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Déliberation - Annexe tamponnee DEL2025CL9 Signature de la convention Lille 3000 FIESTA
Document publié le Jeudi 27 février 2025 par la commune d'Hem.
Lien du pdf (Déliberation - Annexe tamponnee DEL2025CL9 Signature de la convention Lille 3000 FIESTA)
Thèmes du document : Données personnelles, Culture et patrimoine, Consommateurs,
1
CONVENTION DE PARTENARIAT
ENTRE
Association lille3000
Numéro SIRET : 481 361 905 00013 - Code APE : 9001 Z
Licences d’entrepreneur de spectacles n° : 2-142561 et 3-142562
TVA: FR 70 4813 61905
URSSAF: LILLE 59U5904 774052 2
Adresse : 105, Centre Commercial Euralille - CS80053 - 59031 Lille Cedex - France Tél. : 03 28 52 30 00 Fax : 03 28 52 20 00
Représentée par : Thierry LANDRON Qualité : Président
Ci-après dénommée « lille3000 », d’une part
ET
La Ville de HEM
Adresse : Hôtel de Ville de Hem, 42 rue du Général Leclerc, 59 510 HEM Tél: 03 20 66 58 00 Fax : 03 28 66 58 00
Représentée par Monsieur Francis Vercamer Qualité : Maire, autorisé à signer la présente convention par délibération du 27 février 2025.
Ci-après dénommée « la Ville de Hem », d’autre part,
PRÉAMBULE
En 2004, Lille devenait Capitale Européenne de la Culture. Cet événement hors norme a durablement changé la ville, la région
et son dynamisme culturel. Depuis 2006, lille3000 poursuit le travail engagé en 2004 avec ses grandes éditions thématiques.
Après Bombaysers de Lille (2006), Europe XXL (2009), Fantastic (2012), Renaissance (2015), Eldorado (2019) et Utopia (2022),
FIESTA, la 7ème édition thématique de lille3000, se tiendra du 26 avril au 09 novembre 2025 dans la Métropole Européenne
de Lille, l'Eurométropole et la Région Hauts-de-France.
Cette programmation invitera les publics à expérimenter de nouveaux modes de rassemblements autour du thème
fédérateur de la fête qui permet d'échapper à l'individualisation de la société. À l'instar des éditions précédentes,
FIESTA impliquera les habitant·e·s du territoire au travers d'une fête d'ouverture, d'expositions, de métamorphoses
urbaines, de spectacles et d'événements inédits et originaux.
Terme populaire répandu pour désigner une réjouissance collective animée, FIESTA se veut être une manifestation du vivant
dans la diversité de ses formes et de ses expressions. Cette nouvelle édition se vivra comme une fête joyeuse et consciente
des enjeux écologiques autant qu'un espace de création originale où les spectateur·rice·s- acteur·rice·s pourront s'investir et
inventer de nouvelles ouvertures au monde et à l'autre.
C’est dans ce contexte que lille3000 et la Ville de Hem ont décidé de devenir partenaires.
Il est convenu et arrêté ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION ET PROGRAMMATION
La Ville de Hem et lille3000 s’associent pour organiser différentes manifestations se déroulant dans le cadre de Fiesta. La présente convention a pour objet de définir les modalités de cette collaboration.
Programme Fiesta de la Ville de Hem :
• Programmation de la fanfare La Bringue par Homard & Saucisse Production et animation d’une chenille géante en musique dans le cadre de la 28ème édition de la Course Oxyg’hem, le 29 mai 2025.
• Escale à Hem à l’occasion de la Fête du Vélo et du marché nocturne dans le cadre du projet cyclo- musical Paris-Roubaix par l’Orchestre des Forces Majeures, le 06 juin 2025. 2
• Installations et stations autour de la Fête par Métalu à Chahuter dans le cadre d’Hem en Fête ! dans le parc de la Mairie, le 07 septembre 2025.
Dans le cadre du soutien aux quartiers « Politique de la Ville » en lien avec la Métropole Européenne de Lille et lille3000, le Musée Mobile 2 (MuMo2) sera présent dans la Ville de Hem pour 1 journée, le dimanche 22 juin 2025 (date prévisionnelle).
Participation à la formation au projet participatif « Karnavalo » organisée au Tripostal à Lille du 08 au 24 octobre 2024 et dans la Métropole Européenne de Lille.
Dans le cadre du même projet « Karnavalo », une demi-journée de formation aux ateliers arts plastiques est prévue à la ferme Franchomme, le 12 mars 2025, de 14h à 17h.
Toute modification dans cette programmation devra faire l’objet d’un accord express et écrit entre les parties.
ARTICLE 2 : APPORTS DES PARTIES SELON LES PROJETS
1. Apports Financiers
Pour l’ensemble de ces projets, en tant qu’organisateurs, la Ville de Hem et les structures culturelles concernées assureront l’ensemble des charges liées à la production (dont les coûts artistiques et techniques) et à l’exploitation (dont l’accueil du public). Elles préciseront et évalueront les mises à disposition ou prestations en nature pour transmission à lille3000.
a. Apports de lille3000
L’apport financier direct de lille3000 est de 16 000,00 € TTC (seize mille euros toutes taxes comprises).
lille3000 prendra en charge directement le financement et la contractualisation avec les collectifs et artistes programmés pour les événements de la programmation de la Ville de Hem, ainsi qu’avec les prestataires associés à la réalisation des projets suivants :
• Installations et stations par Métalu à Chahuter dans le cadre d’Hem en Fête ! pour un montant de 10 078,92 € TTC.
• Programmation dans le cadre d’Oxyg’hem pour un montant de 2 921,08 € TTC.
• Projet cyclo-musical Paris-Roubaix par l’Orchestre des Forces Majeures pour un montant de 3 000 € TTC.
Les autres projets seront assumés financièrement par les structures culturelles qui les ont proposés et qui les portent avec leurs moyens propres incluant le financement habituel que leur apporte la Ville de Hem.
Par ailleurs, la valorisation de l’apport indirect total de lille3000 à la date de signature de la présente Convention est de 9 008,00 € TTC (neuf mille huit euros toutes taxes comprises) :
• La venue du MuMo2 dans la Ville de Hem le dimanche 22 juin 2025 pour un montant de 2 327,00 € TTC (deux mille trois cent vingt-sept euros toutes taxes comprises).
• La formation au projet participatif « Karnavalo » organisée au Tripostal à Lille entre le 08 et 24 octobre 2024.
- Une journée de formation au Tripostal est valorisée à hauteur de 2 294,00 € TTC. - Une demi-journée de formation au projet participatif « Karnavalo » organisée dans la Ville de Hem est valorisée à hauteur de 287,00€ TTC.
• Prise en charge directe du dispositif de communication visant à mettre en valeur l’ensemble des projets développés dans les communes de la Métropole Européenne de Lille participant à Fiesta. Dans ce cadre, l’apport en communication prévu pour les projets de la Ville de Hem est valorisé à hauteur de 4 100,00 € TTC (quatre mille cent euros toutes taxes comprises). 3
L’apport global de lille3000 est ainsi valorisé à hauteur de 25 008,00 € TTC (vingt-cinq mille huit euros toutes taxes comprises) (voir détail en annexe).
Quel que soit le résultat financier ou l’évolution du projet, lille3000 ne pourra être sollicitée au-delà de cet apport.
b. Apports de la Ville de Hem
L’apport financier direct de la Ville de Hem est de 16 000 € TTC (seize mille euros toutes taxes comprises). Voir le détail en annexe.
Afin d’accueillir le Musée Mobile 2 – MuMo 2 dans les meilleures conditions, la Ville de Hem prendra en charge les prestations suivantes :
• Un lieu sécurisé pour le MuMo 2 la nuit précédant la journée d’accueil. • Le déjeuner de l’équipe du MuMo 2 pendant la journée d’accueil.
• Nettoyage du MuMo 2 à la fin de la journée d’accueil.
• La fiche technique de l’installation du MuMo2.
• L’organisation de réservations pour les visites guidées.
• Un accès à l’électricité. De jour comme de nuit, le MuMo 2 requiert une prise triphasée de 32 Ampères et une prise monophasée de 16 Ampères.
• Un accès à un point d’eau et des sanitaires.
Le détail de l’apport financier indirect de la Ville de Hem sera valorisé à l’issue des évènements lille3000, figure en annexe.
2. Apport en Communication, presse, relations publiques, mécénat et partenariat
a. Communication et promotion
Les modalités particulières et pratiques de la coopération entre la Ville de Hem et de lille3000 en termes de communication seront précisées par des échanges de courriers contresignés par la direction de la communication de lille3000 et la direction de la communication de la Ville de Hem.
Néanmoins, la Ville de Hem s’engage d’ores et déjà à :
• assurer la présence de lille3000 dans l’ensemble de ses outils de communication et promotion du projet, • utiliser l’identité graphique de lille3000 et la charte graphique de Fiesta, créées spécialement par lille3000 pour ses partenaires culturels pour toutes les publications relatives aux opérations précédemment citées (notamment affiches, programmes, dossiers de presse etc.)
• fournir à lille3000 une série de visuels de qualité (photographies en 300dpi) illustrant l’opération et les crédits de ces visuels. Ces visuels seront libres de droit et pourront être exploités à titre gracieux pour la communication ainsi que la promotion de lille3000 et de ses partenaires institutionnels et privés. • adopter la signalétique fournie par lille3000 sur le lieu d’accueil de la manifestation et accepter les éléments de communication génériques de lille3000.
• soumettre à lille3000 le BAT de tout document de communication intégrant la présence de lille3000.
lille3000 s’engage à assurer la promotion du projet décrit dans l’article 1 dans l’ensemble de ses supports de communication génériques (programme général, site Internet, dossier de presse…).
b. Relations presse, relations publiques
La Ville de Hem et lille3000 s’engagent respectivement :
• à travailler en relation avec leurs attachés et services de presse,
• à se présenter mutuellement dans leurs dossiers de presse,
• à harmoniser le calendrier des rencontres et visites de presse,
• à s’accorder sur un format de communiqué de presse ayant recueilli l’accord des deux parties et à faire figurer les coordonnées des services de presse des deux parties.
lille3000 sera associée à l’ensemble des opérations de relations publiques liées à la manifestation décrite dans l’article 1 de la présente (notamment générales publiques, inaugurations, visites officielles et de presse). 4
c. Mécénat et partenariat
• Mécénat et partenaires privés
Pour développer son projet artistique et culturel annuel et son grand projet Fiesta, lille3000 bénéficie du soutien d’entreprises partenaires, de mécènes et de fondations (en numéraire, en nature ou en compétences), désignées ci-après par « les partenaires privés lille3000 Fiesta ».
Sont déjà engagés à ce jour : EDF, AG2R, Auchan Retail Ceetrus, la Caisse d’Épargne et de Prévoyance Hauts-de-France et Unibail-Rodamco-Westfield.
lille3000 communiquera tous les 2 mois, ou sur demande à la Ville de Hem, une liste mise à jour des partenaires privés lille3000 Fiesta.
Par défaut, il est entendu que l’ensemble des partenaires privés lille3000 Fiesta sont susceptibles d’être mentionnés (nom ou logo) sur l’ensemble des supports et opérations de communication de Fiesta (print, web, multimédia, relations publiques…) selon le récapitulatif des entreprises et supports établis par lille3000, ainsi que sur des supports de communication spécifiques qui pourraient être édités et diffusés par lille3000 pour présenter le programme décrit à l’article 1.
La Ville de Hem ne pourra s’opposer ni au soutien des partenaires privés lille3000 Fiesta, ni à leur visibilité dans le plan de communication de Fiesta.
• Partenaires privés de la Ville de Hem / Partenaires privés des structures & équipements de la Ville de HEM mobilisés pour le programme décrit à l’article 1
La Ville de Hem ainsi que ses structures et équipements mobilisés pour la réalisation du programme décrit à l’article 1, informeront lille3000 des entreprises et fondations qui feraient l’objet de conventions de partenariat ou de mécénat avec elles en 2024 et 2025. Si certaines entreprises partenaires entrent en concurrence avec des partenaires privés lille3000 Fiesta, lille3000, la Ville de Hem et/ou les structures et équipements concernés s’engagent à trouver le meilleur compromis possible avec leurs partenaires respectifs et à définir en concertation une communication et un affichage cohérents.
Les entreprises déjà partenaires ou mécènes de la Ville de Hem ne pourront pas se prévaloir d’être partenaire de Fiesta. La Ville de Hem, les structures & équipements de la Ville de Hem devront donc exclure Fiesta de leurs conventions de partenariat et de mécénat avec des entreprises privées que ce soit rétroactivement par avenant ou pour celles à venir.
• Cas d’identification de prospects par la Ville de Hem / Sollicitation d’entreprises ou de fondations
La Ville de Hem ne pourra pas contractualiser directement avec des entreprises ou des fondations pour les associer à un événement Fiesta, même ceux décrits dans l’article 1 sans en avertir au préalable lille3000. En cas de sollicitation ou d’identification de prospects pour le programme décrit dans l’article 1, la Ville de Hem et l’équipe de lille3000 devront étudier conjointement le projet de partenariat. Puis si les deux parties valident le choix de l’entreprise, et s’accordent sur les modalités partenariales pour un ou des projets du programme décrit à l’article 1, des négociations coordonnées par lille3000 pourront être amorcées. La convention qui en découlerait serait signée par lille3000 et l’entreprise (ou la fondation) pour un fléchage sur une ou des opérations Fiesta listées à l’article 1 qui se dérouleront sur le territoire de la Ville de Hem. Ceci afin de privilégier la mise en place d’opération de soutiens privés plus larges qui pourraient s’étendre sur l’ensemble du territoire de la MEL ou des interventions financières sur des programmes thématiques de Fiesta.
• Partenaire public
La Métropole Européenne de Lille soutient la manifestation décrite dans l’article 1 de la présente Convention. À ce titre, elle
doit être mentionnée comme partenaire principal de cette dernière, dans tout document et support de communication la
concernant.
ARTICLE 3 : DURÉE ET PRISE D’EFFET DE LA PRÉSENTE CONVENTION
La présente convention entre en vigueur à sa date de signature par les deux parties et prendra fin à l’issue de la manifestation,
et au plus tard le 31 décembre 2025. 5
ARTICLE 4 : ENGAGEMENT EN FAVEUR D’UNE CULTURE DURABLE
L’association lille3000 s’est engagée depuis plusieurs années dans une démarche de développement durable et poursuit ses actions en faveur d’une culture durable toujours plus respectueuse de son impact aussi bien environnemental que social et sociétal. A ce titre, elle encourage fortement ses partenaires et prestataires à s'engager à ses côtés en faveur de ces actions, et leur demande de respecter les procédures ou directives opérationnelles communiquées à cet effet par les équipes de lille3000 et à fournir le cas échéant les indicateurs qui pourraient leur être demandés.
ARTICLE 5 : BILAN DES OPERATIONS
Une fiche bilan sera fournie par lille3000 afin de recueillir un bilan détaillé des opérations menées dans le cadre de Fiesta.
ARTICLE 6 : RESPONSABILITE ET ASSURANCE
La Ville de Hem déclare qu’elle s’est acquittée à la date de signature de la présente convention, et qu’elle s’acquittera dans
le cadre de la réalisation du projet visé par la présente, de ses obligations sociales et fiscales. Elle s’engage à en fournir les
attestations sur l’honneur si lille3000 les lui demande.
La Ville de Hem est responsable des dommages de toute nature qu’elle pourrait causer aux biens qui lui sont confiés ainsi
qu’aux personnes. La Ville de Hem fait en outre son affaire de la réparation des préjudices qu’elle pourrait elle-même subir à
l’occasion de l’exécution du projet objet de la présente. Il lui appartient, en conséquence, de contracter toutes les polices
d’assurances nécessaires à la couverture des risques qu’elle encourt, notamment en tant qu’organisateur.
lille3000 s’acquittera de ses obligations sociales et fiscales, et contractera toutes les polices d’assurances nécessaires à la
couverture des risques encourus.
Chaque contractant assumera seul la responsabilité des engagements qu’il souscrit à l’égard des tiers.
ARTICLE 7 : POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD) entré en application le 25 mai 2018 impose une information transparente, claire et concise lors de la collecte de vos données à caractère personnel. Les parties s'engagent à respecter la réglementation légale applicable au traitement des données à caractère personnel. L’ensemble des informations sur la collecte et l’utilisation des données à caractère personnel de lille3000 peut être consulté via le lien suivant : https://lille3000.com/rgpd/
ARTICLE 8 : RÉSILIATION – ANNULATION
Les parties peuvent, d’un commun accord écrit, décider de résilier la présente convention.
Dans l’hypothèse où il surviendrait des événements de force majeure empêchant la réalisation de ces manifestations, le contrat
serait résilié de plein droit sans indemnité. La partie empêchée préviendra l’autre dès la survenance des événements.
On entend par événement de force majeure tout événement reconnu comme tel par la loi et la jurisprudence, ainsi que des
événements contractuellement assimilés à la force majeure au sens de la présente convention : la menace ou survenance
de cataclysmes naturels, grèves générales, émeutes, mouvements populaires, actes de terrorisme, actes de sabotage, guerre,
épidémie ou tout événement grave pouvant porter atteinte à la sécurité du public.
Toute annulation du fait de l’une des parties, pour tout autre cause qu’un cas de force majeure, entraînerait pour la partie
défaillante l’obligation de verser à l’autre une indemnité calculée en fonction des frais effectivement engagés par cette dernière.
ARTICLE 9 : AVENANT – CESSION
La présente convention ne pourra être modifiée que par avenant. Elle ne peut faire l’objet d’aucune cession sous quelque forme que ce soit. 6
ARTICLE 10 : COMPÉTENCE EN CAS DE LITIGE
La présente convention est soumise à la loi française. En cas de difficultés dans l’exécution des obligations figurant à la présente convention, les parties rechercheront avant tout une solution amiable.
Dans l’hypothèse où elles n’y parviendraient pas, tout litige ou contestation auxquels la présente convention pourrait donner lieu tant sur sa validité que sur son interprétation, son exécution ou sa réalisation, seront portés devant le Tribunal de Grande Instance de Lille.
Annexe 1 : Budget TTC des participations des parties.
Fait à Lille, en deux exemplaires originaux,
Le
Pour lille3000 Pour la Ville de Hem
Monsieur Thierry LANDRON Monsieur Francis VERCAMER 7
ANNEXE 1 : BUDGET TTC DES APPORTS DES PARTIES
APPORT DIRECT DE LILLE3000 SOUS TOTAL 16 000,00 €
Installations et stations par Métalu à Chahuter 10 078,92 €
La Bringue par Homard & Saucisse Productions pour
Oxyg’hem
2 921,08 €
Projet cyclo-musical Paris-Roubaix par l’Orchestre des
Forces Majeures
3 000,00 €
APPORT INDIRECT DE LILLE3000 SOUS TOTAL 9 008,00 €
MuMo 2 (1 jour) 2 327,00 €
Ateliers de formation – Tripostal 2 294,00 €
Atelier de formation à Hem 287,00 €
Apport en communication – valorisation 4 100,00 €
TOTAL lille300 TOTAL 25 008,00 €
APPORT DIRECT DE LA VILLE DE HEM 16 000,00 € SOUS TOTAL 16 000,00 € Oxyg’hem 3 000,00 €
Programmation artistique des compagnies 13 000,00 €
APPORT INDIRECT DE LA VILLE DE HEM SOUS TOTAL
Un bilan sera réalisé à
l’issue de l’évènement.
TOTAL VILLE DE HEM TOTAL 16 000,00 €
TOTAL OPERATION FIESTA 41 008,00 €