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Déliberation - DEL221212 16 Convention ma d moyens Ville au CCAS
Document publié le Lundi 12 décembre 2022 par la commune de Fontenay-aux-Roses.
Lien du pdf (Déliberation - DEL221212 16 Convention ma d moyens Ville au CCAS)
Thèmes du document : Institutions publiques, Grandes et moyennes entreprises, Consommateurs,
DEL221212_16
Département des Hauts-de-Seine
( fl Û
VILLE DE FONTENAY-AUX-ROSES
DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL
SEANCE ORDINAIRE DU 12 DECEMBRE 2022
NOMBRE DE MEMBRES
Composant le Conseil : 35 OBJET : Convention de mise à disposition de moyens En exercice : 35 techniques et de remboursement des dépenses engagées
Présents : 27 par la commune de Fontenay-aux-Roses au bénéfice de son
Pass "8 Centre Communal d'Action Sociale
Contre : 0
Abstentions : 0
L'An deux mille vingt-deux, le douze décembre à dix-neuf heures et trente
minutes, le Conseil municipal de la commune de Fontenay-aux-Roses, légalement convoqué le six décembre, s'est assemblé au lieu ordinaire de ses séances, sous la présidence de M. Laurent VASTEL, Maire.
Etaient_ présents: VASTEL Laurent, REIGADA Gabriela, LAFON Dominique, GALANTE- GUILLEMINOT Muriel, RENAUX Michel, DELERIN Jean-Luc, BEKIÏARI Despina: CHAMBON Emmanuel, GAGNARD Françoise, LE ROUZES Estéban, ROUSSEL Philippe, BOUCLIER Arnaud, RADAOARISOA Véronique, SAUCY Nathalie, LECUYER Sophie, HOUCINI Mohamed, PORTALIER- JEUSSE Constance, BERTHIER Etienne, COLLET Cécile, KEFIFA Zahira, KARAJANI Claire, SOMMIER Jean-Yves, KATHOLA Pierre, MERGY Gilles, BROBECKER Astrid, POGGI Léa-lris, LE FUR Pauline, conseillers municipaux,
Lesquels forment la majorité des Membres en exercice et peuvent délibérer valablement en exécution de l'article L 2121-17 du Code Général des Collectivités Territoriales.
Absents représentés :
Mme BULLET pouvoir à Mme GAGNARD
Mme ANTONUCCI pouvoir à Mme REIGADA
M. CONSTANT pouvoir à Mme LECUYER
M. LHOSTE pouvoir à M. CHAMBON
Mme MERCACDIER pouvoir à M. LAFON
M. GABRIEL pouvoir à M. RENAUX
Mme GOUJA pouvoir à Mme LE FÜR
M. MESSIER pouvoir à Mme BROBECKER
Le Président ayant ouvert la séance, il est procédé, conformément à l'article L 2121-15 du Code
précité, à l'élection d'un Secrétaire : Mme KARAJANI est désignée pour remplir ces fonctions.
Le Conseil,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,
Vu le Code de l’action sociale et des familles, et notamment ses articles L. 123-4 et suivants,
Vu les statuts du CCAS de la commune de Fontenay-aux-Roses,
Considérant que la Ville a pour objectif le développement d'une politique sociale sur l'ensemble du territoire communal en complément des dispositifs existants mis en œuvre par
Envoyé en préfecture le 21/12/2022
Reçu en préfecture le 21/12/2022
Publié le Envoyé en préfecture le 21/12/2022
Reçu en préfecture le 21/12/2022
DEL221212_16 Has Publié le
l'Etat et le Conseil général, et ce en faveur de la globalité del'R OPA P OMIS DEL A2 IP 12 1EDE confondus,
Considérant que le CCAS collabore avec les services de la Ville dans le cadre d'opérations spécifiques qui nécessiteraient l'expertise de ses agents,
Considérant que les services ressources de la Ville peuvent être mis à disposition du CCAS,
Considérant que la Ville et son CCAS définissent dans une convention les modalités de
valorisation et de facturation de ces actions,
Vu le projet de convention de mise à disposition de moyens techniques et de
remboursement des dépenses engagées par la commune au bénéfice de son CCAS, ci- annexé,
Considérant que le Conseil d'Administration du CCAS a approuvé ledit projet de convention lors de sa séance du 1° décembre 2022,
Le Rapporteur entendu, \
Après en avoir délibéré,
DECIDE
Article 1: d'approuver la convention, ci-annexée, de mise à disposition de moyens techniques et de remboursement des dépenses engagées par la commune au bénéfice de son CCAS prenant effet à compter du 1* janvier 2023 pour une durée totale de quatre ans,
Article 2: d'autoriser le Maire à signer ladite convention établie entre la commune de
Fontenay-aux-Roses et son CCAS, ainsi que tout document y afférent,
Article 3: que la présente délibération sera publiée sur le site internet de la Ville de
Fontenay-aux-Roses, et qu'elle pourra être contestée par la voie d'un recours gracieux ou par la voie d'un recours contentieux devant le Tribunal administratif de Cergy-Pontoise (2-4 bd de l'Hautil BP 30322, 95027 CERGY PONTOISE CEDEX) dans un délai de 2 mois
suivant sa publicité.
Article 4 : ampliation de la présente délibération sera transmise à :
- M. le Préfet des Hauts-de-Seine
- Mme. La Comptable du SGC de Fontenay-aux-Roses
- La Présidente du CCAS de Fontenay-aux-Roses
Fait et délibéré en séance les jour, mois et an susdits
Et ont signé le Maire et le(s) secrétaire(s) de séance
Certifié exécutoire 2 Î DEC, 202?
Compte tenu de la réception en préfecture le
Publication / Affichage le 2 2 DEC. 2022
Pour le Maire par délégation
Le Directeur Général des Services
Pa RM Bjah- Clhlse ou VCTAGEKX ù 1
m
Convention de mise à disposition de moyens techniques
et de remboursement des dépenses engagées par la
commune de Fontenay-aux-Roses au bénéfice de son
Centre Communal d'Action Sociale
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Commune de Fontenay aux Roses, sise 75 rue Boucicaut, 92 260 Fontenay-aux-Roses, représentée par son Maire, Monsieur Laurent VASTEL, dûment habilité aux fins des présentes, par délibération du Conseil Municipal en date du 12 décembre2022,
Ci-après désignée « la Commune »,
ET
Le Centre Communal d'Action Sociale de la Commune de Fontenay-aux-Roses, sis 10 rue Jean Jaurès, 92 260 Fontenay-aux-Roses, représenté par sa Vice-Présidente, Madame Anne BULLET, dûment habilitée aux fins des présentes, par délibération du Conseil d'administration 1er décembre 2022,
Ci-après désigné « le CCAS »,
ÉTANT PRÉALABLEMENT EXPOSÉ QUE :
La loi détermine les statuts des établissements publics administratifs (EPA) que sont les CCAS, à travers l’article L123-5 et suivants du Code de l’Action Sociale et des Familles. Le CCAS de la Commune de Fontenay-aux-Roses constitue l’outil privilégié pour la mise en œuvre de l’action municipale dans le champ social. A ce titre la Commune attribue chaque année une subvention d’équilibre annuelle permettant d’assurer son fonctionnement dans les meilleures conditions.
Par ailleurs, la Commune et le CCAS mutualisent certains de leurs moyens humains, financiers et matériels nécessaires à l'exercice de leurs compétences, tout en veillant au respect de l’autonomie de l’EPA.
Il convient de formaliser cette mutualisation. Cette mise à disposition fera l'objet d'un remboursement par le CCAS en fonction des dépenses effectivement réglées dans l'année.
La présente convention se propose donc de faire l'inventaire des biens mis à disposition et des services rendus par la commune au CCAS pour en chiffrer les coûts et prévoir les modalités de leur remboursement.
Envoyé en préfecture le 21/12/2022
Reçu en préfecture le 21/12/2022
Publié le ù 1
IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTE CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
La présente convention fait l'inventaire des services rendus au CCAS par la Commune, notamment par le personnel communal non mis à disposition.
Les différentes dépenses, réalisées par la commune pour le compte du CCAS, donnent lieu à un remboursement dans les conditions définies aux présentes.
Article 2 : Inventaire des moyens et services
La présente convention dresse l’inventaire des moyens et services mis à disposition du CCAS dans leur nature. Cet inventaire est détaillé en annexe.
Le quantum des prestations et moyens mis à disposition varie chaque année.
Article 3 – Concours ponctuels apportés par la ville à titre gratuit
En sus des moyens listés en annexe, le CCAS bénéficiera à titre gratuit des compétences du service juridique et pourra également recevoir gratuitement des concours ponctuels de chacune des directions municipales notamment sous forme de conseils ou services particuliers non conséquents.
Article 4 : Modalités de remboursement
Les parties souhaitent calculer le coût de ces mises à disposition en fonction des prestations et moyens réellement utilisés. En début d'année, la Commune adresse au CCAS des états récapitulatifs des mises à disposition de moyens et de services réalisées au cours de l'année précédente. L’ensemble des refacturations portera donc exclusivement sur des dépenses réglées au cours de l’exercice échu. Les états récapitulatifs sont suffisamment précis pour permettre au CCAS d'apprécier la réalité de la dépense engagée pour son compte. Chaque dépense ayant vocation à être refacturée au CCAS sera dument justifiée par la fourniture de facture ou autre document faisant foi.
Le CCAS, après examen des documents remis par la commune, s’engage à procéder au remboursement des prestations et dépenses engagées par la Commune. Il procède au mandatement des remboursements correspondants dans un délai de 2 mois à compter de la transmission des états récapitulatifs par la Ville.
Article 5 : Durée et Résiliation
La convention prend effet à compter du 1er janvier 2023 pour une durée totale de quatre ans.
Elle pourra être résiliée par anticipation, soit d'un accord commun entre les parties, soit par l'une ou l'autre des parties, moyennant le respect d'un préavis de 3 mois notifié par lettre recommandée avec accusé réception. Pendant le préavis, les parties se rapprochent, afin d'évaluer de concert les modalités de sortie de la convention.
Article 6 : Réciprocité
Toute éventuelle intervention d’agents du CCAS au bénéfice de la Commune donnera lieu à une facturation aux services municipaux par le CCAS. Lesdites interventions seront recensées dans les documents produits à l’appui des titres.
Article 7 : Marchés publics et groupement de commandes
La procédure du groupement de commandes, rendue possible par les articles L. 2113-6 et suivants du code de la commande publique sera mise en œuvre en cas de convergence des besoins de la Commune et du CCAS. Les prestations acquises dans ce cadre pourront être des prestations de services ou de fournitures.
Envoyé en préfecture le 21/12/2022
Reçu en préfecture le 21/12/2022
Publié le ù 1
Concernant la Commission d’Appel d’Offres (C.A.O), la mutualisation est possible pour l’ensemble des marchés, sous réserve d’une délibération en conseil municipal.
Article 8 : Modalités de suivi et révision
Les parties pourront, via leurs représentants, se réunir à tout moment pour traiter les problèmes ponctuellement rencontrés et évaluer globalement la mise en œuvre de la convention. Toute modification apportée à la présente convention, souhaitée par l’une ou l’autre des parties, doit au préalable avoir été négociée et votée par les instances délibérantes.
Article 9 : Clause attributive de compétence
Tout recours relatif à l'exécution ou à l'interprétation de la présente convention, qui ne saurait être résolu à l'amiable, sera de la compétence exclusive du tribunal administratif territorialement compétent.
Coordonnées à la date de signature de la convention :
Tribunal Administratif de Cergy Pontoise
2-4 boulevard de l'Hautil - BP 30322
95027 Cergy-Pontoise CEDEX
Téléphone : 01 30 17 34 00
Télécopie : 01 30 17 34 59
Courriel : greffe.ta-cergy-pontoise@juradm.fr
Fait à Fontenay-aux-Roses, le
La Vice-présidente du CCAS Le Maire
Anne BULLET Laurent VASTEL
Envoyé en préfecture le 21/12/2022
Reçu en préfecture le 21/12/2022
Publié le ù 1
ANNEXE :
Informatique :
Les diverses prestations informatiques, hors achats de matériel et logiciels-métiers, effectuées pour le compte du CCAS sont facturées par la Commune sur la base d’une clé de répartition de 300 € multiplié par le nombre d’agents équivalent temps plein disposant d’un poste d’ordinateur. Ce nombre est déterminé par le dernier tableau des emplois du CCAS des comptes administratifs de la ville pour les agents mis à disposition, et du CCAS. Il est communiqué en début d’exercice et vérifié par le service informatique avant refacturation.
Finances :
Les coûts de gestion financière, budgétaire et comptable du CCAS assurée par la Commune pour le compte du CCAS sont facturés sur la base d’un coût forfaitaire de 0,50 € par mandat et titre émis par les gestionnaires budgétaires sur la totalité de l’exercice N.
Gestion des Ressources humaines :
Les coûts inhérents à la gestion des ressources humaines (GRH) des agents du CCAS assurée par la Commune (administration du personnel, gestion de la paie, formations, recrutement, etc…) sont facturés sur la base d’une clé de répartition de 250 € multiplié par le nombre d’agents équivalent temps plein.
Ce nombre est déterminé par le dernier tableau des emplois du CCAS des comptes administratifs de la ville pour les agents mis à disposition et du CCAS. Il est communiqué en début d’exercice et vérifié par le service des ressources humaines avant refacturation.
Commande publique :
La publication des appels d’offre nécessite l’achat d’unité de publication. La mutualisation de l’achat de ces unités permet une économie substantielle via un achat au forfait. La refacturation a posteriori sera déterminée à partir d’un coût forfaitaire de 42 € pour chaque marché publié au cours de l’année inférieur à 90 K€ HT et de 864 € pour ceux supérieur à 90 K€ HT. Pour les marchés concernant à la fois la Ville et le CCAS, le coût de la publication sera partagé au prorata de l’enveloppe du marché concernant le CCAS.
Fournitures administratives
Les fournitures administratives sont refacturées sur la base d’un coût forfaitaire de 35 € par agent administratif.
Véhicules :
Le CCAS utilise 2 véhicules pour assurer ses missions liées au transport de personnes. Les dépenses de maintenance et d’entretien inhérentes à la flotte du CCAS effectuées par la direction des services techniques de la Commune sont refacturées sur la base d’un forfait horaire de 50 € par intervention mécanique, prenant en compte la main d’œuvre et les pièces. Le carburant est facturé au réel en fonction de la consommation de chaque véhicule. Les assurances des véhicules sont refacturées au réel.
Fluides :
Les dépenses de fluides liées au CCAS (sur les locaux situés au niveau - 1 de l’Hôtel de Ville) sont facturées annuellement au prorata de la surface occupée sur la base des factures justificatives fournies par la Commune et mandatées sur l’année N.
Nettoyage :
Les dépenses de nettoyage liées au CCAS (sur les locaux situés au niveau - 1 de l’Hôtel de Ville) sont facturées annuellement au prorata de la surface occupée sur la base des prix du bordereau des prix unitaires (BPU) du marché de nettoyage des bâtiments et vitreries et mandatées sur l’année N.
Envoyé en préfecture le 21/12/2022
Reçu en préfecture le 21/12/2022
Publié le ù 1
Communication :
La refacturation a posteriori des différents supports de communication élaborés par la Commune pour le compte du CCAS s’effectue sur la base d’un coût forfaitaire de 150 € par support créé. Le service communication fournira en fin d’exercice l’ensemble des supports édités pour le compte du CCAS sur l’exercice en cours.
Impressions :
Le photocopieur du CCAS est mutualisé avec les services des Archives et du Logement. Les dépenses engagées par la Ville pour l’utilisation du photocopieur est refacturé 550€ par an, correspondant au prorata du nombre d’agents administratifs du CCAS travaillant dans les locaux de la Mairie par rapport au nombre d’agents total utilisant ce copieur l’année de signature de la convention.
En matière de copies la refacturation se fera au réel en année N sur la base des relevés courant sur la période du 20/09/N-1 au 20/09/N.
Appariteur :
Le courrier à destination du CCAS est réceptionné et enregistré sur le logiciel de suivi par le service des Moyens Généraux. Il est ensuite transmis au CCAS qui en assure la distribution au sein de son service. La refacturation s’effectue sur la base d’un coût forfaitaire de 1 000 € par exercice. Un état des courriers traités sur l’année N sera dressé en fin d’exercice.
Affranchissement :
Ces dépenses, prises en charge directement par le service des Moyens Généraux de la Commune sont facturées au réel annuellement. Le service courrier tient à jour un inventaire précis des affranchissements, permettant d’identifier le compostage propre au CCAS, ledit inventaire constituant la base de calcul en vue de la refacturation. En fin d’année N cet inventaire de l’exercice passé est transmis au service finances pour calcul du montant final à refacturer.
Reprographie :
La refacturation a posteriori des impressions effectuées par la Commune pour le compte du CCAS s’effectue sur la base d’un coût forfaitaire de 1 500 € par exercice.
Prestations occasionnelles :
Les prestations ponctuelles payées par la Ville pour le compte du CCAS et non comprises dans la présente convention, telles que des prestations de réception par la cuisine centrale par exemple, sont facturées au réel annuellement, sur la base des factures fournies par la Commune, et mentionnant explicitement le CCAS dans le descriptif des prestations concernées.
Confection des repas pour les portages à domicile :
La refacturation au CCAS du prix des repas confectionnés au sein de la cuisine centrale de la Commune s’effectue au réel, sur la base d’un coût unitaire par repas déterminé par le Bordereau des Prix Unitaires en cours.
A ce sujet, la cuisine centrale s’engage à assurer la production des repas dans le respect des normes suivantes :
- Loi pour l’équilibre des relations commerciales dans le secteur agricole et alimentaire et une alimentation saine durable et accessible à tous, dite loi EGALIM ; - Directive européenne 93/94 CEE du Conseil du 14 Juin 1993 fixant les conditions d’hygiène applicables dans les établissements de restauration collective ; - Règlement CE n°852/2004 du parlement européen et du conseil du 29 Avril 2004 relatif à l’hygiène des denrées alimentaires ;
- Recommandation relative à la nutrition n°J5-07 du 04/05/2007 ;
La prestation peut être décrite comme suit :
Envoyé en préfecture le 21/12/2022
Reçu en préfecture le 21/12/2022
Publié le ù 1
- Fourniture de repas en barquette de polypropylène, éventuelles sauces et condiments livrés en barquettes distinctes : le repas comporte 5 composantes. La composition des repas est soumise à l’approbation de commission des menus composées de représentants de la Ville.
- Sur le contenu : garantie de l’équilibre des repas et contrôle sur les fréquences par catégorie d’aliments et de présentation des plats, vérification des apports journaliers, certification d’absence d’organismes génétiquement modifiés (OGM), emploi de produits labellisés (pêche durable, label rouge…), préférence donnée aux produits frais - Adaptation aux régimes spécifiques (diabètes, régime sans sel, hâché) et à des évènements particuliers
L’action de la cuisine centrale se limite à la confection des repas aux quantités demandées. Le Centre Communal d’Action Sociale dispose de ses propres moyens de livraison aux usagers.
Envoyé en préfecture le 21/12/2022
Reçu en préfecture le 21/12/2022
Publié le