Déliberation - proposition convention adhesion reseau bibliotheques HPB v0125bd tampon

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Déliberation - proposition convention adhesion reseau bibliotheques HPB v0125bd tampon Document publié le Jeudi 27 février 2025 par la commune de Pouldreuzic. Lien du pdf (Déliberation - proposition convention adhesion reseau bibliotheques HPB v0125bd tampon)Thèmes du document : Télécommunications et internet, Données personnelles, Consommateurs, Convention cadre définissant les conditions d’adhésion

au réseau des bibliothèques du Haut Pays Bigouden

2025-2030

ENTRE

La Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden, siégeant 2A rue de la Mer, 29710 POULDREUZIC,

représentée par Madame Josiane KERLOC’H, Présidente, agissant en vertu de la délibération n°2025-xxx du

Conseil communautaire du 27 février 2025, désignée ci-après « la communauté de communes »,

D’une part, et

La commune de , adresse, représentée par son/sa, Maire, agissant

en vertu de la délibération n°2025-xxx du Conseil municipal du xx xx 2025, soumise à toutes obligations lui incombant en vertu de la présente convention, désignée ci-après « la commune »

D’autre part,

Vu le Code général des collectivités territoriales ;

Vu la loi n° 2021-1717 du 21 décembre 2021 relative aux bibliothèques et au développement de la lecture publique ;

Vu la délibération n° 2024_02_002 du Conseil communautaire en date du 29 février 2024 approuvant la modification des statuts de la Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden et adoptant la prise de compétence culturelle ;

Vu la délibération n° 2024_06_111 du Conseil communautaire en date du 27 juin 2024 adoptant le Projet Culturel de Territoire,

IL A ÉTÉ EXPOSÉ PUIS CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

En 2022, la Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden s’est engagée dans une démarche partagée et concertée de diagnostic culturel de territoire, permettant d’établir un état des lieux transversal et thématique des acteurs et des dynamiques culturelles du Haut Pays Bigouden et de recueillir les attentes et les besoins du secteur. Cette démarche s’est poursuivie en 2023 par l’écriture du Projet Culturel du Haut Pays Bigouden.

Deux enjeux spécifiques au développement de la lecture publique ont été révélés dans ce cadre : - La valorisation de l’existant et l’accompagnement des acteurs vers plus de coopération ; - La structuration de la lecture publique à l’échelle intercommunale.

Par la délibération du 29 février 2024, la communauté de communes a adopté une prise de compétence culturelle permettant la mise en œuvre du Projet Culturel du Haut Pays Bigouden et définissant notamment son champ d’intervention dans le domaine de la lecture publique.La communauté de communes s’engage ainsi dans le développement d’une mise en réseau horizontale des bibliothèques du territoire avec une coordination à l’échelle intercommunale afin de répondre à trois objectifs :

- Développer une offre adaptée sur l’ensemble des communes pour garantir l’accès de tous aux équipements et aux collections ;

- Soutenir la professionnalisation des acteurs et favoriser l’engagement des bénévoles ; - Soutenir la coopération entre acteurs de la lecture publique et les acteurs des autres domaines culturels.

Afin de mettre en œuvre le Projet Culturel du Haut Pays Bigouden, la communauté de communes et la commune partenaire se sont rapprochées pour convenir des modalités suivantes :

ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention d’adhésion a pour objet de définir les modalités de partenariat entre la Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden et les bibliothèques situées dans les communes adhérentes, ainsi que les engagements respectifs dans le cadre du réseau de lecture publique du Haut Pays Bigouden, dans le respect de l'indépendance de chacune des parties.

Le réseau des bibliothèques du Haut Pays Bigouden se construit de manière graduée et progressive. Le dispositif pourra évoluer et chaque nouveau projet sera soumis aux instances représentatives et décisionnaires du réseau. Des avenants à la convention d’adhésion pourront être ajoutés le cas échéant.

ARTICLE 2 : CADRE GÉNÉRAL DE FONCTIONNEMENT DU RÉSEAU

Article 2.1. Principes généraux

L’adhésion des communes au réseau est libre et gratuite mais soumise à engagements. Les bibliothèques adhérentes ne changent pas de statut. Certaines d’entre elles ont en parallèle une convention de gestion avec une association.

Les bibliothèques participent aux projets communautaires tout en poursuivant leurs actions en autonomie visant les habitants de leurs communes respectives.

Article 2.2. Instances et circuits de décisions

Le réseau des bibliothèques du Haut Pays Bigouden adopte un fonctionnement collégial avec : - Une commission culture dédiée annuellement à la lecture publique qui définit les grandes orientations et traite les affaires culturelles relatives à la coordination du réseau ; - Un groupe de travail technique composé des acteurs de la lecture publique du territoire (élus, salariés et bénévoles) qui porte l’étude de faisabilité des orientations de la commission, la recherche de solutions, l’élaboration de propositions, la co-construction et le co-développement des projets du réseau et des bibliothèques.

Une présentation des avancées de la structuration et des projets du réseau est réalisée régulièrement lors des rencontres de la commission culture du Haut Pays Bigouden, composée d’une personne élue par commune du territoire et du Vice-Président délégué. L’avis de la commission peut être sollicité ponctuellement à l’occasion d’étapes décisives.Article 2.3. Périmètre d’intervention

Le développement de l'offre de services en lecture publique à l’échelle intercommunale se construit en complément des services proposés par les bibliothèques et médiathèques relevant de la compétence communale :

- Par la mise en place d'actions visant à renforcer l'accès des habitants à l'ensemble des services et équipements du territoire, les mutualisations et la mise en réseau ;

- Par la coordination et l'animation du réseau des médiathèques et des bibliothèques du territoire ; - Par le développement et la gestion d'outils communs.

La Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden s’engage ainsi à :

- Coordonner le réseau des bibliothèques et assurer une logistique, une expertise, un accompagnement des acteurs communaux et un support technique, pour les questions relatives à de l’ingénierie culturelle et aux outils et ressources mis à disposition ;

- Organiser des actions culturelles transversales et des formations en complément de la Bibliothèque Départementale du Finistère ;

- Piloter l’informatisation du réseau ;

- Promouvoir le réseau et chacune des bibliothèques qui le compose.

ARTICLE 3 : CONDITIONS D’ADHÉSION

L’adhésion d’une bibliothèque au réseau implique :

- La nomination d’un référent élu et d’un référent technicien (salarié ou bénévole) pour assurer le suivi du réseau et en garantir la mise en œuvre dans les termes de la convention et du Projet Culturel du Haut Pays Bigouden ;

- La signature de la convention bipartite d’adhésion au réseau, accompagnée le cas échéant par la rédaction d’une convention de partenariat avec l’association gestionnaire de la bibliothèque ; - La signature par la commune adhérente de la convention-type d’objectifs portant soutien à la lecture publique sur un territoire communal pour une bibliothèque ou une médiathèque, liant les communes à la Bibliothèque Départementale du Finistère (BDF) ;

- La participation régulière des bibliothécaires (agents ou bénévoles) aux réunions mensuelles du réseau ;

- La collaboration dans le développement de l’action culturelle territoriale et la participation aux projets du réseau ;

- La participation des bibliothécaires (agents et bénévoles) aux formations du réseau ; - L’engagement dans un travail d’harmonisation concertée des pratiques et la recherche de solutions consensuelles ;

- La mise en commun, à destination de l’ensemble des publics, des outils du réseau, des animations intercommunales, des services et des fonds documentaires de la bibliothèque (les fonds restant cependant la propriété de chaque commune) ;

- L’information par les bibliothèques de toute évolution majeure concernant l'équipement (recrutement, réaménagement, horaires d'ouverture, etc.), avec la possibilité d’un accompagnement de la communauté de communes en amont des prises de décision ;

- L’acceptation des décisions prises et votées par les instances décisionnaires du réseau en termes de pilotage et de coordination techniques assurés par la communauté de communes ; - L’adoption des outils communs fournis par la communauté de communes dans le cadre du marché d’informatisation des bibliothèques, à savoir : un système de gestion de bibliothèque ; un portail web couplé avec un CMS (système de gestion de contenu) ; un référentiel des usagers ; un intranet ; une application de bibliothèque ; un gestionnaire d’Environnement Public Numérique.ARTICLE 4 : HARMONISATION DES SERVICES AU PUBLIC ET HOMOGÉNÉISATION DES PRATIQUES

Afin d’optimiser la structuration du réseau et l’usage des outils communs, d’en simplifier la communication auprès des usagers et d’en alléger son fonctionnement, la recherche de solutions consensuelles est systématique. Les consensus suivants sont d’ores et déjà approuvés :

4.1. Fonctionnement général du réseau

L’adhésion d’une bibliothèque au réseau implique en outre :

- La mise à jour du règlement intérieur en conformité avec la convention du réseau et le futur règlement intérieur commun ;

- La transmission de statistiques attendues par le ministère de la Culture soit par l’intermédiaire de l’antenne de la Bibliothèque départementale du Finistère, soit directement auprès du Service du Livre et de la Lecture (SLL) du ministère de la Culture ;

- La connaissance et la prise en compte des préconisations de la DRAC. Les bibliothèques s’engagent à tendre vers leur mise en œuvre ;

- La mise à disposition d’un budget d’animation communal dédié ;

- L’installation et la maintenance dans la bibliothèque d’un poste informatique, d’une connexion internet professionnelle protégée et de bonne qualité et d’une ligne téléphonique directe pour un accès professionnel, si tel n’est pas encore le cas ;

- La libération d’une étagère à la bibliothèque pour les réservations du réseau ; - La participation des équipes de salariés et/ou de bénévoles aux réunions de préparation des projets du réseau ;

- La réalisation d’un récolement (inventaire) des collections pour identifier les documents manquants et supprimer les notices de la base de données.

4.2. Inscriptions des lecteurs

L’adhésion au réseau des bibliothèques du Haut Pays Bigouden nécessite : - Le passage en gratuité pour les lecteurs au plus tard à la date de livraison du logiciel de bibliothèques dédié au réseau ;

- La possibilité pour les lecteurs de s’inscrire dans la bibliothèque adhérente de leur choix ; - L’adoption de la carte de lecteur unique et individuelle.

La bibliothèque procédant à l’inscription d’un usager (ou au renouvellement de son abonnement) délivre à l’usager une carte d’abonné lui permettant d’emprunter dans l’ensemble des bibliothèques du réseau et d’accéder à son compte via internet, quel que soit son lieu d’habitation. Par souci de simplification et pour en assurer une numérotation unique et continue, les commandes de cartes d’abonnés sont gérées et financées par la Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden.

Les inscriptions des usagers sont individuelles, d’une durée d’un an et font l’objet d’un numéro de lecteur unique attribué à chaque adhérent (carte à codes à barres). Toutes ces données sont centralisées dans un fichier et rassemblées en conformité avec les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) et dans le respect du Règlement Général de Protection des Données (RGPD). Dans le cadre de la mise en réseau, les abonnés s’inscriront dans la bibliothèque de leur choix. La bibliothèque qui s’en chargera présentera à chaque usager le catalogue et le portail du réseau, les moyens d’y accéder ainsi que les ressources numériques accessibles gratuitement sur le portail de la Bibliothèque départementale du Finistère.

4.3. Circulation des documents et gestion des collections

Afin de faciliter l’usage des différentes bibliothèques par les usagers, chacune s’engage à harmoniser autant que possible la circulation des documents : modalités d’emprunt, relances des usagers, gestion des retards,remplacement des documents perdus, règles de prêt (durée, prolongation, nombre maximum , réservation, quota de prêt par type de document, etc.).

Chaque commune reste propriétaire de ses fonds mais s’engage à démarrer une réflexion afin d’éviter les acquisitions redondantes et augmenter la diversité de l’offre sur le territoire. Cette harmonisation s’inscrit dans l’objectif à moyen terme de développer une politique documentaire concertée et vise la mise en place d’une navette documentaire après 2026.

4.4. Communication

La Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden s’engage à financer le développement d’une identité et d’une charte graphique communes au réseau, en concertation avec les communes et les bibliothèques adhérentes.

La communauté de communes produit, de plus, en interne des documents de communication relatifs aux actions culturelles du réseau (supports « papier » et/ou numériques), mis à disposition du réseau pour diffusion sur le territoire.

Les membres du réseau s’engagent à mentionner la participation de la communauté de communes dans toute communication auprès du public relative aux réalisations communes (catalogue, portail, animations intercommunales, etc.) et autorisent la communauté de communes à communiquer sur ces réalisations.

4.5. Réglementation

Dans le cadre du réseau, lors des différentes transactions (prêts de documents et/ou de matériels aux bibliothèques et/ou aux usagers), la Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden recueille des données personnelles (nom, prénom, date de naissance, etc.). Ces données font l’objet de traitements informatiques relatifs à l’élaboration de statistiques attendues par le ministère de la Culture et à l’évaluation des objectifs du réseau.

La communauté de communes satisfait aux obligations de déclaration de ces traitements auprès de la CNIL conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 et au Règlement de Protection des Données Personnelles (RGPD). En application de cette loi, l’usager bénéficie d’un droit d’accès et de rectification des informations le concernant. Un particulier ou une bibliothèque s’opposant à l’enregistrement de ces données ne pourra bénéficier des prêts et/ou des services du réseau.

ARTICLE 5 : GESTION DES OUTILS D’INFORMATISATION DU RÉSEAU

L’informatisation du réseau des bibliothèques du Haut Pays Bigouden consiste dans l’acquisition et le déploiement sur le territoire d’une solution informatique, comprenant :

- Un catalogue commun permettant aux visiteurs et aux lecteurs (inscrits ou non), aux bibliothécaires et aux bénévoles de connaître les ressources disponibles, leur localisation, leur disponibilité, les suggestions des lecteurs, etc. via un moteur de recherche ;

- Un portail web, vitrine de l’activité du réseau, présentant les informations relatives à celui-ci (localisation des bibliothèques, horaires, agendas, animations, évolutions vers des ressources numériques, etc.) et permettant l’accès des usagers au catalogue ;

- Un gestionnaire d’Espace Public Numérique, pour la gestion sécurisée des sessions des lecteurs sur les ordinateurs mis à disposition des publics dans les bibliothèques ;

- Une application de bibliothèque pour les usages en mobilité via un smartphone ou une tablette ; - Un intranet professionnel avec une messagerie instantanée.

Chaque bibliothèque adhérente accèdera aux applications (logiciel de gestion de la bibliothèque et outils professionnels) par le biais d’une connexion internet. Les accès seront réservés aux membres du réseau et accessibles via des identifiants et mots de passe confidentiels.5.1. Engagements de la Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden

Sous le pilotage du service culture et avec l’appui de son service informatique, de son service des marchés publics et de la direction générale, ainsi que l’accompagnement du Centre de Gestion 29 et de la Bibliothèque du Finistère, la Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden :

- Engage la mise en réseau informatique des bibliothèques du territoire adhérant au réseau ; - Pilote et finance cette informatisation avec un éditeur de logiciel, choisi au terme d’une procédure de marché public ;

- Finance et assure la gestion de la solution informatique mise en place pour le réseau des bibliothèques, y compris la maintenance, l’hébergement, les licences ;

- Finance pour chacune des communes dont la bibliothèque adhère au réseau un équipement informatique favorisant le déploiement des outils informatiques comprenant : 1 ordinateur portable, une souris, une douchette et une tablette numérique ;

- Centralise les dysfonctionnements et sollicite le prestataire pour solutionner l’ensemble des problèmes techniques liés aux outils de mise en réseau ;

- Organise par l’intermédiaire d’un prestataire extérieur des formations sur la nouvelle solution informatique commune aux bibliothèques du réseau ;

- Assure la gestion globale et la mise à jour des évènements intercommunaux sur le portail ; - Se charge de la déclaration des fichiers à la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) ; - Assure une veille technologique.

Les logiciels communs du réseau étant évolutifs et susceptibles d’être changés, la communauté de communes prendrait en charge le cas échéant, le transfert des données d’un outil vers un autre.

5.2. Engagements de la commune

Pour permettre cette informatisation des bibliothèques, la commune s’engage à : - Faire adopter les outils d’informatisation du réseau dont le logiciel de bibliothèque commun et à participer à leur enrichissement ;

- Mettre en œuvre une organisation permettant la participation de ses équipes de salariés et/ou de favoriser celle des bénévoles aux instances du réseau et aux réunions préparatoires des projets ; - Permettre à ses équipes de salariés et/ou encourager les bénévoles de/à participer aux formations relatives au déploiement de la solution informatique et de se former aux évolutions des outils informatiques, aux nouvelles pratiques professionnelles ;

- Accompagner l’extraction de ses données bibliographiques et de ses données usagers au format requis (migration des données) ;

- Signaler à la coordination du réseau les dysfonctionnements ou les incidents informatiques liés aux outils de mise en réseau ;

- Entretenir et maintenir en bon état de fonctionnement son matériel informatique (mises à jour, antivirus, sécurisation, etc.) et le remplacer lorsqu’il est usagé ;

- Utiliser l’équipement informatique fourni par la communauté de communes et à en assurer la maintenance et le renouvellement ;

- Résilier le contrat de maintenance et d’hébergement avec son ancien fournisseur de logiciel après extraction des données et mise en exploitation du nouveau logiciel ;

- Faire désherber au préalable l’ensemble de son fonds documentaire et à poursuivre un désherbage régulier de son fonds référencé dans la base de données ;

- Mettre en commun des données normalisées : les logiciels communs du réseau étant évolutifs et susceptibles d’être changés, la bibliothèque prendrait dans ce cas en charge les éventuels nettoyages de ses données avant transfert vers un autre outil.

- Protéger les accès réservés aux professionnels et bénévoles, membres du réseau ; - Respecter le Règlement de Protection des Données Personnelles et les consignes de cybersécurité.ARTICLE 6 : PROGRAMMATION D’ACTIONS CULTURELLES INTERCOMMUNALES

6.1. Engagements de la Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden

La Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden s’engage à :

- Coordonner et financer annuellement une action culturelle fédératrice pour le réseau à destination de tous les habitants, qui s’inscrit dans les orientations du Projet Culturel de Territoire et se déploie sur l’ensemble des dix communes du territoire, en s’attachant notamment à explorer le lien culture/nature et en visant la promotion d’une culture numérique, des arts et de la lecture publique ; - Coordonner et assurer la définition collégiale des thématiques et du programme de cette action culturelle ;

- Communiquer et assurer la promotion et le rayonnement de cette action à l’échelle du territoire, avec l’appui des bibliothèques communales.

6.2. Engagements de la bibliothèque de la commune adhérente

Le développement de cette action culturelle se faisant en co-construction avec les membres du réseau, il implique pour les bibliothèques adhérentes de :

- S'inscrire dans les actions culturelles transversales intercommunales et de participer à leur promotion ;

- Faciliter la participation du personnel ou encourager celle des bénévoles à la préparation et la mise en œuvre des actions du réseau ;

- Participer à des moments d’échanges, d’être force de proposition par l’intermédiaire d’outils en ligne ou bien d’en déléguer les orientations à un groupe de travail ;

- De répondre aux questionnements ou besoins de relecture dans les temps impartis ; - Disposer d’une assurance de dommage aux biens et d’une responsabilité civile dans le cas d’interventions financées par la communauté de communes mais se déroulant dans ses locaux (bibliothèque ou autre salle communale).

La bibliothèque et la commune pourront continuer de proposer et organiser son propre programme d’animations communales en complément, en prenant en compte les temps forts balisés en amont par le réseau et les différentes bibliothèques du territoire, venant ainsi enrichir la programmation annuelle du réseau des bibliothèques.

ARTICLE 7 : ACCÈS ET UTILISATION DES MATÉRIELS D’ANIMATION

À des fins d’expérimentation, d’animation ou de formation, la communauté de communes pourra acquérir des matériels d’animation (supports, contenus, outils de médiation, objets, œuvres, etc.) et les mettre à disposition des bibliothèques du réseau, sous la forme de prêts.

7.1. Engagements de la communauté de communes :

La communauté de communes s’engage à :

- Financer, entretenir et renouveler, le cas échéant, ces matériels d’animation ; - Les référencer dans le logiciel commun et informer les membres du réseau de leur acquisition et de leur mise à disposition ;

- Veiller à la bonne circulation de ces matériels réservés aux bibliothèques du réseau, en utilisant des cartes de prêt professionnelles créées pour les prêts internes au réseau.7.2. Engagements de la bibliothèque de la commune adhérente

L’usage de ces matériels est à destination des bibliothécaires salariés et/ou bénévoles. Ils pourront également être directement mis à disposition des usagers.

Pour bénéficier de cette amélioration de l’offre de service, la bibliothèque de la commune adhérente s’engage à :

- Limiter l’usage de ces matériels au territoire du Haut Pays Bigouden ;

- En garantir la bonne utilisation, dans le respect du cadre légal, de la sécurité, des précautions d’usage et d’en prendre soin ;

- Respecter strictement les règles énoncées lors de la remise des matériels, règles en conformité avec les règles de prêt du réseau ;

- Contracter une assurance couvrant les dommages accidentels pouvant survenir aux matériels durant la mise à disposition dans leurs locaux et durant les transports :

- Ne pas demander de participation financière aux utilisateurs finaux durant l’usage des outils et lors de toutes mises à disposition des matériels et des contenus.

ARTICLE 8 : DURÉE DE LA CONVENTION

La présente convention est conclue pour une durée de cinq ans, de 2025 à 2030. L’adhésion au réseau des bibliothèques prend effet à la date de signature de la convention.

Les parties qui souhaiteraient quitter le réseau, à compter du 1er janvier 2030 (5 ans plus tard), en informeront la communauté de communes par lettre recommandée avec un préavis de 6 mois minimum. Une deuxième phase d’adhésion est prévue durant l’année 2028 (dans 3 ans). Dans l’intervalle, toute nouvelle demande d’adhésion sera étudiée au sein des instances décisionnaires du réseau.

ARTICLE 9 : RÉSILIATION DE LA CONVENTION

En cas de non-respect par l'une ou l'autre des parties des obligations résultant de la présente convention celle- ci pourra être résiliée de plein droit par l'une ou l'autre des parties à l'expiration d'un délai de trente jours suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé réception valant mise en demeure et restée sans effet.

ARTICLE 10 : AVENANT

Toute modification des conditions ou modalités d'exécution de la présente convention, définie d'un commun accord entre les parties, fera l'objet d'un avenant.

ARTICLE 11 : LITIGE

En cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la présente convention d’adhésion, les parties s’engagent à chercher toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend au Tribunal Administratif de Rennes.

Fait à Pouldreuzic en 2 exemplaires,

Le

La Présidente de la Communauté de

Communes du Haut Pays Bigouden

Josiane KERLOC’H

Le/la Maire de la commune de