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unknown - SG 2023 01 11 02022023?v=1
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unknown - SG 2023 12 20annexe?v=1
Conseil Municipal - SG 2023 11 02annexe 29112023?v=1
Déliberation - SG 2023 01 02annexe
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Vernouillet.
Lien du pdf (Déliberation - SG 2023 01 02annexe)
Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Éthique publique,
Eure- et-Loir Ingénierie
Convention
relative
à la
mutualisation
d’un
Délégué
à la
Protection
des
Données
Cette
convention
est
conclue
:
ENTRE
:
Eure-et-Loir
Ingénierie
(ELI)
: 28028
CHARTRES
CEDEX,
représentée
par
son
Président,
habilité
à cet
effet
par
délibération
du
Conseil
d'administration
du
18
novembre
2022,
désignée
en
tant
que
délégué
à la
protection
des
données,
« le
DPD
», et
ci-après
désigné
« ELI
»,
ET La
Ville
de
Vernouillet,
dont
l'adresse
est
Esplanade
du
8 mai
1945
— Maurice
Legendre
BP
20113
28509
VERNOUILLET
cedex,
représentée
par
son
Maire,
Monsieur
Damien
STEPHO,
dûment
habilité,
à cet
effet,
par
délibération
du
conseil
municipal
du
3 juillet
2020
complétée
de
la délibération
du
2 septembre
2020,
ci-après
dénommée
« la
collectivité
».
PREAMBULE
:
“ Vu
le Règlement
(UE)
2016/679
du
Parlement
européen
et
du
Conseil
du
27
avril
2016
relatif
à la
protection
des
personnes
physiques
à l'égard
du
traitement
des
données
à
caractère
personnel
et
à la
libre
circulation
de
ces
données
(Règlement
Général
sur
la
Protection
des
Données,
ci-après
« le
RGPD
»),
entré
en
vigueur
le 25
mai
2018
et
notamment
son
article
37-1
qui
prévoit
l'obligation
pour
les
autorités
publique
ou
organismes
publics,
de
désigner
un
délégué
à la
Protection
des
Données
“Vu
la loi
n°
2018-493
du
20
juin
2018
relative
à la
protection
des
données
personnelles
modifiant
la loi
n°
78-17
du
6 janvier
1978
relative
à l'informatique,
aux
fichiers
et
aux
libertés
"Considérant
que
les
collectivités
souhaitent
prendre
les
mesures
nécessaires
afin
de
garantir
une
protection
adéquate
des
données
à caractère
personnel
qu'elles
traitent.
“ Vu
les
délibérations
du
conseil
d'administration
d'ELI
du
19
septembre
2022
et
du
18
novembre
2022
relatives
à la
mise
en
place
et
à l’organisation
de
la mission
de
Délégué
à la
Protection
des
Données
mutualisé
“ Vu
la délibération
du
conseil
municipal
de
la Ville
de
Vernduillet
du
25
janvier
2023
actant
l'adhésion
de
la collectivité
à la
mission
du
DPD
mutualisé,
et
approuvant
les
termes
de
la présente
convention
et
autorisant
l'autorité
compétente
à la
signer.
Il convient
de
conclure
une
convention
entre
ELI
et la
collectivité
relative
à la
mutualisation
de
la fonction
de
Délégué
à la
Protection
des
Données
conformément
aux
dispositions
de
l’article
37-3
du
RGPD
qui
prévoit
la possibilité
de
désigner
un
DPD
unique
pour
plusieurs
autorités
publiques. La
présente
convention
est
exclue
du
champ
d'application
de
la réglementation
relative
aux
marchés
publics
car
les
prestations
rendues
aux
adhérents
par
ELI
s'inscrivent
dans
un
régime
de
prestations
intégrées
dites
“in
house"
et sont
donc
exonérées
de
publicité
et de
mise
en
concurrence
(articles
L2511-1
et
suivants
du
code
de
la commande
publique).
Publié le : 02/02/2023 Eure- et-Loir Ingénierie
EN
CONSEQUENCE,
LES
PARTIES
ONT
ARRETE
ET
SONT
CONVENUES
DE
CE
QUI
SUIT
:
Article
1 - Définitions
Au
sens
de
la présente
convention
et
conformément
au
RGPD,
on
entend
par
:
" _« données
à caractère
personnel»
: toute
information
se
rapportant
à une
personne
physique
identifiée
ou
identifiable
(ci-après
dénommée
« personne
concernée
»),;
est
réputée
être
une
« personne
physique
identifiable
» une
personne
physique
qui
peut
être
identifiée,
directement
ou
indirectement,
notamment
par
référence
à un
identifiant,
tel
qu'un
nom,
un
numéro
d'identification,
des
données
de
localisation,
un
identifiant
en
ligne,
ou
à un
ou
plusieurs
éléments
spécifiques
propres
à son
identité
physique,
physiologique,
génétique,
psychique,
économique,
culturelle
ou
sociale
;
" «traitement
» : toute
opération
ou
tout
ensemble
d'opérations
effectuées
ou
non
à
l'aide
de
procédés
automatisés
et
appliquées
à des
données
ou
des
ensembles
de
données
à caractère
personnel,
telles
que
la collecte,
l'enregistrement,
l'organisation,
la structuration,
la conservation,
l'adaptation
ou
la modification,
l'extraction,
la
consultation,
l'utilisation,
la communication
par
transmission,
la diffusion
ou
toute
autre
forme
de
mise
à disposition,
le rapprochement
ou
l'interconnexion,
la limitation,
l'effacement
ou
la destruction
;
“" «responsable
du
traitement
» : la
personne
physique
ou
morale,
l'autorité
publique,
le
service
ou
un
autre
organisme
qui,
seul
ou
conjointement
avec
d'autres,
détermine
les
finalités
et
les
moyens
du
traitement;
lorsque
les
finalités
et
les
moyens
de
ce
traitement
sont
déterminés
par
le droit
de
l'Union
ou
le droit
d'un
État
membre,
le responsable
du
traitement
peut
être
désigné
ou
les
critères
spécifiques
applicables
à sa
désignation
peuvent
être
prévus
par
le droit
de
l'Union
ou
par
le droit
d'un
État
membre
;
" «sous-traitant
», la
personne
physique
où
morale,
l'autorité
publique,
le service
ou
un
autre
organisme
qui
traite
des
données
à caractère
personnel
pour
le compte
du
responsable
du
traitement
;
Le
Délégué
à la
Protection
des
Données
-DPD
est
la personne
physique
ou
morale
désignée
afin
d'exercer
les
fonctions
et missions
de
délégué
à la
protection
des
données
conformément
aux
articles
37
à 39
du
RGPD.
Article
2 -
Objet
de
la
Convention
La
présente
convention
définit
les
modalités
organisationnelles,
administratives,
juridiques,
et
financières
de
la mission
de
mutualisation
de
la fonction
de
délégué
à la
protection
des
données
(DPD)
proposée
par
ELI.
Les
parties
conviennent
qu'ELl
- en
tant
que
personne
morale
désignée
délégué
à la
protection
des
données-
exerce
la fonction
de
DPD
et
exécute
les
missions
afférentes
à cette
fonction.
Article
3 —
Fonctions
et
misions
du
DPD
3.1
- Désignation
du
déléqué
à la
protection
des
données
auprès
de
la
CNIL
La
collectivité
désigne
ELI
personne
morale,
comme
délégué
à la
protection
des
données
auprès
de
la Commission
nationale
de
l'Informatique
et
des
Libertés
« CNIL
».
Elle
notifie
à la
CNIL
tout
changement
relatif
à la
désignation
du
DPD
et
au
responsable
de
traitement. Elle
notifie
également
à la
CNIL
la fin
de
la mission
d'ELI
comme
DPD
« personne
morale
».
2 Eure- et-Loir Ingénierie
ELI
désigne
une
personne
physique
pour
assurer
la mission
de
DPD
qui
s'engage
expressément
à assurer
sa
mission
avec
impartialité,
compétence
et
diligence.
Pour
les
besoins
de
la présente
convention
la collectivité
désigne
un
« correspondant
», qui
sera
l'interlocuteur
privilégié
du
DPD
mutualisé.
3.2
- Fonctions
et
missions
du
délégué
à la
protection
des
données
Les
fonctions
et les
missions
du
DPD
sont
définies
aux
articles
38
et 39
du
RGPD.
Le
DPD
a deux
fonctions
principales
:
-__Ilest
associé
à toutes
les
questions
relatives
à la
protection
des
données
à caractère
personnel
des
collectivités.
-__ Ilest
le point
de
contact
des
personnes
concernées,
du
responsable
du
traitement,
des
éventuels
sous-traitants
et
de
l'autorité
de
contrôle,
la CNIL.
A ce
titre,
les
personnes
concernées
(les
citoyens
et
les
particuliers)
peuvent
le contacter
pour
des
questions
relatives
au
traitement
de
leurs
données
et
à leurs
droits
(demandes
d’information,
exercice
de
leurs
droits,
réclamations,
etc.).
Les
principales
missions
du
délégué
à la
protection
sont
les
suivantes
:
- Il informe,
sensibilise
et
conseille
les
responsables
du
traitement
ainsi
que
leur
personnel
sur
les
obligations
qui
leur
incombent
et sur
toutes
les
questions
relatives
à
la protection
des
données
personnelles,
- Il contrôle
le respect
des
règles
européennes,
nationales
et
internes
en
matière
de
protection
des
données
personnelles.
Il forme
le personnel
participant
aux
opérations
de
traitement
et
exécute
d'éventuels
audits
s'y
rapportant,
- Il conseille
les
responsables
du
traitement
dans
l'élaboration
d'éventuelles
analyses
d'impact
relatives
à la
protection
des
données
et vérifie
leur
exécution,
- Il coopère
avec
la CNIL,
-__Ilest
d'office
le point
de
contact
pour
la CNIL
et
mène
des
consultations
relatives
au
traitement
de
données
et
sur
tout
autre
sujet
pertinent
avec
celle-ci.
Le
DPD
fait
directement
rapport
au
niveau
le plus
élevé
de
la direction
de
la collectivité.
Le
DPD
ne
devra
pas
effectuer
les
tâches
incombant
aux
responsables
du
traitement
de
la
collectivité,
notamment
les
tâches
qui
permettraient
au
DPD
de
déterminer
les
moyens
et les
finalités
des
traitements
des
données.
Article
4 -
Contenu
de
la mission
Les
prestations
de
mise
conformité
au
RGPD
proposées
par
ELI
sont
constituées
des
éléments
de
mission
suivants
:
o Année
1:
" Réalisation
d’un
inventaire
des
traitements
de
données
à caractère
personnel,
et
d’un
diagnostic
des
risques.
Cartographie
des
données.
“Organisation
de
réunions
de
collecte
et
de
restitution
dans
les
locaux
de
la
collectivité.
Ces
réunions
feront
l’objet
de
rédaction
de
comptes
rendus.
"Etablissement
d'un
plan
d'action
pour
assurer
la mise
en
conformité
de
la
collectivité
au
RGPD.
"Rédaction
d’un
registre
des
activités
de
traitement.
“Accompagnement
dans
la réalisation
d’une
analyse
d'impact
relative
à la
protection
des
données
(AIPD)
et
vérification
dans
son
exécution. Eure- et-Loir Ingénierie
o Années
suivantes
: le niveau
de
conformité
de
la collectivité
sera
vérifié
avec
les
missions
suivantes
:
- Contrôle
du
respect
du
RGPD,
-__ Suivi
de
l'audit
et mise
à jour
du
registre
des
activités
de
traitement
des
données
personnelles,
- Suivi
des
mesures
préconisées
dans
le plan
d'actions,
- Communications,
conseil
et
information
de
la collectivité
sur
les
règles
RGPD
applicables
(principe
de
finalité
d’un
traitement,
recueil
du
consentement,
durée
de
conservation
des
données,
sécurisation
des
accès,
les
mentions
types
sur
les
formulaires
et
sites
internet
..),
- Organisation
de
session(s)
d’information/de
sensibilisation
à destination
des
élus
et/ou
de
toutes
personnes
effectuant
les
opérations
de
traitements,
-
Accompagnement
dans
la réception
et
prétraitement
des
demandes
des
administrés
en
la matière
(en
cas
de
demande
d'exercice
de
droits),
-__ Coopération
avec
la CNIL.
Article
5 -
Engagements
et
responsabilités
des
parties
5-1.
Engagements
des
parties
5-1-1)
Engagements
de
la
collectivité
— responsable
de
traitement
La
collectivité,
en
tant
que
responsable
du
traitement,
veille
à ce
que
le DPD
exerce
ses
missions
en
toute
indépendance
et
ne
reçoive
aucune
instruction
en
ce
qui
concerne
l'exercice
de
ses
missions.
Le
responsable
du
traitement
ne
peut
pas
relever
le DPD
de
ses
fonctions
ou
le
sanctionner,
directement
ou
indirectement,
pour
une
raison
liée
à l'exercice
de
sa
mission. Elle
doit
aider
le DPD
à exercer
ses
missions
en
mettant
à sa
disposition
les
ressources
nécessaires.
À ce
titre,
elle
s'engage
à lui
faciliter
l'accès
à l'ensemble
des
données
à
caractère
personnel
et
aux
opérations
de
traitement
de
tous
les
services
de
la
collectivité. Elle
doit
associer
en
temps
utile
le DPD
à toutes
les
questions
relatives
à la
protection
des
données
à caractère
personnel
en
son
sein.
Elle
doit
l’informer
lors
de
toute
création
de
traitement
de
données
à caractère
personnel
et
lors
de
toute
modification
dans
le traitement
des
données
actuelles.
Elle
doit
tenir
compte
des
analyses
et
conseils
en
matière
de
protection
des
données
personnelles
adressés
par
le DPD
mutualisé
et,
dans
le cas
où
ses
recommandations
ne
seraient
pas
retenues,
à en
documenter
les
raisons.
La
collectivité
s'engage
à publier
les
coordonnées
du
DPD
(adresse
postale,
numéro
de
téléphone
dédié
et adresse
e-mail
dédiée)
et à
communiquer
celles-ci
à l'autorité
de
contrôle,
la CNIL.
5-1-2)
Engagements
du
déléqué
à la
protection
des
données
mutualisé
ELI
s'engage
à mettre
en
œuvre
tous
les
moyens
dont
elle
dispose
afin
d'assurer
la
continuité,
la sécurité
et la
qualité
des
services
souscrits
par
la collectivité. Eure- et-Loir Ingënierie
A ce
titre,
ELI
s'engage
à respecter
les
obligations
suivantes
:
o Ne
prendre
à titre
personnel
aucune
copie
des
documents
et
supports
d'informations
qui
lui
sont
confiés,
o
Ne
pas
utiliser
les
documents
et
informations
traités
à
des
fins
autres
que
celles
spécifiées
à
la
présente
convention,
o
Ne
pas
divulguer
ces
documents
ou
informations
à
d’autres
personnes,
qu’il
s'agisse
de
personnes
privées
ou
publiques,
physiques
ou
morales,
o
À
respecter
le
secret
le
plus
absolu
sur
les
documents
et
données
auxquels
elle
aura
accès,
o
Prendre
toutes
mesures
permettant
d'éviter
toute
utilisation
détournée
ou
frauduleuse
des
fichiers
informatiques
étudiés,
o
Prendre
toutes
mesures
de
sécurité,
notamment
matérielle,
pour
assurer
la
conservation
et
l'intégrité
des
documents
et
informations
traités
pendant
la
durée
de
la
présente
convention.
La
collectivité
se
réserve
le droit
de
procéder
à toutes
vérifications
qui
lui
paraîtraient
utiles
pour
constater
le respect
des
obligations
précitées.
La
collectivité
reste
propriétaire
de
ses
données
et
pourra
à tout
moment
récupérer
l'intégralité
des
données
qui
auront
été
éventuellement
transmises
au
DPD
mutualisé.
ELI
s'engage
à communiquer
à la
collectivité
les
coordonnées
de
la personne
physique
chargée
de
la mission
du
DPD
et qui
agira
en
tant
qu'interlocuteur
principal
avec
elle.
5-2.
Responsabilités
des
parties
5-2-1)
Responsabilité
du
responsable
du
traitement
La
collectivité
partie
à cette
convention
est
le responsable
du
traitement
des
données
à caractère
personnel
qu'elle
effectue.
Elle
est
donc
entièrement
responsable
du
respect
des
règles
en
matière
de
protection
des
données
pour
sa
collectivité.
Le
DPD
n'encourt
pas
de
responsabilité
personnelle
en
cas
de
non-respect
ou
de
violation
des
dispositions
du
RGPD
par
le responsable
du
traitement
où
en
cas
non-
application
des
mesures
préconisées.
La
désignation
d'un
DPD
n'a
pas
pour
effet
de
transférer
à celui-ci
cette
responsabilité.
5-2-2)
Responsabilités
du
déléqué
à la
protection
des
données
La
responsabilité
du
respect
de
la protection
des
données
incombe
donc
au
responsable
du
traitement
ou
au
sous-traitant.
Il est
impossible
de
transférer
au
DPD,
par
délégation
de
pouvoir,
la responsabilité
incombant
au
responsable
de
traitement
ou
les
obligations
propres
du
sous-traitant.
Le
DPD
n'est
pas
autorisé
à déléguer
toutes
ou
une
partie
de
ses
activités
ou
missions
résultant
de
la présente
convention
à un
sous-traitant.
Le
DPD
est
soumis
au
secret
professionnel
ou
à une
obligation
de
confidentialité
en
ce
qui
concerne
l'exercice
de
ses
missions.
Les
tâches
confiées
au
DPD
ne
doivent
pas
engendrer
de
conflits
d'intérêts
avec
sa
fonction
de
délégué
à la
protection
des
données. Eure- et-Loir Ingénierie
Article
6 —-
Modalités
financières
Les
tarifs
et
modalités
de
paiement
de
la mission
de
DPD
mutualisé
ont
été
fixés
par
délibération
du
conseil
d'administration
d'ELI.
Compte
tenu
de
la strate
démographique
de
la collectivité,
le tarif
forfaitaire
annuel
est
fixé
à
3 500
€ pour
l’année
d'adhésion,
puis
à 2
275
€ les
années
suivantes.
Ces
tarifs
sont
susceptibles
d'évoluer
en
fonction
de
l'évolution
démographique
de
la
population
DGF
chaque
année.
La
mission
d'accompagnement
au
RGPD
est
facturée
annuellement.
En
cas
d'adhésion
où
en
cas
de
résiliation
en
cours
d'année,
compte
tenu
du
caractère
forfaitaire
de
la tarification,
l'année
entamée
sera
entièrement
due.
Article
7 -
Modification
de
la Convention
La
présente
convention
est
susceptible
d'évolution
et
peut
faire
l’objet
de
modifications
en
cas
d'accord
entre
les
parties.
Cette
évolution
sera
formalisée
dans
le cadre
d'un
avenant
qui
devra
recevoir
l'approbation
des
organes
délibérants
des
deux
parties.
Article
8 -
Durée
et
résiliation
de
la convention
8-1.
Durée
La
présente
convention
est
conclue
pour
une
durée
de
3 ans,
à compter
de
sa
notification,
et
sera
renouvelée
par
tacite
reconduction
pour
des
périodes
successives
d’un
an,
sauf
résiliation
par
l’une
des
parties.
8-2.
Résiliation
de
la Convention
En
cas
d'inexécution
ou
de
manquement
aux
obligations
contractuelles,
par
l'une
ou
l'autre
des
parties,
la présente
convention
pourra
être
résiliée
par
lettre
recommandée
avec
accusé
de
réception
dans
les
conditions
définies
ci-dessous.
Elle
pourra
également
être
résiliée
par
l'une
où
l'autre
des
parties,
avant
le terme
prévu,
lors
de
chaque
renouvellement,
par
lettre
recommandée
avec
accusé
de
réception
sur
intervention
de
l'organe
délibérant,
sous
réserve
que
la décision
de
résiliation
soit
notifiée
:
- À
ELI
avant
le 30
juin
de
l'année
s'il
s'agit
d'une
initiative
de
la collectivité.
La
décision
prendra
effet
au
1°
janvier
de
l'année
suivante,
- A
la Collectivité
avant
le 30
juin
de
l'année
s'il
s'agit
d'une
initiative
d'ELI.
La
décision
prendra
effet
au
1°
janvier
de
l'année
suivante.
En
fin
de
convention,
ELI
restituera
à la
collectivité
l'intégralité
des
éléments
dont
elle
est
propriétaire. Quelle
que
soit
la date
de
la résiliation,
la cotisation
est
due
en
intégralité.
Au
terme
de
la convention,
la commune
adhérente
devra
obligatoirement
notifier
à la
CNIL
la
fin
de
mission
du
DPD. Eure- et-Loir Ingënierie
ARTICLE
9 : Contentieux
Pour
tout
litige
relatif
à l'interprétation
ou
à l'application
de
la présente
convention,
un
accord
amiable
sera
recherché
dans
un
premier
temps.
Ensuite,
si
le
litige
subsiste,
le
Tribunal
administratif
d'Orléans
compétent
sera
saisi.
A Chartres,
le........................
A Vernouillet
le 30
janvier
2023
Le
Président
Le
Maire
de
Vernouillet,
D'EURE-ET-LOIR
INGENIERIE
Damien
STEPHO
Christophe
LE
DORVEN