Déliberation - Annexe délibération 2021 150 Convention de partenariat accès services numériques de la BD05

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Déliberation - Annexe délibération 2021 150 Convention de partenariat accès services numériques de la BD05 Document publié le Mardi 13 avril 2021 par la commune de Villar-Saint-Pancrace. Lien du pdf (Déliberation - Annexe délibération 2021 150 Convention de partenariat accès services numériques de la BD05)Thèmes du document : Données personnelles, Numérique, Consommateurs, Hautes-Alpes Biblothèque départementale

CONVENTION DE PARTENARIAT POUR L’ACCÈS AUX SERVICES NUMÉRIQUES

DE LA BIBLIOTHÈQUE DÉPARTEMENTALE DES HAUTES-ALPES (BDO5)

ENTRE

Le Département des Hautes-Alpes

Domicilié Hôtel du Département, place Saint-Arnoux, CS 66005, 05008 GAP CEDEX

Représenté par son Président, M. Jean-Marie BERNARD, dûment habilité à cet effet par délibération

n°651 du Conseil Départemental du 13 avril 2021.

Ci-après dénommé « le Département des Hautes-Alpes »,

ET

Domiciliée

Représentée par son , dûment habilité à cet effet par délibération

en date du

Ci-après dénommé « le partenaire ».

PRÉAMBULE

Au moyen de sa Bibliothèque Départementale (BDO5), le Département contribue à

l'aménagement de la lecture publique sur son territoire. Dans son Plan de Développement de la

Lecture Publique (PDLP), la BDOS établit comme objectif stratégique de « rendre accessibles à tous

les ressources, tant écrites qu’audiovisuelles et numériques dans les différents champs des savoirs et des cultures

». À cet effet et avec le soutien de la Direction du Numérique, des Usages et des

Moyens, elle propose à l'intention des bibliothèques du département un ensemble de services

numériques :

* Depuis 2012, Les Valises numériques : tablettes et liseuses numériques accompagnées de contenus, de périphériques

et de documentation,

* Depuis 2019, Les Ateliers numériques : des médiations sur les thèmes de la parentalité, de l'esprit critique, de la citoyenneté

ou de la formation aux outils numériques,

+ À partir de 2021, httos://culturicimes.fr : un bouquet de services numériques (presse, vidéo,

jeunesse, autoformation, patrimoine) accessible à distance pour tous les abonnés des bibliothèques.

Ce service, élaboré dans le cadre d’un projet de « Médiathèque numérique

des Alpes du Sud (MNADS) » a été labellisé Bibliothèque Numérique de Référence en 2019

et fait l'objet d’une mutualisation avec le Département des Alpes de Haute-Provence.

Tous ces services ont vocation à répondre aux besoins importants des populations en matière de

services et d’inclusion numériques. Leur mise en œuvre à l'échelle départementale vise à structurer

une offre équitablement répartie sur le territoire et à diminuer des coûts difficiles à assumer isolément.

Afin de formaliser un engagement mutuel, le Département propose aux collectivités

bénéficiaires de signer une convention de partenariat portant sur la fourniture, la mise en œuvre et

la promotion de ces services numériques dans les bibliothèques.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

1/6ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention a pour objet d'établir les conditions de partenariat entre le Département des

Hautes-Alpes et le partenaire pour mettre en œuvre et distribuer une offre de services numériques

commune sur son territoire, ainsi qu'une démarche conjointe de valorisation de ces ressources auprès

des usagers de sa bibliothèque.

ARTICLE 2 — ENGAGEMENTS DES PARTIES

LE DÉPARTEMENT DES HAUTES-ALPES S'ENGAGE À :

A. Poursuivre et adapter un service de prêt de valises numériques thématiques aux

bibliothèques du réseau départemental

Maintenir à jour une offre composée de matériels et contenus reflétant les usages culturels

et numériques des populations,

Assurer la programmation et la logistique permettant la circulation des Valises numériques

entre bibliothèques,

Accompagner les personnels des bibliothèques dans leur utilisation par des présentations et

ateliers sur site, des formations,

Fournir une documentation (modes d'emploi, fiches médiations, catalogues de contenus).

Coordonner un programme d’ateliers numériques itinérants à l’échelle du département

Publier un catalogue d'ateliers numériques itinérants destiné à l'inclusion et la formation des

populations haut-alpines et des bibliothécaires du département,

Assurer sa coordination et son financement.

Mettre en œuvre un site de ressources numériques, Culturicimes, destiné aux abonnés des

bibliothèques du réseau départemental haut-alpin :

Constituer un bouquet de ressources numériques choisies en association avec les

bibliothèques partenaires,

Assurer la part administrative du projet (marchés publics, financement),

Assurer le pilotage technique du projet selon les orientations fixées par le comité de pilotage,

Former les personnels des bibliothèques au fonctionnement du service (inscription, utilisation

des ressources),

Gérer au mieux les formules d'abonnements et les limites de consommation dans le but d'offrir

une continuité de service tout au long de l’année,

Fournir aux bibliothèques partenaires des supports de communication,

Fournir des statistiques semestrielles et par bibliothèque de l’utilisation de Culturicimes par les

abonnés, selon les données fournies par les fournisseurs de contenus,

S'assurer de la conformité du traitement des données à caractère personnel au Règlement (UE)

2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, dit Règlement Général sur la

Protection des Données (RGPD),

Coordonner les comités de pilotage du projet.

LE PARTENAIRE S'ENGAGE À :

Proposer un accès internet permettant l'usage des services numériques dans la bibliothèque,

Désigner un ou plusieurs interlocuteurs référents pour la gestion de ces services numériques

(le directeur ou la directrice de la bibliothèque étant l'interlocuteur par défaut),

Participer régulièrement aux réunions et formations proposées en lien avec ces services,

Assurer la promotion et la médiation des services numériques auprès des populations de la

collectivité,

Mentionner dans toute opération et support de communication le partenariat avec le

Département des Hautes-Alpes,

Fournir à la demande des éléments de diagnostic et de bilan permettant d'adapter l'offre de

services aux besoins et usages de la bibliothèque et de ses publics,

2/6* Valoriser le partenariat conclu autour des services numériques au sein de sa collectivité et en

direction des médias locaux,

"Garantir une utilisation respectueuse et assurer le matériel prêté par la Bibliothèque

départementale à hauteur des montants qui lui seront communiqués,

* Respecter les modalités de prêt et de programmation définies en lien avec la Bibliothèque

départementale,

“Garantir l’utilisation des matériels et contenus web par les publics dans le respect du cadre

légal,

* Gérer les inscriptions au site Culturicimes et participer à l’assistance-utilisateurs pour les

usagers de sa bibliothèque.

ARTICLE 3 - LES MODALITÉS D'ACCÈS AUX SERVICES

A. Valises numériques

Les Valises numériques doivent être réservées auprès de la BDO5. La collectivité garantit l'assurance

du matériel pour la durée de l’emprunt à hauteur de sa valeur, estimée sur la base des factures d'achat.

Elle est en mesure de fournir une attestation d'assurance sur demande. Les Valises numériques sont

livrées lors du passage des navettes ou peuvent être retirées dans les locaux de la BDO5.

B. Ateliers numériques

Chaque année, la Bibliothèque départementale lance un appel à candidatures aux collectivités et

distribue un catalogue de médiations numériques. Elle sélectionne les candidatures et programme les

Ateliers de façon équitable sur le territoire haut-alpin. La bibliothèque assure l’accueil de l'atelier et

participe à sa mise en place et à l'animation dans la mesure de ses possibilités.

C. htips://Culturicimes.fr

Le service Culturicimes est accessible directement par tout usager d’une des bibliothèques partenaires

à partir d’un site internet dédié (https://culturicimes.fr).

Pour en bénéficier, l'utilisateur doit s’y inscrire en ligne.

Les abonnés des bibliothèques informatisées avec Orphée ont accès à un formulaire d'inscription

simplifié. Un procédé d'identification unique leur permet dès lors d'accéder à tous leurs services

pendant la durée de validité de leur abonnement à la bibliothèque.

Les abonnés des bibliothèques non informatisées avec Orphée doivent s'inscrire à l’aide d’un

formulaire-carte à usage unique, fourni par leur bibliothèque et valable un an à compter de la date

d'inscription en ligne. La partie carte est conservée par l’abonné. La partie formulaire, détachable, est

conservée par la bibliothèque.

Toute bibliothèque fournissant une carte d'abonnement à usage unique à un mineur de moins de 15

ans doit impérativement recueillir une autorisation parentale signée. Ces autorisations doivent être

conservées pendant un an après la date d'échéance de l'abonnement.

À noter : certains contenus de Culturicimes fonctionnent sur le principe d’un forfait prépayé d'unités

de consultation (vidéo, presse, etc.). Au cas où le forfait souscrit par le Département serait épuisé en

cours d'année, l'accès à la ressource concernée pourrait être interrompu jusqu’à l'échéance initiale du

contrat d'abonnement.

ARTICLE 4 : PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le Département des Hautes-Alpes met en œuvre un traitement de données à caractère personnel

informatisé dont la finalité est de délivrer aux abonnés des bibliothèques du réseau départemental

haut-alpin un bouquet de ressources numériques dénommé « Culturicimes », dans le cadre d’une

mission d'intérêt public.

Comme indiqué à l’article 2 de la présente convention, le partenaire gère les inscriptions au site

Culturicimes et participe à l'assistance-utilisateurs pour les usagers de sa bibliothèque.

3/6À ce titre, le partenaire agissant comme sous-traitant du Département des Hautes-Alpes (Article 28 du

RGPD), s'engage à :

+ Ne procéder à des traitements de données à caractère personnel que sur instruction du

Département, et s'abstenir de toute utilisation où traitement des données non conformes aux

instructions écrites du Département ou étrangers à l'exécution de la présente convention, et

en particulier à ne faire aucun usage personnel, y compris commercial, des données à

caractère personnel transmises ou collectées auprès du Département ou à l’occasion de

l'exécution de la présente convention ;

+ Ne conserver les données à caractère personnel traitées, sous une forme permettant

l'identification des personnes, que le temps nécessaire à l'exécution de la présente convention

;

e Communiquer, au plus tard dans un délai de trois (3) jours ouvrés à compter de la demande

du Département, toutes les informations permettant au Département de satisfaire à une

demande de droit d'accès et de communication aux données à caractère personnel traitées

pour son compte par le partenaire, émanant de la personne concernée, et à informer sans

délai le Département de toute demande qui lui serait adressée directement.

e Conserver et traiter les données à caractère personnel de manière séparée de ses propres

données ;

e Protéger les données à caractère personnel contre une destruction fortuite au illicite, une

perte accidentelle, une altération, une divulgation ou un accès non autorisé ;

+ Ne rendre accessibles et consultables les données à caractère personnel traitées qu’à son seul

personnel dûment habilité et autorisé en raison de ses fonctions et qualité, dans la stricte

limite de ce qui lui est nécessaire à l’accomplissement de ses fonctions et à communiquer au

Département la liste des personnes ainsi habilitées à première demande.

° Les données à caractère personnel traitées en exécution de la présente convention ne peuvent

faire l’objet d'aucune divulgation à des tiers en dehors des cas prévus à la convention ou de

ceux prévus par une disposition légale ou réglementaire.

+ Le partenaire met en place des procédures assurant que les tiers qu’il autorise à accéder aux

données à caractère personnel, y compris les sous-traitants, respectent et préservent la

confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel. À cet effet, le partenaire

s'engage à mettre à la charge de son {ou ses) prestataire{s) sous-traitant(s) toutes obligations

nécessaires pour que soient respectées la confidentialité, la sécurité et l'intégrité des données,

et pour que lesdites données ne puissent être ni cédées ou louées à un tiers à titre gratuit ou

non, ni utilisées à d’autres fins que celles définies au présent accord-cadre, et se porte-fort du

respect par ledit ou lesdits prestataires sous-traitants de leurs obligations

* En cas de failles dans la sécurité résultant ou non d'attaques extérieures, et présentant un

risque pour la sécurité, la disponibilité, la confidentialité et l'intégrité des données

personnelles traitées, le partenaire en informe le Département immédiatement par mail avec

accusé de réception à l'attention du délégué à la protection des Données du Département à

l'adresse donnees.personnelles@hautes-alpes.fr.

s Conformément à ses obligations en tant que responsable de traitement au titre du Règlement

de Protection des Données Personnelles (RGPD), le Département notifie la Commission

Nationale Informatique et Libertés dans les soixante-douze (72) heures à compter de sa

connaissance de l'évènement menaçant la sécurité des données.

* Dès connaissance par les parties d’une faille de sécurité présentant un risque pour les données

personnelles, ces dernières se rapprachent afin d'établir un plan d'action approprié pour

limiter le risque et mettre en place une solution appropriée. En cas de faille de sécurité

résultant de la négligence du partenaire, sa responsabilité peut être engagée

* Le partenaire fournit au Département les coordonnées de son Délégué à la Protection des

Données dès la signature de la présente convention.

ARTICLE 5 - DISPOSITIONS FINANCIÈRES

4/6L'ensemble des services en objet de cette convention est lié à des dispositifs soutenus financièrement

par l’État et la Région. C'est pourquoi, pour favoriser l'égalité entre les territoires et en accord avec les

orientations du Plan de développement de la lecture publique, ils sont intégralement financés par les

Départements des Alpes de Haute-Provence et des Hautes-Alpes pendant la durée de la convention.

ARTICLE 6 - PILOTAGE

A. ENSEMBLE DES SERVICES NUMÉRIQUES

Un temps de réunion est programmé annuellement sous la forme d’une % journée « Les Services

numériques de la BDO5 », inscrite au catalogue de formations. ll associe :

- La direction et le personnel de la BDO5,

- Les bibliothécaires du département,

- Les partenaires des différents projets.

Cette réunion aborde les sujets suivants :

- Évaluation des dispositifs Valises, Ateliers numériques et

Culturicimes,

- Présentation des dispositifs et de leurs évolutions,

- Retours d'expériences,

- Recueil des besoins en matière de services et de formations.

B. SERVICE CULTURICIMES

Un comité de pilotage « Médiathèque numérique des Alpes du Sud (MNADS) » est mis en place. II

réunit les référents et partenaires des deux départements qui mutualisent une plateforme de

ressources numériques présentée aux populations via deux portails distincts : Culturicimes (Hautes-

Alpes) et La Médiathèque 04 (Alpes de Haute-Provence).

Son rôle est d'assurer le pilotage du projet et de prendre toutes les décisions nécessaires au

développement des ressources numériques dans les bibliothèques bénéficiaires. || aura toute

légitimité pour établir la feuille de route du comité de projet et du groupe de travail MNADS.

Il sera composé des membres suivants :

- Un élu représentant chacun des deux départements,

- Les directeurs et directrices des bibliothèques départementales des deux départements ou leur

représentant,

- Deux directeurs et directrices des bibliothèques du réseau de la Bibliothèque départementale

des Hautes-Alpes,

- Deux directeurs et directrices des bibliothèques du réseau de la Médiathèque départementale

des Alpes de Haute-Provence,

- Les référents « informatique documentaire » des deux départements,

- Les chefs de projet fonctionnels « bibliothèque » des deux départements,

- Les chefs de prajet techniques « systèmes d’information » des deux départements,

- Les délégués à la protection des données des deux départements.

Un comité de projet veillera au bon fonctionnement du projet et coordonnera sa mise en œuvre. ||

sera composé des membres suivants

- Les référents « informatique documentaire » des deux départements,

- Les chefs de projet fonctionnels « bibliothèque » des deux départements,

- Les chefs de projet techniques « systèmes d’information » des deux départements,

Un groupe de travail assistera ces deux comités, piloté par les deux bibliothèques départementales et

réunissant des représentants des bibliothèques des deux réseaux départementaux sur les thématiques

suivantes :

- Évolution de l'offre et sélection des ressources numériques (abonnements, prêt numérique en

bibliothèque),

5/6- Développement de la médiation du service auprès des bibliothèques et des publics

(communication, formation, ateliers),

- Production de contenus éditorialisés et animation d’un groupe de contributeurs,

- Analyse des usages et évaluation du service.

ARTICLE 7 - SUIVI DE LA CONVENTION

Les parties s'engagent à se rencontrer autant que de besoin pour assurer la tenue des engagements

cités à l’article 2.

ARTICLE 8 - DURÉE DE LA CONVENTION

La présente convention prend effet à compter de sa notification et prendra fin le 29 avril 2024 en lien

avec le marché du portail de ressources numériques. Elle sera renouvelée par l'adoption d'une

nouvelle convention qui saura tenir compte des évolutions technologiques.

Au plus tard 2 mois avant son échéance, il sera procédé à une évaluation du service afin d'envisager

les conditions d’une éventuelle reconduction.

ARTICLE 9 - RÉSILIATION

En cas de non-respect par l’une des parties de ses obligations contractuelles, l’autre partie pourra

résilier la présente convention par LRAR. La résiliation prend effet à compter de la notification de la

décision. Néanmoins, préalablement à toute résiliation, une mise en demeure restée infructueuse

pendant 30 jours est nécessaire.

Aucun remboursement de la participation financière ne pourra être réclamé.

ARTICLE 10 - LITIGES

Les litiges relatifs à l'interprétation ou à l'exécution de la présente convention relèvent, à défaut

d'accord amiable, de la compétence du Tribunal administratif de MARSEILLE.

Fait en deux originaux

À 71 ce À nn nesmennn 5

Paur la collectivité Pour le Département des Hautes-Alpes

Le Le Président

{Cachet et signature) (Cachet et signature)

6/6