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unknown - Communauté de communes - Pays Forcalquier et Montagne de Lure - 65 2025 SCAN CCPFML
Document publié le Mardi 24 juin 2025
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Pays Forcalquier et Montagne de Lure - 65 2025 SCAN CCPFML)
Thèmes du document : Données personnelles, Institutions publiques, Consommateurs,
we (CC EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS
DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE
DU 24 JUIN 2025 FORCALQUIER*.LURE
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Délibération n°2025-65
Thème : AFFAIRES GENERALES ET JURIDIQUES 4
Objet : Convention entre la CCPFML et ses communes membres relative à la gestion
des archives résultant de l'instruction du droit des sols par le SCAN
L’an deux mille vingt-cinq le vingt-quatre du mois de juin, le Conseil communautaire dûment convoqué par Monsieur le Président le 18 juin 2025 s’est réuni à l'Hôtel de Ville de Forcalquier sous la présidence de Monsieur David GEHANT.
Membres en exercice : 27 Membres présents : 19 Pouvoirs:6 Suffrages exprimés : 25
Étaient présents :
Gilbert BOYER ; David GEHANT; Michel DALMASSO; Thomas CHERBAKOVW :
Sylvie SAMBAIN; Caroline MASPER; Karima COEURET ; Sandrine LEBRE : Emmanuel LUTHRINGER; Aurélie ANNEQUIN ; Lisa MARCEL; François PREVOST ; Antoine DE RUFFRAY; Didier DERUPTY ; Maryse Anne-Marie CHABAUD; Robert USSEGLIO ; Christian CHIAPELLA ; Patricia PAUL ; Philippe VUILQUE.
Étaient représentés :
Mme Danièle KLINGLER donne procuration à M. François PREVOST M. Geoffroy GONZALEZ donne procuration à Mme Lisa MARCEL
M. Michel CHAPUIS donne procuration à M. Thomas CHERBAKOW M. Stéphane DERRIVES donne procuration à M. Christian CHIAPELLA M. François BERGNA donne procuration à Mme Patricia PAUL
M. Christophe LOPEZ donne procuration à M. Didier DERUPTY
Absents excusés :
Danièle KLINGLER, Geoffroy GONZALEZ, Michel CHAPUIS, Stéphane DERRIVES, François BERGNA, Christophe LOPEZ, Nadine CURNIER, Camille FELLER.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2121-15 du code général des collectivités territoriales, il a été procédé à la nomination d’un secrétaire choisi au sein de la présente Assemblée ; Madame Aurélie ANNEQUIN 1 été désignée à la majorité des suffrages pour remplir ces fonctions qu’elle a acceptées.
11 communes sont donc représentées.
Délibération n°2025-65 page 1 sur 3
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 VU les articles L5221-1 et L5221-2 du code général des collectivités territoriales relatifs à l’établissement d’une entente entre plusieurs établissements de coopération intercommunale,
VU les articles R212-18-1 et R212-18-2 du code du patrimoine relatifs aux conditions de mutualisation entre services publics d’archives pour la conservation d’archives numériques,
VU les articles L212-6 et L212-6-1 du code du patrimoine relatifs|? CUT ‘'ves communales et intercommunales,
VU les articles L1, L2111-1 et L 2112-1 du code général de la propriété de la personne publique relatifs à l’inscription des archives publiques au domaine public mobilier,
VU l’article L212-1 du code du patrimoine relatif à l’imprescriptibilité des archives publiques,
VU Particle L3111-1 du code général de la propriété de la personne publique relatif à l’inaliénabilité du domaine public mobilier,
VU le paragraphe 158 du préambule du Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive n°95/46/CE,
VU l'article 1 de l'ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 prise en application de l'article 32 de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles et portant modification des articles 4 et 78 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et diverses dispositions concernant la protection des données à caractère personnel,
VU les délibérations du conseil communautaire de la communauté d’agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération » n° CC-36-04-25 du 8 avril 2025 relative à la création d’un système commun d’archives numériques (SCAN),
VU les délibérations du conseil communautaire de la communauté de communes « Pays de Forcalquier - Montagne de Lure » n° 36-2025 du 4 avril 2025 relative à la création d’un système commun d’archives numériques (SCAN) et n°xx-2025 du 24 juin 2025 relative à l’approbation d’une convention de gestion pour la mutualisation des archives numériques dans le cadre de la mise en œuvre d’un système commun d’archives numériques (SCAN),
VU la convention de gestion pour la mutualisation des archives numériques dans le cadre de la mise en œuvre d’un système commun d’archives numériques (SCAN),
VU l'avis conforme du directeur des archives départementales en date du 19 mars 2025,
CONSIDERANT que les archives sont des outils indispensables au fonctionnement de l'administration communale et communautaire, qu'elles permettent aux citoyens de faire valoir leurs droits et quelles constituent la mémoire d'une collectivité et de ses habitants,
CONSIDERANT que les collectivités locales et les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives publiques sous le contrôle de l’Etat,
CONSIDERANT qu’il a été préalablement décidé, afin d’assurer la pérennité, la fiabilité et la valeur probante de ces écrits électroniques, que ces deux mêmes établissements publics de coopération intercommunale mettent à disposition de leurs communes membres et de leurs
Délibération n°2025-65 page 2 sur 3
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 administrations associées, leurs ressources dans le cadre de l’archivage de ces documents au sein d’un système d’archivage numérique commun,
CONSIDERANT qu’afin d’assurer la gestion, la maintenance et le développement de cet équipement commun, les deux établissements publics de coopération intercommunale ont décidé de créer un système commun chargé de ces missions,
CONSIDERANT que le système commun d’archives numériuuss uvsiu poruuvmr la conservation des archives produites au format numériques notamment celtes résultant de l'instruction du droit des sols,
CONSIDERANT qu’il convient de tenir compte de l’évolution des projets de dématérialisation sur le long terme au sein de chaque administration adhérente,
CONSIDERANT qu’à ce titre, le système commun d’archives numériques (SCAN) est compétent pour héberger les flux documentaires issus de ces circuits métiers dématérialisés,
CONSIDERANT que les deux établissements publics de coopération intercommunale, leurs communes membres et leurs administrations associées produisent de facto des archives publiques au format numérique au moyen d’outils logiciels identiques,
CONSIDERANT que la présente convention a pour objectif de fixer plus précisément et plus techniquement les modalités de gestion des archives numériques entre les établissements publics de coopération intercommunale et leurs communes membres ou leurs administrations associées,
Ceci exposé,
LE CONSEIL COMMUNAUTAIRE, DECIDE :
D’approuver le périmètre documentaire reconnu par le système commun
d'archives numériques (SCAN) envers chaque co-contractant de la communauté de
communes du « Pays de Forcalquier - Montagne de Lure »,
- _ D’approuver les principes de gestion technique entre les intercommunalités et leurs
communes membres ou leurs administrations associées au sein du système
commun des archives numériques tels qu’énoncés dans la convention ci-annexée,
- D’autoriser Monsieur le Président à signer la convention de gestion ci-annexée,
- D’autoriser Monsieur le Président ou en cas d’empêchement, un vice-président à
effectuer toute démarche consécutive à cette décision et pour les élus ayant reçu
délégation, à signer, au nom et pour le compte de la Communauté de communes,
toute pièce de nature administrative, technique ou financière nécessaire à
l’exécution de la présente délibération.
POUR : 25 st FAIT ET DELIBÈRE, les jours, mois et
CONTRE : 0 > ABSTENTIONS : 0 POUR EXTRAIT CON FRE
FORCALQUIER-LURE Le Président, COMMUNAUTÉ
DE COMMUNES
David GEHANT
Acte publié le :
Délibération n°2025-65 | page 3 sur 3
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 CC FORCALQUIER-LURE COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
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structure administrative
CONVENTION ENTRE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES ET LA COMMUNE DE ...
RELATIVE A LA GESTION DES ARCHIVES COMMUNALES PAR LE SYSTEME COMMUN
D’ARCHIVES NUMERIQUES (SCAN)
Entre
La communauté de communes du « Pays de Forcalquier - Montagne de Lure » représentée par
son Président, Monsieur David GEHANT, en exécution de la délibération du conseil
communautaire n° … en date du …,,
Et
La commune de … représentée par son Maire, Madame/Monsieur …, en exécution de
délibération du conseil municipal n°… en date du …,
Exposent les éléments suivants :
Suite à la signature de la convention d’entente du … et de la convention de gestion du … entre
la communauté d’agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération » et la
communauté de communes « Pays de Forcalquier - Montagne de Lure », il est créé un système
commun des archives numériques (SCAN) pour permettre la gestion de l’archivage numérique
sur l’ensemble de ces deux territoires.
L’objectif premier est de permettre la mise en œuvre de l’archivage numérique des autorisations
délivrées par les communes au titre de la dématérialisation de l’instruction des autorisations du
droit des sols ; ces autorisations ayant été produites au format numérique dans le cadre de
l’entente SIG.
Ces dernières partageant les mêmes outils logiciels produisant de facto des archives publiques
au format numériques, il est apparu indispensable, afin d’assurer la pérennité, la fiabilité et la
valeur probante de ces écrits électroniques de mettre leurs ressources en commun dans le cadre
de l’archivage de ces documents au sein d’un système d’archivage électronique commun.
Afin d’assurer la gestion, la maintenance et le développement de cet équipement commun, les
deux intercommunalités ont décidé de créer un système commun chargé de ces missions. Le
système commun d’archives numériques devra permettre la conservation des archives propres
des communes membres des deux intercommunalités mais aussi celles produites dans le cadre
de l’instruction du droit des sols qu’elles assurent pour leurs communes membres.
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 ets de dématérialisation sur le
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Cependant, il convient de tenir compte de l’évolution des projets de dématérialisation sur le
long terme au sein de chaque administration. A ce titre, le service commun d’archives
numériques (SCAN) est compétent pour héberger les flux documentaires issus d’autres circuits
métiers.
Ainsi, au moyen de la présente convention, la commune de … confie la conservation de ses
archives numériques à la communauté de communes « Pays de Forcalquier - Montagne de
Lure », selon les modalités prévues par les lois et règlements en vigueur.
Cette dernière réalisera cette tâche dans le cadre d’une entente relative à un système commun
des archives numériques qu’elle intègre afin de faire bénéficier à la commune de … d’une
économie d’échelle, d’une mutualisation des moyens techniques, financiers et humains, d’un
partage de compétences techniques ainsi que de coûts avantageux, difficilement atteignables
pour une seule collectivité isolée.
Considérant que les archives sont des outils indispensables au fonctionnement de
l'administration communale et communautaire, qu'elles permettent aux citoyens de faire valoir
leurs droits et qu’elles constituent la mémoire d'une collectivité et de ses habitants ;
Considérant que leur conservation pérenne et leur communication au public sont une obligation,
Considérant que les archives publiques revêtent un caractère imprescriptible et inaliénable,
Considérant que les collectivités locales et les groupements de collectivités territoriales sont
propriétaires de leurs archives publiques sous le contrôle de l’Etat,
Considérant que la commune de … confie à l’intercommunalité dans laquelle elle est membre,
l’expertise technique et le contrôle des opérations de versement d’archivage numériques,
Considérant que l’intercommunalité de rattachement a choisi d’exercer cette expertise
technique au travers d’un service commun d’archives numériques (SCAN) créé sous la forme
d’une entente intercommunale,
Considérant que l’intercommunalité de rattachement de la commune de … est communauté de
communes « Pays de Forcalquier - Montagne de Lure »,
Il convient, dès lors, d’établir une convention entre la commune de … et l’intercommunalité de
rattachement afin d’autoriser cette dernière à gérer les archives communales numériques de …
et de fixer les conditions de gestion dans le cadre de leur gestion par le système commun des
archives numériques (SCAN).
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 Page | 3
SOMMAIRE
Article 1 : Objet ........................................................................................................................................ 4
Article 2 : Enjeux du système commun d’archives numériques (SCAN) .................................................. 4
Article 3 : Rôles et responsabilités archivistiques des acteurs ................................................................. 4
Article 3.1 : Attribution des rôles ......................................................................................................... 5
Article 3.2 : Mutualisation des données .............................................................................................. 5
Article 3.3 : Mutualisation de ressources matérielles et logicielles ..................................................... 5
Article 4 : Informations sur la gouvernance du système commun d’archives numériques (SCAN) ......... 6
Article 5 : Périmètre documentaire ......................................................................................................... 6
Article 5.1 : Généralités ....................................................................................................................... 6
Article 5.2 : Procédure de modification du périmètre documentaire .................................................. 7
Article 5.4 : Flux pris en charge en tant qu’intercommunalités de rattachement ............................... 7
Article 5.5 : Flux communaux initiaux pris en charge dans le périmètre documentaire...................... 7
Article 6 : Description des moyens matériels........................................................................................... 7
Article 7 : Description des moyens humains ............................................................................................ 8
Article 8 : Modalités financières supportées par la communauté de communes « Pays de Forcalquier -
Montagne de Lure » ................................................................................................................................ 8
Article 9 : Modalités financières supportées par la commune de ........................................................... 9
Article 10 : Indicateurs de suivi ................................................................................................................ 9
Article 11 : Communication institutionnelle .......................................................................................... 10
Article 12 : Durée et conditions de renouvellement.............................................................................. 10
Article 13 : Conditions de résiliation ...................................................................................................... 10
Article 14 : Caducité de la convention ................................................................................................... 10
Article 15 : Gestion des archives en cas de résiliation ou de dissolution ............................................... 10
Article 16 : Assurance et responsabilités des cocontractants ................................................................ 11
Article 17 : Litiges................................................................................................................................... 11
ANNEXE 1 : GLOSSAIRE .......................................................................................................................... 12
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 'bjet
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.… pour les hissions et activités liées à
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Page | 4
Article 1 : Objet
La communauté de communes « Pays de Forcalquier - Montagne de Lure » est considérée
comme l’intercommunalité de rattachement des administrations conventionnant avec elle.
La présente convention fixe le cadre général d’organisation des relations entre
l’intercommunalité de rattachement et la commune de … pour les missions et activités liées à
l’archivage numérique dans le cadre du fonctionnement du système commun d’archives
numériques (SCAN) auxquelles la communauté de communes « Pays de Forcalquier -
Montagne de Lure » participe. Le dispositif mutualisé concerne des archives intermédiaires et
définitives.
Article 2 : Enjeux du système commun d’archives numériques (SCAN)
Dans ce cadre, les deux intercommunalités décident de partager et d’unir leurs efforts pour faire
face aux enjeux suivants :
1. La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle du/des site(s) physique(s)
permettant d’héberger l’infrastructure matérielle du dispositif mutualisé ;
2. La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure
matérielle et virtuelle du dispositif mutualisé ;
3. La mise à disposition et l’administration fonctionnelle d’une plate-forme logicielle
permettant la conservation d’archives numériques dans les règles de l’art et l’élaboration de
connecteurs entre les différentes solutions logicielles ;
4. La mise en œuvre de procédures permettant d’assurer la gestion du cycle de vie des données
et de leurs métadonnées, la collecte et le versement des données, l’intégrité et la lisibilité
dans le temps des informations, la traçabilité de l’ensemble des actions effectuées dans le
système, la restitution de tout ou partie des données et de leurs métadonnées, ainsi que des
informations de traçabilité afférentes ;
5. La réalisation d’études liées à l’archivage numérique et aux données à archiver et/ou
l’élaboration du socle documentaire du dispositif mutualisé ;
6. La formation des personnels chargés de mettre en œuvre la politique d’archivage, de suivre
et d’alimenter le dispositif mutualisé, tant du point de vue technique qu’archivistique.
Article 3 : Rôles et responsabilités archivistiques des acteurs
La conservation des archives numériques est régie par deux textes majeurs: le modèle
conceptuel OAIS qui décrit l’organisation d’un système de préservation des données
numériques, et la norme NF Z42-013 relative à la conception et à l’exploitation de systèmes
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 |
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informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces
systèmes
Article 3.1 : Attribution des rôles
Le modèle OAIS détermine notamment des rôles pour chacun des acteurs du système de
préservation. Ces rôles sont définis dans le glossaire à la fin de la convention et précisés dans
le présent article :
• Le rôle d’autorité juridique est rempli par la commune de …
• Le rôle d’autorité d’archivage est rempli par le système commun d’archives numériques
(SCAN) auquel participe la communauté de communes « Pays de Forcalquier -
Montagne de Lure ».
• Le rôle d’opérateur d’archivage est rempli par le système commun d’archives
numériques (SCAN) auquel participe la communauté de communes « Pays de
Forcalquier - Montagne de Lure ».
• Le rôle d’autorité de contrôle est rempli par le directeur des archives départementales
au titre de l’exercice du contrôle scientifique et technique.
Article 3.2 : Mutualisation des données
Le système commun d’archives numériques (SCAN) qui héberge les données n’a accès à celles-
ci que sur autorisation de l’autorité juridique. Toute réutilisation de ces données est soumise
aux dispositions du Code des relations entre le public et l’administration et de la loi n°2016-
1321 du 7 octobre 2016 pour une république numérique. L’entité concernée s’engage donc à
prendre toutes les précautions utiles pour préserver la confidentialité et la sécurité des données
concernées et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou
communiquées à des personnes non autorisées.
Article 3.3 : Mutualisation de ressources matérielles et logicielles
Pour assurer la sécurité du dispositif ainsi que la disponibilité des documents électroniques
concernés, les parties s’engagent à appliquer pour leur système d’archivage électronique
commun les recommandations du Référentiel général de sécurité, édité par l’Agence nationale
de la Sécurité des Systèmes d’informations, ainsi que la norme NF Z 42-013.
Par ailleurs, l’opérateur d’archivage s’engage à ne pas dépasser un temps d’indisponibilité
maxima de deux mois en cas de panne ou de maintenance du dispositif mutualisé. Dans ce
dernier cas, l’opérateur s’expose à des pénalités définies par la commission thématique assurant
la gouvernance du système commun d’archives numériques (SCAN).
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Date de réception préfecture : 03/07/2025 |!
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Article 4 : Informations sur la gouvernance du système commun d’archives numériques
(SCAN)
La communauté de communes « Pays de Forcalquier - Montagne de Lure » a fait le choix
d’adhérer à une entente spécifiquement dédiée à l’archivage numérique afin de faire bénéficier
à la commune de … d’une économie d’échelle, d’une mutualisation des moyens techniques,
financiers et humains et d’un partage de compétences techniques et de coûts difficilement
atteignables pour une seule collectivité isolée.
Cette entente est matérialisée par une convention de constitution et par une convention de
gestion technique des archives numériques adoptées toutes deux en conseil communautaire.
L’entente est pilotée par l’intercommunalité qui exerce le pilotage fonctionnel du système
commun d’archives numériques (SCAN) par lequel est mis en œuvre le dispositif mutualisé
d’archivage numérique, en l’occurrence, la communauté d’agglomération « Durance Luberon
Verdon Agglomération ».
La conférence de l’entente a pour missions de :
• réaliser un rapport annuel de la mise en œuvre de la présente convention. Ce dernier
sera soumis au vote des assemblées délibérantes de chacune des intercommunalités
adhérentes rassemblant les représentants de toutes les communes les composant.
• établir une politique d’archivage précise et définir le périmètre documentaire.
• recenser les besoins d’évolution auprès des membres du dispositif et les centraliser.
• calculer les sommes dues par toutes les parties en fonction des clefs de répartition
définies à l’article 9 de la présente convention.
• proposer des pistes d’évolution ou étendre le dispositif à d’autres adhérents.
Article 5 : Périmètre documentaire
Article 5.1 : Généralités
Le périmètre documentaire de l’archivage numérique, suivant le cadre légal de l’entente à
laquelle adhère la communauté de communes « Pays de Forcalquier - Montagne de Lure », doit
être approuvé par sa commission thématique. Après avis favorable, cette extension du périmètre
sera validée par délibération de chacun des signataires.
Il comprend la prise en charge des documents à partir de leur versement dans le bus applicatif
d’orchestration des données, leur mise en conformité vis-à-vis du standard d’échange des
données SEDA et leur versement dans le système d’archivage électronique.
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004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 . Cn
documentaire
…, lors de la réunion de la
cumentaire
du droit
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• Flux actes administratif et budgétaires
• Flux hélios pour les opérations de mandatement
• Flux marchés publics
• Flux instruction du droit des sols
• Flux dossier et enregistrements sonores des assemblées délibérantes
• Flux relatifs au patrimoine photographique et cartographique
Il est couvert par le système commun d’archives numériques (SCAN) se doit être
nécessairement évolutif afin de permettre l’adaptation du service à la commune de … en
fonction de l’état d’évolution de ses projets de dématérialisation.
Ainsi, le périmètre documentaire couvert par le système commun d’archives numériques
(SCAN) peut faire l’objet d’une modification conformément aux lois et règlements en vigueur.
Article 5.2 : Procédure de modification du périmètre documentaire
La modification du périmètre documentaire est rendu délibération des membres de l’entente
signataires de l’entente, après avis rendu par la conférence d’entente réunie en assemblée
ordinaire ou extraordinaire et sur demande de la commune de … .
Article 5.4 : Flux pris en charge en tant qu’intercommunalités de rattachement
La communauté de communes « Pays de Forcalquier - Montagne de Lure » présente les
demandes de modifications du périmètre nom de la commune de …, lors de la réunion de la
commission thématique pour avis. Les intercommunalités référentes agissent, en l’espèce, en
application l’article 5.5 de la présente convention.
Ledit avis sera validé selon la procédure définie à l’article 5.2.
Article 5.5 : Flux communaux initiaux pris en charge dans le périmètre documentaire
Les flux communaux initialement pris en charge par le système commun des archives numériques (SCAN) sont : [A ADAPTER POUR CHAQUE COMMUNE]
Article 6 : Description des moyens matériels
Le système commun d’archives numériques (SCAN) établira une liste annuelle des principaux
biens mis à disposition, acquis ou loués dans le cadre du dispositif mutualisé. Cette liste sera
remise lors de la réunion annuelle de la conférence d’entente. Le système commun d’archives
numériques (SCAN) l’intégrera dans le rapport annuel.
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Date de réception préfecture : 03/07/2025 nclut
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éalisées
ves numériques (SCAN), la communauté
intercommunalités signataires.
(SCAN) sont
mutualisé
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Article 7 : Description des moyens humains
Dans le cadre du système commun des archives numériques (SCAN), la communauté
d’agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération » met à disposition un agent à
hauteur de 30 % maximum de son temps de travail assumant les fonctions de responsable et
d’e-archiviste en charge des opérations d’archivage numérique. De la même façon, chaque
signataire de la présente convention, devra affecter un agent correspondant aux besoins
exprimés sur leur territoire respectif.
Dans le cadre du système commun des archives numériques (SCAN), la communauté
d’agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération » met à disposition un technicien
informatique dont les durées d’intervention seront comptabilisées en conférence d’entente à des
fins de répartition financière auprès des autres intercommunalités signataires.
Cela inclut nécessairement les opérations d’archivage concernant la commune de …
Article 8 : Modalités financières supportées par la communauté de communes « Pays de
Forcalquier - Montagne de Lure »
Les coûts de fonctionnement du système commun des archives numériques (SCAN) sont
supportés par chacune des intercommunalités adhérentes à l’entente au prorata du volume de
données conservé pour chaque autorité juridique relevant de son territoire.
Le coût de fonctionnement est calculé à partir :
• du coût d’occupation des locaux mutualisés
• du coût horaire du personnel dédié au dispositif mutualisé
• du coût d’amortissement et de renouvellement des équipements
• du coût de maintenance des équipements matériels et logiciels utilisés
• du coût des études réalisées
• du coût de la formation des personnels
Le coût d’investissement est calculé à partir :
• du coût des acquisitions de matériels, de périphériques, de logiciels, d’applications et
des prestations de service associées à la mise en œuvre du dispositif mutualisé
• du coût des développements informatiques, des installations, des paramétrages, des
transferts des données, de la formation initiale et de l’assistance au démarrage
• du coût des acquisitions de logiciels, d’applications et de prestations de service
associées à la mise en œuvre des modules additionnels mutualisés
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 vice
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OU Service
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• du coût de l’acquisition des différents mécanismes logiciels de versement automatique
nécessaires, appelés connecteurs.
Pour l’investissement, la communauté d’agglomération « Durance Luberon Verdon
Agglomération », en tant que pilote du système commun des archives numériques (SCAN),
engage et règle les dépenses dans le cadre de l’enveloppe budgétaire du projet mutualisé. Elle
sollicite et encaisse les subventions auprès des différents partenaires (Union européenne, Etat,
Conseil régional, Conseil départemental, etc…).
Article 9 : Modalités financières supportées par la commune de …
La communauté de communes « Pays de Forcalquier - Montagne de Lure », considérant
l’expertise technique nécessaire à la bonne réalisation des opérations d’archivage numériques,
les moyens disponibles au sein de la commune de … et ses responsabilités en matière d’aide et
de soutien aux communes, en particulier celles de taille modeste, assume la charge financière
des coûts de fonctionnement et d’investissement du projet sans adresser de facturation à la
commune de … .
Article 10 : Indicateurs de suivi
Les indicateurs qui seront détaillés dans le rapport annuel sont les suivant :
Les indicateurs qui seront détaillés dans le rapport annuel sont les suivant :
1. Moyens alloués au dispositif
• Nombre d’ETP affectés au fonctionnement du dispositif mutualisé ;
• Budget du système commun d’archives numériques (SCAN) et répartition par grand
domaine d’utilisation ;
2. Performances du système :
• Taux d’indisponibilité du service au cours de l’année ;
• Nombre de flux générés par un service utilisateur ;
• Volumétrie de données intégrées au SAE, par utilisateur du service ou service versant ;
• Volumétrie de données éliminées après visa de l’autorité de contrôle en charge du
contrôle scientifique et technique ;
3. Évaluation des activités archivistiques
• Nombre de profils SEDA rédigés ;
• Nombre de flux dont l’archivage a été mis en œuvre ;
• Nombre et nature des études réalisées avant et après la mise en œuvre du SAE ;
• Nombre et nature des communications effectuées ;
• Personnes formées ;
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 NY
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Article 11 : Communication institutionnelle
Les éléments de communication relatifs au système commun d’archives numériques (SCAN)
seront assurés par chaque membre de l’entente et seront à sa charge.
Article 12 : Durée et conditions de renouvellement
La présente convention est conclue pour une durée de dix ans à compter de la date de sa
signature par les parties. Elle pourra être renouvelée à deux fois par reconduction expresse.
Article 13 : Conditions de résiliation
La présente convention peut prendre fin de manière anticipée à la demande d’une des entités
contractantes, à l’issue d’un préavis de douze mois envoyé à l’entente par lettre recommandée
avec accusé de réception. En cas de résiliation anticipée de la présente convention, l’entité à
l’origine de la résiliation reste débitrice des sommes dues au titre de la redevance annuelle au
prorata temporis de la date effective de sortie.
Dans le cas où l’une des parties manquerait gravement à ses obligations, la présente convention
peut être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties si le manquement est constaté et
si aucune mesure corrective n’a été apportée sous un délai de douze mois après une notification
écrite et transmise par lettre recommandée avec accusé de réception.
Préalablement à toute décision de résiliation anticipée, les parties conviennent de mettre en
œuvre toutes dispositions amiables nécessaires au règlement des litiges qui pourraient intervenir
à l’occasion de la réalisation de l’objet de la présente convention. Les débats seront préparés au
sein d’une conférence d’entente spécifique.
Tout membre engagé dans l’entente doit assumer ses engagements financiers jusqu’au 31
décembre de l’année concernée. En cas de radiation, le membre concerné devra également
respecter ses engagements financiers jusqu’au 31 décembre de l’année.
Article 14 : Caducité de la convention
La présente convention sera rendue caduque par la dissolution de l’entente par la totalité des
adhérents.
Article 15 : Gestion des archives en cas de résiliation ou de dissolution
En cas de résiliation ou de caducité de la présente convention, les frais de restitution des données
sont à la charge de l’entité à l’origine de la résiliation. Cette restitution doit avoir lieu dans un
délai de quatre mois.
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 ration »
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La restitution des archives devra être réalisée conformément aux lois et règlements en vigueur
ainsi qu’à la procédure ayant fait l’objet d’un avis lors de la commission thématique de l’entente
et votée par les assemblées délibérantes des intercommunalités adhérentes à l’entente.
Si, à l’issue de la présente convention, les parties décident de ne pas renouveler le dispositif
mutualisé, les frais de restitution des données seront répartis suivant la clef de répartition définie
à l’article 8, à savoir au prorata de l’espace occupé.
Article 16 : Assurance et responsabilités des cocontractants
Le dispositif mutualisé est assuré par la communauté d’agglomération « Durance Luberon
Verdon Agglomération » au titre de l’exercice de sa maîtrise d’ouvrage dans le cadre de ce
projet.
Article 17 : Litiges
A défaut d’accord amiable, tous les litiges liés à l’interprétation, l’exécution, la validité ou les
conséquences de la présente convention relèvent de la compétence du tribunal administratif de
Marseille.
La présente convention est établie en trois exemplaires originaux, un pour chacun des signataires et un
pour notification au directeur des archives départementales compétent, chargé du contrôle scientifique
et technique.
Fait à Manosque, le xx octobre 2025,
Le président de la communauté de communes « Pays
de Forcalquier - Montagne de Lure »,
Le maire de la commune de …,
Prénom NOM,
David GÉHANT,
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 , quels que
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ANNEXE 1 : GLOSSAIRE
Archives : Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que
soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par
toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans
l'exercice de leur activité. (Code du patrimoine,art. L211-1).
Archives intermédiaires : Documents et données conservés à des fins de preuve même s’ils
ne sont plus utilisés au quotidien.
Archives publiques : Les archives publiques sont :
1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des
établissements publics et des autres personnes morales de droit public.
2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une
mission de service public par des personnes de droit privé ;
3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de
conventions notariées de pacte civil de solidarité.
Autorité d’archivage : L’Autorité d’archivage est responsable de l’ensemble des services
fournis par le Système d’archivage électronique. Le rôle d’Autorité d’archivage est assuré
par le Service d’archives qui met en œuvre le SAE.
Contrôle scientifique et technique : Défini par le Code du patrimoine (art. L 212-4et R 212-
3), le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques porte sur les
conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination ainsi que sur le traitement, le
classement, la conservation et la communication des archives. Dans le cas de l’archivage
numérique, c’est l’Autorité de contrôle qui est chargée du CST sur les archives.
Dispositif mutualisé : Ensemble des ressources matérielles et logicielles mises à disposition
dans le cadre de l’entente entre les intercommunalités signataires et inhérentes au bus
applicatif et orchestrateur de données, aux différents mécanismes logiciels de versement
automatique (connecteurs) et au système d’archivage électronique. Il comprend aussi bien
les archives intermédiaires et les archives définitives déposées au sein du dispositif.
Entente : Deux ou plusieurs EPCI à fiscalité propre peuvent passer des conventions ayant
pour objet la création d’ententes, dans le cadre de leurs attributions respectives. L’objet de
l’entente est vaste. Elle porte sur des objets d’utilité communale ou intercommunale
intéressant tous les membres et compris dans leurs attributions. Par ailleurs, les membres de
l’entente peuvent passer entre eux des conventions à l’effet d’entreprendre ou de conserver à
frais communs des ouvrages ou des institutions d’utilité commune.
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025 NF
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Gestion électronique des documents (GED) : Outil informatique permettant d’organiser et
de gérer des documents ou données électroniques au sein d’un organisme et recouvrant des
fonctionnalités de capture et de contrôle des données et des documents, de gestion des
versions et des métadonnées, de recherche et des modules de contrôle des circuits de
validation des documents (Référentiel général de gestion des archives).
Norme NF Z 42-013 : La norme NF Z 42-013 décrit les mesures techniques et les processus
organisationnels à mettre en œuvre pour l’archivage de documentsélectroniques.
Norme OAIS : Modèle conceptuel qui décrit les responsabilités, les fonctions et les rapports
avec son environnement d’un Système d’archivage électronique pourassurer la pérennisation
de l’information numérique.
Politique d’archivage : Document qui fixe le cadre réglementaire, normatif et
organisationnel du processus d’archivage électronique en énonçant les principes et les règles
sur lesquels est fondé le Système d’archivage électronique.
Profil d’archivage : Document constituant une matrice de référence permettant de contrôler
la validité des bordereaux de versements numériques utilisés pour intégrer des archives dans
un Système d’archivage électronique. Le bordereau et le profil qui lui est associé contiennent
des informations modélisées grâce au Standard d’échange de données pour l’archivage
(SEDA).
Standard d’échanges de données pour l’archivage (SEDA) : Le standard d’’échange de
données pour l’archivage permet de modéliser les transactions (transfert, communication,
élimination, modification et restitution) entre différents acteurs (service producteur, service
versant, service d’archives et demandeur d’archives) dans le cadre de l’archivage. Il précise
les types, l’ordre et la forme des messages échangés, définissant quelles métadonnées utiliser
pour décrire, gérer et pérenniser l’information.
Système d’archivage électronique (SAE) : Ensemble d'infrastructures matérielles et
logicielles permettant de conserver et de restituer des documents ou données électroniques
sur le long terme en garantissant leur intégrité et leur lisibilité (Référentiel général de gestion
des archives).
Service public d’archives : Un service public d'archives a pour missions de collecter, de
conserver, d'évaluer, d'organiser, de décrire, de communiquer, de mettre en valeur et de
diffuser des archives publiques conformément au I de l'article L. 212-4 et aux articles L. 212-
6, L. 212-6-1, L. 212-8, L. 212-11, L. 212-12, R. 212-5, R. 212-6 et R. 212-8 du Code du
patrimoine.
Accusé de réception en préfecture
004-240400440-20250624-65-2025-DE
Date de réception préfecture : 03/07/2025