'ESAPB sont indiquées ci-dessous :
1 — Assistance administrative et financière pour la programmation buüdgétaire en fonctionnement et en
investissement pour tous les sujets concernant les bâtiments et les moyens généraux.
2 — Gestion technique dés bâtiments :
- Entretien et maintenance des équipements de chauffage, de ventilation.
- Entretien, maintenance, réparation des installations de chauffage, rafraichissement, ét ventilation {centrale de
traitement d'air, VMC double flux, VMC simple flux).
- Entretien et maintenance des équipements de sécurité Incendie
- Entretien et maintenance des ascenseurs et montes personnes.
- Suivi des contrôles périodiques réglementaires : électricité, gaz, sécurité incendie, extincteurs, ascenseurs, portes
automatiques, etc.
3 — Travaux bâtiments :
- Tous travaux sur les bâtiments et leurs espaces extérieurs dans le cadre du maintien en bon état des lieux ou dans
le but d'amélioration du site (isolation, étanchéité, acoustique, extension, aménagements extérieurs, remplacement
des équipements CVC, etc...)
- Programmation, conception et réalisation de travaux d'aménagement intérieur : assistance technique pour la
définition des besoins, la réalisation d'études en interne ou en faisant appel à des architectes et des bureaux
d'études, la consultation des entreprises, le suivi des travaux, la réception des ouvrage, le suivi dans le temps des
aménagements réalisés.
- Travaux liés à l'accessibilité (ERP et code du travail) et sécurité incendie, après réalisation des diagnostics et études
inhérents.
- Travaux de réparation, de maintenance et d'entretien récurrents relevant du gros-œuvre, clos, couvert : curage des
gouttières, démoussage des toitures, nettoyage des façades, etc.
- Travaux de réparation, de maintenance et d'entretien liées au second-œuvre : électricité, chauffage, plomberie,
menuiserie intérieure, peinture, etc.
. Travaux résultants des contrôles périodiques réglementaires : travaux d'électricité, renouvèlement alarme
incendie, rempiacement d’extincteur, etc.
p. 10/12 4 — Espaces verts : entretien des espaces verts et autres espaces extérieurs (tonte, taille des haies, élagage des
arbres, etc.)
p. 11/12 = » _ L -
5 — Achats relevant des moyens généraux : assistance dans la supervision aëés prestetions-et achats relevant des
: gaz, moyens généraux (ménage courant des locaux, véhicules, fournitures de bureaux et papier, énergies
électricité, chaleur).
Cadre financier de la fonction « Patrimoine Bâti et Moyens Généraux »
En contrepartie de cette prestation, l’'ESAPB remboursera à la CAPB une part de la masse salariale de la PBMG
selon le calcul suivant :
L'application d’un taux horaire à l'estimation du « temps agent » passé en distinguant les catégories suivantes :
- Agent administratif et financier
- Ouvrier polyvalent du bâtiment
- Ouvrier espaces verts
- Technicien Travaux, Entretien, Maintenance des bâtiments
- Conducteur d'opération
p. 12/12