Déliberation - 2026 44 2 Annexe Convention dObjectifs VILLE Escalen scène V5

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Déliberation - 2026 44 2 Annexe Convention dObjectifs VILLE Escalen scène V5 Document publié le Vendredi 10 avril 2026 par la commune d'Escalquens. Lien du pdf (Déliberation - 2026 44 2 Annexe Convention dObjectifs VILLE Escalen scène V5)Thèmes du document : Culture et patrimoine, Associations, ONG et mouvements politiques, Justice et droit, CONVENTION D’OBJECTIFS

Entre la Ville d’Escalquens et l’association Escal’en Scène

Entre les soussignés :

La Commune d’Escalquens, représentée par Monsieur Jean-Luc Tronco, Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal en date du 10 avril 2026, ci-après dénommée « la Commune »,

ET

L’association « Escal’en Scène », association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901, représentée par Monsieur Xavier André, Président,

II est tout d'abord exposé ce qui suit :

Vu l’article 10 de la Loi n°2000-321 du 12/04/2000, I’autorité administrative qui attribue une subvention doit, lorsque cette subvention dépasse un seuil défini par décret (fixe à 23 000 € par décret n°2001-49 5 du 06/06/2001), conclure une convention avec l’organisme de droit privé qui en bénéficie, définissant l'objet, le montant et les conditions d'utilisation de la subvention attribuée.

Vu par ailleurs I' article L.1611-4 du Code général des collectivités territoriales, toutes associations qui ont reçu dans l'année en cours une ou plusieurs subventions sont tenues de fournir à l'autorité qui a mandaté la subvention tous les documents faisant connaître les résultats de leur activité.

CONSIDERANT QUE ces textes de référence obligent ou incitent les collectivités publiques et organismes subventionnés à faire preuve de transparence dans l'affectation, le montant et les modalités d'utilisation des fonds publics.

L’association Escal’en Scène s’est fixée pour missions principales de :

 Organiser un spectacle vivant participatif sur la commune d’Escalquens ;  Fédérer les acteurs locaux, les habitants et les associations autour d’un projet culturel commun, afin de renforcer la cohésion sociale et la dynamique territoriale.

La commune d'Escalquens souhaitant favoriser de telles initiatives, participant au développement social et culturel de la ville, il est apparu nécessaire de définir dans la présente convention les termes d'un partenariat entre elle et l’association Escal’en Scène.

I - MISSIONS ET OBJECTIFS DU PARTENARIAT

Article 1 – Mission générale

L’association Escal’en Scène encouragera l'implication bénévole des adhérents dans ses actions à travers l'animation locale et culturelle et les actions de participation. Elle recherchera une complémentarité avec les différents acteurs associatifs de la ville, ainsi qu'une relation partenariale avec la municipalité pour :  Réaliser un spectacle vivant impliquant les habitants, associations et acteurs locaux

1 Favoriser la création artistique et le maintien du lien social entre différentes générations

 Permettre aux habitants de découvrir l’univers du spectacle vivant en tant qu’acteur d’un projet participatif (dans la mise en œuvre en amont, le jour J, être acteur du spectacle…)  Susciter l'implication des habitants et des adhérents dans la réalisation du projet  Favoriser le transfert des savoirs et expériences entre professionnels de l’art vivant et amateurs

1.1 – Objet de la convention

La présente convention a pour objectif de formaliser les modalités de collaboration entre la Commune d’Escalquens et l’association Escal’en Scène, en définissant les engagements réciproques et les moyens mis en œuvre pour atteindre ces ambitions partagées

La présente convention précise les responsabilités et les engagements de chaque partie pour la réalisation des objectifs communs suivants :

 Rassembler et faire du lien intergénérationnel autour d’un spectacle

 Fédérer les associations, habitants et la ville sur un projet culturel commun

 Participer au rayonnement culturel de la ville (hors ses murs)

1.2- Le développement d’un événement phare de la ville, en lien avec les acteurs locaux La participation à la dynamique d'animation culturelle de la commune par l'animation locale est facteur de cohésion et de bien-être social pour les habitants.

L’association s’engage à :

 Encourager la participation active des habitants à la vie culturelle de la commune ;  Sélectionner les intervenants professionnels des arts de la scène en adéquation avec le projet ;  Organiser et coordonner la logistique nécessaire à la tenue du spectacle ;

 Promouvoir ses activités auprès des habitants et sur le territoire intercommunal ;  Organiser les échanges et les répétitions entre les professionnels du spectacle et les membres de l’association ;

 Assurer la mise en œuvre opérationnelle du spectacle, dans le respect des contraintes techniques et calendaires ;

 Déposer les dossiers administratifs nécessaires (dossier de rentrée associative, demande de salles, déclaration d’événement, etc.).

La Commune s’engage à :

 Faciliter l’accès aux salles municipales, sous réserve des disponibilités et des plannings ;  Apporter un soutien logistique et matériel, dans la limite des moyens disponibles ;  Octroyer des moyens pour accompagner le projet de l’association (subvention dont le montant sera fixé d’un commun accord, moyens matériel et humains).

II- – MOYENS OCTROYÉS PAR LA COMMUNE D’ESCALQUENS

Pour réaliser ces objectifs, la commune s'engage à soutenir le projet de l’association par l'attribution d'une subvention de fonctionnement annuelle et par la mise à disposition de moyens matériels de la collectivité.

Article 2 – Attribution d’une subvention de fonctionnement

2.1 - Nature et montants

La commune d'Escalquens s'engage à verser à l’association Escal’en Scène une subvention de fonctionnement d'un montant de 30 000 €.

Cette subvention a été appréciée en fonction des charges financières engagées sur les éditions réalisées depuis 2022. La demande de subvention déposée par l'association a précisé : 2- La définition du projet et son financement

- Le coût prévisionnel des postes nécessaires à la mise en œuvre du projet.

Le montant des subventions sera fixé chaque année par délibération du conseil municipal au regard de l’évaluation des actions réalisées l'année précédente et des projets proposés pour l'année en cours.

En outre, l’association Escal’en Scène déclare rechercher activement des modes de financement complémentaires, permettant de réaliser ses objectifs, auprès de partenaires publics et privés ainsi qu'auprès des participants eux-mêmes.

La subvention objet de la présente convention devra être utilisée exclusivement aux fins exposées ci-dessous :

 Assurer la mise en œuvre opérationnelle du spectacle, dans le respect des contraintes techniques et calendaires et le financement des prestations de location du matériel nécessaire à la réalisation du spectacle (son/lumière ; scène, toilettes, rampe d’accès, container stockage) ;

 Financer la prestation d’une compagnie artistique pour la réalisation du scénario, la participation de comédiens professionnels et la prise en charge des répétitions entre les professionnels du spectacle et les membres de l’association ;

 Financer les supports de communication pour promouvoir ses activités auprès des habitants.

Il est interdit à l’association de reverser, par quelque voie de droit ou de fait que ce soit, tout ou partie de la subvention reçue sur le fondement de la présente, à quelque tiers que ce soit.

2.2 – Modalités de versement de la subvention

Le versement de la subvention de fonctionnement sera réalisé dans les conditions normales de versement des subventions par la commune aux associations locales, après le vote du budget de l’année en cours. Cette subvention sera versée en deux fois sur les mois de mai et juin de l'année en cours.

2.3 –Contrôle des subventions

La Commune se réserve le droit de vérifier l’emploi de la subvention communale allouée au titre de la présente aux fins prévues à l’article 1 ci-dessus, afin de s’assurer de la conformité avec les objectifs définis par la présente convention. A ce titre, l’association s’engage à communiquer à la commune, à toute réquisition de sa part, les documents suivants :

- Toutes pièces justificatives de la comptabilité,

- Le compte rendu moral et financier de fin d’action relatant uniquement l’opération qui a fait l’objet du versement de la subvention.

L'association veille à ce que ce contrat soit respecté par ses dirigeants, par ses membres, par ses adhérents- bénévoles.

L’association veille à prendre les mesures nécessaires pour faire cesser les manquements dont elle a connaissance.

2.4 – Reversement

En cas de dissolution de l’association, ou de la non-réalisation du projet, tout ou partie des sommes versées qui n’auraient pas été utilisées ou auraient été utilisées à des fins autres que celles prévues aux articles 1 et 2 de la présente convention, l’association sera tenue de reverser à la commune le montant de tout/partie des sommes objets des présentes par virement bancaire, dans un délai de 30 (trente) jours à compter de la réception d’une demande en ce sens de la collectivité faite par lettre recommandée avec avis de réception.

2.5 – Subventions exceptionnelles

La commune se réserve la possibilité de verser à titre exceptionnel une subvention après présentation et validation d'un projet précis ou pour une mission spécifique.

32.6 – Contrat d’engagement républicain

Conformément aux dispositions des articles 10-1 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, toute association qui sollicite l'octroi d'une subvention s'engage, par la souscription d'un contrat d'engagement républicain (annexe 1). L'association qui a souscrit ce contrat en informe ses membres par tout moyen, notamment par un affichage dans ses locaux ou une mise en ligne sur son site internet, si elle en dispose.

Article 3 – Mise à disposition de locaux et de moyens humains

3.1 Nature des biens mis à disposition

L’association bénéficie d'une mise à disposition des locaux nécessaires à la réalisation des activités de l’association, à titre gratuit par la signature d’une convention annuelle et d’une annexe qui précisera les lieux occupés.

3.2 - Conditions d'utilisation

L'association pourra utiliser ces locaux pour les besoins de répétitions, réunions internes et réunion publique avec les habitants. II est interdit à l'association de sous-louer le bien mis à disposition. Un créneau peut être alloué et des demandes de salles occasionnelles peuvent être sollicitées via un formulaire de demande de prêt de salle.

L’association veillera à la préservation des lieux mis à disposition par la Commune, en les restituant en état.

3.3- Moyens humains

Les services de la Ville pourront être mis à contribution pour apporter une aide logistique au projet (notamment pour l’installation et la désinstallation des structures, mise à disposition de personnel municipal le jour de la représentation).

Le service communication réalisera les supports (cf. article 4).

III- PARTENARIAT ET COMMUNICATION

Article 4 - Communication

L’association s'engage à faire connaître lors de son assemblée générale les aides accordées par la commune d’Escalquens et à faire apparaître la participation de la commune sur les documents publiés. La commune d'Escalquens s'engage à accompagner l’association dans la réalisation de ses visuels. Le service communication de la Ville réalisera notamment :

- Le logo de l’association

- Les visuels de l’événement Escal’en Scène tels l’affiche et le flyer.

- La déclinaison numérique des visuels et différents formats pour impression

La commune mettra à disposition les supports de la Ville (réseau d’affichage et support numérique pour relayer l’événement et les actions de l’association).

Les frais d’impression des différents formats (A5, A3, A2, 2m²), sont à la charge de l’association, comme explicité à l’article 2 - 2.1.

Dans le cas où l’association réaliserait des supports de communication tout au long de l’année par ses propres moyens, qui comporteraient le logo de la ville, l’association s’engage à respecter la charte graphique de la ville. De ce fait, les visuels seront soumis à la validation systématique du service communication.

4IV- ÉVALUATION ET TRANSPARENCE

Article 5 – Pilotage, suivi et évaluation

5.1 - Suivi régulier opérationnel

Afin de garantir la mise en place et faciliter la coordination du projet et des actions portées par les différentes parties, les techniciens de la collectivité et le bureau de l’association se réunissent autant de fois que nécessaire.

5.2- Bilan d'ensemble

Le comité de suivi, composé d’au moins un élu municipal, d’un représentant de l’association, d’un agent du pôle vie locale et technique, assurera la coordination et l’évaluation du partenariat. Au moins trois mois avant le terme de la convention, et en vue de la signature d'une prochaine convention, le comité de suivi se réunira afin de faire un bilan d'ensemble du conventionnement. Pour ce bilan, l’association s'engage à fournir préalablement un document écrit comprenant des éléments quantitatifs, qualitatifs et financiers relatifs aux engagements mentionnés dans l'article 1.

Par ailleurs, le Maire – ou son représentant – sera convié aux assemblées générales de l’association.

Article 6 –Transparences

L’association Escal’en Scène s'engage vis-à-vis de la commune d'Escalquens à organiser une transparence financière et comptable ainsi qu'une transparence administrative.

6.1- Financière et comptable

Afin de permettre une meilleure lisibilité de sa comptabilité, l'association tiendra une comptabilité conforme aux règles définies par le Plan Comptable des Associations et respectera la législation fiscale et sociale propre à ses activités. En cas de contestation et si nécessaire les comptes pourront être certifiés par un cabinet d’experts.

Sur simple demande de la commune, l'association devra communiquer tous ses documents comptables et de gestion, relatifs aux périodes couvertes par la convention, aux fins de vérification prévues à l'article L.611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales.

6.2- Administrative

L’association Escal’en Scène adressera à la commune dans les meilleurs délais : - Toutes les informations concernant les modifications éventuelles de ses statuts accompagnées du récépissé de dépôt en préfecture et la copie de la publication au journal officiel - Les modifications, la composition de son bureau accompagnées du récépissé de déclaration en préfecture.

V- ASSURANCES ET LITIGES

Article 7 – Assurances

L’association s’engage à souscrire les assurances indispensables à la couverture des risques liés à ses activités (responsabilité civile, annulation, etc.), en complément des garanties souscrites par la Commune pour ses propres équipements.

À défaut, la responsabilité de la Commune ne pourra en aucun cas être engagée.

5Article 8– Règlement des litiges

Les parties s’engagent à privilégier une résolution amiable en cas de différend relatif à l’interprétation ou à l’application de la convention. À défaut d’accord, le tribunal administratif de Toulouse sera seul compétent pour trancher tout litige.

VI- DURÉE, RECONDUCTION ET RÉSILIATION DE LA CONVENTION

Article 9– Durée et reconduction

La convention est conclue pour une durée d’un an, à compter de sa signature par les deux parties. Elle sera reconduite, au regard du bilan d’ensemble et sous réserve de la présentation d’un nouveau projet pour l’année suivante.

Article 10– Résiliation

En cas de manquement aux engagements prévus par la convention :

- Le comité de suivi sera réuni à la demande de l’une des parties pour examiner les solutions correctives ;

- À défaut d’accord, la convention pourra être résiliée par l’une ou l’autre des parties, un mois après l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure. Ce délai pourra être réduit à 48 heures en cas d’urgence impérieuse justifiée par l’intérêt public.

Fait à Escalquens, le ……………. 2026

Le Maire d’Escalquens

(Signature précédée de la mention « lu et approuvé »)

Jean-Luc Tronco

Le Président d’Escal’en Scène

(Signature précédée de la mention « lu et approuvé »)

Xavier André

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