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Thèmes du document : Consommateurs, Institutions publiques, Justice et droit,
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ENTRE
LE REPRESENTANT DE L’ÉTAT ET
LA COMMUNE DE SAINT-ANDRÉ
POUR LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE DES ACTES
AU REPRESENTANT DE L’ÉTAT
SOMMAIRE
PREAMBULE ......................................................................................................................................... 3
1) PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION........................................................................................ 3
2) PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR ............................................................................ 3
2.1. L’opérateur de transmission et son dispositif ...........................................................................3
2.2. Identification de la collectivité .................................................................................................4
3) ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE ......................... 4
3.1. Clauses nationales ....................................................................................................................4
3.1.1. Organisation des échanges ...............................................................................................4
3.1.2. Signature ......................................................................................................................... 4
3.1.3. Confidentialité ................................................................................................................. 4
3.1.4. Interruptions programmées du service ............................................................................ 5
3.1.5. Suspension et interruption de la transmission électronique [collectivités non soumises à l’obligation de transmission par voie électronique en application de la loi NOTRe] ............... 5
3.1.6. Preuve des échanges ........................................................................................................ 5
3.2. Clauses locales ........................................................................................................................ 5
3.2.1. Classification des actes par matières ............................................................................... 5
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Date de réception préfecture : 10/10/2023 Convention entre La Préfecture de la Réunion et La Commune de Saint-André pour la transmission électronique des actes au représentant de l’État
2
3.2.2. Support mutuel ................................................................................................................ 6
3.3. Clauses relatives à la transmission électronique des documents budgétaires sur l’application Actes budgétaires ........................................................................................................................... 6
3.3.1. Transmission des documents budgétaires de l’exercice en cours ................................... 6
3.3.2. Documents budgétaires concernés par la transmission électronique .............................. 6
4) VALIDITE ET MODIFICATION DE LA CONVENTION ......................................................................... 6
4.1. Durée de validité de la convention .......................................................................................... 6
4.2. Modification de la convention ................................................................................................ 6
4.3. Résiliation de la convention [collectivités non soumises à l’obligation de transmission par voie électronique en application de la loi NOTRe] ........................................................................ 7
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PREAMBULE
Vu la Constitution du 4 octobre 1958 et notamment son article 72 ;
Vu le code général des collectivités territoriales ;
Vu le code des relations entre le public et l’administration ;
Vu la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales ;
Vu la loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République ;
Vu le décret n° 2016-146 du 11 février 2016 relatif aux modalités de publication et de transmission, par voie écrite et par voie électronique, des actes des collectivités territoriales et des établissements publics de coopération intercommunale ;
Vu le décret n°2005-324 du 7 avril 2005 relatif à la transmission par voie électronique des actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité et modifiant la partie réglementaire du code général des collectivités territoriales ;
Vu l’arrêté du 26 octobre 2005 portant approbation d’un cahier des charges des dispositifs de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et fixant une procédure d’homologation de ces dispositifs ; Vu la délibération en date du …………. autorisant la signature de la convention
Conviennent de ce qui suit.
La présente convention a pour objet de fixer les modalités des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité et de l’obligation de transmission,
À cette fin, elle établit les engagements des parties visant à assurer l’intégrité des informations échangées ainsi que les modalités de ces échanges pour qu’ils soient substitués de plein droit aux modes d’échanges de droit commun.
1) PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION
La présente convention est passée entre :
1) La préfecture de la Réunion représentée par le Préfet, Monsieur Jérôme FILIPPINI, ci-après
désignée : le « représentant de l’État ».
2) Et La Commune de Saint-André, représentée par son Maire, Monsieur Joé BEDIER ci-après désignée : la « collectivité ». Pour les échanges effectués en application de la présente convention, la collectivité est identifiée par les éléments suivants :
Numéro SIREN : 219740099
Nom : Commune de Saint-André
Nature : Commune
Code Nature de l’émetteur : 3-1
Arrondissement de la « collectivité » : 3
2) PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR
2.1. L’opérateur de transmission et son dispositif
Pour recourir à la transmission électronique, la collectivité s’engage à utiliser le dispositif suivant : L’association Adullact chargée de la transmission électronique des actes de la collectivité, en vertu d’un marché signée le 12 juin 2020.
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• Nom du dispositif : S2LOW.
• Date de 1ere homologation 22 janvier 2007 (dernière ré-homologation : 3 septembre 2019).
• Nom de l’opérateur : ADULLACT (Association des Développeurs et Utilisateurs de Logiciels Libres pour les Administrations et les Collectivités Territoriales).
2.2. Identification de la collectivité
Afin de pouvoir être dûment identifiée ou, à défaut, pour pouvoir identifier les personnes chargées de la transmission, la collectivité s’engage à faire l’acquisition et à utiliser des certificats d’authentification conformément aux dispositions du cahier des charges de la transmission prévu à l’article 1er de l’arrêté du 26 octobre 2005 susvisé.
3) ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE
3.1. Clauses nationales
3.1.1. Organisation des échanges
Article 1. La collectivité s’engage à transmettre au représentant de l’État les actes mentionnés à l’article L 2131-2 du CGCT) et les actes demandés par ce dernier en vertu des dispositions de l’alinéa 2 de l’article L 2131-3 du CGCT.
Un accusé de réception électronique est délivré automatiquement pour chaque acte. Il atteste de la réception de ces derniers par le représentant de l’État.
Article 2. La collectivité s’engage à transmettre, dans la mesure de ses facultés, les actes sous forme électronique au format natif. Si cela est impossible, elle peut transmettre ces actes numérisés.
La transmission concurrente d’un acte sous forme papier et sous forme électronique est interdite.
Dans l’hypothèse d’une impossibilité technique de transmettre un acte par voie électronique, la collectivité peut le transmettre sur support papier ou par tout autre moyen préalablement accepté par le représentant de l’État.
3.1.2. Signature
Article 3. La collectivité s’engage à ne faire parvenir par voie électronique que des actes existants juridiquement dont elle est en mesure de produire un exemplaire original signé, de façon manuscrite ou électronique.
Elle mentionne sur les actes transmis par voie électronique le prénom, le nom et la qualité du signataire.
Article 4. La collectivité s’engage à ne pas scanner des actes à seule fin d’y faire figurer la reproduction de la signature manuscrite du signataire, la valeur d’une signature manuscrite numérisée étant quasi nulle.
Article 5. Lorsque cela est possible, la collectivité transmet des actes signés électroniquement dans les conditions prévues à l’article L. 212-3 du code des relations entre le public et l’administration.
3.1.3. Confidentialité
Article 6. La collectivité ne peut diffuser les informations fournies par les équipes techniques du ministère de l’Intérieur permettant la connexion du dispositif à ses serveurs pour le dépôt des actes autres que celles rendues publiques par les services de l’État.
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Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu’elles soient protégées d’actions malveillantes.
Article 7. La collectivité s’assure que les intermédiaires techniques impliqués dans ses échanges avec les services préfectoraux respectent également les règles de confidentialité et qu’ils ne sous-traitent pas indûment certaines de leurs obligations à un autre opérateur.
3.1.4. Interruptions programmées du service
Article 8. L’accès électronique à l’infrastructure technique du ministère de l’Intérieur pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. Le représentant de l’État s’engage à ce que l’équipe technique du ministère de l’Intérieur avertisse les « services supports » des opérateurs de transmission des collectivités trois jours ouvrés à l’avance.
En cas d’interruption de l’accès à l’infrastructure technique pour cause de maintenance, il appartient à la collectivité d’attendre le rétablissement du service pour transmettre ses actes par voie électronique.
3.1.5. Suspension et interruption de la transmission électronique
[collectivités non soumises à l’obligation de transmission par voie
électronique en application de la loi NOTRe]
Article 9. Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, les parties peuvent suspendre l’application de la présente convention à tout moment.
Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit à l’autre partie. Cette notification doit intervenir au moins un mois avant la prise d’effet de la décision.
À compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont échangés dans les conditions de droit commun. La collectivité peut demander au représentant de l’État l’autorisation de mettre fin à la suspension. La demande doit être formulée par écrit et préciser la date à laquelle la collectivité souhaite utiliser à nouveau la transmission électronique. Le représentant de l’État s’engage à accuser réception de cette demande et à indiquer à la collectivité la date à compter de laquelle les envois dématérialisés sont à nouveau acceptés.
En cas d’absence de volonté exprimée de reprise des relations contractuelles dans le cadre de la présente convention à l’issue d’une année franche à compter de leur suspension, la convention devient caduque.
3.1.6. Preuve des échanges
Article 10. Les parties à la présente convention s’engagent à reconnaître la validité juridique des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité.
Les accusés de réception délivrés par les infrastructures techniques du ministère de l’Intérieur et de l’opérateur de transmission attestent de la réception des échanges intervenus dans les procédures du contrôle de légalité et du contrôle administratif.
3.2. Clauses locales
3.2.1. Classification des actes par matières
Article 11. La collectivité s’engage à respecter la nomenclature des actes en vigueur dans le département, prévoyant la classification des actes par matières, utilisée dans le contrôle de légalité dématérialisé et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée.
La classification des actes en vigueur dans le département comprend deux niveaux.
La classification nationale, constituée de deux niveaux et précisée dans le cahier des charges précité, est utilisée dans le cadre de la présente convention.
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3.2.2. Support mutuel
Article 12. Dans l’exécution de la présente convention, les parties ont une obligation d’information mutuelle.
3.3. Clauses relatives à la transmission électronique des documents
budgétaires sur l’application Actes budgétaires
3.3.1. Transmission des documents budgétaires de l’exercice en cours
Article 13. La transmission des documents budgétaires doit porter sur l’exercice budgétaire complet.
Article 14. Le flux qui assure la transmission de l’acte budgétaire comporte, dans la même enveloppe, le document budgétaire ainsi que la délibération qui l’approuve.
Article 15. Le document budgétaire est transmis sous la forme d’un seul et même fichier dématérialisé au format XML conformément aux prescriptions contenues dans le cahier des charges mentionné à l’article 1er de l’arrêté du 26 octobre 2005 susvisé.
La dématérialisation des budgets porte à la fois sur le budget principal et sur les budgets annexes.
À partir de la transmission électronique du budget primitif, tous les autres documents budgétaires de l’exercice doivent être transmis par voie électronique.
Article 16. Le flux XML contenant le document budgétaire doit avoir été scellé par l’application TotEM ou par tout autre progiciel financier permettant de sceller le document budgétaire transmis.
3.3.2. Documents budgétaires concernés par la transmission
électronique
Article 17. La transmission électronique des documents budgétaires concerne l’intégralité des documents budgétaires de l’ordonnateur.
4) VALIDITE ET MODIFICATION DE LA CONVENTION
4.1. Durée de validité de la convention
Article 18. La présente convention prend effet le jour de la signature et a une durée de validité d’un an,
Elle est reconduite d’année en année, par reconduction tacite.
4.2. Modification de la convention
Article 19. La présente convention remplace la convention antérieure de Janvier 2009, signé suite à la DCM du 15 Décembre 2008.
Article 20. Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses peuvent être modifiées par avenants.
Article 21. Dans l’hypothèse où les modifications apportées au cahier des charges de la transmission des actes auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d’une concertation entre le représentant de l’État et la collectivité avant même l’échéance de la convention.
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4.3. Résiliation de la convention [collectivités non soumises à l’obligation de transmission par voie électronique en application de la loi NOTRe]
Article 22. Sous réserve des dispositions de la loi du 7 août 2015 susvisée, la collectivité peut résilier la présente convention à tout moment.
Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit au représentant de l’État. Cette notification doit intervenir au moins trois jours avant la prise d’effet de la décision.
À compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont échangés dans les conditions de droit commun.
En deux exemplaires originaux Fait à Saint-André le
LE PREFET, LE MAIRE
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