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Document publié le Lundi 12 février 2024 par la commune d'Avignon.
Lien du pdf (Déliberation - AR ASS D063 2024PJ)
Thèmes du document : Consommateurs, Culture et patrimoine, Assurance,
AVIGNON Ville d'exception DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE « Ville émancipatrice » Affaire suivie par : Direction Action Culturelle et patrimoniale Lise CHIARUTTINI Chargée de mission Programmation et développement culturel #& 04.90.80.81.51. @ lise.chiaruttini@mairie-avignon.com Nos références : CH/CN/MR/LC/24-052 Convention de mise à disposition de l'Espace Saint-Louis entre la Ville d'AVIGNON et l’association LIONS International-District Sud Est Entre : La Ville d'Avignon représentée par son Maire, Cécile HELLE, dûment habilité à signer la présente convention en vertu de la décision en date du 12 février 2024, ci-après dénommée « la Ville », d’une part, Et : L'association LIONS International-Avignon Cité des Papes, représentée par sa présidente Madame PICHAT, dont le siège social est 10 rue de Mons 84000 AVIGNON ci-après dénommé « le preneur ». d’autre part. PREAMBULE : Par décision n° 12-0950 du 9 janvier 2013 et par convention n° CU 2011 000372 du 30 janvier 2013, la Ville a octroyé gracieusement à l'Association de Gestion du Festival d'Avignon, les locaux de l'aile sud du Cloître Saint-Louis, pour une durée de neuf ans. Les salles d'exposition, les circulations, les sanitaires et les locaux techniques des rez-de-chaussée, 1° et 2°"e étages sont gérés par la Ville, par l'intermédiaire du Département de la Culture, qui assure aussi la tenue du calendrier des manifestations. Considérant la demande émanant de L'association LIONS International-Avignon Cité des Papes de mise à disposition de l'Espace Saint Louis afin de présenter une exposition, La Ville d'Avignon a décidé de soutenir la réalisation de cette exposition par la mise à disposition, à titre gracieux, de l’espace susmentionné dont elle est propriétaire. Cette convention a pour but de définir les droits et obligations de chaque partie dans le cadre l'exposition qui se déroulera dans l'espace Saint Louis. 1 Hôtel de Ville - 84045 Avignon Cedex 9 - Tél. 04 90 80 80 00 - Fax 04 90 80 82 82 Accusé de réception en préfecture 084-218400075-20240212-ASS-D063-2024-AR Date de télétransmission : 09/04/2024 Date de réception préfecture : 09/04/2024 Par son emplacement privilégié, ce local constitue « une vitrine de la Ville d'Avignon » pour les habitants et les visiteurs. En conséquence, il a été convenu et décidé ce qui suit : | Article 1 : Objet de la convention La Ville d'Avignon décide de mettre à disposition du preneur, l'Espace Saint-Louis sis 20, rue Portail Boquier, pour l'organisation de son exposition 29 novembre 2024 au 20 décembre 2024. | Article 2 : Description des lieux L'Espace Saint-Louis est situé dans l'aile sud du bâtiment dit ex. Hospice Saint-Louis. Il est subdivisé en trois niveaux dénommés niveau 0, niveau 1, niveau 2. 2.1 - Les Surfaces : La partie mise à disposition, de façon indivisible, par la présente convention consiste, circulations, sanitaires et locaux techniques compris, en : Premier étage, niveau 1 : Salle d'exposition pour 298 m2 Deuxième étage, niveau 2 : Salle d'exposition pour 298 m2 Pour le niveau 2, l'accès par ascenseur est possible tant pour les personnes que pour les charges particulières. 2.2 — L'Equipement : La salle d'exposition est équipée de cimaises et tiges à crochets, éclairage modulable par projecteurs. L'ensemble est protégé par un système d'alarme intrusion et un réseau de vidéo- surveillance qui permet de contrôler les activités. | Article 3 : Modalités d'utilisation de l’espace Saint Louis Le preneur est autorisé à utiliser les locaux uniquement dans le cadre de ses activités statutaires, en excluant toute activité commerciale, cultuelle ou politique. |! s'engage à faire son affaire personnelle de l'application de tous les règlements administratifs et de police existants ou à intervenir qui pourraient être nécessaires à l'exercice de son activité. 3.1 Le preneur déclare que durant la période de déroulement de la mise à disposition, il/elle s’engage à respecter toutes les dispositions légales relatives au statut d'établissement recevant du public et à celui des monuments classés au titre des Monuments historiques (Code du Patrimoine) et à ne pas effectuer de sous location, même temporaire, cession ou mise à disposition à un tiers même dans le cadre d’un partenariat. Le preneur ne doit pas réaliser des travaux d'aménagements durables dans l’espace Saint Louis sans le consentement de la Ville. Accusé de réception en préfecture 084-218400075-20240212-ASS-D063-2024-AR Date de télétransmission : 09/04/2024 Date de réception préfecture : 09/04/2024 3.2 Les activités concernées par cette convention sont organisées par le preneur qui en est seul(e) responsable. Le preneur prendra en charge sous son entière responsabilité l'accueil du public ainsi que l’organisation matérielle, technique et artistique de la manifestation. 3.3 L'utilisation des locaux s'effectuera dans le respect de l'ordre public, de l'hygiène, des bonnes mœurs et des conditions de sécurité, requis pour ce type de manifestation. Le preneur s'engage à ne pas troubler la tranquillité du voisinage et à faire respecter par tous ceux qui seront amenés à fréquenter ce lieu, une stricte observation des règlements en vigueur de manière à ne susciter de la part des voisins aucune plainte pour quelque motif que ce soit. 3.4 Le preneur est responsable des dégradations causées de son fait, ou du fait des entreprises intervenant pour son compte pendant le montage et le démontage des installations plastiques, scéniques, matériels et décors, et pendant la période de déroulement effective de l'exposition. Il/elle devra, le cas échéant, informer le plus rapidement possible le service Gestion du Patrimoine (Tél. 04.90.80.84.23./82.35.) et réparer les dommages causés à l'espace Saint Louis dans un délai de six mois. Toute dégradation liée directement ou indirectement à une occupation et faisant l'objet d’une réparation par la Ville lui sera facturée. 3.5 Il est strictement interdit de changer les serrures des portes et de faire de double des clefs mises à disposition. 3.6 Le preneur prendra l’attache du régisseur attaché au service Action Culturelle (tél. 07.72.66.59.67.) pour valider son entrée dans les lieux (état des lieux conformément à l’article 5) et sa sortie. 3.7 Pour toute demande particulière le preneur devra impérativement se rapprocher de l'Architecte des Bâtiments de France. 3.8 Les locaux étant amenés à recevoir du public, le preneur est soumis à la réglementation des Etablissements Recevant du Public (ERP) et au contrôle de la Commission de Sécurité, notamment avant l'aménagement des locaux. Pour ce faire le preneur devra renseigner un dossier GN6 pour saisie de la Commission de Sécurité par la Ville d'Avignon (Dossier à compléter en annexe) 3.9 Il est précisé que la présente convention ne peut conférer au preneur le droit de se prévaloir de droits incompatibles avec le caractère de domanialité publique des locaux mis à disposition. De ce fait, le preneur ne pourra réclamer une indemnité quelconque à l'issue de ce contrat. 3.10 La Ville ne garantit en aucun cas le preneur contre les vices non apparents des lieux, constitutifs le cas échéant de dommages matériels et corporels. 3.11 Le preneur s'engage à n’apposer sur les façades du lieu occupé ni banderole, ni affiche. 3.12 Le preneur laissera pénétrer dans les lieux, chaque fois que cela sera nécessaire, les représentants de la Ville d'AVIGNON. 3.13 Le preneur s'engage à ne pas réaliser de photographie dans le lieu d'exposition sans en faire la demande préalable auprès des services. Les photographies réalisées ne pourront être à vocation commerciale, ni porter atteinte aux bonnes mœurs et doivent rester dans le cadre de l'exposition pour laquelle la ville met à disposition le lieu. 3.14 Le preneur s'engage à faire figurer les logos de la ville et du dispositif Quartet + sur ses supports de communication. Accusé de réception en préfecture 084-218400075-20240212-ASS-D063-2024-AR Date de télétransmission : 09/04/2024 Date de réception préfecture : 09/04/2024 3.15 Le preneur s'engage à respecter les consignes données par la Ville d'AVIGNON liées aux enjeux environnementaux et notamment en ce qui concerne les températures. Le preneur s'engage à ne pas intervenir sur les installations de chauffage et/ou de climatisation ni à installer de chauffage autonome, ni de climatisation. | Article 4 : Durée de l'occupation Le preneur pourra occuper les niveaux du 29 novembre 2024 au 20 décembre 2024 au soir. Cette période inclut la mise en place et l'enlèvement de tout le matériel servant à l’objet de l'occupation, ainsi que le nettoyage et la remise en état initial des lieux. Pendant le temps nécessaire à ces opérations aucune occupation des lieux ne sera tolérée de 22h à 8 heures. Par ailleurs, le preneur devra communiquer les jours et heures d'ouverture au public de la manifestation. La remise de clé est faite le matin de la mise à disposition et la restitution des clés devra être faite au plus tard à la date de fin de la convention. La mise à disposition de cet espace, objet de la convention, est effectuée sous les conditions ci-dessous exposées. | Article 5 : Etat des lieux | Un état des lieux contradictoire sera établi entre les parties, par le Département de la Culture de la Ville d'Avignon aux périodes suivantes : - avant la période de mise à disposition du site, - à la fin de la période de mise à disposition du site. | Article 6 : Dispositions financières La Ville d'Avignon met gracieusement à disposition du preneur l'Espace Saint Louis. Cette aide logistique est estimée à 50 £/jour d'occupation. Le preneur associera la Ville d'Avignon comme partenaire dans les différents documents de communication en apposant le logo de la Ville sur tous les supports de communication. Il organisera la conférence de presse en prenant l’attache des services municipaux (Direction de la Communication ou Département de la Culture). Tout le matériel nécessaire à l'exposition sera à la charge du preneur. Le preneur prendra en charge sous son entière responsabilité l’accueil du public, ainsi que l’organisation matérielle, technique et artistique de l’exposition au cours de laquelle les transactions commerciales ne sont pas autorisées. | Article 7 : Dispositions relatives à la protection et à l’accès de l'édifice patrimonial Le preneur se verra confier un ou plusieurs badges permettant l’accès aux différents niveaux du bâtiment mis à disposition pendant toute la durée définie dans la présente convention, et se verra confier le code de l’alarme. Ainsi, pendant l’absence du régisseur, l'armement et le désarmement de l’alarme seront placés sous sa responsabilité. Le nettoyage pendant la mise à disposition et à sa fin restant à la charge du preneur, toute intervention de propreté commandée par la Ville en substitution du preneur, lui sera facturée. 4 Accusé de réception en préfecture 084-218400075-20240212-ASS-D063-2024-AR Date de télétransmission : 09/04/2024 Date de réception préfecture : 09/04/2024 Afin de préserver l'intégrité de la salle, il est interdit de planter des pointes ou faire des trous dans les sols, murs et plafonds, de les peindre, les colorer ou y coller quoi que ce soit. Pour le transport des charges lourdes ou encombrantes, il est fermement conseillé d'utiliser le portage ou des moyens roulants. Toute dégradation liée directement ou indirectement à une occupation et faisant l’objet d'une réparation sera facturée au preneur. Cependant, ce dernier pourra compléter avec l'accord de la Ville l'équipement des lieux pour son occupation (éclairage, sonorisation, cloisonnement, etc.) uniquement par l'intervention d'équipes ou entreprises spécialisées agréées. La compatibilité de ces compléments avec l'équipement existant devra être reconnue par la production d’un certificat de conformité, faute de quoi la responsabilité du demandeur serait pleine et entière en cas de sinistre. | Article 8 : Sécurité / Plan Vigipirate/Risque sanitaire Le fonctionnement du système d’alarme est sous la responsabilité du régisseur du lieu, et, pendant son absence, au Preneur. Il est en charge de mettre en marche et de stopper le système à l’ouverture et à la fermeture des salles. Dans le cadre du plan VIGIPIRATE « sécurité renforcée » dont vous trouverez la fiche « réflexe » en annexe, il vous est demandé un renforcement de la surveillance des rassemblements et du contrôle de l'accès des personnes, des véhicules et des objets entrants, conformément à la posture Vigipirate. Vous devrez appliquer les dispositions en vigueur au moment de l'exposition. La fourniture des équipements nécessaires aux personnes assurant le gardiennage de l'exposition et au public est à la charge du preneur. Le présent contrat serait annulé, en cas de mesures exceptionnelles, dont la liste ci-après est non-exhaustive : Une pandémie telle que le coronavirus ou autres, d'événements climatiques exceptionnels ; de mouvements sociaux et/ou de mesures militaires, sanitaires ou politiques perturbant la continuité d'ouverture des lieux d'exposition...) et la ville ne pourra être recherchée en cas d'annulation pour indemnisation. | Article 9 : Assurances/ gardiennage Le preneur prendra toute assurance couvrant son activité dans les lieux mis à sa disposition (Responsabilité Civile) et éventuellement complémentaire qu’il y aura mis : l’attestation devra en être remise à la Ville avant l'occupation des locaux. Le preneur fera son affaire personnelle de l'assurance des œuvres d'art exposées et ce qu'elle qu'en soit la nature. Bien que la Ville, notamment par le système d'alarme intrusion, effectue une surveillance générale du bâtiment, le preneur devra faire son affaire du gardiennage des œuvres d'art et du matériel entreposés dans le bâtiment. | Article 10 : Résiliation En cas d’inobservation de l’une quelconque de ces clauses, la présente convention pourra être annulée de plein droit avec effet immédiat et ce sans indemnité. La décision de résiliation sera notifiée par la Ville au preneur par lettre recommandée avec accusé de réception. De même, si le bâtiment devenait inexploitable pour des raisons de sécurité, conformité ou autres, la Ville se réserve le droit de résilier la présente convention sans délai, ni indemnité. | Article 11 : Modifications La présente convention pourra être modifiée par avenant à la demande de l’une ou l’autre des 5 Accusé de réception en préfecture 084-218400075-20240212-ASS-D063-2024-AR Date de télétransmission : 09/04/2024 Date de réception préfecture : 09/04/2024 parties, notamment en cas de modification de dates. | Article 12 : Election de domicile et attribution de juridiction Pour l'exécution des présentes, les parties font élection de domicile à l'Hôtel de Ville d'Avignon. Tout litige pouvant naître de l'application de la présente convention, après échec d'une négociation par voie amiable, relèvera du Tribunal Administratif de Nîmes. Fait à Avignon, en deux exemplaires, le 12 février 2024, Association LIONS International Pour le Maire, Madame Pichat Par délégation, EE Le Premier Adjoint, S 14 UE Claude NAHOUM — LIONS CLUB : AVIGNON-CITE DE 10 Rue de Mons 84000 AVIGNON Présidente : Brigitte PICHA' Tél : 06 58 17 24 56 ionsclub. citedespapes@gmai Accusé de réception en préfecture 084-218400075-20240212-ASS-D063-2024-AR Date de télétransmission : 09/04/2024 Date de réception préfecture : 09/04/2024