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Déliberation - DEL 2023 159
Document publié le Jeudi 7 décembre 2023 par la commune de Chatou.
Lien du pdf (Déliberation - DEL 2023 159)
Thèmes du document : Institutions publiques, Numérique, Associations, ONG et mouvements politiques,
Extrait du registre des délibérations
République Française
N°DEL_2023_159
APPROBATION DE LA CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE L'ARCHIVISTE DE LA COMMUNE DE CROISSY-SUR-SEINE AU PROFIT DE LA COMMUNE DE CHATOU
L'an deux mille vingt trois, le quatorze décembre à 20 h 30
Le Conseil Municipal, dûment convoqué par le Maire, le 7 décembre 2023, s'est assemblé dans l’Auditorium du Conservatoire, 85 boulevard de la République, sous la présidence de Monsieur Eric DUMOULIN .
Présents :
Eric DUMOULIN, Michèle GRELLIER, Pascal PONTY, Malika BARRY, Inès de MARCILLAC, Virginie MINART-GIVERNE, Vincent GRZECZKOWICZ, Véronique FABIEN-SOULE, François SCHMITT, Véronique CHANTEGRELET, Nicole CABLAN-GUEROULT, Laurence GNEMMI, Emmanuel LOEVENBRUCK, Pascale PATAT, Cécile DELAUNAY, Jean-Baptiste GODILLON, Laurence BOUDER, Arménio SANTOS, Levon MINASSIAN, Sandrine COMBASTEIL, Christelle HANNEBELLE, Jean-Manuel PARANHOS, Laurent LEFEVRE, Sophie LEFEBURE, Nathalie MOULIN, Aymeric TONNEAU, Pierre GUILLET, Béatrice BELLINI, José TOMAS, Yves ENGLER, Edith MOLDOVAN, Franck PACQUET
Absents excusés ayant donné pouvoir :
Paul MARSAL à Véronique CHANTEGRELET, Pierre ARRIVETZ à Malika BARRY, Dominique BAUD à Edith MOLDOVAN, Olivier LASSAL à Laurence GNEMMI, Laurent MALOCHET à Pascal PONTY, Véronique LIGNIER à Eric DUMOULIN, Arnaud BEAUVOIR à Aymeric TONNEAU
Secrétaire :
Laurence BOUDER
Les 32 membres présents forment la majorité des membres du Conseil en exercice, lesquels sont au nombre de 39.
NOTE DE SYNTHESE
La responsable du service Relation citoyenne et Qualité exerçant également les missions d’archiviste de la collectivité a démissionné et a quitté la collectivité. Les missions consacrées à la gestion du service archives comprennent :
• la collecte des fonds publics et privés :
• l’application de la réglementation en matière de collecte et de tri des archives publiques,
• l’organisation des relations avec les services versants, l’élaboration des
CONSEIL MUNICIPAL
SEANCE DU 14 DÉCEMBRE 2023 tableaux de gestion,
• la prise en charge des opérations de versement et d’élimination réglementaire, • la collecte des fonds d’archives d’origine privée.
• Le traitement et le classement des fonds :
• l’élaboration d’un plan de classement (recueil des informations, identification des documents, rédaction)
• le tri des archives, la rédaction d’un instrument de recherche, l’indexation des archives.
• La conservation des fonds :
• la mise en œuvre d’une politique de conservation préventive et curative, • la gestion des locaux de conservation (actuellement 3 dépôts : Colin, Renoir et Marconi),
• l’entretien courant des collections,
• le traitement technique des supports
La Ville de Chatou a d’abord sollicité le Centre Interdépartemental de Gestion (CIG),
conformément aux dispositions de l’article 25 de la loi du 26 janvier 1984 et a conclu une
convention de mise à disposition d’un agent pour réaliser une mission d’assistance à
l’archivage. Cette convention prévoit une intervention d’une durée d’environ 6 jours de 8
heures sur 2023, à raison de 2 jours par mois.
La disponibilité de l’archiviste du CIG étant limité et la demande de la Ville de Chatou
forte en matière de collecte et de conservation des archives (tri, classement), il était
nécessaire d’envisager d’autres solutions.
Ainsi, la Ville de Chatou a sollicité la commune de Croissy qui a proposé de lui mettre à
disposition son archiviste à proportion de 20 % de son temps de travail pour exercer les
missions suivantes :
• recueil des documents à archiver,
• assistance au tri des documents,
• archivage et élimination,
• mise à jour de la procédure d’archivage et de consultation des documents.
Il est proposé au Conseil municipal d’autoriser Monsieur le Maire ou son représentant à
signer la convention de mise à disposition telle qu’annexée à la présente délibération et
tout acte s’y rapportant.
DELIBERATION
Vu le Code général des collectivités territoriales,
Vu la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 relative au statut de la fonction publique territoriale,
Vu le décret n°2008-580 du 18 juin 2008 relatif au régime de mise à disposition applicable aux collectivités territoriales et aux établissements publics administratifs locaux,
Vu l’avis du Comité social territorial du 7 décembre 2023, Vu l’avis de la Commission Ressources humaines, Innovation numérique et Smart City du
7 décembre 2023,
Considérant le départ de la collectivité de l’archiviste,
Considérant la nécessité de poursuivre les missions exercées dans le cadre de la gestion des archives,
Considérant la proposition de la Commune de Croissy de mettre à disposition de la Ville un de ses agents pour une mission d’assistance à l’archivage,
Le Conseil Municipal,
Après avoir entendu les explications qui précèdent et en avoir délibéré,
DECIDE :
• d'approuver la convention de mise à disposition de l’archiviste de la commune de Croissy-sur-Seine au profit de la commune de Chatou,
• d’autoriser Monsieur le Maire à signer ladite convention,
• d’inscrire les dépenses correspondantes au budget de la commune de Chatou.
A L'UNANIMITÉ,
Publiée le :
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