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Déliberation - pj delib2. convention adhesion cnas
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Montmorency.
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Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Assurance,
COMITE NATIONAL D'ACTION SOCIALE AGIR ENSEMBLE,
IN] SOUTENIR CHACUN
CONVENTION D'ADHÉSION AU CNAS
conclue entre
Nom de l’adhérent :
Structure juridique* : SERVICES ANNEXE
Adresse complète :
Code Postal — Ville : =
N° de téléphone :
Email de l'autorité exécutive :
N° SIREN : N° NIC :
Code Hélios :
représenté par BIM./ [IMme
agissant en qualité de**: MADAME LA DIRECTRICE
en vertu d'une délibération du*** : CONSEIL D'ADMINISTRATION
en date du: l /
Code d'engagement CHORUS :
Code service CHORUS :
(pour les structures éligibles)
*sélectionner parmi les choix suivants : Association, Association de personnel, Autre, Collectivité,
Entreprise publique, EPA, EPCI, EPCI-Syndicat, EPIC, Services annexe.
*“*sélectionner parmi les choix suivants : Monsieur le maire, Madame le maire, Monsieur le président,
Madame la présidente, Monsieur le directeur, Madame la directrice
*** sélectionner parmi les choix suivants : Conseil municipal, Conseil communautaire, Conseil/comité
syndical, Conseil départemental, Conseil d'administration
ci-après appelé « adhérent »
d'une part,
ET
Le Comité National d'Action Sociale pour le personnel des collectivités territoriales, association
loi 1901, créée le 28 juillet 1967, représenté par Monsieur René RÉGNAULT Président, agissant en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par l’article 38 des statuts du CNAS,
ci-après appelé CNAS,
d'autre part.
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7 SOUTENIR CHACUN
Préambule
Le CNAS, association loi 1901 à but non lucratif, est un organisme de portée nationale qui a pour objet,
au titre de l’action sociale, l'amélioration des conditions de vie du personnel des collectivités territoriales,
EPCI et autres structures éligibles, et de leurs familles.
À cet effet, il propose à ses bénéficiaires un très large éventail de prestations (aides, secours, prêts
sociaux, vacances, loisirs, culture, chèques réduction...).
Le CNAS développe des valeurs de solidarité, d'équité et d'humanisme.
Son offre mutualisée, solidaire et sociale permet d'inscrire naturellement son action en accord avec le
développement durable qui constitue le fil conducteur de son projet associatif.
Article 1 — Objet de la convention d'adhésion
En déclarant adhérer au CNAS, l’adhérent lui confie la gestion de l’action sociale dont il souhaite faire
bénéficier à ses agents.
Il choisit ainsi de mettre en place une politique d'action sociale pour son personnel conformément aux
articles 70 et 71 de la loi N° 2007-209 du 19 février 2007 relative à la fonction publique territoriale, qui
confient le soin à chaque assemblée délibérante de déterminer le type des actions et le montant des
dépenses qu'elle entend engager pour la réalisation des prestations prévues à l’article 9 de la loi N° 83-
634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, ainsi que les modalités de leur
mise en œuvre.
Au travers de cette démarche, l'adhérent contribue activement à la valorisation de ses ressources
humaines et du service public local grâce à la reconnaissance et l'implication renforcées de son
personnel.
La présente convention a pour objet de déterminer les engagements réciproques de l'adhérent et du
CNAS dans le cadre de la délégation au CNAS par l'adhérent de la gestion de l’action sociale destinée à
son personnel.
Article 2 - Engagements de l’adhérent
L'adhérent déclare adhérer au CNAS à compter du :
187 janvier 2024 ou 1”septembre 2024
Pendant toute la durée de l'adhésion, l’adhérent s'engage à :
2-1. Respecter les statuts et le règlement de fonctionnement dont il a pris connaissance avant d'adhérer
au CNAS.
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2-2. Procéder en son sein aux désignations suivantes :
2-2-1. Un représentant de l'assemblée des élus appelé « délégué local des élus » conformément à
l'article 24-1-1 du règlement de fonctionnement.
La délibération concernant la désignation du délégué élu peut-être adoptée en même temps que celle
relative à l'adhésion.
2-2-2. Un représentant du collège des bénéficiaires appelé « délégué local des agents » conformément à l’article 24-1-2 du règlement de fonctionnement.
La fonction de délégué (élu et agent) ainsi que les moyens mis à sa disposition pour assurer sa mission sont précisés dans le support « Fiche de mission du délégué » mis à la disposition de l'adhérent sur
son espace en ligne.
Le délégué élu et le délégué agent sont les représentants institutionnels de l'adhérent au sein du CNAS.
Ils participent à la vie des instances du CNAS et sont chargés d'informer l'adhérent de l’activité du CNAS et de l’action sociale développée dans sa structure.
Pour permettre au personnel de profiter pleinement de l'adhésion au CNAS, l'adhérent s'engage à
faciliter la participation des délégués aux réunions et formations organisées par le CNAS à leur intention.
2-2-3. Un relais de proximité opérationnel nommé « correspondant du CNAS », dont la mission consiste
à promouvoir l'offre du CNAS auprès des bénéficiaires et conseiller et accompagner ces derniers.ll peut également être amené à assurer la gestion de l'adhésion.
La fonction de correspondant ainsi que les moyens mis à sa disposition pour assurer sa mission sont
précisés dans le support « Fiche de mission du correspondant » mis à la disposition de l'adhérent sur
son espace en ligne.
L'adhérent peut nommer un ou plusieurs correspondants suppléants susceptibles d'accompagner le
correspondant dans ses missions (afin d'assurer une proximité géographique sur des sites éloignés ou
services déconcentrés, d'assurer plus spécifiquement la gestion de l'adhésion, etc.).
Pour permettre au personnel de profiter pleinement de l'adhésion au CNAS, l'adhérent s'engage
à ce que le (ou les) correspondant(s) dispose(nt) du temps nécessaire pour accompagner les
bénéficiaires, organiser des actions d’information et de communication et participer aux
réunions d’information proposées par /e CNAS.
2-3. Adhérer pour la totalité de son personnel actif dans le respect des articles 6-1 et 6-2 du Règlement deFonctionnement du CNAS.
L'adhérent peut également adhérer à titre facultatif pour son personnel retraité :
ou [] NON
2-4. Transmettre au CNAS via le portail « structure territoriale » mis à disposition par ce dernier, la liste
exhaustive de ses personnels éligibles en application des articles 6-1 et 6-2 du Règlement de
Fonctionnement du CNAS, et présents à la date d'adhésion sélectionnée à l'article 2 du présent
document.
Par la suite, chaque début d'année, mettre à jour la liste disponible sur le portail CNAS «
structure territoriale », des personnels éligibles et présents au premier jour ouvré de l’année, selon le
calendrier de l'adhésion communiqué par le CNAS.
En cours d'année, l’adhérent se doit de déclarer au CNAS, depuis le portail « structure territoriale »,
toutes modifications de la liste du personnel bénéficiaire (arrivée, départ, départ à la retraite, décès,
reprise d'activité professionnelle, ..) ainsi que toutes modifications de donnée administrative de la
structure, de correspondant ou de délégué, selon les modalités définies aux articles 4-5-2 et 27 du
règlement de fonctionnement.
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En cas d’omission par l’adhérent :
- d'inscription de personnels: l’adhérent reste le seul responsable vis-à-vis de son bénéficiaire des prestations auxquelles il pouvait prétendre et dont il n’a pu bénéficier
faute d'être inscrit dans les délais.
- de radiation de personnels: le CNAS est fondé à demander le remboursement des prestations versées à tort après le 31 décembre aux bénéficiaires.
- de mise à jour des informations décrites ci-dessus : l'adhérent reste le seul responsable
des dysfonctionnements qui en découleront.
2-5. S'acquitter auprès du CNAS de sa cotisation annuelle, dont le montant et la date d’exigibilité sont
inscrits sur l'appel de cotisation initial adressé chaque année à l’adhérent après réception des éléments
permettant l’actualisation de l'adhésion.
Le montant de cette cotisation est mis à jour en cours d'année par le biais d'appels complémentaires transmis par /e CNAS en fonction des mouvements de personnel communiqués par
l'adhérent.
La cotisation annuelle correspond au mode de calcul suivant :
Le nombre de bénéficiaires Le montant forfaitaire de la
actifs et/ou retraités cotisation par bénéficiaire
indiqué sur les listes actif et/ou retraité
Le montant de la cotisation par bénéficiaire est validé par le Conseil d'Administration conformément à
l’article 30 du règlement de fonctionnement.
Article 3 —- Engagements du CNAS
Pendant toute la durée de l'adhésion, le CNAS s'engage à :
3-1. Verser au personnel bénéficiaire de l’adhérent les prestations auxquelles il peut prétendre, à sa
demande, conformément au guide des prestations.
3-2. Conseiller et accompagner l'adhérent durant toute sa période d'adhésion, notamment :
> en l'aidant à valoriser sa démarche d'action sociale pour en faire un véritable levier en
matière de Ressources Humaines,
> _en organisant l'accompagnement du correspondant et des délégués dans leurs missions,
> en s'assurant de la bonne tenue de l'assemblée départementale à laquelle siègent les délégués.
3-3. Rendre compte de son activité auprès de l’adhérent en l'informant régulièrement via les délégués
locaux et/ou le correspondant :
+ d'une part, de la vie de l'association;
° d'autre part, des prestations versées à son personnel en lui permettant de consulter le suivi des
prestations sous un format anonymisé et le rapport de celles-ci sur son espace adhérent.
3-4. Prendre en compte tous mouvements (départs, arrivées, changement de situation
professionnelle...) déclarés par l'’adhérent tout au long de l'année.
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Article 4 - Protection des données à caractère personnel (« RGPD »)
D'une manière générale, chacune des Parties s'engage à respecter toutes les obligations lui incombant résultant de la réglementation applicable dans le domaine de la protection des Données à caractère
personnel, en particulier :
- la loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et ses
éventuelles mises à jour,
- le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018 (règlement général sur la protection des données, ci-après dénommé « RGPD »), - les textes et décisions émanant d’autorités de contrôle, notamment de la Commission nationale de
l'Informatique et des libertés (Cnil).
L'adhérent est autorisé à transmettre au CNAS le fichier de ses bénéficiaires éligibles au CNAS. Ceci implique notamment que les Données à caractère personnel des bénéficiaires aient été collectées de
manière loyale et licite par l’'adhérent.
Les termes "Données à caractère personnel", "Responsable du traitement", "Traitement de données",
"Sous-traitant” utilisés dans la présente clause ont les mêmes significations que celles prescrites à
l'article 4 du RGPD.
4-1 Définition des rôles dans le traitement des données personnelles
Dans le cadre de l'exécution de la présente convention, les Parties sont amenées selon les Traitements de données et pendant toute la durée de la convention, à traiter des Données à caractère personnel en qualité de Responsable de traitement au sens du RGPD.
Responsabilités de l’Adhérent
- L'adhérent est Responsable du traitement de Données à caractère personnel effectué sur son
périmètre, pour les Traitements de données ci-dessous :
e Mise à disposition auprès du bénéficiaire des documents transmis par le CNAS
e Gestion de l'adhésion et accompagnement des bénéficiaires dans la gestion de leurs
prestations :
o Transmission et mise à jour des données des bénéficiaires au CNAS
o Déclaration auprès du CNAS de début et de fin de droit de droit d’un bénéficiaire
o Déclaration des changements de situation professionnelle des bénéficiaires.
A ce titre, l'adhérent assume la responsabilité de l'exactitude et de la conformité des informations des
bénéficiaires nécessaires pour :
- l'inscription au CNAS, en les rapprochant notamment des justificatifs d'état civil de ce dernier.
- la mise à jour des données des bénéficiaires impliquant la vérification des justificatifs correspondants.
L'adhérent est responsable de l'archivage de l'ensemble des documents transmis au CNAS concernant
l'inscription des bénéficiaires et la mise à jour de leurs données.
Ilest de la responsabilité de l'adhérent d'identifier le CNAS :
- auprès de ses personnels, en tant que destinataire de certaines de leurs données personnelles issues
de son traitement de gestion des ressources humaines et strictement nécessaires à l'accès aux
prestations proposées par /e CNAS ;
- ainsi que dans le registre de ses activités de traitement.
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A SOUTENIR CHACUN
Responsabilités du CNAS
Le CNAS met à disposition de l’adhérent un portail « structure territoriale » dédié à la gestion de
l'adhésion et à l'accompagnement des bénéficiaires dans la gestion de leurs prestations.
Le CNAS est Responsable des traitements de Données effectués sur son périmètre, pour les
traitements ci-dessous :
e gestion des prestations d'action sociale ;
e gestion des relations avec les bénéficiaires ;
e gestion des cotisations ;
e gestion de la relation avec les correspondants et les délégués.
Chaque Partie a désigné un Délégué à la protection des données ou un référent pour le traitement des
Données à caractère personnel.
Coordonnées du DPO du CNAS : dpo@cnas.fr
L'adhérent s'engage à transmettre au CNAS les coordonnées de son DPO ou de son référent pour le
traitement des données à caractère personnel.
4-2 Obligations des Parties lorsqu'elles agissent en qualité de Responsable de traitement
Lorsqu'elles agissent en qualité de Responsable de traitement, les Parties s'engagent à se porter assistance et à faire leurs meilleurs efforts pour s'aider mutuellement au respect de la réglementation applicable et à la préservation de leurs relations commerciales avec les personnes concernées,
notamment en cas de violation de données.
Chaque Partie s'engage en outre à veiller au respect des obligations de transparence prévues aux
articles 12 à 14 du RGPD et à fournir aux personnes concernées l'ensemble des informations dont la communication est obligatoire.
Chaque partie s'engage à traiter les données des bénéficiaires dans le respect des bases légales pour
lesquelles elles ont été collectées.
Chaque Partie s'engage à mettre en place les mesures adaptées pour que les échanges de Données
personnelles soient effectués de manière sécurisée.
Chaque Partie s'engage à mettre à la disposition de l'autre la documentation nécessaire pour
démontrer le respect de toutes ses obligations en matière de protection des Données personnelles.
4-3 Droit d'information des personnes concernées
Les personnes concernées doivent au moment de la collecte de leurs Données être informées des
opérations de traitement qui seront réalisées.
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V20231019 CNAS of COMITE NATIONAL D'ACTION SOCIALE
4-4 Gestion des flux de données entre l’adhérent et le CNAS
L'Adhérent et le CNAS procèdent selon le tableau ci-dessous :
AGIR ENSEMBLE,
SOUTENIR CHACUN
Emetteur Récepteur | Types de flux Objet du flux Périodicité
L'adhérent | Le CNAS Les bénéficiaires | Permettre aux bénéficiaires Lors de l'adhésion puis éligibles d'ouvrir leurs droits pour annuellement bénéficier des offres
auxquelles ils peuvent Tout au long de l'année
prétendre pour chaque nouveau
bénéficiaire
Pour chaque changement
de situation
professionnelle d’un
bénéficiaire
L'adhérent | Le CNAS Les bénéficiaires | Mettre fin aux droits de Pour chaque bénéficiaire radiés bénéficier des offres du dès décision de radiation CNAS de ce dernier par
l’'adhérent
Le CNAS L'Adhérent | Mise à disposition | Permettre à l’adhérent de En temps réel de la liste des s'assurer que la liste des
bénéficiaires bénéficiaires éligibles au
CNAS est à jour et de
procéder aux mises à jour
nécessaires
Permettre à l'adhérent de
Le CNAS L'Adhérent | Mise à disposition | suivre l’utilisation des En temps réel de reportings prestations à partir de
statistiques et de données
anonymisées.
Le CNAS L'Adhérent | Mise à disposition | Pendant toute la durée de En temps réel des prestations, validité du consentement du
en cours de bénéficiaire, permettre au
traitement, de correspondant CNAS de
leurs bénéficiaires | l'adhérent d'accompagner le
bénéficiaire dans ses
demandes de prestations et
d'en assurer le suivi
Le CNAS met à disposition de l'adhérent la liste des données des bénéficiaires pour les seules finalités décrites ci-dessus. Il ne pourra être tenu responsable d’un traitement ultérieur réalisé par l'adhérent qui dépasserait le cadre légal pour lesquelles les données des bénéficiaires ont été collectées.
Le CNAS met à disposition du correspondant de l’adhérent les demandes de prestations des bénéficiaires, qui ont donné leur consentement à cet effet, afin de permettre à celui-ci d'accompagner
les bénéficiaires dans leurs demandes de prestations et d'en assurer le suivi.
V20231019
Page 10 sur 18 C NAS COMITE NATIONAL D'ACTION SOCIALE AGIR ENSEMBLE, A SOUTENIR CHACUN
Conformément au RGPD, aucun traitement ultérieur, dépassant le cadre des domaines couverts par le consentement initial des bénéficiaires n'est possible.
L'adhérent déclare avoir pris connaissance de la politique de protection des données personnelles du
CNAS et de ses mises à jour, accessible sur www.cnas.fr.
Article 5 — Durée de l'adhésion
L'adhésion se renouvelle tacitement au 1% janvier de chaque année, sauf résiliation ou radiation de
l’'adhérent selon les dispositions de l'article 5 du règlement de fonctionnement.
S'il souhaite résilier son adhésion au CNAS, l’adhérent doit adresser à celui-ci par lettre recommandée
avec accusé de réception la délibération prononçant la résiliation d'adhésion dans le mois suivant son
adoption, en tout état de cause avant le 31 décembre de l’année N. Sous réserve du respect de ces
dispositions, la résiliationest effective au 1° janvier N+1.
À compter de la notification de la résiliation d'adhésion, Je CNAS est fondé à refuser aux
bénéficiaires toute prestation dont les effets ne seraient pas achevés à la date d'effet de la
résiliation d'adhésion.
Fait en deux exemplaires originaux,
à,
le 29/09/2023
René RÉGNAULT Nom, prénom, qualité du signataire
Président du CNAS
Sénateur honoraire
Maire honoraire de Saint-Samson-sur-Rance (22)
Signature du représentant légal
ou autre personne mandatée
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