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Thèmes du document : Aménagement du territoire, Industrie, Démocratie locale et participation citoyenne,
Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
Guide d’utilisation du module SVES
Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle, faite sans le consentement écrit de la société OPERIS, est illicite. 1 | 29
Guide d’utilisation
Module SVES
GNAU – Guichet numérique
Version 3.0 / N° technique : 1.1.10.10
Juin 2021 Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
Guide d’utilisation du module SVES
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Table des matières
DESCRIPTION DE L’INTERFACE .............................................................................................................................. 3
ESPACE DE CONNEXION ET DE PARAMÉTRAGE DU COMPTE...................................................................................... 4
CADRE « S’INFORMER SUR LE RÈGLEMENT » ............................................................................................................. 5
CADRE « FORMULER UNE DEMANDE D’URBANISME NUMÉRIQUE » ......................................................................... 6
CADRE « SUIVRE MES DEMANDES D’URBANISME » ................................................................................................... 7
DESCRIPTION DE LA TÉLÉPROCÉDURE ................................................................................................................... 9
DÉPOSER UN DOSSIER ................................................................................................................................................ 9
BLOC « FORMULER » : ÊTRE GUIDÉ........................................................................................................................... 11
QUELQUES EXEMPLES D’AIDE À LA SAISIE… ............................................................................................................. 13
BLOC « JOINDRE » : PIÈCES JUSTIFICATIVES OBLIGATOIRES ET FACULTATIVES ........................................................ 15
BLOC « SAISIR D’AUTRES DEMANDEURS » : .............................................................................................................. 16
SAUVEGARDER LA DEMANDE ................................................................................................................................... 17
TRANSMETTRE LA DEMANDE ................................................................................................................................... 18
ÊTRE INFORMÉ DE L’AVANCÉE DE MON DOSSIER : TRAÇABILITÉ DES ÉCHANGES .................................................... 20
COMPLÉTER LE DOSSIER ........................................................................................................................................... 22
AVOIR ACCÈS A TOUTES LES PIÈCES DU DOSSIER, LES COURRIERS, LES ARRÊTÉS… .................................................. 25
POUVOIR ÉCHANGER AVEC LE SERVICE EN CHARGE DU DOSSIER ............................................................................ 26
EXPORTER LE FORMULAIRE ...................................................................................................................................... 26
DÉLAI D’INSTRUCTION .............................................................................................................................................. 27
DÉCISION .................................................................................................................................................................. 27
TRAVAUX .................................................................................................................................................................. 28
MODIFICATIF............................................................................................................................................................. 29 Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
Guide d’utilisation du module SVES
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DESCRIPTION DE L’INTERFACE
Espace de connexion et de
paramétrage du compte
Cadre « S’informer sur le
règlement »
Cadre
« Formuler une
demande
d’urbanisme
numérique »
Cadre « Suivre
mes demandes
d’urbanisme »
Voici les 5
éléments de
l’interface GNAU
SVES.
Les détails à
partir de la page
suivante…
Cadre contenant les
CGU, les
informations RGPD
et autres… Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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ESPACE DE CONNEXION ET DE PARAMÉTRAGE DU COMPTE
Différentes méthodes d'authentification
Le bouton Connexion situé en haut à droite de l’écran permet de se connecter à son compte.
3 modes de connexion sont disponibles :
1) FranceConnect : méthode sécurisée d’authentification mise en place par l’État.
2) Par l’intermédiaire d’un compte créé directement sur le guichet numérique.
3) Par l’utilisation d’un compte issu du portail citoyen de la collectivité.
Paramètres du compte
Une fois connecté, l’icône de connexion « » se colore en vert : « » et permet d’accéder aux Paramètres du compte.
Dans l’espace Utilisateur, le renseignement de certaines informations est obligatoire. Cette obligation est matérialisée par l’apparition d’un message d’erreur indiquant les informations manquantes.
À noter : Une personne morale ne peut pas utiliser l’authentification par
FranceConnect qui est réservée aux personnes physiques.
À noter : En fonction des paramètres
déterminés par la collectivité les options de
connexion peuvent différer. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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Espace Confidentialité : Les informations renseignées dans cet espace seront utilisées lors de la formulation d’une demande d’urbanisme afin de préremplir certains champs relatifs aux informations personnelles.
Recevoir un mail à chaque connexion : cette option permet d’obtenir un e-mail attestant la connexion au guichet numérique : « Connexion au Guichet numérique le JJ/MM/AAAA à HH:MM:SS ».
Modifier le mot de passe : Espace de mise à jour du mot de passe conforme aux normes de sécurité.
CADRE « S’INFORMER SUR LE RÈGLEMENT »
Dans le cadre S’informer sur le règlement sont présents des boutons permettant l’accès aux informations concernant les divers règlements, zonages applicables à la collectivité et sur les notes d’urbanisme.
Règlement
Ce bouton permet de consulter les règlements du document de planification de l’urbanisme en vigueur sur la collectivité : Plan local d’urbanisme (PLU), Plan local d’urbanisme intercommunal (PLUi), Plan d’occupation des sols (POS).
Zonage
Ce bouton permet de consulter le plan des différentes zones d’urbanisme figurant au document de planification de l’urbanisme en vigueur sur la collectivité (PLU, PLUi, POS).
Note d’urbanisme
Ce bouton permet de consulter les modalités d’obtention d’une note de renseignement d’urbanisme (NRU) Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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CADRE « FORMULER UNE DEMANDE D’URBANISME NUMÉRIQUE »
Le cadre Formuler une demande d’urbanisme numérique est dédié à la création
d’un dossier de demande d’autorisation d’urbanisme, on peut y créer des dossiers
et trouver l’aide nécessaire à cette création.
Aide à la définition du dossier
Ce bouton permet de consulter les informations servant à déterminer le type de dossier à déposer selon les caractéristiques du projet
d’urbanisme.
Informations sur la saisie du dossier
Ce bouton permet de consulter les préconisations de saisie d’un dossier, tel que les formats de fichier joint acceptés, ou leur taille maximale.
Demander un rendez-vous
Ce bouton permet de consulter les modalités de contact et de prise de rendez-vous avec le service instructeur.
Formuler une demande d’urbanisme
Les boutons permettent de lancer la création d’un nouveau dossier.
Chaque bouton concerne un type de dossier dont le nom complet est disponible dans une info-bulle.
Pour pouvoir accéder à la création de dossier il faut nécessairement être connecté, si ce n’est pas le cas une fenêtre de connexion s’ouvre lors du clic sur un de ces boutons.
Une liste déroulante permet le cas échéant de choisir la commune de dépôt. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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CADRE « SUIVRE MES DEMANDES D’URBANISME »
Le cadre Suivre mes demandes d’urbanisme permet de faire le suivi des demandes déposées ou en cours de dépôt/saisie. Les informations présentes dans ce cadre ne sont
visibles qu’une fois connecté.
Chaque dossier est représenté sous la forme d’une vignette dans laquelle sont indiquées quelques informations sur la demande :
o Une carte permettant de localiser l’emplacement du dossier
o Le statut de la demande (En cours de saisie, transmise, complète, …)
o La date de création du dossier
o Le numéro de la demande
o Le numéro du dossier (pour un dossier réceptionné par le service instructeur) o Le nom du demandeur
o L’adresse du terrain
o Une courte description du projet
Supprimer une demande
Le bouton Supprimer permet de supprimer une demande en cours de saisie. Cette suppression n’est possible que lorsque la demande est
en cours de saisie sans jamais avoir été transmise. Une fois transmise, la suppression devient impossible.
Modifier un dossier
Le bouton Modifier permet d’éditer une demande. La modification est possible tant que le dossier n’a pas été transmis ou lorsqu’il est
incomplet. En cas d’incomplétude, le centre instructeur sera en mesure de le notifier.
Voir un dossier
Le bouton Consulter permet de consulter une demande déjà transmise et d’échanger avec le service en charge du dossier concernant des
évènements tels que des annulations, des demandes de prorogation … Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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Historique de la demande
Le bouton Historique permet de consulter l’historique horodaté des échanges avec le centre instructeur : accusés d’enregistrement, de
réception, notifications, ainsi que tous les documents : courriers, arrêtés …
Consulter les documents transmis par le service en charge du dossier
Le bouton Documents, permet de visualiser les documents transmis par le service Instructeur. (Ils sont visibles également à partir de l’historique et de la consultation du dossier).
En fonction du type de dossier et de l’avancée de l’instruction, d’autres boutons sont disponibles, notamment pour déposer : • Un modificatif,
• Une DOC,
• Une DAACT,
À noter : l’aspect de la vignette, les informations qui y
figurent et les boutons accessibles évoluent tout au long de la
vie du dossier… Ces éléments sont détaillés dans les chapitres
suivants. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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DESCRIPTION DE LA TÉLÉPROCÉDURE
DÉPOSER UN DOSSIER
Après avoir cliqué sur le bouton correspondant au type de dossier que l’on souhaite déposer ; deux méthodes de dépôt sont disponibles :
…soit utiliser le formulaire du GNAU… … ou alors importer un formulaire prérempli…
Utiliser les flèches
et le navigateur
de pages pour
parcourir le
formulaire
remplissable en
ligne…
… ou cliquer sur le
bouton « Importer
le dossier » afin
d’y intégrer le
Cerfa prérempli.
À noter : en cas d’import, un premier contrôle est effectué sur le type du Cerfa, l’adresse du terrain
en fonction de la commune de dépôt et l’identité du déposant… Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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Focus sur la structure du dossier
Le bloc « Synthèse » : donne accès, tout au long de la vie du dossier, aux dates et évènements
de ce dernier, ainsi que le statut en cours.
Le bloc « Formuler » : donne accès au Cerfa pour la saisie des éléments déclaratifs grâce à des
outils d’aide à la saisie et divers assistants.
Le bloc « Joindre » : donne accès à la liste des pièces justificatives obligatoires qui sont pré-
cochées dans le CERFA et ne peuvent pas être désactivées. On peut
également y ajouter toutes les pièces jugées nécessaires à l’étude du
dossier.
Le bloc « Saisir » : permet d’ajouter d’autres demandeurs, qui recevront dans leur boîte
mail toutes les notifications relatives à l’instruction du dossier. Si le
destinataire du mail ne possède pas de compte GNAU, il recevra un
mail d’activation. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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BLOC « FORMULER » : ÊTRE GUIDÉ
Quelle que soit la méthode choisie pour le dépôt, des outils d’aide à la saisie sont activés afin de guider l’utilisateur. Il s’agit de : • contrôles de cohérence des éléments déclaratifs,
• contrôle de la présence des pièces obligatoires à joindre au dossier en fonction de son type et de ses caractéristiques spécifiques, • liste des pièces facultatives à ajouter en fonction d’éléments contextuels du projet.
Deux déclencheurs possibles de l’aide à la saisie :
À noter : Le volet d’aide à la saisie
s’affiche à gauche de l’écran.
Un clic sur « Transmettre ma
demande » appelle l’affichage
d’un message de « Saisie
insuffisante : transmission
impossible » en cas
d’incohérences déclaratives ou
pièces manquantes…et appelle
l’affichage d’un volet d’aide à la
saisie.
Un clic sur « Vérifier ma saisie »
affiche également le volet d’aide à
la saisie.
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Focus sur le volet d’aide à la saisie :
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→ Actualiser les erreurs : permet de mettre à jour la liste
des erreurs à corriger au fur et à mesure que l’on
complète le dossier…
→ Fermer la vérification : permet de fermer le volet d’aide
à la saisie qui sera remplacé par un navigateur de
pages…
→ Aller vers une information obligatoire à fournir ou une
incohérence déclarative. Ces erreurs bloquantes, en rouge,
empêchent la transmission de la demande tant qu’elles
n’ont pas été corrigées. Dans le Cerfa, un liseré rouge
entoure également les champs contenant des erreurs.
→ Aller vers une pièce facultative dont il convient de
vérifier la pertinence en fonction des spécificités du
projet. (affichée sur fond jaune)
→ Aller vers des informations à renseigner dont la présence
est facultative. Dans le Cerfa, un liseré orange entoure
également les champs contenant ces informations
facultatives.
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QUELQUES EXEMPLES D’AIDE À LA SAISIE…
Assistant saisie d’adresse
Assistant de saisie des références cadastrales
Un assistant de saisie est disponible à chaque bloc de saisie d’adresse…
… si l’adresse n’est pas trouvée, il est toujours possible de faire une saisie indépendante de
l’assistant, en cliquant sur « Je ne trouve pas mon adresse ».
À noter : Dans le cadre destiné à la saisie de l’adresse du projet, l’assistant
est paramétré pour proposer les adresses concernées par le périmètre de la
commune choisie au moment du dépôt.
Lorsque l’on clique sur un champ
du cadre « Références
cadastrales » …
Un assistant permet de renseigner
les différentes parcelles
concernées…
À noter : La superficie totale du bien est recalculée en fonction des éléments
recueillis dans l’assistant de saisie des références cadastrales. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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Assisant de saisie du montant des commissions
Lorsque l’on clique sur un champ
du cadre « Références
cadastrales »…
Un assistant permet de renseigner le détail des montants
de la commission .
À noter : Le montant total de la commission est calculé et inscrit sur le
Cerfa dans le champ « Si commission, montant ». Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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BLOC « JOINDRE » : PIÈCES JUSTIFICATIVES OBLIGATOIRES ET FACULTATIVES
Le bouton
« Ajouter une
autre pièce »
permet d’ajouter
des pièces
complémentaires
aux pièces
obligatoires.
À noter : Les pièces justificatives obligatoires sont pré-cochées dans le CERFA et ne
peuvent pas être désactivées. Leur ajout est obligatoire afin de pouvoir transmettre
la demande.
Le format et la taille des fichiers acceptés sont indiqués au-dessus de la liste des
pièces. Ces éléments sont issus des choix de paramétrage de la commune.
Taille : En cas de pièce qui dépasse le format accepté, le GNAU propose une
réduction de la taille de la pièce afin qu’il soit possible de la transmettre.
Format : En cas de format autre que ceux acceptés par la commune,
utiliser le bouton « Ajouter une autre pièce ».
Toutes les pièces
obligatoires sont
listées.
Le bouton permet
d’ajouter les fichiers
constitutifs de la pièce.
Le bouton permet
d’avoir les informations
nécessaires concernant
la pièce. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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BLOC « SAISIR D’AUTRES DEMANDEURS » :
Cliquer sur le
bouton pour
chaque nouveau
codemandeur à
ajouter.
Cliquer sur la croix
pour supprimer
un codemandeur.
À noter : il est important de renseigner
l’adresse mail de chaque codemandeur
afin qu’ils soient destinataires des
notifications de l’administration et qu’il
leur soit possible de créer un compte sur
le GNAU. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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SAUVEGARDER LA DEMANDE
La sauvegarde est possible à
tout moment : un message
de confirmation s’affiche.
À noter :
• les données sont sauvegardées à intervalles réguliers,
• un clic sur le bouton « Retour » présuppose une sauvegarde automatique,
• en cas de coupure inattendue de la connexion, ou de fermeture de navigateur en cours de saisie, une proposition
de récupération des données est proposée à la reconnexion.
À noter :
✓ La demande a le statut « Votre demande est en cours de saisie ».
✓ Le bouton « Supprimer » est disponible avant transmission.
✓ Le bouton « Modifier » permet de continuer la modification puis de
transmettre.
✓ La demande porte un numéro : il ne s’agit pas encore d’un numéro
de dossier. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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TRANSMETTRE LA DEMANDE
Permet de déposer le dossier auprès de la commune.
Une fenêtre permet d’ajouter des commentaires à la
transmission et l’acceptation des conditions générales
d’utilisation est obligatoire.
A noter :
• L’activation de la possibilité de transmettre
est subordonnée aux vérifications de saisie : si
le volet de vérification affiche « Pas d’erreur à
corriger ».
• Lorsque la demande est transmise, un message
de confirmation informe qu’un Accusé
d’Enregistrement Electronique est délivré pour
ce dépôt. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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À noter :
✓ La demande a le statut « Votre demande a été transmise »
✓ Le bouton « Supprimer » n’est plus disponible.
✓ Le bouton « Modifier » a été remplacé par le bouton « Consulter »
✓ La demande porte un numéro : il ne s’agit pas encore d’un numéro
de dossier.
✓ Le bouton « Historique » permettra de connaître la date et l’heure
de la prise en charge. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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ÊTRE INFORMÉ DE L’AVANCÉE DE MON DOSSIER : TRAÇABILITÉ DES ÉCHANGES
Les flux d’échanges entre le déposant, les codemandeurs, la commune et les services instructeurs se fait selon 3 dispositifs qui constituent le formalisme de la
téléprocédure :
Chaque dépôt est tracé par une notification par mail :
o Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE)
Après transmission de la demande, et à chaque dépôt (pièces, évènements, DOC, DAACT…) un Accusé d’Enregistrement Électronique (AEE) est envoyé à
l’adresse électronique enregistrée. Il mentionne la date de réception de l’envoi sur le guichet ainsi que le numéro de la demande. Si, cet accusé d’envoi
électronique (AEE) n’est pas fourni dans le délai d’un jour ouvré, l’usager doit considérer que sa demande n’a pas été prise en compte pour défaut de
fonctionnement de son adresse électronique.
o Accusé de réception électronique (ARE) à chaque prise en charge par la commune des éléments déposés
Suite à l’AEE, le service instructeur de la marie dispose d’un délai de 10 jours ouvrés pour fournir un Accusé de Réception Électronique (ARE). Ce dernier
contient le numéro de dossier, la date de réception atteste la bonne réception du dossier (ou pièces, évènements, DOC, DAACT…) auprès du service
instructeur. Attention ce mail ne préjuge pas de la complétude du dossier.
o Notification à chaque point d’étape de l’instruction, de la décision et des étapes après décision.
Exemple d’AEE de
dépôt de dossier.
Exemple d’ARE de
dépôt de dossier :
la demande ayant
été prise en
charge par la
commune, le
numéro de
dossier est
communiqué. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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Chaque étape du dossier est notifiée par un changement de statut du dossier : mise à jour de la vignette et de la synthèse du dossier.
Chaque étape est tracée dans l’historique de la demande :
À gauche : une
demande
transmise.
À droite : une
demande prise en
charge par la
commune car un
numéro de
dossier lui a été
attribué.
À noter :
✓ Les échanges avec le service
en charge du dossier seront
tracés et horodatés dans
cet historique.
✓ C’est dans l’historique
également que tous les
documents transmis
(incomplétudes, délais,
décisions…) sont stockés. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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COMPLÉTER LE DOSSIER
Après la prise en charge d’une demande par le centre Instructeur, les informations et pièces transmises sont vérifiées. Dans certaines situations des ajustements peuvent
être demandés :
Cerfa incomplet,
Cerfa mal rempli,
Pièces manquantes,
Pièces insuffisantes (mauvais document, illisibilité …)
Toute éventuelle incomplétude est communiquée par voie électronique. Après notification il faut de nouveau se rendre sur le guichet numérique afin de compléter la demande
dans le délai imparti ; mentionné dans le courriel et repris sur le GNAU : (voir image ci-dessous) :
• Sur la vignette,
• Dans l’historique,
• Eventuellement dans le courrier d’incomplétude présent dans le bouton « Documents ».
À noter :
Le statut de la vignette a été mis à
jour par une notification
d’incomplétude.
Trois boutons sont disponibles.
Voir les détails en page suivante…
1
2
3 Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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Cliquer d’abord sur le bouton
« Documents », pour accéder aux
éventuelles pièces jointes transmises
par le service en charge du dossier.
1
2
Cliquer ensuite sur « Historique » pour
relire le mail de notification (un
deuxième accès aux pièces jointes est
disponible). Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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3
Cliquer ensuite sur « Modifier » afin
de compléter le dossier en fonction
des indications du service instructeur.
Un autre accès au courrier
d’incomplétude est disponible… Cliquer ici pour remplacer le fichier.
Cliquer sur « Transmettre la
demande » lorsque toutes les pièces
entourées de rouge ont été
remplacées ou ajoutées (dans le cas
de pièces manquantes). Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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AVOIR ACCÈS A TOUTES LES PIÈCES DU DOSSIER, LES COURRIERS, LES ARRÊTÉS…
À retenir :
Comme nous l’avons vu précédemment, à chaque notification du service en charge du dossier,
les pièces jointes sont accessibles de manière ponctuelle grâce au bouton « Documents » au
moment de la transmission.
Mais pour une consultation à posteriori de toutes les notifications et leurs pièces jointes, c’est
le bouton « Historique » qui présente le « fil d’Ariane » de la vie du dossier.
À gauche les
notifications du
service
instructeur…
À droite les
dépôts et
évènements du
déposant. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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POUVOIR ÉCHANGER AVEC LE SERVICE EN CHARGE DU DOSSIER
Outre les échanges formalisés, un bouton « Demandes à la commune » est disponible afin de contacter les services en charge du dossier d’un évènement spécifique tel
qu’une annulation, une demande de prorogation, une demande de certification de non-opposition…
EXPORTER LE FORMULAIRE
A noter :
La liste des actions possibles (demander une
annulation, une prorogation, un certificat de
non-opposition…) est subordonnée au statut
du dossier.
Choisir une action à dans a liste
Permet d’exporter un CERFA rempli dans
le guichet au format PDF.
Il possible de choisir de télécharger
l’ensemble des pièces complémentaires
ajoutées pour compléter la demande.
À noter :
L’ensemble des fichiers est regroupé dans une archive
(Demande.zip) et enregistré à l’endroit désigné sur
l’ordinateur de l’utilisateur. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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DÉLAI D’INSTRUCTION
Les délais d’instruction sont notifiés par mail et leur traçabilité est disponible dans l’historique du dossier. En fonction des consultations nécessaires au traitement du dossier,
les délais de droit commun peuvent-être modifiés.
DÉCISION
Après analyse du dossier le centre instructeur du dossier émet une décision. Les natures de décision varient en fonction du type de dossier.
Complétude et
délais…
Quelques
exemples de
décisions… Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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TRAVAUX
DÉCLARATION D’OUVERTURE DE CHANTIER (DOC)
Lors de l’acceptation d’un Permis de Construire (PC, PCMI) ou d’un Permis d’Aménager (PA), le dépôt d’une Déclaration d’Ouverture de Chantier (DOC) est obligatoire et permet de signaler le commencement des travaux. Elle doit être faite dès l’ouverture du chantier.
DÉCLARATION ATTESTANT L’ACHÈVEMENT ET LA CONFORMITÉ DES TRAVAUX (DAACT) Lors de l’acceptation d’un Permis de Construire (PC, PCMI), Permis d’Aménager (PA) ou d’une Déclaration Préalable (DP, DPMI, DPLT) le dépôt d’une Déclaration Attestant l’Achèvement et la Conformité des Travaux est obligatoire et permet de signaler la fin des travaux.
À retenir : Les dépôts de DOC et de DAACT
génèrent les mêmes envois de mails que le dépôt
initial de la demande et des pièces
complémentaires : AEE, ARE,
complétude/incomplétude…
Cliquer sur le
bouton DAACT,
puis confirmer
afin de saisir le
Cerfa et pouvoir le
transmettre.
Cliquer sur le
bouton DOC, puis
confirmer afin de
saisir le Cerfa et
pouvoir le
transmettre. Guichet numérique des autorisations d’urbanisme
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MODIFICATIF
Une fois un permis délivré, durant sa période de validité et tant qu’aucune DAACT n’a été déposée, il est possible de déposer un Permis Modificatif.
Cliquer sur le
bouton
MODIFICATIF, puis
confirmer afin de
saisir le Cerfa et
pouvoir le
transmettre.