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Déliberation - annexe 1 a la deliberation ndeg2023 034 convention mutualisation repas avec magny les hameaux
Document publié le Lundi 17 juillet 2023 par la commune de Magny-les-Hameaux.
Lien du pdf (Déliberation - annexe 1 a la deliberation ndeg2023 034 convention mutualisation repas avec magny les hameaux)
Thèmes du document : Justice et droit, Famille, Institutions publiques,
1
CONVENTION PORTANT CRÉATION D’UNE ENTENTE INTERCOMMUNALE
ENTRE LA VILLE DE TRAPPES ET LA VILLE DE MAGNY LES HAMEAUX
POUR L’ORGANISATION DE LA PRODUCTION MUTUALISÉE
DE REPAS DESTINÉS AUX ENFANTS DES RESTAURANTS SCOLAIRES
ET AUX CRECHES
En application des articles L 5221-1 et L 5221-2 du Code Général des Collectivités Territoriales
ENTRE :
La Ville de TRAPPES,
Dont le siège est à Trappes (78190), en l’Hôtel de Ville, 1 Place de la République,
Représentée par son Maire, Ali RABEH, dûment autorisé par délibération n°
du Conseil Municipal en date du 17 juillet 2023
Ci-après dénommée « Ville de Trappes »
ET
La Ville de MAGNY LES HAMEAUX,
Dont le siège est à Magny les Hameaux (78114), en l’Hôtel de Ville, 1 place Pierre
Bérégovoy,
Représentée par son Maire, Bertrand HOUILLON, dûment autorisé par délibération n°
du Conseil Municipal en date du
Ci-après dénommée « Ville de Magny les Hameaux »
Accusé de réception en préfecture
078-217803568-20230627-2023-034-DE
Date de télétransmission : 30/06/2023
Date de réception préfecture : 30/06/2023 2
Préambule :
La Commune de Trappes dispose de sa propre cuisine centrale, gérée en régie directe.
Celle-ci confectionne les repas servis :
- Aux enfants d’âge maternel et élémentaire de la Ville ainsi qu’aux adultes les
encadrant, fréquentant la restauration municipale sur le temps scolaire et
extrascolaire,
- Aux enfants fréquentant les structures « petite enfance » municipales,
- Au personnel communal déjeunant au restaurant municipal.
La cuisine prépare également les goûters pour les enfants accueillis sur les temps péri et
extrascolaires et sur les structures petite enfance. Elle gère par ailleurs des prestations
annexes liées aux évènements municipaux.
Les repas sont préparés par le personnel communal, en liaison froide, du lundi au
vendredi.
La commune de Magny les Hameaux fait actuellement appel aux services d’un prestataire
extérieur pour l’élaboration et la livraison des repas destinés aux enfants d’âge maternel
et élémentaire, ainsi qu’aux adultes les encadrant, sur les temps scolaires et
extrascolaires. Une prestation est également mise en œuvre pour la livraison de goûters
sur les temps péri et extrascolaires.
Dans une démarche de coopération fructueuse et novatrice entre collectivités, les deux
communes ont décidé de se rapprocher pour envisager une mutualisation de la cuisine
centrale de Trappes. En effet, cet équipement est en capacité de répondre aux besoins
des deux entités.
Aussi, la Ville de Magny les Hameaux a pris la décision de ne pas donner suite à une
procédure de mise en concurrence au terme du marché actuel afin qu’à compter du 31
août 2023, la mutualisation de la cuisine centrale de Trappes puisse être effective.
Pour ce faire, les deux communes ont décidé de mettre en place une entente
intercommunale par voie de convention, conformément aux dispositions des articles
L 5221-1 et L 5221-2 du CGCT, dans le but d’organiser les modalités de la fourniture des
repas et de la livraison, par la Ville de Trappes, aux restaurants des écoles, des accueils
de loisirs et des crèches de la Ville de Magny les Hameaux.
Accusé de réception en préfecture
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CECI EXPOSÉ, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1er : Objet de la convention
La présente convention a pour objet de fixer les modalités de la mutualisation de la
production des repas par la cuisine centrale de la Ville de Trappes afin que celle-ci
produise, les prestations décrites dans le préambule pour Trappes, ainsi que celles pour
la Ville de Magny les Hameaux.
Cette mutualisation recouvre uniquement l’ensemble des étapes de la production des
repas à leur livraison. A ce titre, la Ville de Trappes se charge :
- De l’élaboration des menus et de l’organisation de la commission afférente à
laquelle participe la Ville de Magny les Hameaux,
- De l’approvisionnement en denrées alimentaires,
- De la confection des repas, de leur refroidissement et de leur allotissement,
- De la livraison dans les cuisines satellites de la Ville de Magny les Hameaux.
Tout au long de ces différentes étapes, la Ville de Trappes veille à garantir le respect des
normes d’hygiène (HACCP, chaine du froid, marche en avant…) et la traçabilité des
produits.
La mutualisation concerne également la production des goûters distribués aux enfants
fréquentant les structures périscolaires et extrascolaires des deux communes.
La gestion des cuisines satellites reste à la charge des communes pour le territoire qui la
concerne.
La présente convention définit les conditions du fonctionnement de l’entente entre les
deux communes et les obligations administratives et financières de chaque partie dans
ce cadre.
Chacune des collectivités peut néanmoins engager des actions qui lui sont propres dans
ce domaine, indépendamment de l’entente, soit par intérêt non partagé, soit par absence
d’accord.
ARTICLE 2 : Fonctionnement de l’entente
2.1 – Conférence intercommunale
Les membres de l’entente constituent une Conférence intercommunale au sein de
laquelle sont débattues les questions d’intérêt commun liées à son fonctionnement. Cette
instance émet des propositions, à la majorité de ses membres présents. Elle a également
vocation à tenter de régler les éventuelles difficultés qui pourraient survenir.
Les décisions prises par la Conférence ne sont toutefois applicables qu’après ratification
par chaque organe délibérant des membres de l’entente. Chaque partie s’engage à
transmettre pour information à l’autre les délibérations de ratification des décisions, une
fois celles-ci exécutoires.
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2.2 – Composition et fonctionnement de la Conférence
Les Conseils municipaux de chaque partie sont représentés en son sein par une
commission spéciale nommée à cet effet et composée de trois membres désignés par
arrêté par chacun des exécutifs.
La première réunion de la Conférence est convoquée par les maires des deux communes,
agissant conjointement. Au cours de la première réunion de la Conférence, les membres
désignent, en leur sein, d’un commun accord, un Président. Ce Président est chargé de
convoquer les réunions, de définir l’ordre du jour, d’animer les réunions et d’établir les
procès-verbaux des séances. Un secrétaire de séance est également désigné au cours de
chaque réunion.
La présidence de l’entente alternera entre les deux commissions spéciales (celle de
Magny les Hameaux et celle de Trappes) sur une base annuelle (année scolaire).
La Conférence intercommunale se réunit au moins une fois par an et, autant que de
besoin, à la demande de son Président ou de ses membres.
Chaque signataire de la présente convention pourra associer, lorsqu’il le juge opportun,
tout intervenant de son choix ayant une compétence dans le périmètre des sujets
débattus en Conférence (agent communal, entreprise extérieure, administrations
extérieures…).
ARTICLE 3 : Modalités de fourniture des repas
3.1 – Périmètre des repas concernés par la mutualisation
La cuisine centrale de Trappes fonctionne du lundi au vendredi, aussi bien en période
scolaire que durant les périodes de vacances scolaires.
A compter du 31 août 2023, y sont confectionnés les repas à destination des
équipements suivants :
Restaurants
municipaux des
écoles
primaires de
Trappes et de
Magny les
Hameaux
Accueils
périscolaires et
centres de
loisirs de
Trappes et de
Magny les
Hameaux
Restaurant
municipal
de Trappes
Structures
petite enfance
de Trappes et
de Magny les
Hameaux
Nature de la
prestation
Déjeuner
+ goûter
Déjeuner
+ goûter
Déjeuner Déjeuner +
goûter
Jours de
consommation
Jours d’école Jours
d’ouverture
Jours
d’ouverture
Jours
d’ouverture
Il est précisé que le pain et, éventuellement les viennoiseries, ne sont pas fournis dans
les prestations. Pour les viennoiseries, le tarif des goûters sera adapté à la baisse en
conséquence.
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Ponctuellement et sur commande, la cuisine centrale pourra élaborer et fournir des
pique-niques ou des menus barbecues pour les centres de loisirs à la place du menu
prévu.
3.2 – Elaboration des menus
Les menus sont élaborés par une diététicienne prestataire de la Ville de Trappes. Ils sont
conçus sur un cycle de 20 jours, vus en commission des menus à laquelle participe la
Ville de Magny les Hameaux. Les déjeuners comportent 4 composantes. Les goûters
comportent 2 composantes.
Les obligations nutritionnelles en vigueur sont respectées : GEMRCN (Groupe d’Etudes
des Marchés Restauration Collective et Nutrition) et PNNS (Plan National Nutrition et
Santé).
La politique d’achats de la cuisine centrale favorise une alimentation saine, sûre et
durable conformément à ce que prévoit la loi dite « EGAlim », adoptée le 2 octobre 2018.
Les menus sont préparés avec au moins 50% de produits alimentaires durables dont plus
de 20% de produits d’origine biologique, leur conditionnement se fait dans des
barquettes biosourcées. Par ailleurs, à chaque fois que cela est possible, la recherche de
produits en circuit court sera privilégiée.
Au-delà des obligations légales, la Conférence intercommunale déterminera les objectifs
en matière d’achats de produits Bio, locaux et/ou issus de circuits courts ainsi qu’aux
produits labellisés.
3.3 – Nombre de repas et goûters à fournir pour la Ville de Magny les Hameaux
Le Ville de Magny les Hameaux communique à la cuisine centrale de Trappes ses effectifs
prévisionnels, par structure, par type de convive et par jour, au plus tard un mois avant.
Toutefois, la Ville de Magny les Hameaux peut, sous 3 jours ouvrés avant le jour de
consommation, avant 10 h, ajuster les effectifs prévus, via l’annulation de repas sans
impact financier. Pour les variations d’effectifs importants (exemple : grève, sortie
scolaire…), il est attendu que la Ville de Magny les Hameaux prévienne la cuisine centrale
dans les meilleurs délais et au moins 3 jours avant. Les jours de grève un menu adapté
sera prévu de sorte à limiter les pertes. Toutes les demandes de réajustement doivent se
faire par écrit, la facturation sera établie sur la base des effectifs prévisionnels à J-3.
Le volume annuel prévisionnel de repas à fournir pour la Ville de Magny les Hameaux est
détaillé en annexe 1. C’est sur la base de ce volume que la participation financière de la
Ville de Magny les Hameaux est calculée pour la première année de la convention.
3.4 – Modalités de livraison des repas et goûters destinés aux structures de Magny les
Hameaux
La livraison des repas aux différentes structures de la Ville de Magny les Hameaux relève
de la présente convention d’entente intercommunale (cf annexe 2 : liste des points de
livraison).
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Tout au long du processus de la prise en charge des repas à la cuisine centrale, les
chauffeurs ont la responsabilité de contrôler la marchandise au niveau de la quantité et
de la qualité afin de limiter au maximum les erreurs. La Ville de Magny-les-Hameaux
remettra un jeu de clés ou badge permettant l’accès de manière autonome du chauffeur
dans les équipements concernés par les livraisons.
3.5 – Hygiène
Une fois que les denrées alimentaires sont entreposées dans les cuisines satellites, elles
sont sous l’entière responsabilité de chacune des villes. Chaque Ville y assume alors la
responsabilité du respect des normes sanitaires (respect de la chaine du froid,
traçabilité…).
En cas d’identification d’un problème sanitaire au niveau d’une cuisine satellite de Magny
les Hameaux, la Ville met en œuvre le protocole adéquat (déclaration de TIAC à la DDPP)
et en informe sans délai la cuisine centrale.
En cas d’identification d’un problème sanitaire au niveau de la cuisine centrale, la Ville de
Trappes en informe sans délai la Ville de Magny les Hameaux et indique le protocole à
suivre.
Un repas témoin est conservé dans chaque cuisine satellite ainsi qu’à la cuisine centrale.
La cuisine centrale est contrôlée mensuellement par un laboratoire indépendant qui
effectue des prélèvements de denrées et de surface (analyses bactériologiques) et des
audits trimestriels de son fonctionnement.
Elle est également contrôlée par les services départementaux de la Protection des
Populations (DDPP) : N° Agrément FR 78.621.017 CE.
Les résultats de ces contrôles sont disponibles et transmis à la Ville de Magny les
Hameaux sur demande écrite (mail ou courrier).
Les Villes de Trappes et de Magny les Hameaux conviennent de la prise en charge du
nettoyage des quais par la Ville de Trappes et de la répercussion de ce coût dans le calcul
du coût de production des repas.
3.6 – Produits de base
Un stock de produits alimentaires de base nécessaires à la mise en œuvre (régénération,
cuisson, service…) des repas dans les cuisines satellites de la Ville de Magny les Hameaux
(huile, sel, margarine…) est remis à chaque cuisine satellite à chaque début de période
scolaire.
Chaque cuisine satellite a en charge la gestion de ce stock. Celui-ci est renouvelé par la
cuisine centrale de Trappes à la demande de la cuisine satellite, sous réserve que les
consommations correspondantes restent en lien avec la présente convention. La
demande est écrite (mail ou courrier).
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3.7 – Animations
La cuisine centrale pourra proposer à la Ville de Magny les Hameaux des animations à
vocation éducative et ludique. La Ville de Magny les Hameaux confirmera son souhait
d’en bénéficier. Certaines de ces animations peuvent avoir un coût financier.
3.8 – Gestion des problèmes de production à la cuisine centrale
En cas de dysfonctionnement imprévu au niveau de la cuisine centrale de Trappes, il
peut arriver :
- Que la chaine de production se trouve à l’arrêt (grève, panne…)
- Que la production d’une journée doive être détruite (problème sanitaire…)
Dans ces cas exceptionnels, pour pallier l’absence de repas produits par la cuisine
centrale, il est prévu la distribution de repas de substitution.
Les repas de substitution sont mis à la disposition de chaque cuisine satellite via une
dotation initiale en début d’année scolaire. A chaque fois que le repas est consommé, une
demande de réassort doit être effectuée par écrit immédiatement après utilisation (mail
ou courrier). La livraison d’un nouveau stock est ensuite programmée par la cuisine
centrale en accord avec les services interlocuteurs de la cuisine centrale de la Ville de
Magny les Hameaux.
3.9 – Gestion des dysfonctionnements éventuels dans les cuisines satellites
Des dysfonctionnements peuvent survenir au niveau des cuisines satellites (ex : panne,
erreur de régénération…) rendant la remise en température ou la consommation des
repas produits impossible.
Un stock de repas de substitution froids à longue durée de conservation est disponible à
la cuisine centrale pour pallier cette éventualité. En cas de dysfonctionnement dans une
cuisine satellite de la Ville de Magny les Hameaux, les repas froids de substitution sont
livrés après réception d’une demande par mail.
ARTICLE 4 – Modalités financières
Conformément à la législation en vigueur, la présente convention est établie sans but
lucratif au profit d’aucune des deux parties : l’objectif est de tendre vers une stricte
compensation des charges d’exploitation du service mutualisé.
Chaque commune membre reste libre de déterminer les tarifs qu’elle applique à ses
usagers.
Dans ce cadre, les modalités de financement suivantes sont décidées :
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4.1 – Calculs des coûts de revient de production
La Ville de Trappes prend en charge, sur son budget, la totalité des frais de
fonctionnement de la cuisine centrale, de la production et de la livraison des repas et
goûters.
La Ville de Magny les Hameaux participe aux coûts de production et de livraison des
repas et goûters à hauteur du volume de repas et goûters qui lui sont délivrés et de leurs
coûts de production respectifs.
Sont notamment intégrés dans les coûts de revient de la production des repas et goûters
à la cuisine centrale les charges suivantes :
- Coût des denrées alimentaires (pain et viennoiseries exclus)
- Charges de personnel affecté à la cuisine centrale et frais de formation
- Intervention d’une diététicienne
- Vêtement de travail
- Fluides
- Acquisition de petit matériel et de matériels plus conséquents
- Entretien et réparation de matériel
- Analyses de laboratoire
- Produits d’entretien
- Fournitures à usage unique nécessaires à la production des repas
- Amortissement du matériel et du bâtiment
5 coûts de revient sont identifiés selon les types de production :
- Le coût des repas scolaires enfants et scolaires adultes
- Le coût des goûters
- Le coût des repas des crèches par tranche d’âge (bébés, moyens et grands)
- Le coût des goûters des crèches
- La livraison
Le coût d’animation – type concours de menus – peut être ajouté si la Ville de Magny les
Hameaux a bénéficié de ce type de prestation (demande écrite par mail ou courrier).
4.2 – Modalités de participation financière de la Ville de Magny les Hameaux à hauteur du
coût de revient des prestations fournies par la cuisine centrale de Trappes à sa
destination
La couverture des charges, dans le cadre d’une entente, ne pouvant être établie que sur
la base d’un partage proportionnel des dépenses réellement constatées, la participation
financière de la Ville de Magny les Hameaux est calculée en deux temps :
- En août de l’année N, avant le début de l’année scolaire, sont calculés les coûts de
revient prévisionnels sur la base desquels seront établis tout au long de l’année
scolaire les titres de recettes mensuels émis par la Ville de Trappes,
- En septembre de l’année N+1, une fois achevée l’année scolaire, les coûts de
revient réels sont constatés, au regard du bilan financier de l’année scolaire
écoulée. Un titre de recettes ou un mandat de paiement est alors établi pour
régulariser, à la hausse ou à la baisse, la participation financière de la Ville de
Magny les Hameaux.
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Estimation des coûts ex ante
En août de l’année N, le montant estimé de la participation financière annuelle (P) de la
Ville de Magny les Hameaux est établi de la manière suivante, en fonction des coûts et
effectifs prévisionnels :
P = PR + PG + PRC + PGC + L
Où :
PR : nombre annuel prévisionnel de repas à fournir pour la Ville de Magny les Hameaux x
coût de revient de production d’un repas
PG : nombre annuel prévisionnel de goûters à fournir pour la Ville de Magny les Hameaux
x coût de revient de production d’un goûter
PRC : nombre annuel prévisionnel de repas des crèches à fournir pour la Ville de Magny
les Hameaux x coût de revient de production d’un repas crèche
PGC : nombre annuel prévisionnel de goûters pour les crèches à fournir pour la Ville de
Magny les Hameaux x coût de revient de production d’un goûter en crèche.
L : livraison
Les coûts de revient permettant d’établir PR, PGP, PR, PGC et L sont recalculés chaque
année afin de tenir compte de l’évolution des productions.
Pour l’année 2023-2024, les coûts de revient unitaires T.T.C retenus ex ante sont ceux
constatés par la Ville de Trappes sur la base de l’exercice 2022 et la préparation
budgétaire 2023 à savoir :
Coût prévisionnel repas enfant 3.89 €
Coût prévisionnel repas adultes 3.95 € Coût prévisionnel des goûters 0.79 € Coût prévisionnel des repas en crèche
- Bébés
- Moyens
- Grands
2.31 €
2.38 €
2.46 €
Coût prévisionnel goûters crèche 0.67 € Coût prévisionnel pique-niques avec sandwichs 4.06 € Coût prévisionnel pique-niques sans sandwichs 2.39 € Coût prévisionnel Livraison 123.50 €
A titre indicatif, la participation financière estimée de la Ville de Magny les Hameaux pour
l’année scolaire 2023-2024, au regard des volumes prévisionnels de commande, est
présentée en annexe 1, soit un montant de 777 614.86 euros.
Constatation des coûts ex post :
Les comptes de l’année scolaire N / N+1 sont arrêtés au 31 août de l’année N + 1. En
septembre de l’année N + 1, lorsque les volumes réels de consommation par catégorie
d’usagers sont connus sur une année pleine, le montant de la participation financière due
par la Ville de Magny les Hameaux à celle de Trappes pour l’année scolaire passée est
ajusté en tenant compte :
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- Des charges de fonctionnement constatées (masse salariale réellement payée,
coût réel des achats réalisés…),
- Du volume constaté de chacune des productions de la cuisine centrale de Trappes
(afin d’établir la ventilation des charges fixes entre ces différentes productions),
- De la part qu’auront réellement représenté chacune des deux villes dans chacune
des productions mises en commun.
Après avoir arrêté ce montant et l’avoir validé en conférence intercommunale, un
versement de régularisation intervient. Selon les cas, cette régularisation pourra
consister dans le remboursement d’un trop-perçu de la Ville de Trappes à la Ville de
Magny les Hameaux, ou à l’inverse, dans le versement d’une somme supplémentaire par
la Ville de Magny les Hameaux.
Ce versement de régularisation interviendra avant la fin de l’année civile en cours.
4.3 – Modalités de paiement de la participation de la Ville de Magny les Hameaux à la
Ville de Trappes
Le versement de la participation financière de la Ville de Magny les Hameaux à la Ville de
Trappes se fait chaque mois sur la base :
- Des coûts de revient prévisionnels fixés selon les modalités décrites à l’article 4.2,
- Des volumes de repas et de goûters commandés lors du mois précédent, dans le
respect des délais définis à l’article 3.3.
Les titres de recettes sont émis dans la première quinzaine du mois suivant la réalisation
des productions.
Le paiement est effectué par mandat administratif dans les 30 jours suivant la réception
du titre de recettes. Ce délai est suspendu lorsque le titre de recettes doit faire l’objet de
corrections. Un nouveau délai court à compter de la réception par la Ville de Magny les
Hameaux d’un nouveau titre corrigé.
ARTICLE 5 : Durée et résiliation de la convention
L’entente est conclue pour une durée de deux ans à savoir du 31 août 2023 au 31 août
2025.
A tout moment, les parties pourront s’entendre pour mettre fin à la convention. Elles
décideront alors d’un commun accord des conditions de cette résiliation. En tout état de
cause, une telle résiliation reste assujettie à l’adoption de délibérations concordantes de
la part des organes délibérants des deux communes.
ARTICLE 6 : Litiges
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Les parties conviennent de mettre en œuvre tous les moyens dont elles disposent pour
résoudre de façon amiable les éventuels litiges qui pourraient survenir dans l’exécution
de la présente convention.
Si toutefois elles n’y parvenaient pas, le litige pouvant naître de l’exécution de la
présente convention serait porté devant le Tribunal Administratif de Versailles.
Fait à Trappes, le
En 2 exemplaires originaux
Ali RABEH, Bertrand HOUILLON
Maire de Trappes Maire de Magny les Hameaux
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