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Déliberation - circuit instruction ADS
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unknown - Aide utilisateur GNAU SVES
Document publié le Vendredi 2 novembre 2018 par la commune de Rosnoën.
Lien du pdf (unknown - Aide utilisateur GNAU SVES)
Thèmes du document : Aménagement du territoire, Industrie, Démocratie locale et participation citoyenne,
Novembre 2018
MODULE SVES - VERSION 2.1
Octobre 2018
GUIDE D'UTILISATION
Guichet numérique
des autorisations d'urbanisme GNAU - GUIDE D'UTILISATION
2 Novembre 2018
SE CONNECTER À MON ESPACE PERSONNEL ........................................................................................ 3 Différentes méthodes d'authentification............................................................................................................................... 3 Mon espace personnel ............................................................................................................................................................4
S’INFORMER SUR LE REGLEMENT ........................................................................................................ 5 Règlement ................................................................................................................................................................................ 5 Zonage ..................................................................................................................................................................................... 5 Note d’urbanisme .................................................................................................................................................................... 5
FORMULER UNE DEMANDE D’URBANISME NUMERIQUE ..................................................................... 6 Aide à la définition du dossier ................................................................................................................................................ 6 Informations sur la saisie du dossier...................................................................................................................................... 6 Demander un rendez-vous ..................................................................................................................................................... 6 Formuler une demande d’urbanisme .................................................................................................................................... 6
SUIVRE MES DEMANDES D’URBANISME .............................................................................................. 7 Supprimer une demande ......................................................................................................................................................... 7 Modifier un dossier .................................................................................................................................................................. 7 Voir un dossier ......................................................................................................................................................................... 7 Historique de la demande ....................................................................................................................................................... 7 Annuler un dossier .................................................................................................................................................................. 8
CREER UN DOSSIER D’AUTORISATION D’URBANISME .......................................................................... 9 Chargement de l’écran ........................................................................................................................................................... 9 Ajouter mon formulaire préparé............................................................................................................................................ 9 Exporter mon formulaire préparé ......................................................................................................................................... 9 Ajouter une autre pièce ......................................................................................................................................................... 10 Ajout de fichier........................................................................................................................................................................ 11 Détacher un fichier ................................................................................................................................................................. 11 Voir une pièce ......................................................................................................................................................................... 11 Ajouter un autre demandeur ................................................................................................................................................. 11
CORRIGER LES ERREURS DE SAISIE .................................................................................................... 12 Vérifier ma saisie .................................................................................................................................................................... 12 Actualiser les erreurs ............................................................................................................................................................. 12 Aller vers l’erreur ................................................................................................................................................................... 12 Vérifier l’erreur ....................................................................................................................................................................... 13 Fermer la vérification............................................................................................................................................................. 13 Sauvegarder ma demande .................................................................................................................................................... 13 Transmettre ma demande..................................................................................................................................................... 13 Retour .................................................................................................................................................................................... 13
COMPLETER UN DOSSIER .................................................................................................................. 14 Modifier un dossier ................................................................................................................................................................ 14 Modifier les pièces justificatives ........................................................................................................................................... 14 Transmettre ma demande..................................................................................................................................................... 15
COMPLETER UN DOSSIER .................................................................................................................. 15 Dépôt de la demande ............................................................................................................................................................ 15 Complétude et incomplétude au dossier ............................................................................................................................. 16 Délai d’instruction .................................................................................................................................................................. 16 Décision .................................................................................................................................................................................. 16 Travaux ................................................................................................................................................................................... 16 Permis Modificatif ................................................................................................................................................................. 17 . GNAU - GUIDE D'UTILISATION
3 Novembre 2018
SE CONNECTER À MON ESPACE PERSONNEL
DIFFERENTES METHODES D'AUTHENTIFICATION
Le bouton Connexion situé en haut à droite de l’écran permet de se connecter à son compte. 3
modes de connexion sont disponibles :
FranceConnect : méthode sécurisée d’authentification mise en place par l’état.
Par l’intermédiaire d’un compte créé directement sur le guichet numérique.
Par l’utilisation d’un compte issu du portail citoyen de la collectivité.
Une personne morale ne peut pas utiliser l’authentification par FranceConnect qui est réservée aux
personnes physiques.
En fonction des paramètres déterminés par la collectivité les options de connexion peuvent différer.
Partie à compléter/modifier en fonction des besoins de la collectivité GNAU - GUIDE D'UTILISATION
4 Novembre 2018
MON ESPACE PERSONNEL
Une fois connecté, l’icône de connexion « » se colore en vert : « » et permet d’accéder à Mon
compte personnel. Dans cet espace, le renseignement de certaines informations est obligatoire.
Cette obligation est matérialisée par l’apparition d’un liseré rouge lors de la validation des
informations.
Les informations renseignées dans cet espace seront utilisées lors de la formulation d’une demande
d’urbanisme afin de préremplir certains champs relatifs aux informations personnelles.
Activer la demande de notification à chaque connexion : cette option permet d’obtenir un e-mail
attestant la connexion au guichet numérique : « Connexion au Guichet numérique le JJ/MM/AAAA à
HH:MM:SS ». GNAU - GUIDE D'UTILISATION
5 Novembre 2018
S’INFORMER SUR LE REGLEMENT
Dans le cadre S’informer sur le règlement sont présents des boutons permettant l’accès aux
informations concernant les divers règlements, zonages applicables à la collectivité et sur les notes
d’urbanisme.
REGLEMENT
Ce bouton permet de consulter les règlements du document de planification de l’urbanisme en
vigueur sur la collectivité : Plan local d’urbanisme (PLU), Plan local d’urbanisme intercommunal
(PLUi), Plan d’occupation des sols (POS).
ZONAGE
Ce bouton permet de consulter le plan des différentes zones d’urbanisme figurant au document de
planification de l’urbanisme en vigueur sur la collectivité (PLU, PLUi, POS).
NOTE D’URBANISME
Ce bouton permet de consulter les modalités d’obtention d’une note de renseignement d’urbanisme
(NRU) GNAU - GUIDE D'UTILISATION
6 Novembre 2018
FORMULER UNE DEMANDE D’URBANISME NUMERIQUE
Le cadre Formuler une demande d’urbanisme numérique est dédié à la création d’un dossier de
demande d’autorisation d’urbanisme, on peut y créer des dossiers et trouver l’aide nécessaire à cette
création.
AIDE A LA DEFINITION DU DOSSIER
Ce bouton permet de consulter les informations servant à déterminer le type de dossier à déposer
selon les caractéristiques du projet d’urbanisme.
INFORMATIONS SUR LA SAISIE DU DOSSIER
Ce bouton permet de consulter les préconisations de saisie d’un dossier, tel que les formats de
fichier joint acceptés, ou leur taille maximale.
DEMANDER UN RENDEZ-VOUS
Ce bouton permet de consulter les modalités de contact et de prise de rendez-vous avec le service
instructeur.
FORMULER UNE DEMANDE D’URBANISME
Les boutons permettent de lancer la création d’un nouveau dossier. Chaque bouton concerne un
type de dossier dont le nom est indiqué dessus. Pour pouvoir accéder à la création de dossier il faut
nécessairement être connecté, si ce n’est pas le cas une fenêtre de connexion s’ouvre lors du clic sur
un de ces boutons. GNAU - GUIDE D'UTILISATION
7 Novembre 2018
SUIVRE MES DEMANDES D’URBANISME
Le cadre Suivre mes demandes d’urbanisme permet de faire le suivi des demandes déposées ou en
cours de dépôt/saisie. Les informations présentes dans ce cadre ne sont visibles qu’une fois
connecté.
Chaque dossier est représenté sous la forme d’une
vignette dans laquelle sont indiquées quelques
informations sur la demande :
o Une carte permettant de localiser l’emplacement du
dossier
o Le statut de la demande (En cours de saisie,
transmise, complète, …)
o La date de création du dossier
o Le numéro de la demande
o Le numéro du dossier (pour un dossier réceptionné
par le service instructeur)
o Le nom du demandeur
o L’adresse du terrain
o Une courte description du projet
SUPPRIMER UNE DEMANDE
Le bouton supprimer une demande permet de supprimer une demande en cours de saisie.
Cette suppression n’est possible que lorsque la demande est en cours de saisie sans jamais
avoir été transmise. Une fois transmise, la suppression devient impossible.
MODIFIER UN DOSSIER
Le bouton modifier un dossier permet d’éditer une demande. La modification est possible
tant que le dossier n’a pas été transmis alors lorsqu’il est incomplet. En cas
d’incomplétude, le centre instructeur sera en mesure de le notifier.
VOIR UN DOSSIER
Le bouton voir la demande permet de consulter une demande déjà transmise au service
instructeur. Les actions de saisie du CERFA, d’ajout de document sont désactivées. Il n’est
pas possible de modifier la demande à partir de cette fonction.
HISTORIQUE DE LA DEMANDE
Le bouton historique de la demande permet de consulter l’historique de la demande et GNAU - GUIDE D'UTILISATION
8 Novembre 2018
l’historique des échanges avec le centre instructeur.
ANNULER UN DOSSIER
Après la transmission de la demande auprès du centre instructeur, l’annulation d’un dossier
n’est pas possible via le guichet numérique. Cela nécessite en effet de passer par l’envoi
d’une lettre recommandée avec accusé de réception. GNAU - GUIDE D'UTILISATION
9 Novembre 2018
CREER UN DOSSIER D’AUTORISATION D’URBANISME
L’écran de saisie est l’écran dans lequel sont renseignées l’ensemble des informations nécessaires au
dépôt d’une demande d’autorisation d’urbanisme. Cet écran est partagé en trois parties :
Formuler : le CERFA à remplir est disponible dans ce volet.
Joindre : la liste des pièces obligatoires à joindre au CERFA est disponible dans ce volet.
Saisir autre(s) demandeur(s) : permet d’ajouter le(s) codemandeur(s) de la demande.
Cas particulier :
Signature
Dans le cadre de la dématérialisation, les signatures demandées dans les cerfas ne sont plus
obligatoires. Dans l’attente d’une version particulière pour la dématérialisation, le formulaire
contient les mêmes champs que la version papier. Vous n’avez pas à saisir cette information.
Cachet de l’architecte
Comme la signature, vous n’avez pas à saisir cette information
CHARGEMENT DE L’ECRAN
Il est possible de charger l’écran de saisie de deux manières, soit en créant une nouvelle demande
depuis le cadre Formuler une demande d’urbanisme numérique, soit en choisissant d’ouvrir une
demande en cours de saisie depuis le cadre Suivre mes demandes d’urbanisme. Lorsque l’écran est
chargé, le volet Formuler est ouvert par défaut.
Les pièces justificatives obligatoires sont pré-cochées dans le CERFA et ne peuvent pas être
décochés. Elles sont visibles dans le volet Joindre les pièces justificatives, leur ajout est obligatoire
afin de pouvoir transmettre la demande.
AJOUTER MON FORMULAIRE PREPARE
Le bouton Ajouter mon formulaire préparé permet d’ajouter un CERFA déjà renseigné, celui-
ci remplacera le CERFA de l’écran de saisie. Si le CERFA ajouté ne correspond pas au type
de dossier de la demande un message d’erreur l’indiquera de manière à ne pas importer
d’informations erronées.
EXPORTER MON FORMULAIRE PREPARE
Le bouton Exporter mon formulaire préparé permet d’exporter un CERFA remplis dans le
guichet au format PDF. Il possible de choisir de télécharger l’ensemble des pièces
complémentaires ajoutées pour compléter la demande. L’ensemble des fichiers sont
regroupés dans une archive (.zip) et sont enregistrés à l’endroit désigné sur l’ordinateur de GNAU - GUIDE D'UTILISATION
10 Novembre 2018
l’utilisateur.
AJOUTER UNE AUTRE PIECE
Le bouton Ajouter une autre pièce, situé dans le volet Joindre, permet d’ajouter des pièces
complémentaires aux pièces obligatoires. GNAU - GUIDE D'UTILISATION
11 Novembre 2018
AJOUT DE FICHIER
Le bouton Ajout de fichier permet d’attacher un ou plusieurs fichiers aux pièces
justificatives demandées.
DETACHER UN FICHIER
Le bouton Détacher un fichier permet de supprimer un fichier attaché aux pièces
justificatives demandées.
VOIR UNE PIECE
Le bouton Voir une pièce permet de visualiser les fichiers qui ont été attachés aux pièces
justificatives.
AJOUTER UN AUTRE DEMANDEUR
Le bouton Ajouter un autre demandeur, situé dans le cadre Saisie autre demandeur, permet
de renseigner les informations relatives à d’autres demandeurs que celui renseigné sur le
cerfa. Il est possible de cliquer autant de fois sur le bouton qu’il ’y a de demandeurs. GNAU - GUIDE D'UTILISATION
12 Novembre 2018
CORRIGER LES ERREURS DE SAISIE
VERIFIER MA SAISIE
Le bouton Vérifier ma saisie permet d’afficher la liste des erreurs de saisie. Deux niveaux
d’importance des erreurs existent :
Les erreurs bloquantes, en rouge, empêchent la transmission de la demande tant qu’elles
n’ont pas été corrigées.
Les erreurs non bloquantes, en orange, ont un rôle d’avertissement avant la transmission.
Sur le cerfa, les erreurs sont signalées par un liseré rouge (bloquante) ou orange (non
bloquante) autour du champ à corriger.
Dans le cerfa, un liseré rouge ou orange entour également les champs contenant des
erreurs.
ACTUALISER LES ERREURS
Le bouton Actualiser les erreurs permet de relancer une vérification générale des erreurs afin de
vérifier les corrections effectuées et la présence d’erreurs restantes.
ALLER VERS L’ERREUR
Le bouton Aller vers l’erreur permet de se diriger directement sur l’erreur, le champ à
corriger sera signifié par une surbrillance rouge. GNAU - GUIDE D'UTILISATION
13 Novembre 2018
VERIFIER L’ERREUR
Le bouton Vérifier l’erreur permet de vérifier la correction apportée. Si cette correction est
validée, l’erreur disparaitra de la liste.
FERMER LA VERIFICATION
Le bouton Fermer la vérification sert à fermer le panneau de vérification des erreurs.
SAUVEGARDER MA DEMANDE
Le bouton sauvegarder permet d’enregistrer les informations saisies dans le CERFA et les
pièces justificatives ajoutées. Ce bouton n’est disponible que lorsque le statut de la
demande le permet. (Brouillon, dossier incomplet).
TRANSMETTRE MA DEMANDE
Le bouton Transmettre ma demande sert à transmettre la demande au service instructeur.
Cette transmission est possible uniquement lorsque toutes les erreurs bloquantes ont été
corrigées.
RETOUR
Le bouton Retour permet de retourner à l’écran d’accueil. GNAU - GUIDE D'UTILISATION
14 Novembre 2018
COMPLETER UN DOSSIER
Après la prise en charge d’une demande par le centre instructeur, les informations et pièces
transmises sont vérifiées. Dans certaines situations des ajustements peuvent être demandés :
Cerfa incomplet,
Cerfa mal rempli,
Pièces manquantes,
Pièces insuffisantes (mauvais document, illisibilité …)
Toute éventuelle incomplétude est communiquée par voie électronique. Après notification il faut de
nouveau se rendre sur le guichet numérique afin de compléter la demande dans le délai imparti
(mentionné dans le courriel).
MODIFIER UN DOSSIER
Pour accéder à la modification, le bouton Modifier un dossier, permet d’accéder à la
modification. Il se trouve sur la vignette de la demande. Il permet d’ouvrir l’écran de saisie,
pour compléter les pièces ou le cerfa dans la demande. Une pièce manquante ou
insuffisante est matérialisée par un liseré rouge et un message.
MODIFIER LES PIECES JUSTIFICATIVES
Le bouton Informations permet de prendre connaissance d’un éventuel commentaire de
l’instructeur sur la pièce à compléter/modifier.
Le bouton Ajouter un fichier sert à ajouter la pièce justificative.
Le bouton Remplacer un fichier sert à ajouter une nouvelle pièce, à la place de la pièce
insuffisante.
Le bouton Télécharger un fichier permet de visualiser la pièce initiale.
Le bouton Voir le fichier précédemment transmis permet de visualiser la pièce initialement
transmise (ce bouton n’apparait que si la pièce à été modifiée). GNAU - GUIDE D'UTILISATION
15 Novembre 2018
TRANSMETTRE MA DEMANDE
Le bouton transmettre ma demande sert à transmettre au service instructeur la demande une fois
complétée.
COMPLETER UN DOSSIER
DEPOT DE LA DEMANDE
ACCUSÉ D’ENREGISTREMENT ÉLECTRONIQUE (AEE)
Après transmission de la demande, un Accusé d’Enregistrement Électronique (AEE) est envoyé à
l’adresse électronique enregistrée. Il mentionne la date de réception de l’envoi sur le guichet ainsi
que le numéro de la demande. Si, cet accusé d’envoi électronique (AEE) n’est pas fourni dans le
délai d’un jour ouvré, l’usager doit considérer que sa demande n’a pas été prise en compte pour
défaut de fonctionnement de son adresse électronique.
ACCUSÉ DE RÉCEPTION ÉLECTRONIQUE (ARE)
Suite à l’AEE, le service instructeur de la marie dispose d’un délai de 10 jours ouvrés pour fournir un
Accusé de Réception Électronique (ARE). Ce dernier contient le numéro de dossier la date de
réception atteste la bonne réception du dossier auprès du service instructeur. Attention ce mail ne
préjuge pas de la complétude du dossier. GNAU - GUIDE D'UTILISATION
16 Novembre 2018
COMPLETUDE ET INCOMPLETUDE AU DOSSIER
Une fois le dossier reçu en mairie, il sera analysé afin d’en déterminer la complétude :
Si les informations sont complètes (pas d’erreur de saisie dans le cerfa, pièces jointes au
dossier de bonne qualité et correspondantes aux attentes, …) dans ce cas, le dossier sera
réputé « complet » et un mail d’information sera envoyé sur la boite mail de l’utilisateur.
Si les informations sont incomplètes (pièces manquantes, pièces illisibles, cerfa mal
rempli…), le dossier sera réputé « incomplet ». Dans ce cas, un mail sera envoyé de manière
à compléter la demande d’autorisation. Ce dernier contient une date limite pour compléter
la demande. Une connexion au guichet sera de nouveau nécessaire afin d’éditer la demande
(voir la partie « compléter un dossier »).
DELAI D’INSTRUCTION
Les délais d’instruction sont transmis par mail. En fonction des consultations nécessaires au
traitement du dossier, les délais de droit commun peuvent-être modifiés.
DECISION
Après analyse du dossier le centre instructeur du dossier émet une décision. Les natures de décision
varient en fonction du type de dossier. La décision est notifiée par mail.
TRAVAUX
DÉCLARATION D’OUVERTURE DE CHANTIER (DOC)
Lors de l’acceptation d’un Permis de Construire (PC, PCMI) ou d’un Permis d’Aménager (PA),
le dépôt d’une Déclaration d’Ouverture de Chantier (DOC) est obligatoire et permet de
signaler le commencement des travaux. Elle doit être faite dès l’ouverture du chantier.
DÉCLARATION ATTESTANT L’ACHÈVEMENT ET LA CONFORMITÉ DES TRAVAUX (DAACT)
Lors de l’acceptation d’un Permis de Construire (PC, PCMI), Permis d’Aménager (PA) ou d’une
Déclaration Préalable (DP, DPMI, DPLT) le dépôt d’une Déclaration Attestant l’Achèvement et
la Conformité des Travaux est obligatoire et permet de signaler la fin des travaux.
Les dépôts de DOC et de DAACT génèrent les mêmes envois de mails que le dépôt initial de la
demande : AEE, ARE, complétude/incomplétude. GNAU - GUIDE D'UTILISATION
17 Novembre 2018
Pour les PC et les PA, il n’est pas possible de déposer de DAACT sans avoir au préalable déposé
une DOC.
PERMIS MODIFICATIF
Une fois un permis délivré, durant sa période de validité et tant que qu’aucune DAACT n’a
été déposée, il est possible de déposer un Permis Modificatif.