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Procès Verbal - DCM17 200923 Convention de groupement de commandes assurances
Document publié le Mercredi 13 septembre 2023 par la commune de Plaine-des-Palmistes.
Lien du pdf (Procès Verbal - DCM17 200923 Convention de groupement de commandes assurances)
Thèmes du document : Consommateurs, Justice et droit, Assurance,
DÉPARTEMENT DE LA RÉUNION
COMMUNE DE LA PLAINE DES PALMISTES
AE DES PALMISTES EXTRAIT DU PROCES VERBAL DES DÉLIBERATIONS
t DU CONSEIL MUNICIPAL EN DATE DU VINGT
Affaire 17-200923 SEPTEMBRE 2023
Création d’un groupement de commande avec la Commune
de La Plaine-Des-Palmistes, le CCAS et la Caisse des Ecoles L'an deux mille vingt-trois le VINGT SEPTEMBRE à pour les marchés d'assurances- autorisation de signer la Dix SEPT HEURE le Conseil Municipal de La Plaine convention constitutive du groupement de commandes des Palmistes dûment convoqué par Monsieur le
Maire s’est assemblé au lieu habituel de ses
séances sous la Présidence de Monsieur PAYET
Johnny.
NOTA. /. Le Maire certifie que le compte rendu de cette
délibération a été affiché à la porte de la Mairie, que la
convocation avait été faite le 13 septembre 2023 et que le
nombre de membres en exercice étant de 29, le nombre de PRÉSENTS : Johnny PAYET Maire — Sabine IGOUFE
présent(s) est de : 22 1èe adjointe — Jean-Yves FAUSTIN 2°" adjoint —
Mylène MAHALATCHIMY 3°" adjointe — Joan
ARSENE UE DORO 4è%° adjoint — Gina DALLEAU 52" adjointe Procurations: O — Jean Claude DAMOUR 6°" adjoint - Marie- Héliette THIBURCE 7°"° adjointe - Sonia ALBUFFY
Total des voies : 22 conseillère municipale — Frédéric AZOR conseiller municipal — Micheline CLAIN conseillère
municipale — Sabrina HOARAU conseillère
Secrétaire de séance : JUSTINE Victorien municipale — Alain RIVIERE conseiller municipal - Sandra GRONDIN conseillère municipale —
Marie-Lourdes VÉLIA conseillère municipale -
Mickaël PAYET conseiller municipal — Elisabeth
BAGNY conseillère municipale — Victorien
JUSTINE conseiller municipal — Emilie NALEM
conseillère municipale -— Jean-Luc SAINT-
LAMBERT conseiller municipal - Joëlle DELATRE
conseillère municipale — Jean-Yves VACHER
conseiller municipal
ABSENT(S): Érick BOYER conseiller municipal —
Joseph Luçay CHEVALIER conseiller municipal —
Sophie ARZAL conseillère municipale — Daniel
JEAN-BAPTISTE dit PARNY conseiller municipal —
Mélissa MOGALIA conseillère municipale —
Yannick BOYER conseiller municipal — Sylvie
LEGER conseillère municipale
PROCURATION(S) : Néant.
Publicité faite le 22 septembre 2023
Accusé de réception en préfecture
974-219740065-20230920-DCM17-200923-DE
Date de télétransmission : 22/09/2023
Date de réception préfecture : 22/09/2023 Affaire 17-200923
Création d'un groupement de commande avec la Commune de La Plaine-Des-Palmistes, le CCAS et la Caisse des Ecoles pour les marchés d'assurances- autorisation de signer la convention constitutive du groupement de commandes
Le Maire informe que les marchés relatifs aux assurances arrivent à échéance en cette fin d'année 2023. Dans le
cadre de leur renouvellement, il est souhaité conclure une convention pour la création d'un groupement de
commande avec la Caisse des Ecoles et le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS).
Pour mémoire, les marchés d'assurances en cours ont pour objet de couvrir les risques relatifs :
À la responsabilité civile,
- Aux dommages aux biens
-__ Ala flotte automobile.
Sur la base du nouveau code de la commande publique, l'article L2113-6 offre toujours la possibilité aux acheteurs publics d'avoir recours à des groupements de commandes. Ces derniers ont vocation à rationaliser les achats en
permettant des économies d'échelle et à gagner en efficacité en mutualisant les procédures de passation des
contrats.
Le volume d'achat maximum pour la Commune de La Plaine des Palmistes sur 3 ans — du ler janvier 2024 au
31 décembre 2027 - serait de : |
Maximum (pour les 3 ans)
180 000,00 € HT
La Commune de La Plaine-des-Palmistes assurera les fonctions de coordonnateur du groupement. À ce titre, elle
procèdera à l'ensemble des opérations de sélection d'un ou de plusieurs cocontractants, ainsi qu'à la notification
du marché.
Pour l'attribution du marché, c'est le Collège des Elus siégeant en MAPA qui sera sollicité pour avis, avant signature
du contrat.
L'exécution et le paiement des prestations seront assurés par chaque membre du groupement.
Les modalités précises d'organisation et de fonctionnement sont formalisées dans la convention constitutive jointe
au présent rapport, disposé en annexe. En cas de difficulté d'ouverture de la pièce-jointe, le document est
consultable auprès de la Direction Ressources.
Accusé de réception en préfecture
974-219740065-20230920-DCM17-200923-DE
Date de télétransmission : 22/09/2023
Date de réception préfecture : 22/09/2023 Appelé à en délibérer, le Conseil municipal, à l'UNANIMITÉ des membres présents et représentés,
- VALIDE les termes du présent rapport,
- AUTORISE la constitution et l'adhésion à un groupement de commande pour la passation de marchés
d'assurances d'une durée de 3 ans.
- ACCEPTE que la Commune de La Plaine-des-Palmistes soit désignée comme coordonnateur du groupement
ainsi formé,
- AUTORISE le Maire à signer la convention constitutive de groupement et à prendre toute mesure nécessaire
à l'exécution de la présente délibération,
- AUTORISE le coordonnateur à signer les marchés, les actes y afférents et à intervenir pour le compte de la
commune.
- AUTORISE le Maire, ou en son absence, l'Elu délégué, à signer tous les documents afférents à cette affaire.
Fait et délibéré en mairie les jours, mois et an ci-dessus et ont signé les membres présents
Accusé de réception en préfecture
974-219740065-20230920-DCM17-200923-DE
Date de télétransmission : 22/09/2023
Date de réception préfecture : 22/09/2023 "PLAINE DES PALMISTES
CONVENTION DE GROUPEMENT DE
COMMANDES
En application de l’article L2113-6 du Code de la
Commande publique
Marchés d’assurance
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/09/2023
Date de réception préfecture : 22/09/2023 Entre :
La Commune de la Plaine des Palmistes,
Située à l’Hôtel de ville, n°230 rue de la République, à La Plaine des Palmistes (97431)
Représentée par Monsieur Johnny PAYET, en qualité de Maire, autorisé à signer la
présente en vertu de la délibération du conseil municipal du 20 septembre 2023,
Ci-après dénommée « La Commune de la Plaine des Palmistes »
D’une part,
Et :
Le Centre Communal d’Action sociale (C.C.A.S),
Situé au n°285 rue de la République, à La Plaine des Palmistes (97431)
Représentée par Monsieur Johnny PAYET, en qualité de Président, autorisé à signer la
présente en vertu de la délibération du conseil d’administration du ……
Ci-après dénommé « Le C.C.A.S »
La Caisse des Ecoles
Située à l’Hôtel de ville, n°230 rue de la République, à La Plaine des Palmistes (97431)
Représentée par Monsieur Johnny PAYET, en qualité de Président, autorisé à signer la
présente en vertu de la délibération du conseil d’administration du ……
Ci-après dénommée « La Caisse des Ecoles de la Ville »
D’autre part,
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/09/2023
Date de réception préfecture : 22/09/2023 DECIDE
De constituer un groupement de commandes dans le cadre de la passation de marchés d’assurance ayant pour objet la couverture des risques relatifs :
- A la responsabilité civile,
- Aux dommages aux biens
- A la flotte automobile.
La présente convention a pour objet de déterminer les modalités de fonctionnement du groupement ainsi constitué, son objet et les engagements respectifs des parties.
ARTICLE.1 OBJET DE LA CONVENTION
La Commune de la Plaine des Palmistes, le C.C.A.S de la Plaine des Palmistes et la Caisse des Ecoles de la Ville souhaitent conclure une convention pour la création d’un groupement de commande dans le cadre du renouvellement des marchés relatifs aux assurances arrivant à échéance à la fin de l’année 2023.
Afin de réaliser cette prestation dans un cadre unique et réaliser ainsi des économies d’échelles, la Commune de la Plaine des Palmistes, le C.C.A.S de la Plaine des Palmistes et la Caisse des Ecoles de la Ville ont souhaité convenir d’une organisation commune nécessaire au bon déroulement de la prestation.
Les parties à la présente convention ont entendu ainsi constituer un groupement de commandes, tel que défini à l’article L 2113-6 du Code de la Commande Publique.
Chacune des parties s’engage à prendre toutes les dispositions nécessaires au bon déroulement des procédures et à mettre en place les moyens humains et matériels pour le strict respect des échéances, de la qualité et du coût de la prestation.
ARTICLE.2 DUREE DE LA CONVENTION DE GROUPEMENT DE COMMANDES
La présente convention entrera en vigueur à compter de la date de sa notification. Le dispositif expire à l’échéance du marché de services conclu pour une durée de trois (3) ans.
ARTICLE.3 COORDONNATEUR DU GROUPEMENT DE COMMANDES
Conformément aux dispositions de l’article L2113-7 du Code de la Commande Publique, les parties s’accordent pour désigner la Commune de la Plaine-des-Palmistes, comme coordonnateur du groupement.
Le coordonnateur sera chargé de procéder à l’organisation de l’ensemble des opérations de sélection d’un contractant.
Le représentant légal du coordonnateur est le Maire de la Commune de la Plaine-des-Palmistes.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/09/2023
Date de réception préfecture : 22/09/2023 ARTICLE.4 ROLE DU COORDONNATEUR DU GROUPEMENT DE COMMANDES
4.1. - La préparation de la procédure de consultation des entreprises
Le coordonnateur procède à la définition des besoins : il s’assure de la cohérence du cahier des charges et de la prise en considération des diverses problématiques propres à chaque maître d’ouvrage. Il s’assure de la cohésion de l’ensemble du dossier de consultation des entreprises de telle sorte que les soumissionnaires puissent présenter des propositions cohérentes.
Le coordonnateur sera tenu de justifier la modification de tout élément dans la définition des besoins ou dans le cahier des charges, après validation des autres membres du groupement.
Les missions suivantes sont donc dévolues au coordonnateur, qui :
établit les documents administratifs, techniques et financiers énoncés ci-après relatifs à la consultation :
o Règlement de Consultation intégrant la pondération des critères de jugement des offres ;
o CCP et ses éventuelles annexes en cohérence avec les autres pièces de la consultation ;
o l’Acte d’Engagement et ses annexes ;
o dans l’éventualité de marchés à prix unitaires, les détails quantitatifs et estimatifs et bordereaux de prix unitaires ;
s’assure de la validation du Dossier de Consultation des Entreprises par chacun des membres du groupement de commandes, ce, en conformité avec les prescriptions validées par chacun des maîtres d’ouvrage ;
rédige les avis de publicité ;
apporte tout élément de réponse aux candidats sollicitant des précisions sur la teneur des dossiers de consultation pendant toute la période de la consultation correspondante ;
4.2 - Lancement des consultations
Le coordonnateur s’assure de la mise à disposition des dossiers de consultation complets aux candidats qui souhaitent soumissionner suivants les modalités fixées dans les Avis d’Appel Public à la Concurrence.
Le coordonnateur prend à sa charge les frais de publicité dans les journaux d’annonces légales et refacturera les frais y étant relatifs aux membres du groupement (cf. art. 6-1).
4.3 - Organisation de la sélection des candidats et suivi de la procédure
Le coordonnateur :
prépare les convocations et les réunions de la commission des Elus siégeant en MAPA ; Accusé de réception en préfecture 974-219740065-20230920-DCM17-200923-DE
Date de télétransmission : 22/09/2023
Date de réception préfecture : 22/09/2023 préside les commissions concernant l’attribution du marché, rédige le procès-verbal de chacune des séances ;
rédige le rapport d’analyse des candidatures et des offres ;
si nécessaire, assure la rédaction du rapport de présentation au Conseil Municipal ;
vérifie la régularité fiscale et sociale des candidats retenus par la commission des Elus siégeant en MAPA ;
envoie des lettres de rejet aux candidats non retenus ;
fournit les éléments de réponse aux questions des candidats évincés ;
prépare les rapports de préfecture en vue de la notification du marché ;
prépare, dans les délais réglementaires, la publication de l’avis d’attribution ;
prépare la réponse à faire à un candidat non retenu qui demanderait par écrit la raison du refus ;
este en justice le cas échéant
4.4 - Signature du (des) marché(s)
Le coordonnateur est chargé de signer et de notifier les marchés mentionnés dans la présente convention au nom de l’ensemble des membres du groupement avec les candidats retenus.
Chacun des membres du groupement conserve la charge de l’exécution financière de son marché, selon le tableau de répartition établi par le coordonnateur.
4.5 - Exécution des marchés de prestations de services
Dans le cadre du suivi des prestations, le coordonnateur transmet au C.C.A.S de la Plaine des Palmistes et la Caisse des Ecoles de la Ville :
une copie du (des) marché(s) de services ;
le tableau de répartition des paiements des prestations à sa charge ;
les observations et sollicitations éventuelles des représentants du C.C.A.S de la Plaine des Palmistes et la Caisse des Ecoles de la Ville sont adressées aux représentants du coordonnateur ;
ARTICLE.5 MODE DE CONSULTATION ET PROCEDURE D’ATTRIBUTION DE L’ACCORD CADRE DE PRESTATIONS DE SERVICES
5.1 – Mode de consultation
La consultation, par le biais du présent groupement de commandes, est lancée sous la forme d’une procédure adaptée ouverte.
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Date de télétransmission : 22/09/2023
Date de réception préfecture : 22/09/2023 5.2 – Procédure d’attribution des marchés
La Commission des Elus siégeant en MAPA en charge d’attribuer le marché, sera celle du coordonnateur composée comme suit :
Le Maire ou son représentant
Membres à voix délibérative : les membres de la Commission des Elus siégeant en MAPA de la
Commune de la Plaine-des-Palmistes ;
ARTICLE.6 FINANCEMENT DE L’OPERATION
6.1 - Frais de publicité
Les dépenses relatives aux frais de publicité (avis d’appel public à la concurrence, avis rectificatif(s) éventuel(s), avis d’attribution), au regard du montant prévisionnel global du marché, seront payées par la Commune de la Plaine-des-Palmistes.
6.2 - Paiement des prestations relatives aux marches d’assurance
Le financement de l’opération sera assuré par chaque membre du groupement pour les prestations relatives aux marchés d’assurances en vertu de l’acte d’engagement qui sera spécialement signé par chacune des parties au présent groupement de commandes, avec le titulaire qui aura été retenu.
S'agissant de marché à bons de commande, le coût global estimé des prestations est compris dans une fourchette mini de XXX € et maxi de XXX €, réparti comme suit :
Pouvoir adjudicateur BUDGET ESTIMATION TTC
Commune de la Plaine des Palmistes Budget Principal Mini = xxx € Maxi = xxx €
C.C.A.S de la Plaine-des-Palmistes Budget Principal
Mini = xxx €
Maxi = xxx €
Caisse des Ecoles de la Plaine-des-
Palmistes
Budget Principal Mini = xxx €
Maxi = xxx €
TOTAL Mini = xxx € Maxi = xxx €
ARTICLE.7 OBLIGATIONS DES PARTIES
Les parties ne peuvent modifier l’objet du marché ni remettre en cause le choix du titulaire en attribuant
le marché à une autre entreprise.
Le coordonnateur transmet le(s) marché(s) au représentant de l’Etat dans le Département.
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Date de réception préfecture : 22/09/2023 ARTICLE.8 LITIGES
En cas de litiges, les parties s’engagent à épuiser les voies de négociation amiable avant de saisir le
Tribunal Administratif de Saint-Denis :
Tribunal Administratif de Saint-Denis
27, rue Félix Guyon, CS 61107
97404 Saint-Denis Cedex
Téléphone : 02 62 92 43 60, Télécopie : 02 62 92 43 62
Courriel : greffe.ta-st-denis-de-la-reunion@juradm.fr
Adresse internet: http://saint-denis.tribunal-administratif.fr
Fait à La Plaine-des-Palmistes, le …………………………
La Commune de la Plaine-des-Palmistes
Le Maire,
Monsieur Johnny PAYET
Le C.C.A.S de la Plaine-des-Palmistes
Le Président
Monsieur Johnny PAYET
La Caisse des Ecoles de la Plaine-des-Palmistes
Le Président
Monsieur Johnny PAYET
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/09/2023
Date de réception préfecture : 22/09/2023