Procès Verbal - PV 21022023

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Procès Verbal - PV 21022023 Document publié le Mardi 14 février 2023 par la commune de Saint-Hilaire-de-Villefranche. Lien du pdf (Procès Verbal - PV 21022023)Thèmes du document : Institutions publiques, Justice et droit, Travail et emploi, 1

COMMUNE NOUVELLE DE SAINT HILAIRE DE VILLEFRANCHE -------------------------------------

PROCÈS VERBAL DU CONSEIL MUNICIPAL

Séance du 21 Février à 18h30, salle du conseil municipal

L’an deux mille vingt-trois, le vingt-neuf novembre, le Conseil Municipal de la Commune de Saint Hilaire de Villefranche, étant réuni au lieu ordinaire de ses séances, après convocation en date du 14 février 2023., sous la présidence de Monsieur Didier BASCLE, Maire de la Commune de Saint-Hilaire-de-Villefranche,

PRÉSENTS : M. BASCLE Didier, Mme ETOURNEAU Corinne, M. LECLANCHE Christian, Mme CABAUP Christine, M. MARIE Jean-Michel, Mme LOIZEAU Patricia, Mme ROUX Sylvie, Mme BEAU Christine, M. MICHAUD Fabrice, Mme PERROGON Vivianne, Mme SEYNAT Sonia, M. FILLON Nicolas, M. RIVERO-GOMEZ Pascal,

M. CORDEAU Pascal

ABSENTS EXCUSES :

Mme ECOTIERE Jeannik, donne pouvoir à Christine CABAUP

M. NICOLEAU Benjamin, donne pouvoir à Pascal CORDEAU

M. GUIBERTEAU Jean-Pierre

ABSENTS :

M. ZIMMERMANN Christopher

Mme GEAY Valérie

A été nommé secrétaire de séance : Jean-Michel MARIE

Aucune observation n'étant émise, le procès-verbal de la séance du 29 novembre 2022 est adopté à l'unanimité, ainsi que ses délibérations.

Date de convocation :

13 février 2023

Nombre de Membres : 19

En exercice : 19

Présents : 14

Pouvoirs : 2

Votants : 162

1-AMORTISSEMENTS – FIXATION DES DURÉES D’AMORTISSEMENTS ET MISE EN PLACE DE L’AMORTISSEMENTS POUR LE CHAPITRE 21

Vu l’instruction budgétaire et comptable M14,

Considérant l’amortissement des subventions d’équipements versées,

Monsieur le maire informe l’assemblée que les subventions d’équipements versées au compte 204 sont amortissables et qu’il appartient au conseil municipal d’en fixer la durée.

Il indique également que pour les dépenses inscrites au compte 2031 « Etudes », dès lors qu’il est constaté que les études ne seront pas suivies de réalisation, les frais correspondants sont amortis sur une période qui ne peut dépasser 5 ans : compte 6811 « Dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles et corporelles ».

Monsieur le maire présente le tableau des amortissements mis à jour avec les durées proposées et demande au conseil municipal d’en prendre connaissance et de donner son avis.

Il est à noter que certaines opérations ont déjà fait l’objet d’un amortissement, le dernier solde sera donc régularisé pour arriver au montant brut total.

Il propose également que tout investissement effectué au chapitre 21 fasse l’objet d’un amortissement afin que le matériel puisse être renouvelé plus aisément compte tenu des recettes effectuées au 6811.

Après en avoir délibéré, le conseil municipal à l’unanimité,

APPROUVE la mise en place des amortissements tels que présentés ci-dessus

DECIDE d’amortir les investissements effectués au chapitre 21, afin de préparer budgétairement le remplacement des biens obsolètes (matériel informatique, mobilier, logiciel etc.).

La durée de l’amortissement sera de 2 ans jusqu’à 2000.00€

4 ans pour les montants > à 2000.00€ et jusqu’à 6000.00€

8 ans pour les montants > à 6000.00€

DIT que cette décision annule et remplace les délibérations antérieures. 3

2- DECI : ACCORD FINANCIER ENTRE LES COMMUNES DE JUICQ ET DE SAINT HILAIRE DE VILLEFRANCHE

Monsieur le maire expose l’obligation faite aux communes de la mise en place de défense extérieure contre l’incendie (DECI) et donc de créer des points d’eau, répartis de manière à protéger les habitations selon un plan qui nécessite que certains points d’eau desservent deux communes limitrophes.

La commune de JUICQ est concernée.

La commune de Saint-Hilaire ayant pris en charge tous les frais relatifs à la mise en place de ces DECI et fait les démarches de subventions, elle a proposé à la commune de JUICQ de participer à hauteur de 50% du reste à charge TTC pour l’aménagement d’une part et de l’entretien d’autre part.

Par délibération n° 20221115-04, la commune de Juicq s’engage à régler la somme due à la commune de Saint Hilaire de Villefranche qui lui fera un titre de recette.

Le conseil municipal, à l’unanimité,

APPROUVE cette délibération

DIT que les recettes seront imputées à l’article 74748.

3- DECI : ACCORD FINANCIER ENTRE LA COMMUNE DE GRANDJEAN ET DE SAINT HILAIRE DE VILLEFRANCHE

Monsieur le maire informe le conseil municipal que dans le cadre de la Défense Extérieure Contre l’Incendie (DECI), la commune de Grandjean, limitrophe avec Saint Hilaire de Villefranche, s’est engagée à faire les démarches en vue de l’installation de ces dispositifs de défense au niveau du village « Chez Bouineau » qui concernent les deux collectivités. Les maires des communes respectives se sont accordés pour que chacune d’elles, participe financièrement à hauteur de 50% du reste à charge des communes, ce qui représente la somme de mille trois cent quatre-vingt-deux euros et quatre-vingt-un centimes (1 382.81€).

Le maire présente la délibération de la commune de GRANDJEAN et demande à l’assemblée d’en approuver la participation financière, présentée.

Le conseil municipal, à l’unanimité,

APPROUVE cette participation financière.

4- CRÉATION DE POSTE PERMANENT

Vu le Code Général de la Fonction publique et notamment ses articles L313-1 et L332-8 Vu le budget,

Vu le tableau des emplois et des effectifs,

Le Maire informe l’assemblée :

Conformément à l’article L313-1 du Code Général de la Fonction publique, susvisé les emplois de chaque collectivité ou établissement sont créés par l’organe délibérant de la collectivité ou de l’établissement.

Il appartient donc au Conseil Municipal de fixer l’effectif des emplois nécessaires au fonctionnement des services.

Considérant la nécessité d’assurer la mission de service public et donc de proposer aux administrés de Saint Hilaire de Villefranche et alentours un dispositif de recueil CNI PASSEPORTS, qui leur permettra d’effectuer les démarches pour obtenir ou remplacer une Carte Nationale d’Identité et/ou un passeport à la mairie de Saint-Hilaire de Villefranche ;

Il est proposé par l’assemblée que la commission du personnel se réunisse pour évaluer le temps de travail de ce nouvel emploi.4

Le Maire propose à l’assemblée :

La création d’un emploi d’agent administratif à temps plein.

Une fiche de poste est en cours de création.

Cet emploi pourra être pourvu par un fonctionnaire titulaire du cadre d’emplois des agents administratifs territoriaux L’emploi pourra être occupé par un agent contractuel recruté à durée déterminée pour une durée maximale d’un an en cas de recherche infructueuse de candidats statutaires au vu de l’application de l’article L332-14 du Code Général de la Fonction publique.

Sa durée pourra être prolongée, dans la limite d’une durée totale de 2 ans, lorsque, au terme de la durée fixée au 2ème alinéa de l’article L332-14 du Code Général de la Fonction publique, la procédure de recrutement pour pourvoir l’emploi par un fonctionnaire n’a pu aboutir.

Le cas échéant, selon la nature de l’emploi créé :

Par dérogation, l'emploi pourra être pourvu par un agent contractuel sur le fondement de l'article L332-8 du Code Général de la Fonction publique : (2)

- L332-8 1° Lorsqu'il n'existe pas de cadre d'emplois de fonctionnaires susceptibles d'assurer les fonctions correspondantes ;

- L332-8 2° Pour les besoins des services ou la nature des fonctions le justifient et sous réserve qu'aucun fonctionnaire n'ait pu être recruté dans les conditions prévues par le présent code ;

- L332-8 3° Pour les communes de moins de 1 000 habitants et les groupements de communes regroupant moins de 15 000 habitants, pour tous les emplois ;

- L332-8 4° Pour les communes nouvelles issues de la fusion de communes de moins de 1 000 habitants, pendant une période de trois années suivant leur création, prolongée, le cas échéant, jusqu'au premier renouvellement de leur conseil municipal suivant cette même création, pour tous les emplois ;

- L332-8 5° Pour les autres collectivités territoriales ou établissements mentionnés à l'article L 4, pour tous les emplois à temps non complet, lorsque la quotité de temps de travail est inférieure à 50 % ; - L332-8 6° Pour les emplois des communes de moins de 2 000 habitants et des groupements de communes de moins de 10 000 habitants dont la création ou la suppression dépend de la décision d'une autorité qui s'impose à la collectivité ou à l'établissement en matière de création, de changement de périmètre ou de suppression d'un service public.

En cas de recours à un agent contractuel en application des dispositions ci-dessus énoncées, celui-ci exercera les fonctions définies précédemment.

Son niveau de recrutement et de rémunération seront définis comme suit :

Il sera fixé à l’IM 353.

Après en avoir délibéré le conseil municipal, à l’unanimité,

ADOPTE cette proposition, ainsi que la modification du tableau des emplois et des effectifs.

DIT que les crédits nécessaires seront inscrits au budget 2023 de la collectivité.

DIT que Monsieur le maire est chargé de signer tous les documents relatifs à ce dossier et de procéder au recrutement.

DIT que le tableau des effectifs sera modifié en conséquence et voté dès la mise à jour de celui-ci.

5- MISE A JOUR DU TABLEAU DES EFFECTIFS

Depuis la rentrée scolaire, plusieurs mouvements se sont produits en matière de personnel.5

Il est donc nécessaire de mettre à jour le tableau des effectifs en fonction des différentes créations d’emploi approuvées par le conseil municipal, depuis septembre.

Cf. TABLEAU DES EFFECTIFS AU 21.02.2023 en annexe.

Après en avoir délibéré, le conseil municipal à l’unanimité,

APPROUVE le tableau des effectifs tel que présenté en annexe,

DIT que les postes vacants seront étudiés et supprimés en commission du personnel, afin que le tableau soit plus clair.

M Fillon souhaite une réunion de personnel, afin d’évoquer les postes à pourvoir. Mme Corinne Etourneau, 1ére Adjointe en charge du personnel, précise qu’il faut également mettre à jour le RIFSEEP et mettre en place les conditions du télétravail.

6- APPROBATION DE LA MISE EN PLACE D’UNE EPICERIE

M. DE PORTALES Raoul de la société API est intervenu en début de séance pour présenter le concept des supérettes API, magasins d’alimentation adaptés au monde rural afin que l’assemblée puisse connaître les tenants et les aboutissants de cette opportunité.

Monsieur le maire propose, après une présentation claire et détaillée au conseil municipal, de se prononcer.

Après en avoir délibéré, le conseil municipal à l’unanimité,

APPROUVE l’installation d’une supérette API

AUTORISE le maire à prendre toutes les dispositions pour que le projet aboutisse.

7-RÉGULARISATIONS COMPTABLES – PRÉVISION D’OPÉRATION D’ORDRE POUR LE BUDGET 2023 AFIN DE CORRIGER L’ACTIF DE LA COMMUNE

Vu l’instruction budgétaire et comptable M14,

Monsieur le maire explique qu’il est nécessaire d’intégrer les frais d’étude du compte 203 sur le compte 23 correspondant.

En effet, l’inventaire 514 ETUDE AMENAGEMENT DU BOURG s’intègrera à l’inventaire n°469-1 AMENAGEMENT DU BOURG pour un montant de 7 220.00€

041 DEPENSES RECETTES INVENTAIR

E

2031 7 220.00 514

2315 7 220.00 469-1

D’autre part, le lotissement La Coudraie n’a pas été sorti de l’actif de la commune. Afin que le SGC (service de gestion comptable) puisse le faire, il est nécessaire de prendre une délibération.

La solution comptable se traduira par un débit au compte 1068 pour 88 016.14€ et un crédit au compte 2113 inventaire 261 pour le même montant. Cette opération d’ordre non budgétaire est neutre sur les finances de la commune.

Après en avoir délibéré, le conseil municipal l’unanimité, 6

APPROUVE ses régularisations et opérations d’ordre telles que présentées ci-dessus.

8- MISE EN PLACE DE LA GRATUITÉ DE LA GARDERIE POUR LES ENFANTS DES AGENTS CONTRACTUELS OU TITULAIRES DE LA MAIRIE

Monsieur le maire informe que pour permettre aux agents d’effectuer leur service, il serait juste qu’ils puissent placer gratuitement leurs enfants à la garderie.

Après débats, il propose à l’assemblée que les enfants des agents travaillant à mi-temps ou moins pour la mairie (contractuels ou titulaires) bénéficient de la gratuité de la garderie qui sera considéré comme un avantage en nature.

Après en avoir délibéré, le conseil municipal à 15 VOIX POUR et 1 ABSTENTION,

APPROUVE la gratuité de la fréquentation de la garderie pour les enfants des agents travaillant à mi-temps ou moins pour la commune.

9- FIXATION DU TARIF POUR LE REPAS DES AINÉS

Monsieur le maire et Christine CABAUP présentent le compte rendu de la commission fêtes, sport et loisirs pour l'organisation du repas des Aînés.

La CFSL a retenu pour le repas M. Christian BERNARD, ainsi que M. BERTON Yannick pour l'animation.

En conséquence, le Conseil Municipal décide de fixer le prix du repas à 25 euros pour les personnes de moins de 65 ans et /ou accompagnants, avec une gratuité pour les 65 ans et plus et les conseillers municipaux.

Après en avoir délibéré, le conseil municipal, à l’unanimité,

APPROUVE les tarifs proposés et les personnes retenues.

AUTORISE le maire à signer les devis

QUESTIONS DIVERSES – INFORMATIONS

A-PROGRAMMATION DES COMMISSIONS ET GROUPES DE TRAVAIL MIS EN PLACE LORS DU DERNIER CONSEIL

● a-PLAN COMMUNAL DE SAUVEGARDE

Monsieur le maire explique au Conseil que notre assureur peut nous apporter un soutien. Un RDV est prévu le 23 mars prochain, il faudra l’évoquer.

● b-DOCUMENT UNIQUE

Le conseil municipal met en place une commission de travail composée ainsi :

-Christiane BEAU

-Christian LECLANCHE

-Corinne ETOURNEAU

-Sylvie ROUX

Afin de continuer le travail commencé.

Une réunion est prévue le 15 mars à 18h00 à la mairie.7

● c-ADMISSIONS EN NON-VALEURS

L’étude des admissions en non-valeurs se fera le 22 mars à 18h00 à la mairie.

B PROJETS 2023, VOIRIE, BATIMENTS, CIMETIERES

Monsieur LECLANCHE propose d’étudier après le vote du budget ce qui sera réalisable.

En ANNEXE, vous trouverez une estimation des travaux de voirie et bâtiments à fixer pour 2023, ainsi que la liste des bâtiments proposée par M. LECLANCHE Christian, adjoint au maire.

C-POINT SUR LE PERSONNEL DE LA COMMUNE -REMPLACEMENTS- ORGANISATION GÉNÉRALE

L’organisation du service entretien et pause méridienne (restauration scolaire) a été le premier point à revoir. Plusieurs agents ont été engagés sur des postes permanents et un agent référent a été nommé pour faire le lien entre le secrétariat général et ce service très instable.

Le travail a été bénéfique puisqu’à ce jour les tensions sont apaisées et le service tourne correctement avec beaucoup de modifications sur la manière d’appréhender le service de restauration scolaire. Les agents communiquent et s’écoutent davantage.

Au niveau administratif et du personnel de la mairie, avec le départ de la comptable et de la secrétaire générale en juin et aout, l’arrivée d’une nouvelle comptable (novice) et d’une secrétaire générale par voie de mutation, le service est en train de se structurer et de s’organiser.

Deux arrêts maladies ont entraîné une restructuration du service et une nouvelle répartition des tâches.

L’esprit d’équipe et de solidarité permet à la mairie de poursuivre son action de service public dans les meilleures conditions avec des agents qui font de leur mieux avec leur savoir-faire et leur savoir-être.

L’arrivée du dispositif de recueil des passeports et cartes nationales d’identité va accroître le personnel administratif et aujourd’hui le travail se fait dans une ambiance détendue et agréable. Nécessaire pour assumer la charge de travail et satisfaire les administrés et les partenaires de Saint Hilaire de Villefranche. Ce climat est à pérenniser. Une commission du personnel est à envisager prochainement.

D-PROJET DE CONSTRUCTION D’UNE BRIGADE DE GENDARMERIE – PORTEUR DE PROJET/ CDC VALS DE SAINTONGE CDA DE SAINTES SOUS COUVERT DU MINISTÈRE DE L’INTÉRIEUR

Deux brigades de gendarmerie seront installées en Charente-Maritime. Saint Hilaire de Villefranche est pressenti par le groupement de gendarmerie du département car la commune est sur un secteur stratégique. Avec 7 communes du Vals de Saintonge et de la CDA, la création sera validée par le Ministère de l’intérieur et prise en charge par les deux ETABLISSEMENTS PUBLICS DE COOPERATION INTERCOMMUNALES (EPCI) que sont la CDA de Saintes et la CDC Vals de Saintonge.

Le terrain proposé serait celui du lotissement projeté par la commune.

D-CYBERSÉCURITÉ

Christine CABAUP, adjointe à la communication, prend la parole au sujet des dangers d’internet. Avec l’arrivée obligatoire de la mise en place de la RGPD (Réglementation Générale sur la Protection des Données) il semble nécessaire de se mettre à jour au niveau du service administratif même si quelques tentatives ont été commencées en 2019, notamment sur les démarches à mettre en place pour protéger nos données informatiques et éviter les piratages.

Cette démarche est à faire avec SOLURIS (syndicat informatique)

Il y a des webinaires (visioconférences) toutes les semaines et Christine CABAUP avec, parfois la secrétaire générale, y participe ponctuellement. Un programme de formation complet est mis en place à partir de juin.8

Le travail est conséquent et en cette période intense et chargée, il est compliqué de trouver le temps nécessaire pour mettre en place ces dispositions, pourtant essentielles et obligatoires.

E- DIVERS

● Viviane PERROGON revient sur les points reportés la séance dernière (29 novembre 2023). Elle précise qu’effectivement nous pouvons proposer à l’acquéreur de prendre en charge les frais du géomètre. Une convention d’accord est possible.

A la demande des conseillers, une position de principe devra être établie afin de répondre aux demandes d’acquisition du domaine public.

● Madame ROUX demande si des personnes peuvent déclarer des fissures dues à la sécheresse. Monsieur le maire répond qu’il faut déposer un dossier avec photos à la mairie comme l’ont déjà fait quelques habitants de la commune.

● Pour la plateforme logistique envisagée, ce projet ne pourra aboutir, les terrains pressentis sont sur une zone d’activité gérée par la CDC Vals de Saintonge et sont destinés à l’implantation de plusieurs activités.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 21h31.

Le maire, Le secrétaire de Séance,

Didier BASCLE Jean-Michel MARIE 9

TABLEAU DES DELIBERATIONS

Les délibérations sont consultables en mairie ou

Site Internet de la mairie http://www.sainthilairedevillefranche.fr

DELIBERATIONS OBJETS

D2023_02_01 AMORTISSEMENTS-FIXATION DES DURÉES

D’AMORTISSEMENTS OBLIGATOIRES ET MISE EN PLACE DE

L’AMORTISSEMENT POUR LE CHAPITRE 2021

D2023_02_02 DECI : ACCORD FINANCIER ENTRE LA COMMUNE DE JUICQ ET CELLE DE SAINT HILAIRE DE VILLEFRANCHE

D2023_02_02 DECI : ACCORD FINANCIER ENTRE LA COMMUNE DE

GRANDJEAN ET CELLE DE SAINT HILAIRE DE VILLEFRANCHE

D2023_12_04 CREATION D’EMPLOI PERMANENT

D2023_02_05 MISE A JOUR DU TABLEAU DES EFFECTIFS

D2023_02_06 APPROBATION DE LA MISE EN PLACE D’une EPICERIE API

D2022_11_07 RÉGULARISATION COMPTABLE – PRÉVISION DES

OPÉRATIONS D’ORDRE POUR LE BUDGET 2023 AFIN DE

CORRIGER L’ACTIF DE LA COMMUNE

D2022_11_08 MISE EN PLACE DE LA GRATUITÉ DE LA GARDERIE SCOLAIRE POUR LES AGENTS DE LA COMMUNE

D2022_11_09 FIXATION DU TARIF POUR LE REPAS DES AINÉS10