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Déliberation - 2024 38 deliberation convention utilisation espace culturel pdf
Document publié le Lundi 8 avril 2024 par la commune d'Houga.
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Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit,
Envoyé en préfecture le 11/04/2024
Reçu en préfecture le 11/04/2024 n -
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RÉPUBLIQUE FRANCAISE
LIBERTÉ ÉGALITÉ FRATERNITÉ
Département : GERS
COMMUNE DE LE HOUGA
DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL 2024-38
Nombre de
membres :
En exercice : 15
Présents :
10
Procuration : 3
Excusés : 1
Date
convocation :
27/03/2024
Date
affichage :
27/03/2024
Séance du 08 Avril 2024
Le huit avril 2024, à 18 h 30, le Conseil Municipal, régulièrement
convoqué, s'est réuni au nombre prescrit par la loi, dans le lieu
habituel de ses séances, sous la présidence de Madame Patricia
FEUILLET GALABERT, Maire
Présents: FEUILLET GALABERT Patricia, GAÜZERE Hervé,
MANCIET Aline, MATHIEU Jean Marie, MESTRES Michèle,
DESJARDINS Lionel, GASPAROTTO Éric, LACAMPAGNE André,
SAINT LANNES Claude, TREMBLEY ARMENGOL Corinne
Procuration: Madame BARBE Guilaine à Madame FEUILLET
GALABERT Patricia, Madame DARZACQ Sandrine à Madame
MANCIET Aline, Madame DARZACQ DOAT à Monsieur GAÜZERE
Hervé
Excusé : BIGOT Jean Jacques
Conformément à l'article L. 2121-15 du code général des
collectivités territoriales, Monsieur MATHIEU Jean Mairie a été
désigné secrétaire de séance.
Obiet : vention d'utilisation de l’espace culturel
Monsieur MATHIEU Jean Marie informe l'assemblée que les travaux de l'espace culturel sont terminés et qu'il convient de mettre en place un règlement intérieur et une convention d'utilisation de la salle.
Il donne lecture à l'assemblée du projet du règlement intérieur et de la convention.
Après en avoir délibéré, le conseil municipal approuve à l'unanimité la mise en place du règlement intérieur et de la convention ci-après annexés.
"Les litiges nés de l'exécution du présent contrat relévent de la compétence de la juridition administrative à savoir Trbunal#e
Pour extrait certifié conforme
Fait et délibéré, les jours, mois et an susdits
Le Maire,
Patricia FEUILLET GALABERT
#20) de PAU -viflz Noulibos Cours
LYAUTET-B.P.543 - 64010 PAU CEDEX, dans le respect du délai de recours de deux mois. En outre, le Tribunal administratif de Pau peut être saisi de toute requête via le site internet www.teferecours.f" Envoyé en préfecture le 11/04/2024
Reçu en préfecture le 11/04/2024 .,.
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Département du Gers
1 Règlement intérieur
RES de la salle culturelle l’Oustalet C2 LE HOUGA
Préambule :
La salle culturelle l'Oustalet comprend :
- une salle de spectacle équipée d'une capacité de 72 places assises fixes et 3 places PMR, ou bien 76 places assises fixes.
- _un espace scénique
- un espace de rangement
- des loges pouvant accueillir jusqu'à environ 10 personnes.
Une salle de convivialité peut également être mise à disposition des organisateurs. Elle fait l'objet d'un règlement d'utilisation spécifique (annexe 4).
La commune de Le Houga, propriétaire et gestionnaire de la salle culturelle l'Oustalet, souhaite que cet outil soit utilisé pour l'activité artistique et culturelle de la commune.
La salle culturelle l'Oustalet peut être mise à disposition d'organisateurs de manifestations culturelles selon les critères définis par la commune. Du matériel peut également être mis à disposition selon les modalités prévues par le présent règlement (annexe 3).
TITRE: 1 - DISPOSITIONS GENERALES
Article 1 - Objet
Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisée la salle culturelle l'Oustalet, réservée prioritairement aux activités organisées par la médiathèque municipale, le mouvement associatif local et les établissements scolaires de la commune.
Article 2 - Réservation et présentation des demandes
Toute réservation de la salle culturelle l'Oustalet devra faire l'objet d'une demande écrite adressée à la mairie (annexe 1) dans un délai d'au moins un mois avant la date prévue de l'événement programmé. La demande de réservation (annexe 1) dûment complétée, ainsi que les fiches annexes 3 et 4 si elles ont été complétées, sont à joindre à la demande.
Les réservations doivent porter sur une représentation culturelle dont il convient de préciser le projet. Aucune demande de réservation pour un événement dont la nature n’est pas connue ne pourra être enregistrée.
Article 3 - Etablissement des conventions
Toute mise à disposition de la salle culturelle l'Oustalet donnera lieu à l'établissement d'une convention d'occupation (annexe 2). La convention sera accompagnée du présent règlement intérieur signé par l'utilisateur.
Article 4 - Résiliation de la convention
Les conventions pourront être dénoncées de plein droit et sans indemnité en cas de non-respect des obligations et des conditions prévues dans le présent règlement.
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TITRE - Il - UTILISATION
Article 1 — Réservation
Les opérations de réservation se font auprès du secrétariat de Mairie pendant les heures d'ouverture (du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 14 h à 17 h sauf le mardi matin et le jeudi après-midi). Les clés de la salle culturelle FOustalet devront être retirées au secrétariat de la Mairie de la Commune de LE HOUGA au plus tôt le jour du début de la période de location, et restituées au secrétariat immédiatement après la manifestation conformément aux horaires indiqués sur la convention de mise à disposition.
Article 2 — Dispositions particulières
La salle culturelle l'Oustalet ne pourra être utilisée que pour des activités culturelles. La sous-location ou mise à disposition de tiers est formellement interdite. il doit être désigné un responsable du spectacle proposé, lequel devra être présent pendant toute sa durée. Ce responsable sera le signataire de la convention de location ou de mise à disposition. En cas de difficultés ou d'accident pendant la durée d'occupation de la salle culturelle l'Oustalet, la responsabilité de la commune de LE HOUGA est en tous points dégagée, dans la mesure où elle n'assure que la location. En cas de sinistre, le responsable doit contacter les pompiers et assurer de l'évacuation des personnes en situation de handicap.
L'utilisateur, en la personne du responsable désigné, doit se conformer aux règles d'ordre public habituelles, relatives à la sécurité, la salubrité et l'hygiène. Il est également responsable de la protection des mineurs pendant toute la durée d'occupation et notamment aux cours des opérations de montage et de démontage.
L'utilisateur devra s'acquitter de toutes les taxes, redevances ou contributions dont il seraït redevable envers toute personne ou tout organisme en raison de l'événement proposé.
TITRE - Il - SECURITE - HYGIENE - MAINTIEN DE L'ORDRE
Article 1- Utilisation de la salle culturelle l'Oustalet
L'utilisateur s'assurera de laisser les lieux dans l'état où il les a trouvés à son arrivée. S'il constate le moindre problème, il devra en informer le secrétariat de mairie.
L'utilisateur est chargé de l'extinction des lumières et fermeture des portes après chaque activité.
Chaque utilisateur reconnaît :
> Avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s'engage à les respecter, > Avoir constaté l'emplacement des dispositifs d'alarme, des moyens d'extinction d'incendie et avoir pris connaissance des itinéraires d'évacuation et des issues de secours. > S'engage à respecter scrupuleusement les capacités d'accueil des différents espaces. Aucun spectateur ne sera admis dans les allées de circulation.
llest interdit :
> De fumer dans la salle. Cette disposition concerne les organisateurs, les spectateurs, les techniciens et les artistes ;
> De bloquer les issues de secours ;
> De procéder à des modifications sur les installations existantes à l'exception des dispositifs
d'éclairage destinés aux représentations théâtrales ;
> De fixer quoi que ce soit sur les murs, plafond, portes, notamment de coller ou punaiser des
documents ou des éléments de décoration ;
> D'introduire dans l'enceinte des pétards, fumigènes ou d'utiliser du feu, du gaz ou des flammes ; > D'introduire ou de prendre des repas, de consommer des boissons et des friandises dans la salle de spectacle. Les loges constituent le seul endroit où boissons et nourriture sont tolérées sous condition néanmoins que les lieux soient rendus en état de parfaite propreté et débarrassés de tout déchet;
> D'utiliser les locaux à des fins auxquelles ils ne sont pas normalement destinés ; > De pratiquer seul une activité en dehors de la présence des responsables.
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Article 2 : Consigne billetterie - Accès salle
L'émission d'une billetterie par l'utilisateur est obligatoire afin de respecter la jauge du lieu, que l'entrée soit gratuite ou payante. Les billets émis par l'utilisateur doivent être à deux volets, minimum.
L'entrée dans la salle se fera sous contrôle de l'utilisateur qui désignera le personnel nécessaire. Ces personnes devront respecter les consignes édictées par le présent règlement
Article 3 —- Consignes de sécurité - Plan d'évacuation
L'utilisateur s'engage à prendre connaissance des consignes de sécurité et d'évacuation affichées dans l'établissement, à les appliquer et à les faire respecter. L'utilisateur veillera particulièrement à :
- ne pas dépasser le nombre de personnes autorisées dans la salle,
- laisser les sorties de secours dégagées et accessibles au public.
Article 4 - Le maintien de l'ordre est sous la responsabilité de l'organisateur.
Les enseignants, les responsables d'activités associatives, les organisateurs de manifestations sont chargés de la discipline et sont responsables de tout incident ou accident lié notamment à une utilisation inadaptée des locaux et du mobilier (escaliers, pendrillons...) pouvant survenir du fait des scolaires, adhérents des associations et du public,
Ils sont tenus de surveiller les entrées et les déplacements des élèves, des adhérents, du public et de veiller à l'évacuation des locaux en fin d'utilisation.
Article 5 - Lutte contre le bruit
L'exploitation de la salle culturelle l'Oustalet est soumise aux dispositions de l'arrêté préfectoral n ° 2014345-0001 relatif à la lutte contre le bruit. Toutes mesures utiles doivent être prises de jour comme de nuit afin que l'organisation d'un spectacle ne trouble pas le repos ou la tranquillité du voisinage.
Article 6 - Mise en place, rangement et neftoyage.
Après chaque utilisation, la salle culturelle l'Oustalet devra être rendue dans l'état où elle a été donnée. Les opérations de remise en ordre seront effectuées par l'utilisateur au cours de la période allouée. Dans ce but, des outils basiques de nettoyage sont en permanence entreposés dans l'espace de rangement et mis à la disposition de l'utilisateur.
En cas de manquement total ou partiel à cette disposition, les frais de nettoyage correspondants seront retenus sur la caution.
TITRE - IV - ASSURANCES - RESPONSABILITES
Article 1 - Assurances
Chaque utilisateur devra justifier d'une police d'assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir à lui-même comme aux tiers. La Municipalité est déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l'utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs.
Elle ne sauraït être tenue responsable des vols commis dans l'enceinte de la salle et ses annexes.
Article 2 - Responsabilités
Les utilisateurs sont responsables des dégradations qu'ils pourront occasionner à la salle ainsi qu'aux équipements mis à disposition par la Mairie.
Ils devront informer la Mairie de tout problème de sécurité dont ils auraient connaissance, tant pour les locaux que pour le matériel mis à disposition.
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TITRE - V - PUBLICITE - REDEVANCES
Article 1 — Publicité
La mise en place de publicité n'est autorisée qu'après accord de la Mairie.
Article 2 - Redevance
La mise à disposition de la salle et des équipements est gratuite pour les associations de la commune dans l'exercice normal et habituel de leurs activités et/ou des spectacles qu'elles proposent. La location est gratuite pour toute présentation ou représentation qui ne fait pas l'objet d’un droit d'entrée.
Dans tous les cas, la location se fera avec :
> La signature d'une demande de réservation (annexe 1).
La signature d'une convention d'occupation (annexe 2). >
> Les annexes 3 et 4 complétées si nécessaire.
> Une caution versée à la remise des clés d'un montant de 500€ par jour de location (somme qui ne sera encaissée qu'en cas de dégradations).
Le montant de la location payé à la remise des clés. Le montant de la location comprend la
participation aux charges de fonctionnement (eau, chauffage éclairage etc.) Il est fixé par délibération du Conseil Municipal et il s'applique à compter du ……. /..../ 2024. Les droits de location peuvent, après accord entre la commune et l'organisateur, et si les conditions le permettent, être acquittés par la présentation d'un spectacle.
Article 3 — Droits de diffusion
Lorsque la programmation l'exige, les utilisateurs s'engagent à effectuer les démarches nécessaires auprès des organismes spécialisés (la SACEM en cas d'usage d'œuvres musicales dans le courant du spectacle présenté ou à celles de la SACD pour les œuvres théâtrales) afin de s'acquitter des droits de diffusion, des droits de représentation visuelle ou des droits d'auteurs et ceci même si le spectacle proposé est gratuit. La municipalité ne se substituera pas aux utilisateurs pour le paiement des droits et elle pourra se retourner contre eux en cas de non respect de la législation en vigueur.
Y
FITRE - VI - DISPOSITIONS FINALES
Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur. La Mairie de LE HOUGA se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement chaque fois qu'elle le jugera nécessaire. ‘ Le secrétariat et le personnel technique de la Mairie de LE HOUGA, les agents de la force publique, sont chargés, chacun en ce qui les conceme, de l'application du présent règlement.
Fait et délibéré par le Conseil Municipal de LE HOUGA dans sa séance du 1... 1 2024.
Date :
Nom de l'utilisateur :
Signature (précédée de la mention « lu et approuvé »)
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Décalé are Règlement intérieur
de la salle culturelle l'Oustalet
Annexe 2
LE HOUGA Convention d'occupation
Cette convention d'utilisation de la salle culturelle l'Oustalet est établie entre :
> La commune de Le Houga représentée par Madame Patricia FEUILLET - GALABERT, Maire, d'une part,
> et... Dem een ee eee ss. Rennes Tes 57 mere rene nec es ira nest... .e 7e :
représenté(e) par (pour une association)
Mont... do secs. PRE nn. . domicilié(e)
téléphone : fu Te
dénommé(e) l'organisateur, d'autre part,
Il est convenu un droit précaire d'utilisation accordé aux conditions suivantes :
> l'organisateur reconnaît avoir pris connaissance du règlement intérieur de la salle culturelle lOustalet et s'engage à le respecter :
> l'organisateur reconnaît avoir visité les locaux et les voies d'accès qui seront effectivement utilisées,
La période d'utilisation de la salle culturelle l’Oustalet s’étend du 1... 1... à h..… min
AU sssissdisssses D... Lo à h.... min
Assurance
L'organisateur déclare avoir souscrit une police d'assurance garantissant sa responsabilité civile pendant la période de mise à disposition de la salle culturelle lOustalet.
Cette police porte le numéro ............................ et a été souscrite le 1... 1... auprès de la
société assises da es in nn ER RR RRSSINENSS ;
Les dommages sont à déclarer par l'organisateur à l'assurance dans les délais prévus par le contrat.
Responsabilité
L'organisateur reconnaît avoir été informé que le présent contrat ne peut être cédé à un tiers et que la sous-location est interdite.
L'utilisateur devra s'acquitter de toutes les taxes, redevances ou contributions dont il serait redevable
envers toute personne ou tout organisme en raison de l'événement proposé.
Il devra respecter la tranquillité et le repos des voisins sous peine de contravention (art. L2 212-2 du code général des Collectivités Territoriales).
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Etat des lieux
Un premier état des lieux se fera lors de la prise de possession des locaux correspondant à la remise des clés à l'organisateur. Un deuxième état des lieux se fera à la fin de la période de mise à disposition. L'organisateur se charge du nettoyage de la salle culturelle l'Oustalet. A défaut, le montant du nettoyage pourra être facturé à l'organisateur.
Montant de la location
La prise de possession de la salle culturelle l'Oustalet se fera après paiement d’une somme de correspondant aux droits de la location.
Les droits de location peuvent éventuellement, après accord entre la commune et l’organisateur, prendre la forme d’une restitution de spectacle.
Caution de garantie
Une caution de 500 € par jour de location devra être déposée par chèque, à l'ordre du Trésor Public, en garantie des dommages éventuels. (Cette somme ne sera encaissée qu’en cas de dégradations).
Fait à Le Houga, le .....… l'ame 1...
Madame Patricia FEUILLET GALABERT, L’organisateur, maire de le Houga , (ou son représentant)
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Déparemens du es Règlement intérieur
É de la salle culturelle l’Oustalet
Annexe 3
LE HOUGA Mise à disposition de matériel
La salle culturelle l'Oustalet est équipée du matériel nécessaire au déroulement de spectacles et conférences. Des informations sur son utilisation pourront être données au début de toute occupation.
Nom du demandeur : Téléphone :
Qualité :
Type de spectacle proposé :
Dates de la réservation :
Début : le ................ fe 1. E RREE h ........... min
Ein : le ............... Ennsretenestss CPR À,saemsentrens h........… min
Matériel de projection, de sonorisation ou d'éclairage demandé : (cochez les cases correspondant au matériel souhaité)
[ L'ensemble du matériel disponible
Sinon : [ L'écran et le vidéoprojecteur
[ Les enceintes et le matériel de sonorisation présent en régie
[ Les microphones
[ Le matériel d’éclairage, projecteurs et console lumière
Le demandeur s'engage à ce que le matériel technique de la salle l'Oustalet nécessaire au déroulement
du spectacle organisé ne soit manipulé que par des personnes habilitées à le faire. Pour cela, il désigne
Monsieur ou Madame ..…........................................................................ us
comme responsable technique et atteste que M. ou Mme .................................,........................
possède bien toutes les compétences dans ce domaine.
{! Le matériel technique doit être mis hors tension avant de quitter la salle !!
Fait à Le Houga, le 1... less
Madame Patricia FEUILLET GALABERT, Le demandeur, maire de le Houga, (ou son représentant)
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Grucrmné due Règlement intérieur
de la salle culturelle l'Oustalet
Annexe 4
EE Réservation de la salle de convivialité LE HOUGA
La commune de Le Houga est propriétaire d'un espace de convivialité contigüe à la médiathèque voisine. Cel espace peut être mis à disposition des organisateurs d'une représentation ou d’une conférence se tenant dans la salle culturelle l'Oustalet.
Il comprend une salle meublée permettant le partage de collations et d'une cuisine équipée. Il est interdit d'y introduire du matériel de cuisson supplémentaire ou d'y effectuer des préparations culinaires.
Nom du demandeur : Téléphone :
Qualité :
Type de spectacle proposé :
Dates de la réservation :
Début : lisses l'es fasses A'scpaséssssses hassan: min
Fin : lessons L'onsersenmeones fu. À... h............ min
Le demandeur s'engage à respecter ou à faire respecter la règlementation relative à l'hygiène des denrées alimentaires et se déclare responsable de la salubrité des aliments servis à l’occasion des collations.
La salle de convivialité accueillant parfois des expositions, le demandeur s’engage à ne pas déplacer les oeuvres exposées et à restituer les lieux dans l’état de propreté où il les a trouvés ainsi qu’à n’utiliser les couverts et la vaisselle qu’il aura lui-même fournis.
Fait à Le Houga, le 1... 1
Madame Patricia FEUILLET GALABERT, Le demandeur, maire de le Houga , (ou son représentant)
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