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Acte Administratif - fiche Annexe RH RNS 2022 2023 Medecine preventive
Document publié le Lundi 1 janvier 2024 par la commune de Mérignac.
Lien du pdf (Acte Administratif - fiche Annexe RH RNS 2022 2023 Medecine preventive)
Thèmes du document : Travail et emploi, Santé, Sécurité sociale,
1
ANNEXE POUR LE DOMAINE RESSOURCES HUMAINES – CONTRAT D’ENGAGEMENT
COMMUNE DE MERIGNAC
DOMAINE : RESSOURCES HUMAINES
SOUS-DOMAINES :
A- PILOTAGE DES RESSOURCES HUMAINES
B- GESTION ADMINISTRATIVE ET STATUTAIRE
C- MEDECINE PREVENTIVE - QUALITE DE VIE AU TRAVAIL
D- RECRUTEMENT (PERMANENT ET NON PERMANENT)
E- FORMATION/DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES ET EVALUATION PROFESSIONNELLE
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Ressources humaines
Les moyens consacrés par la commune au domaine Ressources humaines sont détaillés dans la
convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis
par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens
inscrits dans les conventions.
II/ Missions et activités mutualisées
Activités mutualisées par la commune
A – Pilotage des ressources humaines
Gestion des risques juridiques et des actes administratifs
Accompagnement au changement : accompagnement à la mobilité, médiation, gestion des conflits, analyse des pratiques professionnelles
Gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences.
Pilotage fonctionnel des progiciels de gestion
B – Gestion administrative statutaire
Information
Veille et expertise
Rémunération et présentiel (y compris impacts maladie sur rémunération)
Carrière
Gestion administrative (déplacements, absences, discipline...)
C- Qualité de vie au travail (QVT)
Accompagnement individuel et collectif (dont psychologue du travail)
Gestion des Equipements de protection individuelle (EPI) et dotations vestimentaires
Contribution à la politique santé au travail et à sa déclinaison opérationnelle
Médecine du travail* 2
Inspection
Gestion des accidents de service et maladies professionnelles
D- Recrutement (permanents et non permanents)
Analyse des demandes de recrutement et définition des profils de poste
Mise en œuvre des opérations de recrutement
Intégration des nouveaux arrivants
E- Formation/développement des compétences et évaluation professionnelle
Recueil et analyse des besoins de formation des agents et des services
Mise en œuvre du plan de formation
Evaluation professionnelle
* Les indications en bleu correspondent à une mise à jour du document dans le cadre des révisions de
niveaux de services 2022-2023.
III/ Modalités de mise en œuvre
III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Ressources humaines du service commun
s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais
réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les
certifications obtenues par la commune :
- Recueil des règles internes (à réactualiser à moyen terme) ;
- Livret d'accueil ;
- Guide des prestations sociales ;
- Procédures de recrutement ;
- Formulaire de demandes de recrutement ;
- Recueil des procédures logiciel de recrutement ;
- Process d'accueil des nouveaux arrivants ;
- Note de cadrage de la gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences ;
- Règlement intérieur hygiène sécurité et conditions de travail ;
- Plan d’actions bien-être au travail ;
- Plan de formation 2014/2016 ;
- Règlement formation ;
- Procédure et guide de l'évaluation.
- Visite médicale périodique : chaque agent est reçu par le médecin ou un infirmier tous les 2 ans. 3
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la
commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Ressources Humaines.
- Identification des référents (commune, service commun) :
Rôles et responsabilités pour le domaine Ressources humaines
Responsable thématique pour le service
commun
Directeur des Ressources Humaines du Pôle
Territorial Ouest
Pour la médecine préventive : Directeur de la
vie administrative et qualité de vie au travail,
direction centrale des ressources humaines,
Bordeaux Métropole
Responsable thématique pour la commune Cadres interfaces « ressources humaines » Pour la médecine préventive : Directeur de la
Direction Pilotage et Stratégie Ressources
Humaines.
Types de saisines pour le domaine Ressources humaines
Saisine ordinaire Service commun : Chef du Centre ou Chef de service du Pôle Territorial Ouest concerné par la thématique
Commune : Cadres interfaces « ressources humaines »
Pour la médecine préventive :
Service commun : Assistante médicale service santé au travail
Commune : Responsable service RH proximité Mérignac, Pôle Territorial
Ouest
Saisine en urgence Service commun : Chef du Centre ou Chef de service du Pôle Territorial Ouest concerné par la thématique
Commune : Cadres interfaces « ressources humaines »
Pour la médecine préventive :
Service commun : Assistante médicale service santé au travail
Commune : Responsable service RH proximité Mérignac, Pôle Territorial
Ouest
Saisine exceptionnelle Service commun : Directeur des Ressources Humaines du Pôle Territorial ou Directeur du Pôle territorial Ouest
Commune : Directeur général adjoint Innovation
Pour la médecine préventive :
Service commun : Directeur de la vie administrative et qualité de vie au
travail, direction centrale des ressources humaines, Bordeaux Métropole
et Responsable du service santé au travail de Bordeaux Métropole
Commune : Directeur de la Direction Pilotage et Stratégie Ressources
Humaines. 4
- Interfaces commune / service commun :
Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les
interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les
grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.
Pour la médecine préventive, les référents de l’activité seront :
- Chef du centre SQVT et préventeur de la DRH du pôle territorial ouest (PTO) - Cheffe de service accompagnement parcours métiers de la DRH du PTO
- Chargée du maintien dans l’emploi de la DRH du PTO
- Cheffe de centre expertise juridique RH de la DRH du PTO
- Chef de service proximité RH de la DRH du PTO
- Chargé de mission relations sociales et qualité de vie au travail à la Direction pilotage et stratégie RH de la Ville de Mérignac
- Directeur pilotage et stratégie RH de la Ville de Mérignac
IV/ Les engagements de service
IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités
Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Ressources Humaines :
Assurer des permanences régulières en mairie pour l’information des agents, rendez-vous individuels et permanences téléphoniques.
Dossiers prioritaires :
- Gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (GPEEC) : poursuivre le travail engagé
- Organiser les relations entre la commune de Mérignac et la Direction des Ressources humaines du Pôle Territorial Ouest : relations élus, agents, encadrants et extérieurs.
Pour le Pilotage des ressources humaines :
- Maintenir le niveau de service (coûts et délais actuels) en tenant compte du degré d’intégration de chaque commune
- Améliorer la connaissance financière et maîtriser l'évolution des dépenses dans un contexte de contrainte budgétaire
- Développer les compétences, les identifier et les adapter grâce leur repérage et leur transférabilité (constat des écarts)
- Maintenir le dialogue, la réactivité et la proximité avec les agents et les OS
Pour la Gestion administrative et statutaire :
- Assurer le dialogue constant avec les agents titulaires ou non titulaires, permanents ou non et garantir l'information continue des DGS et élus
- Respecter le budget alloué à la rémunération des agents de la commune 5
- Prévenir les manquements aux obligations professionnelles
- Respecter les règles communales de gestion des carrières
Pour la Qualité de vie au travail :
- Respecter les obligations légales en matière de Qualité de vie au travail
- Assurer un conseil (accompagnement pluridisciplinaire des agents) et mettre en place un processus pour assurer la transmission d'information
- Contribuer au maintien de la santé physique et mentale des agents
- Maintenir les dispositifs spécifiques (procédure de reclassement, Changement Affectation pour Raison de Santé, accompagnement psychologique externe en cas de difficulté majeure)
- Accompagner la démarche entreprise sur le bien-être au travail (bilan du plan d’actions 2013- 2015 et contribution aux nouvelles actions décidées en mairie)
La ville de Mérignac met fin à la convention avec l’AHI 33 au 1er janvier 2024, aussi, le service santé au travail de Bordeaux Métropole assurera pour le compte de la ville :
- Visites d’embauche ;
- Visites périodiques tous les 2 ans. Pour les agents en situation de handicap, agent enceinte, retour de CLM ou CLD, postes à risques particuliers, agents atteints de pathologies particulières, le service de santé au travail de Bordeaux Métropole dispose de protocoles définissant la surveillance tous les 2 ans pour tous les postes ;
- Visites à la demande de l’agent, avec argumentation médicale écrite
- Visites à la demande de l’employeur (dont les avis sur aptitudes à des postes en reclassement), avec argumentation médicale écrite
- Visites statutaires : demande de reconnaissance de maladie professionnelle, attribution d’un CLM d’office.
- Visites de pré-reprise et visites de reprise après CMO, selon procédure établie par le service de santé au travail
FSSSCT : participation aux réunions de la FSSSCT avec notamment, communication des procédures définies (TPT, TLT, vaccinations...) par le service de Santé au travail de Bordeaux Métropole.
Tiers temps : intervention sur les lieux de travail pour préconiser des aménagements du poste de travail liés à l’état de santé de l’agent, ou de manière préventive. Préconisations pour réduire les risques et nuisances afin de prévenir les accidents du travail et maladies professionnelles. Diffusion d’informations de prévention des risques professionnels. Intervention sous un délai de 15 jours maximum pour des situations critiques.
Participation aux groupes de travail : visant au maintien dans l’emploi et le reclassement des agents reconnus inapte à leurs fonctions (objectif d’une réunion par mois)
Lieux des visites médicales : cabinet médical 54 rue du Bédat à Mérignac (école élémentaire Jean Jaurès).
Planification des visites médicales périodiques : le secrétariat médical de Bordeaux Métropole édite des plannings de visites et des agents dont il faut programmer la visite. La ville de Mérignac en s’appuyant sur des personnes ressources dans les services remplissent les créneaux en fonction de la présence des agents et de leur disponibilité. 6
Pour le Recrutement :
- Garantir la réactivité (être réactif face à l'absentéisme)
- Garantir la qualité (commune : définition du besoin - Bordeaux Métropole : adéquation du recrutement par rapport au besoin)
- Garantir le respect des délais (commune : anticipation du besoin - Bordeaux Métropole : délai de recrutement pratiqué par la commune)
- Garantir le respect des procédures de recrutement définies par la commune - ex : participation des instances dirigeantes /élus de la commune au processus de recrutement
Pour la Formation :
- Maîtrise de la dépense consacrée à la formation allouée par la commune - Qualité de l'offre de formation et adéquation de l'offre aux besoins (formations réglementaires, formation intra, formateurs internes, conception de formations ...) - Amélioration des compétences et contribution au développement personnel/professionnel
Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Ressources
Humaines sont :
Pour le Pilotage des ressources humaines :
- Assurer la préparation des actes dans les délais
- Piloter la masse salariale : élaboration, suivi et respect des crédits de masse salariale - Produire (et actualiser) tous les outils (fiches de poste, référentiel métier...) et documents utiles dans les délais et niveaux fixés avec chaque commune et organiser les montées en compétences et l’accompagnement des parcours
- Disposer de référents/interlocuteurs pour la commune
- Assurer le maintien des progiciels propres aux communes jusqu'à la mutualisation des outils
Pour la Gestion administrative et statutaire :
- Garantir un engagement de proximité lors de la mise en œuvre de l'activité de conseil/information (permanences en mairie...)
- Garantir un engagement de délai et continuité de service
• suivi des dossiers individuels et demandes de rendez vous
• respect du calendrier de paye et délais de transmission (Paiement des salaires dans les délais fixés)
• Information continue des directeurs généraux des services et élus sur les évolutions réglementaires
- Garantir un engagement de respect des procédures communales et de gestion des carrières (ex : association des instances dirigeantes / élus des communes sur les activités procédures disciplinaires, médailles, Commission administrative paritaire (CAP)...) et mise en œuvre des procédures disciplinaires.
Pour la Qualité de vie au travail :
- Mettre en œuvre le document unique, produire le plan de prévention, suivre et mettre en œuvre la convention Fond pour l’insertion des personnes handicapées (FIPH) 7
- Garantir une présence de terrain et mettre en place une information claire et à jour des interlocuteurs à la disposition des agents en matière de santé
- Maintenir le niveau de service sur les prestations
- Assurer le bilan du plan d’actions bien-être au travail, la mise en œuvre et la promotion de nouvelles actions
Pour le Recrutement :
- Assurer les missions de production des documents et outils (fiches de poste, plan de recrutement) et les évaluer (plan de recrutement)
- Assurer le traitement des demandes d'emploi
- Apporter un appui aux processus locaux (recrutement)
Pour la Formation :
- Produire un plan de formation des agents des communes dans le délai fixé
- Conduire des dispositifs d'évaluation de l'offre et assurer un suivi individuel des parcours de formation (livret individuel, Droit individuel à la formation (DIF)...)
- Suivre les dépenses consacrées à la formation allouées pour la commune
IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités
transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre
compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.
- Rapports d’activités des années 2013 et 2014 ;
- Bilan annuel de formation ;
- Rapport de certification audit qualiville pour les agents d’accueil.
V/ Interfaces commune et services communs
« Point d’entrée » des demandes de la commune pour la médecine préventive Quoi A qui Comment Quand
Demande de visite, avis
médical
Assistante médicale
Responsable du service de
santé au travail
Téléphone, messagerie,
réunions
Quotidien
Principales étapes d’interactions/interfaces commune/service commun
Quoi Qui Comment Quand
Visite régulière Assistante médicale
Directions Mérignac
Messagerie Hebdomadaire
Visite à la demande Assistante médicale
Services DRH PTO
Directions Mérignac
Agents
Téléphone, messagerie,
réunions
Quotidien 8
Tiers temps Assistante médicale
Services DRH PTO
Téléphone, messagerie,
réunions
Mensuel
Point de « sortie »/ restitution à la commune
Quoi Qui Comment Quand
Avis médicaux Directions managers
Services DRH PTO
Agents
Messagerie Quotidien
Etudes médicales Directions managers
Messagerie, réunions A la demande
Rapport d’activité Chargé mission dialogue
social
DGS
Services DRH PTO
Messagerie, réunions Annuel 9
Sous-domaines
de
mutualisation
Engagements de service
du domaine Ressources humaines
Indicateurs
(Définition/Mode de calcul
de l’indicateur)
Périodicité
de suivi Source de suivi*
Niveau de service
constaté
(et volumétrie
correspondante)
Conditions de réalisation de
l’engagement
(pré-requis)
Pilotage des
ressources
humaines
Engagement 1 : Contribution à la mise en place
de tableaux de bord et de suivi au-delà du seul
domaine de la masse salariale :
1. Conseil sur la conception des outils de
pilotage
2. Données (alimentation des tableaux de bord
3. Information de la commune en fonction des
seuils d’alerte préalablement définis
Taux de remplissage des
tableaux de bord
En fonction
des
indicateurs
périodicité
mensuelle ou
trimestrielle
SIRH – tableaux de
bord Excel
Le niveau de service
de référence sera
celui constaté en
2016.
Associer le RH Pôle Territorial à la
détermination des orientations et des
outils de recueil et de traitement des
données nécessaires
Gestion
administrative et
statutaire
Engagement 2 : Gestion administrative et
carrière Assurer la continuité de service,
réactivité et la proximité (élus/encadrement/
agents)
Nb de permanences en mairie
Nb de rdv individuels réalisés
Respect des calendriers
Respect des délais de mise en
paie
En fonction
des
indicateurs
périodicité
mensuelle ou
trimestrielle
ou annuelle
Tableau de bord
Excel
Le niveau de service
de référence sera
celui constaté en
2016.
Engagement 3 : Application des procédures
disciplinaires
Maintien du délai entre la
saisine et la sanction Annuelle
Tableau de bord
Excel
Le niveau de service
de référence sera
celui constaté en
2016.
Qualité de vie au
travail
Engagement 4 : Prévenir/analyse les accidents
et les risques et garantir la santé au travail
Nombre de visites sur site de
préventeurs Trimestrielle Tableau de bord
CF. tableaux de bord
existants
Rapports d’activités
Sous réserve de la présence d’un
préventeur ou personne formée et au
regard de l'existant
Recrutement
(permanent et
non permanent)
Engagement 5 : Recrutement et mobilité
Respect des délais entre la demande de la
commune et la date de recrutement souhaitée
(délais de mutation incompressible)
Délai entre la demande de la
commune et la date de
recrutement souhaitée (délais
de mutation) : Ecart aux délais
fixés par la commune
(distinguer interne et externe)
Annuelle
Tableau de bord
Excel (logiciel de
recrutement à
Mérignac)
Cf. procédure
existante
Assurer les missions de production des
documents (convocation, montage des
jurys...) et outils (fiches de poste, plan de
recrutement) liés à la procédure de
recrutement et les évaluer (plan de
recrutement)
Formation
Engagement 6 :
Respect de la planification du plan de formation
des agents des communes et des orientations
Respect de la planification et
des orientations du plan de
formation : oui/non
Respect du budget alloué à la
formation
Annuelle
INSER
Module formation
du SIRH
Tableau excel
Environ 4 000
jours de formation
par an
Organiser suffisamment en amont les
actions de formation en intra.
Garantir des contacts réguliers avec
les interfaces ressources humaines, 10
Présentation du
Bilan formation en
Comité technique
les responsables de service et les
agents.
Engagement 7 :
Evaluer la qualité de l'offre de formation
Taux de satisfaction des
stagiaires = taux actuel
Maintien du volet
formation de la
certification Qualiville pour
les agents d’accueil
Bilan Annuel
Manuel
Fiches
Évaluation
stagiaire
Rapport audit
certification
qualiville pour
formation agents
d’accueil
(Année N-1) Année
N
*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification...). Cf article 2 du contrat
d’engagement