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Arrêté - dl2024 046 annexe Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Saint-Pantaléon-de-Larche. Lien du pdf (Arrêté - dl2024 046 annexe)Thèmes du document : Données personnelles, Cybersécurité, Consommateurs, 1/4

COMMUNE DE

SAINT-PANTALÉON-DE-LARCHE

RÉGLEMENT DE LA MISE EN PLACE DU TÉLÉTRAVAIL

Article I – Les activités éligibles au télétravail

1. Les activités éligibles au télétravail au sein de la collectivité sont les suivantes :

Le télétravail est ouvert aux activités suivantes relevant du Pôle administratif :  Direction générale des services

 Direction des services techniques

 Secrétariat de direction et communication

 Moyens généraux

 Urbanisme et affaires scolaires

 Budget comptabilité

 Affaires foncières, marchés et assemblées

 Ressources humaines

 Appui RH et achats

 Contrôle de gestion

Les diverses tâches réalisables en télétravail sont les suivantes :

 Tâches rédactionnelles comme les rapports, les notes, les compte rendus, les courriers, les délibérations, les dossiers, les articles, les études spécifiques, les bilans et analyses, les synthèses etc…

 Instruction, étude ou gestion de dossiers ;

 Relecture et validation de documents ;

 Conception, mise en page, préparation de réunions et d’interventions ;  Exploitation de bases de données ;

 Prospective, recherche et veille documentaire ;

 Courriels ;

 Echanges téléphoniques.

2. Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités suivantes :

 Accueil physique des usagers ;

 Traitement du courrier physique ;

 Archivage physique des dossiers ;

 Activités nécessitant la manipulation de documents papiers comportant des informations confidentielles ;

 Suivi des équipes ;

 Travaux nécessitant des travaux collaboratifs ou des réunions physiques.

Toutefois, si celles-ci ne constituent pas la totalité des activités exercées par l’agent, elles ne s’opposent pas à la possibilité pour l’agent d’accéder au télétravail dès lors qu’un volume suffisant d’activités télétravaillables peuvent être identifiées et regroupées.

Article II – Les locaux mis à disposition pour l'exercice du télétravail

Le télétravail sera exclusivement exercé au domicile de l’agent. Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle, sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Le lieu du domicile est obligatoirement confirmé à la Direction des ressources humaines par l’agent au moment de son entrée en télétravail. Le candidat doit alors disposer d’un lieu identifié à son domicile lui permettant de travailler dans des conditions satisfaisantes, d’une connexion internet haut débit personnelle et d’une couverture au service de téléphonie mobile (GSM) au domicile. L’acte individuel précise le lieu où l’agent exerce ses fonctions en télétravail.

Accusé de réception en préfecture

019-211922901-20240523-DL2024_046-DE

Date de télétransmission : 27/05/2024

Date de réception préfecture : 27/05/20242/4

Article III – Les règles à respecter en matière de sécurité des systèmes d'information et de protection des données

La mise en œuvre du télétravail nécessite le respect de règles de sécurité en matière informatique. Seul l'agent visé par l'acte individuel autorisant le télétravail peut utiliser le matériel mis à disposition par l'administration. L’agent en télétravail ne rassemble ni ne diffuse de téléchargement illicite via internet à l’aide des outils informatiques fournis par l’employeur. Il s’engage à réserver l’usage des outils informatiques mis à disposition par l’administration à un usage strictement professionnel.

Les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage déterminé et légitime, correspondant aux missions de la collectivité.

Par ailleurs, la sécurité des systèmes d'information vise les objectifs suivants : - la disponibilité : le système doit fonctionner sans faille durant les plages d'utilisation prévues et garantir l'accès aux services et ressources installées avec le temps de réponse attendu ; - l'intégrité : les données doivent être celles que l'on attend, et ne doivent pas être altérées de façon fortuite, illicite ou malveillante. En clair, les éléments considérés doivent être exacts et complets ; - la confidentialité : seules les personnes autorisées ont accès aux informations qui leur sont destinées. Tout accès indésirable doit être empêché.

Le télétravailleur s’engage donc à respecter les règles et usages en vigueur dans la collectivité, en particulier les règles relatives à la protection et à la confidentialité des données et des dossiers en les rendant inaccessibles aux tiers, et en particulier la Charte informatique.

Également, il s'engage à respecter la confidentialité des informations obtenues ou recueillies dans le cadre de son travail et à ne pas les utiliser à des fins personnelles.

Article IV – Les règles à respecter en matière de temps de travail, de sécurité et de protection de la santé

L'agent assurant ses fonctions en télétravail doit effectuer les mêmes horaires que ceux réalisés habituellement au sein de la collectivité. Durant ces horaires, l'agent doit être à la disposition de son employeur sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. Il doit donc être totalement joignable et disponible en faveur des administrés, de ses collaborateurs et/ou de ses supérieurs hiérarchiques.

Par ailleurs, l'agent n'est pas autorisé à quitter son lieu de télétravail pendant ses heures de travail. Si l'agent quitte son lieu de télétravail pendant ses heures de travail sans autorisation préalable de l'autorité territoriale, ce dernier pourra être sanctionné pour manquement au devoir d'obéissance hiérarchique. L'agent pourra également se voir infliger une absence de service fait pour le temps passé en dehors de son lieu de télétravail. Les jours de référence travaillés, d’une part, sous forme de télétravail et d’autre part, sur site, compte tenu du cycle de travail applicable à l’agent ainsi que les plages horaires durant lesquelles l’agent exerçant ses activités en télétravail est à la disposition de son employeur et joint sont définies dans l’acte individuel autorisant le télétravail. L’acte individuel autorisant le télétravail définit également le volume de jours flottants de télétravail par semaine et par mois que l’agent peut demander à utiliser.

L’agent télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres agents.

Les agents télétravailleurs sont également couverts pour les accidents survenus à l’occasion de l’exécution des tâches confiées par l’employeur. Tout accident intervenant en dehors du lieu de télétravail pendant les heures normalement travaillées ne pourra donner lieu à une reconnaissance d'imputabilité au service. De même, tous les accidents domestiques ne pourront donner lieu à une reconnaissance d'imputabilité au service. Le télétravailleur s’engage à déclarer tout accident survenu sur le lieu de télétravail. La procédure classique de traitement des accidents du travail sera ensuite observée.

Toutefois, durant sa pause méridienne, conformément à la règlementation du temps de travail de la collectivité ou de l'établissement, l'agent est autorisé à quitter son lieu de télétravail.

L’agent télétravailleur bénéficie de la médecine préventive dans les mêmes conditions que l’ensemble des agents, celle- ci pourra se prononcer sur un éventuel aménagement de poste pour les agents en situation de handicap. Le poste du télétravailleur fait l’objet d’une évaluation des risques professionnels au même titre que l’ensemble des postes de travail du service. Il doit répondre aux règles de sécurité et permettre un exercice optimal du travail. Les risques liés au poste en télétravail sont pris en compte dans le document unique d’évaluation des risques.

Accusé de réception en préfecture

019-211922901-20240523-DL2024_046-DE

Date de télétransmission : 27/05/2024

Date de réception préfecture : 27/05/20243/4

Article V – Les modalités d'accès des institutions compétentes sur le lieu d'exercice du télétravail afin de s'assurer de la bonne application des règles applicables en matière d'hygiène et de sécurité

Une délégation du Comité Social Territorial au titre de sa formation spécialisée peut procéder à intervalles réguliers à la visite des services relevant de leur champ de compétence. Elle bénéficie pour ce faire d'un droit d'accès aux locaux relevant de leur aire de compétence géographique dans le cadre des missions qui leur sont confiées par ce dernier. Celle-ci fixe l'étendue ainsi que la composition de la délégation chargée de la visite. Toutes facilités doivent être accordées à cette dernière pour l'exercice de ce droit sous réserve du bon fonctionnement du service.

Elle peut être assistée d'un médecin du service de médecine préventive, du ou des agents qui sont chargés d'assurer une fonction d'inspection dans le domaine de la santé et de la sécurité et de l'assistant ou du conseiller de prévention. Les conditions d'exercice du droit d'accès peuvent faire l'objet d'adaptations s'agissant des services soumis à des procédures d'accès réservées par la réglementation. Ces adaptations sont fixées par voie d'arrêté de l'autorité territoriale.

La délégation du CST au titre de sa formation spécialisée peut réaliser cette visite sur le lieu d'exercice des fonctions en télétravail.

Dans le cas où l'agent exerce ses fonctions en télétravail à son domicile, l'accès au domicile du télétravailleur est subordonné au respect :

- d’un délai de prévenance de 10 jours ;

- et à l'accord de l'intéressé, dûment recueilli par écrit.

Les visites accomplies en application du présent article doivent donner lieu à un rapport présenté au comité.

Article VI – Les modalités de contrôle et de comptabilisation du temps de travail

Les télétravailleurs doivent remplir, périodiquement, des formulaires dénommés " feuilles de temps " ou auto- déclarations.

L’agent et son responsable hiérarchique devront donc veiller à ce que la durée quotidienne de travail durant les jours en télétravail ne dépasse pas le temps de travail théorique.

Article VII – Les modalités de prise en charge par l'employeur, des coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment ceux des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci

L'employeur met à la disposition des agents autorisés à exercer leurs fonctions en télétravail les outils de travail suivant :

- ordinateur portable ;

- accès sécurisé à la messagerie professionnelle ;

- accès aux logiciels indispensables à l'exercice des fonctions ;

- le cas échéant, formation aux équipements et outils nécessaires à l'exercice du télétravail.

La collectivité fournit, installe et assure la maintenance de ces équipements. Lorsque le télétravail a lieu au domicile de l’agent, ce dernier assure la mise en place des matériels et leur connexion au réseau.

Afin de pouvoir bénéficier des opérations de support, d’entretien et de maintenance, il appartient au télétravailleur de rapporter les matériels fournis, sauf en cas d’impossibilité de sa part. La collectivité n'est pas tenue de prendre en charge le coût de la location d'un espace destiné au télétravail.

A l’issue de la durée d’autorisation d’exercice des fonctions en télétravail ou en cas de départ, l’agent restitue à l’administration les matériels qui lui ont été confiés.

Article VIII – Les modalités de formation aux équipements et outils nécessaires à l’exercice du télétravail

Les agents qui doivent s’approprier un outil spécifique (connexion au dispositif VPN) se verront proposer une action de formation correspondante.

Accusé de réception en préfecture

019-211922901-20240523-DL2024_046-DE

Date de télétransmission : 27/05/2024

Date de réception préfecture : 27/05/20244/4

Article IX – Les modalités pratiques et la durée de l'autorisation d'exercer ses fonctions en télétravail

L’agent souhaitant exercer ses fonctions en télétravail adresse une demande écrite à l’autorité territoriale qui précise les modalités d’organisation souhaitées selon un modèle fourni par la collectivité. Au vu de la nature des fonctions exercées et de l’intérêt du service, le Maire apprécie l’opportunité de l’autorisation de télétravail. Il peut être mis fin au télétravail, à tout moment et par écrit, à l’initiative du Maire ou de l’agent, moyennant un délai de prévenance de deux mois.

Dans le cas où il est mis fin à l’autorisation de télétravail à l’initiative du Maire, le délai de prévenance peut être réduit en cas de nécessité de service dûment motivée.

L'autorisation peut être renouvelée par décision expresse, après entretien avec le supérieur hiérarchique direct et sur avis de ce dernier le cas échéant.

En cas de changement de fonctions, l'agent intéressé doit présenter une nouvelle demande. L'autorisation de télétravail est délivrée pour un recours ponctuel au télétravail. Elle prévoit l'attribution d'un volume de jours flottants de télétravail par semaine et par mois, déterminé sur la base d’un calendrier mensuel prenant en compte les besoins de service de la collectivité, sur la base d’un jour de télétravail par semaine, à fixer par agent de façon mensuelle. Le jour de télétravail hebdomadaire est cumulable sur une semaine à raison de 3 jours consécutifs motivés pour raison de service avec un maximum de 4 jours de télétravail par mois. La quotité des fonctions pouvant être exercée sous la forme du télétravail ne peut être supérieure à trois jours par semaine.

Le nombre de jours télétravaillés est de 3 jours maximum par semaine. Il peut être dérogé à ce principe à la demande :

- Des agents dont l’état de santé ou le handicap le justifient et après avis du service de médecine préventive ou du médecin du travail et ce pour 6 mois maximum. Cette dérogation est renouvelable après avis du service de médecine préventive ou du médecin du travail.

- Des femmes enceintes, avec avis préalable du service de médecine préventive ou du médecin du travail, sans limite de temps.

- Des agents ayant la qualité de proche aidant, pour une durée de 3 mois maximum, renouvelable.

Compte tenu de l’expérience de la crise sanitaire de la COVID, une autorisation temporaire de télétravail en raison d’une situation exceptionnelle perturbant l’accès au service ou le travail sur site (inondation, crise sanitaire, …) pourra être accordée à la demande de l’agent ou de la collectivité territoriale. Au cours de cette autorisation temporaire, l’agent peut déroger aux seuils exposés préalablement.

Lors de la notification de l’autorisation, est remis à l’agent un document d’information sur sa situation professionnelle comportant notamment l’auto déclaration de comptabilisation du temps de travail , ainsi que la nature des équipements mis à disposition par la collectivité et leurs conditions d'installation et de restitution, les conditions d'utilisation avec en particulier la Charte informatique de la collectivité, de renouvellement et de maintenance de ces équipements et de fourniture d'un service d'appui technique.

De plus, il lui sera communiqué la délibération faisant état des règles générales de mise en œuvre du télétravail ainsi que l’information sur ses droits et obligations en matière de temps de travail, d’hygiène et de sécurité.

Lorsqu'il exerce ses fonctions à domicile, l'agent en télétravail :

- fournit un certificat de conformité ou, à défaut, une attestation sur l'honneur justifiant la conformité des installations et des locaux et notamment des règles de sécurité électrique ; - fournit une attestation de l'assurance auprès de laquelle il a souscrit son contrat d'assurance multirisques habitation précisant qu'elle couvre l'exercice du télétravail au lieu défini dans l'acte individuel ; - atteste qu'il dispose d'un espace de travail adapté et qu'il travaille dans de bonnes conditions d'ergonomie ; - justifie qu'il dispose de moyens d'émission et de réception de données numériques compatibles avec son activité professionnelle.

Le refus opposé à une demande initiale ou de renouvellement de télétravail formulée par un agent exerçant des activités éligibles ainsi que l'interruption du télétravail à l'initiative de l'administration doivent être précédés d'un entretien et motivés.

Accusé de réception en préfecture

019-211922901-20240523-DL2024_046-DE

Date de télétransmission : 27/05/2024

Date de réception préfecture : 27/05/2024