unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 1033 Louage de choses Salle de reunion CCVH

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unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 1033 Louage de choses Salle de reunion CCVH Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 1033 Louage de choses Salle de reunion CCVH)Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Justice et droit, République Française

Département de l'Hérault

COMMUNAUTÉ DE COMMUNES VALLÉE DE L'HÉRAULT

et

DÉLIBÉRATION DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE - Réunion du : lundi 7 juillet 20 14 Pt D on ot P

LOUAGE DES CHOSES : CONDITIONS ET TARIFS (2)

SALLES DE RÉUNION DE LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES VALLÉE DE L'HÉRAULT.

Le Conseil communautaire de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault s'est réuni ce jour, lundi 7 juillet 2014 à 18h00 à la Salle du Conseil communautaire, sous la présidence de M. Louis VILLARET, Président de la communauté de communes.

Etgient présents ou

représentés :

M. Philippe SALASC, M. Georges PIERRUGUES, M. Michel SAINTPIERRE, M. Maurice DEJEAN, M. René GOMEZ, M. Gérard CABELLO, Mme Marie-Agnès VAILHE-SIBERTIN-BLANC, M. Louis VILLARET, Mme Martine BONNET, Mme Agnès CONSTANT, M. Jean-Pierre BERTOLINI, Monsieur Christian VILOING, Madame Béatrice

WILLOQUAUX, Mme Florence QUINONERO, Mme Nicole MORERE, M. Bernard GOUZIN, M. David CABLAT, Monsieur Marcel CHRISTOL, Madame Michèle LAGACHERIE, Madame Lucie TENA, Monsieur Jean-Luc DARMANIN, Madame Véronique NEIL, Madame Isabelle ALIAGA, Madame Marie-Hélène SANCHEZ, Monsieur

Olivier SERVEL Monsieur Jean-François SOTO, Monsieur Jean-André AGOSTINI, Monsieur Guy-Charles AGUILAR, Madame Béatrice NEGRIER, Madame Marie-Françoise NACHEZ -Mme Monique FLORES suppléant de M. Jean-Claude MARC, M. Sébastien LAINE suppléant de Monsieur Jean-Claude CROS, Monsieur Yves KOSKAS suppléant de Monsieur Stéphane SIMON

M. Daniel REQUIRAND à Mme Florence QUINONERO, M. Jacky GALABRUN à M. Louis VILLARET, Monsieur

Patrick LAMBOLEZ à Monsieur Jean-François SOTO, Madame Amélie MATEO à Monsieur Olivier SERVEL, Monsieur Bernard SALLES à Madame Béatrice NEGRIER, Madame Viviane RUIZ à Madame Marie-Hélène

SANCHEZ, Monsieur Max ROUSSEL à M. Jean-Pierre BERTOLINI, Madame Edwige GENIEYS à Monsieur Marcel CHRISTOL, Monsieur Grégory BRO à M. Michel SAINTPIERRE

Excusés : M. Claude CARCELLER, Mme Anne-Marie BIZEUL, Monsieur Christophe GAUX, Monsieur Alexis PESCHER

absents : M. Philippe MACHETEL, Madame Chantal COMBACAL, Madame Evelyne GELLY

uorum : 25 Présents : 33 Votants : 42 Pour 42

Contre 0

Abstention 0

Agissant conformément aux dispositions des articles du Code général des collectivités territoriales et en particulier ses articles L 52 14-1

Agissant conformément aux dispositions de son règlement intérieur.

Vu le Code général de la propriété des personnes publiques (CG3P) ;

Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT) et notamment l'article L.5211-10 relatif aux délégations de pouvoirs de l'organe délibérant au président de l'Etablissement Public de Coopération Intercommunale ;

Vu la délibération n°954 du 14 avril 2014 relative à l'élection du Président de Communauté de communes Vallée de l'Hérault ;

Vu la délibération n°968 du 14 avril 2014 relative à la délégation de pouvoir donnée au Président pour conclure et réviser des louages de choses tant sur le domaine public que privé de l'établissement dont les conditions et tarifs auront été préalablement fixés par le Conseil communautaire, et ce pour une durée inférieure à 12 ans ;

Considérant qu'en vue de valoriser l'usage des salles de réunions de la communauté de communes, il apparaît opportun de permettre leur mise à disposition au profit de tiers et de partenaires ; que pour ce faire, il convient de définir la procédure et les modalités d'occupation des salles de réunion de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault ;

Considérant que pour la bonne administration de la communauté de communes, il y a lieu de mettre en place un règlement déterminant les conditions tarifaires et d'occupation des salles de réunions de la communauté de communes afin que le président puisse user de la délégation précitée; qu'un formulaire type de réservation est de bonne administration ;

Considérant que pour la valorisation du domaine de la communauté, les autorisations d'occupation des salles de réunion pourraient être accordées à titre onéreux; que toutefois des exonérations pourraient être consenties sous réserve d'une contrepartie suffisante découlant du caractère désintéressé de l’activité pratiquée, de la satisfaction d'un intérêt général et, plus spécifiquement, de l'intérêt pour le territoire qui peut en découler,

Considérant l'opportunité de se prononcer sur les conditions tarifaires et forfaitaires, (comprenant les prestations de maintenance, les charges, le mobilier et le matériel) d'occupation de ces salles,Le Conseil communautaire de la communauté de communes Vallée de l'Hérault, APRES EN AVOIR DELIBERE,

Le quorum étant atteint

DÉCIDE

à l'unanimité des suffrages exprimés,

- d'approuver les termes du règlement ci-annexé définissant les conditions et tarifs d'occupation des salles de réunion de la communauté de communes,

- d'approuver le formulaire type en découlant.

GOMMUNg

Transmission au Représentant de l'Etat

N° 1033 le 10/07/2014

Publication le 10/07/14

Notification le

DÉLIBÉRATION CERTIFIÉE EXÉCUTOIRE

Gignac, le 10/07/14

Identifiant de l'acte : 034-243400694-20140707-Imcl68051-DE-1-I

Le Président de la communauté de communes

Signé : Louis VILLARET

Le Free A dommunauté" de, ammunes

D

S 3ML VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

Réglement d'occupation des salles de réunion

Communauté de communes Vallée de l'Hérault

Contact :

Services Accueil /Secrétariat & Juridique

Communauté de communes Vallée de l'Hérault

2 Parc d'activités de Camalcé

34150 Gignac

26\ VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

Propos introductifs

Vu le Code général de la propriété des personnes publiques ;

Vu le Code général des collectivités territoriales et notamment l’article L.5211-10 relatif aux

délégations de pouvoirs de l'organe délibérant au président de l'Etablissement Public de Coopération

Intercommunale ;

Vu la délibération n°954 du 14 avril 2014 relative à l'élection du président de Communauté de

communes Vallée de l'Hérault

Vu la délibération n°968 du 14 avril 2014 relative à la délégation de pouvoir donnée au président pour conclure et réviser des louages de choses tant sur le domaine public que privé de l'établissement dont les conditions et tarifs auront été préalablement fixés par le Conseil communautaire, et ce pour une durée inférieure à 12 ans ;

Vu l’arrêté n°A2014-1, donnant délégation de signature au Directeur général des services pour les conventions de mise à disposition des salles intercommunales.

La Communauté de communes Vallée de l'Hérault s'étend sur un vaste territoire de 481km’

regroupant 28 communes. Sa population à connu une forte augmentation et s'élève aujourd’hui à plus

de 34 926 habitants.

Constituée en souplesse, avec l'adhésion volontaire des communes, la Communauté de communes

Vallée de l'Hérault a développé au fil du temps ses compétences ainsi que son champ d'action.

Forte de cet enrichissement, la communauté de communes s'est dotée d'un large patrimoine public

et privé sur la quasi-totalité du territoire des communes membres. La diversité des biens et les

différents modes de louages pouvant être mis en œuvre nécessitent de définir un cadre juridique clair

et précis permettant d'améliorer la gestion du domaine et notamment de le valoriser auprès des tiers

et de nos partenaires.

Le présent règlement a vocation à régir la location des salles de réunion de la communauté de communes, pouvant être ponctuellement mises à disposition des tiers et des partenaires. Concernant la gestion des autres biens du domaine, il sera nécessaire de se référer aux autres règlements spécifiques.

Les dispositions suivantes définissent la procédure et les modalités d'occupation des salles de réunion de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault, ci-après désignée «la communauté de communes ». Les bénéficiaires sont ci-après désignés comme « l'utilisateur ».

27 2& VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

Article | - Objet de l'occupation

L'occupation des salles mentionnées ci-après ne peut être accordée à des tiers ou des partenaires que dans le cadre de réunions, séminaires, expositions et exceptionnellement pour des réceptions. Tout regroupement hors réunion professionnelle ayant par exemple pour objet la propagande ou le prosélytisme idéologique, religieux, philosophique, syndical. est interdit. En outre, l'objet des réunions ne doit pas être contraire à l'ordre public, à toute disposition légale et règlementaire en vigueur ou toutes autres dispositions du présent reglement d'occupation.

Peuvent être mises à disposition :

- La salle des commissions dans sa configuration optimale, soit 44m? (24 personnes assises maximum) ;

- La salle des commissions | ou 2 d'une superficie de 22 m2 (10 personnes assises maximum) ; - La salle du conseil d’une superficie de 164m? (150 personnes debout et 70 assises maximum).

Article 2 - Modalités de réservation

2.1 Demande préalable

Toute demande d'autorisation d'occupation des salles de réunion fait l'objet d'une demande préalable adressée au service Accueil/Secrétariat. L'utilisateur se voit alors remettre un formulaire papier/électronique à remplir et à retourner complété et signé au service Accueil/Secrétariat.

2.2 Délais

Pour être valables, les demandes d'occupation des salles de réunion sont effectuées au minimum dans les 10 jours précédant la date prévue de la réunion.

2.3 Pièces à fournir

En plus des documents mentionnés dans le formulaire de réservation, l'utilisateur devra joindre à sa demande toute pièce jugée utile par la communauté de communes.

2.4 Délivrance de l'autorisation

La communauté de communes fera connaître sa décision par tout moyen écrit et dans un délai de 3 jours après réception et instruction du formulaire de réservation.

Sur demande de l'utilisateur, une copie du formulaire rempli et signé par les parties, lui sera remise par le service Accueil/Secrétariat.

Article 3 - Conditions d'occupation

L'utilisateur réalise au préalable l'ensemble des démarches lui permettant d'obtenir les autorisations nécessaires à son occupation et s'engage à respecter le règlement d'occupation des salles de réunion annexé au formulaire.

Les locaux, le matériel et le mobilier sont réputés être mis à disposition propres et en bon état. A ce titre, l'utilisateur s'engage à les utiliser conformément à leur destination.\ VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

En outre, l'utilisateur ne pourra pas, sauf accord exprès de la communauté de communes, procéder à l'affichage de toute sorte à l'intérieur comme à l'extérieur des bâtiments.

Article 4 - Utilisateurs

Peuvent être utilisateurs et bénéficier d'une autorisation les personnes morales de droit public partenaires institutionnels directs, les associations et les entreprises du territoire. Par conséquent, ne sont pas admises toutes autres personnes ne remplissant pas ces conditions et notamment les personnes physiques souhaitant disposer d’une salle pour un usage privé.

L'utilisateur ne pourra, en aucun cas, accorder de sous-occupation, en tout ou partie des salles occupées, sans le consentement exprès et écrit de la communauté de communes. En tout état de cause, l'utilisateur demeurera garant solidaire de son sous-occupant, pour l'exécution des conditions d'occupation des salles.

Article 5 - Droit de priorité

Les salles de réunion sont prioritairement destinées à accueillir les réunions organisées par les services de la communauté de communes. De ce fait, en cas de nécessité absolue d'un ou des services, la réservation de la salle pourra être annulée dans le délai de 7 jours ouvrés précédant la date de la réunion sans qu'aucune indemnité ne puisse être réclamée par l'utilisateur.

Article 6 = Disponibilités

Les salles de réunion sont disponibles du lundi au vendredi aux heures d'ouverture de la communauté de communes, soit de 9 heures à 12 heures et de 14 heures à 17 heures 30. Les utilisateurs ne sont pas autorisés à occuper ou à rester dans les lieux en dehors des horaires susmentionnés, sauf autorisation expresse de la communauté de communes.

Article 7 - Mobiliers et matériels

La communauté de communes laissera à disposition de l'utilisateur uniquement le mobilier et le matériel sollicité dans le formulaire de réservation.

La communauté de communes se charge de la mise en place du mobilier dans les salles ainsi que de l'installation/désinstallation du matériel prêté. Sauf autorisation expresse, l'utilisateur ne pourra pas installer et utiliser son propre mobilier et matériel.

Article 8 - Durée

L'utilisateur doit préciser de manière claire et précise la durée sollicitée. De ce fait, et afin que la communauté de commues puisse s'organiser, l'utilisateur doit indiquer sur le formulaire les horaires de début et de fin de réunion.

Si l'utilisateur souhaite prolonger la durée initiale de l'occupation, il devra en faire la demande auprès du service Accueil! Secrétariat au plus tard un jour avant sa réservation. La communauté de communes se réservant le droit d'accorder ou non cette prolongation au regard des nécessités de service.

En tout état de cause, toute mise à disposition ne peut excéder deux jours consécutifs.

Article 9 - Conditions financières

L'autorisation d'occupation des salles de réunion est par principe accordée à titre onéreux. Le

montant du forfait dû est justement et préalablement déterminé en fonction de la salle et de la durée

29 4Wauer DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

sollicitée par l'utilisateur. Ce coût comprend les prestations de maintenance, les charges, le mobilier

et le matériel. Pour ce faire, le système de forfait suivant est appliqué :

Type de salle Capacité d'accueil Forfait

- 25 €/heure

- 150 personnes - 50€ la demi-journée

Salle du conseil (164m°) debout - 100 € k journée

- 70 personnes - 150 € les deux jours

assises

- 15 €/heure

24 personnes assises - 25 € la demi-journée

Salle des commissions - 50 € la journée

(n°) - 80 € les deux jours

- 10 €/heure

Salle des commissions | - 20€ la demi-journée ou 2 (22m°) 10 personnes assises - 40€ la journée

- 60€ les deux jours

L'utilisateur devra s'acquitter du montant convenu lors de la réception du titre émis par la communauté de communes.

is, l’ ex i its précités, En effet, le caractère desintéresse de l'activité pratiquée, la satisfaction d'un intérêt géneral et, plus spécifiquement, de l'intérêt pour le territoire! qui en découle, peuvent constituer une contrepartie suffisante justifiant l'inapplcation d'un loyer.

En cas de non respect par l'utilisateur de la durée initialement fixée, le temps supplémentaire passé dans la salle de réunion, sera facturé au prix de 25 € / Heure.

En cas de non paiement des sommes dues à quelque titre que ce soit, la communauté de communes se réserve le droit de refuser toute nouvelle demande de réservation.

Article 10 = Assurances

L'utilisateur s'engage à fournir à la communauté de communes une attestation d'assurance pour l'occupation de la salle correspondant au montant total figurant dans le formulaire et couvrant les dommages qui pourraient être causés aux participants, aux locaux, au mobilier et au matériel ainsi qu'une assurance responsabilité civile. Cette attestation devra être jointe au formulaire de réservation.

Tout formulaire de réservation ne présentant pas ladite attestation sera automatiquement rejeté.

Article 1 1 = Responsabilité

L'utdisateur sera personnellement responsable des conséquences dommageables résultant des infractions aux clauses et conditions du présent règlement, de son fait, de celui de ses préposés ou des participants à l'activité proposée.

L'utilisateur répondra des dégradations causées aux locaux, au mobilier et au matériel mis à disposition pendant le temps qu'il en aura là jouissance et commises tant par lui que par ses préposés

* Sous réserve de s'inscrire dans la continuité et en complémentarité des missions exercées par la CCVH dans le cadre de ses statuts (principe de spécialité).

30 5\ VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

ou des participants à l'activité proposée, ou toute personne effectuant des interventions pour son compte.

La communauté de communes conserve seulement la responsabilité des charges incombant au propriétaire.

Article 12 - Respect des consignes de sécurité

Les salles de réunion font parties du siège de la communauté de communes qualifié d'ERP

(établissement recevant du public) de 4ère catégorie type LW. De ce fait, les utilisateurs s'engagent à

respecter et à faire respecter par leurs invités les consignes de sécurité affichées dans le bâtiment,

notamment celles relatives à l'évacuation des locaux en cas de danger et la capacité maximum

d'accueil des salles soit :

- 150 personnes debout ou 70 personnes assises pour la salle du conseil ;

- 24 personnes assises pour la salle des commissions ;

En outre, il est formellement interdit de fumer dans l’ensemble des locaux (décret n°2006-1386 du 15 novembre 2006 applicable depuis le 01.02.2007), de stocker des produits ou matériaux inflammables, de déposer des objets ou tables devant les portes de secours et extincteurs au risque de gêner l'utilisation des moyens de secours.

Il est également interdit de consommer et de stocker de l'alcool dans les lieux mis à disposition et plus généralement dans l'ensemble du bâtiment.

Article 13 = Interdictions et limitations

L'utilisateur s'engage à ne pas perturber la continuité du travail des services. Pour ce faire, il veillera en particulier à limiter le volume sonore produit par ses activités et limiter le flux de passage des participants, ainsi que des préposés dans les parties communes du siège de la communauté de communes.

L'utilisateur ne devra en aucun cas pénétrer dans les autres pièces ne faisant pas l’objet de la mise à disposition. Ainsi, l'accès et la circulation dans les parties du bâtiment abritant les services de la communauté, l'accès aux terrasses ou encore à la cuisine sont strictement interdits. Les toilettes centrales du bâtiment sont les seules à pouvoir être utilisées dans le cadre de la mise à disposition.

L'utilisateur ne peux en aucun cas régler lui même les appareils de température présents dans la salle. En cas de besoin, il doit impérativement se rapprocher des agents techniciens de la communauté de communes.

Si l'utilisateur apporte une collation, celle-ci doit être stockee sur la table située à l'entrée de la salle et réservée à cet effet.

Afin de garantir un accès aux agents sur leur lieu de travail, l'utilisateur veillera à ne pas saturer le parking du Parc d'activités de Camalcé. En effet, le parking étant prioritairement destiné aux agents travaillant sur le site, l'utilisateur fera le nécessaire pour optimiser les modes de transport des participants.

Article 14 - Restitution des lieux

L'utilisateur doit restituer la salle, le mobilier et le matériel propres et en bon état, tels qu'ils lui ont été laissés. Après occupation, un contrôle sera effectué par les agents techniciens de là communauté de communes en présence d’un représentant de l'utilisateur.

31 6\ VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

Si les locaux ne sont pas restitués propres, une prestation de nettoyage sera supportée par l'utilisateur. La facture lui sera envoyée dans un délai d'un mois après restitution des lieux. En cas de détérioration des locaux, du matériel ou du mobilier, une démarche d'indemnisation du préjudice subi par la communauté de communes pourra être engagée auprès de l'assureur de l'utilisateur sans préjudice des recours juridictionnels.

Le cas échéant, la communauté de communes se réserve k possibilité d'interdire toute occupation ultérieure des salles de réunion.

Article 15 - Résiliation et annulation

La communauté de communes peut mettre fin à tout moment et de manière anticipée à la présente convention pour un motif d'intérêt géneral. L'utilisateur peut alors se prévaloir d'un droit à indemnité proportionnel au préjudice subi sur présentation de tout justificatif utile à sa démonstration.

En cas de force majeure, aucune indemnité ne sera versée à l'utilisateur.

Si l'utilisateur contrevient aux dispositions du présent règlement d'occupation des salles de réunion, la communauté de communes sera fondée à mettre fin, sans délai et sans indemnité, à l'occupation par tout moyen.

L'utilisateur aura la possibilité en cas de nécessité d'annuler la réservation de la salle sollicitée 3 jours ouvrés avant la date initialement convenue. || devra en avertir la communauté de communes par tout moyen pour une prise d'effet immédiate.

Article 16 - Juridiction compétente

En cas de btige portant sur l'interprétation ou l'application de la présente convention, après

épuisement des voies amiables en vigueur, les parties conviennent de s'en remettre à l'appréciation

des tribunaux compétents de Montpellier.v VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

FORMULAIRE DE RESERVATION

D’UNE SALLE DE REUNION

A RETOURNER DUMENT COMPLÉTÉ ET SIGNÉ AU PLUS TARD 10 JOURS AVANT LA DATE DE RÉSERVATION Les forfaits appliqués sont ceux en vigueur au jour de l'occupation (Cf. délibération n° … du Conseil communautaire fixant les forfaits et les modalités de mise à disposition des salles de réunion et autres biens du domaine).

l- DEMANDEUR |

NOM assaut Dole a sn TS se as Stars vases En

Adresse : ......... RS EN iii nn means sis an ais aa ue SR SRG RENÉ AUS és

Adresse de facturation (si différente) : ...… Sara MEN MEN nes mo Es en its asset aout ss SU SNS ENT

GPS connus scan as croaaesrenn guess Ville : .......… Een Né de sea ne SEA NES SN Cd ea CURE NN 5

Forme juridique : ..................,,,.,...,,...,, its N'SIRET/SIREN : NS res enrennenee —

Nom représentant/PDG/Président : ...........,..... Renan tan annee enr ES Ede ado

E-mail : DNS: Pre imtintséiinh Ent dEES dE Sa Rad ue PSN US SEE s

Téléphone : ............... RU rONSE saus ee si craie nas is FAX cs: RSR NEO AS A TES ETS Ge ae

| II. RESERVATION |

Date de réservation is issisgerssenmnsensenenurenetatenensensenimeneonren nn een

Objet de la réservation (descriptif sommaire) :

Nombre de participants: ..…. dévosa esse Posners siens vess ere eninnene Rene sense nes nee en nne nee een een en naen eneeses

Salle réservée :

© Salle du conseil de 164m?2 (150 personnes debout et 70 assises)

© Salle des commissions de 44m? (24 personnes assises)

© Salle des commissions | ou 2 de 22m? (10 personnes assises)

Horaires (Les salles de réunion sont disponibles du lundi au vendredi de 9 heures à 12 heures et de 14 heures à 17 heures 30) :

© De 16 ROUTE À scissrsses ren heure

© La demi-journée : Matin / Après midi (rayer la mention inutile)

© La journée

© Deux jours

33 1nues DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

[_1H: MATERIELS ET MOBILIERS |

À la demande de l'utilisateur, du mobilier et/ou du materiel peut être mis à disposition pour la durée de l'occupation (compléter et rayer les mentions).

Salle du conseil :

Mobilier

Nombre de chaises sze 72

Tables ss 1120

Prêt percolateur à café (sans le cafe, ni tasses, ....) oui / non

Vous apportez une collation (petit déj, goûter, apéritif .…) oui / non

Salle avec tables en U et chaises oui / non

Salle avec chaises uniquement oui / non

Salle nue oui / non

Autre (préciser)

Matériel audio

Sono oui / non

Micro(s) fil Free 129 Micro HF … 12 Matériel vidéo

Vidéoprojecteur oui / non

Ecran de projection oui / non

Ecran TV plasma oui / non

Matériel informatique

Matériel CCVH (internet par défaut) oui / non

avec son de l'ordinateur oui / non

Matériel apporté oui / non

connexion internet oui / non

avec son de l'ordinateur oui / non

Salle d — :

Mobilier

Nombre de chaises ve 1 24

Prêt percolateur à café (sans le café, ni tasses, …..) oui / non Vous apportez une collation (petit déj, goûter, apéritif …) oui / non Matériel audio

Sono portable oui / non

Micros filaires en LE

Matériel vidéo

Vidéoprojecteur oui / non

Ecran de projection oui / non

Matériel informatique

Matériel CCVH (internet par défaut) avec son de l'ordinateur oui / non

Matériel apporté oui / non

connexion internet oui / non

avec son de l'ordinateur oui / non

Sauf autorisation expresse, l'utilisateur ne pourra pas installer et utiliser son propre mobilier et matériel.

34 2\ VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

IV- CONDITIONS FINANCIERES

L'autorisation d'occupation des salles de reunion est par principe accordée à titre onéreux. Le

montant du forfait dû est justement et préalablement déterminé en fonction de la salle et de la durée

sollicitée par l'utilisateur. Ce coût comprend les prestations de maintenance, les charges, le mobilier et

le matériel. Pour ce faire, le système de forfait suivant est appliqué :

Forfait location salle :

Type de salle Capacité d'accueil Forfait

- 25 €/heure

- 150 personnes - 50 € la demi-journée

Salle du conseil (164m°?) dekôut - 100 € la journée

- 70 personnes - 150€ les deux jours

assises

- 15 €/heure

- 25€ la demi-journée

Salle des commissions 24 personnes assises - 50 € la journée

(fm) - 80€ les deux jours

- 10€/heure

Salle des commissions | - 20€ la demi-journée ou 2 10 personnes assises - 40 € la journée

- 60 € les deux jours

L'utilisateur devra s'acquitter du montant convenu lors de la réception du titre émis par la communauté de communes.

Toutefois, l’utilisation des salles peut être exonérée du paiement des forfaits précités. En

effet, le caractère désintéressé de l'activité pratiquée, la satisfaction d'un intérêt général et, plus spécifiquement, de l'intérêt pour le territoire! qui en découle, peuvent constituer une contrepartie suffisante justifiant l'inapplication d'un loyer.

En cas de non respect par l’utilisateur de la durée initialement fixée, le temps supplémentaire passé dans la salle de réunion, sera facturé au prix de 25 € / heure.

En cas de non paiement des sommes dues à quelque titre que ce soit, la communauté de communes se réserve le droit de refuser toute nouvelle demande de réservation.

| V- ASSURANCES |

L'utilisateur devra s'assurer en tant qu'occupant pour la durée de la mise à disposition. A ce titre, l'utilisateur s'engage à fournir à la communauté de communes une attestation d'assurance pour l'occupation de la salle correspondant au montant calculé ci-après ainsi qu'une assurance responsabilité civile. Ces assurances doivent permettre de couvrir les dommages qui pourraient être causés aux participants, aux locaux, au mobilier et au matériel.

* Sous réserve de s'inscrire dans la continuité et en complémentarité des missions exercées par la CCVH dans le cadre de ses statuts.

35 3nue DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

Cette attestation devra être jointe au formulaire de réservation.

Tout formulaire de réservation ne présentant pas ladite attestation sera automatiquement rejeté.

Détail des montants à assurer (il s'agit du montant maximum pouvant être assuré, il revient donc à l'utilisateur d'adapter le

montant en fonction de sa demande) :

Salle des Montant commissions Matériel Nombre Neue maximum à maximum matériel

assurer

Chaises 24 chaises 50 €/p | 500 €

Tables 2 tables 1332€ 2 664 €

Cloison mobile | 7 864 € 7 864€

Matériel audio | sono portable

2 micro(s) 5 000 € 5 000 €

Matériel vidéo 2 vidéoprojecteurs 800 € | 600 €

2 écran(s) 140 €/p 240 €

Matériel informatique | PC portable | 500 € 1 500 € Montant total 20368 €

CL CORESE Je Nombre Valeur du | Montant maximum Matériel . Le x maximum matériel à assurer

Chaises 70 chaises 15 000 € 15 000 €

Tables 20 tables + | roulante

Matériel audio | sono portable S 000 € 5 000 € 2 micro(s) HF

29 micros fil 450 €/micro 13 050 €

Matériel vidéo | vidéoprojecteur 3 000 € 3 000 €

| écran | 500 € | 500 €

l'écran plasma 2 500 € 2 500 €

Matériel informatique | PC portable 1 500 € 1 500 € Montant total 36 120 €

Soit un montant de … usveunsusss € à assurer (à calculer en fonction du Il! — Matériels et mobiliers).

| VI- RECAPITULATIF DE LA RESERVATION |

Je réserve la salle ........................,.,.,...,.,,., pour le fduie)....sssemmennsmmmeonmemenmmmeNssettes

de fhoraires)......... vw sénmsmrnwmmÉRsEns“ommsmnmmnEenNEenErERnessenmren en

L'utilisateur aura là possibilité en cas de nécessité d'annuler la réservation de la salle sollicitée 3 jours ouvrés avant la date initialement convenue. Il devra en avertir la communauté de communes par tout moyen pour une prise d'effet immédiate.

36VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

Les salles de réunion sont prioritairement destinées à accueillir les réunions organisées par les services de la

communauté de communes. De ce fait, en cas de nécessité absolue d'un ou des services, la réservation pourra

être annulée par la communauté de communes dans le délai de 7 jours ouvrés précédant la date de la réunion

sans qu'aucune indemnité ne puisse être réclamée par l'utilisateur.

Cadre réservé à l'administration : e

© Autorise le demandeur à occuper la salle sollicitée.

© N'autorise pas le demandeur à occuper la salle sollicitée.

L'occupation répond/ ne répond pas aux critères d'exonération du paiement d’un forfait (rayer la mention inutile).

Ainsi, l'occupation est accordée pour un montant de ............... €.

Formulaire à compléter et à renvoyer soit :

- Par e-mail : reservation@cc-vallee-herault.fr ;

- Par courrier ou remis en main propre au 2, Parc d'Activités de Camalcé, 34150 Gignac.

Je soussigné(e) .........…. en SR CORNE EEE nue en qualité de ..................,..,..,,..... certifie

l'exactitude des renseignements donnés. Atteste avoir pris connaissance du règlement intérieur ci-joint et

s'engage à le respecter (règlement à signer).

Fatà sosie Le siscisssssmrasseiusssiss

ndeur {nom, prénom, qualité) : Signature du préteur :

Le Directeur Général des services, Joseph BROUSSET

Pour le Président de la Communauté de communes

Vallée de l'Hérault

37 5VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

Annexe | : Règlement d'occupation des salles de réunion

Article 1 - Objet de l'occupation L'occupation des sales mentionnées ci-après

ne peut être accordée à des tiers ou des

partenaires que dans le cadre de réunions,

séminaires, expositions et

exceptionnellement pour des réceptions.

Tout regroupement hors réunion

professionnelle ayant par exemple pour objet

la propagande ou le prosélytisme idéologique,

religieux, philosophique, syndical... est

interdit.

En outre, l'objet des réunions ne doit pas

être contraire à l'ordre public, à toute

disposition légale et règlementaire en vigueur

ou toutes autres dispositions du présent

règlement d'occupation.

Article 2 - Réservation

2.1 Demande préalable

Toute demande d'autorisation d'occupation

des salles de réunion fait l'objet d'une

demande préalable adressée au service

Accueil/Secrétariat. L'utilisateur se voit alors

remettre un formulaire papier/électronique à

remplir et à retourner complété et signé au

service Accueil/Secrétariat.

2.2 Délais

Les demandes de réservation sont effectuées

au minimum dans les 10 jours précédant la

date prévue de la réunion.

2.3 Délivrance autorisation

La communauté de communes fera connaître

sa décision par tout moyen écrit et dans un

délai de 3 jours après réception et instruction

du formulaire de réservation. Sur demande

de l'utilisateur, une copie du formulaire

rempli et signé par les parties, lui sera remise

par le service Accueil/Secrétariat.

Article 3 - Conditions d'occupation L'utilisateur réalise au préalable l'ensemble

des démarches lui permettant d'obtenir les

autorisations nécessaires à son occupation et

à respecter le présent règlement.

Les locaux, le matériel et le mobilier sont

réputés être mis à disposition propres et en

bon etat. À ce titre, l'utilisateur s'engage à les

utiliser conformément à leur destination.

En outre, l'utilisateur ne pourra pas, sauf

accord exprès de la communauté de

communes, procéder à l'affichage de route

sorte à l'intérieur comme à l'extérieur des

bâtiments.

Article 4: Utilisateurs Peuvent être utilisateurs et bénéficier d'une

autorisation les personnes morales de droit

public partenaires institutionnels directs, les

associations et les entreprises du territoire.

L'utilisateur ne pourra, en aucun cas,

accorder de sous-occupation, en tout ou

partie des salles occupées, sans le

consentement exprès et écrit de la

communauté de communes. En tout état de

cause, l'utilisateur demeurera garant solidaire

de son sous-occupant, pour l'exécution des

conditions d'occupation des salles.

Article 5 = Disponibilités

Les salles de réunion sont disponibles du

lundi au vendredi aux heures d'ouverture de

la communauté de communes, soit de 9 heures

à 12 heures et de 14 heures à 17 heures 30. Les

utilisateurs ne sont pas autorisés à occuper ou à

rester dans les lieux en dehors des horaires

susmentionnés, sauf autorisation expresse de la

communauté de communes.

Article 6 - Matériels et mobiliers

La communauté de communes laissera à

disposition de l'utilisateur uniquement le

mobilier et le matériel sollicité dans le

formulaire. La communauté de communes se

charge de la mise en place du mobilier ainsi que

de l'installation et désinstallation du matériel

prêté. Sauf autorisation expresse, l'utilisateur ne

pourra procéder à la mise en place du mobilier

et du matériel.

Article7 - Durée

Si l'utilisateur souhaite prolonger la durée

initiale, il devra en faire la demande, auprès du

service Accueil/Secrétariat, au plus tard | jour

avant sa réservation, La communauté de

communes se réserve le droit d'accorder ou

non la prolongation. En tout état de cause,

toute mise à disposition ne peut excéder deux

jours consécutifs.

Article 8 = Responsabilité

L'utilisateur sera personnellement responsable

des conséquences dommageables causées aux

personnes, matériel et mobilier résultant des

infractions aux clauses et conditions du présent

formulaire et règlement, de son fait, de ses

préposés ou de celui des participants à l'activité

proposée. La communauté de communes

conserve seulement la responsabilité des

charges incombant au propriétaire,

Article 9 - Consignes de sécurité

Les salles de réunion font parties du siège de la

communauté de communes qualifié d'ERP

(établissement recevant du public) de 4ème

catégorie type LW. Les utilisateurs s'engagent à

respecter et à faire respecter par leurs invités

les consignes de sécurité affichées dans le

bâtiment, notamment celles relatives à

l'évacuation des locaux en cas de danger et la

capacité maximum d'accueil des salles.

En outre, il est formellement interdit de fumer

dans l'ensemble des locaux, de stocker des

produits ou matériaux inflammables, de déposer

des objets ou tables devant les portes de

secours et extincteurs au risque de gêner

l'utilisation des moyens de secours.

Il est également interdit de consommer et de

stocker de l'alcool dans les lieux mis à

disposition et plus généralement dans

l'ensemble du bâtiment.

Article 10 —

limitations

L'utilisateur s'engage à ne pas perturber la

continuité du travail des services. Il veillera en

particulier à limiter le volume sonore produit

par ses activités et limiter le flux de passage des

participants, ainsi que des préposés dans les

parties communes du siège de la communauté

de communes.

L'utilisateur ne devra en aucun cas pénétrer

dans les autres pièces garant pas l'objet de la

mise à disposition. AinSl, l'accès et la circulation

dans les parties du bâtiment abritant les services

de la communauté de communes, l'accès aux

interdictions et

terrasses ou encore à la cuisine sont

strictement interdits. Les toilettes centrales

du bâtiment sont les seules à pouvoir être

utilisées.

L'utilisateur ne peux en aucun cas régler lui

même les appareils de température présents

dans la salle. En cas de besoin, il doit

impérativement se rapprocher des agents

techniciens de la communauté de communes.

Si l'utilisateur apporte une collation, celle-ci

doit être stockée sur la table située à l'entrée

de la salle et réservée à cet effet.

Afin de garantir un accès aux agents sur leur

lieu de travail, l'utilisateur veillera à ne pas

saturer le parking du Parc d'activités de

Camalcé. En effet, le parking étant

prioritairement destiné aux agents travaillant

sur le site, l'utilisateur fera le nécessaire pour

optimiser les modes de transport des

participants.

Article | | - Restitution des lieux

L'utilisateur doit restituer la salle, le mobilier

et le matériel propres et en bon état, tels

qu'ils lui ont été laissés. Après occupation, un

contrôle sera effectué par les agents

techniciens de la communauté de communes

en présence d'un représentant de l'utilisateur.

Si les locaux ne sont pas restitués propres,

une prestation de nettoyage sera supportée

par l'utilisateur, La facture li sera envoyée

dans un délai d'un mois après restitution des

lieux. En cas de détérioration des locaux, du

matériel ou du mobilier, une démarche

d'indemnisation du préjudice subi par {la

communauté pourra être engagée auprès de

l'assureur de l'utilisateur sans préjudice des

recours juridictionnels.

Le cas échéant, la communauté de communes

se réserve la possibilité d'interdire toute

occupation ultérieure des salles de réunion.

Article 12 = Résiliation

La communauté de communes peut mettre fin

à tout moment et de manière anticipée à la

présente convention pour un motif d'intérêt

général. L'utilisateur peut alors se prévaloir

d'un droit à indemnité proportionnel au

préjudice subi sur présentation de tout

justificatif utile à sa démonstration.

En cas de force majeure, aucune indemnité ne

sera versée à l'utilisateur.

Si l'utilisateur contrevient aux dispositions du

présent règlement d'occupation des salles de

réunion, la communauté de communes sera

fondée à mettre fin, sans délai et sans

indemnité, à l'occupation par tout moyen.

Article 13 - Juridiction compétente

En cas de litige portant sur l'interprétation ou

l'application de la présente convention, après

épuisement des voies amiables, les parties

conviennent de s'en remettre à l'appréciation

des tribunaux compétents de Montpellier,

Signature :