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unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20240524 01
Document publié le Jeudi 19 décembre 2024
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Thèmes du document : Télécommunications et internet, Consommateurs, Médias,
CONVENTION D’OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC
Parc Éco-Normandie, Parc du Château de Gromesnil –
Route d’Oudalle
76430 SAINT-ROMAIN-DE-COLBOSC
Entre les soussignés :
LA COMMUNAUTE URBAINE LE HAVRE SEINE METROPOLE, représentée par son Président en exercice ou son représentant, agissant en cette qualité et en vertu d’une délibération du Conseil Communautaire en date du 19 décembre 2024, désignée sous le terme « Le Havre Seine Métropole »,
Et
L’association « LA HETRAIE », BP 43 – 76430 Saint Romain de Colbosc, représentée par son Président ou son représentant dument habilité, désignée sous le terme « l’occupant »,
Il est convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 : Désignation
La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole met, par la présente, à la disposition de l’association suivante :
- La Hêtraie dont le siège social se situe BP 43 – 76430 Saint Romain de Colbosc, représentée par son Président Monsieur Stéphane FORTRYE.
Un terrain situé à Saint-Romain-de-Colbosc, Parc Éco-Normandie – route d’Oudalle, parcelles cadastrées AE164, 166, 168, 248.
Dans le cadre de l’organisation d’une fête aux plantes, lesdites parcelles permettront d’accueillir des exposants (professionnels du jardin, artisans, brocanteurs…).
Article 2 : Durée
Cette convention d’occupation du domaine public est conclue pour une occupation du 9 au 12 mai 2025.
La présente convention prend effet à la date de notification et prendra fin à la date la plus tardive correspondant au paiement de la redevance par l’occupant dans les conditions fixées à l’article 10 des présentes ou le 13 mai 2025.
Article 3 : Conditions d’utilisation
3.1 Généralités
Un état des lieux sera réalisé à l’arrivée et au départ de l’occupant. L’occupant devra entretenir le bien pendant toute la durée de la mise à disposition, et le rendre, à la fin de celle-ci, en bon état général.
Les horaires d’accueil du public sont les suivants :
- Samedi 10 mai 2025 de 10h à 18h
- Dimanche 11 mai 2025 de 10h à 18h
L’occupant sera tenu responsable des dégradations survenues de son fait, ou du fait de son personnel / bénévoles ou de ses visiteurs dans les lieux objets de la présente mise à disposition et devra prendre en charge la remise en état.
L’occupant ne pourra faire aucun aménagement dans les lieux.
L’occupant s’engage à remettre les lieux en état à la fin de l’occupation.
3.2 Manifestation « Gromesnil dans tous ses états »
La fête aux plantes mise en œuvre par l’occupant étant concomitante à l’événement « Gromesnil dans tous ses états » porté par la Communauté urbaine (associations exposantes, programmation artistique, animations… sur le thème de la nature et présence de foodtrucks), Le Havre Seine Métropole prendra à sa charge, en tant qu’organisateur et propriétaire des lieux, les points suivants :
- Montage administratif et sécuritaire de la manifestation (dossier de sécurité) - Supervision de la sécurité de la manifestation (conformité aux règles prescrites en matière de règlement ERP, accessibilité́, sécurité du public, sûreté, protocoles sanitaires, plan Vigipirate, gardiennage, secours…)
- Planification et coordination des moyens humains et matériels nécessaires à l'organisation technique et logistique de la manifestation en fonction de ses besoins et de ceux de l’occupant (distribution électrique et eau, gestion des déchets, sanitaires, restauration et parking pour le public, sonorisation, signalétique promotionnelle, directionnelle et informative…)
L’occupant ayant des ressources en termes de bénévoles, se propose de prendre en charge l’accueil du public piéton à l’entrée du site pour l’ensemble de la manifestation.
Par ailleurs, afin d’enrichir l’offre et de la rendre plus attrayante pour le public, Le Havre Seine Métropole propose d’intégrer la fête aux plantes de l’occupant dans la communication de « Gromesnil dans tous ses états ». L’occupant s’engage à fournir les éléments nécessaires dans les délais indiqués par la Communauté urbaine.
3.3 Conditions techniques
L’affectation des espaces entre les deux organisateurs sera effectuée par zone, selon les lignes directrices scénographiques, organisationnelles et techniques.
Afin que la Communauté urbaine puisse travailler les aspects techniques de la manifestation, l’occupant s’engage à transmettre ses besoins au plus tard le 31 janvier 2025. Si la Communauté urbaine se trouvait dans l’incapacité de répondre aux besoins exprimés, elle s’engage à en informer l’occupant au plus tard le 31 mars 2025.
Toute demande exprimée par l’occupant après le 31 janvier 2025 sera étudiée par Le Havre Seine Métropole en fonction des possibilités techniques et des coûts.
L’installation de l’occupant devra se faire en respectant les règles de circulation et de sécurité définies avec le Directeur technique de la Communauté urbaine. L’occupant devra être installé au plus tard le samedi 10 mai 2025 à 10h. Le démontage devra être réalisé au plus tard le dimanche 11 mai 2025 à 21h00.
Pendant le week-end, il est interdit de circuler sur site entre 9h et 18h30 pour la sécurité du public. Les marchandises arrivant après l’ouverture de la manifestation ne pourront être acheminées vers les stands qu’en dehors des heures d’ouverture au public.
L’occupant doit s’assurer que son installation ne cause pas de préjudice à ses voisins immédiats et aux visiteurs (nuisances sonores, visuelles…).
L’occupant doit respecter les dispositions relatives aux exposants détaillées en annexe 1.
3.4 Sous occupations
Le Havre Seine Métropole autorise les sous-occupations en lien avec l’activité de l’association occupante et la thématique de l’événement. L’occupant est chargé de faire respecter à ses sous- occupants les termes de la présente convention et les dispositions relatives aux exposants détaillées en annexe 1.
Article 4 : Responsabilité, assurance
L’occupant reconnait avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité et s’engage à les respecter.
L’occupant fera son affaire personnelle de tous les risques pouvant provenir du fait de son activité dans les lieux.
Il est seul responsable vis-à-vis des tiers de tous accidents, dégâts et dommages de quelque nature que ce soit résultant de ses activités.
L’occupant s’engage à prendre en charge les dégâts matériels qui seraient commis pendant le temps d’utilisation, tant sur les lieux que sur le matériel.
Il contracte à cet effet toutes assurances utiles, notamment en responsabilité civile, ainsi que pour les objets exposés et en donne justification à la Communauté urbaine. Les polices d’assurance comporteront une clause de renonciation à tout recours de l’association à l’égard de la Communauté Urbaine.
L’occupant a la responsabilité de s’assurer que ses sous-occupants sont assurés dans les mêmes conditions.
Article 5 : Droit à l’image
L’occupant et ses sous-occupants autorisent Le Havre Seine Métropole à capter, reproduire et représenter leur image et leur voix dans le cadre de la promotion et la communication de Gromesnil dans tous ses états.
Les images et la voix pourront être exploitées et utilisées directement par Le Havre Seine Métropole, ou cédée à des tiers, sous toute forme et tous supports connus et inconnus à ce jour, dans le monde entier, intégralement ou par extraits, pour une durée de 10 ans, notamment sur les outils suivants :
• site internet de la Communauté urbaine
• réseaux sociaux de la Communauté urbaine (Facebook, YouTube, Instagram, …) • publications communautaires (magazines, rapports d’activités, …) • outils de communication autour de la manifestation (affiche, flyer, programme, carte postale…)
• plaquettes / expositions / supports de présentation et de valorisation des actions • médias (presse locale, …)
• …
Le Havre Seine Métropole s’interdit expressément de procéder à une exploitation des images et de la voix susceptible de porter atteinte à la dignité ou à la vie privée et plus largement de procéder à toute utilisation qui pourrait avoir un caractère préjudiciable pour la personne dont l’image et la voix ont été captées. Aucune utilisation commerciale des images et de la voix ne sera faite.
Les exposants autorisent Le Havre Seine Métropole à fixer, reproduire et représenter les photographies ou vidéos prises du matériel / des produits / des activités / des œuvres présentés à l’occasion de la manifestation dans le cadre du présent règlement. Les exposants reconnaissent être entièrement remplis de leurs droits et ne pourront prétendre à aucune rémunération pour l’exploitation des droits visés aux présentes. Ils garantissent ne pas être liés par un contrat exclusif relatif à l’utilisation de l'image d’œuvres, de son matériel, de ses produits ou de son nom.
Article 6 : Redevance, charges
Conformément aux articles L. 2125-1, L. 2125-3 et L. 2125-4 du Code Général de la Propriété des Personnes Publiques, l’Occupant s’engage à régler à Le Havre Seine Métropole une redevance fixée à 2 220 € nets de taxes / événement pour l’occupation de 801 à 1200 m².
Cette redevance est payable dès la réception du titre de recettes formant avis de somme à payer envoyé par la Trésorerie du Havre selon les modalités figurant sur ce document. Aucun remboursement ne pourra être effectué, hormis dans les cas évoqués à l’article 10.
Article 7 : Fluides
Le Havre Seine Métropole fera son affaire personnelle de tous les abonnements et dépenses de fluides (eau et électricité).
Article 8 : Jugement des contestations
Les contestations qui s’élèveraient entre la Communauté urbaine et l’association La Hêtraie au sujet de l’interprétation et de l’exécution de la présente convention seront soumises au Tribunal Administratif de Rouen.
Article 9 : Fin de la convention
A l’expiration de la convention ou en cas de cessation de celle-ci pour quelque cause que ce soit, les preneurs remettront gratuitement à la Communauté urbaine le terrain qui leur aura été mis à disposition pour l’exercice de l’activité, en état normal d’entretien et de fonctionnement.
Article 10 : Annulation de la manifestation « Gromesnil dans tous ses états »
En cas de force majeure, suite à une décision réglementaire extérieure à la Communauté urbaine, suite à une décision administrative, en cas de maladies liées à la crise sanitaire parmi les équipes de la Communauté urbaine ou d’intervenants indispensables à la bonne tenue de la manifestation, en raison de conditions météorologiques ou techniques défavorables, la manifestation pourra être annulée par Le Havre Seine Métropole, tout ou partie, sans préavis. L’occupant sera prévenu par tout moyen dans les meilleurs délais. Aucune indemnité ne pourra être réclamée à la Communauté urbaine.
Si elle a déjà été versée, la redevance pourra être remboursée par la Communauté urbaine à l’occupant.
En cas d’annulation de la part de l’occupant, la redevance reste due à la Communauté urbaine. Article 11 : Régime de l’occupation
La présente convention d’occupation du domaine public est conclue au regard des règles de l’occupation du domaine public régies par le Code Général de la propriété des personnes publiques (CG3P).
Fait au Havre en deux exemplaires, le…………..
La Hêtraie Le Havre Seine Métropole Pour le Président et par délégation
Florent SAINT MARTIN
Vice-Président