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Document publié le Lundi 27 janvier 2014 par la commune d'Albi.
Lien du pdf (unknown - 21 RP 081 218100048 20220627 22 116 DE 1 1 2)
Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Assurance,
MISE EN PLACE D’UN SERVICE COMMUN
« PROTECTION JURIDIQUE ET FONCTIONNELLE DES DONNÉES /DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES »
ENTRE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION DE L’ALBIGEOIS ET LA COMMUNE D’ALBI
PRÉAMBULE
L’article L5211-4-2 du code général des collectivités territoriales, modifié par la loi du 27 janvier 2014 (article 67), permet à un établissement public de coopération intercommunale de créer, en dehors des compétences transférées, des services communs avec une ou plusieurs collectivités membres.
La communauté d’agglomération de l’Albigeois pratique dans de nombreux domaines d’activité depuis plusieurs années une organisation du travail en collaboration avec les collectivités membres qui le souhaitent. Plusieurs services mutualisés ont ainsi été créés (droits des sols, ressources humaines, finances, informatique…).
Cette formule fonctionne à la satisfaction de tous et a prouvé son utilité. Elle est par ailleurs en constante évolution avec de nouvelles communes qui rejoignent ce dispositif et de nouveaux domaines d’application.
Le règlement (UE) 2016/679 du parlement européen dit « Règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) » et la loi relative à l’informatique et aux fichiers et aux libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, fixent que toute autorité publique est tenue de désigner un délégué à la protection des données, souvent abrégé « DPD » (ou « DPO », suivant le sigle anglais), dès lors qu’elle met en œuvre un traitement de données personnelles. L’autorité publique est également tenue d’assurer la conformité de ses traitements de données à l’ensemble des règles fixée par le RGPD.
Nos collectivités, qui opèrent chacune plusieurs dizaines de traitements de données, sont soumises à ces règles. Pour les respecter et atteindre les objectifs de conformité, la Communauté d’agglomération de l’Albigeois a désigné, en 2018, son DPO et a constitué un service de la protection juridique et fonctionnelle des données. Ce service bénéficie de l’expertise d’un agent à temps plein, spécialisé dans ce domaine juridico-technique.
Dans ce contexte de mutualisation et d’obligations légales pour chaque collectivité, une réflexion a été menée entre la Communauté d’agglomération et la commune d’Albi afin d’étudier la possibilité de mutualiser cette expertise et l’ensemble des taches afférentes.
A l’instar de ce qui peut exister dans beaucoup de structures intercommunales, il est proposé de créer un service commun de la protection juridique et fonctionnelle des données permettant à la Communauté d’agglomération et à la commune d’Albi de mutualiser cette fonction.
Ce service commun peut étendre son périmètre à toute collectivité membre de l’établissement public et, le cas échéant, un ou plusieurs établissements publics rattachés à un ou plusieurs d'entre eux.
La présente convention a pour objet de déterminer les conditions de mise en œuvre du service commun « Protection juridique et fonctionnelle des données / DPO » avec la commune d’Albi, dans le respect des dispositions de l’article L.5211-4-2 du CGCT.
Convention
Entre
La communauté d’agglomération de l’Albigeois, représentée par monsieur Marc VENZAL, vice-président, dûment habilité par une délibération du Conseil Communautaire en date du 8 février 2022,
d’une part,
et
la commune d’Albi, représentée par madame Stéphanie GUIRAUD-CHAUMEIL, maire, dûment habilitée par une délibération en date du 27 juin 2022 d’autre part,
IL A ETE CONVENU DE CE QUI SUIT : Article 1 : Objet
La communauté d’agglomération de l’Albigeois et la commune d’Albi décident de créer un service commun en dehors des compétences transférées, dans le domaine de la protection juridique et fonctionnelle des données. Il prend la dénomination de « Service mutualisé de la protection juridique et fonctionnelle des données ».
Article 2 : Champs d’action du service commun
Les missions du service commun couvrent le périmètre d’intervention suivant :
Conseil et assistance : Le service commun assiste la collectivité au regard des obligations juridiques et fonctionnelles relatives aux traitements de données qu’elle met en œuvre ou qu’elle est susceptible de mettre en œuvre.
L’assistance peut porter (liste non-exhaustive) sur : la conformité juridique du site internet de la Collectivité, l’accessibilité de ses services en ligne aux citoyens, la publication de données en ligne, l’accès aux documents administratifs, la cyber sécurité…
Mise en œuvre de la conformité au RGPD
Le service commun assiste la collectivité, en collaboration avec les services de celle-ci, pour tout ce qui relève de la conformité et du maintien de la conformité au RGPD des traitements de données personnelles, notamment :
- en recensant les traitements de données, en vérifiant la licéité et en les documentant conformément aux règles établies par le RGPD (y compris l’analyse d’impact s’il y a lieu),
- en identifiant les responsables opérationnels des traitements de la collectivité, en les conseillant et accompagnant, pour tout traitement en vigueur ou lorsqu’un nouveau traitement est envisagé,
- en établissant et maintenant les registres prévus par le RGPD, - en veillant au maintien de la conformité,
- en assurant le suivi de l’exercice des droits des personnes concernées - en sensibilisant et formant les agents et élus de la collectivité à la protection des données personnelles,
- en gèrant les risques en matière de protection de données personnelles.
Mise à disposition d’un délégué à la protection des données :
Le service commun met à disposition de la collectivité un délégué à la protection des données qui – après désignation par celle-ci à la CNIL - l’accompagnera et la représentera au sens des articles 37, 38 et 39 du RGPD. Article 3 – Gestion et fonctionnement du service commun
Les services communs sont gérés par la communauté d’agglomération qui disposera de l’ensemble des prérogatives reconnues à l’autorité investie du pouvoir de nomination.
Dans ce cadre, la notation ou l’évaluation des agents exerçant leurs missions dans un service commun relèvera de la compétence de la communauté.
Lorsqu’un agent relevant statutairement de la communauté ne remplit qu’en partie ses fonctions dans un service commun, la commune et la communauté devront se coordonner pour sa notation ou son évaluation.
Les agents sont placés, pour l’exercice de leurs fonctions, sous l’autorité fonctionnelle du Président ou du Maire, en fonction des missions qu’ils réalisent.
Le président ou le maire, le cas échéant, peut saisir, en tant que de besoin, l’autorité de nomination d’un agent communautaire pour mettre en œuvre une procédure disciplinaire.
Le maire ou le président de l'établissement public peut donner, par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité, délégation de signature au chef du service commun pour l'exécution des missions qui lui sont confiées.
Article 4 : Situation des agents du service commun
Les fonctionnaires et agents non titulaires qui remplissent en totalité leurs fonctions dans un service ou une partie de service mis en commun sont transférés de plein droit, après avis, selon le cas, de la commission administrative paritaire ou de la commission consultative paritaire compétente, à l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre ou à la commune chargée du service commun.
Ils conservent, s'ils y ont intérêt, le bénéfice du régime indemnitaire qui leur était applicable ainsi que, à titre individuel, les avantages acquis en application du troisième alinéa de l'article 111 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.
L’annexe prévue au quatrième alinéa de l’article L.5211-4-2 du CGCT précise le nombre de fonctionnaires et d'agents non titulaires territoriaux transférés par la commune.
Article 5 : Mise à disposition des locaux et des matériels nécessaire à l’exercice des missions du service commun
Le service commun est situé au siège administratif de la communauté d’agglomération, sis parc François Mitterrand à Saint-Juéry au moment de la signature de la présente convention.
Le cas échéant, les agents du service commun disposent de droits d’accès aux serveurs et aux outils métiers des collectivités parties prenantes. Ils les utilisent dans le respect des modes et usages de gestion de chaque collectivité. Les comptes de messagerie électronique des agents du service commun sont ceux de la communauté d’agglomération.
Article 6 - Modalités financières
L'agglomération étant soumise au régime fiscal prévu à l’article 1609 nonies C du Code général des impôts, les effets financiers de la présente convention de service commun seront évalués et répercutés sur l’attribution de compensation de la commune.
Cette retenue sur attribution de compensation sera constatée par la commission locale d'évaluation des charges transférées.
Elle portera sur :
le coût du personnel, sur la base du coût annuel constaté pour l'année 2021 cotisations sociales comprises,
les frais de formation et de mission,
les coûts informatiques, logiciels, matériels et mobiliers, les frais d'assurance statutaire,
les coûts de fonctionnement relatifs à l'occupation des locaux (fluides, assurances, entretien, maintenance et petites réparations, …).
Après évaluation et retenue de ces montants sur les attributions de compensation des communes concernées, l’ensemble des coûts nécessaires au fonctionnement du service commun est assuré par la communauté d’agglomération (salaires des agents, dépenses à caractère générale, fluides, …)
Article 7 - Comité de suivi
Un comité de suivi est créé pour :
- réaliser un bilan annuel de la mise en œuvre de la présente convention, - examiner les conditions financières de ladite convention,
Il est convoqué par le vice-président en charge des ressources humaines et de la mutualisation de la communauté d’agglomération et il est composé des élus en charge des domaines du service commun, des vice-présidents de la communauté d’agglomération en charge de ces mêmes domaines, de la direction générale des services des collectivités concernées.
Le responsable du service commun est invité par le comité de suivi à présenter le bilan annuel d’activité du service dont il a la responsabilité.
Article 8 : Responsabilité
Les dommages susceptibles d’être causés dans le cadre de l’exécution des missions confiées par le bénéficiaire de la convention aux agents des services mutualisés relèvent de sa responsabilité exclusive, dans le cadre des contrats d’assurance souscrits à cet effet. Article 9 - Durée de la convention et résiliation
La présente convention est conclue, à partir de la date de sa signature par les deux parties, pour une durée illimitée.
Elle pourra être modifiée, par voie d’avenant, accepté par les deux parties.
Elle pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, suite à une délibération de son assemblée ou de son organe délibérant, notifiée au cocontractant, par voie de lettre recommandée avec accusé réception. Cette dénonciation ne pourra avoir lieu que dans le respect du préavis d’un exercice budgétaire.
Cette dénonciation emportera une répartition des matériels acquis par la communauté gestionnaire des services au cours de l’exécution de la présente convention, par accord entre les deux collectivités.
Article 10 -Juridiction compétente en cas de litige
En cas de litige résultant de l’application de la présente convention et d’échec des négociations amiables, le Tribunal administratif de Toulouse est compétent.
Saint-Juéry le
Pour la communauté d’agglomération
de l’Albigeois,
Le vice-président délégué,
Pour la commune d’Albi,
Le Maire,