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Déliberation - CM22 034 Convention entre la ville et le CCAS
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune d'Avon.
Lien du pdf (Déliberation - CM22 034 Convention entre la ville et le CCAS)
Thèmes du document : Consommateurs, Travail et emploi, Inégalités sociales,
Accusé de réception en préfecture
077-217700145-20220701-CM22-034-DE
Date de télétransmission : 01/07/2022
Date de réception préfecture : 01/07/2022 1/12
CONVENTION DE PARTENARIAT
ENTRE LA COMMUNE D’AVON ET LE CENTRE COMMUNAL D’ACTION SOCIALE D’AVON
Entre :
la Ville d’Avon, représentée par son Maire, Madame Marie-Charlotte NOUHAUD, habilitée à cet effet par délibération n° ………………………………, du conseil municipal du ………………………………………………………….,
ci-après dénommée « la Ville »,
et
la Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) d’AVON, représentée par sa Vice-Présidente, Madame Sylvie CHANTELAUZE, habilitée à cet effet par délibération …………………………………………. du conseil d’administration du …………………………………………….,
ci-après dénommée « le CCAS »,
Il a été exposé ce qui suit.
Le CCAS est un Etablissement Public Administratif communal qui dispose d’un conseil d’administration et d’un budget propre. Il anime une action générale de prévention et de développement social en liaison avec les institutions publiques et privées, conformément aux articles L.123.4 et suivants du Code de l’Action Sociale et des Familles.
Afin de l’aider dans l’exercice de ses attributions, la Ville d’AVON est amenée à apporter au CCAS son savoir-faire et son expertise et réciproquement.
Un rapprochement des services et des pratiques est mis en place depuis plusieurs années à la faveur d’un Comité Technique et d’un CHSCT mutualisés entre les deux structures.
Cette expérience de mutualisation permet :
- De favoriser le dialogue entre les deux structures,
- De mutualiser les moyens mis en œuvre pour le fonctionnement de ces instances (rationalisation des temps de préparation et de réunion),
- D’harmoniser les politiques RH,
- D’harmoniser et d’ouvrir le dialogue social.
Dans le même esprit, un plan de formation pluriannuel et un règlement de formation communs ont été adoptés par les deux entités.
Dans une perspective de bonne organisation des services, de rationalisation de l'action publique locale et de meilleure maîtrise de la dépense, les services Ressources Humaines ont été mutualisés depuis le 1 er septembre 2019.
Dans une démarche d’amélioration continue des services et dans un souci de clarification, il convient aujourd’hui de poursuivre l’harmonisation des pratiques, de mutualiser des services et de mettre à disposition des biens et des services entre la commune d’Avon et le CCAS dans le respect de leurs autonomie respectives. 2/12
Article 1 - Objet de la convention
La présente convention a pour but de définir :
- le champ d’action du CCAS en vertu des textes qui en déterminent le cadre d’intervention, et de rappeler celles voulues et développées par le conseil d’administration,
- des objectifs communs concourant à la réalisation du programme politique et de préciser en conséquence la nature des missions confiées par la ville d’Avon au CCAS,
- les dispositions relatives aux concours apportés par la Ville d’AVON au profit CCAS et réciproquement et de déterminer les modalités d’intervention de chacun nécessaires à la réalisation des objectifs prédéfinis, - les conditions organisationnelles et financières de la mutualisation de services et de la mise à disposition de biens et de services entre les deux entités.
Article 2 - Durée de la convention
La présente convention prend effet à la date de signature de la présente pour une durée d’un an, renouvelable pour la même durée, dans la limite du mandat électoral actuel soit au 1 er juillet 2026 au plus tard.
Article 3 - Définition des domaines de coopération entre la Ville et le CCAS
Coopération stratégique en matière de ressources humaines
La ville d’Avon et le CCAS décident de mutualiser la gestion courante de la situation des agents (suivi de carrière et paie) et d’adopter une stratégie des ressources humaines commune sur les thèmes suivants : - politique de prévention des risques (contrat unique d’assurance du personnel) - politique de prévention santé (contrat unique relatif à la garantie maintien de salaire, participation à la mutuelle identique…)
- politique d’action sociale envers les agents (noël des enfants du personnel, CNAS…) - politique de régime indemnitaire (critères d’octroi)
- politique de formation et d’accompagnement des carrières et des compétences
Pour se faire, le logiciel métier utilisé et les documents de travail sont identiques et les instances paritaires communes.
La ville et le CCAS conviennent d’organiser, a minima une fois par trimestre et autant que nécessaire, des réunions de coordination sur les thèmes de stratégie RH. Sur les grandes orientations, études et projections, le CCAS sera intégré à ces réflexions et associer aux choix stratégiques.
La Ville d’Avon pour la réalisation de ses missions peut également faire appel à du personnel du CCAS volontaire pour réaliser des missions ponctuelles telle que les élections, des manifestations diverses, les opérations de recensement de la population notamment…
De même, la Ville et le CCAS conviennent de diffuser leurs annonces de poste respectives dans le cadre de leur procédure de recrutement.
coopération en matière de communication institutionnelle
La ville d’Avon et le CCAS conviennent de coopérer s’agissant de la communication en matière de politique sociale. A ce titre, la charte graphique du CCAS sera identique à celle de la ville et les supports de la ville seront mis à disposition du CCAS en collaboration avec le service communication de la ville.
coopération en matière de transition écologique et solidaire
La ville d’Avon souhaite mener une politique volontariste en matière de transition écologique et à ce titre le conseil municipal a autorisé le Maire à signer 18 mesures du Pacte pour la Transition dont certaines couvrent le champ d’action du CCAS. Dès lors, le CCAS sera associé à la réalisation des actions liées aux mesures du Pacte pour la Transition en lien avec ses missions. 3/12
Le CCAS s’engage à prendre en compte des facteurs environnementaux et les mesures du Pacte pour la Transition retenues par la ville dans la réalisation de ses missions et la mise en œuvre des services à destination des plus fragiles du fait de leur âge, de leur situation économique et social ou de leur isolement.
coopération en matière d’instances participatives et de coordination concernant le champ de l’action sociale La Ville d’AVON a mis en place des instances de proximité dans une démarche participative, citoyenne et solidaire avec pour objectifs de favoriser la réflexion sur des projets d’intérêt général, des propositions concrètes et réalisables visant l’amélioration de la vie quotidienne des Avonnais et la formulation d’avis sur un projet engageant l’avenir de la commune.
Lieux d’information, de réflexion, de proposition, de dialogue entre les Avonnais et la municipalité, ils ont pour objectifs de renforcer le lien social entre les habitants, de faciliter la compréhension de l’action menée par la municipalité et de faire remonter des souhaits des habitants.
Dès lors, le CCAS est amené à collaborer avec ces instances dans le champs de ses compétences et celles qui lui sont confiées par la Ville d’AVON telles que l’égalité des chances et la lutte contre les exclusions.
A ce titre, et manière non exhaustive, le CCAS collabore étroitement avec : - le conseil des sages pour des actions au profit des seniors avonnais, la prévention de la perte d’autonomie et la lutte contre l’isolement…
- le service éducation sport pour les aides financières pour l’accès aux services périscolaires, la prévention de la maltraitance, le sport santé, la prévention de la perte d’autonomie…
- le service culturel pour l’accès à la culture et la lutte contre la fracture numérique et l’illectronisme - la police municipale pour la prévention de la maltraitance et des violences conjugales
Article 4 – Nature du concours du CCAS au profit de la Ville
Le CCAS d’Avon, établissement public administratif, exerce les compétences qui lui sont confiées par le cadre législatif :
action en faveur des personnes en situation de précarité
Dans le cadre de son pôle social, le CCAS réalise :
- l’instruction des aides légales,
- l’instruction et octroi des aides facultatives,
- l’accompagnement social individuel des personnes en situation de précarité (accompagnement social, aide budgétaire…),
- l’élection de domicile pour les personnes sans résidence stable.
action en faveur des personnes âgées et en perte d’autonomie
Dans le cadre de son pôle seniors, le CCAS participe à la prévention de la perte d’autonomie et à la lutte contre l’isolement en :
- assurant la gestion de services dédiés :
o un service d’aide à la personne
o un service de portage de repas à domicile,
o un service de restauration : « La Table de Fontenelle »
o un service téléphonique de convivialité : « A votre écoute »
o un service de transport : « Avoline »
- développant d’un programme d’animation incluant une dimension intergénérationnelle
actions inscrites dans le cadre du développement social local
Le CCAS dans le cadre de son action générale a pour missions :
- la réalisation de l’Analyse des Besoins Sociaux (ABS),
- le soutien et le développement du partenariat avec le secteur associatif du secteur social, - la coordination des acteurs
- la lutte contre les inégalités en lien avec la politique de la ville. 4/12
En raison de la porosité et de la complémentarité des domaines de compétences de la ville et du CCAS, la ville décide de s’appuyer sur l’expertise du CCAS pour la mise en œuvre de ses propres missions dans les domaines ci- après :
Logement
demandes de logement
Le CCAS dont le rôle principal est d’orienter, recevoir et conseiller le public sur les démarches à effectuer dans le domaine social, délivre de l’information relative aux demande de logement et oriente les usagers dans leurs démarches.
Le CCAS est en charge de formuler les réponses au courriers relatifs au logement adressés en Mairie et fait le lien avec la Communauté d’Agglomération du Pays de Fontainebleau (CAPF) qui est compétente en matière de logement (enregistrement des demandes).
Le CCAS par le biais des travailleurs sociaux accompagne les avonnais qui rencontrent des difficultés à réaliser les démarches inhérentes aux demandes de logement social.
Pour la bonne coordination, l’élu en charge du logement au sein de la ville participe à des réunions régulières avec la Vice-Présidente et les équipes du CCAS (direction et travailleurs sociaux) pour le suivi des avonnais demandeurs de logements ou rencontrant des problématiques liées au logement.
habitat indigne
Le maire a compétence pour intervenir dans le cadre des pouvoirs de police qu’il détient en matière de salubrité publique au titre de l’article L. 2212-2 du code général des collectivités territoriales. Il représente donc l’autorité compétente et doit prendre et faire respecter les mesures nécessaires au maintien de la salubrité publique sur le territoire de la commune. Ainsi, le maire veille au respect des règles d’hygiène et de salubrité définies dans le règlement sanitaire départemental.
A ce titre, le CCAS, en lien avec les services de l’urbanisme et de police municipale, intervient pour proposer un accompagnement social aux personnes concernées par des situations d’insalubrité ou d’indécence. Le CCAS sollicitera les partenaires utiles et notamment les services de la CAF et de l’ARS.
La ville reste compétente pour la réalisation des travaux d’office lorsqu’ils sont nécessaires pour faire cesser les troubles.
hébergement d’urgence
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses pouvoirs de police, le Maire confie au CCAS une mission d’aide aux sinistrés avonnais (incendie, inondation) ou nécessitant un hébergement d’urgence (procédure de péril, évacuation d’un établissement…) dans la limite des aides déterminées dans le cadre du règlement des aides sociales facultatives adopté par son conseil d’administration.
En outre, la ville dispose d’un logement communal dédié aux victimes de violences dans le cadre d’un hébergement d’urgence le temps d’être prises en charge par les associations et partenaires experts. L’hébergement d’urgence peut également être nécessaire pour les sinistrés avonnais et sans possibilité d’accueil immédiat. La Ville confie au CCAS la mission de mise en œuvre de ce dispositif d’hébergement d’urgence municipal, l’évaluation sociale des situations et l’accompagnement des bénéficiaires du dispositif
Dans un souci de bonne coordination et de clarté, une fiche de procédure relative au relogement d’urgence est fournie aux élus d’astreinte.
Dans l’éventualité d’un sinistre de grande ampleur ou du déclenchement du plan de sauvegarde communal, le CCAS sera informé ou associé en fonction des situations. 5/12
Accès aux droits et services publics de proximité
- instruction :
o Service de l’Allocation de Solidarité aux Personnes Agées (articles L.815-1 et suivants du Code de la sécurité sociale ) : la ville confie au CCAS le soin de délivrer les dossiers de demande d’ASPA et d’aider au remplissage du dossier au besoin. Pour les personnes âgées ne relevant pas du système d’assurance vieillesse français, le maire doit :
recueillir la déclaration sur l’honneur du demandeur relative à l’exactitude des renseignements contenus dans la demande,
l’aviser des sanctions prévues en cas de fausses déclarations ou de fraudes, vérifier la conformité des renseignements fournis sur son état civil et celui de son conjoint, concubin ou partenaire en application de l’article R.815-16 du Code de la sécurité sociale,
attester du dépôt de la demande par la remise d’un certificat de dépôt daté et signé par le maire.
La ville confie au CCAS la charge de réaliser ces missions d’instruction et de vérification.
o Carte de résidents : en vertu de l’article L314-2 du code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile, pour l'appréciation de la condition d'intégration requise pour l’octroi de la carte de résident, le Préfet saisit pour avis le maire de la commune dans laquelle réside le demandeur. Dans ce cadre, le maire confie au CCAS le soin de procéder à l’enquête administrative effectuée préalablement à la délivrance de son avis.
o Demande de regroupement familial : le demandeur doit adresser son dossier à l’Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII) qui transmet l'instruction du dossier à la mairie de la commune de résidence du demandeur. Le maire a 2 mois pour donner son avis La ville confie au CCAS le soin de vérifier si les conditions de ressources et de logement permettent d'accueillir les autres membres de la famille et soumet au maire une proposition d’avis en conséquence.
o Instruction en famille : l'article L. 131-10 du code de l'éducation confie à la ville le soin de mener une enquête sur les enfants qui reçoivent l'instruction dans la famille sur le territoire de la commune. Cette enquête fait partie des missions que le maire exerce en sa qualité d'agent de l'État. Cette enquête est menée « uniquement aux fins d'établir quelles sont les raisons alléguées par les personnes responsables, et s'il [...] est donné [aux enfants] une instruction dans la mesure compatible avec leur état de santé et les conditions de vie de la famille ». Elle ne porte pas sur la qualité de l'instruction dispensée dont le contrôle relève des autorités compétentes du ministère chargé de l'éducation nationale. Elle n'est pas non plus une enquête sociale. Elle doit intervenir dès la première année de la période d'instruction dans la famille et être renouvelée tous les deux ans, jusqu'à l'âge de seize ans.
La ville confie au CCAS le soin de réaliser pour son compte les enquêtes des enfants avonnais concernés par l’instruction en famille et dont la liste est établie par le service éducation. Le CCAS transmet le compte-rendu de l’enquête aux services compétents.
- gestion d’équipement et de service publics de proximité
o Gestion France Services :
Avec l’objectif de lutter contre la fracture numérique, de favoriser l’accès aux droits et de maintenir les services publics en proximité des usagers, la ville d’Avon a décidé la mise en place d’une structure « France Service » labelisée par l’Etat.. Le financement de la structure y compris le personnel reste à la charge de la ville mais elle en a confié la gestion opérationnelle à la direction du CCAS A ce titre, le CCAS assure :
La relation aux opérateurs partenaires (nationaux et locaux)
La coordination des 2 agents d’accueil
Le suivi de l’activité
Le lien avec les services municipaux : services techniques, communication et informatique notamment 6/12
Dans le cadre de la coordination avec la direction générale des services de la Ville, la directrice générale des services et la directrice du CCAS se rencontrent régulièrement, et a minima 1 fois par an, pour faire un bilan de l’activité et réajuster au besoin l’organisation et les moyens de la structure.
Le CCAS établira un bilan annuel de l’activité et transmettra à la direction générale les besoins pour l’année à venir dans les délais établis par la ville pour l’établissement du budget.
o Agence postale :
Afin de maintenir un service postal de proximité au sein du quartier de la Butte Montceau au regard de la fermeture du bureau de poste présent dans ce quartier, la ville a souhaité la mise en place d’une agence postale communale.
Le CCAS, service de proximité dont les locaux se situent dans le quartier de la Butte Montceau, est identifié pour convention avec La Poste pour la mise en place et la gestion d’une agence postale communale. A ce titre, le CCAS perçoit directement le financement correspondant alloué par La Poste et met à disposition le personnel requis.
o Accueil « mutualisé » :
En tant que partenaire privilégié, le CCAS délivre de l’information relative aux services municipaux et procède aux inscriptions des avonnais à divers évènements et services (bons allo déchets, inscription au repas des aînés…)
Séniors
La Ville confie au CCAS la mission de développer les actions et gérer les services à destination des séniors avonnais dans la cadre de l’aide facultative du CCAS. A ce titre, le CCAS développe plus particulièrement des actions selon les axes suivants :
- La lutte contre l’isolement des personnes âgées
- La prévention santé seniors
C’est dans ce cadre que le CCAS organise et finance les colis de noël aux séniors avonnais.
Par ailleurs, le CCAS vient en soutien aux actions à destination des seniors menées par la Ville. A ce titre, en lien avec le cabinet du maire, les agents du CCAS sont présents lors du repas des ainés.
Relations avec les associations à caractère social
La Ville confie au conseil d’administration du CCAS le soin de déterminer les critères d’octroi et le montant des subventions et de procéder à leur versement aux associations du secteur social ayant une actions sur la commune ou à destination des avonnais.
De manière globale, le CCAS initie une démarche de coordination de ces associations et est identifié comme référent pour relayer les demandes des associations auprès des services municipaux (besoins en salle, équipement ou communication notamment).
Participation aux plans d’urgence et d’alerte
Conformément aux articles L. 2212-2 et L. 2212-4 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), le maire doit assumer, sur le territoire de sa commune, ses obligations de mise en œuvre des mesures de sauvegarde vis-à- vis de ses administrés. Ainsi, le registre nominatif permet de recenser les personnes vulnérables et isolées.
Le décret 2004-926 du 1er septembre 2004 fixe les modalités de recueil, de transmission et d’utilisation de ces données nominatives. Il assigne au maire quatre missions :
- Informer ses administrés de la mise en place du registre (affichage, journal municipal, presse), 7/12
- Collecter les demandes d’inscription (désigner un agent pour l’enregistrement), en veillant à ce que figurent sur le registre les coordonnées du service intervenant à domicile, la personne à prévenir en cas d’urgence et les coordonnées du médecin traitant,
- En assurer la conservation, la mise à jour et la confidentialité,
- Le communiquer au préfet à sa demande, en cas de déclenchement du plan d’alerte et d’urgence.
Par ailleurs, le plan canicule impose au maire d’identifier les lieux climatisés pouvant accueillir les personnes « à risque ». En cas d’épisodes caniculaires de forte intensité ces lieux pourront être réquisitionnés.
En outre, il exerce, au titre de sa compétence de police générale, une mission de protection de santé publique et de prévention des risques sanitaires. Dès l’activation du niveau 1 du plan, il doit notamment être particulièrement attentif au bon fonctionnement et à l’entretien du réseau d’eau potable de sa commune ainsi que des points d’eau gratuits.
Le maire a toute l’attitude pour diffuser de l’information aux habitants (recommandations, lieux rafraichis, climatisés…)
La Ville confie au CCAS la gestion du registre canicule et mise en œuvre du plan d’alerte (canicule/grand froid) en lien avec la Direction Générale des Services. Celui-ci utilise les données collectées sur le registre nominatif pour organiser un contact périodique avec les personnes vulnérables répertoriées en cas de mise en œuvre du plan d’alerte et d’urgence (plan prévu à l’article L. 116-3 du CASF).
De même, le CCAS peut être amené à collaborer ou à gérer directement les actions mises en œuvre en cas de risque de pandémie (information auprès des plus fragiles, action de prévention ou de vaccination…).
Renfort de personnel
En raison de leur collaboration régulière et de leur connaissance réciproque des services, la Ville et le CCAS d’AVON conviennent de pouvoir faire appel à du personnel de manière réciproque en cas de besoin, notamment dans le cadre de leurs plans de continuité de service.
Les agents seront rémunérés par la collectivité employeur qui se fera rembourser par la collectivité ayant eu un besoin de personnel, selon le principe de refacturation au réel et après autorisation expresse de la direction.
Cette possibilité s’entend hors situation d’urgence qui suppose des modalités d’organisation spécifiques.
Article 5 – Nature du concours de la Ville au profit du CCAS
Moyens matériels
Le concours de la ville au profit du CCAS consiste à :
- La mise à disposition de locaux sis rue des sapins contre une redevance symbolique - La mise à disposition gratuite de salles municipales pour la réalisation d’actions - L’utilisation gratuite des supports et outils de communication développés par la ville - L’utilisation gratuite des outils utiles pour les procédures de marché public (plateforme par exemple).
L’utilisation de l’ensemble de ces moyens est soumise au respect par le CCAS des procédures et autorisations mises en place par la Ville d’Avon.
Moyens Financiers :
La ville d’Avon alloue également des moyens financiers au CCAS qui consiste en : - L’octroi d’une subvention de fonctionnement annuelle qui permet l’équilibre du budget sur présentation des comptes et du budget prévisionnel, du bilan d’activités de l’année précédente et des orientations à venir - Le reversement d’une partie des recettes issues des concessions cimetière qui est une faculté pour la commune 8/12
- La prise en charge sans refacturation des affranchissements des envois postaux effectués par le CCAS ; celui- ci veillant à limiter ses envois dans un souci d’économie et de son impact écologique - L’achat des cadeaux et la prise en charge financière des animations offertes aux enfants du personnel à l’occasion des fêtes de noël
- Le repas offert aux agents du pôle seniors à l’occasion du repas des ainés
Moyens humains :
La ville d’Avon met également au profit du CCAS des moyens humains et des compétences techniques et apporte ainsi un soutien dans les domaines suivants :
- Les Ressources Humaines (Annexe 2) : gestion des carrières et établissement de la paie en lien avec la direction du CCAS,
- La gestion des commissions paritaires dans le cadre des instances conjointes - La communication : conseil et création de supports de communication
- Le service informatique par le biais d’une activité accessoire : gestion et maintenance du parc informatique, conseil et formation des agents
- Les marchés public par le biais d’une activité accessoire : conseil aux services et réalisation des obligations réglementaires en matière de marchés publics
- DGS par l’activité accessoire : mission d’expertise, de conseil et d’assistance en matière juridique - L’accueil des administrés : inscription aux évènements organisés par le CCAS (colis de noël notamment) - Les interventions techniques : conseil et intervention des Services Techniques (bâtiment et espaces verts) pour les locaux utilisés par les services gérés par le CCAS (locaux administratifs, restaurant seniors notamment) et ses abords.
En outre, les services municipaux peuvent apporter un renfort de personnel notamment pour assurer la continuité des services en mode dégradé.
Les services municipaux quant à eux, orientent vers le CCAS les administrés relevant de son champ de compétence. Dans un esprit de coordination et d’efficience, la directrice du CCAS participe aux réunions de coordination des chefs de service de la Ville d’Avon.
Article 6 – Modification et résiliation de la convention
Toute modification des conditions ou modalités d’exécution de la convention fera l’objet d’un avenant. En cas de modification portant sur la mise en œuvre des articles 3 à 5, les parties conviennent que : - La partie à l’initiative de la modification informe l’autre partie de son intention par écrit avec un projet d’avenant et sous réserve d’un préavis de 3 mois ;
- Pour les questions relatives aux ressources humaines, le comité technique devra être saisi dans ce délai de 3 mois, et émettre un avis dans le cas où cette modification entraînerait une modification de l’organisation ou du fonctionnement des services concernés ou une modification des conditions de travail des agents concernés.
La présente convention pourra être résiliée soit d’un commun accord entre les parties, soit par l’une ou l’autre des parties sous réserve du respect d’un préavis de 6 mois consécutifs à la notification de la délibération de l’organe délibérant compétent.
Dans ce délai de 6 mois, le comité technique devra être saisi et émettre un avis sur le projet de résiliation considéré.
Article 7 – Responsabilités
La Ville et le CCAS déclarent avoir souscrit des polices d’assurance dont l’objet est de garantir les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile qu’elles encourent du fait des activités respectives découlant de la présente convention. 9/12
Article 8 - Litiges
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou l’application de la présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle. En cas d’échec de ces voies amiables, tout litige concernant l’application de la convention relèvent de la seule compétence du tribunal administratif de Melun, dans le respect des délais de recours.
Fait à Avon, en 2 exemplaires le
Marie-Charlotte NOUHAUD, Sylvie CHANTELAUZE
Maire d’AVON, Vice-Présidente du CCAS d’AVON, 10/12
ANNEXE 1
SYNTHESE DES PRISES EN CHARGE FINANCIERES RECIPROQUES
Thème de coordination modalités Engagement de la Ville Engagement du CCAS
versement des cotisations par la Ville remboursement du CCAS à la Ville
percoit l'ensemble des indemnités puis
versement au CCAS émet un titre à l'égard de la ville
garantie maintien de
salaire sans objet prise en charge directe pour ses agents
participation
mutuelle sans objet prise en charge directe pour ses agents
noël des enfants
invitation à la manifestation organisée par la
ville et prise en charge du coût y compris des
cadeaux
pas de participation
CNAS sans objet prise en charge directe pour ses agents
médaillés/retraités
invitation des agents du CCAS à la cérémonie
du personnel, médailles et cadeaux aux
médaillés et retraités
pas de participation
renfort de personnel besoins ponctuels
mise à disposition de personnel après accord
de la DGS et remboursement et
remboursement au CCAS des frais
correspondants
mise à diposition de personnel après
accord de la directrice et
remboursement à la Ville des frais
correspondants
mutualisation du service
RH cf Annexe 2 mise à disposition de personnel
Remboursement à la Ville des frais
correspondants conformément à la
convention de mise à disposition
Mise à disposition de
personnel France
Services
convention de mise à
disposition
Remboursement à la Ville des frais
correspondants conformément à la
convention de mise à disposition
mise à disposition de personnel
élaboration de la
stratégie de
communication
conseil en communication et création
Respect de la charte graphique - pas de
communication sans accord préalable de
la ville
supports de
communication
mise à disposition gratuite des supports de la
Ville
respect des procédures élaborées par le
service communication
frais postaux affranchissement prise en charge des frais d'affranchissement sans refacturation au CCAS
limiter et rationnaliser les envois
postaux - privilégier les envois
dématérialisés
locaux du CCAS loyer symbolique
réserver un bureau aux partenaires
ayant conventionné avec la Ville
(CRAMIF)
usage des salles
communales gratuité
respect des procédures de réservation
élaborée par les services municipaux
marchés publics utilisation des outils de publicité publicité gratuite des marchés du CCAS
fournitures
administratives
groupement de
commande coordination du groupement de commande
établissemennt des besoins du CCAS -
paiement des factures au fournisseur
assurances groupement de commande coordination du groupement de commande établissemennt des besoins du CCAS - paiement des factures au fournisseur
produits d'entretien refacturation passation du marché, réalisation des commandes et achats pour le compte du CCAS
Remboursement à la ville des frais
correspondants aux achats réalisés pour
le compte du CCAS
carburant refacturation passation du marché et réglement des factures de carburant
Remboursement à la ville des frais
correspondants à la consommation des
véhicules du CCAS
COOPERATION STRATEGIQUE EN MATIERE D'ACHAT DE FOURNITURES ET D'EQUIPEMENTS
mise à disposition de
locaux
COOPERATION STRATEGIQUE EN MATIERE DE RESSOURCES HUMAINES
COOPERATION STRATEGIQUE EN MATIERE DE COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE
Assurance du personnel
prévention santé
action sociale
contrat unique ville-
ccas 11/12
ANNEXE 2
PRESTATIONS SERVICE « RESSOURCES HUMAINES »
Article 1 - Définition des missions exercées pour le compte du CCAS
Le service « Ressources Humaines » de la Ville a pour missions, pour le compte du CCAS, de gérer l’ensemble des domaines énumérés ci-après, étant entendu que les prises de décisions relèveront de la seule compétence du CCAS : • Assurer la gestion du personnel du CCAS :
o La gestion administrative et statutaire des agents tous statuts confondus (avancements, positions administratives, retraite, discipline),
o La gestion du temps de travail
o La gestion et le traitement de la paie (liquidation, mandatement, déclarations) à partir des données fournies par le CCAS,
o La gestion des fiches de poste,
o La gestion des procédures de recrutement, demande d’emploi
o La gestion des évaluations et entretiens annuels
o La gestion des dossiers de mobilités
• Accompagner dans la conduite de projet d’organisation intéressant le CCAS o Assurer les bilans sociaux
o Etablir le plan de formation (recensement des besoins, mise en œuvre et suivi des actions), o Elaborer le budget du personnel et de la formation professionnelle,
o Gérer les dossiers liés à la médecine professionnelle
o Participer au CT et CHSCT
o Tenir à jour l’organigramme et le tableau des effectifs
o Réaliser diverses études en matière d’hygiène, de sécurité et de qualité de vie au travail (réalisation et mise en place d’outils, actions de prévention)
• Assurer une activité de conseil en matière de gestion de ressources humaines
Article 2 – Organisation des services
Le CCAS met à disposition de la Ville un agent à temps complet qui exerce ses fonctions au sein du service des Ressources Humaines de la Ville.
Pour assurer les missions énumérées à l’article 1, la Ville dispose donc de 2 agents gestionnaires de carrières et de paie. Pour la bonne organisation des services, les deux agents seront indifféremment les interlocuteurs du CCAS et plus particulièrement de la direction. Il appartient à la direction du CCAS de fournir les instructions nécessaires à l’exécution des tâches relatives aux agents du CCAS et à en contrôler la bonne exécution.
Dans le but d’une coordination efficiente, la direction du CCAS sera amener à : - Tenir des réunions de service au minimum 1 fois par mois avec les agents du service des ressources humaines pour la gestion des ressources humaines spécifiques aux CCAS. Un tableau de suivi sera mis en place et transmis à la direction du CCAS chaque semaine.
- Participer aux réunions de service hebdomadaire du service avec la DGS de la Ville lorsque les points relatifs à des projets RH transversaux sont évoqués. Aucun dossier individuel d’agent de la Ville ne sera évoqué en présence de la direction du CCAS.
- Participer aux instances paritaires
- Être associée à l’élaboration et la mise en œuvre tout projet relatif aux ressources humaines et plus particulièrement au plan de formation, à la protection sociale et complémentaire des agents, à la démarche de qualité de vie au travail et aux questions relatives à la sécurité et à la santé au travail.
L’agent du CCAS mis à disposition au profit de la ville restera référente du CCAS pour les missions suivantes : - Suivi des instances paritaires,
- Suivi de la mutuelle prévoyance,
- Elaboration, mise en œuvre et suivi du plan de formation,
- Les projets transversaux (exemple : qualité de vie au travail). 12/12
Dans le cadre de la répartition des tâches, les agents des ressources humaines assurent la gestion de carrière des agents selon une répartition qui est fonction de l’ordre alphabétique. Aussi, les agents du CCAS auront pour interlocuteur privilégié un agent du service RH en fonction de cette répartition. Le nom de cet agent leur sera communiqué. Pour autant, dans le cadre de la continuité du service, ils pourront être en lien avec l’autre agent en cas d’absence de l’agent « référent ».
En outre, des permanences à destination des agents du CCAS seront mises en place dans les locaux du CCAS afin de faciliter les démarches des agents dont les missions et l’organisation de travail rendent difficile le déplacement en mairie. Ainsi, ces permanences auront lieu sauf circonstances particulières, le vendredi après-midi, jour où les agents sociaux sont en réunion de service.
L’ensemble des actes relatifs au personnel du CCAS sont adressés à la Vice-Présidente du CCAS pour signature après visa de la direction du CCAS.
Une réunion de bilan annuel de la mise en œuvre de l’organisation des services sera réalisée en présence de la direction générale des services de la Ville d’AVON, de la direction du CCAS et des agents du service « Ressources Humaines ».
Article 3 - Modalités financières de refacturation des fonctions supports relatives aux Ressources Humaines
Les prestations des fonctions supports en matière de Ressources Humaines peuvent être réalisées par la Ville, soit en régie directe par les services municipaux, soit par le biais de marchés publics.
La Ville émettra le titre de recettes correspondant à la somme des prestations valorisées sur la base des montants et modalités de valorisation figurant en annexe de la présente convention. Le CCAS remboursera la Ville sur cette base.
Le remboursement des frais s’effectuera en une seule fois, selon une périodicité annuelle et au terme de l’exercice budgétaire, sur la base d’un état récapitulatif annuel s’établit tel que défini en annexe 1. Sur simple demande, les pièces justificatives de recette seront transmises au CCAS.
Le coût unitaire sera porté à la connaissance du CCAS chaque année avant la date d’adoption du budget primitif de la Ville d’Avon.
Article 4 - Montant annuel du remboursement
Le personnel CCAS mis à disposition de la Ville : remboursement par la Ville Le remboursement du CCAS à la Ville des dépenses afférentes à la réalisation des fonctions précitées selon la formule suivante :
(Salaires */ Effectif global**) X effectif global du CCAS = montant du remboursement dû
*salaires des 2 agents en charge de la gestion des carrières
** effectifs Ville + CCAS au tableau des effectifs
Ainsi, le montant total prévisionnel du remboursement (sur la base des données 2021) est de 42 654.91 €.