Déliberation - archives

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Déliberation - archives Document publié le Dimanche 3 septembre 2017 par la commune de Varennes-Vauzelles. Lien du pdf (Déliberation - archives)Thèmes du document : Culture et patrimoine, Histoire et mémoire, Travail et emploi, D-2017-49

Publication le? 3 SEP. 2017

EXTRAIT DU REGISTRE

DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL

PRÉFÉCTUIE DE LA NIEVRE

Reçu au : contrôle de légalité le| 5 5 >» < < <

29 SEP. 2017

L'an deux mille dix-sept, le vingt-six septembre, à dix-huit heures, le Conseil Municipal de la commune de VARENNES-VAUZELLES, dûment convoqué, s’est réuni en session ordinaire à la Mairie, sous la présidence de Madame Isabelle BONNICEL, Maire.

Nombre de Conseillers Municipaux en exercice : 29

Date de convocation du Conseil Municipal : 20 septembre 2017

Etaient_ présents : Mme BONNICEL, M. FRIAUD, Mme LACOUR, Mme ROBIN-CHAUVOT, M. MARCONNET, Mme ALTMAN, M. DAMBRINE, M. SAGET, Mme VATAN, Mme LAROCHE, Mme DUCOURTIOUX, Mme THOMAS, Mme DUBOIS, M. DUBOIS, M. REVERCHON, Mme POIRIER, M. MORAND, M. COIGNET, M. GUERIN, M. GAUTHERON, Mme KELLER, M. MOTTAIS, M. SICOT, Mme GRAILLOT, Mme DESABRE, M. LECHER.

Avaient donné procuration : M. FICHOT à Mme BONNICEL, Mme MARCEL à Monsieur SAGET, M. BENEDIT à Mme DESABRE.

Monsieur Jean-Guy FRIAUD a été désigné Secrétaire de séance.

OBJET : Création d'un service commun archives.

Madame le Maire expose que depuis de nombreux mois, Nevers Agglomération réfléchit à la possibilité de mettre en œuvre un service commun des archives qui permettrait aux villes qui y adhèrent de mettre en commun leurs archives respectives, mais aussi d'optimiser le service rendu (collecte, classement, conservation, élimination, communication et valorisation de ce patrimoine) ainsi que les coûts de gestion.

Ce service concerneralt dans un premier temps Nevers Agglomération, la ville de Nevers, celle de Varennes-Vauzelles, l'hôpital ainsi que les Archives Départementales de la Nièvre pour l'appui scientifique et technique.

Marie

54 avenue Louis Fouchère

BP 90121

58641 Varennes-Vauzelles Cedex

tél : 03.86.71.61.71

fax : 03.8 5.57.17.49

mairie@ville-varennes-vauzelles.fr

www.ville-varennes-vauzelles.fr FE "TEn effet, la ville de Varennes-Vauzelles compte actuellement un espace au sein du bâtiment administratif où sont stockés près de 450 mètres linéaires d’archives.

Un premier travail a été organisé en interne depuis de nombreuses années par le biais d'un agent pour répertorier et classifier les documents s’y trouvant, les géo-localiser plus facilement, procéder à des éliminations mais aussi à la conservation des archives dites « historiques ».

Pour autant, l'espace contenant les archives ne possède pas de ventilation adaptée à la conservation de ce patrimoine qui représente l’histoire de la commune et dont certains documents sont issus de la Révolution Française, la classification établie ne relève pas de la classification normée pour ce genre de service et le personnel dédié ne dispose pas de la qualité d’archiviste ni même des moyens matériel et spécifique à ce genre de mission, même s’il a jusqu’à présent effectué un important travail de fond et surtout de qualité.

C'est pourquoi la collectivité a jugé utile, pour préserver ce patrimoine et le valoriser, de se porter candidat dès la création du service commun des archives.

Dans cette optique, un premier projet de convention portant création du service commun avait été établi en début d'année et présenté au Comité Technique de la ville le 10 mars dernier.

A l'issue, le Conseil Communautaire du 1° avril 2017 a approuvé à l'unanimité la création du service commun des archives dans son principe, ainsi que le projet de convention définissant les modalités financières et le transfert du personnel.

Ce projet, compte tenu des échanges techniques et financiers qui ont eu lieu entre les collectivités concernées et le Directeur des Archives Départementales, a connu quelques ajustements qui ont été soumis au Conseil Communautaire du 8 juillet dernier.

Ils portent sur les points suivants :

- Le report de la date de mise en œuvre effective du service commun au 1°’ octobre 2017 au lieu du 1° juillet, considérant que les agents du service municipal des Archives de Nevers étaient mobilisés sur une opération de déménagement des archives de la ville au Centre des Archives Historiques de la Nièvre et au Centre des Archives Intermédiaires ;

- L'instauration d’une clause de revoyure et de l'évaluation au bout de 6 mois d'exercice du service commun, de manière à apporter d'éventuelles corrections :

- La prise en compte « réelle » des charges dites d'exploitation dans le coût du service et qui nécessite la mise en place d’une comptabilité analytique ;

- La répartition des frais du service commun, qui repose désormais pour le fonctionnement sur une clé de répartition, exprimée en mètre linéaire occupé dans les locaux archives.

Ainsi, le coût global de ce service commun est fixé à 240.000 €, la part de la ville de Varennes-Vauzelles à 38.000 €. Pour information, la charge financière pour la commune du salaire de l’agent qui sera transféré au service commun représentait 42.000 €.Pour organiser le transfert de l'agent de Varennes-Vauzelles dans les meilleures conditions, un groupe de travail s'est constitué au sein duquel sont présents chaque lundi depuis début septembre, le Directeur Général Adjoint et la Directrice des Ressources Humaines de la ville ainsi que l’agent concerné par ce transfert.

Enfin, il a également été négocié la présence, une demi-journée par semaine dans les locaux de la Mairie, d’un personnel du service commun des archives pour assurer la continuité et l'optimisation des archives qui, dans l'immédiat, restent dans l'espace dédié. Seules les archives historiques pourraient être versées au Centre des Archives Historiques de la Nièvre.

La Direction Générale des Services de la ville, par le biais de son Directeur Général Adjoint, assurera une coordination technique avec le service commun des archives et un élu sera désigné pour représenter la ville au sein du comité de suivi et de programmation de ce service commun.

En conséquence, Madame le Maire propose :

-_ D'approuver la création du service commun des archives.

Adopté à l'unanimité.

- Puis d'approuver les termes de la convention à intervenir entre les communes de Nevers, Varennes-Vauzelles et Nevers Agglomération pour la création du service commun des archives, ainsi que les termes des conventions de gestion à conclure avec les communes adhérentes ;

- De l'autoriser à signer ces conventions, ainsi que tout avenant ultérieur éventuel, relatif notamment à la répartition des charges de ce service commun qui seront abordées en assemblée délibérante ;

- De la désigner en tant que titulaire et de désigner Monsieur FRIAUD élu suppléant pour représenter la ville au sein du comité de suivi et de programmation du service commun.

Adopté par 16 voix pour et 13 abstentions.

Fait et délibéré en Mairie les jour, mois et an que dessus.

Au registre sont les signatures.

Pour copie conforme.

Varennes-Vauzelles, le 28 septembre 2017

PREFECTURE DE LA NIEVRE

Reçu au contrôle de légalité le