Déliberation - VDV37 20260616 Salles Communales modalites de paiement tampon

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Déliberation - VDV37 20260616 Salles Communales modalites de paiement tampon Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune de Vendeville. Lien du pdf (Déliberation - VDV37 20260616 Salles Communales modalites de paiement tampon)Thèmes du document : Démocratie, Banque, Institutions publiques, Envoyé en préfecture le 07/07/2026

: .

ss, Vendeville Reçu en préfecture le 07/07/2026 s L 5 Publié le

DEPARTEMENT DU NORD ID : 059-215906090-20260616-VDV37_20260616-DE

VDV37_20260616

EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATION

DU CONSEIL MUNICIPAL DE LA COMMUNE DE VENDEVILLE

Séance publique du mardi 16 juin 2026

Président Ludovic PROISY

Secrétaire de séance Charline DECARNIN

Convocation envoyée le 10 juin 2026 Lieu de séance : Salle Paul Buisine

Nombre de membres du Conseil Municipal : 19 Nombre de présents au vote : 14

Nombre de membres en exercice : 19 Nombre de procurations : O5

Membres présents : EL

Ludovic PROISY Charline DECARNIN Olivier MORVAN

Christelle DELEPLACE Patricia WATTELAR Séverine DEPRIECK

Fabrice VAN BELLE Pascal CARPENTIER Franck PERRAULT

Judith TERNIER Charline BERTHE Alexandre HERLIN

Isabelle CANDELIER Catherine BRULIN

Membre(s) absent(s) ayant donné procuration :

Yves MARTIN ayant donné procuration à Judith TERNIER

Maurice VANDE WALLE ayant donné procuration à Patricia WATTELAR

Jorge CORREIA DOS SANTOS ayant donné procuration à Olivier MORVAN

Patrick THIEFFRY ayant donné procuration à Fabrice VAN BELLE

Clémentine RIOU ayant donné procuration à Pascal CARPENTIER

Membre(s) absent(s) excusé(s) :

\

Membre(s) absent(s) :

\

Le quorum est atteint, le Conseil Municipal peut valablement délibérer.

DELIBERATION |N°VDV37_20260616

SALLES COMMUNALES | Modification des modalités de paiements, des règlements d'utilisation et conventions des salles La Chiconnière et Paul Buisine

SALLE COMMUNALE LA CHICONNIERE

Révision des modalités de paiement et de gestion des cautions pour la location de la salle La Chiconnière - Passage au prélèvement SEPA

M. Le Maire RAPPELLE au Conseil Municipal que, la salle des fêtes La Chiconnière est mise à dispositions des utilisateurs sous réserve de disponibilités, conformément aux usages définis par les délibérations antérieures. (CM de décembre 2023)

VDV37_20260616 N°37 -1/5Les chèques de caution, actuellement exigés pour couvrir les ris

paiement, ne sont plus acceptés par les Finances Publiques, qui sup

par chèque. ID : 089-215 904 30-20260816-VOVS7 2ORROSIE-DE

ILest donc nécessaire de réviser les modalités de garantie financière pour : se conformer aux nouvelles règles de ia Trésorerie, moderniser le processus de recouvrement des cautions et des frais de réparation et sécuriser les transactions pour la commune et les emprunteurs.

M. Le Maire PROPOSE le prélèvement SEPA automatique pour les réservations et soldes de location, ainsi que l'option ménage et Le prélèvement SEPA conditionnel pour les cautions et frais de vaisselle cassée et/ou de réparation (uniquement en cas de dommage, perte ou vol).

NOUVELLES MODALITÉS DE PAIEMENT ET DE GESTION DES CAUTIONS

Autorisation de prélèvement obligatoire

Pour toute location de la salle La Chiconnière, l'emprunteur doit fournir :

«Ÿ Son RIB {Relevé d'identité Bancaire),

<7 Une SEULE autorisation de prélèvement SEPA, valable pour la durée de la location + 3 mois.

Ce mandat AUTORISE la commune à prélever :

V Automatiquement :

° La réservation {50% du tarif),

° Le solde de location {50% restant},

+ L'option ménage (si souscrite}.

Y Conditionnellement (uniquement en cas de non-respect des obligations) :

+ La caution (200 €, 400 € ou 1 500 €} en cas de dommage, perte ou vol ou non-nettoyage de la salle,

° _Le solde de la facture de réparation si les frais dépassent la caution.

Tarifs de location (inchangés)

[Type de location __[Vendevillois Extérieurs |

Un week-end 800 € 1 600 € (400 € réservation + 400 € solde) |(800 € réservation + 800 € solde}

Saint-Sylvestre 1 800€ 1 800 € Y (900 € réservation + 900 € solde) |(900 € réservation + 900 € solde)

[activités hebdomadaires (1h) |15 €/semaine f21 €/semaine |

[activités hebdomadaires {2h) Ps €/semaine 87 €/semaine |

Montants des cautions (inchangés)

Caution « ménages » 200 €

Caution « vaisselle, mobilier et petite dégradation immobilière » A00 €

Caution « dégradations conséquentes » 1 500€

Processus de prélèvement pour les cautions et frais de réparation

En cas de problématique ménage :

+ _ L’emprunteur est notifié par mail du prélèvement de la caution ménage.

En cas de dommage, perte ou vol :

1. Établissement du devis/facture :

o La commune établit un devis ou une facture des frais de réparation ou de

remplacement (selon les tarifs de la vaisselle/matériel en vigueur).

2. Notification écrite :

o L’emprunteur est notifié par mail des éléments suivants :

* Le montant total des dommages,

" La répartition (montant de la caution + solde éventuel),

VDV37_20260616 N°37 -2/5" La date du prélèvement (minimum 15 jours 4 :

3. Prélèvement automatique : Dcnesotr

e 1“ prélèvement : Montant de la caution (200 €, 46w-+ vu ge l’'emprunteur.

© 24 prélèvement {si nécessaire) : Solde si les frais de réparation dépassent le montant

de la caution (sans nouveau mandat).

Plafond et contestation

Plafond : le prélèvement ne peut excéder le montant de la facture justifiée (devis ou facture

fournisseur).

Contestation : l'emprunteur peut contester le prélèvement dans un délai de 8 semaines (droit SEPA). Il doit alors prouver l'absence de dommage ou l'erreur de la commune (photos, témoignages, etc.).

À Sanctions : En cas de contestation abusive, la commune se réserve le droit d'engager des poursuites.

Cas particuliers

* Associations locales ou groupe scolaire Alain Decaux : la caution peut être réduite ou supprimée par décision du Maire.

* Autres emprunteurs : La caution est obligatoire selon les montants définis ci-dessus.

SALLE COMMUNALE PAUL BUISINE

Révision des modalités de paiement et de gestion des cautions pour la location de la salle Paul Suisine — Passage au prélèvement SEPA

M. Le Maire RAPPELLE au Conseil Municipal que, la salle Paul Buisine est mise à dispositions des

utilisateurs sous réserve de disponibilités, conformément aux usages définis par les délibérations antérieures. {CM de décembre 2023)

Les chèques de caution, actuellement exigés pour couvrir les risques de dégradations ou de non- paiement, ne sont plus acceptés par les Finances Publiques, qui supprime progressivement le paiement par chèque.

ILest donc nécessaire de réviser les modalités de garantie financière pour se conformer aux nouvelles règles de la Trésorerie, moderniser le processus de recouvrement des cautions et des frais de réparation et sécuriser les transactions pour la commune et les emprunteurs.

M. Le Maire PROPOSE le prélèvement SEPA automatique pour les réservations et soldes de location, ainsi que l'option ménage et Le prélèvement SEPA conditionnel pour ies cautions et frais de vaisselle cassée et/ou de réparation {uniquement en cas de dommage, perte ou vol).

NOUVELLES MODALITÉS DE PAIEMENT ET DE GESTION DES CAUTIONS

Autorisation de prélèvement obligatoire

Pour toute location de la salle Paul Buisine, emprunteur doit fournir :

«7 Son RIB (Relevé d’Identité Bancaire),

«7 Une SEULE autorisation de prélèvement SEPA, valable pour la durée de ja location +3 mois.

Ce mandat AUTORISE la commune à prélever :

V Automatiquement :

° La réservation (50% du tarif},

e _Le solde de location (50% restant),

° L'option écran interactif (si souscrite),

e L'option ménage (si souscrite).

Ÿ Conditionnellement {uniquement en cas de non-respect des obligations) : + La caution (150 €, 200 € ou 1 000 €} en cas de dommage, perte ou vol ou non-nettoyage de la salle,

° _Le solde de la facture de réparation si les frais dépassent la caution.

VDV37_20260616 N°37 -3/5Envoyé en préfecture Fr 7/2026

ture le 07/07/2026

Tarifs de location (inchangés)

[Type de location ]Vendevillois M D0-20260816-VOV37.

U k-end 300 € 600 € neeren (150 € réservation + 150 € solde) |(300 € réservation + 300 € solde)

Une soirée en semaine 100 € 200 €

Lundi, Mardi ou jeudi (50 € réservation + 50 € solde) (100 € réservation + 100 € solde)

Montants des cautions (inchangés)

Caution « ménages » 150€

Caution « vaisselle, mobilier et petite dégradation immobilière » 200 €

Caution « dégradations conséquentes » 1000 €

Processus de prélèvement pour les cautions et frais de réparation

En cas de problématique ménage :

°_ L’emprunteur est notifié par mail du prélèvement de la caution ménage.

En cas de dommage, perte ou vol :

1. Établissement du devis/facture :

© La commune établit un devis ou une facture des frais de réparation ou de

remplacement (selon les tarifs de la vaisselle/matériel en vigueur).

2. Notification écrite :

© L’emprunteur est notifié par mail des éléments suivants :

=" Le montant total des dommages,

= La répartition {montant de la caution + solde éventuel),

= La date du prélèvement {minimum 15 jours après la notification).

3. Prélèvement automatique :

© 1° prélèvement : Montant de la caution (150 €, 200 € ou 1 000 €) sur le compte de

l'emprunteur.

o 2% prélèvement (si nécessaire) : Solde si les frais de réparation dépassent le montant de la caution (sans nouveau mandat).

Plafond et contestation

Plafond : le prélèvement ne peut excéder le montant de la facture justifiée (devis ou facture fournisseur).

Contestation : l’'emprunteur peut contester le prélèvement dans un délai de 8 semaines (droit SEPA). 1! doit alors prouver l’absence de dommage ou l’erreur de la commune (photos, témoignages, etc.).

À Sanctions : En cas de contestation abusive, la commune se réserve le droit d'engager des poursuites.

Cas particuliers

* Associations locales ou groupe scolaire Alain Decaux : la caution peut être réduite ou supprimée par décision du Maire.

° Autres emprunteurs : La caution est obligatoire selon les montants définis ci-dessus.

Ilest proposé au Conseil Municipal :

* D'APPROUVER le prélèvement SEPA automatique pour les réservations (50% du tarif de Jocation) et les soldes de location (50% restant), ainsi que les options si souscrites.

e D'APPROUVER le prélèvement SEPA conditionnel pour les cautions et les frais de

réparation/remplacement (vaisselle, matériel, dégradations).

e D'ADOPTER le processus de gestion des cautions tel que décrit (devis, notification,

prélèvement en 1 ou 2 étapes).

e DE REVISER les conventions de location en incluant :

Y_ L'obligation de fournir un RIB + un mandat SEPA,

Les modalités de prélèvement {automatique et conditionnel),

VDV37_20260616 N°37 -4/5Les droits de contestation (8 semaines), nvoyé en préfecture le 07/07/2026

e D'AUTORISER M. le Maire ou son représentant à : D'AUTRE “6 Maireo . preser 4 Publié le SLG Ÿ_ Signer les conventions de location et mandats ID : 059-215906090-20260616-VDV37_20260616-DE

Reçu en préfecture le 07/07/2026

Y_ Effectuer les prélèvements (automatiques et Comomtromrersy

LE CONSEIL MUNICIPAL,

CECI EXPOSÉ ET APRÈS EN AVOIR DÉLIBÉRÉ, DÉCIDE

e D'’APPROUVER le prélèvement SEPA automatique pour les réservations (50% du tarif de

location) et les soldes de location (50% restant), ainsi que les options si souscrites.

e D'’APPROUVER le prélèvement SEPA conditionnel pour les cautions et les frais de

réparation/remplacement (vaisselle, matériel, dégradations).

° D’ADOPTER le processus de gestion des cautions tel que décrit (devis, notification, prélèvement en 1 ou 2 étapes).

e DE REVISER les conventions de location en incluant :

Y_ L'obligation de fournir un RIB + un mandat SEPA,

Les modalités de prélèvement (automatique et conditionnel),

Ÿ _ Les droits de contestation (8 semaines),

° D’AUTORISER M. le Maire ou son représentant à :

Ÿ_ Signer les conventions de location et mandats SEPA,

Y Effectuer les prélèvements (automatiques et conditionnels)

| SCRUTIN POUR : 19 CONTRE : 00 ABSTENTION : 00 ]

Fait et délibéré en séance les, jour, mois et an, susdits.

Pour extrait conforme et rendue exécutoire par sa transmission en Préfecture du Nord

Charline DECARNIN Ludovic PROISY

VDV37_20260616 N°37 -5/5