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unknown - Communauté d'agglomération - Grand Dax - Note convention partenariat UGAP Annexe Document publié le Samedi 1 janvier 2022 Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Grand Dax - Note convention partenariat UGAP Annexe)Thèmes du document : Consommateurs, Données personnelles, Industrie, 1/18

CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UGAP

PAR LES DEPARTEMENTS ET AUTRES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES LOCALES

DE LA REGION NOUVELLE-AQUITAINE

COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU XXXX

Entre : La Communauté d’Agglomération XXX,

Adresse : XXXXXXXXXXXXXX

Représentée par XXX, Président XXXXXX ;

Ci-après dénommée « XXX » ou « le partenaire » d’une part ;

Et : l’Union des groupements d’achats publics,

Etablissement public industriel et commercial de l’Etat, créé par le décret 85-801 du 30 juillet 1985 modifié, n° 776 056 467 RCS Meaux, dont le siège est 1, boulevard Archimède – Champs-sur-Marne, 77444 Marne-la-vallée cedex 2,

représentée par Monsieur Edward JOSSA, Président du conseil d’administration, nommé par décret du 24 novembre 2021en vertu de l’article 11 du décret du 30 juillet 1985 précité, et par délégation, par Madame Isabelle DELERUELLE, Directrice générale déléguée, en vertu de la décision n°2018/007 du 13 avril 2018 ;

Ci-après dénommée « l’UGAP » d’autre part ;

Vu les articles L2113-2 et L2113-4 du code de la commande publique, définissant, pour le premier, les modalités d’intervention des centrales d’achat et prévoyant, pour le second, que l’acheteur, lorsqu’il recourt à une centrale d’achat, est considéré comme ayant respecté ses obligations en matière de publicité et de mise en concurrence ;

Vu le décret n° 85-801 du 30 juillet 1985 modifié, notamment ses articles 1er, 17 et 25 disposant, pour le premier, que l’UGAP « constitue une centrale d’achat au sens du code de la commande publique », pour le deuxième, que « l’établissement est soumis, pour la totalité de ses achats, aux dispositions du code de la commande publique applicables à l’Etat » et, pour le troisième, que « les rapports entre l’établissement public et une collectivité ou un organisme mentionné à l’article 1er peuvent être définis par une convention prévoyant notamment la nature des prestations à réaliser, les conditions dans lesquelles la collectivité ou l’organisme contrôle leur exécution et les modalités de versement d’avances sur commande à l’établissement » ;

Vu la délibération du conseil d’administration de l’UGAP du 12 avril 2012, approuvant les modalités de la politique tarifaire des partenariats, modifiée par la délibération du 28 mars 2017 ;

Vu les courriers XXXXX, de la Communauté d’Agglomération du Grand Châtellerault, des Départements de la Dordogne, de la Corrèze, des Pyrénées-Atlantiques, de la Vienne, de la Charente, de la Charente-Maritime, du Lot-et-Garonne, des Communautés d’agglomération d’Agen, du Grand Périgueux, du Niortais, de Pau-Béarn-Pyrénées, de la Régie Régionale des Transports Landais et de la SPL Trans-Landes, par lesquels ils font état de leur volonté de constituer un groupement de fait tel que visé par la délibération du conseil d’administration de l’UGAP susvisée, afin de satisfaire une partie de leurs besoins auprès de l’UGAP et ainsi, de constituer un partenariat avec l’UGAP ;2/18

PREAMBULE

Dans le cadre de leurs politiques de rationalisation de la dépense publique, les départements et administrations publiques locales susvisés ont décidé de renouveler leur partenariat avec l’UGAP, qui leur permet, par l’agrégation de leurs besoins, de bénéficier de conditions tarifaires minorées dans un environnement juridique sécurisé.

Le partenariat permet à chacun des membres du groupement de fait de bénéficier de l’ensemble des prestations d’assistance au pilotage de l’externalisation qui s’attachent à la conclusion de partenariats avec l’UGAP (aide au recueil des besoins, restitutions quantitative et qualitative des achats opérés, évaluation des gains à l’achat, surveillance de la performance des achats sur la durée…).

La présente convention définit les besoins et engagements de la Communauté d’Agglomération. Ces besoins sont agrégés par l’UGAP à ceux qui sont exposés, au travers de conventions identiques, par les autres membres du groupement de fait susvisés.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

TITRE 1 – STIPULATIONS GENERALES

Article 1 – Objet de la convention

La présente convention définit les modalités selon lesquelles le XXX satisfait ses besoins auprès de l’UGAP, ainsi que les modalités lui permettant de grouper ses besoins avec les Départements et autres administrations publiques locales de la région Nouvelle-Aquitaine, ci-après dénommés « co- partenaires ».

Elle précise, par ailleurs, la manière dont le XXX peut faire bénéficier ses communes-membres et les pouvoirs adjudicateurs et/ou entités adjudicatrices qu’elle/il finance et/ou contrôle, ci-après dénommés « bénéficiaires », des conditions de la présente convention.

Elle fixe enfin les tarifications applicables au partenariat et ses modalités d’exécution.

Article 2 – Définition des besoins à satisfaire

2.1 Périmètre initial des besoins à satisfaire

Les besoins que XXX et ses co-partenaires s’engagent à satisfaire auprès de l’UGAP sur la durée de la présente convention sont précisés en annexe 3 du présent document.

Les estimations portées dans l’annexe susmentionnée sont susceptibles d’évoluer au regard des engagements des autres Départements et administrations publiques locales admises dans le présent groupement, portés à la connaissance de l’UGAP postérieurement à la signature de la présente convention, conformément à l’article 3.1 ci-dessous.

L’appréciation de l’atteinte des engagements globaux d’achat figurant en annexe 3 se fait en considération des volumes d’achats de l’ensemble des co-partenaires.

2.2 Extension du périmètre des besoins

Chacun des univers de produits ou services figurant en annexe 3 est constitué de segments d’achat, présents dans l’offre de l’UGAP au jour de la signature de la présente convention.

Ces besoins peuvent être étendus en cours d’exécution de la présente convention, à d’autres segments d’achat en fonction de l’évolution des besoins du partenaire et de l’évolution de l’offre de l’UGAP.

Ils peuvent être étendus à d’autres univers, sous réserve de l’atteinte d’un minimum d’engagement de 5 M€ HT sur ledit univers et sur la durée de la convention.3/18

La demande d’extension sur le/les segment(s) d’achat et/ou univers est effectuée par le représentant du partenaire, figurant en page 1, par écrit, à la personne en charge du suivi de la convention à l’UGAP. La demande d’extension précise la nature des prestations envisagées et les montants d’engagements sur ces nouveaux besoins exprimés en euros HT pour la durée restante de la convention.

L’extension au(x) nouveau(x) segment(s) d’achats ou univers entre en vigueur à compter de la réception par le partenaire de la notification de la validation de l’UGAP ou à compter de la date figurant dans ladite notification. Cette dernière mentionne, le cas échéant, toutes précisions utiles, notamment la tarification applicable.

La tarification partenariale est applicable au partenaire et aux autres co-partenaires s’étant engagés sur le nouvel univers.

2.3 Disponibilité de l’offre

L’UGAP s’engage à tout mettre en œuvre pour assurer la disponibilité constante de l’offre correspondant à la satisfaction des besoins figurant en annexe 3 pendant toute la durée de la convention.

Le non-respect par l’UGAP des stipulations du précédent alinéa a pour effet de libérer le partenaire, pendant la durée d’indisponibilité, de son engagement relatif à la satisfaction de son besoin et de réviser de fait le seuil d’engagement à un niveau qui tient compte de la durée de cette indisponibilité.

Article 3 – Périmètre du partenariat

3.1. Groupement des Départements et autres administrations publiques locales de la région Nouvelle- Aquitaine

Le groupement se concrétise par la signature d’une convention entre chaque entité co-partenaire et l’UGAP.

Le partenariat conclu entre l’UGAP, les Départements et les administrations publiques locales de la région Nouvelle-Aquitaine peut être ouvert à d’autres administrations publiques locales de la région, sous réserve de l’accord de l’UGAP. Le cas échéant, chaque entité signe une convention de partenariat avec l’UGAP.

3.2. Intégration d’organismes associés

Les communes-membres de XXXX et leurs CCAS sont bénéficiaires de droit des stipulations de la présente convention.

La liste des bénéficiaires des stipulations de la présente convention figure en annexe 1.

Le partenaire peut, à tout moment, solliciter l’intégration, sous réserve de l’accord de l’UGAP, des organismes qu’il finance et/ou contrôle et répondant aux conditions d’éligibilité à l’UGAP définies à l’article 1er du décret 85-801 du 30 juillet 1985 modifié. Pour ce faire, il adresse à l’UGAP une demande d’extension du champ des bénéficiaires de la présente convention. La liste figurant en annexe 1 est amendée au fur et à mesure des demandes d’extension du périmètre des bénéficiaires.

L’extension entre en vigueur à compter de la réception par le partenaire de la validation de l’UGAP. Lesdits pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices sont intégrés dans la liste des bénéficiaires figurant en annexe 1 du présent document.

Article 4 – Documents contractuels

Les relations entre le partenaire et l’UGAP sont définies, par ordre de priorité décroissant, en référence aux documents suivants :

- La présente convention et ses annexes ;

- Le cas échéant, les conventions d’exécution des services ou les conventions portant sur l’exécution d’un projet spécifique ;

- Les commandes ;

- Le cas échéant, les conditions générales d’exécution des prestations ;4/18

- Et de manière supplétive, les conditions générales de vente (CGV) de l’UGAP, accessibles sur le site Internet ugap.fr.

Article 5 – Commandes

5.1 Modalités de passation des commandes

Les services de XXX et de ses bénéficiaires peuvent recourir à l’établissement sous trois formes, suivant la nature du produit commandé :

- Par commande dématérialisée en utilisant le site de commande en ligne de l’UGAP ; - Par commande transmise par courrier, télécopie, ou message électronique ; - Par convention particulière, faisant suite à l’établissement de devis et définissant les conditions d’exécution des prestations en matière de services associés à la vente ou la location de fournitures.

Les commandes passées en ligne sont adressées par l’UGAP aux prestataires le lendemain et ce aux fins de détection des éventuelles anomalies. Les commandes non dématérialisées sont adressées aux prestataires, sous réserve de leur complétude technique, dans un délai de trois jours ouvrés à compter de leur réception par l’UGAP.

5.2 Autres modalités d’exécution

Les autres modalités d’exécution des prestations relatives notamment, aux livraisons et aux modalités de vérification et d’admission ainsi qu’aux modalités de paiement sont précisées dans les CGV visées à l’article 4 ou lorsqu’elles existent, dans les conditions générales d’exécution des prestations concernées.

L’UGAP informe les services passant commande notamment des modalités de commandes applicables et, le cas échéant, du contenu des conditions générales d’exécution des prestations, avant toute commande des prestations.

Article 6 – Conditions tarifaires

6.1 Conditions tarifaires partenariales

En application des dispositions de la délibération du conseil d’administration de l'UGAP du 12 avril 2012 modifiée, les taux de marge nominaux sont appliqués conformément à l’annexe 2 et en considération des montants d’engagement globaux précisés en annexe 3 de la présente convention.

La tarification partenariale consiste en l’application d’un taux de marge nominal aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la passation de la commande. Certaines offres sont cependant exclues de la tarification partenariale.

Ces taux sont susceptibles d’évoluer en fonction des engagements portés à la connaissance de l’UGAP postérieurement à la signature de la présente convention, conformément à l’article 2 ci-dessus. Le partenaire est informé des nouveaux taux applicables par écrit.

6.2 Suivi de l’application des conditions tarifaires

L’UGAP conditionne l’application des stipulations relatives aux mécanismes de tarification et de minoration au respect par le partenaire des règles relatives aux délais de paiement.

L’UGAP effectue, annuellement, un bilan des commandes enregistrées par le partenaire, ses bénéficiaires et ses co-partenaires, d’une part pour chaque univers visé dans la présente convention et, d’autre part, tous univers confondus.

Elle procède alors aux ajustements des taux de marge nominaux suivants.

- 6.2.1 Ajustement en fonction du montant total annuel des commandes par univers5/18

Sur un univers partenarial donné, dès lors que le montant total des commandes passées dépasse le seuil minimal d’engagement de la tranche supérieure, il peut être demandé à l’UGAP l’application des conditions tarifaires associées à cette tranche d’engagement.

De même, s’il est présenté des projets pouvant avoir pour effet de placer le volume d’engagement dans la tranche supérieure, il peut être sollicité de l’UGAP un changement de tranche de tarification. Cette demande ne peut toutefois être présentée avant la fin de la deuxième année d’exécution de la convention et doit faire état de projets précis, réalisables avant le terme de la convention. L’UGAP s’engage à répondre à cette demande dans un délai d’un mois suivant sa réception.

Si, à l’issue des deux premières années d’exécution de la convention, le montant annuel moyen des commandes adressées à l’UGAP se révèle très inférieur à la quote-part annuelle de l’engagement souscrit, l’UGAP peut proposer un réajustement des conditions tarifaires. En l’absence de réponse dans un délai d’un mois à compter de la réception de la proposition d’ajustement, l’UGAP applique le réajustement proposé.

Pour des raisons techniques, les dispositifs décrits ci-dessus ne procèdent que pour l’avenir et ne peuvent avoir d’effets rétroactifs.

- 6.2.2 Ajustement en fonction du montant total annuel des commandes tous univers confondus

Compte tenu du volume des commandes partenariales enregistrées en année N-1 par le partenaire et ses bénéficiaires, tous univers confondus, et si les résultats de l’UGAP le permettent, le taux nominal (hors univers médical) se réduit en année N de 0,1 point lorsque les commandes partenariales enregistrées ont été comprises entre 10 et 20 M€, de 0,2 point lorsqu’elles ont été comprises entre 20 et 30 M€ et ainsi de suite jusqu’à 0,5 point pour des commandes dépassant les 50 M€. Le partenaire est informé de la minoration pour effet volume qui lui est applicable dans le premier trimestre de chaque année.

Article 7 – Relations financières entre les parties

7.1 Versement d’avances

Pour certains univers et pour les produits qui le justifient (délai de livraison supérieur au délai de paiement de l’avance) et conformément à l’article 13 du décret du 30 juillet 1985 modifié susmentionné, il peut être versé des avances à la commande, sans limitation de montant. Cependant, aucune demande de versement d’avance d’un montant inférieur à 8 000€ ne sera acceptée par l’UGAP.

7.2 Engagement au versement d’avances

En cas de versement d’avances à la commande, à condition toutefois que le partenaire s’engage à toujours verser le même taux d’avances sur une durée d’un an minimum, il est appliqué une minoration égale à la moitié de la valeur du taux d’avance. Pour exemple, un taux d’avance de 80 %, donne lieu à une réduction de ½ x 0,8 = 0,4 point. Le partenaire s’engage par écrit à verser un taux d’avances systématiques sur un segment de produits donné ; il peut annuellement en modifier le taux à chaque renouvellement de l’engagement.

7.3 Paiements dus à l’UGAP

Le paiement intervient dans les conditions prévues par la réglementation applicable en matière de lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique.

Les comptables assignataires des paiements dus à l’UGAP sont ceux des services ayant passé commande. Les titres de paiement sont établis exclusivement au nom de l’agent comptable de l’UGAP. Ils rappellent les références de la facture présentée par l’UGAP. Les virements sont effectués au compte ouvert au nom de l’agent comptable de l’UGAP, à la Direction régionale des finances publiques (DRFIP) de Paris, sous le numéro « 10071 75000 0000 100 00 47 36 ». Ils rappellent les références de la facture présentée par l’UGAP.

7.4 Reversement des pénalités de retard

Le partenaire est informé de l’existence de pénalités prévues au marché liant l’UGAP à ses prestataires. Ces pénalités sont, le cas échéant, perçues par l’UGAP directement auprès d’eux, puis reversées au passeur de commande (acheteur).6/18

Ces pénalités peuvent cependant faire l’objet d’une exonération par application: - d’une part, d’un dispositif contractuel « de performance » permettant au prestataire remplissant correctement certaines de ses obligations, de bénéficier d’une réduction de ses pénalités ; - d’autre part, d’un seuil contractuel d’exonération des pénalités en dessous duquel, elles ne sont pas perçues.

Le processus de reversement des pénalités de retard figure à l’article 10 des CGV de l’UGAP.

Dès qu’elle a une suspicion d’un retard de livraison sur une commande, l’UGAP sollicite par courrier électronique l’acheteur, afin qu’il renseigne le formulaire sur le retard de livraison, mis à disposition sur ugap.fr. En l’absence de réponse de l’acheteur dans un délai de 20 jours, le dossier d’instruction de la pénalité est clôturé. Si l’acheteur indique ne pas avoir été livré à la date convenue lors de la commande ou fixée avec le fournisseur, l’UGAP opère la réconciliation avec l’avis du fournisseur.

A l’issue de l’instruction du dossier, l’UGAP décide soit de maintenir le décompte de pénalité initial, soit d’opérer l’exonération totale de pénalité, soit de recalculer la pénalité en procédant à une exonération partielle ou à un complément de pénalité.

L’état de reversement des pénalités est envoyé à l’acheteur parallèlement à l’envoi de sa facture.

Article 8 – Protection des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel recueillies pour les besoins de la conclusion et de l’exécution de la présente convention font l’objet de traitements par l’UGAP, en sa qualité de responsable de traitement.

Les données à caractère personnel collectées par l’UGAP permettent l’identification et la communication avec les personnes physiques (nom, statut, poste, coordonnées professionnelles, etc.) et peuvent également concerner les données d’une personne physique relatives à la transaction, aux moyens de paiement et aux règlements des factures.

Les traitements mis en œuvre ont pour finalité d’assurer la gestion administrative du marché, en ce compris l’exécution et le suivi de la présente convention, la gestion des clients-prospects de l’UGAP, en ce compris des opérations de fidélisation ou de prospection, le suivi de la relation clients tel que la réalisation d’enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations ou du service après-vente, ainsi que l’élaboration de statistiques commerciales, et la gestion des demandes d’exercice des droits.

La base juridique des traitements susmentionnés est soit l’exécution de la présente convention, soit l’intérêt légitime de l’UGAP.

Ces données sont destinées aux :

 Personnes de l’équipe projet de l’UGAP en charge de l’exécution de la présente convention ;

 Titulaires des marchés par le biais desquelles sont exécutées les offres de l’UGAP ;

 Organismes publics, exclusivement pour satisfaire les obligations légales.

Ces données sont conservées durant toute la durée nécessaire à l’exécution de la présente convention, augmentée des prescriptions légales applicables.

Conformément au règlement (UE) 2016/679 dit « Règlement général sur la protection des données », les personnes dont les données à caractère personnel sont collectées disposent d’un droit d’information, d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité des informations qui les concernent, de limitation du traitement, de ne pas faire l’objet d’une prise de décision individuelle automatisée (y compris le profilage), ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de leurs données à caractère personnel après leur mort. Ils peuvent également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement de ces données. L’exercice de ces droits peut être effectué auprès du Délégué à la protection des données via l’adresse suivante : donneespersonnelles@ugap.fr. Les personnes concernées disposent enfin d’un droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Enfin, concernant l’exécution des prestations (fournitures et services) commandées au titre de la présente convention, l’UGAP reçoit l’engagement des fournisseurs à respecter la réglementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel, dans le cadre des marchés mis à7/18

disposition. Les stipulations énoncées ci-dessus ne font pas obstacle à ce que, dans le rapport contractuel qui leur est propre, l’acheteur et le titulaire du marché qualifient leur relation, au cas par cas et traitement par traitement, avant l’exécution des prestations (sauf dérogation convenue entre eux, l’acheteur et le titulaire du marché agissent l’un vis-à-vis de l’autre en tant que responsable de traitement et sous-traitant au sens du RGPD). Il revient alors à chacun de faire son affaire des obligations et formalités lui incombant au titre de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

Article 9 – Date d’effet et durée de la convention

La présente convention prend effet à compter de la date de réception par l’UGAP de l’exemplaire qui lui est destiné, signé par les deux parties, jusqu’au 31 décembre 2024.

Article 10 – Dénonciation

La présente convention peut être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, à tout moment, moyennant un préavis de 3 mois donné par lettre recommandée avec avis de réception postale.

La dénonciation de la présente convention n’exonère pas les parties de l’exécution des commandes passées jusqu’à la date de prise d’effets de la dénonciation.

TITRE 2 – CONDITIONS D’EXECUTION DU PARTENARIAT

Article 11 – Résolution des litiges

En cas de difficultés, il convient le plus rapidement possible, de les signaler à l’UGAP, de manière à ce qu’elle consigne les faits et se charge de leur règlement. Ce signalement doit être effectué par niveau d’escalade :

 Lorsque la difficulté est liée à l’établissement du devis ou de la commande, auprès : - Du responsable de la gestion administrative et commerciale des ventes ; - Du chargé d’affaire ou conseiller spécialisé, puis, en fonction de l’importance des difficultés rencontrées ;

- Du directeur territorial (DT) ;

- Du directeur du réseau territorial (DRT) ou son adjoint (DRTA).

 Lorsque la difficulté est liée à un retard de livraison, à une mauvaise exécution ou une inexécution de la commande, auprès :

- Du « service client », puis, en fonction de l’importance des difficultés rencontrées ; - Du responsable du service client (RSC) et du DT;

- Du DRT ou DRTA.

Le circuit d’escalade des difficultés est transmis par voie dématérialisée après signature de la présente convention, ainsi qu’à chaque mise à jour.

Article 12 – Informations relatives à l’exécution des marchés de l’UGAP

En cas de difficultés majeures rencontrées avec un fournisseur (défaillance, ruptures d’offres, temps rallongés pour l’établissement des devis, retards de livraisons majeurs…), l’UGAP s’engage à en informer dans les meilleurs délais le partenaire.

Article 13 – Echanges sur les stratégies d’achat

Le partenaire et, le cas échéant, ses co-partenaires, dans le cadre de la construction des stratégies d’achats mutualisés, analyse l’intérêt de recourir à l’UGAP. L’UGAP présente les offres dont elle dispose, aptes à satisfaire les besoins. Cet examen permet également aux parties d’étudier la possibilité d’intégrer aux programmes d’appels d’offres de l’UGAP de nouveaux projets en co- prescription.8/18

Article 14 – Participation du partenaire à la définition des besoins à satisfaire

L’UGAP informe le partenaire du calendrier des procédures des marchés initiées l’année suivante.

Lorsque le partenaire et/ou ses co-partenaires et l’UGAP souhaitent conjointement satisfaire un besoin nouveau ou spécifique, il(s) s’adresse(nt) à l’UGAP pris en sa qualité d’opérateur d’achat. Dans ce cas, la participation du/des partenaire(s) à la procédure s’effectue selon les modalités décrites dans une convention spécifique de co-prescription.

L’ensemble des documents ou informations transmis au partenaire dans le cadre de l’intégration de ses besoins aux consultations lancées par l’UGAP, et notamment durant la phase de passation du ou des marchés en découlant, ne peuvent être communiqués, sous quelque forme que ce soit, à d’autres personnes que leurs destinataires sans accord préalable de l’UGAP.

Article 15 – Rapport d’activité et optimisation des achats

15.1 Définition des éléments statistiques et indicateurs de suivi

A l’occasion du comité de suivi annuel du partenariat défini à l’article 17, l’UGAP adresse au partenaire un rapport d’activité des opérations effectuées et, à tout moment, les informations qu’il souhaite obtenir quant à l’exécution de la présente convention. Le rapport annuel d’activité comprend les éléments suivants :

- Les statistiques permettant de suivre quantitativement l'exécution de la convention ; - Les statistiques et indicateurs permettant de suivre et piloter qualitativement l’exécution des commandes : suivi des devis, des commandes, des litiges, des livraisons, des pénalités de retard.

La liste des statistiques et indicateurs est définie conjointement par le partenaire et l'UGAP au regard des éléments disponibles à l’UGAP.

15.2 Optimisation du recours à l’UGAP

L’UGAP et le partenaire, au regard des éléments statistiques et des indicateurs de suivi de l’activité du partenaire, définissent des objectifs d’optimisation du recours à l’UGAP. Notamment, il peut s’agir d’optimiser les coûts de traitement des commandes, en diminuant le volume de petites commandes pouvant faire l’objet d’un regroupement, ou en accroissant le recours à la commande en ligne. Sont également étudiées les solutions tendant au recouvrement efficace des factures.

Article 16 – Interface

L’UGAP et le partenaire désignent, chacun pour ce qui le concerne, une personne chargée du suivi de l’exécution de la présente convention. Pour XXXX, cet interlocuteur doit être en capacité de coordonner les informations sur les achats au sein de la collectivité. Ces correspondants sont destinataires des informations relatives à l’exécution de la présente convention.

Le partenaire participe à la cohérence des informations détenues par l’UGAP. A cette fin, l’UGAP transmet une fois par an la liste des interlocuteurs et des donneurs d’ordre correspondants au compte du partenaire dans sa base client, afin que le partenaire mette à jour ces informations, le cas échéant.

Article 17 – Comité de suivi et animation du partenariat

La gouvernance est un élément clé pour la réussite du dispositif partenarial et le respect des engagements des parties. Afin de permettre sa mise en œuvre, chaque partie contribue à assurer l’efficacité du dispositif pour les obligations qui lui incombent (organisation des comités de pilotage et de suivi, animation, reporting, etc.).

Un comité de suivi du partenariat est organisé par l’UGAP a minima annuellement, afin notamment de veiller à la bonne exécution de la convention, tant sous un angle qualitatif que quantitatif et d’examiner les possibilités d’évolution de l’offre de l’UGAP.9/18

Le comité de suivi annuel peut se tenir avec l’ensemble des co-partenaires.

Le comité de suivi fait l’objet d’un ordre du jour soumis au partenaire, ainsi que d’un relevé de décisions établi par l’UGAP.

Des comités portant sur le suivi opérationnel des relations se tiennent en fonction du besoin entre les interlocuteurs spécialisés de l’UGAP et leurs correspondants au sein de XXXX.

Le partenaire organise une fois par an une réunion regroupant les représentants des bénéficiaires qu’il a souhaité intégrer dans la convention (cf. article 3.2) afin que l’UGAP leur présente son offre de produits et services.

La présente convention est établie en deux exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties.

Fait à xxx, le Fait à Champs-sur-Marne, le

Le Président de la Communauté

d’Agglomération

XXXXX

XXXXXXXXXX

La Directrice générale déléguée

de l’Union des groupements

d’achats publics

Isabelle DELERUELLE10/18

ANNEXE N°1

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UGAP

PAR LES DEPARTEMENTS ET AUTRES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES LOCALES DE LA REGION NOUVELLE-

AQUITAINE

COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION

XXXXX

Liste des bénéficiaires

Les communes-membres et leurs CCAS11/18

ANNEXE N°2

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UGAP

PAR LES DEPARTEMENTS ET AUTRES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES LOCALES DE LA REGION NOUVELLE-

AQUITAINE

COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION

XXXXX

Conditions générales de tarification de l’UGAP

Les conditions générales de tarification de l’UGAP décrites ci-après sont celles en vigueur au jour de la signature de la présente convention. Elles sont susceptibles de modifications dans leurs principes, leurs niveaux et leurs modalités d’application.

1° Différents types de tarification en vigueur à l’UGAP

L’UGAP applique à ses usagers trois différents types de tarification, en fonction de la manière dont ils ont recours à elle et des volumes d’achats qui sont les leurs.

L’usager qui recourt à l’UGAP de façon ponctuelle et pour des achats de faible volume se voit appliquer la tarification dite « tout client », telle qu’elle résulte de ses catalogues.

Pour des volumes d’achats plus importants et selon des seuils définis par l’UGAP, l’usager se voit appliquer la tarification dite « Grands Comptes » dans les conditions décrites ci-après.

Enfin, les grandes collectivités publiques qui souhaitent confier à l’UGAP la mise en place de procédures visant plus spécifiquement à satisfaire leurs besoins, ont la possibilité de mettre en place, avec elle, des mécanismes partenariaux tels que décrits ci-après.

2° Modalités d’accession à la tarification « Grands Comptes »

Pour certains groupes de produits, la tarification « Grands Comptes » s’opère par réduction du prix de vente normalement applicable à l’ensemble des usagers et figurant aux différents catalogues.

Lorsqu’elle est prévue pour un groupe de produits donné, elle est automatiquement appliquée, par le système d’information de l’UGAP :

- Lorsqu’une commande unique dépasse le seuil fixé par l’UGAP pour le groupe de produits considéré, la réduction s’applique à l’ensemble de la commande et ce, au premier euro ;

- Lorsque la somme des commandes enregistrées au cours d’une même année atteint le seuil susmentionné, la tarification « Grands Comptes » s’applique aux commandes passées postérieurement au franchissement dudit seuil ;

Lorsqu’un usager a atteint lesdits seuils au cours de l’année précédente, la remise « Grands Comptes » est appliquée au premier euro à toutes les commandes passées l’année suivante sur les groupes de produits considérés.

Conditions tarifaires « Grands Comptes »

Elles consistent en l’application d’un ou de taux de remise sur le prix figurant aux catalogues de l’UGAP.12/18

3° Conditions d’éligibilité aux partenariats et modalités de tarification partenariale

Au jour de la signature de la présente convention, les conditions d’éligibilité aux partenariats et les modalités de tarification partenariale sont celles issues de la délibération du 12 avril 2012 modifiée et sont décrites ci-après.

- Fonctionnement de la tarification partenariale

Sont éligibles à la conclusion d’une convention partenariale les administrations d’Etat ou administrations publiques locales ou établissements du secteur hospitalier et médico-social ou regroupements volontaires de ces administrations disposant d’un volume d’achats supérieur ou égal à 5 M€ sur la durée de la convention, pour un univers cohérent de prestations.

Il existe 5 univers cohérents de prestations: véhicules, mobilier et équipement général, services, médical, informatique et consommables.

Taux nominaux

La tarification partenariale est constituée à partir de taux nominaux. Ces taux sont fixés, pour chaque univers cohérent de prestations, au regard du volume d’engagement porté par le partenaire.

Les taux sont dégressifs en fonction de l’importance des engagements d’achats. Il existe quatre niveaux d’engagement : de 5 à 10 M€ HT, de 10 à 20 M€ HT, de 20 à 30 M€ HT et plus de 30 M€ HT.

Minoration des taux nominaux

Les taux nominaux peuvent se trouver minorés :

- En cas de versement d’avances à la commande, à condition toutefois que le bénéficiaire s’engage à toujours verser le même taux d’avances sur une durée d’un an. Dans ce cas, la minoration appliquée est égale à la moitié de la valeur du taux d’avance. Pour exemple, un taux d’avance de 80 %, donne lieu à une réduction de ½ x 0,8 = 0,4 point ;

- À l’utilisation de l’outil de commande en ligne ; la minoration, de 0,5 point est alors automatiquement appliquée ;

- En fonction du volume de commandes partenariales adressé par le partenaire, sur tous les univers de produits confondus, l’année précédente (N-1). Dès lors, le taux nominal (hors les taux de l’univers médical) se réduit en année N de 0,1 point lorsque les commandes partenariales enregistrées ont été comprises entre 10 et 20 M€, de 0,2 point lorsqu’elles ont été comprises entre 20 et 30 M€ et ainsi de suite jusqu’à 0,5 point pour des commandes dépassant les 50 M€.

Taux résiduels

Une fois minorés, les taux nominaux deviennent taux résiduels. Ils sont appliqués, automatiquement par le système d’information de l’établissement aux prix d’achat HT des fournitures ou services, tels qu’ils ressortent des marchés passés par l’établissement.

Le détail des seuils et taux nominaux et minorations applicables au jour de la signature de la présente convention figurent ci-dessous.

Conditions d’éligibilité applicables aux administrations publiques locales

Sont éligibles à la tarification partenariale les administrations publiques locales ou groupes d’administrations publiques locales s’engageant, par convention, sur un volume d’achats supérieur à 5M € pour un univers cohérent de produits ou services et sur la durée de la convention.

Les dispositions relatives aux seuils de tarification figurant ci-dessus sont applicables aux regroupements volontaires d’administrations publiques locales, ainsi que ceux prévus par la loi. De même, elles peuvent être mobilisées au profit d’administrations publiques locales souhaitant mutualiser, par ce biais, leurs besoins propres et ceux des pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices qu’elles financent et/ou dont elles assurent le contrôle.13/18

(1) TARIFICATION PARTENARIALE (APPLICABLE A COMPTER DU 1ER AVRIL 2021)

(2)

Taux de marge nominaux appliqués par univers cohérent de produits ou services (1)

Montant HT d’engagement

par univers

sur la durée de la

convention (2)

Véhicules

(3)

Mobilier

Équipement général

Services

(3)

Médical Informatique et consommables

Équipemen

t général Mobilier

Consommables

scientifiques

Equipements

et dispositifs

médicaux

Consommable

s de bureau

Matériels

informatiques

Prestations

intellectuelles

5 à 10 M€ 4,0 % 5,0 % 8,0 % 5,5 % 3,7 % 5,5 %

6,0 % 5,0 % 5,5 %

10 à 20 M€ 3,4 % 4,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 4,0 % 5,0 %

20 à 30 M€ 3,0 % 3,5 % 5,5 % 4,8 % 3,5 % 5,0 % 3,7 % 3,5 % 4,8 %

+ de 30 M€ 2,4 % 3,0 % 4,6 % 4,6 % 2,7 % 4 % 3,5 % 3,0 % 4,6 %

Minorations pour avances de 0,2 à 0,5 point en fonction du taux d’avance annuel

Minorations pour

commande en ligne (4) - 0,5 point automatiquement retiré en cas d’utilisation de l’outil de commande en ligne

Minoration pour volume

de commandes

partenariales(5)

de 0,1 à 0,5 point en fonction du volume de commandes partenariales adressées en année N-1

(1) Le taux s’applique au prix d’achat hors taxe en vigueur à l’UGAP à la réception de la commande. Les taux de marge ne s’appliquent pas aux offres exprimées en prix forfaitaire.

Certaines offres, dont les offres faisant l’objet de cotations sur les sites des titulaires, sont exclues (ou pourront être exclues à l’occasion du renouvellement de marché) de la tarification partenariale.

(2) L’estimation de l’engagement est réalisée par univers sur la durée totale de la convention (3 ou 4 ans)

(3) L’univers « véhicules » inclut la fourniture de carburants en vrac – L’univers « Services » inclut la fourniture de combustibles en vrac.

Ces produits pétroliers font l’objet des tarifications partenariales suivantes :

- 12 € HT / m3 pour des engagements compris entre 5 et 20 M€ HT (réduit à 10 € HT en cas de commande en ligne)

- 10 € HT / m3 pour les engagements supérieurs à 20 M€ HT (réduit à 8 € HT en cas de commande en ligne

(4) La minoration pour commande en ligne ne s’applique pas sur l’univers « Services »

(5) La minoration s’applique sous réserve que les résultats de l’établissement le permettent. La minoration pour volume de commandes partenariales tient compte, pour son calcul, des commandes de l’univers Médical

mais elle ne s’applique pas aux commandes de l’univers Médical14/18

ANNEXE N°3

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UGAP

PAR LES DEPARTEMENTS ET AUTRES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES LOCALES

DE LA REGION NOUVELLE-AQUITAINE

COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION

XXXXX

3.1 Nature et étendue des besoins à satisfaire : Univers Véhicules

NATURE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Segments d’achats :

Ces besoins comprennent notamment :

- Électromobilité (véhicules utilitaires légers, vélos, scooters, petit utilitaire, véhicules industriels propres),

- Véhicules légers (véhicules particuliers, deux roues motorisés),

- Véhicules utilitaires (petites fourgonnettes, fourgonnettes, fourgonnettes GNV, utilitaires moyens, grand utilitaire, berline compacte économique),

- Véhicules industriels et engins spéciaux (châssis PL équipements hydrauliques, engins d’entretien des espaces verts, entretien routier de viabilité hivernale, signalisation lumineuse, environnement voirie, engins de travaux publics),

- Véhicules d’incendie et de secours,

- Embarcations,

- Transports en commun,

- Gestion de flotte automobile de véhicules industriels et ou légers (hors tarification), - Location de longue durée de véhicules légers et utilitaires légers avec maintenance associée (hors tarification),

- Location de bus/car avec chauffeur ;

- Drones,

- Carburant en vrac et lubrifiants.

ETENDUE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Les besoins de XXXX décrits ci-dessus sont estimés à XXXXX € HT sur la durée de la convention.

Cet engagement cumulé à ceux des autres co-partenaires porte le montant d’engagement global à 36 636 000 € HT.

TAUX DE MARGE NOMINAL DE L’UGAP :

Conformément aux conditions générales de tarification de l’UGAP, le taux de marge nominal pour l’univers « véhicules », à l’exception des carburants, est établi à 2.4 % (3 % pour les lubrifiants et 4.6 % pour la location de bus/car avec chauffeur). Ces taux s’appliquent aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP.

Le coût d’intervention de l’UGAP, pour la fourniture de carburant en vrac, est de 12 €/m3 pour les commandes non dématérialisées et de 10 €/m3 pour les commandes en ligne. Ces montants s’ajoutent aux prix d’achats du produit pétrolier en vigueur à l’UGAP à la réception de la commande.15/18

ANNEXE N°3

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DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UGAP

PAR LES DEPARTEMENTS ET AUTRES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES LOCALES

DE LA REGION NOUVELLE-AQUITAINE

COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION

XXXXXXX

3.2 Nature et étendue des besoins à satisfaire : Univers Informatique et consommables

NATURE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Segments d’achats « informatique » :

- Micro-informatique (ordinateurs, écrans, périphériques, prestations), - Logiciels,

- Matériels de reprographie,

- Prestations de téléphonie fixe,

- Prestations de téléphonie mobile,

- Prestations WAN (IP/VPN, …),

- Systèmes de téléphonie (IPBX, petits matériels de téléphonie, …), - Infrastructures serveurs et stockage et prestations associées,

- Infrastructures réseaux (LAN, WAN) et prestations associées,

- Multimédia – visioconférence.

Segments d’achats « consommables de bureau » :

- Fournitures de bureau,

- Consommables informatiques,

- Papier.

Segments d’achats « prestations intellectuelles » :

- Prestations intellectuelles informatiques.

ETENDUE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Les besoins de XXXXX décrits ci-dessus sont estimés à 0 € HT sur la durée de la convention.

Cet engagement cumulé à ceux des autres co-partenaires porte le montant d’engagement global à X€ HT.

TAUX DE MARGE NOMINAL DE L’UGAP :

Conformément aux conditions générales de tarification de l’UGAP et au regard de l’étendue des besoins figurant ci-dessus, les taux de marge nominaux pour l’univers « Informatique et consommables » sont établis :

- À X % pour les segments « informatique »,

- À X % pour les consommables de bureau,

- À X % pour les prestations intellectuelles.

Ces taux s’appliquent aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP.16/18

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DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UGAP

PAR LES DEPARTEMENTS ET AUTRES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES LOCALES

DE LA REGION NOUVELLE-AQUITAINE

COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION

XXXXXXX

3.3 Nature et étendue des besoins à satisfaire : Univers Services

NATURE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Segments d’achats :

- Prestations de propreté et d’hygiène des locaux ;

- Prestations de sécurité humaine (accueil, gardiennage et télésurveillance) ; - Prestations de transfert administratif ou industriel ;

- Prestations de contrôles réglementaires des bâtiments (dont contrôle réglementaire des ascenseurs et des appareils de levage) ;

- Prestations de maintenance multi technique des bâtiments ;

- Formation professionnelle (hors tarification partenariale) ;

- Déplacements professionnels (hors tarification partenariale) ;

- Approvisionnement en fioul des bâtiments.

ETENDUE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Les besoins de XXXX décrits ci-dessus sont estimés à 0 € HT sur la durée de la convention.

Cet engagement cumulé à ceux des autres co-partenaires porte le montant d’engagement global à X € HT.

TAUX DE MARGE NOMINAL DE L’UGAP :

Conformément aux conditions générales de tarification de l’UGAP et au regard de l’étendue des besoins figurant ci-dessus, le taux de marge nominal pour l’univers « services », à l’exception des produits pétroliers, est établi à X %.

Il s’applique aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP.

Le coût d’intervention de l’UGAP, pour la fourniture de fioul domestique, est de X €/m3 pour les commandes non dématérialisées et de X €/m3 pour les commandes en ligne.

Ces montants s’ajoutent aux prix d’achats du produit pétrolier en vigueur à l’UGAP à la réception de la commande.17/18

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PAR LES DEPARTEMENTS ET AUTRES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES LOCALES

DE LA REGION NOUVELLE-AQUITAINE

COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION

XXXXXXX

3.4 Nature et étendue des besoins à satisfaire : Univers Mobilier et équipement général

NATURE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Segments « mobilier » :

- Mobilier de bureau, d’accueil et de réunion ;

- Mobilier collectif ;

- Mobilier scolaire et petite enfance ;

- Mobilier urbain.

Segments « équipement général » :

- Produits et équipements d’hygiène et entretien ;

- Équipements de protection individuelle ;

- Équipement général ;

- Restauration professionnelle.

ETENDUE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Les besoins de XXXX décrits ci-dessus sont estimés à 0 € HT sur la durée de la convention.

Cet engagement cumulé à ceux des autres co-partenaires porte le montant d’engagement global à X € HT.

TAUX DE MARGE NOMINAL DE L’UGAP :

Conformément aux conditions générales de tarification de l’UGAP et au regard de l’étendue des besoins figurant ci-dessus, les taux de marge nominaux pour l’univers « Mobilier et équipement général » sont établis :

- À X % pour le mobilier,

- À X % pour l’équipement général.

Ils s’appliquent aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP.

Ces taux nominaux sont automatiquement minorés de 0,5 point lorsque les commandes sont passées en ligne.18/18

ANNEXE N°3

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DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UGAP

PAR LES DEPARTEMENTS ET AUTRES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES LOCALES

DE LA REGION NOUVELLE-AQUITAINE

COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION

XXXXXXX

3.5 Nature et étendue des besoins à satisfaire : Univers Médical

NATURE DES BESOINS A SATISFAIRE :

- Équipements lourds soumis à autorisation ;

- Dispositifs médicaux stériles et non stériles ;

- Consommables biomédicaux ;

- Consommables de laboratoire ;

- Anesthésie-réanimation ;

- Monitorage ;

- Imagerie hors équipements lourds ;

- Techniques opératoires ;

- Equipements de laboratoire ;

- Explorations fonctionnelles ;

- Stérilisation ;

- Mobilier médical ;

- Equipements de soins.

ETENDUE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Les besoins de XXXXXX décrits ci-dessus sont estimés à 0 € HT sur la durée de la convention.

Cet engagement cumulé à ceux des autres co-partenaires porte le montant d’engagement global à X € HT.

TAUX DE MARGE NOMINAL DE L’UGAP :

Conformément aux conditions générales de tarification de l’UGAP et au regard de l’étendue des besoins figurant ci-dessus, les taux de marge nominaux pour l’univers « médical » sont établis

- À X % pour les consommables scientifiques,

- À X % pour les équipements et dispositifs médicaux.

Ces taux s’appliquent aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP.

Ces taux nominaux sont automatiquement minorés de 0,5 point lorsque les commandes sont passées en ligne.