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Déliberation - 15 2025 Annexe Services numeriques 3M VENDARGUES Convention 2025 2027
Document publié le Lundi 10 février 2025 par la commune de Vendargues.
Lien du pdf (Déliberation - 15 2025 Annexe Services numeriques 3M VENDARGUES Convention 2025 2027)
Thèmes du document : Numérique, Données personnelles, Démocratie locale et participation citoyenne,
1
CONVENTION DE GESTION DE SERVICES NUMERIQUES COMMUNS
Entre :
La Commune de Vendargues représentée par son Maire, habilité à signer la présente convention par délibération en date du 10 février 2025,
Ci-après dénommée : « la Commune »
D’une part
Et :
Montpellier Méditerranée Métropole, représentée par son Président Michaël Delafosse, habilité à signer la présente convention par délibération du 14 décembre 2021.
Ci-après dénommé : « la Métropole »,
D’autre part
Préambule
Montpellier Méditerranée Métropole et l’ensemble de ses communes ont développé
depuis de nombreuses années, des outils partagés afin de répondre conjointement
aux défis et aux opportunités qu’offrent la numérisation, la dématérialisation et
l’informatisation des collectivités territoriales, de leurs groupements et de leurs
établissements publics. Ces évolutions technologiques impactent à la fois leurs
fonctionnements internes, leurs échanges avec les tiers publics et privés, leurs
relations avec les administrés.
L’ensemble des acteurs souhaite poursuivre cette coopération afin de disposer de
services publics modernes et efficaces qui puissent offrir à leurs partenaires et à
leurs administrés une réactivité et une sécurité informatique optimales. Cette mission
d’intérêt général partagée, permet de développer une identité numérique
métropolitaine et communale respectueuse de l’ensemble des libertés individuelles,
conforme au règlement général pour la protection des données désormais en vigueur
au sein de l’ensemble des états membres de l’Union Européenne.
Cette coopération entre personnes publiques s’inscrit dans les dispositions du Code
Général des Collectivités Territoriales et du Code de la Commande Publique.
Article 1er : Objet de la convention
La présente convention établie en application des articles L 5217-7 et L 5215-27 du Code Général des Collectivités Territoriales a pour objet de mettre en place des solutions partagées entre la Commune et la Métropole en matière :
- d’administration électronique ; 2
- de services en ligne aux usagers ;
- de dématérialisation des procédures de marchés publics en application des dispositions réglementaires et législatives en vigueur ;
- de mise à disposition publique des données numériques « open data » ; - d’une plateforme de participation citoyenne ;
- d’une plateforme de TéléAlerte ;
- d’un service permettant les échanges interprofessionnels entre les personnes sourdes, malentendantes et entendantes.
ADMINISTRATION ELECTRONIQUE
La plateforme d’e-administration partagée offre aux communes membres, aux CCAS partenaires et à la Métropole un ensemble de services cohérents couvrant l’ensemble de la chaîne de dématérialisation administrative et comptable, à travers un portail sécurisé et unifié facilitant les échanges entre l’ensemble des parties à la présente convention et les services de l’Etat.
Elle concerne :
- l’accès au portail unifié
- la signature électronique et la transmission de l’ensemble des actes soumis au contrôle de légalité : décisions, arrêtés individuels et réglementaires, délibérations, contrats publics, documents budgétaires, etc ... ;
- la signature et la transmission au comptable public, des pièces comptables (bordereaux, titres, mandats, etc ...) et les pièces justificatives (factures, paye, délibérations, pièces de passation et d’exécution des marchés publics, etc …) ; - la dématérialisation de l’envoi des convocations et la mise à disposition des documents aux élus à la fois dans le cadre des commissions d’examen des projets de délibération et au titre des obligations d’informations applicables aux assemblées délibérantes ;
- l’archivage électronique des actes.
Ce service d’intérêt général est soumis aux principes d’adaptabilité du service public. Il est évolutif en fonction des obligations légales en vigueur en matière d’administration électronique.
SERVICE EN LIGNE AUX USAGERS
Les services numériques qui peuvent être mis en œuvre par les communes membres et la Métropole à destination de l’ensemble des administrés et usagers sont accessibles de manière indistincte depuis les sites communaux et intercommunaux. Chaque citoyen des 31 communes dispose d’un accès sécurisé et mutualisé au travers d’un compte qu’il doit créer lors sa première connexion.
Cette « identité numérique métropolitaine et communale » lui permet d’accéder aux télé-services de sa commune et à ceux de la Métropole grâce à la technologie de « la fédération d’identité ».
Le catalogue de télé-service pré-paramétré dont peuvent bénéficier les communes est disponible et mis à jour à l’adresse suivante : https://catalogue.publik.love
Il comprend notamment :
- demande de copies d’acte de mariage ;
- demande de copies d’acte de naissance ; 3
- demande de copies d’acte de décès ;
- demande de copies de livret de famille ;
- demande d’intervention des services municipaux ;
- demande d’inscription en centre de vacances ;
- demande de stationnement pour un déménagement ;
- déclaration d’ouverture de chantier ;
- demande de rendez-vous avec un élu, ou des représentants des services municipaux ;
- formulaire de contact générique.
Les communes partenaires peuvent prétendre à l’ensemble des services figurant dans le catalogue.
PORTAIL DE PROCEDURE DE COMMANDE PUBLIQUE
Le portail d’accès aux procédures dématérialisées de commande publique regroupe à ce jour 30 municipalités, la Métropole et plusieurs CCAS. La solution informatique mise en œuvre en commun permet aux entreprises d’accéder à l’ensemble des avis d’appels publics à la concurrence et des dossiers de consultation des entreprises de l’ensemble des partenaires associés à cette démarche tout en leur offrant la possibilité de personnaliser leurs pages d’accueil et leurs modalités d’échanges d’informations propres à chacun de leurs sites.
OPEN DATA
Montpellier Méditerranée Métropole en association avec l’ensemble des communes membres et CCAS partenaires, a développé un portail d’accès aux données ouvertes (Open Data). Le portail mis en œuvre dispose d’une page d’accueil qui permet d’identifier chaque commune et CCAS partenaires.
Dans le cadre de la présente convention, la Commune, à l’instar des autres partenaires, dispose de sa propre charte graphique.
Le portail, ainsi que l’ensemble des solutions qu’il regroupe sont mis en œuvre sur la
base d’une solution paramétrée, hébergée et mise à jour par les services de
Montpellier Méditerranée Métropole.
PARTICIPATION CITOYENNE
La plateforme de participation citoyenne est un service en ligne permettant de mettre en place des dispositifs participatifs pour l’ensemble des communes et CCAS partenaires. La plateforme, ainsi que l’ensemble des solutions qu’elle regroupe sont mis en œuvre sur la base d’une solution paramétrée, hébergée et mise à jour par les services de Montpellier Méditerranée Métropole.
TELEALERTE
La plateforme de TéléAlerte permet d’activer une cellule de crise, d’informer les parties prenantes (services d’urgence, etc ...) et d’alerter les populations (collaborateurs, citoyens, etc ...) en cas de crise par tous les canaux de communication disponibles.
Elle permet d’exécuter automatiquement tous les processus de communication grâce à une bibliothèque de scénarii, une base de données synchronisée et le suivi en temps réel des campagnes d’information et d’alerte. 4
MAL-ENTENDANTS
Un service permettant les échanges interprofessionnels entre les personnes sourdes, malentendantes et entendantes. Ce service permet la mise en accessibilité pour le public sourd, aveugle, aphasique et malentendant des services téléphoniques et accueils physiques des communes et CCAS partenaires.
Article 2: Missions incombant aux deux parties
• Concernant la plateforme d’e-administration :
➢ Prérequis
Les communes qui souhaitent interfacer leurs propres outils métiers doivent s’assurer de la compatibilité avec les dernières versions des outils.
➢ La Métropole assure :
- l’hébergement et la maintenance de la plateforme ;
- le support technique et fonctionnel de niveau 1* ;
(*) le support niveau 1 inclut : toutes les modifications de données, paramétrages applicatif, modifications de code sur lesquels les agents de la collectivité sont habilités et compétents. Si la demande dépasse leur domaine de compétences, elle sera transmise au niveau 2 qui peut être géré par l’éditeur lui-même. Dans ce cas le demandeur en sera informé.
➢ La Commune assure, au titre de ses propres besoins :
- l’acquisition, le renouvellement et le paramétrage des certificats de signature électronique nécessaires pour le parapheur électronique sur les terminaux utilisateurs ;
- certains paramétrages (profils utilisateurs, circuit parapheur), si volonté d’autonomie ;
- l’établissement de bordereaux de transmission adaptées ;
- la formation des agents utilisateurs et élus ;
• Concernant les services numériques aux usagers :
➢ La Métropole assure :
- l’hébergement et la maintenance de la plateforme informatique, avec garantie de bande passante ;
- le paramétrage initial de la charte graphique et l’installation de la solution informatique pour la Commune ;
- l’assistance pour l’installation et la prise en main de la solution au sein de la Commune (1 journée de formation pour le référent, 1 journée d’accompagnement) ;
- l’intégration d’un seul nouveau formulaire
Toute intégration supplémentaire s’effectuera en application des dispositions financières de l’article 3 ;
- le support technique et fonctionnel niveau 1 de maintenance pour l’ensemble des utilisateurs.
- l’organisation d’une formation « administrateur fonctionnel » sur demande des communes qui souhaitent administrer leur plateforme en autonomie (formation obligatoire pour obtenir les droits d’accès d’administrateur fonctionnel). 5
➢ La Commune assure la rédaction de cadre-type de réponse :
- l’animation de sa plateforme ;
- le maintien des liens avec les plateformes communales et intercommunales - elle peut gérer l’administration fonctionnelle de sa plateforme si elle a été formée ce qui lui permet d’ajouter et de modifier ses formulaires, de mettre à jour la charte graphique, et d’échanger avec le fournisseur via leur plateforme de gestion de demandes
- enfin si la Commune a besoin d’une prestation technique qu’elle ou que la Métropole ne peut pas assurer (par manque de droits, de compétences ou de capacité au moment de la demande), elle pourra commander une prestation directement auprès d’un prestataire expert ou se référer au groupement de commande s’il est actif au moment du besoin et que la commune y a adhéré. Lorsque la Commune commande une prestation, elle pilote elle-même la réalisation sans intervention de la Métropole.
• Concernant le Portail de dématérialisation des procédures :
➢ La Métropole assure :
- l’acquisition et la maintenance des 2 serveurs dédiés à la solution commune de dématérialisation ;
- l’hébergement et la sauvegarde des informations du système mutualisé de dématérialisation des marchés publics avec bande passante garantie ; - la maintenance et la mise à jour du portail ;
- le paramétrage de la charte graphique, des messages de réponse et la mise en place de l’application ;
- l’assistance pour la mise en œuvre du système de dématérialisation ; - une formation d’une journée des agents référents en charge de la plateforme ; - l’archivage des offres et des dossiers sur des supports dédiés.
➢ La Commune assure :
- la mise en place et l’éventuelle évolution de la charte graphique de son site ; - la rédaction et la mise en ligne de documents types ou de messages types ; - la mise en ligne des avis d’appels publics à la concurrence et des dossiers de consultation ;
- la gestion dématérialisée des procédures sur la plateforme ;
- l’archivage régulier des procédures à leur issue.
• Concernant la plateforme de mise à disposition des données numériques « Open Data » :
➢ La Métropole assure :
- l’acquisition et la maintenance de serveurs dédiés à la solution mutualisée de plateforme Open Data ;
- l’hébergement et la sauvegarde des informations du système mutualisé ; - la maintenance et la mise à jour du portail ;
- le paramétrage de la charte graphique ;
- l’assistance pour la mise en œuvre de la plateforme au sein de la Commune. 6
Les agents responsables de la mise à jour des données ouvertes pourront bénéficier de formations proposées par Montpellier Méditerranée Métropole en rapport avec la plateforme.
Cette mise à disposition de données numériques publiques ouvertes participe au développement économique du territoire de Montpellier Méditerranée Métropole et à l’amélioration des services publics relevant de sa compétence. Cette prestation est donc effectuée à titre gratuit pour le compte de la Commune.
➢ La Commune assure :
- la mise à jour régulière des données sur la solution mutualisée de la plateforme Open Data mise en œuvre par Montpellier Méditerranée Métropole dans les conditions définies à l’article 2.
Les données ouvertes seront mises à disposition du public sur la plateforme Open Data, dans le cadre d’une licence d’utilisation jointe en annexe et approuvée par délibération du conseil d’administration de la Commune.
• Concernant la plateforme de participation citoyenne :
➢ La Métropole assure :
- l’hébergement et la maintenance de la plateforme ;
- le support technique et fonctionnel ;
- la formation initiale des référents (1 par commune).
➢ La Commune assure, au titre de ses propres besoins :
- la rédaction et la mise en ligne des dispositifs participatifs ;
- la formation des agents utilisateurs.
• Concernant la plateforme de TéléAlerte :
➢ La Métropole assure :
- l’abonnement annuel au service de TéléAlerte ;
- le support fonctionnel ;
- la création d’un profil utilisateur et 15 comptes d’accès par commune.
➢ La Commune assure, au titre de ses propres besoins :
- l’ajout / suppression / modification de ses bases de données et groupes de destinataires ;
- des messages écrits ou vocaux ;
- la personnalisation des SMS et des e-mails ;
- les coûts des communications engendrés à la suite de chaque campagne de diffusion.
• Concernant le service permettant les échanges interprofessionnels entre les personnes sourdes, malentendantes et entendantes :
➢ La Métropole assure :
- l’abonnement annuel au service ;
- la mise à disposition d’un lien URL dédié au service ;
- le support fonctionnel au service. 7
➢ La Commune assure, au titre de ses propres besoins :
- pour l’accueil téléphonique, la mise en place du lien URL dédié sur le site internet de la Commune ;
- pour l’accueil physique sur site, un ordinateur ou une tablette de la Commune. La Commune ou son prestataire informatique prendra toutes les dispositions utiles pour activer l’espace web dédié au téléchargement à partir du lien fourni par la Métropole.
Article 3 : Les évolutions et adaptations des solutions informatiques
La Métropole assurera la mise en œuvre des évolutions globales des outils et plateformes informatiques communes, notamment concernant l’actualisation des versions ou les adaptations liées aux modifications du cadre légal.
Elle pourra aussi dans la limite de ses moyens humains et matériels, procéder à des adaptations, des évolutions, des formations dédiées, à la demande des communes ou des CCAS partenaires.
Toute demande de mise en place d’un nouveau module doit être transmise à la Métropole par l’outil de gestion des demandes. Suite à cela, la métropole analysera la demande et informera la commune du planning de mise en place. Cette convention ne porte pas de contrainte de délai de mise en place.
Article 4 : Dispositions financières
Les prestations mentionnées aux articles 2 et 3 portant sur la mise en œuvre, la maintenance, les évolutions et les adaptations concernant l’ensemble des partenaires (communes, CCAS, partenaires) font l’objet d’un coût annuel forfaitaire établi pour chacune des applications mentionnées à l’article 1er.
La diffusion de données informatiques publiques participe au développement de l’écosystème numérique métropolitain.
La mise en œuvre, la maintenance et l’évolution de la plateforme Open Data ne fera l’objet d’aucune refacturation aux communes et CCAS partenaires au titre de la présente convention.
Les tableaux récapitulatifs de calcul des coûts figurent en annexe 1.
Ils sont établis pour chaque application sur la base d’un coût par habitant calculé comme suit :
(Pop Com X Pappli) / (PopTot – Part 3M)
Pop Com = population de la Commune 8
Pappli = coût annuel global de l’appli (maintenance / exploitation / évolutions et adaptations globales / amortissement des investissements / masse salariale associée)
PopTot = Total de la population des 31 communes
Part 3M = participation de la Métropole à la mise en œuvre de ces services numériques communs correspondant à la moitié du coût annuel global de l’application, tel que défini ci-dessus.
Le coût annuel global est fixé pour toute la durée de la convention.
Le montant de la prestation globale annuelle établie en fonction de ces dispositions et du nombre d’application mis en œuvre par la Commune s’élève à 379,93 € et se décompose comme suit :
❖ Administration électronique 98,82 € ❖ Services en ligne aux usagers 99,47 € ❖ Dématérialisation des procédures de marchés publics 77,94 € ❖ Plateforme de participation citoyenne
❖ Service de télé-alerte 61,85 € ❖ Services aux personnes malentendantes 41,85 € ❖ Plateforme Open Data 0,00 € TOTAL : 379,93 €
Ces montants figurant en annexe 1 sont susceptibles d’évoluer dans les conditions précisées à l’article 9.
Article 5 : Modalités de facturation
Le montant global annuel établi en fonction des applications mises en œuvre par la Commune fera l’objet d’un titre de recette établi et calculé par la Métropole. Il sera transmis au plus tard le 30 septembre de l’année en cours à la Commune via le logiciel CHORUS. Sauf contestation du montant du titre, objet d’un mail au plus tard 8 jours francs après sa réception, le montant de ce titre est réputé accepté. Le règlement par la Commune devra intervenir dans les 30 jours à compter de la notification du titre initial et, le cas échéant, à compter de la notification du nouveau titre corrigé et accepté par les deux parties.
Article 6 : TVA applicable
Les coûts globaux annuels, par types d’applications, sont facturés net de taxe. Les montants correspondants aux adaptations, aux évolutions ou formations dédiées seront facturés avec application de la TVA au taux normal.
Article 7 : Durée de la Convention
La présente convention est conclue pour la période 2025-2026-2027. 9
Article 8 : Application du Règlement Général pour la Protection des Données
Les parties à la présente convention s’engagent à une application stricte des dispositions relatives à la protection des données personnelles qui leur seront transmises conformément à l’annexe 2.
Article 9: Modification de la convention
La Commune partenaire pourra demander l’ajout ou la suppression, dans le périmètre des applications existantes, d’une application dont le coût global annuel par habitant pour chaque commune est fixé en annexe 1.
Cette demande devra être adressée par courrier avec accusé de réception au moins 3 mois avant la fin de l’année en cours pour être applicable l’année suivante. Elle fera l’objet d’une lettre de réponse de la Métropole dans un délai d’un mois à compter de la réception du courrier de la Commune. Ce courrier avec accusé de réception précisera les nouvelles conditions financières et techniques de la convention de gestion des services communs entre le Commune et la Métropole.
La mise en œuvre de nouvelles applications non définies dans la présente convention et ses annexes ainsi que toute modification des conditions de mise en œuvre de la présente convention devra faire l’objet d’un avenant entre les 2 parties.
Article 10 : Résiliation de la convention :
La présente convention peut être résiliée par l’une ou l’autre des parties, au 1er janvier 2026 ou au 1er janvier 2027. La demande de résiliation devra être notifiée à l’autre des parties, au plus tard le 30 septembre de l’année précédente par courrier avec accusé de réception.
Article 11: Règlement des litiges
En cas de difficultés portant sur l’application ou l’interprétation de la présente
convention, les parties s‘engagent à régler leur différend à l’amiable.
En cas de désaccord persistant, les contestations seront soumises au tribunal administratif de Montpellier.
Fait à Montpellier, le
En 2 exemplaires 10
Pour la Commune
Le Maire
Guy Lauret
Pour Montpellier Méditerranée
Métropole,
Le Président
Michaël Delafosse