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Déliberation - DEL 2023 104
Document publié le Vendredi 15 septembre 2023 par la commune de Chatou.
Lien du pdf (Déliberation - DEL 2023 104)
Thèmes du document : Numérique, Associations, ONG et mouvements politiques, Institutions publiques,
Extrait du registre des délibérations
République Française
N°DEL_2023_104
MISE A DISPOSITION D'UN AGENT DU CENTRE INTERDEPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE POUR LA MISSION D'ASSISTANCE A L'ARCHIVAGE
L'an deux mille vingt trois, le vingt et un septembre à 20 h 30
Le Conseil Municipal, dûment convoqué par le Maire, le 15 septembre 2023, s'est assemblé dans l’Auditorium du Conservatoire, 85 boulevard de la République, sous la présidence de Monsieur Eric DUMOULIN .
Présents :
Eric DUMOULIN, Michèle GRELLIER, Pascal PONTY, Paul MARSAL, Inès de MARCILLAC, Pierre ARRIVETZ, Virginie MINART-GIVERNE, Vincent GRZECZKOWICZ, Véronique FABIEN-SOULE, François SCHMITT, Véronique CHANTEGRELET, Nicole CABLAN- GUEROULT, Laurence GNEMMI, Emmanuel LOEVENBRUCK, Dominique BAUD, Olivier LASSAL, Pascale PATAT, Cécile DELAUNAY, Jean-Baptiste GODILLON, Laurent MALOCHET, Véronique LIGNIER, Laurence BOUDER, Arménio SANTOS, Levon MINASSIAN, Sandrine COMBASTEIL, Christelle HANNEBELLE, Laurent LEFEVRE, Sophie LEFEBURE, Arnaud BEAUVOIR, Nathalie MOULIN, Aymeric TONNEAU, Pierre GUILLET, Béatrice BELLINI, José TOMAS, Yves ENGLER, Edith MOLDOVAN, Franck PACQUET
Absents excusés ayant donné pouvoir :
Malika BARRY à Michèle GRELLIER, Jean-Manuel PARANHOS à Virginie MINART-GIVERNE
Secrétaire :
Pierre ARRIVETZ
Les 37 membres présents forment la majorité des membres du Conseil en exercice, lesquels sont au nombre de 39.
NOTE DE SYNTHESE
La responsable du service Relation citoyenne et Qualité exerçant également les missions d’archiviste de la collectivité a démissionné et a quitté la collectivité. Les missions consacrées à la gestion du service archives comprennent : • la collecte des fonds publics et privés :
• l’application de la réglementation en matière de collecte et de tri des archives publiques,
• l’organisation des relations avec les services versants, l’élaboration des tableaux de gestion,
• la prise en charge des opérations de versement et d’élimination réglementaire, • la collecte des fonds d’archives d’origine privée.
CONSEIL MUNICIPAL
SEANCE DU 21 SEPTEMBRE
2023 • Le traitement et le classement des fonds :
• l’élaboration d’un plan de classement (recueil des informations, identification des documents, rédaction)
• le tri des archives, la rédaction d’un instrument de recherche, l’indexation des archives.
• La conservation des fonds :
• la mise en œuvre d’une politique de conservation préventive et curative, • la gestion des locaux de conservation (actuellement 3 dépôts : Colin, Renoir et Marconi),
• l’entretien courant des collections,
• le traitement technique des supports
Afin de procéder à une mission ponctuelle d’archivage pendant la phase de
recrutement du nouvel agent, la Ville de Chatou a sollicité le Centre Interdépartemental
de Gestion, conformément aux dispositions de l’article 25 de la loi du 26 janvier 1984.
Le CIG propose le remplacement de l’archiviste communal entre octobre 2023 et
avril 2024 pour une durée estimée à 21 jours de 8 heures, à raison de 2 jours par mois
en 2023 et d’un jour par semaine en 2024 pour un coût journalier de 400 €. Le coût
estimé s’élève à 8 400 €
Il prendra en charge :
• les versements d’archives réalisées par les services : tri (extraction des
documents éliminables), classement, inventaire (saisie informatique des
descriptions normalisées de l’ensemble des dossiers)
• les archives situées dans l’annexe Renoir, dans la perspective de la
réintégration des fonds dans le local principal,
• la communication des documents.
La réalisation de l’ensemble des travaux nécessiterait une intervention d’une
durée d’environ 6 jours de 8 heures sur 2023, à raison de 2 jours par mois, pour un coût
journalier de 400 € soit 2 400 € ; et sur l’année 2024, il pourrait être envisagé une
intervention hebdomadaire entre janvier et avril de 15 jours soit un coût de 6 000 €.
Il est proposé au Conseil municipal d’autoriser Monsieur le Maire ou son
représentant à signer la convention de mise à disposition telle qu’annexée à la présente
délibération et tout acte s’y rapportant.
DELIBERATION
Vu le code général des collectivités territoriales,
Vu le code général de la fonction publique,
Vu l’information communiquée par courriel aux membres de la Commission Ressources Humaines, Innovation numérique, Smart city,
Considérant le départ de la collectivité de l’archiviste, Considérant la nécessité de poursuivre les missions exercées dans le cadre de la gestion des archives,
Considérant la proposition du CIG de mettre à disposition de la Ville un de ses agents pour une mission ponctuelle d’assistance à l’archivage,
Le Conseil Municipal,
Après avoir entendu les explications qui précèdent et en avoir délibéré,
DECIDE :
- d’autoriser Monsieur le Maire à recourir aux services du Centre interdépartemental de gestion de la grande couronne pour la mise à disposition d’un de leurs agents pour une mission d’assistance à l’archivage,
- d’autoriser Monsieur le Maire à signer la convention afférente.
A L'UNANIMITÉ,
Publiée le :
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