Déliberation - CCAS20240615 Delib et annexes

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Déliberation - CCAS20240615 Delib et annexes Document publié le Lundi 1 janvier 2024 par la commune de Fontenay-Trésigny. Lien du pdf (Déliberation - CCAS20240615 Delib et annexes)Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Consommateurs, 21/06/20241

Solidarité Alimentaire France ‐ siège social : 102 rue Amelot, 75011 Paris – 06 31 06 92 68 –

contact@andes‐france.com ‐Site internet : andes‐france.com – SIRET : 845 107 796 000178

CONVENTION ENTRE ANDES ET VOTRE EPICERIE POUR

LE CNES 2024

Cette convention a pour objet de définir les conditions d’attribution et d’utilisation de

l’enveloppe financière allouée par Solidarité Alimentaire France, à l’épicerie sociale ou solidaire

adhérente au réseau national dans le cadre du Crédit National des Epiceries Solidaires (CNES).

CETTE CONVENTION EST SIGNÉE ENTRE

L’association / le CCAS / CIAS / la SCIC : …………………………..............................................................

Qui porte l’épicerie sociale/solidaire dénommée : Trési'Soli

Représentée par ………………………………………….................................................................................

Pris en sa qualité de ………….......…………………………………….......…………………………………………..……….

Située à FONTENAY TRESIGNY

N° SIRET : …………………………………………………………………………………………………………………….…………..

N° adhérent ANDES : 100665

Et

L’association Solidarité Alimentaire France, Association déclarée régie par la loi du 1er juillet

1901, dont le siège social est située 102 rue Amelot, N° SIRET : 845 107 796 00078,

représenté par Yann Auger ‐ Pris en sa qualité de Directeur Général.

Ci‐après dénommée « ANDES »

21/06/20242

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ARTICLE 1 : ENGAGEMENTS D’ANDES

ANDES s’engage à mettre à disposition de l’épicerie adhérente une enveloppe financière

destinée à l’achat de produits alimentaires et de produits d’hygiène auprès de magasins de

grande distribution, de grossistes, de circuits courts, etc.

ANDES définit les conditions d’attribution afin de répartir équitablement l’enveloppe financière

entre les structures adhérentes bénéficiant de ce crédit.

ANDES s’engage à rembourser les dépenses réalisées par l’épicerie, dans la mesure où elles

sont éligibles, à concurrence du montant attribué dans la présente convention et sur

présentation des justificatifs (cf. article 7). Ces remboursements seront eux‐mêmes

conditionnés au versement de cette subvention par l’Etat à ANDES.

Le CNES sera versé en 2024 à ANDES par la Direction Générale de la Cohésion Sociale en deux

fois (fin du 1er trimestre et 3ème trimestre) : le montant de la deuxième partie sera connu par

ANDES en cours d’année 2024. La répartition des enveloppes se fera donc sur un prévisionnel

et l’enveloppe finale sera donc connue au second semestre (les épiceries concernées par des

variations d’enveloppe recevront un avenant).

Suite à la signature de la convention CNES, un acompte sera versé au début du 2ème trimestre

à chaque adhérent à jour de sa cotisation.

Un avenant sera signé au second semestre et précisera le montant total reversé par ANDES à

chaque épicerie : le solde sera versé au début du second semestre, sur présentation des

justificatifs d’achats liés à hauteur de la subvention totale.

ARTICLE 2 : ENGAGEMENTS DE L’EPICERIE

L’épicerie s’engage à :

 Respecter la charte ANDES ;

 Tenir à jour le tableau de suivi du CNES (Tableau Excel de suivi CNES 2024) et le renvoyer

en même temps que les justificatifs ;

 Recevoir, à l’initiative d’ANDES, les équipes ANDES afin d’évaluer la bonne utilisation de

l’enveloppe financière attribuée à l’épicerie ;

RÉGLEMENT DU CNES ANDES 2024

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 Ne pas solliciter un versement CNES auprès d’une autre tête de réseau, en doublon du

CNES ANDES.

ARTICLE 3 : MODALITÉS DE CALCUL DE L’ENVELOPPE FINANCIERE

Le montant de l’enveloppe financière est calculé en fonction de la File Active mensuelle

(nombre de bénéficiaires accueillis par mois d’ouverture) sur une période d’un an, ainsi que du

nombre de mois d’ouverture de l’épicerie (Voir annexe pour le détail du calcul de l’enveloppe).

La File Active sera déterminée grâce aux informations renseignées par l’épicerie dans le logiciel

Escarcelle sur l’année 2023. Les informations sur la File Active sont consultables sur le logiciel

de gestion dont l’épicerie est équipée. ANDES se réserve le droit de consulter le logiciel de

gestion pour déterminer la file active de l’épicerie.

ARTICLE 4 : ATTRIBUTION DE L’ENVELOPPE FINANCIERE

La répartition prend en compte plusieurs paramètres :

1. Si votre épicerie peut justifier d’une File Active sur 2023, nous réalisons une moyenne

de vos données sur 2023.

2. Si votre épicerie ne peut justifier de File Active sur l’année 2023 car son activité n’a

démarré qu’en 2024, ANDES vous attribue une enveloppe d’ouverture (voir tableau en

annexe 2).

3. Si votre épicerie a adhéré en cours/fin d’année 2023, nous extrapolons vos données en

fonction du nombre prévisionnel de mois d’ouverture pour 2024.

4. Si votre structure était bénéficiaire du CNES 2023 mais que vous n’avez justifié qu’une

partie seulement des sommes perçues conformément à la convention 2023. La

justification des dépenses est une exigence de l’Etat dans le cadre de la gestion du CNES.

Toute somme non justifiée implique donc un remboursement afin de redistribuer le

montant concerné au reste du réseau.

Par conséquent, le calcul de votre enveloppe 2024 comprend une réduction, répartis

sur l’ensemble du réseau ANDES.

Pour les enveloppes d’ouvertures : Votre File Active prévisionnelle étant de xxx individus, et

votre épicerie ouvrant au T x dans l’année, ANDES vous attribue donc une enveloppe de xxx€.

Pour les enveloppes classiques : Votre File Active étant de 19 individus et votre épicerie étant

ouverte 12 mois en 2023, ANDES vous attribue donc une enveloppe de 1089€.

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ARTICLE 5 : UTILISATION DE L’ENVELOPPE FINANCIERE

L’épicerie s’engage à utiliser son enveloppe CNES ANDES 2024 entre le 1er janvier 2024 et le 31

décembre 2024.

ANDES laisse à l’épicerie le libre choix des produits alimentaires et des produits d’hygiène qu’elle

achètera avec son enveloppe financière. En revanche, ne sont pas éligibles au CNES l’eau, les

produits non‐alimentaires (Ex : produits d’entretien), ainsi que l’ensemble des produits issus du

don pour lesquels les fournisseurs et partenaires facturent généralement une participation aux

frais. La part des produits d’hygiène doit rester limitée.

Les produits de négociation issus des ACI/chantiers d’insertion ANDES sont éligibles au CNES

ANDES (la distinction sera clairement identifiée sur le bon de livraison de l’ACI et seule cette

partie pourra être éligible).

En accord avec la charte ANDES, et afin de promouvoir une alimentation diversifiée et de qualité,

nous encourageons les épiceries adhérentes à ce que les fruits et légumes atteignent a minima

30% de la totalité des denrées distribuées à leurs bénéficiaires.

Les produits achetés avec l’aide du CNES ne peuvent bénéficier qu’aux clients bénéficiaires de

l’épicerie. Ils ne peuvent être rétrocédés qu’à un prix ne dépassant pas 50% de la valeur

mercuriale. Les produits achetés à l’aide du CNES ne peuvent pas être cédés gratuitement aux

clients bénéficiaires de l’épicerie.

ARTICLE 6 : VERSEMENTS DU CNES ANDES 202427

Le 1er versement de 50% intervient après la signature de la convention, sous réserve de

l’obtention des fonds par ANDES. Le versement suivant est lié à la fourniture des justificatifs et

à l’obtention des fonds par ANDES (voir Article 1) :

Le versement de votre enveloppe CNES 2024 sera ainsi effectué en deux vagues :

 1er versement de 50% : après la signature de la convention CNES 2024

 2ème versement de 50% : après l’envoi des justificatifs à hauteur de la subvention

totale

27 Cf. Procédure d’utilisation du CNES ANDES 2024

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Le 2ème versement ne pourra donc avoir lieu sans avoir justifié la totalité de la subvention CNES

ANDES 2024 accordée. Vous pouvez envoyer votre tableau de suivi régulièrement pour assurer un

suivi régulier de vos dépenses.

ARTICLE 7 : JUTIFICATION DU CNES ANDES 2024

 Les justificatifs devront être envoyés :

 De préférence par mail à : administration@andes‐france.com

 La justification du CNES ANDES 2024 comprend :

 Le tableau de suivi du CNES à remplir

 Les factures ou tickets de caisse avec les produits alimentaires et les produits

d’hygiène (déduire le non‐alimentaire, l’eau, les produits issus du don, les frais de

transport). Pour les factures comportant des produits alimentaires, des produits

d’hygiène et non‐alimentaires (Ex : produits d’entretien), il faudra déduire la partie

non‐alimentaire du prix total de la facture et garder uniquement la partie des produits

alimentaires et produits d’hygiène.

Les produits de négoce issus des ACI/chantiers d’insertion ANDES sont désormais

éligibles au CNES ANDES (la distinction sera clairement établie sur les factures et

seule cette partie pourra être éligible). Sont donc concernés les produits achetés

par les ACI pour lesquels la totalité du prix est ensuite facturée à l’épicerie solidaire,

et non pas seulement une participation aux frais logistiques.

Contrôle des justificatifs : les factures sont à conserver directement dans l’épicerie, il n’est pas

nécessaire de procéder à un envoi systématique à ANDES. Seul le tableau de suivi doit être

envoyé régulièrement et déclenche les versements.

L’épicerie solidaire s’engage à conserver les justificatifs complets et à les tenir à disposition en

cas de contrôle d’ANDES ou de l’administration. La durée de conservation de ces justificatifs

est de 5 ans. ANDES peut réaliser des contrôles sur la bonne utilisation du CNES à tout moment

dans l’année. Une méthode d’échantillonnage est déployée pour assurer des contrôles sur une

proportion significative d’épiceries solidaires.

ARTICLE 8 : TRANSFERT DE PROPRIETE ET LEGISLATION

L’épicerie reste responsable de la marchandise achetée.

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Elle s’engage à respecter scrupuleusement la législation (date de péremption DLC, DDM et DCR)

et les règlements en vigueur en matière de transports, de conformité des locaux, de stockage,

d’hygiène et de sécurité, et de prendre toutes les dispositions nécessaires afin de les maintenir

en bon état de conservation.

ARTICLE 9 : TRACABILITE

L’épicerie veillera à distribuer la totalité des produits alimentaires et les produits d’hygiène

achetés par le biais du CNES. Dans le cas où ils seraient jetés, elle assurera la destruction de

ceux‐ci et en précisera la raison dans le logiciel de gestion des stocks.

Si les produits faisaient l’objet d’un retrait ou d’une alerte par l’administration ou des

professionnels pour des raisons de sécurité sanitaire, l’épicerie s’engage à en assurer la

destruction et à en avertir les bénéficiaires dans les plus brefs délais.

ARTICLE 10 : EVALUATION ET CONTROLE EXTERNE DE L’ACTION

ANDES devant justifier de l’utilisation de cette enveloppe auprès de l’Etat, l’épicerie s’engage

à renseigner dans le logiciel, comme stipulé à l’article 7 :

 Toutes les informations concernant les produits achetés, notamment la source, le prix,

le poids et la catégorie nutritionnelle (fruits et légumes, viande, œuf, poisson, produits

de la mer, féculents, produits laitiers, produits sucrés, matières grasses ajoutées, plats

bébé, plats cuisinés, autres) ;

 Les informations relatives aux personnes bénéficiant de l’aide alimentaire (notamment

l’âge, le sexe et la composition familiale) ;

 Toute autre information qui ferait l’objet d’une demande de la part de l’Etat.

En particulier, l’épicerie solidaire s’engage à utiliser systématiquement la source ANDES CNES,

de manière à faciliter la consolidation des statistiques liées à la subvention.

L’épicerie transmettra ces informations et toutes celles qui pourraient être demandées par

l’Etat à ANDES, par l'intermédiaire du logiciel de gestion ou via un envoi spécifique.

La structure s’engage aussi à accueillir l’animateur de réseau ANDES, ou toute autre personne

désignée par ANDES, et à lui remettre l’ensemble des documents nécessaires à l’évaluation du

CNES.

21/06/20247

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Les parties à la présente convention s’engagent à se soumettre à tout contrôle des autorités

compétentes afin qu’elles puissent s’assurer que les produits en cause ont bien été destinés à

des bénéficiaires de l’aide alimentaire et à des fins non commerciales.

ARTICLE 11 : LITIGE

Tout manquement à un quelconque des engagements de l’épicerie dégagera par ce fait même

et immédiatement ANDES de toute responsabilité envers l’épicerie.

Il pourra entraîner la dénonciation de cette convention par ANDES et, en conséquence, la

suspension temporaire ou l’arrêt de toute allocation d’enveloppe financière à l’épicerie, allant

jusqu’à une demande de remboursement de l’enveloppe par ANDES. En particulier, toute

somme perçue et non justifiée pourra faire l’objet d’une demande expresse de

remboursement.

21/06/20248

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ARTICLE 12 : DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention est valable du 1er janvier 2024 au 31 janvier 2025.

En cas de manquement grave et avéré par l'une des Parties à l'une quelconque des clauses de la

présente convention, l'autre Partie pourra résilier ladite convention après mise en demeure

adressée à la Partie défaillante par lettre recommandée avec accusé de réception et restée sans

effet pendant un délai de 30 jours.

Fait à ………………………………….………………

Le ……………………………………..………. 2024

En un exemplaire original (n’oubliez pas d’en garder une copie).

Pour l’association/le CCAS/CIAS/la SCIC Pour ANDES,

Portant l’épicerie Yann Auger

Mme, M…………………………..…… Directeur général.

Signature et tampon : Signature et tampon :

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ANNEXE 1 : EXEMPLE DE CALCUL DE L’ENVELOPPE CNES 2024

 Epicerie A : Nombre de mois d’ouverture : 12

janv.‐

24

févr.‐

24

mars‐

24

avr.‐

24

mai‐

24

juin‐

24

juil.‐

24

août‐

24

sept.‐

24

oct.‐

24

nov.‐

24

déc.‐

24

42 41 51 50 56 58 52 28 44 44 44 51

 Calcul de la File Active moyenne (FA) :

FA = ସଶ ା ସଵ ା ହଵ ା ହ଴ ା ହ଺ ା ହ଼ ା ହଶ ା ଶ଼ ା ସସ ା ସସ ା ସସ ା ହଵ ଵଶ = 47

 Calcul de l’enveloppe CNES mensuelle (ECM) :

ECM = ୊୧୪ୣ ୟୡ୲୧୴ୣ ୑ୣ୬ୱ୳ୣ୪୪ୣ ୶ ୔ୟ୬୧ୣ୰ ୮ୟ୰ ୮ୣ୰ୱ୭୬୬ୣ ሺ଺ଵ€ሻ ଵଶ = ସ଻ ୶ ଺ଵ ଵଶ = 239 €

 Calcul de l’enveloppe CNES annuelle (ECA) :

ECA = Enveloppe CNES mensuelle x Nombre de mois d’ouverture = 239 x 12 = 2868 €

 Epicerie B : Nombre de mois d’ouverture : 10

janv.‐

24

févr.‐

24

mars‐

24

avr.‐

24

mai‐

24

juin‐

24

juil.‐

24

août‐

24

sept.‐

24

oct.‐

24

nov.‐

24

déc.‐

24

82 113 92 91 97 103 ‐ ‐ 73 93 94 109

 Calcul de la File Active moyenne (FA) :

FA = ଼ ଶ ା ଵଵଷ ା ଽଶ ା ଽଵ ା ଽ଻ ା ଵ଴ଷ ା ଻ଷ ା ଽଷ ା ଽସ ା ଵ଴ଽ ଵ଴ = 95

 Calcul de l’enveloppe CNES mensuelle (ECM) :

ECM = ୊୧୪ୣ ୟୡ୲୧୴ୣ ୑ୣ୬ୱ୳ୣ୪୪ୣ ୶ ୔ୟ୬୧ୣ୰ ୮ୟ୰ ୮ୣ୰ୱ୭୬୬ୣ ሺ଺ଵ€ሻ ଵଶ = ଽହ ୶ ଺ଵ ଵଶ = 483 €

 Calcul de l’enveloppe CNES annuelle (ECA) :

ECA = Enveloppe CNES mensuelle x Nombre de mois d’ouverture = 483 x 10 = 4830 €

21/06/202410

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ANNEXE 2 : MONTANT DES ENVELOPPES D’OUVERTURE

File Active prévisionnelle

< 50

File Active prévisionnelle

entre 50 et 150

File Active prévisionnelle

> 150

Ouverture :

1er trimestre 2400 € 4800 € 7200 € Ouverture :

2ème trimestre 1800 € 3600 € 5400 € Ouverture :

3ème trimestre 1200 € 2400 € 3600€ Ouverture :

4ème trimestre 600 € 1200 € 1800€

Les files actives prévisionnelles sont validées par les animateurs.

21/06/202421/06/20241 | 20

Centre Communal d’Action Social

CONVENTION PARTENARIALE

ENTRE

EDF ET LE C.C.A.S DE FONTENAY-TRESIGNY

Entre

Le Centre Communal d’Action Sociale (C.C.A.S) de la ville de Fontenay-Trésigny, dont le siège

est situé 26 avenue du Général de Gaulle – 77610 FONTENAY-TRESIGNY, représenté par M.

Patrick ROSSILLI, Président du C.C.A.S, dûment habilité(e) par la délibération N° en

date du 15 juin 2024, à signer la présente.

D’une part, désigné ci-après : « le C.C.A.S. »

Et

Electricité De France (EDF), Société Anonyme au capital de 2 084 365 041 euros, dont le

siège est au 22-30 Avenue de Wagram, 75382 Paris Cedex 08, immatriculée au Registre du

Commerce et des Sociétés de Paris sous le n° 552 081 317, représentée par Antoine TOBIA

agissant en qualité de Directeur du Développement Territorial de la Seine et Marne –

Direction Commerce Ile de France d’Electricité de France et faisant élection de domicile au 4

rue Floréal – 75017 PARIS, agissant en vertu des délégations de pouvoir qui lui ont été

consenties,

D’autre part, désignée ci-après : « EDF »

Le C.C.A.S et EDF pouvant également être désignés chacun ou collectivement par « la

Partie » ou « les Parties »

21/06/20242 | 20

PREAMBULE

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

La présente convention (ci-après : « la Convention ») s’inscrit dans une démarche

commune de partenariat en matière de lutte contre la précarité énergétique.

Le C.C.A.S de Fontenay-Trésigny est un acteur majeur de la solidarité communale,

notamment par le soutien aux ménages dans leurs dépenses d’énergie.

EDF est un acteur légitime de lutte contre la précarité énergétique. Il est engagé depuis 30

ans dans des actions de solidarité en faveur des publics fragilisés et des clients démunis. Cet

engagement se traduit non seulement par une action de terrain auprès des collectivités

territoriales à travers le Fonds de Solidarité Logement (ci-après « FSL »), mais également par

des partenariats nationaux comme locaux destinés à lutter contre la précarité énergétique.

Dans ce contexte, le C.C.A.S de Fontenay-Trésigny prévoit avec l’appui notamment d’EDF :

• De permettre aux habitants de Fontenay-Trésigny en situation de précarité énergétique de bénéficier d’actions de prévention permettant la maîtrise des consommations d’énergie.

• De leur permettre de connaître les différents dispositifs et procédures d’aide en matière

d’énergie, d’être informés et orientés vers les différents partenaires habilités à

constituer ou à les aider à constituer des dossiers de demande d’aide pour impayés

d’énergie.

Ceci dans le but d’éviter les dettes et les coupures d’énergie, et étant précisé que le C.C.A.S

de Fontenay-Trésigny a la faculté de solliciter également tout autre opérateur de son choix.

Par conséquent, les Parties, constatant la communauté de leurs intérêts, décident d’inscrire

leur démarche dans le cadre d’une Convention.

Ceci étant préalablement exposé, les Parties ont convenu de ce qui suit :

21/06/20243 | 20

ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

La Convention a pour objet de définir et préciser les objectifs et les conditions de partenariat

entre les Parties, en matière de lutte contre la précarité énergétique et le maintien de l’énergie.

ARTICLE 2 – OBJECTIFS COMMUNS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Les objectifs communs et engagements associés sont les suivants :

- Informer les travailleurs sociaux et les agents du C.C.A.S sur l’ensemble du dispositif

solidarité d’EDF et sur la facturation des clients particuliers d’EDF.

- Informer les travailleurs sociaux du C.C.A.S sur les modalités de relations entre les

partenaires concernant les situations des clients particuliers d’EDF, notamment en

situations d’instruction ou de versement d’aide.

- Préciser les modalités de partenariat entre le C.C.A.S et EDF concernant la notification

des demandes, des décisions d’aides et les modalités de versement des aides financières

du C.C.A.S à destination des clients particuliers d’EDF en situation de précarité.

- Informer les travailleurs sociaux sur le dispositif du chèque énergie et sur son utilisation,

en particulier en ce qui concerne le paiement des factures d’énergie.

- Informer les travailleurs sociaux sur la maîtrise de la demande d’énergie et sur les gestes

simples d’économie d’énergie.

- Mobiliser ses réseaux respectifs de partenaires et d’intervenants agissant auprès des

familles en difficulté pour la mise en place d’actions communes de prévention.

Par ailleurs, une relation directe entre le C.C.A.S et l’équipe Solidarité EDF est assurée dans

l’intérêt des habitants de Fontenay-Trésigny.

ARTICLE 3 – CANAUX DE CONTACT

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3.1 - Portail d’Accès aux Services Solidarité d’EDF (PASS’EDF)

EDF met à disposition du C.C.A.S, à titre non exclusif, un Portail d’Accès aux Services

Solidarité d’EDF (PASS’EDF), en complément des canaux habituels de communication :

https://pass-collectivites.edf.com

La description du PASS’EDF et ses modalités d’utilisation figurent en annexe à la présente

convention (annexe 2).

Le C.C.A.S s’engage à communiquer les coordonnées de l’interlocuteur qui sera habilité au

PASS’EDF par EDF, en tant que référent entité du C.C.A.S pour cet outil.

Ses coordonnées figurent en annexe à la présente Convention (annexe 1).

Le C.C.A.S s’engage à informer EDF sans délai du changement de référent.

Le rôle de cet interlocuteur, en tant que référent entité du PASS’EDF, est de :

- Gérer les habilitations des utilisateurs du C.C.A.S y compris la mise à jour suite à départ

d’utilisateurs.

- Suivre l’activité des utilisateurs du C.C.A.S. A ce titre, il s’engage à responsabiliser les

utilisateurs du PASS’EDF afin de :

21/06/2024 21/06/20244 | 20

• Respecter les consignes de sécurité concernant notamment la gestion des mots

de passe.

• Ne pas transmettre de données personnelles relatives aux clients par courriel, mais

via le PASS’EDF.

• Centraliser les interrogations des utilisateurs du C.C.A.S à remonter au

Correspondant Solidarité EDF.

Lors de la première connexion au portail PASS’EDF :

- Une charte sera communiquée aux utilisateurs qui devront l’accepter avant d’être autorisé

à utiliser ce portail ; la charte encadre la bonne utilisation du portail.

Le C.C.A.S devra s’assurer du respect des conditions d’utilisation de la Charte par l’ensemble

des utilisateurs qu’elle aura habilités.

La charte d’utilisation du PASS figure en annexe à la présente convention (annexe 2).

- L’utilisateur sera invité à créer un identifiant personnel. Il s’agit d’une information

personnelle qui ne peut être créée ou modifiée uniquement par l’utilisateur. Cet identifiant

personnel sera demandé à chaque appel téléphonique au Pôle Solidarité d’EDF afin de

sécuriser l’identification lors des échanges par téléphone avec les Conseillers Solidarité.

EDF s’engage à :

- Habiliter et former l’interlocuteur désigné par le C.C.A.S dans la présente Convention au

PASS’EDF, en tant que référent entité.

- Assurer s’il y a lieu l’accompagnement spécifique du PASS’EDF auprès des utilisateurs du

C.C.A.S, en appui du référent.

- Apporter une réponse aux interrogations ponctuelles du référent entité du C.C.A.S

relatives à l’usage du PASS’EDF par les utilisateurs du C.C.A.S et par l’équipe Solidarité

d’EDF.

- Répondre aux demandes d’aides ou d’informations faites via le portail PASS’EDF par les

utilisateurs habilités par le référent entité du C.C.A.S dans un délai de cinq (5) jours ouvrés.

3.2 - Mise en place d’un Correspondant au sein d’EDF et mise à disposition d’outils de

contact

Afin de faciliter l’accès à l’information des travailleurs sociaux face aux différentes situations

rencontrées, EDF met à leur disposition :

- Un correspondant solidarité dont les coordonnées figurent dans l’annexe 1 à la présente

Convention.

- Le numéro de téléphone suivant : 0810 810 110 (Strictement réservé aux travailleurs

sociaux) accessible du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17 heures.

3.3 - Coordonnées du C.C.A.S.

Pour l’application de la présente Convention, l’adresse mail du C.C.A.S est mentionnée dans

l’annexe 1 de la présente Convention.

Cette adresse permettra notamment à EDF d’adresser la liste des clients « Solidarité » en

situation d’impayé de la facture d’énergie vis-à-vis d’EDF et l’ensemble des clients «

Particuliers » ayant fait l’objet d’une suspension de fourniture suite à impayés et ce,

conformément au décret du 13 août 2008.

Le C.C.A.S s’engage à communiquer au Pôle Solidarité d’EDF, tout changement d’adresse

mail.

21/06/20245 | 20

Le C.C.A.S mettra en œuvre les moyens nécessaires pour sécuriser la réception des données

personnelles transmises à l’adresse mail indiquée en annexe 1.

ARTICLE 4 - ENGAGEMENTS DES PARTIES

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4.1 - Les engagements du C.C.A.S de Fontenay-Trésigny

Le C.C.A.S s’engage à :

- Inviter ses travailleurs sociaux, salariés et ses différentes associations partenaires à des

réunions d’information (MDE, Chèque Energie …) animées par EDF afin qu’ils soient les

relais auprès des familles accompagnées.

- Informer systématiquement le public sur le dispositif du chèque énergie et sur son

utilisation, en particulier en ce qui concerne le paiement des factures d’énergie et y compris

dans le volet digital du dispositif, et le cas échéant de les orienter sur le site du

gouvernement (chequeenergie.gouv.fr) ou sur le numéro vert dédié (0 805 204 805).

- Si le client souhaite utiliser le chèque énergie pour régler sa facture EDF et bénéficier des

protections associées au chèque énergie telles que visées par l’article R.124-16 du code

de l’Energie :

• L’informer des modalités d’utilisation du chèque énergie en utilisant les supports de

communication disponibles dont ceux fournis par EDF et en favorisant l’usage

dématérialisé du chèque énergie, plus rapide et plus sécurisé, ainsi que la pré-

affectation du chèque pour les années futures.

• En cas d’envoi par courrier, lui préciser qu’il doit le retourner à EDF accompagné d’une

facture EDF récente.

• Si le client souhaite utiliser son chèque énergie pour payer tout ou partie de sa facture

à un autre fournisseur d’énergie ou régler une partie des travaux visant à réduire la

consommation d’énergie dans le logement, l’informer de la nécessité de remettre à

EDF l’attestation soit en ligne, soit par courrier accompagné d’une facture EDF récente

afin de bénéficier des protections réglementaires associées.

EDF rappelle que seule la réception du chèque énergie ou de l’attestation lui permet

d’identifier ses clients en situation de précarité et donc de mettre en place les protections

réglementaires associées au chèque énergie et des dispositifs d’accompagnement qui lui

sont propres.

- Dans le cadre du décret n° 2008-780 du 13 août 2008, être en appui actif des clients en

difficultés de paiement, qui ont fait l’objet d’une information par EDF auprès du C.C.A.S, et

ce en complémentarité avec les services sociaux du département, c’est-à-dire recevoir et

accompagner autant que possible les personnes en situation de coupure prévue ou

effective de fourniture d’énergie et contacter, s’agissant des clients d’EDF, l’équipe

Solidarité EDF pour permettre le maintien ou le rétablissement des fournitures, en

accompagnement de l’instruction d’une demande d’aide.

4.2 - Les engagements d’EDF

EDF s’engage à :

- Proposer des actions de sensibilisation et d’information au C.C.A.S et à leurs partenaires

associatifs, qui seront les relais auprès des familles accompagnées.

Ces informations porteront sur :

• Les dispositifs d’aides (Fonds de Solidarité Logement…).

• Le chèque énergie et son utilisation, en complément des informations dispensées par

les relais départementaux du Gouvernement sur ce dispositif.

• La lecture des éléments clés de la Facture du client particulier d’EDF.

21/06/20246 | 20

• La Maîtrise De l’Energie (conseils sur les usages et éco-gestes).

L’organisation de ces différentes interventions sera définie ultérieurement d’un commun

accord des Parties.

- Proposer un « Accompagnement énergie » aux clients particuliers d’EDF, sollicitant EDF

pour des difficultés de paiement de factures.

Cet accompagnement aura lieu lorsque le client est présent aux côtés du travailleur social lors

de son appel au Pôle Solidarité EDF. Cet accompagnement comprend notamment :

• Un conseil tarifaire pour vérifier l’adéquation entre le contrat de fourniture d’énergie

aux habitudes du client particulier ou à ses besoins estimés de consommation

d’énergie.

• Une préconisation de conseils simples (éco-gestes) pour maîtriser ses consommations

d’énergie dans le logement.

• Un conseil sur les moyens de paiement (prélèvement automatique, prélèvement

mensuel, choix de la date de prélèvement).

• La recherche de modalités de dialogue et d’entente.

- Conformément au décret n° 2008-780 du 13 août 2008 relatif à la procédure applicable en

cas d’impayés des factures d’électricité, de gaz, de chaleur et d’eau, informer les services

sociaux du département et le cas échéant, le C.C.A.S, à l’adresse mail indiquée dans

l’annexe 1 de la présente Convention :

• Des relances faites pour impayés de ses clients. Dans ce cadre, EDF ne

communiquera au C.C.A.S que les informations expressément prévues par la

réglementation en vigueur, notamment le décret n° 2008-780 du 13 août 2008.

• Des interruptions de fourniture ou des réductions de puissance pour impayés de ses

clients pratiquées et maintenues pendant cinq (5) jours.

ARTICLE 5 - TRAITEMENT DES AIDES

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5.1 - Notification des aides

1. Aides FSL

Le C.C.A.S s’engage à :

- Transmettre, via le portail PASS’EDF, les données suivantes pour une notification de dépôt

de demande d’aide :

- Type d’aide

- N° client et N° de compte EDF

- Nom et Prénom du ou des titulaires du contrat EDF

- Adresse du lieu de consommation

- Montant de l’aide sollicitée

- Sur demande d’EDF, le C.C.A.S s’engage à fournir la preuve du dépôt de dossier de

demande d’aide auprès de la Commission FSL, afin qu’EDF puisse mettre en œuvre les

mesures de protection prévues par le décret 2008-780 du 13 aout 2008.

Dans ce cadre, EDF s’engage à communiquer au C.C.A.S, sur la base des informations

transmises par le C.C.A.S, les données suivantes concernant les futurs bénéficiaires des

aides:

- l’état actif ou non des contrats,

- l’encaissement le cas échéant d’un chèque énergie,

21/06/20247 | 20

- le mode de paiement des factures EDF,

- le solde à date.

A compter de la date de cette notification, les clients d’EDF concernés bénéficient du maintien

de la fourniture d’énergie telle que mentionnée à l’alinéa 2 de l’article L.115-3 du code de

l’action sociale et des familles.

2. Autres aides du C.C.A.S

Le C.C.A.S s’engage à informer l’équipe Solidarité EDF des aides accordées en matière

d’énergie concernant les clients d’EDF. Le CCAS s’engage à transmettre via le Portail

PASS’EDF les données ci-après :

- Type d’aide

- N° client et N° de compte EDF

- Nom et Prénom du ou des titulaires du contrat EDF

- Adresse du lieu de consommation

- Montant de l’aide attribuée

- Organisme financeur

- Notifier, via le PASS’EDF, la décision d’acceptation ou de refus d’aides, dans un délai de

deux (2) mois maximum, en transmettant les données suivantes :

- Type d’aide

- N° client et N° de compte EDF

- Nom et Prénom du ou des titulaires du contrat EDF

- Adresse du lieu de consommation

- Décision d’accord ou de refus

- Montant de l’aide attribuée

Dans tous les cas de versement d’aides :

- EDF s’engage à déduire du compte client de chaque bénéficiaire concerné, le montant

d’aide attribuée. Cette déduction sera faite après réception par l’équipe Solidarité EDF de

la notification nominative des aides attribuées, transmise par le C.C.A.S via le PASS’EDF.

- Lorsque les aides financières transmises par le C.C.A.S ne couvrent pas la totalité de la

somme due, EDF s’engage à informer les clients particuliers d’EDF bénéficiaires et le

C.C.A.S, le cas échéant, du reliquat éventuel de la dette dont le montant devra être réglé.

EDF proposera aux bénéficiaires de cette aide des modalités pour le règlement du solde

de la dette.

- Le C.C.A.S s’engage à travailler avec l’équipe Solidarité d’EDF à la mise en œuvre des

modalités de règlement global de la dette adaptées à la situation financière des

bénéficiaires concernés et à accompagner les administrés, clients particuliers d’EDF, afin

de s’assurer du paiement effectif du reliquat.

- Informer les bénéficiaires des aides transmises par le C.C.A.S, que les factures EDF à

venir ne faisant pas l’objet d’un versement d’aides, sont à régler dans leur totalité et dans

les délais contractuels.

21/06/20248 | 20

5.2 - Modalités de versement des aides

Le C.C.A.S versera le montant des aides attribuées, par virement bancaire sur le compte

d’EDF, dans un délai maximum de trente (30) jours après la notification des aides. Les

coordonnées bancaires d’EDF figurent dans l’annexe 1 de la présente convention.

Ce versement doit être accompagné des informations suivantes :

- Type d’aide

- N° client et N° de compte EDF

- Nom et Prénom du ou des titulaires du contrat EDF

- Adresse du lieu de consommation

- Montant de l’aide versée

- Organisme Payeur

ARTICLE 6 - CONFIDENTIALITE ET CONSERVATION DES DONNEES ECHANGEES

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6.1 - Protection des données à caractère personnel

Chacune des Parties garantit l'autre Partie du respect des obligations légales et

réglementaires lui incombant au titre de la protection des données à caractère personnel, en

particulier de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et

aux libertés (ci-après « loi informatique et libertés ») et du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril

2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données

personnelles et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Par conséquent, chaque partie s’engage à traiter lesdites données personnelles dans le

respect des règlementations en vigueur, et à cet égard, s’engage à :

- Respecter les finalités pour lesquelles les données sont récoltées ;

- Préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles dès lors qu’elle

procède à leur collecte ou leur enregistrement ;

- Informer les personnes dont elle recueille les données des modalités du traitement et de leurs

droits au titre de la règlementation en vigueur ;

- Ne communiquer les données personnelles à aucun tiers quel qu’il soit, hormis les tiers

auxquels il serait strictement nécessaire de transmettre les données personnelles en

exécution de la Convention dont les sous-traitants ;

- Prévoir, au sein des contrats l’unissant à ses sous-traitants, les éléments obligatoires prévus

par l’article 28 du RGPD et s’assurer du respect, par lesdits sous-traitants, des obligations

contractuelles prévues ;

- N’effectuer aucun transfert de données personnelles en dehors du territoire de l’Union

européenne, hormis vers des pays tiers présentant un niveau de protection adéquat au sens

des autorités de contrôle ou vers un tiers répondant aux exigences juridiques,

organisationnelles et techniques prévues par la règlementation en vigueur, s’agissant des

données personnelles transmises au titre de la Convention ;

- Mettre en place tout système de sécurisation des données qui serait requis en raison d’une

législation spécifique imposant de recourir à des modalités déterminées de conservation des

données ;

- Alerter sans délai l’autre Partie en cas de violation, de perte ou de divulgation non autorisée

des données personnelles collectées dans le cadre de la Convention, afin de permettre à la

21/06/20249 | 20

Partie ayant collecté les données d’alerter les personnes concernées et de se conformer à ses

obligations au sens de la règlementation susmentionnée.

Les personnes concernées disposent sur leurs données personnelles des droits d’accès, de

rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition, et peuvent à tout

moment révoquer leur consentement aux traitements.

Les personnes concernées seront susceptibles de faire valoir leurs droits directement auprès

du Responsable de traitement. Cette Partie s’engage à y faire droit dans les délais

réglementaires.

Chaque Partie s’abstient en toute hypothèse de reproduire, exploiter ou utiliser les données

personnelles collectées à l’occasion de la présente Convention à ses propres fins ou pour le

compte de tiers, à l’exception de l’exécution de la présente Convention et s’engage à modifier

ou supprimer, à la demande de la personne dont les données sont traitées, sous réserve qu’il

ne s’agisse pas de données obligatoires, et en toute hypothèse à l’achèvement de la finalité

poursuivie et au terme de l’exécution du Contrat, toute donnée personnelle collectée à

l’occasion ou aux fins d’exécution desdites prestations, sous réserve des délais légaux de

conservation des données.

Chacune des Parties, lorsqu’elle est qualifiée de responsable du traitement, fait son affaire

des formalités lui incombant au titre de la réglementation relative à la protection des données

à caractère personnel, ainsi que du respect de la réglementation susmentionnée ; en

particulier chaque Partie doit vérifier que le traitement de données personnelles auquel elle

procède est licite et qu’elle recueille le consentement de la personne concernée lorsqu’il est

nécessaire.

6.2 - Confidentialité

Chacune des Parties convient du caractère confidentiel des droits et obligations fixés dans la

Convention.

Toute information, quel qu’en soit le support, communiquée par l’une des Parties à l’autre à

l’occasion de la Convention, ou à laquelle les Parties pourraient avoir accès à l’occasion de la

Convention, ne peut être utilisée que dans le cadre de la Convention, et ne peut être

communiquée à des tiers sans l’accord écrit et préalable de l’autre Partie.

L’engagement de confidentialité pris par les Parties restera en vigueur pendant toute la durée

de la Convention et pendant une durée d’un (1) an après son expiration ou sa résiliation, quelle

qu’en soit la cause.

Toutefois les Parties s’autorisent toute communication faisant état de l’existence de la

Convention et/ou reprenant son préambule et/ou son article 1er.

ARTICLE 7 - LES MODALITES DE MISE EN PLACE ET LE SUIVI

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dans le cadre de la mise en œuvre de la Convention, des réunions seront organisées entre le

responsable du C.C.A.S chargé du suivi de la Convention et le Correspondant Solidarité d’EDF

pour le suivi du partenariat en général et de l’utilisation du PASS’EDF en particulier. Un compte

rendu en sera réalisé et servira de bilan annuel de ce partenariat.

21/06/202410 | 20

ARTICLE 8 - DUREE ET RESILIATION

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

8.1 - Durée

La présente Convention entre en vigueur à compter de la dernière date de signature par les

Parties et ce, pour une durée d’un (1) an. Elle est renouvelable deux (2) fois par tacite

reconduction pour une durée d’un (1) an sans que la durée maximale de la convention puisse

excéder trois (3) ans.

La présente convention pourra être modifiée par avenant, notamment suite à des modifications

légales ou réglementaires : les Parties conviennent expressément, qu’en cas de modifications

rendant inapplicables les dispositions de la Convention, elles se rencontreront à l’initiative de

la Partie la plus diligente pour en étudier les adaptations nécessaires.

8.2 - Résiliation

La présente Convention peut être résiliée pour tout motif, par l’une ou l’autre des Parties par

lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant un préavis d’un (1) mois à compter

de la réception de cette lettre, sans indemnité de part et d’autre.

Par ailleurs, la convention sera résiliée de plein droit en cas de transfert de la compétence à

un C.I.A.S.

ARTICLE 9 - RESPONSABILITE

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Chacune des Parties est responsable de l’exécution des obligations mises à sa charge au titre

de la Convention.

ARTICLE 10 - COMMUNICATION

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Les communications propres à chacune des Parties, sur la Convention ou sur les actions

relevant de son exécution, seront obligatoirement soumises à l’autre Partie aux fins d’obtenir

son accord avant diffusion sous quelque forme que ce soit.

À défaut d’accord sur le contenu de la communication, la Partie à l’origine de la communication

ne sera pas autorisée à faire mention de l’autre Partie.

En l’absence de réponse expresse et passé un délai de 21 jours ouvrables à compter de la

réception des documents, la Partie dont l’accord est sollicité est réputée avoir accepté les

documents qui lui auront été présentés.

ARTICLE 11 - DROITS D’UTILISATION ET PROPRIETE INTELLECTUELLE

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Toute représentation des logos et marques des Parties sera conforme à leur charte graphique

respective.

Aucune Partie ne pourra se prévaloir, du fait de la présente Convention, d’un droit quelconque

sur les marques et logos de l’autre Partie.

Chaque Partie s’engage à demander l’autorisation préalable écrite de l’autre Partie si elle

souhaite utiliser les marques et logos de cette Partie.

Chaque Partie reconnaît n'avoir aucun droit sur les droits de propriété intellectuelle de l'autre

Partie autres que ceux expressément accordés dans le cadre de l’exécution de la présente

Convention.

21/06/202411 | 20

Tous les écrits et toutes les analyses effectués par EDF – Notes, rapports et cahier des

charges – sont la propriété exclusive d’EDF.

ARTICLE 12 – REGLEMENT DES LITIGES

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

En cas de différend entre les parties sur l’interprétation ou l’exécution de la Convention, les

Parties rechercheront un accord amiable, dans un délai d’un (1) mois à compter de la

notification par lettre recommandée avec accusé de réception, du différend, par la Partie la

plus diligente.

En cas d’échec de cette procédure de règlement amiable, le différend sera alors porté devant

les tribunaux compétents.

ARTICLE 13 – CESSION

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Aucune Partie ne peut céder à un tiers tout ou partie de ses droits ou obligations au titre de la

Convention sans le consentement préalable et écrit de l’autre Partie.

ARTICLE 14 – MODALITES FINANCIERES

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dans le cadre de l’exécution de la Convention, chacune des Parties prend à sa charge ses

propres dépenses.

21/06/202412 | 20

ARTICLE 15 – NON EXCLUSIVITE

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

La Convention est conclue sans exclusivité et ne fait pas obstacle à ce que chacune des

Parties puissent conclure un accord du même type avec d’autres partenaires.

ARTICLE 16 – ETHIQUE ET INTEGRITE

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Le C.C.A.S s’interdit de rémunérer toute forme d’activités ou toute activité illégale et/ou

contraire à l’ordre public ou aux bonnes mœurs en France ou dans tout autre Etat.

En cas de manquement du C.C.A.S à l’un de ses engagements, la Convention sera résiliée

de plein droit, dans les conditions fixées à l’article 8 de la présente Convention et sans

qu’aucune indemnité ne soit due de ce chef par EDF.

Convention établie en deux (2) exemplaires,

Pour le C.C.A.S

Fait à ……………….,

Le ……………………

[•]

Président(e) du C.C.A.S.

de Fontenay-Trésigny

(ou son représentant)

Pour EDF

Fait à ……………….,

Le ……………………

Antoine TOBIA

EDF Direction Commerce

Ile-de-France

Directeur du Développement

Territorial de la Seine et Marne

21/06/202413 | 20

Annexe 1 : Coordonnées

1 – Les interlocuteurs de la convention sont :

Pour EDF :

SOLIDARITE IDF Correspondant solidarité

Nom RIVAS Patrice

Portable 06 80 92 28 93

Email patrice.rivas@edf.fr

2 - Pour le C.C.A.S :

C.C.A.S Référent Convention Référent PASS’EDF

Nom [•] [•]

Fonction [•] [•]

Adresse [•] [•]

Fixe [•] [•]

Portable [•] [•]

Email [•] [•]

2.1 - Le mail du C.C.A.S par rapport au décret 2008

(Le mail qui permet notamment à EDF d’adresser la liste des clients « Solidarité » en situation d’impayé vis-à-vis

d’EDF et l’ensemble des clients « Particuliers » ayant fait l’objet d’une suspension de fourniture suite à impayés

et ce, conformément au décret du 13 août 2008.)

@

21/06/202414 | 20

3 - Les coordonnées bancaires d’EDF sont :

21/06/202415 | 20

ANNEXE 2 : CHARTE D’UTILISATION DU PORTAIL D’ACCES AUX SERVICES SOLIDARITE (PASS) D’EDF

L'acceptation de la présente charte est un prérequis pour accéder au Portail d’Accès aux Services Solidarité d’EDF – ci-dessous dénommé le PASS.

L’utilisateur doit lire attentivement les dispositions qui suivent. Elles établissent les conditions générales d’utilisation du PASS. En utilisant ce portail, l’utilisateur accepte, dans son intégralité, l'ensemble des dispositions et conditions mentionnées ci-après tant à titre individuel qu’au nom de sa structure d’appartenance pour accéder au PASS, sauf si une convention spécifique existe entre EDF et la structure d’appartenance.

EDF se réserve le droit de modifier la présente charte à tout moment. L’utilisateur s’engage donc à la consulter régulièrement.

Le PASS est la propriété d'Électricité de France (EDF), Société Anonyme, au capital social de 2 084 809 296,50 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris, sous le numéro B 552 081 317, dont le siège social est situé : 22-30, avenue de Wagram - 75008 PARIS.

Le Directeur de la publication du PASS est Lionel ZECRI, Directeur Marché Clients Particuliers.

Le PASS a été conçu par la société CGI, située :

6, rue des comètes - CS 10026 - Le Haillan Cedex 33187

Le PASS est hébergé sur le Cloud d’EDF.

I. Présentation du portail

II. Contacts

III. Informatique et libertés

IV. Accès au portail

V. Propriété intellectuelle, contenu et utilisation du PASS

VI. Respect des lois

VII. Non-respect des règles précitées

VIII. Liens

IX. Droit applicable en cas de litige

X. Tribunal compétent

I - Présentation du Portail d’Accès aux Services Solidarité d’EDF

Ce portail sécurisé comporte deux espaces distincts :

• l’un réservé aux travailleurs sociaux et personnels (ci-après dénommés « utilisateurs externes ») d’organismes sociaux (ci-après dénommés « entités externes ») : FSL (Fonds Solidarité Logement) des Conseils départementaux, CCAS, CAF, structures de médiation sociale, associations…

• l’autre réservé aux équipes Solidarité d’EDF (ci-après dénommées « utilisateurs internes »).

Il permet aux utilisateurs externes :

• d’informer les équipes Solidarité d’EDF qu’ils ont déposé des demandes d’aide financière pour le compte de clients en difficultés,

• de transmettre les dossiers de préparation des commissions FSL, les bordereaux de décision et les bordereaux de paiement,

• de visualiser l’ensemble de leurs demandes et d’en suivre l’avancement,

21/06/2024 21/06/202416 | 20

• d’accéder à des actualités nationales ou régionales publiées par les équipes Solidarité d’EDF

Les utilisateurs internes ont de leur côté la vision :

• des nouvelles demandes arrivées sur le portail à traiter en priorité :

o Information sur le dépôt d’une demande d’aide FSL ou hors FSL o Préparation de commission

o Bordereau de décision

o Bordereau de paiement

o Autres demandes (Information Rendez-vous…)

• de l’état d’avancement des demandes en cours,

• des actualités nationales ou régionales sur la Solidarité

L'accès est réservé aux personnes habilitées.

La langue d'utilisation du portail est le français.

II – Contacts

Toute requête, signalement d’anomalie concernant le PASS est à adresser par mail ou par courrier à son correspondant Solidarité.

III – Informatique et libertés

Des données personnelles de clients en difficultés sont échangées sur le PASS entre les utilisateurs internes et externes, sur les espaces dédiés à cet effet et potentiellement dans la partie « Commentaires » du portail, afin de traiter les demandes d’aide et protéger ces clients de la coupure d’énergie ou de la limitation de puissance. Ce sont des données liées à l’état civil du client et des données de relation clientèle EDF (montant des factures du client, montant de ses impayés, montant des aides perçues ou refusées par les organismes sociaux…).

Toutes les données à caractère personnel des clients en difficultés ainsi échangées entre les utilisateurs internes et externes, notamment dans la partie « Commentaires », doivent être exactes et strictement nécessaires au traitement de la situation du client en difficultés.

Par ailleurs, toute intégration dans le portail PASS des catégories de données suivantes est exclue :

Données à caractère personnel qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que toute donnée concernant la santé, la vie sexuelle, l'orientation sexuelle ou les données d’infraction et de condamnation d'une personne physique.

Elles sont conservées durant 5 ans à partir de la date de la clôture du dossier dans le PASS.

L’utilisateur s’interdit également d’intégrer dans le portail PASS tout contenu prohibé par la Loi (voir notamment chapitre VI de la présente charte).

Préalablement à tout transfert de ces données à EDF, les utilisateurs externes sont tenus de respecter la réglementation informatique et libertés résultant notamment de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (ci-après « RGPD »).

21/06/202417 | 20

Dans l’hypothèse où EDF transmettrait des données personnelles des clients en difficultés à l’utilisateur externe, ce dernier s’engage à ne les utiliser qu’aux fins de mise en œuvre des solutions visant à résorber les difficultés de paiement des clients, avec toutes les mesures de sécurité adaptées.

L’utilisateur s’engage par ailleurs au respect de la plus stricte confidentialité à l’égard des données personnelles auxquelles il est susceptible d’accéder par l’intermédiaire du portail PASS.

Pour plus de précision, l’utilisateur peut se reporter à la charte de protection des données à caractère personnel des Utilisateurs du Portail d’Accès aux Services Solidarité d’EDF.

IV - Accès au portail

L'habilitation de chaque utilisateur (interne ou externe) au PASS est personnelle et lui confère des droits d'accès qui lui sont donnés selon la procédure d'habilitation spécifique à ce portail. L'utilisateur s'engage à respecter les droits d'accès qui lui ont été attribués.

Le compte d’une entité externe est initialisé par une personne référente de cette entité ou par un administrateur EDF du portail.

Cette personne crée le compte de l'entité, puis le compte de référent dont les droits d’accès sont plus larges par rapport aux autres utilisateurs.

La création d’une entité externe et de son référent est soumise à la validation des administrateurs EDF.

Le référent entité valide la création des comptes utilisateurs au sein de son entité. Celui-ci a la vision de l’ensemble des demandes traitées dans le PASS par les utilisateurs externes de son entité.

Les référents sont chargés de mettre à jour régulièrement les comptes de leurs utilisateurs. A cet égard ils pourront désactiver les comptes des personnes en absence de longue durée. Toutefois, ce compte sera désactivé automatiquement en cas d’inactivité pendant 6 mois. Il est également précisé que tout compte ainsi désactivé sera suspendu par le référent entité ou lors des revues d’habilitation EDF qui se tiennent annuellement.

Tout compte désactivé reste visible sur l’outil PASS tant qu’il n’a pas été suspendu.

Côté EDF, les administrateurs ont une vision d’ensemble sur le travail des équipes. Les administrateurs EDF se réservent la possibilité de supprimer sans délai une entité ou un compte utilisateur en cas d’utilisation non conforme ou injustifiée du portail PASS.

Les droits d'accès à tout ou partie du portail reposent sur une authentification de chaque utilisateur.

Lorsque son compte est validé, l’utilisateur externe reçoit un mail contenant un lien qui le dirige vers une fenêtre dans laquelle il saisit son adresse mail professionnelle ainsi que le mot de passe de son choix.

Ces identifiants de connexion sont strictement confidentiels, personnels, incessibles et intransmissibles. L'utilisateur s'engage à prendre toute mesure nécessaire afin d'en assurer la sécurité et la confidentialité.

L’utilisateur doit notamment choisir un mot de passe robuste, c’est-à-dire difficile à retrouver à l’aide d’outils automatisés (robots) et à deviner par une tierce personne. La force d’un mot de passe dépend de sa longueur et du nombre de possibilités existantes pour chaque caractère le composant. Nous recommandons aux utilisateurs de créer un mot de passe constitué de minuscules, de majuscules, de caractères spéciaux et de chiffres et de le choisir sans lien avec eux (n’incluant pas son nom, sa date de naissance, etc.).

21/06/202418 | 20

Le mot de passe étant strictement personnel, il ne doit être communiqué à personne. Par ailleurs, son utilisateur doit veiller à le changer régulièrement (à une fréquence minimale de 12 mois).

EDF ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de toute utilisation frauduleuse des identifiants des utilisateurs.

L’accès au portail sera automatiquement bloqué à l’issue de plusieurs tentatives d’accès erronées. EDF se réserve le droit de suspendre l’accès au portail en cas d’utilisation frauduleuse de l’identifiant ou du mot de passe d’un utilisateur.

Le portail est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, à l'exception des cas de force majeure, difficultés techniques et/ou informatiques et/ou de télécommunications et/ou de période de maintenance ou de sauvegarde périodique de données.

V – Propriété intellectuelle, contenu du portail et utilisation

5.1 Propriété intellectuelle

Les marques et les logos (marques semi-figuratives) d’EDF figurant sur le portail sont des marques déposées. Toute reproduction ou représentation totale ou partielle, seules ou intégrées à d’autres éléments, sans l’autorisation écrite, expresse et préalable d’EDF, en est strictement interdite. La structure générale, les logiciels, textes, images, vidéos, sons, savoir- faire, animations, et plus généralement toutes les informations et contenus figurant dans le portail, sont la propriété d’EDF ou font l’objet d’un droit d’utilisation ou d’exploitation. Ces éléments sont soumis à la législation protégeant le droit d’auteur.

Toute représentation, modification, reproduction, dénaturation, totale ou partielle, de tout ou partie du site ou de son contenu, par quelque procédé que ce soit, et sur quelque support que ce soit constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L335-2 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle.

Les bases de données figurant, le cas échéant, sur le portail sont protégées par les dispositions de la loi du 1er juillet 1998 transposant dans le Code de la propriété Intellectuelle la Directive Européenne du 11 mars 1996 relative à la protection juridique des bases de données. A ce titre, EDF interdit expressément toute réutilisation, reproduction ou extraction d’éléments de ces bases de données. La réutilisation, reproduction ou extraction non autorisées engagent la responsabilité de l’utilisateur.

EDF se réserve la faculté de supprimer sans délais, et sans mise en demeure préalable, tout contenu : message, texte, image, graphique qui contreviendrait aux lois et règlements en vigueur et notamment les réglementations précisées ci-dessus.

Dans l’hypothèse où vous souhaiteriez utiliser un des contenus du site (texte, image …), vous devez obtenir l’autorisation écrite, expresse et préalable d’EDF, en écrivant à l’adresse :

Tour EDF

Direction du Marché des Clients Particuliers

Direction Partenariats, Relations Externes, Consommateurs

Département Solidarité

4 rue Floréal,

75017 Paris

5.2 Contenu du portail et utilisation

Le PASS est un outil au service de ses utilisateurs. Il évoluera régulièrement en fonction des attentes et des besoins de chacun. Pour toute demande liée à l’utilisation du portail, l’utilisateur s’adresse aux équipes Solidarité de sa région par mail ou par courrier.

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L’utilisateur externe s’engage à utiliser le portail dans le strict respect de ses missions dans le domaine de la Solidarité.

L’utilisateur externe sera respectueux des personnes dont il gère les dossiers dans tous commentaires ou observations qu'il échangera via le portail.

L’utilisateur externe accepte sans réserve le fonctionnement général du portail, aussi bien dans sa présentation que dans son organisation.

EDF ne peut être tenue pour responsable des conséquences éventuelles de l'utilisation des données et informations que le site contient par les utilisateurs externes.

Chaque utilisateur est responsable personnellement de l'utilisation qu'il fait dans le cadre du site ou à l'extérieur, des documents, données et informations issus du portail. EDF ne peut en aucun cas être tenue pour responsable des incidents, accidents... éventuellement occasionnés aux matériels informatiques de l'utilisateur du portail (machines, logiciels, données enregistrées...) lors du temps de connexion au portail, de même que des éventuelles impossibilités de connexion, interruptions de connexion, contenus indisponibles, difficultés d'accès...

VI - Respect des lois

Chacun des utilisateurs s'engage à respecter les lois locales, internationales en matière d'utilisation de sites Internet.

L'utilisation du portail PASS doit se faire dans le respect des lois, des règles et des usages en vigueur :

- est notamment interdite et sanctionnée pénalement la propagation d'informations à caractères injurieux, raciste, diffamatoire, harcelant, obscène ou menaçant, de même que toutes informations portant atteinte aux droits des personnes et aux libertés publiques, ainsi que la mention et/ou l'introduction de liens hypertexte vers des sites du même caractère.

- l'accès frauduleux à tout ou partie du système d'information du groupe EDF est interdit. La suppression ou la modification des données, l'altération du fonctionnement du système d'information ou l'entrave à son fonctionnement, ainsi que pour tous actes de malveillances commis par l'introduction, la suppression, la falsification de données ou de leur mode de traitement ou de transmission, sont interdits et réprimés par la loi.

- l'installation et l'utilisation de logiciels dont les droits n'ont pas été acquis sont strictement interdites et sanctionnées pénalement.

Les utilisateurs du portail sont tenus de respecter les dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique et aux libertés, et du Règlement Général sur la Protection des Données (UE) du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dont la violation est passible de sanctions pénales. Ils doivent notamment s'abstenir, s'agissant de données personnelles auxquelles ils accèdent, de toute collecte, de toute utilisation détournée, et d'une manière générale, de tout acte susceptible de porter atteinte à la vie privée ou à la réputation des personnes.

EDF ne saurait être tenue pour responsable des erreurs, d'une absence de disponibilité des informations et/ou de la présence de virus sur le portail.

VII - Non-respect des règles précitées

Tout manquement aux règles précitées expose son auteur à la résiliation de son compte sur le PASS et éventuellement à des sanctions civiles et/ou pénales.

VIII – Liens

EDF décline toute responsabilité quant au contenu des informations fournies sur les sites auxquels les utilisateurs peuvent accéder par l'intermédiaire des liens, lorsqu'ils les activent.

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Il est expressément convenu que les liens mentionnés ci-dessus sont clairement identifiés comme étant des liens, et notamment que l'adresse URL complète sera inscrite. Les utilisateurs ne peuvent mettre en place un hyperlien en direction du portail sans l'autorisation expresse et préalable de l’administrateur d’EDF.

IX - Droit applicable en cas de litige

La présente charte d’utilisation est soumise à la loi française.

X - Tribunal compétent

Pour tout éventuel litige, il est fait attribution exclusive aux juridictions du ressort de la Cour d'appel de Paris.

XI – Cookies

Vous pouvez modifier vos choix en allant dans les paramètres de votre navigateur (sur votre ordinateur ou sur votre téléphone).

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