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unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - C21 04 2024 1 Document publié le Lundi 1 janvier 2024 Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - C21 04 2024 1)Thèmes du document : Budget, Consommateurs, Grandes et moyennes entreprises, 1

CONVENTION CADRE DE FINANCEMENT ET DE FONCTIONNEMENT ENTRE LE COMITE D'ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES DES PERSONNELS DE LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU NIORTAIS

ENTRE les soussignés :

La Communauté d’Agglomération du Niortais, représentée par son Vice-Président en exercice, Monsieur Gérard LABORDERIE, agissant en vertu d’une délibération du Conseil d’Agglomération du 2 avril 2024 ;

D’une part,

ET

Le Comité d'activités sociales et culturelles des personnels de la Communauté d’Agglomération du Niortais et son territoire, ci-après désigné le CASC, représenté par son Président en exercice, Monsieur Patrick CHARLES - DONATIEN, dument habilité par le Conseil d'administration du .

D'autre part,

PREAMBULE

Le Comité d’Activités Sociales et Culturelles du personnel de la Ville de Niort et son Territoire, association loi 1901 à but non lucratif créée en décembre 1968 par la Ville de Niort, a vu sa compétence élargie aux collectivités des communautés de communes en 1993, puis à la communauté d'agglomération depuis 2000.

II souhaite être à l'ensemble des structures employeurs ayant formulé la demande (collectivités territoriales, EPCI, etc.), ce que les comités d'entreprises sont au secteur privé en matière d'activités sociales et culturelles.

L'assemblée générale extraordinaire du 24 novembre 2009 a approuvé le changement de dénomination de l'association en Comité d'activités sociales et culturelles des personnels de la ville de Niort et son territoire (CASC).

Conformément à ses statuts, le CASC a pour objet d'instituer en faveur des personnels de ces structures, toutes formes d'aides financières, matérielles et culturelles, dans des domaines tels que les activités sociales, l'éducation populaire et les activités sportives et de loisirs.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention :

- définit les modalités d'attribution et de versement de la subvention allouée par la Communauté d’Agglomération du Niortais au CASC,

- formalise les droits et obligations des parties.2

ARTICLE 2 : SUBVENTIONS

1. Subvention en faveur des agents

La Communauté d’Agglomération du Niortais s'engage à apporter au CASC une subvention destinée au financement des activités bénéficiant à ses agents, telles que confiées en application de la présente.

Cette participation est calculée selon les modalités suivantes :

- II est versé au CASC une subvention fixe de 330 € par agent répondant aux critères fixés à l'article 5 des statuts du CASC pour une durée de 3 ans.

A l’issue de cette période, une nouvelle discussion avec le CASC interviendra pour réévaluer le montant de cette subvention sur l’évolution, d'une part pour moitié sur la valeur du point d'indice du traitement des fonctionnaires et d'autre part pour moitié sur l'indice moyen INSEE des prix à la consommation hors tabac. A terme et dans l'hypothèse où la moyenne de ces deux indices s'avèrerait négative, le montant de la subvention sera maintenu.

- Les agents ouvrant-droit, conformément aux dispositions de l'article 5 des statuts du CASC, sont comptabilisés à partir de l'état des agents rémunérés (ou en congés parental) au 31 janvier de l'année N.

Si la convention n'a pas été dénoncée dans les délais indiqués à l'article 10 de la présente, la Communauté d’Agglomération du Niortais se verra dans l'obligation de verser la subvention pour l'année N+1 (sauf circonstances exceptionnelles telles que modification de statut, de forme juridique ou de périmètre de la structure ou de transfert de compétences).

La Communauté d’Agglomération du Niortais verse la subvention de l'année N ainsi calculée au plus tard le 15 février de l'année N. Pour l’exercice 2024, le versement sera effectué dès signature de la convention par les parties, au plus tard le 15 avril 2024.

Dans le cas où le budget de la Communauté d’Agglomération du Niortais serait adopté postérieurement au 15 février de l'année N, ce dernier émettrait un mandat correspondant à la totalité de la subvention de l'année N au plus tard le 15 avril de l'année N.

2. Subvention en faveur des retraités

En complément de la subvention, allouée par la Communauté d’Agglomération du Niortais au CASC, destinée au financement des activités de ses agents, la Communauté d’Agglomération du Niortais attribuera une subvention complémentaire pour contribuer aux activités en faveur des agents retraités adhérents au CASC.

Le montant de cette subvention est déterminé, chaque année, en référence au montant des cotisations d'adhésion perçues par le CASC l'année N.

La subvention attribuée par la Communauté d’Agglomération du Niortais au CASC sera égale au montant des cotisations perçues.

Sur présentation au cours du 1er trimestre de l'année N par le CASC d'un état faisant ressortir le montant des cotisations encaissées l'année N, la Communauté d’Agglomération du Niortais s'engage à verser la subvention équivalente.

Le versement de cette subvention complémentaire sera réalisé sur la base d'une copie des bulletins d'adhésion de l'année N des adhérents retraités préalablement communiquée à la Communauté d’Agglomération du Niortais.

ARTICLE 3 : MOYENS MATERIELS

La structure employeur facture au CASC les services et moyens matériels qu’elle met à sa disposition tels que :

- L’affranchissement du courrier,3

- Les tirages au service Reprographie,

- Le téléphone,

- Les fournitures de bureau.

Elle adresse au CASC un état chiffré des prestations fournies au titre de l’année N avant le 20 février de l’année N+1.

La mise à disposition de locaux au CASC au 85 rue de Fontenay à Niort est effectuée par la Ville de Niort.

ARTICLE 4 : AUTORISATIONS D'ABSENCE

La Communauté d’Agglomération du Niortais accorde à chacun de ses agents élus administrateurs du CASC, des autorisations d'absence afin de mener à bien leur mission d'intérêt associatif selon les conditions ci-après :

- 1 réunion par mois d'une demi-journée par membre du conseil d'administration,

- 1 réunion hebdomadaire 2h par membre du bureau,

- 1 crédit global d'une journée par mois pour chaque trésorier (1 trésorier et 2 trésoriers adjoints),

- 1 crédit global de dix heures par mois utilisable pour tous les élus du personnel est accordé pour la préparation des réunions et des activités. La gestion de ce crédit est placée sous la responsabilité du bureau,

- 1 crédit global de 1h par mois pour l’organisation d’heures d’information dans les directions de la Ville de Niort, du CCAS et de la Communauté d’Agglomération du Niortais.

La totalité de ces autorisations d'absence est cumulable par structure employeur afin de définir des droits globaux, et est à utiliser entre le 1er janvier et le 31 décembre de chaque année.

Compte tenu des responsabilités qui incombent au Président du CASC, la Communauté d’Agglomération du Niortais, si elle est concernée, accorde à ce dernier un crédit global de 800h par an (non cumulable avec les autres autorisations d'absence mentionnées au sein du présent article), afin de lui permettre :

- d’organiser le travail des permanents,

- d'assurer le suivi et la signature des courriers,

- d'assurer sa présence dans les instances de direction des organismes partenaires,

- de gérer ses rendez-vous ainsi que ses déplacements et obligations diverses.

Ces autorisations d'absence sont accordées sur production d'une demande justifiée et sous réserve de leur compatibilité avec l'intérêt du service.

Les litiges susceptibles de survenir entre les élus du CASC et leurs supérieurs hiérarchiques seront tranchés par le Directeur Général des Services de la Communauté d’Agglomération du Niortais ou son représentant.

En outre, la Communauté d’Agglomération du Niortais s'engage à fournir à chacun de ses agents élus au CASC 15 jours maximum par an en supplément des droits stipulés ci-dessus pour l'exercice de leur mandat de représentation dans des organismes locaux, départementaux, régionaux ou nationaux en rapport avec les activités sociales.

Ces autorisations font l'objet d'un ordre de mission rédigé par le Président du CASC et signé par le Directeur Général Adjoint des Services en charge des fonctions ressources.

Le CASC transmettra mensuellement à la Direction des Ressources Humaines mutualisée de la CAN, de la Ville de Niort et du Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) un récapitulatif des droits utilisés, comprenant pour chaque agent concerné la liste des absences, leurs durées et les justificatifs nécessaires.4

II adressera également, en fin d'exercice, à la Direction des Ressources Humaines mutualisée de la CAN, de la Ville de Niort et du CCAS, un tableau récapitulatif global des droits à autorisation spéciale d'absence et celles réellement utilisées.

Ces autorisations spéciales d'absence seront considérées comme temps de travail effectif.

II est précisé que la mise à disposition de personnel au CASC fait l'objet d'une convention spécifique.

ARTICLE 5 : COLLECTIF EMPLOYEUR

Afin d'harmoniser les modalités d'attribution et de versement de l'aide financière allouée au CASC, d'offrir à chacune des structures employeurs contractante le même degré d'information et d'expression, d'œuvrer, et contribuer, par une réflexion commune, à l'amélioration continue du fonctionnement et des prestations proposées par le CASC, est créé un collectif employeur regroupant l'ensemble des structures employeurs concernées. .

Le collectif employeur sera invité au moins deux fois par an par le CASC afin notamment :

- d'assurer le suivi de l'exécution de la convention cadre de financement et de fonctionnement conclue par chaque structure employeur avec le CASC ;

- d’examiner les comptes annuels de l'association ainsi que le projet de budget prévisionnel de l'année N +1

- d’examiner et d'évaluer les prestations offertes par le CASC.

Le collectif employeur ne dispose pas de mandat représentatif.

Le collectif employeur désignera, autant que de besoin, la ou les structures employeur amenées à le représenter lors de certaines rencontres partenariales ou de travail avec le CASC.

La structure employeur ainsi désignée sera présente lors des conseils d'administration auxquels elle sera conviée par le CASC deux fois par an, en application des statuts de ce dernier. La composition de cette délégation sera donnée au CASC pour permettre sa convocation.

Le collectif employeur s'engage à faire connaitre au CASC les objectifs qu'il voudrait promouvoir dans le cadre d'échanges préalables à la tenue des conseils d'administration et des assemblées générales. Pour les exercices 2024 à 2026, la CAN, la Ville de Niort et le CCAS souhaitent porter les objectifs contractualisés suivants :

 Objectifs de transparence et d'information :

• Assurer un système de communication accessible pour informer les agents sur les activités du CASC (Comité d'Action Sociale et Culturelle).

• Développer des outils de communication adaptés aux différents publics cibles pour promouvoir les avantages et bénéfices des activités proposées par le CASC. • Organiser des réunions d'information régulières à destination des agents pour présenter les différentes prestations et avantages offerts par le CASC, en mettant l'accent sur ceux qui concernent spécifiquement les actifs et les familles. Ces réunions auront lieu sur le temps de travail, les absences des adhérents devront être facilitées.

 Objectifs de diversification de l'offre aux bénéficiaires :

• Diversifier l’offre de services proposés aux bénéficiaires en fonction de leurs besoins et attentes, notamment en augmentant le nombre d'activités et de prestations adaptées aux familles, aux retraités et aux actifs dans la limite du budget alloué.

 Objectifs de satisfaction des bénéficiaires :

• Évaluer régulièrement la satisfaction des agents bénéficiaires des services du CASC et prendre en compte leurs retours pour améliorer continuellement l'offre.5

ARTICLE 6 : UTILISATION DE LA SUBVENTION

La subvention allouée au CASC ouvre droit pour les agents de la Communauté d’Agglomération du Niortais au bénéfice d'activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs, conformément à l'objet statutaire du CASC, telles que :

- L'accès aux sections locales de sports et de loisirs.

- Les bons d'achat au vu d'évènements familiaux (naissances, mariages, retraite, etc.).

- Les services de billetteries (prix préférentiels pour l’achat d'entrée dans plusieurs sites, de tickets de cinéma, etc.).

- Le bénéfice de prix préférentiels pour l'achat de divers produits et services.- L'accès à des manifestations spécifiquement organisées au bénéfice des agents et de leurs ayants droit telles que l'arbre de Noel des enfants, la fête du CASC, la soirée pour les nouveaux arrivants et départs en retraite, etc.

- Le bénéfice d'une aide aux vacances (séjours à des prix préférentiels) : communication aux DRH des structures employeurs d'attestations permettant à leur personnel de bénéficier des prestations d'action sociale correspondantes octroyées par elles et l'investissement social.

- l'organisation d'activités sociales, sportives ou culturelles, en commun avec les structures employeurs (cérémonies des départs en retraite, manifestations sportives, etc.).

- L’organisation de sorties familiales et culturelles.

- L’accompagnement social spécifique : l’orientation des agents en difficulté vers des assistantes sociales des structures employeurs ou vers les organismes habilités partenaires.

L'association s'engage à utiliser les subventions conformément à son objet statutaire. Uniquement dans ce cadre d'activités, la Communauté d’Agglomération du Niortais autorise le CASC à reverser tout ou partie de la subvention sous forme d'aide financière ou d'aide en nature.

De plus, conformément à la législation en vigueur, l'association ne peut redistribuer tout ou partie de cette subvention à un autre organisme, y compris en cas de dissolution.

Le CASC s'engage à calculer la subvention selon les mêmes règles pour chacune des structures employeurs.

ARTICLE 7 : PRESENTATION DES DOCUMENTS FINANCIERS ET DU BILAN D'ACTIVITE

Le CASC fournit à la Communauté d’Agglomération du Niortais son budget prévisionnel annuel tel qu'adopté conformément à ses statuts, ainsi que toute modification apportée ultérieurement à ce budget en cours d'exercice, dans les quinze jours suivant adoption.

A la clôture de chaque exercice, le CASC transmet à la Communauté d’Agglomération du Niortais ses comptes annuels arrêtés, inclus les annexes, établis conformément au plan comptable officiel, certifiés par le commissaire aux comptes, ainsi que le rapport du commissaire aux comptes.

Ces documents comptables retraceront les aides directes ou indirectes apportées par chaque collectivité.

Le CASC tient informé la Communauté d’Agglomération du Niortais de ses intentions (budget prévisionnel) et de ses choix (clôture de compte) en matière d'investissements (corporels ou incorporels) destinés à développer les activités sociales délivrées aux agents de la Communauté d’Agglomération du Niortais.

Le CASC produit annuellement un compte-rendu commenté des principaux écarts relevés entre le budget prévisionnel consolidé et sa réalisation.

Le CASC établit chaque année un bilan d'activité détaillé, décrivant les actions entreprises et les résultats obtenus. II s'engage à fournir tout élément nécessaire au suivi, au contrôle ou à réévaluation des actions engagées, et à justifier, sur simple demande de la Communauté d’Agglomération du Niortais, de l'utilisation des sommes revues.6

Le CASC établira un bilan d'activité détaillé qu'il communiquera chaque année à la Communauté d’Agglomération du Niortais.

Le CASC organise au moins une fois par an une réunion spécifique du conseil d'administration destinée à parfaire l'information des structures employeurs et à leur permettre de formuler leurs remarques sur le bilan d'activités et le bilan financier.

Le CASC présente également à chaque structure employeur, avant la fin de chaque exercice, le projet de budget prévisionnel N+1 du CASC qui doit être élaboré un mois avant la fin de l‘exercice.

Lors de ces rencontres, chaque structure employeur peut être représentée par un de ses membres élus ou par un membre désigné.

ARTICLE 8 : VALORISATION DU PARTENARIAT

Le CASC s'engage à préciser le soutien des structures employeurs lors de toute démarche de communication.

II fait apparaitre ce partenariat sur son bulletin d'information et sur son site Internet, ainsi que sur tous autres types de supports lorsque leur taille le permet (affiches, affichettes, plaquettes, chemises ou mallettes illustrées, banderoles...).

ARTICLE 9 : DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention prend effet à compter du 1er janvier 2024, pour une durée de 3 ans.

Les parties s'engagent à se rencontrer annuellement, pour examiner les conditions de son exécution.

ARTICLE 10 : LITIGES

Tout différend survenant dans l’interprétation et l'application des clauses ou dans l'exécution de la présente convention doit être soumis par écrit aux signataires. Dans le cas où un accord ne pourrait intervenir, le litige serait porté devant le Tribunal Administratif de Poitiers.

Niort le,

Le Président du CASC

Patrick CHARLES - DONATIEN

Pour le Président de la CAN

Le Vice- Président

Gérard LABORDERIE