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unknown - AR Affaire 18 Annexe 1 Protocole accord Tropica Dingue
Document publié le Dimanche 27 novembre 2022 par la commune de Saint-André.
Lien du pdf (unknown - AR Affaire 18 Annexe 1 Protocole accord Tropica Dingue)
Thèmes du document : Justice et droit, Assurance, Consommateurs,
PROTOCOLE D’ACCORD
Entre Ilop Sport association numéro W9R1003412, Siret 752 327 163 00016
11 ter chemin des écoliers à Sainte Clotilde (97490) représentée par Stéphane André, son Président
Et
La commune de Saint-André,
Place du 2 décembre – 97440 Saint-André, représentée par Joé Bédier, Maire de Saint-André
Préambule
Ilop Sport souhaite organiser, sur la commune de Saint-André, sur l’espace du Colosse et sa
périphérie une épreuve intitulée la Tropica Dingue. Le présent protocole a pour but de définir les
engagements des parties prenantes.
Article 1 : Objet et durée
Il est convenu qu’Ilop organisera la Tropica Dingue en 2022-2023-2024 sur l’espace du Colosse.
L’évènement Grand Public aura lieu les 26 et 27 novembre 2022.
Les dates ultérieures seront choisies après chaque édition.
Article 2 : Les obligations à la charge des parties
1. Les obligations à la charge de Ilop Sport
I. Respect des autorisations
Ilop Sport s’assurera du respect des prescriptions légales en matière d’organisation de ce type
d’épreuves et déposera un dossier de demande de manifestation hors stade auprès de la sous-
préfecture de Saint-Benoît.
Dans ce cadre, Ilop Sport s’engage à contracter toutes les polices d’assurance nécessaires pour
garantir sa responsabilité civile et notamment garantir la commune contre tous les sinistres dont elle
pourrait être responsable soit de son fait, soit de celui de ses usagers.
Accusé de réception en préfecture
974-219740099-20220630-DCM20220622-18-DE
Date de télétransmission : 30/06/2022
Date de réception préfecture : 30/06/2022 II. Mettre en place une sécurité médicale adaptée
Ilop Sport mettra en place une équipe médicale adaptée pour le format de l’épreuve sous la
responsabilité d’un coordonnateur médical.
III. Informer les prestataires permanents
Ilop Sport informera les partenaires permanents du parc du colosse de la tenue de l’évènement deux
mois avant la tenue de ce dernier, plan à l’appui et assurera via la communication vers les
participants une information sur les prestations possibles de ces derniers. L’objectif étant d’associer
tous les acteurs présents sur le site à la manifestation.
IV. Intégrer la commune de Saint-André dans la communication globale
Ilop Sport intègrera la ville de Saint-André dans sa communication globale.
∑ Sur les supports hors médias, le blason ou le nom de la ville, en typo classique, apparaitront
∑ Sur les supports médias, le nom de la ville sera systématiquement, soit au sonal, soit en
apparition logo.
Ilop Sport fournira à la commune de Saint-André tous les supports nécessaires afin de promouvoir la
manifestation sur ses propres supports (site web, journal de la commune, réseau d’affichage,…).
Ilop Sport réservera en gratuité dix places à la commune de Saint-André à fournir au moment de
lancement de la compagne d’inscription.
V. Compte
Ilop s’engage à intégrer dans ses comptes l’apport de la collectivité en avantage en nature.
2. Les obligations à la charge de la commune
D’un point de vue général, et compte tenu du caractère d’intérêt public local de ce programme, la
commune s’engage à en soutenir la mise en œuvre y compris les moyens de fonctionnement qu’il
requiert et/ou en termes de locaux, personnels, matériels.
I. Mettre le site à disposition
La commune de Saint-André s’engage à mettre à disposition le site du Colosse.
Cette mise à disposition sera faite pour la mise en place de l’évènement Grand Public Tropica’Dingue.
Accusé de réception en préfecture
974-219740099-20220630-DCM20220622-18-DE
Date de télétransmission : 30/06/2022
Date de réception préfecture : 30/06/2022 II. Mettre le Service Technique à disposition
La commune de Saint-André s’engage à mettre à disposition selon un calendrier qui devra être
déterminé, les équipes des Services Techniques de la ville afin d’aider à la mise en place de la
manifestation.
Les demandes de matériel classique (de type : tentes, tables, chaises, boitier électrique, espace
froid…) seront réalisées au plus tard trois mois avant la manifestation.
Pour la partie module et mise en œuvre du parcours, un calendrier de réunion sera établi et adressé
aux différentes parties prenantes.
Article 3 : Organisation de la relation de travail entre Ilop et la Mairie de Saint-André
L’évènement Tropica’Dingue et les relations entre la commune de Saint-André et Ilop Sport devenant
par le précédent contrat pérenne et important, il convient d’organiser des réunions régulières en vue
de préparer au mieux l’évènement.
Ilop Sport assurera les invitations à ces réunions selon un calendrier qui sera défini au fur et à mesure
de la préparation de ce dernier.
Article 4 : Pilotage
Dans le cadre de la manifestation, les personnes référentes seront les suivantes :
Ilop
Directeur d’Ilop Sport/ Stéphane André/ stephane.andre@ilop.re
Mairie de Saint-André
Un chef de projet sera désigné par la commune de Saint-André
Ce chef de projet sera le référent de Ilop Sport.
Article 5 : Résiliation
En cas d’inexécution totale ou partielle de l’une des obligations souscrites par la Mairie ou Ilop Sport,
chacun aura la faculté de résilier le précédent protocole, voir d’en exiger l’exécution après la mise en
demeure notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet pendant plus
d’ une semaine à compter de la dite réception, sans préjudice de tous dommages, intérêts, auxquels
elle pourrait prétendre du fait de ce(s) manquement(s), sauf cas de force majeure.
Entre dans le champ d’application de la force majeure, les intempéries exceptionnelles, les
interdictions administratives de dernière heure ou tout évènement imprévisible. Accusé de réception en préfecture 974-219740099-20220630-DCM20220622-18-DE
Date de télétransmission : 30/06/2022
Date de réception préfecture : 30/06/2022 Article 6 : Règlement des litiges
Tout litige susceptible de s’élever entre les parties à l’occasion de l’interprétation ou de l’exécution
du présent protocole sera, à défaut de règlement amiable, tranché par la juridiction compétente de
Saint-Denis de la Réunion, en l’occurrence le Tribunal Administratif de Saint-Denis.
Fait à Saint-André
Le
En deux exemplaires originaux
Mairie de Saint-André Ilop Sport
Accusé de réception en préfecture
974-219740099-20220630-DCM20220622-18-DE
Date de télétransmission : 30/06/2022
Date de réception préfecture : 30/06/2022