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Document publié le Jeudi 6 avril 2017 par la commune de Magneville.
Lien du pdf (Convocation - 2017 110 traitement courrier de la CAC Création groupement de commandes)
Thèmes du document : Justice et droit, Investissement et développement économique, Industrie,
Accusé de réception en préfecture
050-200067205-20170406-DEL2017-110-DE
Date de télétransmission : 28/04/2017
Date de réception préfecture : 28/04/2017
leCotentin COMMUNAUTÉ D'AGGLOMERATION
SEANCE DU 6 AVRIL 2017
Date d'envoi de la convocation : 31/03/2017
Nombre de membres : 221
Nombre de présents : 193
Nombre de votants : 215
Secrétaire de séance : DUFOUR Luc
L'an deux mille dix-sept, le jeudi 6 avril, le Conseil de la Communauté d'Agglomération du Cotentin, dûment convoqué, s’est réuni au complexe sportif Marcel Lechanoine de Valognes à 18 h 30 sous la présidence de Jean-Louis VALENTIN, président.
Etaient présents :
ADE André, AMIOT Sylvie, AMIOT André, AMIOT Guy, ANNE Philippe, ANTOINE Joanna, ARLIX Jean, ARRIVÉ Benoît, ASSELINE Yves, BALDACCI Nathalie, BARBÉ Stéphane, BARBEY Hubert, BASTIAN Frédéric (jusqu'à 22h00), BAUDIN Philippe (pouvoir à Agnès TAVARD jusqu'à son arrivée), LEBOYER Daniel suppléant de BAUDRY Jean-Marc, BELHOMME Jérôme, BELLIOT DELACOUR Nicole, BERTEAUX Jean-Pierre, BESNARD Jean- Claude, BOUILLON Jean-Michel, BOURDON Cyril, JAME Dominique suppléant de BRECY Rolande, BROQUAIRE Guy, BURNOUF Elisabeth, BURNOUF Hervé, BUTTET Guy, CAPELLE Jacques, CASTELEIN Christèle, CATHERINE Christian, CAUVIN Bernard, CAUVIN Jean-Louis, CAUVIN Joseph, CHARDOT Jean-Pierre, CHEVEREAU Gérard, CHOLOT Guy, COLLAS Hubert, COQUELIN Jacques, CROIZER Alain, D'AIGREMONT Jean-Marie, DELAUNAY Sylvie, DENIAUX Johan, DENIS Daniel, DESQUESNES Jean, DESTRÉS Henri, DIESNY Joël, DIGARD Antoine, DRUEZ Yveline, DUBOST Michel, DUCHEMIN Maurice, DUCOURET Chantal, DUFOUR Luc, FAGNEN Sébastien, FAUCHON Patrick, FAUDEMER Christian, FEUARDANT Marc, FEUILLY Emile, FEUILLY Hervé, FONTAINE Hervé, GANCEL Daniel, GIOT Gilbert, GIOT-LEPOITTEVIN Jacqueline, GODAN Dominique, GODEFROY Annick, GODIN Guylaine, GOLSE Anne-Marie, GOMERIEL Patrice, GOSSELIN Albert, GOSSELIN Bernard, GOSSELIN-FLEURY Geneviève, GOSSWILLER Carole, GROULT André, GRUNEWALD Martine, GUERIN Alain, GUYON Sophie, HAIZE Marie-Josèphe, HAMEL Bernard, HAMELIN Jacques, HAMELIN Jean, HAMON Myriam, HAMON-BARBE Françoise, HARDY René, HAYE Laurent, HEBERT Dominique, HENRY Yves (jusqu'à 20h46), HOUIVET Benoît (jusqu'à 22h23), HOULLEGATTE Jean-Michel, HOULLEGATTE Valérie, HUBERT Christiane, HUBERT Jacqueline, HUET Catherine, ROUXEL Christian suppléant de JEANNE Dominique, JOLY Jean-Marc, LEMENANT Lucien suppléant de JOUAUX Joël, JOURDAIN Patrick, LAFOSSE Michel, LAGARDE Jean, LAHAYE Germaine, LAINÉ Sylvie, LAMORT Philippe, LAMOTTE Noël, LATROUITE Serge, LAUNOY Claudie (jusqu'à 20h04), LE BEL Didier (jusqu'à 22h45), LE BRUN Bernadette, LE DANOIS Francis, LEBARON Bernard, LEBONNOIS Marie-Françoise, LEBRETON Robert, LECHEVALIER Guy, LECHEVALIER Michel, LECOEUR François, LECOQ Jacques, LECOURT Marc, LECOUVEY Jean-Paul, LEFAIX-VERON Odile, LEFAUCONNIER François, LEFAUCONNIER Jean, LEFEVRE Hubert (jusqu'à 22h41), LEFEVRE Noël, LEGER Bruno, LEGOUPIL Jean-Claude, LEJAMTEL Ralph, LEMARÉCHAL Michel, LEMENUEL Dominique, LEMOIGNE Jean-Paul, LEMONNIER Hubert, LEMONNIER Thierry (jusqu'à 22h05), LEMYRE Jean-Pierre, LEONARD Christine, LEPETIT Jacques, LEPETIT Jean, LEPETIT Louisette, LEPOITTEVIN Gilbert, LEQUERTIER Colette, LEQUERTIER Joël, LERENDU Patrick, LESEIGNEUR Hélène, LESENECHAL Guy (jusqu'à 19h45), LETERRIER Richard, LETRECHER Bernard, LEVAST Jean-Claude, LINCHENEAU Jean-Marie, LOUISET Michel (à partir de son arrivée), MABIRE Caroline, MABIRE Edouard, MAGHE Jean-Michel, MAIGNAN Martial, MARIE Jacky, MARTIN Yvonne, MATELOT Jean-Louis, MAUGER Michel, MAUQUEST Jean-Pierre (jusqu'à 20h27 et revient à 21h51), MELLET Christophe, MELLET Daniel, MESNIL Pierre, MGNOT Henri, MONHUREL Pascal, MOUCHEL Jean-Marie, NICOLAI Michel, NOYE Evelyne, ONFROY Jacques, PARENT Gérard, PELLERIN Jean-Luc, PILLET Patrice, COTEN Gérard suppléant de PINABEL Alain, PIQUOT Jean-Louis, POISSON Nicolas, POTTIER Bernard, POUTAS Louis, PRIME Christian, REBOURS Sébastien, REGNAULT Jacques, RENARD Jean-Marie, REVERT Sandrine, RODRIGUEZ Fabrice, ROUSSEAU Roger, ROUSSEL Pascal, ROUXEL André, SARCHET Jean- Baptiste, SCHMITT Gilles, SOURISSE Claudine, TARDIF Thierry, TAVARD Agnès, THEVENY Marianne, THIEULENT Lydia, TIFFREAU Danièle, TISON Franck, TRAVERT Hélène, VALENTIN Jean-Louis, VARENNE Valérie, DUPONT Alain suppléant de VIGER Jacques, VIGNET Hubert, VILLETTE Gilbert, VILTARD Bruno, VIVIER Nicolas. Ont donné procurations :
BAUDIN Philippe (pouvoir à Agnès TAVARD jusqu'à son arrivée), BESUELLE Régine (pouvoir à Jean-Marie LINCHENEAU), CÂTHERINE Amaud (pouvoir à Martine GRUNEWALD), DELESTRE Richard, (pouvoir à Valérie VARENNE), FALAIZE Marie-Hélène (pouvoir à BALDACCI Nathalie), GAUCHET Marc (pouvoir à d'AIGREMONT Jean-Marie), GESNOUIN Marie-Claude (pouvoir à Sylvie LAINE), GILLES Geneviève {pouvair à LEFAUCONNIER Jean), GUERARD Jacqueline (pouvoir à VILLETTE Gilbert}, JOZEAU-MARIGNÉ Muriel {pouvoir à Jean LAGARDE), LALOË Evelyne (pouvoir à DUFOUR Luc), LAMÔTTE Jean-François (pouvoir à GUERIN Alain), LE MONNYER Florence (pouvoir à VIVIER Nicolas), LE PETIT Philippe (pouvoir à ASSELINE Yves), LEFRANC Bertrand (pouvoir à LEFAIX-VERON Odile, LEQUILBEC Frédérik (pouvoir à GUYON Sophie), LERECULEY Daniel (pouvoir à GODIN Guylaine), LOUISET Michel (pouvoir à HOULLEGATTE Jean-Michel jusqu'à son arrivée), MARGUERITTE David (pouvoir à LEBARON Bernard), PEYPE Gaëlle (pouvoir à MAGHE Jean-Michel), POIDEVIN Hugo (pouvoir à LEJAMTEL Ralph, SEBIRE Nelly (pouvoir à LEPOITTEVIN Gübert), LESENECHAL Guy (pouvoir à LECHEVALIER Michel à partir de 19h45), LAUNOY Claudie (pouvoir à THIEULENT Lydia à partir de 20h04), MAUQUEST Jean-Pierre (pouvoir à AMIOT Sylvie à partir de 20h27 et jusqu'à 21h51), BASTIEN Frédéric {pouvoir à CATHERINE Christian à partir de 22h00), LEMONNIER Thierry {pouvoir à HAMON Myriam à partir de 22h05), HOUIVET Benoit (pouvoir à FEUILLY Hervé à partir de 22h23), LÉFEVRE Hubert (pouvoir à BARBEY Hubert à partir de 22h41}, LE BEL Didier (pouvoir à LECOUVEY Jean-Paul à partir de 22h45), HENRY Yves (pouvoir à BARBEY Stéphane à partir de 20h45).
Excusés: BROQUET Patrick, DUPONT Claude, GOUREMAN Paul, HUET Fabrice, LEPOITTEVIN Michel, VEILLARD Rodolphe.
Délibération n° 2017-110
Traitement du courrier de la Communauté d'Agglomération du Cotentin — Création d’un groupement de commandes
Exposé
Depuis le 1% Janvier 2017, le courrier de la Communauté d'Agglomération du Cotentin est traité informatiquement sur un logiciel standard qui a été paramétré par la Direction des Systèmes d'Information. Toutefois, cette solution n’est que transitoire et la recherche d’un logiciel dédié permettra d'avoir un traitement du courrier plus opérationnel et un suivi automatisé beaucoup plus efficace.
Les échanges entre les services communautaires et ceux de la ville de Cherbourg-en-Cotentin ont démontré que la problématique du courrier entre ces deux structures est assez voisine dans la mesure où se retrouvent des pôles de proximité et des pôles opérationnels.
L'apport d’un logiciel dédié permettrait donc de répondre à des problématiques communes et offrirait des possibilités nettement supérieures à un logiciel standard :
meilleure traçabilité,
possibilité de requête,
suivi automatisé,
amélioration du pilotage des circuits de réception et de signatures.
Îl'est donc proposé la création d'un groupement de commandes entre la commune nouvelle de Cherbourg-en-Cotentin et la Communauté d'Agglomération du Cotentin pour l'acquisition et la maintenance d'un logiciel de traitement du courrier.
Une commission d'appel d'offres spécifique à ce groupement doit par ailleurs être instituée : en fonction de la procédure de passation mise en œuvre, sa saisine pourra en effet être requise.
La Communauté d'Agglomération du Cotentin sera représentée au sein de cette commission par un représentant élu parmi les membres ayant voix délibérative de sa commission d'appel d'offres permanente ; un suppléant peut également être désigné.
La commission d'appel d'offres de groupement sera présidée par le représentant du coordonnateur. Délibération
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,
Vu l'ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et notamment son article 28,
Le conseil communautaire après en avoir délibéré, à la majorité (Pour : 192 — Contre : 3 — Abstentions : 10) :
-__ Crée un groupement de commandes entre la commune nouvelle de Cherbourg-En- Cotentin et la Communauté d'Agglomération du Cotentin pour l'achat de toutes les
prestations liées à la fourniture et à la maintenance d’un logiciel de traitement du
courrier,
Approuve la convention constitutive annexée qui définit les règles de fonctionnement de ce groupement de commandes,
Désigne la commune nouvelle de Cherbourg-En-Cotentin en qualité de coordonnateur du groupement de commandes,
Autorise le Président ou le Vice-Président délégué à signer la convention constitutive de groupement et leurs éventuels avenants, ainsi que les marchés publics et leurs éventuels avenants sachant que les crédits sont votés au budget principal 2017, article 2051 (concessions et droits similaires),
-_ Elit un membre titulaire et un membre suppléant pour représenter la Communauté
d'Agglomération du Cotentin auprès de la commission d'appel d'offres de ce
groupement,
- Procède à l'élection des représentants de la Communauté d'Agglomération du
Cotentin comme suit :
Résultats pour la commission d'appel d'offres du groupement de commandes relatif à l'acquisition et la maintenance d'un logiciel de traitement du courrier :
- Membre titulaire : Madame Agnès TAVARD,
Membre suppléant : Monsieur Hervé FEUILLY.
- Autorise le Président ou le/la Vice-président (e) délégué (e) à signer toute pièce
nécessaire à l'exécution de la présente délibération.
- Dit que la présente délibération peut faire l’objet d’un recours devant le Tribunal
Administratif de Caen (Calvados) dans un délai de deux mois à compter de sa
publication et de sa réception par le représentant de l'Etat.
- Dit que le Président et le Directeur Général de la Communauté d'Agglomération seront chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente délibération.
à
LE PRESIDENT,
pi Jean-Louis VALENTIN ERBOURG en Cotentin leCotentin
COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION
OUTIL COMMUN DE GESTION
DES COURRIERS ET DES DEMANDES DES USAGERS
GROUPEMENT DE COMMANDE
CONVENTION CONSTITUTIVE Entre
+ LA COMMUNE DE CHERBOURG-EN-COTENTIN,
représentée par son maire en exercice, Monsieur Benoit ARRIVE, en vertu des
délibérations du conseil municipal en date des 3 janvier et 3 février 2016 :
— LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION LE COTENTIN,
représentée par son président en exercice, Monsieur Jean-Louis VALENTIN, en vertu des délibérations du conseil communautaire du 21 janvier et du 6 avril 2017,
Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 - MEMBRES DU GROUPEMENT - OBJET DU GROUPEMENT
La commune de Cherbourg-en-Cotentin et la communauté d'agglomération du Cotentin constituent Un groupement de commande, en application de l'article 28 de l'ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, et régi par la présente convention, ayant pour objet la passation d'un marché pour l'acquisition d'un outit de gestion commun des courriers et des demandes des usagers.
Le groupement constitué n'est pas doté de la personnalité morale et revêt un caractère ponctuel,
L'adhésion au groupement se fait par la signature de la présente convention conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables à chacun des membres,
ARTICLE 2 - DURÉE
L'existence du groupement démarre à compter de la signature de la présente convention par les personnes dûment habilitées à cet effet.
Il prendra fin dès l'achèvement du marché et après, éventuellement, règlement définitif des comptes entre les membres du groupement.
ARTICLE 3 - COORDONNATEUR DU GROUPEMENT
La coordination du groupement est assurée par la commune de Cherbourg-en-Cotentin.
Le coordonnateur n'est tenu que des obligations de moyens posées au titre de la présente convention.
ARTICLE 4 - OBLIGATIONS DES MEMBRES DU GROUPEMENT
Les membres du groupement sont chargés de communiquer au coordonnateur une évaluation de leurs besoins préalablement au lancement de la consultation, et ce dans les délais fixés par le coordonnateur. ARTICLE 5 - REGLEMENTATION
Les marchés objets de la présente convention seront attribués et exécutés dans le respect des règles de l'ordonnance N°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics,
ARTICLE 6 — FONCTIONNEMENT DU GROUPEMENT
6.1 Passation des marchés
Dans le cadre de ce groupement, la commune de Cherbourg-en-Cotentin est désignée coordonnateur du groupement, Conformément à l'article 28-II de l'ordonnance susvisée, ses missions et prérogatives sont les suivantes :
-_ recenser les besoins auprès des membres du groupement,
- choisir la procédure de passation la plus appropriée conformément aux dispositions de la réglementation de la commande publique,
-_ préparer les dossiers de consultation des prestataires et définir les critères de sélection,
- procéder, dans le respect des règles prévues par la réglementation de la commande publique , à l'organisation de l'ensemble des opérations de sélection des cocontractants :
o rédiger et assurer l'envoi à la publication de l'avis d'appel public à la
concurrence,
o transmission des DCE aux candidats,
o suivi des demandes de renseignements,
o réception des offres,
o analyser les candidatures et les offres reçues,
o rédiger le projet de rapport d'analyse,
o le cas échéant, assurer le secrétariat de la commission d'appel d'offres,
convoquer et présider ses réunions,
o informer les candidats du résultat de la mise en concurrence, établir, le cas
échéant, le rapport de présentation,
o procéder, le cas échéant, à la publication de l'avis d'attribution,
- gérer la signature du marché,
- notifier le marché au candidat retenu,
- transmettre le marché et les pièces annexes aux membres du groupement pour exécution,
- le cas échéant, établir les dossiers de demande de remboursement des frais engagés par le coordonnateur pour la passation et l'exécution des marchés, comportant toutes les pièces justificatives nécessaires et les transmettre aux membres du groupement,
-_ régler les litiges éventuels.
6.2 Exécution des marchés
Après que le coordonnateur ait organisé les opérations de sélection des prestataires, signé et notifié le marché à l’attributaire, à charge, pour chaque membre du groupement, pour les prestations qui le concernent, de s’assurer de leur exécution, à savoir :
-_ émission des éventuels bons de commande,
- suivi de l'exécution des prestations,
- règlement des prestations. ARTICLE 7 - COMMISSION D'APPEL D'OFFRES COMPETENTE
Une fois les besoins clairement exprimés et définis, la procédure mise en oeuvre sera
appréciée au vu de leur montant estimé pour les 2 entités et ce sur la durée totale du marché,
Si la procédure de marché public menée est une procédure adaptée, l'intervention de la commission d'appel d'offres n'est pas requise,
Si la procédure de marché public menée est une procédure d'appel d'offres, l'intervention de la commission d'appel d'offres sera requise.
Conformément à l'article Li414-3 du code général des collectivités territoriales, la commission d'appel d'offres du groupement sera composée comme suit :
- le représentant du coordonnateur en qualité de président (voix délibérative),
- un représentant de la communauté d'agglomération (voix délibérative),
- toute personne qualifiée dont le représentant du coordonnateur jugera là présence utile (voix consultative).
Dans le cas où la commission d'appel d'offres devrait déclarer la procédure infructueuse, le groupement pourra :
-__ soit procéder à une nouvelle consultation,
- Soit engager une procédure négociée si les conditions initiales de la consultation ne sont pas modifiées,
ARTICLE 8 - EVALUATION DES BESOINS
L'évaluation des besoins sera déterminée pour chaque besoin et permettra la rédaction du cahier des charges de la consultation au cas par cas.
ARTICLE 9 - FRAIS DIVERS
La Ville de Cherbourg-en-Cotentin ne percevra aucune rémunération pour l'exercice de ses fonctions de coordonnateur,
Les frais de publicité, reproduction, transmission, convocation et d'acheminement postal occasionnés par le fonctionnement du groupement sont pris en charge par le coordonnateur.
Dans l'hypothèse où des frais exceptionnels devraient être engagés, par exemple dans le cas d'une procédure contentieuse, une répartition des coûts sera effectuée à parts égales entre les membres du groupement (notamment en cas de condamnation pécuniaire prononcée par une juridiction au bénéfice d’un tiers, pour les frais de représentation, d'indernnité et les frais contentieux).
ARTICLE 10 - MODIFICATION DE LA CONVENTION DE GROUPEMENT
Les modifications que peut subir la présente convention feront l’objet d'un avenant ; elles devront être acceptées par chacun des membres du groupement.
ARTICLE 11 — RESILIATION
La présente convention pourra à tout moment être résiliée à l'initiative de l’une ou l'autre des parties, ARTICLE 12 - REGLEMENT DES LITIGES
Toute contestation relative à l'exécution ou à l'interprétation de la présente convention sera du ressort du tribunal administratif de Caen,
Fait à Cherbourg-en-Cotentin, le
La Commune La Communauté d'agglomération
de Cherbourg-en-Cotentin du Cotentin
Le maire Le président