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unknown - Métropole - Clermont Auvergne - DEL20141017 024 Document publié le Vendredi 17 octobre 2014 Lien du pdf (unknown - Métropole - Clermont Auvergne - DEL20141017 024)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Industrie, "2 CLERMONT COMMUNAUTÉ RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

Préfecture du

Puy-de-Dôme

EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBERATIONS

Séance présidée par Olivier BIANCHI Date de la convocation : 10/10/14

CONVENTION DE MISE À DISPOSITION DE SERVICES

ENTRE LA COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION CLERMONTOISE ET LA VILLE DE BEAUMONT - AVENANT N° 1

DÉLIBÉRATION N° DEL20141017_024

Commission principale : COMMISSION FINANCES - BUDGET - FISCALITÉ - MOYENS GÉNÉRAUX - AFFAIRES JURIDIQUES - MARCHÉS PUBLICS - PATRIMOINE BÂTI - FONCIER - RESSOURCES HUMAINES

Rapporteur : - -

Le Conseil de Communauté de l'Agglomération Clermontoise s'est réuni le 17 octobre 2014 à 08 H 15 Avenue de l'Union Soviétique à Clermont-Ferrand.

Conseiller(e)s présent(e)s :

Laurent GILLIET, Martine BELLEROSE, Didier LAVILLE, Marianne SIMEON, Alain DUMEIL, Aline FAYE, François SAINT-ANDRÉ, Michel BEYSSI, Nadia FORTE-VIGIER, Flavien NEUVY, Jocelyne CHALUS, Hervé PRONONCE, Jacqueline BOLIS, Laurent MASSELOT, Marie-José TROTE, Louis GISCARD D'ESTAING, Chantal LAVAL, Michel LACROIX, Julie DUVERT, Pierre BORDES, René DARTEYRE, Annie LEVET, Olivier BIANCHI, Christine DULAC-ROUGERIE, Odile VIGNAL, Cyril CINEUX, Patricia GUILHOT, Grégory BERNARD, Sondès EL HAFIDHI, Jérôme AUSLENDER, Françoise NOUHEN, Nicolas BONNET, Magali GALLAIS, Florent NARANJO, Cécile AUDET, Saïd BARA, Isabelle LAVEST, Simon POURRET, Dominique BRIAT, Nicole PRIEUX, Dominique ADENOT, Dominique ROGUE-SALLARD, Jean-Christophe CERVANTES, Sylviane TARDIEU, Pascal GUITTARD, Guillaume VIMONT, Marion CANALES, Gérard BOHNER, Jean-Pierre BRENAS, Édith CANDELIER, François BARRIÈRE, Christiane JALICON, Didier MULLER, Géraldine BASTIEN, Bertrand PASCIUTO, Monique POUILLE, Olivier ARNAL, Claire JOYEUX, François RAGE, Michel RENAUD, Michel SABRE, Jean ALBISETTI, Yvette TEYSSIER, Grégory LÉPÉE, Henri GISSELBRECHT, Danielle MISIC, Laurent GANET, Martine MICHEL, Jean-Marc MORVAN, Véronique PRIEUR, Pierre RIOL, Blandine GALLIOT, René VINZIO, Martine FAUCHER, Michel MIRAND, Laurent BRUNMUROL, Chantal LELIÈVRE, Marcel ALEDO, Claude PRACROS, Roger GARDES, Agnès DESEMARD

Conseiller(e)s ayant donné pouvoir :

Alain LAFFONT pouvoir à Florent NARANJO

Jean-Pierre LAVIGNE pouvoir à Christiane JALICON

Nadia GUERMIT-MAFFRE pouvoir à Jean-Pierre BRENAS

Marie-Jeanne RAYNAL pouvoir à Michel SABRE

Conseiller(e)s excusé(e)s :

Philippe BOHELAY, Valérie BERNARD, Antoine RECHAGNEUX, Anne FAUROT

N° DEL20141017_024

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Direction des Systèmes d'Information, des

Télécommunications et du SIG

Dossier suivi par PR / 1334

COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION CLERMONTOISE

CONSEIL COMMUNAUTAIRE DU 17 OCTOBRE 2014 À 08H 15

Conseillers en

exercice :

89

Conseillers

présents :

81

Conseillers

représentés :

4

Total votant:

85CONVENTION DE MISE À DISPOSITION DE SERVICES

ENTRE LA COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION CLERMONTOISE ET LA VILLE DE BEAUMONT - AVENANT N° 1

En 2012, la Communauté de l'Agglomération Clermontoise et la commune de Beaumont ont signé une convention de mise à disposition de services.

Début 2014, la Commune de Beaumont et Clermont Communauté ont travaillé sur l'opportunité d'étendre cette convention en vue de mettre à la disposition des services municipaux le logiciel de gestion financière utilisé par l'Agglomération. Le SMAD communautaire assurerait :

- l'installation, l'exploitation et la maintenance des infrastructures techniques nécessaires (serveur, réseau, sécurité, …),

- l'installation, l'exploitation et la maintenance du progiciel de gestion financière et des autres logiciels associés (mises à jour, sauvegardes, TdT…). - la gestion des contrats d'emprunts et la production des états de dette annuels (cf annexes budgétaires).

La mise en œuvre est prévue pour fin 2014. Le montant de cette mise à disposition pour la Commune de Beaumont est de 30 140,00€

Le Conseil Communautaire, après en avoir délibéré, décide à l'unanimité :

- d'étendre la convention actuelle à la mise à disposition du progiciel de gestion financière de l'Agglomération au profit de Beaumont,

- d'accepter le montant de 30,140,00€ pour 2014,

- d'autoriser le Président ou son représentant à signer cet avenant.

TOTAL VOTANTS :

Non participation :

85

0

TOTAL DES VOIX EXPRIMÉES : 85

Pour : 85

Contre : 0

Abstention : 0

Pour ampliation certifiée conforme,

Le Président,

Pour le Président et par délégation

Le Vice-Président

Hervé PRONONCE

N° DEL20141017_024

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Direction des Systèmes d'Information, des

Télécommunications et du SIG

Dossier suivi par PR / 1334Convention de mise à disposition de services

entre la Communauté d'Agglomération Clermontoise

et la Ville de Beaumont

AVENANT numéro 1

Cet avenant concerne la modification des articles 1, 2 3, 4 et 5 de la convention initiale afin

de prendre en compte la mise à disposition du logiciel de gestion financière utilisé par l'Agglomération au profit de la commune de Beaumont avec l'appui des directions concernées.

Article 1°" - Objet de la convention

Les services concernés par la présente convention sont :

- La Direction de l'Aménagement du territoire (DAT) de la Ville de Beaumont pour la foumiture des fluides, la maintenance des installations, l'entretien du bâtiment et des espaces verts.

— La Direction de l'animation de la cité (DAC) de la Ville de Beumont pour l'accueil des usagers.

_ La Direction des Systèmes d'Information et des Télécommunications de Clermont Communauté pour la mise à disposition du progiciel de gestion financière

- La Direction des Finance de Clermont Communauté pour la gestion des contrats d'emprunt et la production des états de dette.

Le détail des missions mutualisées est fixé chaque année par délibérations concordantes des assemblées délibérantes des deux parties.

Ces délibérations adoptent et mettent à jour des « fiches sectorielles » qui comportent chacune les informations complémentaires nécessaires à l'exécution de la présente convention-cadre, et notamment les modalités de remboursement par Clermont Communauté ou de la Ville de Beaumont.

Chaque fiche sectorielle mentionne le nom des référents dans chaque Collectivité, ainsi que les informations pratiques à la disposition des intervenants pour l'exécution de leurs missions.

Article 2 — La situation des agents mutualisés

Les agents affectés aux services visés à l'article 1* sont de plein droit mis à la disposition du Président de la Communauté d'Agglomération où du Maire de Beaumont, pour la durée de la présente convention.

Is demeurent statutairement employés par la Ville de Beaumont ou Clermont Communauté, dans les conditions de statut et d'emploi qui sont les leurs. À ce titre, ils continuent de

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Direction des Systèmes d'Information, des

Télécommunications et du SIG

Dossier suivi par PR / 1334percevoir la rémunération versée par leur autorité de nomination.

Chaque agent sera informé oralement de sa mise à disposition de Clermont Communauté ou de la Ville de Beaumont dans le cadre de la mutualisation du service dont il relève.

Les agents sont placés, pour l'exercice de leurs fonctions, sous l'autorité fonctionnelle du Président ou du Maire, selon les missions qu'ils réalisent.

Le Président, ou le Maire, pourra donner, sous sa surveillance et sa responsabilité, par arrêté, délégation de signature au chef dudit service pour l'exécution des missions qu'il lui confie, relevant de la mise à disposition.

Le Président, ou le Maire, peut saisir, en tant que de besoin, l'autorité de nomination d'un agent pour mettre en œuvre une procédure disciplinaire.

Les dommages susceptibles d'être causés aux tiers dans le cadre de l'exécution des missions confiées par le bénéficiaire de la convention aux services mutualisés relèvent de la responsabilité exclusive de Clermont Communauté ou de la Ville de Beaumont, dans le cadre des contrats d'assurance souscrits à cet effet.

Les dommages susceptibles d'être causés aux agents des services mutualisés, dans le cadre de l'exécution des missions confiées par le bénéficiaire de la convention, relèvent de la couverture au titre des « accidents de service » par l'employeur desdits agents. || en va de même, le cas échéant, des dommages annexes qui pourraient être pris en compte à cette occasion.

Article 3 —- Procédures applicables

Le service mis à disposition (SMAD) fait partie intégrante de l'organigramme fonctionnel de la Communauté d'Agglomération ou de la Ville de Beamont sur lequel il apparaît.

Le Président, adresse directement au chef du service mis à disposition toutes instructions nécessaires à l'exécution des tâches quil confit audit service. L'autorité fonctionnelle contrôle l'exécution des tâches.

Le SMAD applique les processus décisionnels de la Communauté d'Agglomération ou de la Ville de Beaumont, qui lui sont communiqués dès la mise en œuvre de la convention (cahier des procédures) avec l'organigramme des services de la Communauté d'Agglomération ou de la Ville de Beaumont. Il a vocation à travailler et à échanger en tant que de besoin avec l'ensemble des services communautaires.

En matière financière, le SMAD peut être amené à gérer des crédits communautaires ou communaux. ll établit, dans le cadre des procédures internes à la Communauté d'Agglomération ou à la Ville de Beumont des prévisions budgétaires en vue de leur adoption par le Conseil de la Communauté d'Agglomération, ou le conseil municipal.

En application de l'article L. 5211-4-1 du CGCT, le chef de service pourra recevoir délégation de signature pour engager les dépenses nécessaires à l'exercice des missions confiées au SMAD. Au delà de ce montant, la décision sera prise suivant la procédure financière ordinaire (voir cahier des procédures).

Le SMAD et son responsable veille particulièrement au respect des règles relatives à l'engagement des dépenses, aussi bien sur Un plan comptable (disponibilité des crédits,

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Télécommunications et du SIG

Dossier suivi par PR / 1334procédure liée aux délégations), que sur le plan du fonctionnement hiérarchique (validation par la Direction Générale du rythme d'engagement des dépenses).

Article 4 — Suivi des services mis à disposition —- Comité de suivi technique Les chefs de chacun des services mis à disposition devront dresser, avec les responsables de Clermont Communauté où de la Ville de Beaumont un état partagé des recours aux services (conformément à l'article 1* du décret du 10 mai 2011). Cet état sera adressé, trimestriellement, aux directeurs généraux des services des deux Collectivités.

Chaque année, au mois de septembre, un comité de suivi technique paritaire, sera réuni, à l'initiative de la Communauté d'Agglomération ou de la Ville de Beaumont, pour examiner

l'activité réalisée au premier semestre, les tableaux de bord correspondant devant être communiqués avant le 1° août.

Chaque année, durant la 1%° quinzaine de janvier, le comité de suivi technique se réunira afin de constater le volume d'activité réalisé l'année passée et de prévoir pour l'année nouvelle le niveau d'activité nécessaire.

Ces données serviront à l'élaboration des délibérations concordantes visées à l'article 1* afin

de déterminer les sommes dues définitivement au titre de l'année écoulée et les le montant

inscrit au budget primitif de chaque collectivité pour l'année en cours.

Article 5 - Modalités de remboursement

Le remboursement des frais de fonctionnement des services mis à disposition s'effectue sur la base d'un coût unitaire de fonctionnement du service par activités, multiplié par le nombre d'unités de fonctionnement constatées par la Communauté d'Agglomération ou la Ville de Beumont.

Compte tenu de la pluralité des services mis à disposition, les modalités de remboursement détaillées ci-dessous se comprennent secteur par secteur, conformément aux règles et principes de l'article 1°.

1. La détermination du coût unitaire de fonctionnement

La collectivité ayant mis à disposition un service détermine le coût unitaire de son fonctionnement, chaque année, à partir des dépenses inscrites dans le dernier compte administratif connu, actualisées des modifications prévisibles des conditions d'exercice de l'activité, au vu du budget primitif de l'année.

Les dépenses devront comprendre les charges liées au fonctionnement du service, à savoir :

_ les charges de personnel ;

_ les fournitures et le matériel :

_ le coût de renouvellement des biens et les contrats de services rattachés.

2. La détermination des unités de fonctionnement

Une unité correspond à une utilisation du service mis à disposition par la collectivité bénéficiaire. L'unité retenue pour l'ensemble des activités est l'équivalent temps plein.

Un état annuel devra dresser la liste des recours au service, convertis en unités de

fonctionnement, sur la base des états trimestriels dressés par les chefs de services, précisés

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Télécommunications et du SIG

Dossier suivi par PR / 1334à l'article 4 de la présente convention.

3. Délai de calcul du montant du remboursement

Le coût unitaire de fonctionnement sera porté à la connaissance des bénéficiaires de la mise à disposition de services, chaque année, avant la date d'adoption du budget, prévue à l'article L. 1612-2 du Code Général des Collectivités Territoriales, soit avant le 31 mars de l'exercice auquel il s'applique, où avant le 15 avril de l'année du renouvellement des organes délibérants.

Pour l'année de signature de la présente convention, le coût unitaire est porté à la connaissance des bénéficiaires de la mise à disposition de services, dans un délai de trois mois à compter de la signature de ladite convention.

4. Usage des fiches sectorielles

En application des principes de la présente convention-cadre, une fiche sectorielle est adoptée chaque année par les deux parties pour chaque SMAD.

Elle comprend :

> Le périmètre actualisé des missions effectuées par le SMAD

> Un tableau prévisionnel détaillant pour chaque activité: les coûts du service mis à disposition et les équivalents temps plein consacrés à chaque activité.

> Un tableau définitif constatant la réalité du volume d'activité effectué l'année précédente afin de permettre, le cas échéant, une régularisation positive ou négative du coût du SMAD.

5. Paiements

En exécution de chaque fiche sectorielle adoptée par les assemblées délibérantes en début d'année, le bénéficiaire de la mise à disposition procédera-au paiement du montant prévisionnel par deux versements égaux l'un en juin et l'autre en décembre de l'année n. En année n+1, au regard de l'écart entre les montants prévisionnels et ceux constatés, un ajustement budgétaire (positif ou négatif) sera réalisé au vu des fiches sectorielles approuvées par les deux assemblées délibérantes.

Fait à Clermont-Ferrand, le

Pour Clermont Communauté, Pour la Ville de Beaumont,

Le Président, Le Maire

Olivier BIANCHI Alain DUMEIL

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Télécommunications et du SIG

Dossier suivi par PR / 1334Fiche sectorielle de mutualisation 2014

Mise à disposition de la Direction des Finances et de la Direction

des Systèmes d'information et des Télécommunications (DSIT)

au profit de la Ville de BEAUMONT

Délibération du conseil de la Communauté du 9 mai 2012

Délibération du conseil mumcipal du 21 mars 2012

Pour Clermont Communauté :

Direction / Service mis à disposition : Direction des Finances

Directeur et référant : Mme BOURGEADE

Référent pour le suivi des emprunts: Mme RODA

Direction / Service mis à disposition : DSIT-SIG

Directeur et référant : Mr RODIER

Référents infrastructures/progiciel: Mr RUE / Mr GUITTARD

Pour le SMTC-AC :

Direction / Service de rattachement : Direction des Finances

Directeur / Chef de service : Mme MAGNIER

Référant avec la communaute : Mme MAGNIER

Direction / Service de rattachement : Direction du Pôle Citoyenneté, Réglementation et TIC Directeur / Chef de service : Mme BRUNETTI

Référant avec la communaute : Mr FERRIER

Objet de la mise à disposition :

La présente nuse à disposition (MAD) est réalisée en vue de mettre à la disposition de la Ville de Beaumont le logiciel de gestion financière utilisé par l'Agglomération et de gérer ses contrats d'emprunts.

Le SMAD assure le paramétrage technique, l'exploitation et la maintenance du progiciel CIRIL Finance et de tous les logiciels associés (1Parapheur, Tdt, ete, ...) et assure la gestion des contrats d'emprunts et la production des états de dette :

— exploitation et maintenance des infrastructures techniques (serveur, réseau, sécurité, ..).

— exploitation et maintenance du progiciel de gestion financière et des autres logiciels associés (mises à Jour, sauvegardes, TT...)

— gestion des contrats d'emprunts et la production des états de dette annuels (cf annexes budgétaires).

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Télécommunications et du SIG

Dossier suivi par PR / 1334Détail des montants prévisionnels pour l'année 2014

Tableau élaboré en fonction des couts constatés à partir du compte admuustratif 2012 actualisés au vu du budget primitif 2014.

Prévisionnel 2014 ETP

gestion des contrats d'emprunts et la production 9 jours

des états de dette

Gestion des infrastructures techniques 5 Jours

Gestion du progiciels 4 jours

Total 2014

Coût MS

(toutes charges

incluses)

2 700,00 €

1 500,00 €

1 200,00 €

Dépenses

directes

(matériels,

contrats, .)

800,00 € 3 500,00 €

1 500,00 € 3 000,00 €

22 440,00 € 23 640,00 €

30 140,00 €

Le montant annuel prévu au titre de cette nuse à disposition est de 30 140,00 € pour 2014.

Début 2015, une régularisation du réalisé de l'année N-1 sera effectuée, le cas échéant, au vu de la

différence entre le volume d'activité constaté par la Ville de Beaumont à l'issue de l'année écoulée et la prévision établie ci-avant.

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