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unknown - Communauté de communes - Haut-Béarn - 240627 13 PER Re actualisation des frais de de placement tampon Document publié le Jeudi 27 juin 2024 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Haut-Béarn - 240627 13 PER Re actualisation des frais de de placement tampon)Thèmes du document : Transports, Handicap et inclusivité, Aménagement du territoire, C O M M U N A U T É D E C O M M U N E S D U H A U T - B E A R N

R E G I S T R E D E S D É L I B É R A T I O N S

SÉANCE DU 27 JUIN 2024

L’an deux mille vingt-quatre, le vingt-sept juin à dix-huit heures, le Conseil Communautaire régulièrement convoqué, s’est réuni au siège de la communauté de communes, 12 place de Jaca à Oloron Sainte-Marie (64400) sous la présidence de Bernard UTHURRY,

Date de convocation : vendredi 21 juin 2024

Secrétaire de séance : Daniel LACRAMPE

Etaient présents 48 titulaires, 2 suppléants, 14 conseillers ayant donné pouvoir, le quorum étant ainsi atteint,

Présents : Dany BARRAUD, André BERNOS, Gilbert HONDAREITE, Pierre CASABONNE, Bernard MORA, Jacques CAZAURANG, Henri BELLEGARDE, Jean-Jacques BORDENAVE, Philippe VIGNEAU, Sylvie BETAT, Maryse ARTIGAU, Suzanne SAGE, Philippe PECAUT, Claude LACOUR, Jean SARASOLA, Jean LABORDE, Cédric PUCHEU, Lydie ALTHAPE, Michèle CAZADOUMECQ, Christine CABON, Bernard AURISSET, Sandrine HIRSCHINGER, Patrick MAUNAS, Patrick DRILHOLE, Marthe CLOT, Jean-Luc ESTOURNÈS, Marc OXIBAR, Marie-Lyse BISTUÉ, Sami BOURI, Philippe GARROTE, André LABARTHE, Daniel LACRAMPE, Stéphane LARTIGUE, Chantal LECOMTE, Frédéric LOUSTAU, Patrick MAILLET, Jean-Paul PORTESSENY, Pierre BAHOUM, Dominique QUEHEILLE, Brigitte ROSSI, Anne SAOUTER, Bernard UTHURRY, Raymond VILLALBA, Alain QUINTANA, Elisabeth MIQUEU, Louis BENOIT, Martine MIRANDE, Jacques MARQUÈZE,

Suppléant : Jean-Philippe FLORENCE (suppléant de Fabienne TOUVARD) Serge MAUROUAT (suppléant de Ophélie ESCOT)

Pouvoirs : Marie-Pierre CASTAINGS à Pierre CASABONNE, Françoise ASSAD à Jean-Jacques BORDENAVE, Alexandre LEHMANN à Philippe VIGNEAU, Michel CONTOU-CARRÈRE à Louis BENOIT, Laurent KELLER à Lydie ALTHAPE, Fabienne MENE-SAFFRANE à Marc OXIBAR, Anne BARBET à Philippe GARROTE, Emmanuelle GRACIA à Anne SAOUTER, Flora LAPERNE à Brigitte ROSSI, Muriel BIOT à Claude LACOUR, Marie- Annie FOURNIER à Gilbert HONDAREITE, Bruno JUNGALAS à Marthe CLOT, Jean CONTOU-CARRÈRE à Frédéric LOUSTAU, Jean-Claude COSTE à Christine CABON,

Absents : Jean-François CASAUX, Alain CAMSUSOU, Jean CASABONNE, Philippe SANSAMAT, Jean-Michel IDOIPE, Claude BERNIARD, Gérard LEPRETRE, Laurence DUPRIEZ, Aurore GUEBARA, Christophe GUERY,

RAPPORT N° 240627-13-PER-

MISE EN PLACE DES FRAIS DE DÉPLACEMENTJ-L. ESTOURNES expose :

Les agents territoriaux et les collaborateurs occasionnels d’une collectivité territoriale peuvent bénéficier du remboursement des frais induits par l’exercice de leurs fonctions pour le compte de la collectivité.

La réglementation fixe un cadre général mais donne compétence aux organes délibérants des collectivités pour fixer certaines modalités de remboursement et pour moduler les montants des indemnisations.

Une délibération du conseil communautaire du Piémont Oloronais datée du 11 octobre 2007 prévoyait déjà un certain nombre d’indemnisation des frais de déplacement mais qu’il y a lieu d’actualiser au vu des évolutions règlementaires.

Vu le Code Général de la Fonction Publique ;

Vu l’arrêté du 20 septembre 2023 modifiant l’Arrêté du 3 juillet 2006 relatif aux taux des indemnités journalières de mission ;

Vu le Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat ;

Vu le Décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlements des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics mentionnés dans l’article 2 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et abrogeant le décret n°91-753 du 19 juin 1991 ;

Vu l’Arrêté du 14 mars 2022 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l’Etat ;

Vu l’Arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l’Etat ;

Vu l’Arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils ;

Vu l’Arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant les taux des indemnités de stage prévues à l’article 3-1 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat

Vu l’Arrêté du 3 juillet 2006 modifié stipulant à l’article 3-2 la possibilité de consentir à des avances sur le paiement des frais pour les agents qui en font la demande.

Suite à l’avis favorable du Comité Social Territorial en date du 05 juin 2024 ;

Il est proposé à l’assemblée de se prononcer sur les points suivants : ▪ La définition de la notion de commune,

▪ Le remboursement des frais de transport de personnes lors de déplacements temporaires,

▪ Les taux de remboursement des frais de repas et des frais d’hébergement, ▪ Les taux de remboursement de l’indemnité de stage,▪ La prise en charge des trajets domicile-lieu de travail,

▪ La prise en charge des frais de déplacements pour les agents présentant un concours, une sélection ou un examen professionnel,

▪ La prise en charge de frais de transport du corps d’un agent décédé.

1 - LA NOTION DE COMMUNE

La réglementation définit comme constituant une seule et même commune « la commune et les communes limitrophes desservies par des moyens de transports publics de voyageurs ». Pour les établissements publics on retient la commune siège de l'établissement et les communes limitrophes.

Il convient de déterminer si cette définition est conforme à la réalité de la collectivité ou s’il convient de redéfinir cette notion avec restriction afin de prendre en compte l’intérêt du service ou des situations particulières.

Considérant le territoire d’intervention de la CCHB et l’intérêt du service, il est proposé de retenir une définition plus étroite : constitue une commune le territoire de la seule commune sur laquelle est implanté le lieu de travail de l'agent.

2 - LES FRAIS DE TRANSPORT DE PERSONNES LORS DE DÉPLACEMENTS TEMPORAIRES

Les déplacements effectués par les agents à l'extérieur du territoire de la commune de résidence familiale et administrative dans le cadre de leurs fonctions peuvent donner lieu à remboursement.

Le service qui autorise le déplacement choisit le moyen de transport au tarif le moins onéreux et, lorsque l’intérêt du service l’exige, le plus adapté à la nature du déplacement.

L’autorité territoriale peut autoriser les agents, dès lors que l’intérêt du service le justifie, à utiliser leur véhicule terrestre à moteur.

La réglementation prévoit que l’agent est alors indemnisé :

▪ Soit sur la base du tarif de transport public le moins onéreux,

▪ Soit sur la base d'indemnités kilométriques selon les tarifs en vigueur.

Il est proposé de retenir un remboursement des frais de déplacement sur la base d’indemnités kilométriques selon les tarifs en vigueur.

En l’absence de transports publics adéquats, le remboursement ne peut avoir lieu que sur la base des indemnités kilométriques.

Il est proposé également de prendre en charge les frais annexes liés au transport de personnes : frais de péages d’autoroute et d’utilisation de parcs de stationnement. Le remboursement de ces différents frais sera réalisé aux frais réels et sous condition de justificatifs.

3 - LES TAUX DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE REPAS ET DES FRAIS D'HEBERGEMENT (mission et tournée)Les taux forfaitaires de prise en charge des frais de repas et des frais d'hébergement sont fixés par un arrêté ministériel du 3 juillet 2006.

Cet arrêté prévoit à ce jour :

− Une indemnité forfaitaire de 20 € par repas,

− Un taux maximal de remboursement des frais d'hébergement de 90 € par nuit, 120 € par nuit dans les communes dont la population est égale ou supérieure à 200 000 habitants et les communes de la métropole du Grand Paris, 140 € par nuit dans la commune de Paris, − 150 € dans tous les cas pour les agents reconnus travailleurs handicapés et à mobilité réduite : ce tarif n'est pas modulable.

Ces tarifs ne peuvent pas être modulés et les revalorisations de tarifs devront être appliquées, à chaque modification fixée par arrêté ministériel (ou autre).

L'assemblée délibérante peut prévoir la prise en charge des frais de repas effectivement engagés par l'agent, sur production des justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur, dans la limite du taux défini ci-dessus.

Il est proposé :

▪ De retenir le principe d’une indemnité forfaitaire pour les frais de repas, fixée par arrêté ministériel ;

▪ De retenir le principe du remboursement des frais d’hébergement à hauteur des forfaits fixés par

l’arrêté ministériel ;

▪ De ne pas verser d'indemnité de repas ou d'hébergement lorsque l'agent est nourri ou logé

gratuitement.

L'assemblée délibérante peut être amenée à déroger à ces taux forfaitaires pour tenir compte de l'intérêt du service ou de situations particulières. Cette dérogation doit revêtir un caractère exceptionnel, ponctuel et ne peut concerner qu’une durée limitée dans le temps. Une délibération sera nécessaire pour chaque dérogation.

Il est également proposé de délibérer spécifiquement pour tout déplacement outre-mer ou à l'étranger (déplacements qui demeurent exceptionnels) afin de déterminer au cas par cas les modalités de prise en charge des frais de transport et de mission ou de tournée.

4 - LES TAUX DE REMBOURSEMENT POUR LES FORMATIONS

1 – Indemnité de stage

Les actions favorisant l’intégration dans la fonction publique territoriale dispensées aux agents de toutes catégories ainsi que les formations de perfectionnement dispensées en cours de carrière à la demande de l’employeur ou de l’agent donnent lieu au versement d’une indemnité de stage.

Il est proposé :

- d’adopter les taux fixés par la réglementation et les revalorisations décidées par arrêté ministériel. - pour les formations du CNFPT : un complément des frais liés à l’hébergement, des frais liés au transport de personnes (frais kilométriques, frais de péages d’autoroute et d’utilisation de parcs de stationnement) est versé, sur présentation de justificatifs, pour toute période de formation, dans la limite des modalités décrites au point 3 (les taux de remboursement des frais de repas et des frais d’hébergement).

- pour tous les autres organismes de formation : cf. les modalités décrites au point 2 (les frais de transport de personnes lors de déplacements temporaires) et au point 3 (les taux de remboursement des frais de repas et des frais d’hébergement).2 – Indemnité de mission

L’agent territorial peut bénéficier d’une indemnité de mission s’il suit : - Des actions de professionnalisation, dispensées tout au long de la carrière et à l'occasion de l'affectation dans un poste de responsabilité ;

- Des actions de lutte contre l'illettrisme et pour l'apprentissage de la langue française.

Il est proposé :

- que les frais de transport soient pris en charge selon les modalités décrites au point 2 (les frais de transport de personnes lors de déplacements temporaires)

- que l'indemnité de mission soit versée dans les conditions prévues au point 3 (les taux de remboursement des frais de repas et des frais d’hébergement).

5 - LA PRISE EN CHARGE DU TRAJET DOMICILE-TRAVAIL

La réglementation impose aux employeurs publics de prendre en charge une partie des titres d’abonnement à des transports publics utilisés par les agents pour leurs déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

L’employeur public prend en charge les trois-quarts (75%) du tarif des abonnements : − Multimodaux à nombre de voyages illimité ainsi que les cartes et abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimités ou limités délivrés par la RATP, la SNCF, ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres services de transports organisés par l’Etat et les collectivités territoriales,

− À un service public de location de vélos.

Ces deux prises en charge ne sont pas cumulables lorsqu’elles portent sur le même trajet.

La participation de l’employeur public se fait sur la base du tarif le plus économique pratiqué par les transporteurs.

6 - LES FRAIS DE DÉPLACEMENT LIÉS À UN CONCOURS, UNE SÉLECTION OU UN EXAMEN PROFESSIONNEL

La réglementation prévoit la prise en charge des frais de transport uniquement engagés par un agent qui se présente aux épreuves d’un concours, d’une sélection ou d'un examen professionnel ; cette prise en charge est, par principe, limitée à un aller-retour par année civile.

Cependant, pour les concours, deux déplacements peuvent s'avérer nécessaires pour une même opération, un premier déplacement pour les épreuves d'admissibilité puis un deuxième déplacement si l'agent est autorisé à participer aux épreuves d'admission au concours. Les collectivités locales peuvent prendre en charge les frais de transport résultant de ces deux déplacements. Lorsque les épreuves d'admission et d'admissibilité d'un concours se déroulent sur deux années, le concours constituerait une opération rattachée à la première année.

Il est proposé de retenir ce principe étant précisé que, en toute hypothèse, un même agent bénéficiera de la prise en charge d'une seule opération (concours ou examen) par année civile.7 - LES FRAIS ENGAGÉS POUR LE TRANSPORT DU CORPS D’UN AGENT DÉCÉDÉ

La réglementation prévoit la possibilité de rembourser les frais de transport d’un agent décédé au cours d’un déplacement temporaire. Ce remboursement s’effectue sur présentation des pièces justificatives et sur demande de la famille. La demande doit être présentée dans le délai d’un an à compter du décès.

Il est proposé à l’assemblée délibérante de retenir ce principe.

8 – VERSEMENT D’AVANCES

Selon l’article 3-2 du décret 2006-781 du 3 juillet 2006, la collectivité employeur peut consentir aux agents qui en font la demande des avances sur les frais qui seront engagés au titre d’un déplacement hors de la commune ou d’un stage.

Le montant de l’avance consenti sera précompté sur le mandatement effectué à la fin du déplacement ; le solde sera versé au vu des états de frais correspondants et des justificatifs.

Ouï cet exposé

Le Conseil Communautaire, par 62 voix pour et 2 abstentions/nuls/blancs/non-participations (S. LARTIGUE et J. MARQUEZE),

- ADOPTE les modalités de prise en charge des divers frais de déplacement proposées par le Président,

- PRÉCISE que ces dispositions prendront effet à compter du 1er jour du mois suivant cette délibération et que les crédits suffisants sont prévus au budget de l'exercice.

Ainsi délibéré à OLORON STE MARIE, ledit jour 27 juin 2024

Pour extrait certifié conforme

Suivent les signatures

Le secrétaire de séance Le Président

Signé DL Signé BU

Daniel LACRAMPE Bernard UTHURRY