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Conseil Municipal - acte 00032196 D
Document publié le Lundi 30 mars 2015 par la commune de Bordeaux.
Lien du pdf (Conseil Municipal - acte 00032196 D)
Thèmes du document : Télécommunications et internet, Sport, Médias,
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS
DU CONSEIL MUNICIPAL
___________
Conseillers en exercice : 61
Date de Publicité : 31/03/15
Reçu en Préfecture le : 31/03/15
CERTIFIÉ EXACT,
Séance du lundi 30 mars 2015
D - 2 0 1 5 / 1 1 7
Aujourd'hui 30 mars 2015, à 15h00,
le Conseil Municipal de la Ville de Bordeaux s'est réuni en l'Hôtel de Ville, dans la salle de ses séances, sous la présidence de
Monsieur Alain JUPPE - Maire
Etaient Présents :
Monsieur Alain JUPPE, Madame Virginie CALMELS, Monsieur Nicolas FLORIAN, Madame Alexandra SIARRI, Madame Anne BREZILLON, Monsieur Fabien ROBERT, Monsieur Nicolas BRUGERE, Madame Brigitte COLLET, Monsieur Jean-Louis DAVID, Madame Emmanuelle CUNY, Monsieur Stephan DELAUX, Madame Nathalie DELATTRE, Monsieur Marik FETOUH, Madame Laurence DESSERTINE, Monsieur Jean-Michel GAUTE, Madame Magali FRONZES, Monsieur Pierre LOTHAIRE, Madame Emilie KUZIEW, Monsieur Pierre De Gaétan NJIKAM MOULIOM, Madame Arielle PIAZZA, Monsieur Jérôme SIRI, Madame Elizabeth TOUTON, Monsieur Joël SOLARI, Monsieur Josy REIFFERS, Madame Ana maria TORRES, Monsieur Jean-Pierre GUYOMARC'H, Monsieur Michel DUCHENE, Madame Mariette LABORDE, Madame Marie-Françoise LIRE, Monsieur Erick AOUIZERATE, Monsieur Philippe FRAILE MARTIN, Monsieur Benoit MARTIN, Madame Anne WALRYCK, Monsieur Gérald CARMONA, Madame Marie-Hélène VILLANOVE, Madame Florence FORZY-RAFFARD, Madame Constance MOLLAT, Monsieur Alain SILVESTRE, Madame Maribel BERNARD, Monsieur Guy ACCOCEBERRY, Monsieur Yohan DAVID, Monsieur Edouard du PARC, Madame Sandrine RENOU, Madame Estelle GENTILLEAU, Monsieur Marc LAFOSSE, Monsieur Yassine LOUIMI, Mme Laetitia JARTY ROY, Madame Solène CHAZAL, Madame Cécile MIGLIORE, Madame Michèle DELAUNAY, Monsieur Pierre HURMIC, Madame Emmanuelle AJON, Monsieur Nicolas GUENRO, Madame Delphine JAMET, Monsieur Matthieu ROUVEYRE, Monsieur Jacques COLOMBIER, Madame Catherine BOUILHET,
Excusés :
Monsieur Didier CAZABONNE, Mme Anne-Marie CAZALET, Madame Marie-José DEL REY, Monsieur Vincent FELTESSE Bordeaux Fête le Fleuve. Grand
départ de la Solitaire du Figaro 2015.
Monsieur Nicolas FLORIAN, Adjoint au Maire, présente le rapport suivant :
Mesdames, Messieurs,
Cette année, la 9ème édition de Bordeaux Fête le Fleuve s’invitera sur les quais du 22 au 31 mai 2015. Elle accueillera pour la 2ème fois le Grand Départ d’une course mythique et prisée par tous, la Solitaire du Figaro - Eric Bompard Cachemire.
L’aménagement des quais, acte majeur à l’échelle de l’agglomération, a non seulement rendu vie à un site patrimonial exceptionnel, mais redonné de la perspective, de la lumière et de l’air au centre-ville. Depuis, les Bordelais se sont réappropriés les 93 hectares de quais « jardinés » et une foule venue des quatre coins de l’agglomération se presse pour s’y promener ou se dépenser sur les espaces sportifs. La Garonne, large de 500 mètres, nous rappelle que l’Océan est à nos portes, au cœur d’un paysage urbain exceptionnel, inscrit en 2007 au Patrimoine mondial de l’humanité par l’UNESCO.
C’est dans ce cadre exceptionnel que s’inscrit Bordeaux Fête le fleuve, une manifestation dont l’ambition s’est élargie depuis 2013 avec l’accueil concomitant de La Solitaire du Figaro. En 2013, l’accueil de cette course à Bordeaux a ainsi été distingué par le prix Territoria (catégorie Valorisation du Patrimoine – médaille de bronze) et par le prix de l’ « Evénement de l’année » lors des Victoires du Sport Aquitain 2013 (prix des internautes).
Pour ces différentes raisons et s’appuyant sur une fréquentation estimée à plus de 400 000 visiteurs, la Ville de Bordeaux a jugé opportun d’accueillir à nouveau le grand départ de cette course organisée par la société Penduick.
Grâce aux divers partenariats institutionnels ou privés négociés par l’organisateur, les droits d’entrée pour l’accueil de cette manifestation ont pu être ramenés pour la Ville à 125 000 euros (contre 175 000 euros en 2013) dont 40% constituent un investissement en communication. Cette somme a été prévue au budget 2015 de la Direction des Sports (P055O003-nature analytique 2551).
Pour la seconde fois, Bordeaux Fête le Fleuve accueillera la Solitaire du Figaro. Dans un souci d’optimisation des moyens et de recherche de la plus grande synergie entre les deux événements la Ville a décidé de reconduire le dispositif mis en place en 2013. Le grand départ 2015 de la course sera ainsi associé à la présence d’un village et d’une animation des quais tournée vers le grand public pendant 10 jours : feux d’artifice, concerts, animations, expositions, performances artistiques….
Une subvention d’équilibre de 335 000 euros est sollicitée pour cela par Bordeaux Grands Événements en charge de l’organisation de la Fête du fleuve. Au Budget Primitif 2015, un montant de 275 000 euros a été voté :
- 250 000 euros sur le budget Tourisme – fonction 9 - sous fonction 95 - nature 6574. - 25 000 euros, pour la mission spécifique de sécurité liée aux temps forts de la course, sur le budget de la Direction des Sports – P055O003-nature analytique 2551.
Il convient donc de prévoir l’inscription de 60 000 euros de crédits complémentaires. Cette subvention ne sera versée qu’à concurrence du montant nécessaire à l’équilibre des opérations portées par Bordeaux Grands Evénements, sans pouvoir excéder 335 000 euros.
Accueillir cette course à Bordeaux est également possible grâce à l’engagement de la CCI qui soutiendra la Ville à hauteur de 63 038, 22 euros qui permettront de mettre en place le village organisation, c'est-à-dire l’envers du décor de la course (salle de production et montage vidéo, direction de la course, salle médicale…), dans les locaux du Palais de la Bourse.
D’autres partenariats sont également formalisés au travers d’échanges marchandises, par exemple avec l’Office de Tourisme de Bordeaux, SBA (Stade Bordeaux Atlantique), CEB (Congrès et expositions de Bordeaux) et le CIVB (Conseil Interprofessionnel du Vin de Bordeaux).
Aussi, je vous demanderai, Mesdames, Messieurs, de bien vouloir autoriser Monsieur le Maire à :
- signer la convention avec la société Penduick, dont le projet est ci-annexé, qui prévoit les conditions d’accueil de la course à Bordeaux,
- signer la convention avec la CCIB, dont le projet est ci-annexé ; - signer la convention avec l’Association Bordeaux Grands Evènements dont le projet est ci-annexé ;
- décider l’inscription en dépenses de la somme de 60 000 euros complémentaires (fonction 9 - sous fonction 95 - nature 6574) lors de la prochaine décision modificative.
ADOPTE A L'UNANIMITE
NON PARTICIPATION AU VOTE DE Mr Stephan DELAUX, Mme Virginie CALMELS, Mr Jean-Louis DAVID, Mme Arielle PIAZZA, Mme Maribel BERNARD et Mr Nicolas GUENRO
Fait et Délibéré à Bordeaux, en l’Hôtel de Ville, le 30 mars 2015
P/EXPEDITION CONFORME,
Monsieur Nicolas FLORIAN 1
ACCUEIL DU GRAND DEPART DE
LA SOLITAIRE DU FIGARO 2015 –
Eric Bompard Cachemire
Convention entre la Ville de Bordeaux
et la SAS Pen Duick
Entre
La Ville de Bordeaux, représentée par son Maire en exercice, Monsieur Alain Juppé agissant en sa qualité en vertu de la délibération du conseil municipal du 30/03/2015.
D’une part,
Et la S.A.S. Pen Duick domiciliée 43 bis, rue de Cronstadt - 75015 Paris, immatriculée au registre du commerce sous le N° 310 553 334, locataire-gérant représentée par son Directeur Général, Monsieur Pierre Bojic.
Ci-après dénommée « PEN DUICK » d’autre part,
Après avoir exposé ce qui suit :
Dans le cadre de sa politique événementielle, la Ville de Bordeaux a créé en 1999 une manifestation nouvelle Bordeaux Fête le Fleuve.
Dans le cadre de sa politique de réappropriation du fleuve, la Ville de Bordeaux a multiplié les initiatives pour en accroitre la fréquentation et l’attractivité : réaménagement des quais, développement des croisières et du nautisme, animations diversifiées.
De plus, dans sa politique de développement sportif, la Ville de Bordeaux souhaite utiliser la performance sportive comme un outil de communication et de promotion, mais également de lien social ; c’est donc à des fins des fins de notoriété et d’exemplarité qu’elle développe une stratégie d’accueil de grands événements sportifs.
C’est dans ce contexte que la Ville de Bordeaux a souhaité pour la deuxième fois après l’édition 2013, être ville de départ de la Solitaire du Figaro.
Dans un souci d’optimisation des ressources et moyens mis à disposition et pour bénéficier de synergies positives, la Ville de Bordeaux a souhaité que le départ de La Solitaire de la course 2
s’inscrive dans le cadre plus large de Bordeaux Fête le Fleuve et que les dynamiques des deux manifestations s’additionnent au service des attentes de la population et du rayonnement de la ville.
Comme ce fut le cas en 2013, les deux événements se dérouleront donc sur le même site et aux mêmes dates. La mise en œuvre d’un village grand public, à la charge de la Ville de Bordeaux ou de son représentant, sera mutualisée dans le cadre de Bordeaux Fête le Fleuve.
PEN DUICK S.A.S, société organisatrice d’événements professionnels nautiques de grande ampleur, organise la 46ème édition de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire, dont le grand départ sera organisé à Bordeaux du 22 au 30 mai 2015.
Cette épreuve se déroulera en 4 étapes entre les collectivités de Bordeaux, Sanxenxo (Espagne), La Cornouaille, Torquay (Angleterre) et Dieppe avec un certain nombre de points de passage qui seront déterminés dans le règlement de la course.
Les bateaux arriveront à Bordeaux le 22 mai, resteront à quai, au ponton d’honneur, du 22 au 30 mai. Un prologue aura lieu le samedi 30 mai de Bordeaux à Pauillac sous réserve des conditions météorologiques.
La course est réservée aux voiliers de la Classe monotype Figaro-Bénéteau 2 d’une longueur hors tout de 10m10. L’épreuve se court en solitaire. 3
Il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 - ORGANISATION DE LA COURSE
La coordination et l’organisation générale de la course sont assurées par PEN DUICK.
ARTICLE 2 – PARTENAIRES DE LA VILLE ETAPE
La ville de Bordeaux est liée par convention à l’organisateur.
Un comité de pilotage local composé de la Ville de Bordeaux, Penduick et des principaux partenaires décide des contours de l’événement.
La ville de Bordeaux a également droit à un accès libre dans tous les locaux officiels mis à disposition de l’organisateur. Elle pourra, en accord avec le Comité d’Organisation, réaliser des opérations publicitaires et de marquages tels que définis à l’article 5.
Pour assurer son équilibre financier de la course et sa faisabilité, l’organisateur a latitude pour trouver un ou plusieurs partenaires.
ARTICLE 3 - ENGAGEMENTS DE PEN DUICK
3.1. Organisation générale
PEN DUICK s’engage à réaliser un événement nautique de grande envergure, susceptible de générer de fortes retombées médiatiques comportant :
- Un plateau regroupant des skippers professionnels et amateurs.
- Une organisation technique garantissant le bon déroulement de la course (inscription de la course aux calendriers national et international, constitution d’un jury de course, sécurité des concurrents, comité de course).
- La prise en charge des relations avec les médias, afin d’assurer un fort retentissement de l’événement.
Elle mettra en œuvre, en particulier, les ressources nécessaires à la réalisation de cet événement :
- Prise en charge de l’ensemble de la promotion de la course auprès des skippers, des armateurs, des partenaires et de la presse.
- Prise en charge de la production d’images permettant d’assurer une bonne visualisation des partenaires, et mise en place du plan de médiatisation. Les droits d’utilisation de ces images seront cédés (hors achat d’espace) à la ville de Bordeaux.
- Coordination de l’ensemble de l’épreuve et de ses partenaires. 4
Enfin, compte tenu de l’engagement de la Ville de Bordeaux sur 2 éditions, une priorité lui sera à nouveau donnée pour être « Ville de départ » lors de la prochaine édition de la Fête du fleuve, aux conditions financières de l’édition 2013 indexées sur l’indice INSEE.
La proposition sera adressée par courrier le 30 septembre au plus tard, et la Ville de Bordeaux aura 30 jours pour accepter ou décliner l’offre de Partenariat.
3.2. Supports de communication
3.2.A. Accord Media
i. Le Figaro
Pen Duick s’engage :
- à publier dans Le Figaro quotidien, à l'occasion du départ de la course, une page consacrée à la ville de Bordeaux et ses environs.
- à offrir la possibilité à la ville de Bordeaux d'utiliser une partie de son investissement (jusqu’à 40%), pour sa communication publicitaire dans Le Figaro quotidien (1 pleine page) ou le Figaro Magazine et/ou Le Figaro Madame (1 pleine page minimum). Le plan d'insertion publicitaire sera géré par Pen Duick en collaboration avec la régie publicitaire du Figaro (Figaro media), et devra être consommé en totalité avant le 30 juillet 2015.
- à publier dans une version régionale du Figaro Magazine, à l'occasion du départ de la course à Bordeaux, un reportage (12 pages minimums) consacré à la ville et ses environs. La Une de ce magazine sera en rapport avec ce reportage.
- à insérer dans la version nationale du Figaro Magazine (le 22 ou 29 mai), 2 à 4 pages de rédactionnel consacrées à la ville de Bordeaux.
ii. Radio France
Le groupe Radio France est engagé aux cotés de Pen Duick jusqu’à Décembre 2018 pour l’ensemble de ses épreuves. France Info et France Bleu seront partenaires de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire 2015.
iii. France Télévisions
France Télévisions assurera un partenariat média sur la Solitaire du Figaro – Éric Bompard cachemire 2015.
3.2.B. Site Internet
PEN DUICK prendra en charge le site Internet de la course de manière à ce qu’il soit en permanence actualisé et assurera aussi la visibilité de la ville de Bordeaux par tous ses moyens : liens, brèves, logo … Un lien sera établi entre le site de La Solitaire du Figaro – Éric Bompard cachemire et le site de la ville de Bordeaux.
3.2.C. Affiches 5
- 500 affiches officielles du format 40X60 seront envoyées début avril à la ville de Bordeaux pour être posées chez les commerçants et dans la ville.
- Pen Duick mettra également à disposition de ville de Bordeaux 50 affiches officielles au format 120 x 176 (sucettes Decaux) au plus tard le 15 avril 2015.
Prise en charge de la fabrication et de l'expédition par Pen Duick (40x60 et 120x176 uniquement). La distribution et la pose seront assurées par la ville de Bordeaux.
- La ville de Bordeaux pourra user d’un droit d'utilisation de l'affiche officielle que lui octroie l'organisation pour tout autre format d'affichage (ex: 4mX3m, ...) sous réserve d'acceptation du BAT soumis par la ville de Bordeaux à Pen Duick.
Tout repiquage ou ajout sur l'affiche officielle, de quelque format que ce soit, sera soumis à l'approbation de Pen Duick et fera l'objet d'un BAT qui devra être validé par Pen Duick. En cas d'adaptation de l'affiche, la ville de Bordeaux devra veiller à y faire figurer les partenaires de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire présents sur l'affiche officielle.
La fabrication et les éventuels frais engendrés par ces adaptations seront à la charge de la ville de Bordeaux.
3.2.D. Autres
Le logo de la ville de Bordeaux sera inséré dans les supports suivants :
- Kakemonos situés sur le podium de remise des prix
- Page Partenaires sur le site internet de la course www.lasolitaire.com avec un lien vers le site de la ville de Bordeaux.
- Le dossier de presse de la course
Pen Duick s’engage à mettre à disposition sur demande :
- Eléments techniques (CD de photos, fichier informatique de l'affiche officielle) - Photographies du service photos de Pen Duick. Des droits photos seront susceptibles d'être demandés par le photographe en fonction de l'utilisation de celles-ci dans le cadre d’un achat d’espace
- Utilisations d'images vidéo
- Vidéos coproduites par Pen Duick et Sea Events.
3.3. Signalisation
La signalisation (banderoles, fléchages, pavillons) du « village de la solitaire » (secteur géographique de la Maison éco-citoyenne au Miroir d’eau) et du site de la fête seront réalisées par une équipe de Pen Duick. Le régisseur se mettra en rapport avec les responsables de la ville de Bordeaux et les services concernés avant toute opération de pose. Il se chargera de reprendre le matériel posé, avant son départ. Il aura le soutien logistique des services de la ville de Bordeaux ou son représentant.
Prise en charge et maîtrise d’œuvre par Pen Duick. Pose et dépose Pen Duick / ville de Bordeaux.
3.4. Visibilité des partenaires sur site 6
Lors de la présence de l'organisation sur le site, le village de la solitaire dans son ensemble (organisation et public) ainsi que le ponton d’honneur et le quai attenant seront exclusivement réservés à l'affichage des partenaires de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire.
La ville de Bordeaux, partenaire de l’étape bénéficiera de 30% de la visibilité terrain globale. A noter que la visibilité des éventuels partenaires privés ou publics de la ville de Bordeaux sera intégrée dans les 30 % sus mentionnés et ne pourront en aucun cas être concurrents des partenaires de Pen Duick.
Pen Duick transmettra la liste des partenaires de l’événement avant le 1er avril 2015.
3.5. Bilan média
Un bilan media général de l’événement (télévision, radio, presse écrite, web) sera communiqué par Pen Duick après la course. (Prise en charge et maîtrise d’œuvre par Pen Duick.)
3.6. Speaker Animateur
Un animateur sera chargé de faire vivre le village. Il informera le public sur la course et son actualité, sur le programme des animations prévues et se chargera également de parler des partenaires de la course ainsi que des exposants présents sur le village. Il s'appuiera sur la sonorisation mise en place par la ville de Bordeaux ou son représentant (Article 4.3). L'animateur, pris en charge par Pen Duick, sera présent de l'ouverture à la fermeture du village le samedi 30 mai.
3.7. Présentation des skippers
Une présentation des skippers organisée par Pen Duick, et la ville de Bordeaux ou son représentant, se déroulera le dimanche 24 mai. Les détails (lieu, horaires, déroulé etc.) seront discutés entre les parties.
ARTICLE 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE DE BORDEAUX
4.1. Autorités territoriales
La ville de Bordeaux s’assurera de leurs concours et facilitera les relations avec les autorités locales susceptibles d’intervenir pour le bon déroulement de l’événement (port, police, etc.…) en particulier de la direction et des personnels compétents du Port autonome de Bordeaux pour toutes les opérations portuaires qui se dérouleront durant le séjour des bateaux et la descente de la Gironde.
Un coordinateur, représentant les services de la ville de Bordeaux, devra être nommé et assurera la liaison permanente avec les organisateurs.
4.2. Supports de communication
La ville de Bordeaux s’engage à utiliser le seul nom officiel de l’événement « La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire ». Seuls ce nom et/ou son logo devront être utilisés sur les supports de communication développés dans le cadre de la promotion de l’événement. 7
Sur le plan du principe, toute surface de marquage et de publicité sur terre, sur mer ou dans les airs, sur tous supports fixes ou mobiles réservés à La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire devra comporter le logo et l’appellation exacte de la course.
Toute introduction sur ces mêmes documents de toute autre marque devra être soumise à l’accord préalable de Pen Duick.
Dans l’enceinte portuaire réservée aux bateaux de la Solitaire du Figaro- Eric Bompard cachemire, le marquage et la publicité seront réglementés et gérés par Pen Duick, ainsi que dans tous les lieux officiels liés à la course : centre de presse, salle de remise des prix, réceptions officielles, pontons et abords de quais, barrières pour la foule, pavoisement, signalétiques.
4.2.A. Supports institutionnels
La ville de Bordeaux communiquera sur la venue de la course, en amont de l'événement, dans les différents supports institutionnels dont elle dispose :
- Site internet (avec mise en place d'un lien entre le site de la ville de Bordeaux et le site www.lasolitaire.com).
- Magazine locaux (ville de Bordeaux, Région Aquitaine …)
- Réseau d'affichage urbain
- Communication événementielle
Avant la venue de la course et lors de la présence de l'événement, la ville de Bordeaux communiquera sur l'événement ainsi que sur le programme d'animation mis en place pour l'occasion. Pour cela, la ville utilisera tous les moyens à sa disposition:
- Annonce radio sur les ondes locales ou dans les journaux locaux.
- Lettre d'informations.
- Flyer, prospectus, carte postale ...
- Réalisation d'objets publicitaires distribués sur le village
- Pavoisement dans la ville (kakémonos ...)
- Organisation de relations publiques (affrètement d'un bateau ...)
4.2.B. Communiqué de presse
Deux communiqués de presse de la ville de Bordeaux devront parvenir à Pen Duick : - avant le 15 novembre 2014, sous word pour être inséré dans le kit presse distribué à la conférence d’annonce lors du Salon Nautique.
- avant le 1er avril sous word pour être inséré dans le dossier de presse de la course.
4.2.C. Logos & Visuels
Le logo de la ville de Bordeaux devra être envoyé à Pen Duick en différents format exploitables et haute définition (.eps /.ai /.jpg /.pdf), accompagnés de la charte graphique au plus tard fin octobre 2014.
4.2.D. Titre du partenariat
i. Utilisation du nom 8
La ville de Bordeaux pourra se prévaloir, dès la signature de la convention, des titres officiels suivants:
« Bordeaux, Partenaire de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire 2015 » « Bordeaux, ville de départ de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire 2015 » « Bordeaux, grand départ de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire 2015 »
La ville de Bordeaux sera libre d'utiliser son titre durant la période de validité du contrat à des fins publicitaires ou promotionnelles, sous réserve de ne pas porter atteinte à l'image ou à la réputation de la course et du Figaro. A ce titre Pen Duick communiquera à son partenaire le logo officiel de la course.
ii. Utilisation du logo de la course
Celui-ci devra être utilisé en l'état sur tous les supports de communication (hors textile et produits dérivés). Le partenaire devra en respecter les proportions ainsi que les couleurs. La ville de Bordeaux présentera à Pen Duick un BAT de tout document utilisant son logo pour validation.
4.3. Organisation terrestre
Accueillir La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire nécessite la mise en place d’un village public, à proximité des pontons, qui sera un véritable centre de vie durant la présence de la course.
Ce village comprend deux parties :
- Une première concentrera les installations de l’organisation, celle-ci sera abritée dans le Palais de la Bourse, dans le cadre d’un partenariat avec la CCI donnant lieu à une convention ci- annexée
-Une seconde, ouverte librement au public, sera constituée d'exposants.
La ville de Bordeaux ou son représentant, en tant qu'organisateur du village, devra effectuer une demande de commission de sécurité auprès de la direction départementale des services incendies et de secours, 5 semaines avant la date d'ouverture du village au public.
4.3.A. Espaces mis à disposition
La ville de Bordeaux, dans les limites des espaces dont elle a la maîtrise juridique et en coopération avec les autorités concernées, mettra gracieusement à la disposition du Comité d’Organisation
i. Espace organisation
Un espace, déterminé en accord avec PEN DUICK, proche des bateaux, libre de toute occupation et accessible au public sur lequel le village de tentes sera installé.
ii. Espace commercial
Cet espace dit « le village de la Solitaire » fera partie intégrante de Bordeaux Fête le Fleuve et sera localisé entre la Maison éco-citoyenne et le Miroir d’eau. La ville de Bordeaux ou son représentant en assureront la mise en œuvre en lien avec Pen Duick. 9
iii. Zones de stationnement
5 places sont à prévoir à proximité immédiate du village pour déposer le matériel des concurrents.
110 places au niveau du parking des Quinconces dont 40 à 45 places pour les véhicules d’assistance et pour les remorques des semi-rigides seront aussi réservées à proximité des voiliers. Ce parking sera réservé à une partie de l'organisation, aux partenaires de la course, à la presse et aux skippers. Les véhicules porteront un laissez-passer distinctif. Un filtrage sera à prévoir, dès l'ouverture du village, pour garantir la stricte utilisation du parking par les véhicules autorisés. Ce parking sera exclusivement réservé aux besoins cités en amont, s'il le juge nécessaire, la ville de Bordeaux ou son représentant, devra prévoir un parking réservé aux exposants.
4.3.B. Prestations
La mise à disposition des différentes prestations telles que, bureaux, tentes, matériels et mobiliers, nettoyage du site, décorations florales ... seront à la charge de la ville de Bordeaux ou son représentant.
i. Armoires électriques & raccordements
La ville de Bordeaux ou son représentant, en lien avec le gestionnaire du site, assurera la commande et la prise en charge de l’installation de la ou des armoires électriques et les câblages nécessaires au raccordement de chaque structure ou pavillon implantés dans le cadre du village de tentes. Les consommations de fluides sur les bassins utilisés pour la course sont à la charge de la ville de Bordeaux.
A cette fin, PEN DUICK autorise d’éventuels partenariats avec des opérateurs fournissant ces services, non concurrents des partenaires de l’évènement.
ii. Surveillance & sécurité
L’accès au village organisation sera contrôlé par un agent de sécurité conformément au partenariat avec la CCI.
La ville de Bordeaux ou son représentant contrôlera les accréditations aux entrées du ponton d’honneur et pour gérer le gardiennage du village dès le début du montage du village jusqu'à la fin du démontage.
Une première réunion devra être organisée dès l'arrivée de l'organisation avec le responsable de ce poste.
Durant la présence de l'organisation, un point sera fait, chaque matin, entre le responsable de la sécurité et l’équipe d’organisation.
iii. Barriérage
Un barriérage sera à prévoir sur toutes les zones sensibles. Une zone de barriérage devra être définie autour du village, devant les bateaux et sur le quai. La répartition barrières hautes/ barrières basses sera définie collégialement avec la ville de Bordeaux et /ou son prestataire et Pen Duick. Les banderoles des partenaires de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire seront posées sur ces barrières qui leur sont réservées.
Prise en charge et maîtrise d’œuvre du barriérage par la ville de Bordeaux. 10
iv. Entretien du site
La ville de Bordeaux ou son représentant prendra en charge le nettoyage quotidien du site, des zones publiques, y compris les toilettes, dès l’installation de l’organisation générale et jusqu’à la fin de l’événement.
4.3.C. Installations espaces organisation
i. Direction de l’organisation au Palais de la Bourse
24 m2 environ comprenant deux bureaux cloisonnés de 3 m x 4 m, bureaux, chaises, prises de courant 10 A, éclairage, armoires hautes fermant à clé, deux lignes de téléphone avec poste, deux accès ADSL.
ii. Direction de course / Comité de course / Jauge / Météo / Jury au Palais de la Bourse
50 m² environ , comprenant :
- 1 espace de 16 m² et 2 espaces de 12 m² comprenant tables, chaises, prises de courant 10A alimentation électrique complètement indépendante avec disjoncteur, armoires hautes fermant à clé, éclairage. 2 lignes téléphoniques reparties dans l’espace de 16m² et un des espaces de 12m². 6 accès ADSL.
- 1 réserve de 10 m² avec armoire fermant à clé.
iii. Bureau des skippers au Palais de la Bourse
Un espace de isolé de 100 m² comprenant tables, chaises, une armoire fermant à clé, prises de courant, éclairage, 1 ligne de téléphone avec poste, 40 accès ADSL en wifi.
iv. Salle de presse / Salle radio au Palais de la Bourse
100 m² environ comprenant un espace de 12 m² séparé.
Equipement : tables, bureaux, chaises, armoire fermant à clé, prises de courant 10 A, décoration florale, éclairage, deux lignes de téléphone avec poste, 50 accès ADSL en wifi.
v. Espace médical au Palais de la Bourse
Un espace de 50m² situé à proximité des pontons, comprenant une arrivée et évacuation d'eau, un évier, des prises électriques, de l’éclairage, une ligne de téléphone avec poste, un accès ADSL, une table, une armoire fermant à clé.
Cet espace devra être équipé de 3 boxes cloisonnés à mi hauteur (1m20).
vi. Salle de réunion au Palais de la Bourse
Une salle de réunion pouvant accueillir 25 personnes environ, grande table de réunion, 25 chaises et accès internet.
vii. Local de stockage du matériel
Un local de 30m² environ, fermant à clé. Ce lieu, facilement accessible par un transpalette, devra se situer au rez-de-chaussée car il abritera du matériel lourd.
viii. Local de production vidéo et photo au Palais de la Bourse
30 m² comprenant tables, chaises, prises électriques, une ligne de téléphone avec poste, deux accès ADSL, un accès SDSL. 11
ix. Espace partenaires sur le village Grand Public
..La ville de Bordeaux ou son représentant fournira à Pen Duick un espace de 100 m2 intégré
au village comprenant :
- un espace équipé en tables basses, canapés, velum, décorations florales, un écran plasma (50’) sur pied, un lecteur DVD, un bar d’environ 4m, 4 manges debout et 8 tabourets et de l’éclairage.
- un espace bureau fermant à clé de 9m² comprenant 2 tables, chaises, armoires fermant à clé, prises de courant 10A, 2 accès ADSL.
- un espace derrière le bar fermant à clé de 12 m2 comprenant un double évier avec arrivée et évacuation d’eau, 2 réfrigérateurs (280L chacun) et 2 tables de 2m x 0,8.
Cet espace sera complété par un espace partenaire de 75 m2 à la charge de Pen Duick et par une terrasse extérieure clôturée de 175 m2, fermée par des plantes et/ou barrières basses ou cordage, et équipée de mobilier extérieur en bois /ou style bois, tables basses, chaises et de parasols. Le coût de cette terrasse et de son aménagement sera partagé entre Pen Ducik
(75 m2) et la Ville ou son représentant (100m2).
Les cloisons intérieures de cet espace seront recouvertes de coton gratté.
4.3.D. Village Grand Public
i. Choix et plans des sites
L'installation du village se fera sur un site prédéfini par la ville de Bordeaux ou son représentant et validé par Pen Duick.
Un plan général du site ainsi qu'un plan précis de l'implantation du village sera fourni à Pen Duick, avant fin mars 2015. Ces plans devront être à l'échelle.
Un plan général (précisant le nom des exposants) du village sera installé à chacune des entrées. Prise en charge et maîtrise d'œuvre par la ville de Bordeaux ou son représentant. ii. Mise en œuvre du village
Le village est mutualisé dans le cadre de Bordeaux Fête le Fleuve.
iii. Commercialisation du village
La commercialisation de ce village sera prise en charge par la Ville de Bordeaux ou son représentant
Un espace d’environ 250 m² est réservé à la Ville de Bordeaux. Cet espace, aménagé et animé par la ville de Bordeaux, et situé à l'entrée du village, accueillera et informera le public qui entrera dans le village par cette tente (on y trouvera des informations sur les animations, la course, les principaux rendez-vous ...).
La Ville de Bordeaux ou son représentant réservera en priorité et mettra à disposition des partenaires de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire des emplacements privilégiés. La liste définitive de ces partenaires ainsi que la surface correspondante à chaque contrat sera communiqué à la Ville de Bordeaux ou son représentant par Pen Duick : 12
· Eric Bompard cachemire : 25 m²
· AG2R LA MONDIALE : 25 m²
· Suzuki Automobile : 25 m²
· Boutique Officielle : 18m²
· Marine nationale : 100 m² pour l’emplacement du Car Podium à proximité du lieu de stationnement du navire ou un pavillon sur le village
Ces partenaires pourront, s’ils le souhaitent, disposer d’espaces plus grands. Ils devront en faire la demande, par l’intermédiaire de Pen Duick, à la Ville de Bordeaux ou à son représentant. Ces espaces leurs seront facturés sur la base de commercialisation en vigueur
sur le Village.
Ces cinq partenaires, ainsi que Pen Duick pour son propre stand, bénéficieront en 2015 et pour les surfaces sus-mentionnés d’une exonération exceptionnelle du paiement de la Taxe d’occupation des sols due à la Ville dans le cadre de la convention de partenariat entre la Ville de Bordeaux et Pen Duick. Si ces prestataires demandent des surfaces d’exposition complémentaires, celles –ci donneront lieu au paiement de la taxe d’occupation des sols selon la tarification en vigueur pour ces activités.
iv. Choix des exposants
Pen Duick se réserve le droit de refuser la présence de certains exposants s'ils ne correspondent pas à l'image de la course ou s'ils venaient concurrencer un partenaire de la course. Le prestataire en charge de la commercialisation du village devra fournir à Pen Duick une liste complète des exposants précisant le nom et l'activité de chacun d'eux, au plus tard le 15 avril 2015.
v. Pavoisement
La ville de Bordeaux aura la responsabilité de pavoiser la cité et les abords du bassin des concurrents, en mettant à disposition de l’organisation générale un nombre suffisant de supports pour les drapeaux officiels de la course, à l’exclusion de tout autre drapeau. Ils devront être mis en place dès le début de la manifestation. Le plan de pavoisement sera proposé par Pen Duick puis validé par le Comité d'organisation. Prévoir 15 mâts minimum pour les pavillons des partenaires. Dans le cas où ces mâts seraient fixes, une nacelle devra pouvoir accéder au site pour la pavillonnerie. Un rendez-vous devra être pris en accord avec le régisseur de Pen Duick pour installer les pavillons sur les mâts.
vi. Sonorisation & régie
L'ensemble du village de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire devra être sonorisé. La sonorisation devra être modulable sur l’ensemble du village :
Le village grand public, le podium et le village organisation devront constituer des zones sonores indépendantes, la régie son permettant de faire toutes les combinaisons possibles de ces différentes zones (par exemple : sonorisation du podium et du village public, ou sonorisation du village uniquement ...).
La régie son devra être accessible à l'animateur du village qui pourra s'appuyer sur un technicien présent pendant les heures d'ouverture du village. Il sera possible de diffuser des CD et la radio. On doit être capable à tout moment d'interrompre le son pour passer un message urgent. 13
Les besoins techniques sont les suivants (a minima) :
- 2 micros HF
- 2 micros fixes avec pied pour le podium
- 1 technicien présent pendant les heures d'ouverture du village.
Les droits SACEM seront déclarés et pris en charge par la ville de Bordeaux ou son représentant: une demande préalable devra être faite auprès de la Sacem (opter pour le forfait Sacem)
vii. Animations
La Ville de Bordeaux ou son représentant devra intégrer au village de La Solitaire du Figaro – Eric Bompard cachemire des animations, des manifestations culturelles, sportives ou autres. Ces animations prévues dans le cadre du calendrier estival de la Ville de Bordeaux ou spécialement mises en place à l'occasion de la venue de la course, devront constituer un programme homogène et équilibré, autour de l'agenda strictement sportif présenté par Pen Duick (arrivée, remise de prix, départ, briefings ...). Ce programme devra parvenir à Pen Duick 1 mois avant l’ouverture du village.
Le programme d'animations de la Fête du Fleuve comportera des éléments différents: - Des animations fixes ouvertes chaque jour, de type château gonflable pour les enfants, mur d'escalade, simulateur de catamarans ...
- Des RDV ponctuels, de type spectacle de marionnettes, concert, feu d'artifice, théâtre de rue ... - Nocturne sur le village avec des animations
Maîtrise d’œuvre et prise en charge par la ville de Bordeaux ou son représentant.
viii. Podium
Mise à disposition d’un podium couvert par la ville de Bordeaux pour accueillir des animations (ex : Présentation des skippers, un plateau radio, concerts ...). Il sera intégré au village et couvert en cas de mauvais temps, et devra faire 40 m² minimum.
ix. Espace scénique
Mise à disposition au cœur du village d’un espace scénique composé d’un plateau pouvant servir de zone d’interview pour les télévision, de plateau de direct TV et radio pour notre partenaire Radio France d’une surface de 40 m² minimum, autour duquel sera aménagé une zone publique de 100 places assises minimum. Le plateau sera pourvu d’un espace fermant à clé accueillant la régie son, et doté de :
- 2 lignes analogiques
- 1 ligne Numeris
- 1 ligne ADSL 8Mo dédiée
4.4. Organisation nautique
4.4.A. Accueil portuaire
Un plan des installations du port sera fourni par le port à l'organisation en fichier AI, PDF haute définition ou Autocad. Ce plan comportera le détail des pontons, des sanitaires, des zones de carburant et de grutage. 14
4.4.B. Zone technique
- 1 grue pour les mises à l’eau: Type PPM pouvant soulever 3,2 tonnes (bateaux manipulés avec une élingue).
Les manutentions, la mise à disposition de la zone technique et le grutage pour une sortie de l’eau à titre exceptionnel devront être gratuites pour les concurrents.
4.4.C. Note aux concurrents
Une note d'information sera adressée, avant le 15 avril, par les services du port à Pen Duick spécifiant les points suivants :
- Informations d'accès au port, par mer et par route.
- Places de port disponibles à terre et en mer.
- Situation géographique et plan de la zone technique.
- Procédures des manutentions.
4.4.D. Places de port
Mise à disposition gratuite des pontons de l’arrivée des bateaux jusqu’au départ de la course pour les navires ci-dessous :
· Figaro Bénéteau
- 40 à 45 bateaux: L: 10,10 m, B : 3,40 m, TE: 2,20 m.
· Bateaux officiels (approx. 50 à 60 pieds)
-1 Assistance Médicale.
-1 Assistance Sécurité.
-1 Direction de Course.
· Comité de Course (bateaux fournis par la ville de Bordeaux)
- 1 Bateau Comité de Course.
- 1 Bateau mouilleur.
- 1 Bateau viseur.
· Zodiacs de sécurité
- 3 zodiacs de 5 à 7 mètres (zodiacs de l'organisation).
- 6 zodiacs de 5 à 7 mètres (zodiacs fournis par la Ville)
· Moyens de l'État
- Gendarmerie, Affaires Maritimes … (entre 3 et 5 navires).
- Batiment de la Marine nationale type PSP de 54m à confirmer
Les pontons seront équipés de points d'eau et d'électricité (1 pour 2 bateaux). Ils seront éclairés et gardiennés la nuit.
4.4.E. Mise à disposition des bateaux 15
La Ville de Bordeaux mettra gracieusement à la disposition de l’organisation :
i. Bateaux Presse / TV
5 vedettes rapides pour le prologue et 7 pour le départ de la course.
Ces vedettes seront capables de se déplacer à plus de 15 nœuds et disposant de 6 places passagers (hors équipage) et être en règle avec la législation en vigueur, disposer d’un équipage, du fuel nécessaire pour cette mission et être exclusivement destinées à la presse et la TV.
La gestion des embarquements sera effectuée par Pen Duick. Les places à quai dans le port pour ces vedettes seront prises en charge par la ville de Bordeaux, le lieu d’embarquement sera défini avec Pen Duick et la Capitainerie.
ii. Vedettes VIP
Fournies par la ville de Bordeaux et gérée par Pen Duick.
Pour le Prologue : 1 vedette de 100 places.
Pour le départ de la course : 1 vedette de 150 places
iii. Bateaux Comité de course
- 1 bateau comité de course : à moteur avec cabine (8m minimum) pour assurer les procédures réglementaires lors du prologue et le départ de l’étape. Ce bateau devra être équipé d’un GPS embarqué, d’une VHF fixe, d’un maroquin et devra accueillir 6 passagers.
- 1 bateau viseur: petite vedette maniable, munie d'un GPS et d'une VHF.
- 1 bateau mouilleur : semi-rigide de 6 mètres minimum, muni d'un GPS et d'une VHF.
4.4.F. Moyens humains et club nautique
i. Bénévoles
La ville de Bordeaux devra travailler en liaison avec les clubs locaux et le port pour assurer le contrôle technique du départ. Le club devra réunir une équipe de bénévoles ayant une expérience d'organisation de course pour collaborer avec le comité de course lors du départ. Il est expressément stipulé que la participation des clubs locaux n’engage aucunement leur responsabilité juridique entièrement assurée par Pen Duick en sa qualité d’organisateur.
Les équipes devront être disponibles le jour du départ.
Les frais d'avitaillement pour les personnes participant à l'organisation seront pris en charge par Pen Duick, pour le déjeuner, quand les bénévoles aident à l'organisation.
Une liste nominative des équipes sera fournie à l'organisation avec les dates de présence des différentes personnes.
ii. Contrôle des voiliers
Les contrôles des voiliers débutent le jour de convocation des concurrents (soit 10 jours minimum avant le départ). A cette date, les Figaro Bénéteau 2 doivent être à l'eau, au ponton qui leur sera attribué.
Les contrôles sont organisés par le président de jauge de l'épreuve et les jaugeurs de la Classe Figaro Bénéteau 2, avec l'aide des bénévoles du club.
Les bénévoles doivent être présents la veille de la convocation des skippers. 16
Les bénévoles sont rattachés au président de jauge et à la direction de course à terre.
6 personnes devront être mobilisées pour le contrôle des armements de sécurité et le Plombage du matériel embarqué.
iii. Départ
Sécurité des concurrents sur zone : 4x2 personnes sur semi-rigides.
Contrôle de jauge: 3 personnes
Assesseurs du Comité de course :
- Comité de course: 4 personnes
- Viseur : 2 personnes.
- Mouilleur : 2 personnes.
4.4.G Salle de marquage
Un espace type gymnase / Salle des fêtes d'un sol propre et lisse proche du port avec un accès toute la journée devra pouvoir accueillir la jauge des voiles 7 jours avant le départ. La salle devra offrir :
- Une zone de 300 m2 minimum pour le marquage des voiles.
- 3 containers poubelles (pour les déchets des marquages).
- Disponibilité de la salle de 9h à 19h du lundi au vendredi.
4.4.H. Salle de briefing
Mise à disposition pour l'organisation d'une salle de briefing au Palais de la Bourse permettant d'accueillir 100 personnes assises, disposant d'une bonne acoustique :
- 1 sonorisation
- 4 micros
- 1 écran pour projeter des images à partir d'un ordinateur et permettant une bonne vision des images par l'ensemble de l'assemblée. Elle devra être disponible pour :
Le briefing d'accueil, le jour du début des contrôles.
Le briefing « Bizuths » (20 places)
Le briefing « Sécurité »,
Le briefing « Prologue » et « Départ ».
4.5 – Remise des prix & Soirée officielle
4-5.A. Organisation
La soirée officielle sera prise en charge par la Ville de Bordeaux (Cocktail, boissons, nappage et dressage) ; elle réservera 325 à Pen Duick pour les stricts besoins de l’événement.
La ville de Bordeaux établira une liste de ses personnalités invitées et la communiquera à Pen Duick début mi-mai 2015. La ville de Bordeaux se chargera de la diffusion des cartons concernant ses invités.
Date : Vendredi 29 mai
Lieu : Nouveau Stade Bordeaux 17
4-5.B. Equipements
Pour la soirée officielle, les sites devront être équipés :
- Electricité
- Sonorisation de l’ensemble du lieu
- Scène
- 3 micro HF et 2 micros fixes pour la scène
- Eclairage
- 1 pupitre
- Décorations florales
- Système de diffusion sur écran
Une régie devra gérer le son et la lumière (présence du personnel technique à prévoir). Prise en charge et maîtrise d’œuvre par la ville de Bordeaux (frais de location de salle et mise à disposition des espaces traiteurs compris.
4.6 – Télécommunications
La totalité de l’installation des moyens de communication (lignes téléphoniques, installation de réseaux Wifi, lignes, fax,…), le coût des communications, strictement limitées aux besoins de l’organisation générale (espaces organisation et espace scénique) seront à la charge de la ville de Bordeaux.
A cette fin, Pen Duick favorisera les relations contractuelles entre la ville de Bordeaux et Orange Events.
4.7 – Informations diverses
La ville de Bordeaux fournira à l’organisation la liste des hôtels, restaurants, locations de voitures et autres services pouvant être utiles aux concurrents, partenaires et journalistes. Elle s’assurera du concours de l’Office de Tourisme dans cette tâche.
En sus des prestations énoncées ci-dessus,
La Ville de Bordeaux ou son représentant prendra en charge 200 nuitées durant l’escale dans des hôtels trois et quatre étoiles situés dans Bordeaux pour les besoins de l'organisation. Les besoins d’hébergement complémentaires de l’organisateur seront pris en charge directement par lui-même.
La Ville de Bordeaux s’assurera de la prise en charge de la contribution financière nécessaire à l’équilibre budgétaire de la course. Il a été convenu que les 125 000 euros TTC seront versés directement à Pen Duick sous la forme d’un achat de prestations.
ARTICLE 5 - RECHERCHE DE PARTENARIATS COMPLEMENTAIRES
La ville de Bordeaux sera maître d’œuvre dans la recherche de partenaires publics et privés pour aider à financer l’étape, sous réserve que ceux-ci ne soient pas directement ou indirectement concurrents des partenaires de la course. Ces partenaires et toute leur communication devront recevoir l’agrément de Pen Duick. 18
ARTICLE 6 - COORDINATION
Afin de gérer d’éventuelles difficultés ou de prendre en compte des éléments non prévus aux présents, la Ville de Bordeaux et Pen Duick réuniront, chaque fois que nécessaire, le Comité de pilotage.
ARTICLE 7 - DELAI D’EXECUTION DE LA PRESTATION
Le présent marché prend effet à sa notification et prendra fin à l’expiration de l’accomplissement par Pen Duick de la totalité de ses obligations.
ARTICLE 8 - DROIT DE CONTROLE
La ville de Bordeaux se réserve le droit de contrôler l'emploi des fonds alloués par tous les moyens lui paraissant appropriés.
ARTICLE 9 - RESILIATION
La ville de Bordeaux aura la faculté de résilier le présent contrat dans le cas de manquement grave aux présentes dispositions. Elle aura dû signifier préalablement à l'organisateur la nature des griefs qui lui sont reprochés par lettre recommandée avec accusé de réception afin de permettre à celui-ci de pallier le manquement relevé, dans un délai d’un mois.
Ce contrat sera résilié de plein droit dans le cas où la manifestation serait annulée et dans le cas où la réglementation en vigueur ne serait pas respectée.
Dans ce cas, la ville de Bordeaux sera en mesure de suspendre le versement des sommes à courir et de demander le remboursement des sommes versées, déduites des dépenses engagées sur présentation de justificatifs.
ARTICLE 11 - CONTENTIEUX
Le présent contrat est soumis au droit français. En cas de contestation ou de litige quant à l’interprétation ou à l’application de la présente convention, le tribunal administratif sera compétent.
ARTICLE 12- DATE D'EFFET
Le présent contrat est applicable dès sa notification au cocontractant.
Fait à Bordeaux, le 19
Le Directeur Général Le Maire de la ville de de Pen Duick SAS Bordeaux
Pierre BOJIC Alain JUPPE CONVENTION DE PARTENARIAT
« BORDEAUX FETE LE FLEUVE 2015 »
ENTRE LA VILLE DE BORDEAUX
ET L’ASSOCIATION BORDEAUX GRANDS EVENEMENTS
Entre la Ville de Bordeaux, Hôtel de Ville, Place Pey Berland, 33077 Bordeaux cedex, représentée par son Maire, Monsieur Alain JUPPE, habilité aux fins des présentes par délibération du Conseil Municipal, en date du et reçue à la Préfecture le ,
Et l’association Bordeaux Grands Evènements, 42 allées d’Orléans 33000 Bordeaux, représentée par son Président, Monsieur Stéphan DELAUX, autorisé par les statuts,
- Expose -
La politique générale d’aide aux associations de la ville de Bordeaux fait l’objet de convention de partenariat qui définissent les objectifs et les moyens de l’association, les conditions matérielles et financières de l’aide apportée par la Ville ainsi que les engagements des deux parties.
Considérant
Que l’association Bordeaux Grands Evènements domicilié au 42 allées d’Orléans à Bordeaux dont les statuts ont été approuvés le 2 décembre 2005 et dont la déclaration a été reçue en Préfecture de Gironde le 13 janvier 2006, exerce une activité de création, d’organisation et de suivi de grands évènements destinés au grand public présentant un intérêt communal propre,
Il a été convenu :
Article 1 : Objet de la convention
L’association Bordeaux Grands Evènements est le pivot de l’organisation de la manifestation « Bordeaux Fête le Fleuve » prévue du 22 au 31 mai 2015.
La présente convention a pour objet de définir les objectifs et les moyens mis en œuvre par l’association Bordeaux Grands Evènements ainsi que les modalités de versement de la participation financière de la Ville.
Article 2 : Objectifs et moyens mis en oeuvre
Cette 9ème édition de « Bordeaux Fête le Fleuve » se traduit par les axes de mise en œuvre précis :
- proposer une dynamique nautique exceptionnelle avec un volet sportif de haut niveau : accueil de la course à la voile « La Solitaire du Figaro Eric Bompard Cachemire », traversée de Bordeaux à la nage.
- célébrer le dynamisme et la diversité des entreprises du secteur nautique avec un village dédié à leurs activités,
- valoriser le fleuve et son estuaire avec des pavillons dédiés, une exposition, des découvertes fluviales en bateau,
- développer une offre culturelle et artistique avec de nombreux concerts et deux spectacles pyrotechniques
A des fins d’optimisation des ressources, Bordeaux Grands Evènements assurera par ailleurs la commercialisation et la gestion du Village grand public dédié à La Solitaire du Figaro Eric Bompart Cachemire dans le respect du cahier des charges précis fixé par l’organisateur de la course, conformément à la convention entre la Ville et l’organisateur ci-annexé.
Un document de présentation synthétique de l’édition 2015 est annexé à la présente convention. Article 3 - Sécurité de la manifestation
Le partage des responsabilités testé en 2013 manquant de lisibilité, il est proposé que la mission globale de sécurité en 2015 soit confiée à l’organisateur de la Fête du fleuve, Bordeaux Grands Evènements.
En amont de la manifestation : les préconisations de Bordeaux Grands Evènements seront élaborées en concertation avec la Ville de Bordeaux. Un dossier de grand rassemblement sera préparé et déposé sur ces bases à la Préfecture.
La Ville de Bordeaux affectera des moyens budgétaires complémentaires à Bordeaux Grands Evènements pour lui permettre de mettre en œuvre l’extension des dispositifs de sécurité liés aux temps forts de la course (arrivée et départ de la course). Sur la base des dépenses de la Fête du Fleuve 2013, ces moyens sont estimés à 25 000 euros TTC.
Pendant la manifestation : la sécurité générale de la manifestation sera assurée par l’organisateur de la Fête du Fleuve (Bordeaux Grands Evènements).
Une coordination des dispositifs de sécurité liés aux temps forts (arrivées et départs de la Course, rassemblements nautiques, feux d’artifice, concerts) sera assurée par la Ville de Bordeaux, au sein du PC Sécurité, implanté dans les locaux de la Maison de l’Europe. L’ensemble des acteurs et services institutionnels concernés par la manifestation sera associé par la Ville à ce dispositif.
Article 4 – Participation de la Ville
Le coût prévisionnel de « Bordeaux Fête le Fleuve », ci-après annexé, s’établit aujourd’hui à 864 000 euros.
La Ville de Bordeaux versera à l’association Bordeaux Grands Evènements une participation financière de 335 000 euros maximum pour contribuer à cette manifestation. Par ailleurs, des moyens techniques pourront être mis en place en liaison avec la Cellule des manifestations publiques.
Article 5 – Modalités de versement de la subvention
La subvention de la Ville sera versée de la façon suivante :
- 275 000 euros dès signature de la présente convention.
- le solde sera versé sur présentation du bilan financier définitif de la manifestation. Il sera égal au montant nécessaire à l’équilibre financier de la manifestation en recettes/dépenses et ne pourra être supérieur à 60 000 euros.
Elle sera créditée au compte de l’association Bordeaux Grands Evènements n° 10057 19011 00039763601 49 - établissement : C.I.C. Société Bordelaise - agence Bordeaux Chapeau Rouge.
Article 6 – Conditions générales
L’association Bordeaux Grands Evènements s’engage :
1 - à pratiquer une liberté d’adhésion et d’éligibilité de l’ensemble de ses membres à ses instances dirigeantes,
2 - à déclarer sous 3 mois, à la Ville, toute modification remettant en cause ses liens avec le territoire de la commune de Bordeaux,
3 - à déclarer sous 3 mois, à la Ville, tous changements intervenus dans son Conseil d’Administration,
4 - à ne pas reverser tout ou partie de la subvention à d’autres associations, sociétés, collectivités ou personnes de toute nature,
5 - à adopter un cadre budgétaire et comptable conforme au plan comptable général, 6 - à restituer à la Ville les sommes éventuellement non utilisées.
7 - à rappeler sur l’ensemble de ses outils d’information ou de communication et sur les supports qu’elle estimera les plus adaptés, l’aide que lui apporte la mairie, soit sous la forme de la présence du logo municipal, soit sous la forme du texte suivant : «association soutenue par la Mairie de Bordeaux ». Article 7 – Condition de renouvellement
La présente convention est conclue pour l’année 2015. Toute reconduction tacite est exclue. Le cas échéant, une nouvelle convention devra intervenir pour une nouvelle période.
Article 8 – Condition de résiliation
En cas de non-respect par l’association Bordeaux Grands Evènements de l’une des quelconques dispositions prévues aux présentes, la convention pourra être résiliée de plein droit par la Ville de Bordeaux, à l’expiration d’un délai de 15 jours suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
La présente convention sera résiliée de plein droit sans préavis, ni indemnité en cas de redressement ou de liquidation judiciaire ou d’insolvabilité notoire de l’association Bordeaux Grands Evènements.
Article 9 – Contrôle de la Ville sur l'association
Conformément à l’article L1611-4 du Code général des collectivités territoriales, l’association Bordeaux Grands Evènements s’engage à communiquer aux fins de vérification par des délégués mandatés par le maire :
- une copie certifiée de son budget,
- une copie certifiée de ses comptes (bilans et compte de résultat) pour l’exercice écoulé (la certification doit se conformer aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, notamment les décrets du 27/03/1993 et 1/03/1984),
- tout document faisant connaître les résultats de son activité.
La Ville de Bordeaux s’interdit de s’immiscer dans l’affectation précise de la subvention accordée, néanmoins, les deux parties à la présente convention prévoient de tenir toute réunion utile à l’organisation et à l’évaluation de la manifestation à venir.
Article 10 – Droits de timbre et d’enregistrement
Les frais éventuels des présentes seront à la charge de l’association Bordeaux Grands Evènements.
Article 11 – Election de juridiction
Les deux parties conviennent que les tribunaux compétents relatifs à l’application de la présente convention sont ceux siégeant à BORDEAUX.
Article 12 – Election de domicile
Pour l’exécution des présentes, il est fait élection de domicile à savoir : - par la Ville de Bordeaux, en l’Hôtel de Ville,
- par l’association Bordeaux Grands Evènements, 42 allées d’Orléans à Bordeaux
Fait à Bordeaux en 4 exemplaires, le
Pour la Ville de Bordeaux, Pour l’association Bordeaux Grands Evènements, LE MAIRE LE PRESIDENT
A. JUPPE S. DELAUX Budget prévisionnel de l’Association Bordeaux Grands Evènements pour l’organisation de Bordeaux Fête le Fleuve 2015
Libellés Montants
Recettes 864 000,00 €
Subvention Mairie de Bordeaux 310 000,00 €
Mairie de Bordeaux Sécurité 25 000,00 €
Subvention CUB 114 000,00 €
CCIB : subvention + Village nautique 80 000,00 €
Grand Port Maritime de Bordeaux 10 000,00 €
Conseil Général de la Gironde 15 000,00 €
SMIDDEST 15 000,00 €
Village Solitaire du Figaro 75 000,00 €
Village du Fleuve 15 000,00 €
Parrainages Entreprises 205 000,00 €
Dépenses 864 000,00 €
Sécurité 135 000,00 €
Logistique générale 62 000,00 €
Production technique 62 000,00 €
Village Solitaire du Figaro 75 000,00 €
Village nautique 20 000,00 €
Village du Fleuve 25 000,00 €
Exposition, commandes artistiques 30 000,00 €
Prestations partenaires 70 000,00 €
Grande scène et concerts 90 000,00 €
Spectacle pyrotechniques 75 000,00 €
Animations 10 000,00 €
Communication - Editions 30 000,00 €
Organisation et gestion du projet 180 000,00 €
Résultat prévisionnel 0 € Convention entre la Ville de Bordeaux
et
la Chambre de Commerce et d’Industrie de Bordeaux
concernant l’accueil de la course « La Solitaire du Figaro Eric Bompard Cachemire »
Convention de participation financière
Entre
LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D’INDUSTRIE DE BORDEAUX Etablissement Public administratif,
Dont le siège est 17, Place de la Bourse - 33076 BORDEAUX Cedex, Représentée par son Président en exercice, représentant légal, Monsieur Pierre GOGUET,
Ci-après désignée, la « CCIB »
Et
LA VILLE DE BORDEAUX
Représentée par son Maire, Monsieur Alain JUPPE,
Ci-après désigné, le « BENEFICIAIRE »
Vu l’avis favorable du Bureau du 27 octobre 2014,
Vu l’avis favorable de la Commission des Finances du 23 janvier 2015, Vu l’avis favorable de l’Assemblée Générale du 2 février 2015,
Il est préalablement rappelé que :
La Ville de Bordeaux accueille le village de départ de la Solitaire du Figaro Eric Bompard Cachemire en 2015.
Parce que des retombées économiques sont attendues de cette manifestation, la Ville a sollicité la CCI de Bordeaux pour qu’elle apporte son soutien financier à l’événement. La CCI de Bordeaux a notamment pour mission de contribuer au développement économique et à l’attractivité des territoires ainsi qu’au soutien des entreprises de la circonscription. Elle estime que cette opération participe à l’attractivité du territoire et aura des retombées bénéfiques pour les entreprises locales.
La Ville et la CCI de Bordeaux se sont donc rapprochées et ont arrêté ce qui suit.
Article 1 : OBJET DE LA CONVENTION La présente convention a pour objet de préciser les modalités de participation financière de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Bordeaux à l’accueil de la course à la voile « La Solitaire du Figaro Eric Bompard Cachemire » à Bordeaux en 2015, en lien avec la location des espaces gérés par la SAS Bordeaux Palais de la Bourse.
Article 2 : MONTANT DE LA SUBVENTION
Le montant de la subvention accordée au BÉNÉFICIAIRE est de 63 038,22 € TTC.
ARTICLE 3 : OBLIGATIONS DU BÉNÉFICIAIRE
Le BÉNÉFICIAIRE s’engage à employer les sommes versées conformément à la présente convention.
La CCIB pourra exiger la restitution des sommes versées dans le cas où les fonds ne seraient pas utilisés, ou seraient utilisés de façon non conforme à l’objet pour lequel elles ont été attribuées, ou plus généralement en cas de non-respect de la présente convention.
Le BENEFICIAIRE s’engage à promouvoir la CCIB par l’insertion de son logo sur les différents supports de communication liés à l’événement (affiches, cartons d’invitation, pupitre…). Il devra aussi faire mention de la CCIB et notamment de «Bordeaux Palais de la Bourse» pour identifier le lieu sur tous les documents adressés à la presse. Le logo devra être demandé au Département Communication de la CCIB (scordier@bordeaux.cci.fr).
Le BÉNÉFICIAIRE s’engage enfin à communiquer à la CCIB la facture BPB acquittée.
ARTICLE 4 : PROCEDURE DE VERSEMENT DES FONDS
La CCIB s’acquittera de sa contribution par versement de la totalité de la subvention sur présentation de la facture BPB acquittée par le BENEFICIAIRE.
Fait à Bordeaux
Le
En deux exemplaires originaux.
La CCI de Bordeaux La Ville de Bordeaux Représentée par M. Pierre GOGUET Représentée par M. Alain JUPPE 9 ème
édition
de
la
Fête
du
Fleuve
la
Solitaire
du
Figaro
Eric
Bompard
– Cachemire
22
au
31
mai
2015 La
Fête
du
Fleuve
en
chiffres
•
En
1999,
la
Mairie
de
Bordeaux
décide
d'organiser
un
évènement
majeur
visant
à
promouvoir
le
fleuve,
la
rénovation
urbaine
et
les
quais
de
la
ville
: Bordeaux
Fête
le
Fleuve.
•
Cette
manifestation
reconduite
en
alternance
avec
le
Fête
du
Vin
n’a
de
cesse
de
prendre
de
la
maturité
et
s'inscrit
dans
les
évènements
incontournables
de
la
ville
de
Bordeaux.
•
En
2013,
la
Fête
du
Fleuve
a accueilli
la
44
ème
édition
de
la
Solitaire
du
Figaro
Eric
Bompard
Cachemire,
a étendu
sa
durée
de
3 à 1
0 jours
et
a reçu
prés
de
400
000
visiteurs
•
C’est
donc
tout
naturellement,
que
cette
année
encore,
Bordeaux
Fête
le
Fleuve
accueille
la
Solitaire
du
Figaro
Eric
Bompard
Cachemire
qui
aura
lieu
du
vendredi
22
au
dimanche
31
mai. Plan
général
de
la
manifestation
Village
Solitaire
du
Figaro
et
Village
Bordeaux
Fête
le
Fleuve
Village
Nautique
Village
l’Arbre
et
le
Fleuve
Village
scénique
Belem
et
bateaux
de
la
Solitaire
du
Figaro
Eric
Bompard Village
de
la
Solitaire
‐ Village
Bordeaux
Fête
le
Fleuve
– Village
nautique
•
Village
de
la
Solitaire
Stand
de
la
Solitaire
du
Figaro
et
de
ses
partenaires,
rencontre
avec
les
skippers.
Stands
de
la
Mairie
de
Bordeaux
: plateau
télé,
animations
sports
et
jeunesse.
• Village
de
la
Fête
du
Fleuve
Exposants
divers
à vocatio
n économique
ou
touristique
autour
du
fleuve
et
promotion
de
la
région
(CDT,
OT,
offre
de
restauration…)
• Village
nautique
(CCIB)
Espace
de
ventes
et
présentation
de
bateaux
et
articles
nautiques Pour
cette
9 ème
édition,
l’arbre
sera
l’invité
d’honneur
de
la
Fête
du
fleuve
: expositions,
œuvres
d’arts,
animations
et
constructions
navales
« L’ea
u nourrit
l’arbre,
l’arbre
fournit
le
bois,
l’eau
fournit
le
bois
».
Une
grande
partie
de
l’exposition
se
déroulera
dans
une
cabane
de
400
m²
construite
en
pin
des
Landes
et
conçue
par
les
frères
Bartherotte.
L’arbre
et
le
fleuve Les
concerts
Tout
au
long
de
la
manifestation
des
concerts
seront
proposés
sur
le
village
scénique.
‐ Concerts
en
partenariat
avec
des
organisations
bordelaises
: Musiques
de
nuit,
Rock
School
Barbey,
Allez
les
filles
‐ Chœur
de
l’opéra
national
de
Bordeaux
‐ Show
case
organisés
en
partenariat
avec
RTL
2 du
27
au
30
mai Les
spectacles
pyrotechniques
Durant
la
manifestation,
deux
spectacles
pyrotechniques
auront
lieu
:
Vendredi
22
mai
vers
22h30
pour
accueillir
les
bateaux
de
la
Solitaire
du
Figaro
Eric
Bompard
– Cachemire
, entre
pont
Chaban
Delmas
et
le
pont
de
Pierre.
Samedi
30
mai
vers
22h30
le
traditionnel
feu
d’artifice
de
clôture
de
la
Fête Les
temps
forts
de
la
manifestation
Vendredi
22
mai
La
parade
des
héros
à 22h30
: spectacle
son
&
lumière
pour
l’arrivée
des
bateaux
de
la
Solitaire
du
Figaro
Eric
Bompard
Cachemire
Du
23
au
29
mai
Runs
sur
l’eau
des
bateaux
de
la
Solitaire
du
Figaro
Eric
Bompard
Cachemire
Du
22
au
31
mai
Présence
du
Belem
: le
célèbre
trois
mâts
de
légende
proposera
des
visites
Dimanche
24
mai
Présentation
des
skippers
sur
l’espace
scénique
à 17h00
Vendredi
29
et
Samedi
30
mai
Présence
et
entrainements
de
l’équipe
de
France
Olympique
de
voile
Samedi
30
mai
Prologue
de
la
Solitaire
du
Figaro
Bordeaux
‐ Pauillac
à 17h00
Spectacle
pyrotechnique
de
clôture
à 22h30
Dimanche
31
mai
Traversée
de
Bordeaux
à l
a nage
de
8h00
à 12h00
Départ
de
la
Solitaire
du
Figaro
depuis
Pauillac
à 16h00
Pendant
toute
la
durée
de
l’évènement
:
Animations
nautiques,
concerts,
expositions,
balades
nautiques
et
ludiques,
constructions
navales
Accueil
des
groupes
scolaires Direction des Sports -
Service des Sports Aquatiques et Nautiques -
Ville de Bordeaux
Mars 2015
DEPENSES SOLITAIRE Budget BFF Budget BGE TOTAL Commentaires
SECURITE 135 000,00 € 135 000,00 €
LOGISTIQUE GENERALE 30 000,00 € 62 000,00 € 92 000,00 €
PRODUCTION TECHNIQUE 62 000,00 € 62 000,00 €
SOLITAIRE DU FIGARO ORGANISATION SPORTIVE 348 500,00 € 0,00 € 348 500,00 €
Ticket d'entrée Figaro 125 000,00 €
Ticket d'entrée abaissé grâce
aux partenariats de Penduick
(50 000 Euros de la métropole)
Moyens nautique 107 000,00 €
Soirée des skippers 53 500,00 €
Village Organisation autofinancement CCIB 63 000,00 €
Hôtels partenariat entre OT et Penduick valorisé à 15000
VILLAGE SOLITAIRE 75 000,00 € 75 000,00 €
VILLAGE NAUTIQUE 20 000,00 € 20 000,00 €
VILLAGE DU FLEUVE 25 000,00 € 25 000,00 €
EXPOSITION / COMMANDES ARTISTIQUES 30 000,00 € 30 000,00 €
PRESTATIONS PARTENAIRES 70 000,00 € 70 000,00 €
GRANDE SCENE 90 000,00 € 90 000,00 €
SPECTACLES PYROTECHNIQUES 75 000,00 € 75 000,00 €
ANIMATIONS 20 000,00 € 10 000,00 € 30 000,00 €
COMMUNICATION 30 000,00 € 30 000,00 €
ORGANISATION & GESTION DE PROJET 0,00 € 180 000,00 € 180 000,00 €
TOTAL 398 500,00 € 864 000,00 € 1 262 500,00 €
RECETTES SOLITAIRE BFF TOTAL
COLLECTIVITES 335 500,00 € 464 000,00 € 799 500,00 €
Mairie de Bordeaux - Subventions BGE BFF 335 000,00 € dont 25 000 euros sur le budget sports
Mairie de Bordeaux - Direction des sports 335 500,00 €
CG Gironde 15 000,00 €
Métropole - Solitaire Subvention à penduick prévue à hauteur de 50 000 euros
Métropole - BFF 114 000,00 €
Montant confirmé par la
métropole - en cours de
traitement
INSTITUTIONS 63 000,00 € 105 000,00 € 168 000,00 € CCIB 63 000,00 € 80 000,00 €
OT chambres d'Hotel Partenariat penduick - OT GPMB 10 000,00 €
SMIDDEST 15 000,00 €
ENTREPRISES 295 000,00 € 295 000,00 € parrainage 205 000,00 €
recettes villages 90 000,00 €
TOTAL 398 500,00 € 864 000,00 € 1 262 500,00 €
PLAN DE FINANCEMENT BORDEAUX FETE LE FLEUVE - SOLITAIRE DU FIGARO Hors budget Dircom