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Arrêté - Préfecture - Ardèche - circulaire du 26 septembre 2018
Document publié le Lundi 1 janvier 2018
Lien du pdf (Arrêté - Préfecture - Ardèche - circulaire du 26 septembre 2018)
Thèmes du document : Institutions publiques, Justice et droit, Industrie,
7
Ex Liberté
+ Égalité
« Fraternité
RÉPUBLIQUE
FRANÇAISE
PRÉFET
DE
L’ARDÈCHE
Préfecture
Privas,
le
À
6
SEP.
2018
Direction
de
la citoyenneté
et de
la légalité
Bureau
des
collectivités
locales
Dossier
suivi
par N.
Chabalier
/ M.
Lenoël
Tél.
: 04
.75.
66.
51.61
/ 04.75.66.51.47
pref-collectivites-locales@ardeche.gouv.fr
Le
Préfet
de l’ Ardèche
à Monsieur
le
Président
du
conseil
départemental
de
l'Ardèche
Mesdames
et messieurs
les
Maires
du
département
Mesdames
et messieurs
les
Présidents
des
établissements
publics
de
coopération
intercommunale
et des
syndicats
mixtes
Madame
la Présidente
du
conseil
d’administration
du
service
départemental
d'incendie
et de
secours
de
l'Ardèche
Monsieur
le président
de
l’office
public
départemental
d’habitat
« Ardèche
Habitat
»
En
communication
à :
Monsieur
le Sous-Préfet
de
Tournon
sur
Rhône
Madame
la Sous-Préfète
de
Largentière
Objet
: Télétransmission
des
actes
de
commande
publique.
Réf
:
Ordonnance
n°2015-899
du
23
juillet
2015
et
décret
n°
2016-360
du
25
mars
2016
relatifs
aux
marchés
publics Ordonnance
n°2016-65
du
29
janvier
2016
et
décret
n°2016-86
du
1°
février
2016
relatifs
aux
contrats
de
concessions Arrêté
ministériel
du
14
avril
2017
relatif aux
données
essentielles
dans
la commande
publique
PJ
: 4
annexes
Conformément
aux
nouvelles
règles
européennes,
la
réforme
du
droit
de
la
commande
publique
entrée
en
vigueur
le
1%
avril
2016
fixe
au
1”
octobre
2018
une
obligation
d’une
complète
dématérialisation
des
procédures
de
passation
des
marchés
publics
de
plus
de
25
000
€ HT
et
du
déploiement
d’une
démarche
d’ouverture
des
données
sur
les
données
essentielles
des
marchés
publics
et contrats
de
concessions
(Open
Data).
Certains
d’entre
vous
ont
choisi,
à
l’occasion
de
l’obligation
de
dématérialisation
des
échanges
d’information
entre
acheteurs
et opérateurs
économiques,
de
transmettre
les
dossiers
de
marchés
publics
ou
de
concessions
sous
forme
numérique
au
représentant
de
l’Etat
dans
le
cadre
du
contrôle
de
légalité.
Ce
mode
de
transmission
permettra
ainsi
d’éviter
un
processus
de
rematérialisation
des
documents.
Préfecture
de
l’ Ardèche
- BP
721
-
07007
PRIVAS
Cedex
— Tél.
04.75.66.50.00-
Horaires et
jours
d’ouverture
du
service
au
public
: tous les
jours
de
8h30
à
11h30
et
de
13h00
à
17h00
(16h00
le
vendredi)
www.ardeche. gouv.fr Afin
d'optimiser
les
méthodes
de
travail,
notamment
sur
le
logiciel
de
télétransmission
@CTES,
et
de
permettre
aux
agents
instructeurs
de
la préfecture
de
contrôler
la
légalité
de
vos
contrats
de
commande
publique
transmis
par
voie
dématérialisée,
il convient
de
définir
des
règles
simples
et communes
à tous
les
acteurs
concernés.
JT - Signature
d’une
convention
« @CTES
»
préalable
à tout
envoi
par
voie
dématérialisée
La
transmission
des
actes
soumis
au
contrôle
de
légalité,
conformément
aux
dispositions
des
articles
L.2131-1
et
L.2131-2
du
code
général
des
collectivités
territoriales
(CGCT),
peut
s’effectuer
de
façon
dématérialisée
par
le
biais
de
l’application
@CTES
(Aide
au
contrôle
de
légalité
dématérialisé).
Afin
de
transmettre,
par
voie
électronique,
les
pièces
de
marchés
publics
ou
de
contrats
de
concessions,
les
collectivités
qui
le souhaitent
doivent
au
préalable
avoir
signé
une
convention
avec
le représentant
de
l'Etat.
Je
vous
invite
à
vous
rapprocher
de
mes
services
ou
ceux
de
la
sous-préfecture
territorialement
compétente
pour
adhérer
au
dispositif @CTES
et dématérialiser
vos
contrats
de
la commande
publique.
IT - Procédure
de
télétransmission
des
actes
de
commande
publique
via
l’application
@CTES
Le
système
d’information
@CTES
est
aujourd’hui
en
mesure
de
recevoir
des
fichiers
électroniques
d’une
volumétrie
limitée
à
150
Mégaoctets
(Mo)
ce
qui
permet
de
transmettre
sous
format
électronique
une
bonne
partie
des
actes,
y compris
les
plus
volumineux
tels
que
ceux
de
la commande
publique.
Pour
votre
bonne
information,
vous
trouverez
en
pièce
jointe,
un
document
de
présentation
du
système
d’information
@CTES
à destination
des
émetteurs
établi
par
la DGCL.
Modalités
d’envoi
des
actes
Principe
&
Un
seul
envoi
par
marché
public
ou
contrat
de
concession
&
Pour
les
marchés
allotis,
télétransmettre
chaque
lot séparément
: chaque
transmission
correspondra
à un
seul
lot (*)
æ
Chaque
pièce
du
marché
doit
être
télétransmise
dans
un
fichier
distinct
Objet
de
l’acte
&
Nommer
les
actes
transmis
de
façon
claire
et précise
Ex
: « marché
/ accord-cadre
»
« avenant
» ou
« délibération
autorisant
la
signature
de.
» suivi
de
l’intitulé
du
marché,
du
montant
du
marché,
du
type
de
procédure.
Pour
les
marchés
allotis,
préciser
le numéro
du
lot transmis
et le nombre
total
de
lots.
Exemple
: Marché
de fourniture
de
matériel
informatique,
300
000
€ HT,
AOO),
lot n°1/3
Bordereau
A
établir
selon
les
modèles
prédéfinis
joints
en
annexe
:
d’envoi
e
Annexe
| : bordereau
de
transmission
des
marchés
publics
e
Annexe
2
: bordereau
de
transmission
des
contrats
de
concession
æ
Ce
bordereau
constituera
obligatoirement
la
première
pièce
jointe
de
l’envoi
dématérialisé Ordre
des
pièces
|
Suivre
scrupuleusement
l’ordre
défini
dans
le bordereau
d’envoi
qui
sera
renseigné
le plus
précisément
possible.
Avenants
Un
seul
envoi
par
avenant
(respecter
les
mêmes
consignes
que
pour
les
marchés
allotis)
#
En
cas
d’impossibilité
de
respecter
le principe
d’un
envoi
par
marché
ou
contrat
de
concession,
au
regard
du
poids
des
pièces
jointes
notamment
(au-delà
du
seuil
de
150
Mo),
il conviendra
de
prendre
attache
avec
le
service
en
charge
du
contrôle
de
légalité
afin
de
l’avertir
des
difficultés
techniques
rencontrées
et l’aviser
de
Parrivée,
à titre
tout
à fait
exceptionnel,
de
plusieurs
envois
pour
le
même
marché
ou
contrat
de
concession.
(*)
Précisions
sur
la
transmission
des
marchés
allotis
e
Le
lot
n°
1 sera
accompagné
de
l’ensemble
des
pièces
de
procédure
ainsi
que
des
éléments
contractuels
relatifs
à
l’offre
du
candidat
et aux
pièces
de
candidature
du
lot
1.
e
Chaque
envoi
suivant
ne
comprendra
que
les
éléments
relatifs
à
l’offre
du
candidat
et
les
pièces
de
candidature
pour
le lot considéré
(lot2,
lot3
.….).
o
En
cas
d’envoi
de
marché
public
fractionné,
lorsque
certains
lots
sont
attribués
ultérieurement,
le
1°
lot de
la nouvelle
série
d’envoi
dématérialisé
doit
comporter
à
nouveau
les
pièces
de
procédure
par
analogie
à
la
transmission
papier
opérée
jusqu'alors.
e
Les
lots
ne
doivent
pas
être
scindés
ni regroupés
en
un
même
envoi.
Utilisation
de
la
nomenclature
Afin
de
faciliter
l’exercice
du
contrôle
de
légalité
et l’identification
des
fichiers
reçus
sur
@CTES,
il conviendra
de
respecter
les
consignes
suivantes
:
Matière
de
l’acte
Dans
la
nomenclature,
les
actes
de
la
commande
publique
sont
classifiés
dans
les
codes
commençant
par
1.
Le
libellé
de
la
matière
doit
impérativement
correspondre
à
l’un
des
choix
suivants
afin
de
satisfaire
les
règles
de
routage
vers
le service
instructeur
:
Commande
Publique
1.1
Marchés
publics
1.2
Délégations
de
service
public
1.3
Conventions
de
mandat
1.4
Autres
types
de
contrats
1.5
Transactions
/ protocole
d’accord
transactionnel
1.6
Actes
relatifs
à la maîtrise
d’œuvre
1.7
Actes
spéciaux
et divers
Nature
de
l’acte
DE
Délibérations
AR
Arrêtés
réglementaires
AT
Arrêtés
individuels
CG
Contrats,
conventions
et
avenants
BF
Documents
budgétaires
et financiers
AU
Autres Il
conviendra
d’être
particulièrement
attentif
au
choix
des
rubriques
figurant
dans
le
menu
déroulant
des
champs
«matière
de
l’acte»
et
«nature
de
l’acte
»
afin
de
permettre
au
service
du
contrôle
de
légalité
d’identifier
parfaitement
la nature
de
l’acte
transmis
ainsi
que
ses
éventuelles
pièces
jointes.
La
transmission
d’un
marché
public
sera
ainsi
classifiée
: Matière
de
l’acte
1.1
« marché
public
»;
Nature
de
l’acte
CC
«
contrats,
conventions
et
avenants
».
#
Point
de
vigilance
: les
marchés
de
maîtrise
d’oeuvre
seront
transmis
sous
la
matière
1.6
« actes
relatifs
à
la
maîtrise
d'oeuvre
».
Vous
trouverez,
en
annexe,
une
fiche
commentée
sur
la
nomenclature
de
la
commande
publique
destinée
à
vous
aider
lors
de
la
transmission
de
vos
actes.
Vous
veillerez
à
la
bonne
utilisation
de
cette
nomenclature
afin
de
garantir
la qualité
de
la télétransmission.
Objet
de
l'acte
Le
champ
«objet
de
l’acte
» doit
être
renseigné
avec
précision
et doit
permettre
de
distinguer
formellement
les
actes
de
la
commande
publique
(marchés,
avenants...)
des
délibérations
autorisant
la
signature
du
marché
ou
de
l’avenant.
Il conviendra
d’éviter
de
saisir
dans
ce
champ
toute
codification
ou
numérotation
de
l’acte
transmis.
Types
de
fichiers
joints
Une
nouvelle
codification
des
pièces
jointes
sur
@CTES
a
été
mise
en
place
par
la
DGCL
permettant
de
sélectionner
un
code
correspondant
à la nature
de
l’acte
et au
type
de
pièce jointe.
&
Nommer
les
fichiers
«PDF
» à l’aide
de
la codification
offerte
par
l’application.
Exemples
de
codes
correspondants
à la nature
de
l’acte
et au
type
de
pièce
jointe
:
10 DE
: Délibération
autorisant
à passer
le contrat
11_AE :
Acte
d'engagement
11_AC
: Avis
d'appel
public
à concurrence
11_AP
: Cahier
des
clauses
administratives
particulières
11_ PV
: Procès
verbal
de
la commission
d'appel
d'offre
11_RC
: Règlement
de
consultation
11_RP
: Rapport
de
présentation
de
l'acheteur
12 CD :
Contrat
de
délégation
Si
certaines
pièces
à
transmettre
n’apparaissent
pas
dans
la
nomenclature,
il
conviendra
d’utiliser
la
valeur
par
défaut
commençant
par
99
(ex
: 99 AU)
et de
nommer
le document
de
manière
succincte
mais
explicite.
En
cas
de
doute
sur
l’utilisation
de
la
nomenclature
ou
le
nommage
des
documents,
vous
voudrez
bien
prendre
lattache
de
mes
services
via
la boite
fonctionnelle
: pref-collectivites-locales@ardeche.gouv.fr.
Réduction
du
nombre
de
pièces
à transmettre
Dans
le
respect
de
l’article
R.2131-5
du
CGCT
fixant
la
liste
des
pièces
à
transmettre
à
l’appui
des
marchés
publics,
certaines
pièces
ne
sont
pas
indispensables
au
contrôle
de
légalité
(plans,
études,
dossiers
techniques,
plans
généraux
de
coordination
en
matière
de
sécurité,
catalogues,
fiches
produits... Ces
pièces
ne
doivent
pas
être
télétransmises
à
l’appui
des
dossiers
de
marchés,
étant
entendu
que
le
préfet
dispose
toujours
de
la
possibilité
de
demander
la
transmission
de
pièces
complémentaires
nécessaires
au
contrôle
(article
R.2131-7
du
CGCT).
Réduction
de
la
consommation
de
bande
passante
Afin
de
faciliter
l’ouverture
des
pièces
et
d’améliorer
la
lisibilité
des
documents
joints
aux
actes
télétransmis
dans
@CTES,
il est conseillé
d’utiliser
le moins
de
logos,
d’images,
de
photos
et de
mises
en
forme
de
couleur
possibles
qui
sont
fortement
consommateurs
de
bande
passante
et peu
utiles
au
contrôle.
Signature
des
actes
télétransmis
La
valeur
juridique
d’une
signature
scannée
étant
quasi
nulle,
il
n’est
pas
nécessaire
de
scanner
un
document
rematérialisé
pour
y
faire
figurer
la
reproduction
graphique
de
la
signature
manuscrite
en
vue
de
sa
transmission
dans
@CTES
ce
procédé
étant
extrêmement
consommateur
en
bande
passante.
Doivent
néanmoins
figurer
lisiblement
au
bas
de
l’acte,
le
nom,
le
titre
ou
la
fonction
de
l’autorité
signataire
ainsi
que
la
date
de
signature
de
l’acte.
La
collectivité
émettrice
doit,
en
outre,
conserver
un
exemplaire
papier
signé
de
façon
manuscrite
pour
le
produire
à
la
demande
du
représentant
de
l’Etat
ou
du
Tribunal
administratif
en
cas
de
contentieux. Enfin,
il
est
rappelé
que
lorsqu’une
collectivité
a
opté
pour
la
dématérialisation
de
ses
actes,
il
lui
appartient
de
télétransmettre
l’ensemble
des
actes
via
l’application
@CTES.
Cette
transmission
ne
doit
pas
être
doublée
d’un
envoi
papier
lequel
n’est
plus
autorisé.
Mes
services
restent
bien
entendu
à
votre
disposition
pour
répondre
à
vos
interrogations
et
vous
apporter
toute
précision
qui
vous
serait
utile.
Pour
le
Préfet,
Le
Secrétaire
génér,
t LENOBLE