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Déliberation - 8 co Organisation Concert Avec la Societe POP up
Document publié le Vendredi 4 février 2022 par la commune de Dax.
Lien du pdf (Déliberation - 8 co Organisation Concert Avec la Societe POP up)
Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Justice et droit,
N°Feuillet
20220210-8
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
DÉPARTEMENT DES LANDES
VILLE DE DAX
EXTRAIT
MN
Registre des Délibérations du Conseil Municipal
L'an DEUX MILLE VINGT-DEUX et le jeudi 10 février à 18h30, le CONSEIL MUNICIPAL de la
ville de DAX, convoqué le 04 février 2022, s'est réuni en mairie dans la salle René DASSÉ, sous la présidence de M. Julien DUBOIS, Maire, sans public, avec retransmission des débats en direct, dans le cadre de l’état d'urgence sanitaire et afin de lutter contre la propagation de l'épidémie de COVID-19.
Nombre de membres afférents au 35 Date de la conseil municipal convocation : 04 février 2022
Nombre de présents 26
Nombre de pouvoirs 9 Date de l'affichage :
Suffrages exprimés 35 15 février 2022
ETAIENT PRESENTS :
Mme Martine DEDIEU, M. Grégory RENDE, Mme Sarah PECHAUDRAL-DOURTHE, M. Pascal DAGES,
Mme Marie-Constance LOUBERE BERTHELON, M. Amine BENALIA BROUCH, Mme Marylène HENAULT, Mme Martine ERIDIA, Mme Martine LABARCHEDE, M. Julien RELAUX, Mme Florence PEYSALLE, M. Vincent MORA, Mme Gisèle CAMIADE, M. Olivier COUSIN, M. Jean-Paul DUBOURDIEU, Mme Sandra LARTIGAU, M. Michel GUILLEMIN, Mme Audrey LALOTTE, M. Guillaume SEGUIER, M. Patrice BOUCAU, Mme Axelle VERDIERE BARGAOUI, M. Yves LOUME, Mme Isabelle RABAUD-FAVEREAU, M. Pierre STETIN, Mme Viviane LOUME-SEIXO.
ABSENTS ET EXCUSES: M. Guillaume LAUSSU, M. Alexis ARRAS, Mme Aline DUZERT, M. Benoît LAMIABLE, Mme Carine BROUSTAUT, Mme Marylène DESTANDAU, Mme Fanny MESPLET, M. Bruno JANOT, Mme Géraldine MADOUNARI.
POUVOIRS :
M. Guillaume LAUSSU à donné pouvoir à M. Grégory RENDE,
M. Alexis ARRAS a donné pouvoir à M. Julien RELAUX,
Mme Aline DUZERT à donné pouvoir à Mme Marylène HENAULT, M. Benoît LAMIABLE a donné pouvoir à Mme Martine ERIDIA, Mme Carine BROUSTAUT a donné pouvoir à M. Julien DUBOIS, Mme Marylène DESTANDAU à donné pouvoir à Mme Marie-Constance LOUBERE BERTHELON, Mme Fanny MESPLET a donné pouvoir à Mme Florence PEYSALLE, M. Bruno JANOT a donné pouvoir à M. Yves LOUME,
Mme Géraldine MADOUNARI a donné pouvoir à Mme Viviane LOUME-SEIXO.
SECRETAIRE DE SEANCE : M. Amine BENALIA BROUCH.
OBJET : CO-ORGANISATION D'UN CONCERT AVEC LA SOCIETE POP UP
VU le Code général des collectivités territoriales et notamment l’article L.2121-29,
VU l'avis favorable de la COMMISSION FINANCES ET ADMINISTRATION GENERALE DU 2 FEVRIER 2022. CONSIDERANT la proposition de La société Pop Up représentée par son directeur Monsieur Jean-François DUPRAT, de co-organiser le concert de Nadau le mardi 23 août 2022 à 20h30, dans les arènes de Dax.
CONSIDERANT que ce partenariat entre la société Pop Up et la ville de Dax est une opportunité pour enrichir la programmation culturelle et festive,
Il est proposé que la ville de Dax et la société Pop Up soient co-organisateurs de ce spectacle.
Des projets de convention de co-organisation et de prestation de billetterie, annexés à la présente, ont été rédigés à cet effet et définissent toutes les modalités de co-organisation de ce concert.
Il convient de fixer les différents tarifs de prestation, à savoir :
- frais d'envoi en courrier suivi : 6 €
- frais de gestion : 1,50 €
Les crédits correspondants aux dépenses et recettes seront inscrits au budget primitif des fêtes, exercice 2022.
SUR PROPOSITION DE M. DAGES Pascal, Adjoint au Maire, APRÈS EN AVOIR DÉLIBÉRÉ, LE CONSEIL MUNICIPAL, À L'UNANIMITÉ,
AUTORISE l'organisation de ce spectacle dans les conditions citées ci-dessus,
AUTORISE Monsieur le Maire à signer les conventions de co-organisation et de prestation de billetterie avec la société Pop Up et tous les documents relatifs à l'organisation de ce spectacle,
FIXE les tarifs relatifs des frais d'envoi et des frais de gestion tels que proposés ci-dessus.
Délibéré en séance,
Les jours, mois et an que dessus,
Suivent les signatures au registre
pour copie conforme,
Julien DUBOIS
Maire de Dax
Président du Grand Dax
« La présente délibération peut faire l'objet, dans un délai de deux mois à compter de sa publication ou de son affichage ainsi que
de sa transmission au représentant de l'Etat dans le département, d'un recours contentieux devant le Tribunal administratif de Pau
(sur place où par envoi postal à l'adresse suivante : Villa Noulibos — 50, cours Lyautey - 64000 Pau Cedex, ou par voie
dématérialisée à l'adresse http://www.telerecours.fr/). »
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-29220211-20220210-8-DE
Date de télétrans#ission : 14/02/2022
Date de réception préfecture : 14/02/2022 LUNLERI EN VU-URKGANIDATIUN AVEC LA DIE FUF UF
Annexe 3 à la délibération du 10 février 2022
BUDGET PREVISIONNEL - CONCERT NADAU
ARENES DE DAX LE 23 AOÛT 2022-21h
DEPENSES POP UP VILLE DE DAX
t de cession
ration / cateri 500
axes
TVA 2 631,28
SACEM 10 475,01
AGESSA 115,23
MES 2 505,98
CCSA 501,20
AGESSA 27,57
PARAFISCALE 4 385,47
mis à disposition : 1 SSIAP
+ 2 SSIAP 1
à dis
d'Astreinte isàd + 2 500
1 500,00
n de la 2 000
tion scène
Location lumière
Location son
Location écrans ie
et mis en chaises 1 390
ine
17 497,00
nel isseur / bureau de contrôle
icien son a +. — ° icien lumière
de sécurité
trôleurs / Placiers
de secours (croix rou 500,00
atériel billetterie (scan, logiciel, TPE) SA ispssmiQn "fraise
billetterie à disposition - frais de
fab
fab
70*100
40*60
ers distribution
mpagne communication : insertions / achats
na ue
TAL
RECETTES
unitaire hors frais de recettes billetterie
17 550,00
70 986,50
rré OR (500
orie 1 (2119
orie 2 (1199
e 3 (245
37,00
35,00
laces
aces 4 900,00 Accusé de
Date de télétransmission : 1
7 608,00 otal recettes billetterie CONCERT EN CO-ORGANISATION AVEC LA STE POP UP
Annexe 1 à la délibération du 10 février 2022
PROJET DE CONVENTION DE CO-ORGANISATION
POUR LE CONCERT DE NADAU
ENTRE :
La VILLE DE DAX, domiciliée rue Saint Pierre, Hôtel de Ville 40 100 Dax, représentée par son Maire, Monsieur Julien DUBOIS, habilité à l'effet des présentes par une
délibération du conseil municipal en date du j
dénommée la VILLE
d'une part,
ET :
La SOCIETE POP UP, dont le siège social est domicilié au 8 Allées Boufflers 64100 Bayonne, représentée par Jean François DUPRAT, dûment habilité à l'effet des présentes,
dénommée la SOCIETE,
d'autre part,
ARTICLE 1 : Objet de la convention
La SOCIETE s'est rapprochée de la VILLE pour lui proposer de programmer le concert de Nadau, le Mardi 23 août 2022 aux arènes de Dax à 20 h 30.
Il a été convenu entre les deux parties de co-organiser celui-ci.
La présente convention a donc pour objet de définir les modalités de cette co-
organisation.
ARTICLE 2: Obligations de la Ville
La VILLE mettra à disposition les lieux suivants :
- le parking de la piscine municipale désaffectée, afin de l'utiliser comme parking privatif pour les organisateurs, partenaires et invités, à partir du lundi 22août 2022 - les arènes complètes à partir du vendredi 19 août 2022
- mise à disposition de 11 faces pour l'affichage (120X176) sur le territoire de l'agglomération.
La VILLE prendra en charge :
- la mise en fonctionnement des arènes : mise en place de la protection de la piste (pose et dépose), nettoyage (avant et après le concert), un concierge ads SSEAPo2n SSIAP 1, 040-214000887-20220211-20220210-8-DE
Date de télétransmission : 14/02/2022
Date de réception préfecture : 14/02/2022 une astreinte électrique, la fourniture des fluides et consommables (sanitaires, ...). Le montant investi par la VILLE est estimé à 6 000 €,
- la prestation de la Croix rouge dont l'effectif est calculé dans le cadre du dispositif prévisionnel des secours,
- la prestation billetterie qui fait l’objet d'une convention spécifique, - le matériel et le personnel nécessaire pour le contrôle des billets d'entrée ainsi que le personnel nécessaire pour le placement du public
- certains frais liés à la communication sur les supports produits et utilisés par la ville.
ARTICLE 3 : Obligations de la société
La SOCIETE prendra en charge :
- l'ensemble des frais artistiques et des taxes afférentes,
- les frais d'organisation,
- la location et/ou l'achat des matériels pour l'installation technique nécessaire à la représentation comprenant la mise en place du parterre de chaises, la scène, le son, la lumière et les écrans,
- les frais de communication : fabrication, impression, affichage et insertions.
ARTICLE 4: Conformité des installations
La SOCIETE s'engage auprès de la VILLE à respecter les prescriptions en matière de sécurité et de conformité des installations techniques dont elle aura la charge.
A ce titre, il est précisé que la SOCIETE vérifiera auprès de ses prestataires le montage et le démontage des structures qui devra être fait dans les règles de l'art (scène, son, lumière, parterre de chaises, …) et en parfaite conformité avec la réglementation ERP en vigueur. Le cas échéant, les prestataires délivreront l'attestation de bon montage qui sera jointe au dossier de sécurité.
ARTICLE 5: Tarifs
Le concert fera l'objet d'une billetterie dont les tarifs ont été fixés de la façon suivante :
Tarif Public Tarif CE / réduit
Piste / Chaises en 137€ 35,50 € carré or dont 1,50 € de frais de gestion dont 1,50 € de frais de gestion
Cat 1 35 € 33,50 € dont 1,50 € de frais de gestion dont 1,50 € de frais de gestion
Cat 2 30 € 28,50 € dont 1,50 € de frais de gestion dont 1,50 € de frais de gestion
Cat 3 22€ 20 € dont 1,50 € de frais de gestion dont 1,50 € de frais de gestion
Les modalités et les conditions de la billetterie sont précisées dans la convention de prestation de billetterie.
ARTICLE 6: Eléments financiers
Le budget prévisionnel du concert, joint en annexe, s'élève à 99 218 € Accusé de réception en préfecture 040-214000887-20220211-20220210-8-DE
Date de télétransmission : 14/02/2022
Date de réception préfecture : 14/02/2022 La VILLE et la SOCIETE conviennent de procéder à la répartition des recettes de la façon suivante sachant que le point d'équilibre est fixé à 3160 places vendues :
- de O à 3160 places vendues : recettes de billetterie (hors frais de gestion) versées à la
SOCIETE
- de 3161 à 4063 places vendues : recettes de billetterie (hors frais de gestion) divisées à 50 % et versées aux deux parties.
Un état des recettes contradictoire devra être approuvé et signé des deux parties dans
un délai maximal d'un mois à compter de la date du spectacle.
Un état des dépenses (présentation des pièces justificatives comptables) contradictoire devra être approuvé et signé des deux parties dans un délai maximal d'un mois à
compter de la date du spectacle.
ARTICLE 7 : Assurances
7-1 Assurance responsabilité civile
Le spectacle dont la VILLE sera co-organisatrice, est assuré dans le cadre du contrat responsabilité civile générale qui garantit toutes les manifestations organisées par la Collectivité à l'exception des missions et obligations à la charge de la SOCIETE pour lesquelles celle-ci est tenue de s'assurer.
La VILLE et la SOCIETE, co-organisatrices souscrivent, pour leurs propres comptes, un
contrat d'assurance responsabilité civile afin de garantir leurs responsabilités pour tout dommage qui leur serait imputable à raison de leurs obligations respectives au titre de la présente convention.
7-2 Assurance annulation
Au moment de la signature de cette convention, la circulation du coronavirus Covid-19 est encore très active sur le territoire national. La VILLE et le titulaire de la présente convention, souhaitent préserver ses intérêts, en contractualisant des dispositions exceptionnelles en cas d'annulation du concert où en cas de modification substantielle susceptible d'impacter l'ensemble des prestataires.
En ce sens, la SOCIETE déclare souscrire un contrat d'annulation comprenant les clauses suivantes :
1- Si la réglementation nationale ou locale l'exige.
2- En cas d'intempéries empêchant la tenue du spectacle.
Quelle qu'en soit la cause, la décision d'annulation du concert est prononcée par le Maire ou son représentant. Le cas échéant, l'annulation peut être consécutive à une décision d'interdiction de la manifestation émanant de l’État.
Dans ce cas, le titulaire du présent contrat ne pourra prétendre à aucune indemnité ou remboursement sauf dans le cas suivant : si le cocontractant a entrepris le déplacement, remboursement intégral des seuls frais strictement nécessaires et proportionnés à l'exécution du présent contrat, sur présentation de justificatifs.
Si le spectacle venait à être annulé, il ne fera pas l'objet d'un report.
L'annulation du concert entraîne la résiliation de la présente convention.
ARTICLE 8: Communication événementielle
La VILLE et la SOCIETE s'engagent réciproquement à respecter la charte visuelle définie rs RARE N pour l'évènement, à faire figurer les logos de la VILLE et de la S CETTE. Selon les.chartes 040-214000887-20220211-20220210-8-DE Date de télétransmission : 14/02/2022
Date de réception préfecture : 14/02/2022 graphiques officielles et à se tenir informés des actions entreprises par l'une et l'autre des parties pour communiquer sur l'évènement.
ARTICLE 9 : Places du Palco
La VILLE et la SOCIETE s'entendront pour disposer des places situées au palco qui ne pourront pas être vendues mais distribuées à titre partenarial et d'invitations.
ARTICLE 10 : Date d'effet des présentes
La présente convention est exécutoire dès sa signature.
ARTICLE 11 : Condition suspensive
L'exécution des présentes est soumise à la production par la SOCIETE des documents visés, notamment en matière de sécurité.
Elle est soumise à une stricte obligation d'information de la VILLE, notamment si elle rencontrait des difficultés dans l’organisation du spectacle, à charge pour elle d'en informer la VILLE, dans les délais les plus brefs, par tout moyen à sa convenance.
Le non respect de cette obligation d'information est de nature à motiver à elle seule la résiliation des présentes dispositions par la VILLE, sans ouvrir de droit à une indemnisation au profit de la SOCIETE, pour les frais engagés dans cette opération.
Le non-respect de la VILLE, notamment de l'article 2 donnera droit à des indemnités dues à la SOCIETE, à hauteur des frais engagés par la SOCIETE pour couvrir les engagements non tenus.
ARTICLE 12 : Résiliation
Les parties ont la faculté de se dégager de l'exécution des présentes en cas d'inexécution dûment constatée par l'une ou l'autre d'entre elles, des obligations mentionnées dans la convention.
Cette résiliation est rendue effective, après l'envoi d'un courrier recommandé A.R., par la partie la plus diligente.
Les manquements dûment constatés pourront faire l'objet d'un droit de réponse.
La résiliation interviendra de plein droit, 8 jours après réception du courrier par son destinataire.
ARTICLE 13 : Attribution de juridiction
En cas de désaccord ou de litige, les parties acceptent de saisir la juridiction compétente.
Fait à DAX, le
Pour la Ville de Dax Pour la SOCIETE Pop Up Le Maire, Jean-François DUPRAT Julien DUBOIS
Maire de Dax
Président du Grand Dax
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20220211-20220210-8-DE
Date de télétransmission : 14/02/2022
Date de réception préfecture : 14/02/2022 CONCERT EN CO-ORGANISATION AVEC LA STE POP UP
Annexe 2 à la délibération du 10 février 2022
PROJET DE CONVENTION DE PRESTATION DE BILLETTERIE
POUR LE CONCERT DE « NADAU »
ENTRE :
La VILLE DE DAX, domiciliée rue Saint Pierre, Hôtel de Ville 40 100 Dax,
représentée par son Maire, Monsieur Julien DUBOIS, habilité à l'effet des présentes par une délibération du conseil municipal en date du :
dénommée la Ville,
d'une part,
ET :
La Société POP UP, dont le siège social est domicilié 8 Allées Boufflers 64100
BAYONNE , représentée par Jean François DUPRAT , dûment habilité à l'effet des
présentes,
dénommée la Société,
d'autre part,
Il est préalablement exposé ce qui suit :
Le concert de «NADAU » a été proposé à la Ville de DAX par la société POP UP,
représentée par Jean François DUPRAT.
Ce concert sera programmé le Mardi 23 août 2022 aux arènes de Dax à 20 h 30.
La société s'est rapprochée de la Ville de Dax pour lui proposer ce spectacle et il a été
convenu de co-organiser celui-ci.
ARTICLE 1 : Objet de la convention
La société POP UP confie à la Ville de Dax la billetterie du spectacle cité en préalable et
dont la présente convention a pour objet d'en définir les modalités.
ARTICLE 2 : Modalités de vente
La vente sera effectuée par le personnel de la Billetterie des Arènes.
Elle sera possible à compter du 1* mars 2022 sur le site internet "Dax, la feria" et à la billetterie des arènes, boulevard Paul Lasaosa aux horaires d'ouvertures habituels ou par téléphone au 05 58 909 909,
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20220211-20220210-8-DE
Date de télétransmission : 14/02/2022
Date de réception préfecture : 14/02/2022 Les tarifs ont été fixés de la façon suivante :
Tarif Public Tarif CE / réduit
Piste / Chaises en 137€ 35,50 €
carré or dont 1,50 € de frais de gestion dont 1,50 € de frais de gestion
Cat 1 35 € 33,50 € dont 1,50 € de frais de gestion dont 1,50 € de frais de gestion
Cat 2 30 € 28,50 € dont 1,50 € de frais de gestion dont 1,50 € de frais de gestion
Cat 3 22€ 20 € dont 1,50 € de frais de gestion dont 1,50 € de frais de gestion
Des billets "invitations" pourront être remis selon les conditions fixées à l'article 8 de la convention de co-organisation signée en date du ............….
Toutes les ventes devront faire l'objet d'un encaissement au comptant.
Les billets ne seront ni repris, ni remboursés.
Le remboursement de billets, sur présentation de celui-ci (hors frais de gestion) ne pourra se faire que dans les cas suivants :
- pour cause d'annulation du spectacle. La demande de remboursement devra être effectuée dans un délai maximum d'un mois après l'annulation.
- à l'initiative des organisateurs, pour tout impératif lié à l'organisation de la manifestation.
Il est noté que le spectacle ne fera pas l'objet d'un report.
ARTICLE 3 : Encaissement des fonds
Les billets pourront être payés en numéraire, par chèque et par carte bancaire. Les
sommes perçues seront comptabilisés par la Ville dans le cadre de sa régie de recette des arènes. Dans l'hypothèse où la vente concernerait simultanément plusieurs spectacles, une seule transaction sera enregistrée dans le logiciel et un seul paiement demandé à l'acheteur. De ce fait, il ne sera pas tenu de caisse distincte et tous les chèques seront libellés à l'ordre du Trésor Public.
Un spectacle spécifique sera créé dans le logiciel de billetterie, permettant d'identifier toutes les ventes correspondantes par catégories de places. Dans les 5 jours suivant la manifestation, un relevé détaillé de la billetterie sera transmis à la société POP UP faisant apparaître la recette effective du spectacle hors frais de gestion.
En cas d'annulation du spectacle, la Ville de Dax assurera le remboursement aux acheteurs, uniquement sous forme de virement bancaire. Les personnes concernées devront transmettre à la billetterie des arènes l'original du billet et un relevé d'identité bancaire. La ville prendra les dispositions nécessaires pour effectuer ces remboursements dans un délai maximum d'un mois.
ARTICLE 4 : Responsabilité du régisseur
La Ville de Dax a pris les mesures nécessaires pour s'assurer que le régisseur de la régie de recettes détient toutes les compétences requises pour effectuer cette mission. Le régisseur a pris les assurances nécessaires le garantissant de tous risques éventuels. Accusé de réception en préfecture 040-214000887-20220211-20220210-8-DE
Date de télétransmission : 14/02/2022
Date de réception préfecture : 14/02/2022 ARTICLE 5 : Reversement des fonds
La Ville de Dax reversera à la société, la recette du spectacle hors frais de gestion. Ce reversement sera réalisé par mandat administratif sur le compte de la société POP UP dans un délai d'un mois suivant le spectacle.
ARTICLE 6 : Frais de gestion et de billetterie
Le public devra s'acquitter de frais de gestion fixés à 1,50 € sur chaque billet. La fourniture de la billetterie sera assurée par la Ville de Dax. Les billets achetés par téléphone pourront être retirés à la billetterie des arènes ou envoyés par "courrier suivi" moyennant un supplément de 6 €.
ARTICLE 7 : Résiliation
Les parties ont la faculté de se dégager de l'exécution des présentes en cas d'inexécution dûment constatée par l'une ou l'autre d'entre elles, des obligations mentionnées dans la convention.
Cette résiliation est rendue effective, après l'envoi d'un courrier recommandé A.R., par la partie la plus diligente.
Les manquements dûment constatés pourront faire l'objet d'un droit de réponse.
La résiliation interviendra de plein droit, 8 jours après réception du courrier par son destinataire.
ARTICLE 8 : Attribution de juridiction
En cas de désaccord ou de litige, les parties acceptent de saisir la juridiction compétente.
Fait à DAX, le
Pour la Ville de Dax Pour la Société Pop Up Le Maire, Jean-François DUPRAT
Julien DUBOIS
Maire de Dax
Président du Grand Dax
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20220211-20220210-8-DE
Date de télétransmission : 14/02/2022
Date de réception préfecture : 14/02/2022