Déliberation - DELIB 44 2023 Convention de mutualisation des systèmes d’informations

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Déliberation - DELIB 44 2023 Convention de mutualisation des systèmes d’informations Document publié le Mardi 19 septembre 2023 par la commune de Seichamps. Lien du pdf (Déliberation - DELIB 44 2023 Convention de mutualisation des systèmes d’informations)Thèmes du document : Industrie, Consommateurs, Institutions publiques, Mandat de procuration : BRZAKOVIC Borisav à TREIBER Pascale, CHAKMA- HENRION Véronique à VIVIER Macha, MANGEOT Pascal à CHARPENTIER Florent Absents :

Secrétaire de séance : Monsieur DUBAS Patrick

Membres présents................................................24

Absents ayant donné mandat de procuration......3

Absents.................................................................0

Votants..................................................................27

Délibération DELIB_44_2023

Convention de mutualisation des systèmes d’informations – Rapporteur : Juan-Ramon GARCIA

Conseillers

présents

Suffrages

exprimés

avec

pouvoir

Pour Contre Abstention Non participant

24 3 27 0 0 0

REPUBLIQUE FRANCAISE

Département de la

Meurthe-et-Moselle

DELIBERATION

CONSEIL MUNICIPAL Arrondissement de

Nancy

Commune de

Seichamps

L’an deux mille vingt-trois, le vingt-cinq septembre à

vingt heures trente, les Membres du Conseil municipal se

sont réunis sur la convocation de M. le Maire, adressée le

19/09/2023 conformément aux articles L. 2121-10 à 2121-

12 du Code Général des Collectivités Territoriales, qui a eu

lieu Salle du conseil municipal de l'Hôtel de Ville.

Présidence : Henri CHANUT, maire.

Etaient présents :

Nombre de membres dont le

conseil doit être composé : .... 27

Nombre de conseillers en

exercice : .................................. 27

Date de convocation :

19 septembre 2023

BERGE Dominique, CHANUT Henri, CHARPENTIER Florent,

COLNOT Charles, COULOMBE Pascal, DECLERCQ Alain,

DOERLER Marie, DUBAS Patrick, FORTINI Roland, GARCIA

Juan-Ramon, GLESS Danielle, GUILLIN Stéphane,

KEINERKNECHT René, KRIER Catherine, LANUEL-LE

MARECHAL Yveline, MARTIN Frédéric, OGER Rachel, PARET

Evelyne, ROYER Clément, ROZOT Jocelyne, SCHNEIDER

Pierre, TREIBER Pascale, VERON Armelle, VIVIER Macha

Copie pour impression

Réception au contrôle de légalité le 26/09/2023 à 16h44

Réference de l'AR : 054-215404989-20230925-DELIB_44_2023-DEPar délibération du Conseil métropolitain en date du 13 juillet 2017, le Grand Nancy a adopté la signature d'une convention de mutualisation informatique avec les communes d'Art-sur-Meurthe, Essey-lès-Nancy, Houdemont, Jarville, Laxou, Ludres, Malzéville, Maxéville, Nancy, Pulnoy, Saint Max, Saulxures-lès-Nancy, Seichamps, Vandoeuvre- lès-Nancy et Villers-lès-Nancy ainsi que les Centres Communaux d'Action Sociale de Nancy et Vandoeuvre-lès-Nancy, l'Opéra, le Sillon Lorrain, le Syndicat à Vocation Unique Saint Michel Jéricho et le Syndicat Intercommunautaire Scolaire.

Par délibération du Conseil métropolitain du 19 octobre 2018, les villes de Dommartemont, Fléville-devant-Nancy et Heillecourt ont également intégré la mutualisation des moyens informatiques.

Le Syndicat Intercommunal pour la gestion de la crèche Frimousse (structure intercommunale réunissant Tomblaine, Saint Max et Essey-lès-Nancy) s’est quant à lui inscrit dans cette même démarche par délibération le 20 septembre 2019.

Cette dernière convention a été prolongée par avenant, pour une durée d’un an, au conseil métropolitain du 20 septembre 2022 et arrive donc à échéance en septembre 2023.

Il vous est désormais proposé de renouveler cette convention dans ses termes usuels, à savoir sur une durée de 5 ans, renouvelable tacitement chaque année, à compter du 1er janvier 2024. Il est proposé que la convention actuelle soit prorogée jusqu’à cette date afin, d’une part, de clore le processus annuel de refacturation, de laisser le temps aux adhérents de délibérer dans leurs instances respectives d’autre part.

Préambule

Les projets d’informatisation sont devenus de plus en plus complexes dès lors que l’on recherche une efficience optimale. Les politiques publiques de nos organisations respectives sont désormais soumises à des contraintes d’efficacité, de dématérialisation, d’évolutions réglementaires. Les activités inhérentes sont en cela soumises à une dépendance technologique forte et à la nécessité de pouvoir mobiliser facilement des compétences expertes dans de multiples domaines.

Un ensemble complet de compétences au bénéfice de tous

C’est dans cet esprit originel que souhaite s’inscrire cette nouvelle convention : proposer à ses adhérents de mobiliser facilement un ensemble de compétences expertes pour :

 Les assister dans leur prise de décision, dans leurs choix technologiques et fonctionnels

 Réaliser ou accompagner la mise en œuvre de leurs projets

 Se prémunir des risques majeurs en termes de cyber sécurité

 Optimiser les coûts d’investissement et de fonctionnement afférents à la détention d’un patrimoine matériel et logiciel de plus en plus conséquent

Faisant écho aux remarques et demandes de ses adhérents, elle propose de réinterroger les principes qui ont présidé aux décisions, originelle et suivantes, de mutualiser les moyens informatiques de toutes les organisations citées en supra. Et de les inscrire dans une démarche d’amélioration continue.

Plusieurs évolutions sont ainsi proposées pour cette nouvelle période de mise en œuvre.

Évolutions proposées

 Un catalogue de services actualisé

Aligné stratégiquement sur les compétences détenues tant par la DSIt que par ses prestataires contractuels. Évolutif pour s’adapter aux besoins, aux usages et aux évolutions technologiques du marché. Couvrant l’ensemble des domaines d’intervention attendus d’une direction des Systèmes d’Information et des Télécommunications.

 Des instances de gouvernance renouveléeso Échelon politique : prenant la forme d’un rapport annuel et autorisant le suivi financier, des schémas directeurs et des indicateurs d’activité de la DSIT. Présentation proposée en conférence des Maires, élargie aux représentants légaux de l’ensemble des adhérents.

o Échelon stratégique : indexé sur le calendrier budgétaire des adhérents, autorisant la constitution et le suivi des portefeuilles de projets et du plan de charges, le suivi de la qualité de services, le suivi budgétaire.

Semestriel en présence des équipes de direction, des responsables financiers et des référents informatiques.

o Des comités utilisateurs : pour favoriser le travail en réseau, l’animation de communautés d’intérêt (autour d’un logiciel ou d’un domaine particulier). Fréquence ad hoc (mise à jour logicielle, évolution réglementaire, etc)

o Des instances formalisées de suivi de projets

 Une activité articulée autour de schémas directeurs communs

Venant compléter les stratégies numériques respectives des adhérents, ils ont pour objectif de concourir à un aménagement numérique collectif et équitable du territoire, au service de nos concitoyens.

Les axes proposés initialement seraient les suivants :

o Sécurisation du Système d’Information

o Optimisation des coûts de possession

o Sobriété numérique et souveraineté

o Respect de la conformité réglementaire (RGPD, etc)

o Inclusion numérique des agents

o Accroitre les capacités de pilotage par la donnée

o Assurer le maintien opérationnel du système d’information et gérer l’obsolescence

Ces schémas directeurs seraient assortis de plans d’action et d’indicateurs de suivi spécifiques délivrés en continu aux adhérents et présentés annuellement dans l’instance de gouvernance politique de la convention.

 Une refacturation des services simplifiée

Pour une meilleure lisibilité et une plus grande transparence, il est proposé de séparer les coûts de masse salariale et les coûts de possession des composants du Système d’information (applications, serveurs, logiciels, composants réseaux, etc).

1. Financement solidaire de la masse salariale

Forfaitisé, actualisé annuellement, indexé sur le nombre de postes de travail considéré comme représentatif de la complexité du système d’information à prendre en gestion (Suppression des coûts de « temps passé »).

Cette évolution entend positionner la DSIT davantage comme un partenaire que comme un prestataire de services, mobilisable en tant que de besoin sur l’ensemble de ses domaines d’intervention. Elle permet également de comparer les coûts refacturés au recrutement en propre d’informaticiens par les adhérents, en regard de la pluralité des compétences mises à disposition.

2. Calcul automatisé et actualisé annuellement de ces coûts de possession, rétrocédés via des tableaux de bord accessibles en continu par les interlocuteurs habilités des adhérents.

2 modes de facturation Facturation en coûts directs (investissement et fonctionnement) si l’abaque de refacturation est connu lors de l’achat (maintenance par exemple)

 Facturation en coûts indirects (investissement et fonctionnement) si l’abaque de refacturation doit être actualisé au moment de la refacturation (nombre de Go de stockage, nombre de comptes, etc)

3. Émission des titres de recettes en respect des calendriers budgétaires (BP, DM) des adhérents.

Compte tenu de cette évolution rendant complexe la comparaison avec la méthode de calcul antérieure, qui mélangeait, selon les domaines, des coûts de masse salariale, de « temps passé » et de possession du système d’information, il est proposé de plafonner les montants refacturés en fonctionnement sur la moyenne des 3 derniers exercices, ces derniers apparaissant les plus représentatifs au regard de l’évolution constatée du système d ‘information et du niveau d’équipement.

 Introduction des sections relatives au Règlement Général pour la Protection des Données, entré en vigueur en 2018.

En synthèse

Le nombre et la fidélité des adhérents témoignent de l’intérêt pour cette forme de mutualisation, comme levier d’amélioration des services informatiques, et par transition du service public, de maîtrise de la dépense publique locale, et de rationalisation des ressources dans le cadre d’un partenariat équilibré et volontaire.

La convention qui vous est proposée entend ainsi, en synthèse, s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue visant à :

 Optimiser : proposer davantage de services au moindre coût

 Simplifier : disposer d’un système d’information adapté, de plus en plus complet et complexe à gérer, mais néanmoins accessible à tous, indépendamment des moyens respectifs des adhérents

 Rendre l’exécution plus transparente et plus lisible

Délibération

Après avoir pris connaissance de la nouvelle convention, il est demandé au Conseil Municipal :

 D’approuver la convention ci-jointe, qui prendra effet à compter du 1er janvier 2024, pour une année, reconductible tacitement quatre (4) fois,

 De proroger la convention actuelle jusqu’au 1er janvier 2024 afin d’autoriser une facturation dans les termes actuels et de laisser le temps aux adhérents de réunir leurs instances délibérantes,

 D’autoriser Monsieur le Maire, ou son représentant, à signer la convention ci- jointe, ainsi que tous les actes afférents.

Adoptée à l'unanimité.

Fait et délibéré les jours, mois et an que dessus ont signé au Registre les membres présents.

Pour extrait conforme,

Affiché le 26 septembre 2023

Henri CHANUT,

Maire.Henri CHANUT

[[[signature1]]]

[[[SECRETAIRE]]]

Henri CHANUT

2023.09.26 14:55:26 +0200

Ref:20230926_141202_1-2-O

Signature numérique

le Maire