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Conseil Municipal - 63 d1669213667780
Conseil Municipal - 53 d1769685858231
Document publié le Lundi 26 janvier 2026 par la commune de Niort.
Lien du pdf (Conseil Municipal - 53 d1769685858231)
Thèmes du document : Grandes et moyennes entreprises, Travail et emploi, Consommateurs,
DEPARTEMENT
DES
DEUX-SEVRES _______ VILLE DE NIORT
________
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS
DU CONSEIL MUNICIPAL
___________
Conseillers en exercice : 45
Votants : 43
Convocation du Conseil municipal :
le 20/01/2026
Publication :
le 30/01/2026
SEANCE DU 26 JANVIER 2026
Délibération n° D-2026-14
Convention de prestation de services - Prestation de services
documentaires aux directions et agents mutualisés de la
Communauté d'Agglomération du Niortais
Président :
Monsieur Jérôme BALOGE
Présents :
Monsieur Jérôme BALOGE, Monsieur Dominique SIX, Madame Rose-Marie NIETO, Monsieur Michel PAILLEY, Madame Christelle CHASSAGNE, Madame Jeanine BARBOTIN, Monsieur Lucien-Jean LAHOUSSE, Madame Anne-Lydie LARRIBAU, Monsieur Elmano MARTINS, Madame Florence VILLES, Monsieur Philippe TERRASSIN, Madame Valérie VOLLAND, Monsieur Thibault HEBRARD, Madame Marie-Paule MILLASSEAU, Madame Lydia ZANATTA, Monsieur Gerard LEFEVRE, Monsieur Eric PERSAIS, Madame Yvonne VACKER, Monsieur Guillaume JUIN, Madame Aline DI MEGLIO, Madame Sophie BOUTRIT, Monsieur Florent SIMMONET, Monsieur Hervé GERARD, Madame Aurore NADAL, Monsieur François GUYON, Madame Yamina BOUDAHMANI, Monsieur Karl BRETEAU, Monsieur Romain DUPEYROU, Madame Noélie FERREIRA, Monsieur Nicolas ROBIN, Madame Fatima PEREIRA, Madame Ségolène BARDET, Monsieur François GIBERT, Madame Véronique BONNET-LECLERC, Monsieur Sébastien MATHIEU, Madame Elsa FORTAGE, Madame Véronique ROUILLE-SURAULT, Monsieur Hugo PASQUET--MAULINARD, Madame Julia FALSE.
Secrétaire de séance : Madame LARRIBAU Anne-Lydie
Excusés ayant donné pouvoir :
Monsieur Nicolas VIDEAU, ayant donné pouvoir à Monsieur Michel PAILLEY, Madame Stéphanie ANTIGNY, ayant donné pouvoir à Madame Sophie BOUTRIT, Madame Mélina TACHE, ayant donné pouvoir à Madame Lydia ZANATTA, Monsieur Bastien MARCHIVE, ayant donné pouvoir à Monsieur Jérôme BALOGE
Excusés :
Monsieur Baptiste DAVID, Madame Cathy GIRARDIN. CONSEIL MUNICIPAL DU 26 janvier 2026
Délibération n° D-2026-14
Direction de la Commande Publique et
Logistique
Convention de prestation de services - Prestation de
services documentaires aux directions et agents
mutualisés de la Communauté d'Agglomération du
Niortais
Monsieur Michel PAILLEY, Adjoint au Maire expose :
Mesdames et Messieurs,
La cellule Documentation de la Ville de Niort, assure aujourd’hui un ensemble de services destinés principalement aux élus et agents municipaux de la Ville de Niort. Les agents du Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) y ont également accès partiellement dans le cadre de la convention en vigueur.
Actuellement, des directions ou agents mutualisés interviennent tant pour la Communauté d’Agglomération du Niortais que pour la Ville de Niort sans pouvoir disposer d’un accès aux ressources documentaires de la Documentation. Certains agents mutualisés, relevant anciennement de la Ville de Niort, en ont perdu le bénéfice de l’accès, d’autres continuent à en bénéficier sans cadre défini.
Cette situation produit d’abord une hétérogénéité d’accès à l’information. Elle fragmente par ailleurs la gestion documentaire, qui gagnerait à être harmonisée pour optimiser budgétairement les flux et les abonnements. Enfin, elle expose la collectivité concernée à un risque juridique, notamment en matière de droits de copie relatifs à la diffusion d’articles de presse.
Dans ce contexte, une prestation du service documentation en direction des agents de la Communauté d’Agglomération du Niortais mutualisés et/ou mis à disposition apparaît comme une étape nécessaire pour sécuriser les pratiques, renforcer la cohérence de l’organisation mutualisée et permettre un large accès à l’information.
L’ouverture de l’ensemble de ces prestations permettra aux agents mutualisés de bénéficier d’un accès structuré et homogène à l’information documentaire, renforçant la circulation interne de l’information, l’appui aux missions et la rationalisation des ressources. Elle offrira également un accès généralisé au portail Intradoc, outil central de gestion et de mise à disposition des ressources documentaires.
Les agents mutualisés ou mis à disposition disposeraient ainsi d’un accès complet à l’ensemble des prestations documentaires aujourd’hui offertes aux agents municipaux :
- la veille documentaire constitue un premier volet essentiel : elle permet la diffusion régulière d’informations thématiques sélectionnées à l’ensemble des agents. Cette veille est un outil privilégié d’anticipation et de suivi de l’actualité professionnelle ;
- le panorama de presse représente un second service fortement utilisé. Il repose sur la sélection et le résumé des articles issus de la presse quotidienne régionale, lesquels sont indexés et consultables sur le portail Intradoc. Ce travail offre un panorama structuré de l’actualité locale et sectorielle, essentiel pour de nombreux services opérationnels ;
- la cellule Documentation assure également la gestion et le bulletinage des abonnements, la mise en ligne de certains périodiques, ainsi que la diffusion ciblée des articles identifiés comme pertinents pour certains services. D’autre part, la mise en place de listes de circulation contribue à optimiser l’utilisation des titres acquis ;
- l’acquisition et le suivi des ouvrages constituent un autre service important : la centralisation des choix, des prêts et des retours permet d’éviter les doublons, de rationaliser les budgets et de limiter les pertes ;
- les recherches documentaires, enfin, sont réalisées ponctuellement à la demande des services. Elles peuvent porter sur des enjeux juridiques, techniques ou territoriaux, et donner lieu à la production de synthèses. La cellule peut également gérer les adhésions à des associations professionnelles, permettant ainsi de centraliser la réception des contenus spécialisés et d’en assurer la diffusion. Les articles L.5215-27 et L.5216-7-1 du CGCT prévoient la faculté pour la Communauté d’Agglomération du Niortais de confier, par convention avec une de ses communes membres, la gestion de certains équipements ou services relevant de ses attributions.
Cette démarche vise à rationaliser l’organisation en centralisant les abonnements actuellement pris en charge par les différentes collectivités. Ceux-ci ont vocation à être regroupés au sein du service documentation de la Ville de Niort, permettant ainsi de bénéficier d’un effet de massification des achats et, par conséquent, de conditions tarifaires plus avantageuses.
Les coûts correspondants feront ensuite l’objet d’une refacturation auprès des collectivités concernées. La reprise des abonnements existants, ainsi que l’ingénierie métier nécessaire à l’intégration des besoins liés aux activités des directions ou des agents concernés, est estimée à ce stade à 30 000 € (en substitution des crédits inscrits pour un montant équivalent à la Communauté d’Agglomération du Niortais).
Par cette convention, il s’agit donc d’apporter d’abord une réponse opérationnelle aux agents mutualisés. L’enjeu d’accès à la connaissance et à la documentation concerne malgré tout l’entièreté des effectifs des trois collectivités. La Ville de Niort pourra à terme faire bénéficier l’ensemble des services de cette prestation mise en œuvre par une équipe dont l’expertise professionnelle est reconnue. La présente délibération constitue donc autant une rationalisation qu’une expérimentation.
Le montant financier pourra être réévalué au réel en fonction du périmètre des directions et agents concernés ainsi que de l’évolution de leurs besoins.
Il est demandé au Conseil municipal de bien vouloir :
- approuver la convention de prestation de service documentaire avec la Communauté d’Agglomération du Niortais et autoriser sa signature.
LE CONSEIL
ADOPTE
Pour : 43
Contre : 0
Abstention : 0
Non participé : 0
Excusé : 2
Le Secrétaire de séance
Anne-Lydie LARRIBAU
Le Président de séance
Jérôme BALOGE CONVENTION DE PRESTATION DE SERVICES
ACCÈS AUX SERVICES DE LA CELLULE DOCUMENTATION
ENTRE :
La Communauté d'AggloméraƟon du Niortais, représentée par son Vice-Président, dûment habilité par délibéraƟon du Conseil d'aggloméraƟon en date du 2 février 2026,
Ci-après dénommée « la CAN »,
D'une part,
La Ville de Niort, représentée par son Maire, dûment habilité par délibéraƟon du Conseil municipal en date du 26 janvier 2026,
Ci-après dénommée « la Ville »,
D'autre part,
PRÉAMBULE
La présente convenƟon s’inscrit dans une logique de raƟonalisaƟon des moyens, de sécurisaƟon des praƟques documentaires et de renforcement de l’appui apporté aux direcƟons mutualisées.
Ces dernières années, depuis l’acte II de la mutualisaƟon, la Ville et la CAN ont engagé un processus progressif de mutualisaƟon de leurs direcƟons et foncƟons supports. Ainsi, la DirecƟon de la communicaƟon a été mutualisée en 2016, la DirecƟon des systèmes d’informaƟon en 2018, celle de la DirecƟon générale a débuté en 2022, suivie de la DirecƟon du pilotage, et de la transformaƟon publique en 2023, puis de la DirecƟon des ressources humaines en 2024. Parallèlement, le nombre d’agents mis à disposiƟon de la Ville a augmenté, élargissant significaƟvement le périmètre des agents concernés par ces nouvelles modalités d’organisaƟon.
Toutefois, ces évoluƟons se sont accompagnées d’une perte d’accès direct à l’experƟse documentaire historiquement portée par la Ville, alors même que ceƩe experƟse consƟtue un levier essenƟel d’aide à la décision, de veille stratégique et de sécurisaƟon des praƟques professionnelles.
La CAN ne disposant pas d’un service de documentaƟon dédié et structuré, les besoins documentaires tels que les souscripƟons d’abonnements ou l’acquisiƟon de ressources documentaires ont été réalisées, sans qu’un accompagnement documentaire professionnel en maƟère de sélecƟon, de gesƟon et de diffusion de l’informaƟon puisse être mise en œuvre.
Dans ce contexte, la centralisaƟon de la ressource documentaire apparaît comme une opportunité organisaƟonnelle et économique. La créaƟon, par la CAN, d’un service documentaire équivalent à celui de la Ville – incluant un système d’informaƟon documentaire, la consƟtuƟon d’un fonds documentaire et la créaƟon de postes dédiés – engendrerait des coûts significaƟfs. La mise en place d’une prestaƟon de services assurée par la cellule DocumentaƟon de la Ville permet ainsi de raƟonaliser les dépenses et d’opƟmiser l’uƟlisaƟon des ressources publiques. La Ville dispose en effet d’une cellule DocumentaƟon structurée, composée de personnel qualifié, de ressources documentaires diversifiées – ouvrages, abonnements papier et numériques, dossiers documentaires – ainsi que d’un système d’informaƟon documentaire dédié, reposant sur le progiciel PMB et son portail Intradoc. CeƩe organisaƟon permet d’assurer de manière centralisée la gesƟon, l’indexaƟon et la diffusion des contenus documentaires. L’ensemble repose sur des méthodes professionnelles éprouvées et sur une maîtrise des obligaƟons juridiques applicables, notamment en maƟère de droit de copie.
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
L’ouverture des services documentaires permet aux agents et élus mutualisés, ou mis à disposiƟon de la Ville, de bénéficier de l’ensemble des prestaƟons aujourd’hui offertes aux agents et élus municipaux.
La veille documentaire consƟtue un premier volet essenƟel : elle permet la diffusion régulière d’informaƟons thémaƟques sélecƟonnées à l’ensemble des agents. CeƩe veille est un ouƟl privilégié d’anƟcipaƟon et de suivi de l’actualité professionnelle.
Le panorama de presse représente un second service fortement uƟlisé. Il repose sur la sélecƟon et le résumé des arƟcles issus de la presse quoƟdienne régionale, lesquels sont indexés et consultables sur le portail Intradoc. Ce travail offre un panorama structuré de l’actualité locale et sectorielle, essenƟel pour de nombreux services opéraƟonnels. Les arƟcles sélecƟonnés alimentent des dossiers documentaires pérennes, contribuant à la capitalisaƟon des connaissances et à la mémoire de la collecƟvité et du territoire.
La cellule DocumentaƟon assure également la gesƟon et le bulleƟnage des abonnements, la mise en ligne de certains périodiques, ainsi que la diffusion ciblée des arƟcles idenƟfiés comme perƟnents pour certains services. D’autre part, la mise en place de listes de circulaƟon contribue à opƟmiser l’uƟlisaƟon des Ɵtres acquis.
L’acquisiƟon et le suivi des ouvrages consƟtuent un autre service important : la centralisaƟon des choix, des prêts et des retours permet d’éviter les doublons, de raƟonaliser les budgets et de limiter les pertes.
Les recherches documentaires, enfin, sont réalisées ponctuellement à la demande des services. Elles peuvent porter sur des enjeux juridiques, techniques ou territoriaux, et donner lieu à la producƟon de synthèses.
L’ouverture de l’ensemble de ces prestaƟons permet aux agents mutualisés ou mis à disposiƟon de bénéficier d’un accès structuré et homogène à l’informaƟon documentaire, renforçant la circulaƟon interne de l’informaƟon, l’appui aux missions et la raƟonalisaƟon des ressources. Elle offre également un accès généralisé au portail Intradoc, ouƟl central de mise à disposiƟon des ressources documentaires.
L’accès effecƟf à ce portail est condiƟonné à l’ouverture des droits correspondants par la DirecƟon des systèmes d’informaƟon. ARTICLE 2 : MISSIONS ASSURÉES PAR LA CELLULE DOCUMENTATION
Dans le cadre de la présente convenƟon, la cellule DocumentaƟon de la Ville assure, pour le compte de la CAN, l’ensemble des missions décrites à l’arƟcle 1.
À ce Ɵtre, la gesƟon des abonnements en cours souscrits par la CAN est reprise par la Ville à l’échéance desdits abonnements, selon des modalités définies conjointement par les parƟes, notamment en ce qui concerne la conƟnuité de service et l’adéquaƟon aux besoins des services mutualisés.
ARTICLE 3 : PÉRIMÈTRE DES DIRECTIONS ET AGENTS CONCERNÉS
La présente convenƟon s’applique en premier lieu aux direcƟons mutualisées entre la Ville et la CAN ainsi qu’aux agents mis à disposiƟon de la Ville.
Toute nouvelle direcƟon intégrée au périmètre de la mutualisaƟon, ou tout agent nouvellement mis à disposiƟon, bénéficie de plein droit des prestaƟons documentaires prévues par la convenƟon. En cas de démutualisaƟon d’une direcƟon ou de cessaƟon de mise à disposiƟon d’un agent, l’accès aux services documentaires prend fin de plein droit, sans indemnité.
Toute extension du périmètre à d’autres direcƟons ou agents de la CAN devra faire l’objet d’un examen approfondi intégrant des critères de faisabilité ainsi qu’un accord formel entre les deux parƟes.
Dans tous les cas, les remboursements s’effectueront au réel sur la base d’un état reprenant les modalités de calcul formalisées dans l’arƟcle 6.
ARTICLE 4 : ENGAGEMENTS DE LA CAN
La CAN s’engage à faire respecter, par l’ensemble des agents concernés, les règles relaƟves au droit de copie et à la propriété intellectuelle. Les documents transmis dans le cadre des prestaƟons documentaires sont strictement réservés à un usage professionnel interne et ne peuvent faire l’objet d’aucune diffusion non autorisée.
La CAN s’engage également à ne pas transférer, rediffuser ou exploiter les produits de veille documentaire en dehors du périmètre des agents mutualisés ou mis à disposiƟon.
La CAN est responsable du respect de ces obligaƟons par ses agents. Tout manquement constaté pourra entraîner, après informaƟon de la CAN, la suspension ou la restricƟon de l’accès aux ressources documentaires.
Les agents concernés par la présente convenƟon, au même Ɵtre que les agents et élus municipaux, seront tenus de respecter la charte documentaire de la cellule DocumentaƟon, actuellement en cours de rédacƟon, dès son adopƟon.
ARTICLE 5 : DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convenƟon prend effet à compter de sa date de signature.
Elle est conclue pour une durée d’un an reconducƟble tacitement tous les ans, sauf dénonciaƟon par l’une ou l’autre des parƟes dans les condiƟons prévues à l’arƟcle 8. ARTICLE 6 : DÉTERMINATION DU PRIX DE LA PRESTATION
La présente convenƟon consƟtue une prestaƟon de services rendue par la Ville à la CAN. À ce Ɵtre, la CAN s’engage à verser à la Ville une rémunéraƟon correspondant au coût réel des prestaƟons fournies.
CeƩe rémunéraƟon comprend notamment :
- Le coût réel des abonnements ;
- Le coût réel des acquisiƟons d’ouvrages – à l’excepƟon de ceux présentant un intérêt l’ensemble des services et pouvant être pris en charge par la Ville ;
- Le temps de travail consacré par la cellule DocumentaƟon, évalué à ce stade à 120 heures par an ;
- La part afférente aux droits de copie, au prorata du nombre de postes informaƟques concernés ;
- La parƟcipaƟon à l’usage du système d’informaƟon documentaire PMB, calculée au prorata du nombre de postes informaƟques concernés ;
- Le cas échéant, le coût réel des adhésions aux associaƟons.
Le montant du forfait annuel est arrêté conjointement par la Ville et la CAN et réévalué à chaque date anniversaire de la convenƟon, en foncƟon de l’évoluƟon des paramètres de coûts.
ARTICLE 7 : MODALITÉS DE VERSEMENT
A chaque date anniversaire, la Ville de Niort établit un Ɵtre de receƩe reprenant l’ensemble des dépenses engagées pour le compte de l’Agglo conformément aux disposiƟons établit à l’arƟcle 6.
ARTICLE 8 : MODIFICATION OU RÉSILIATION
La présente convenƟon ne peut être modifiée que par avenant écrit, signé par les parƟes prenantes, après approbaƟon de leur organe délibérant.
Elle peut être résiliée par accord amiable des deux parƟes, par l’une ou l’autre des parƟes en cas de manquements graves de l’une ou l’autre des parƟes à ses obligaƟons, ou en cas de survenue d'événements extérieurs, indépendants de leur volonté, par leƩre recommandée avec un préavis de 3 mois.
ARTICLE 9 : LITIGES
En cas de liƟge relaƟf à l’interprétaƟon ou à l’exécuƟon de la présente convenƟon, les parƟes s’engagent à rechercher préalablement une soluƟon amiable. À défaut d’accord amiable, le liƟge sera porté devant le tribunal administraƟf de PoiƟers, juridicƟon territorialement compétente.
Le
Pour la Ville de Niort Pour la Communauté d’AggloméraƟon du Niortais
Monsieur le Maire Monsieur le Vice-Président
Jérôme BALOGE Claude BOISSON