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Procès Verbal - Semi Marathon Convention Ville Association Courses SUR Routes Orvaltaises et Subvention (pdf, 1,25Mo)
Document publié le Lundi 6 février 2023 par la commune d'Orvault.
Lien du pdf (Procès Verbal - Semi Marathon Convention Ville Association Courses SUR Routes Orvaltaises et Subvention (pdf, 1,25Mo))
Thèmes du document : Transports, Environnement, Aménagement du territoire,
Commune D'ORVAULT
DEPARTEMENT
Loire-Atlantique
EXTRAIT DU PROCES-VERBAL DES DELIBERATIONS
ARRONDISSEMENT CONSEIL MUNICIPAL NANTES
CANTON 6 février 2023
SAINT-HERBLAIN II L'an deux mil vingt-trois, le lundi six février,
le Conseil municipal de la Commune
d'ORVAULT s'est réuni en session extraordinaire, au lieu habituel de ses séances,
après convocation légale en date du 27 janvier 2023, sous la présidence de Jean- Sébastien GUITTON, Maire.
Etaient présents : Mme Dominique VIGNAUX, M. Lionel AUDION, Mme Marie-
Paule GAILLOCHET, M. Guillaume GUÉRINEAU, Mme Armelle CHABIRAND, M. Yann
GUILLON, Mme Brigitte RAIMBAULT, M. Christophe ANGOMARD, Mme Valérie
DREYFUS, M. David HURTREL, Mme Anne-Sophie JUDALET, M. Laurent DUBOST,
Mme Catherine LE TRIONNAIRE, M. Morvan DUPONT, M. Vincent BOILEAU,
M. Jean-Yves ROUX, Mme Linda PAYET, M. Ronan GILLES, Mme Stéphanie
BELLANGER, M. Pierre ANNAIX, Mme Françoise NOBLET, M. Dominique GOMEZ,
Mme Sandrine, BRUN, Mme Colette VINET-PINSON M. Sébastien ARROUËT,
Mme Marylène JÉGO, M. Gilles BERRÉE, Mme Florence CORMERAIS, M. Florent
THOMAS, M. Dominique FOLLUT, Mme Maryse PIVAUT, M. Jean-Jacques cn EM
M. Thierry BOUTIN, M. André NYAMSI-HENDIJI
Il a été procédé, conformément à l'article L. 2121-15 du code général des
collectivités territoriales, à l'élection d'un secrétaire pris dans le sein du Conseil :
Mme Linda PAYET ayant obtenu la majorité des suffrages a été désignée pour
remplir ces fonctions qu'elle a acceptées.
14. Semi-Marathon : convention Ville/Association
Courses sur Routes Orvaltaises et subvention
Monsieur ANGOMARD rapporte :
Dans le cadre de sa politique sportive, la ville d'Orvault soutient les activités
d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de loisir
ou de compétition, et la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive
du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
A ce titre, la Ville soutient le semi-marathon organisé par l'ACRO. Cette 37ème édition sportive, qui mobilisera encore plus de deux cents bénévoles, draine un large public. Cette course véhicule une image positive d'Orvault et concourt à la promotion de son territoire par son ampleur et son impact.
Cette manifestation aura lieu le dimanche 12 mars 2023.
Conseil municipal du 6 février 2023 1/17
DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
subvention Avec l'épreuve du semi-marathon, qualificative pour les championnats de France
et avec le label régional, une course de 11 km est également proposée.
Le parcours, vallonné et réputé difficile, traverse les quartiers et le bourg d'Orvault,
ainsi que sa campagne alentour. Les deux courses sont ouvertes à tous et elles
réunissent autour de 2500 coureurs, aussi bien des amateurs que des athlètes de
haut niveau, dont certains internationaux. Pour assurer le déplacement et le
stationnement des participants, les organisateurs encourageront le covoiturage et
les transports en commun gratuits le week-end.
Le soutien de la Ville à l'événement se matérialise par :
— La mise à disposition gracieuse d'équipements, de mobiliers et matériels ;
- La mobilisation de moyens humains ;
- L'attribution d'une subvention.
Afin de permettre à l'Association des Courses sur Routes Orvaltaises d'engager les
dépenses nécessaires à la tenue du semi-marathon 2023, il est proposé de verser intégralement le montant de la subvention conventionnée.
Cette subvention sera mandatée fin février 2023 sur le compte : 40 - 6574.
DECISION
Sur proposition de la commission Culture, Sports et Coopération Internationale et
après en avoir délibéré, le Conseil municipal, Monsieur Thierry BOUTIN ne prenant pas part au vote et étant sorti de la salle, à l'unanimité :
- AUTORISE le Maire à signer la convention avec l'Association des Courses sur
Routes Orvaltaises pour l’organisation 2023 du « Seml-marathon », telle
qu'elle suit.
- ATTRIBUE la subvention 2023 de 1 500 euros, destinée au financement du
semi-marathon d'Orvault organisé par l'ACRO.
Extrait certifié conforme
Orvault, le 7 février 2023
Pour le Maire
Le Directeur général s Le secrétaire de séance
FÉD'S ES
FER SN ee — \x SES ni
Jean-François MAISONNEUVE ’: 0° Linda PAYET
Rendu exécutoire
Par télétransmission en Préfecture le :
Et par publication le : O7 FEV. 202
0 7 FEV. 2073
Conseil municipal du 6 février 2023 2/17
DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaitaises et
subvention
CONVENTION D'ORGANISATION DU SEMI MARATHON D'ORVAULT 2023
ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
L'ASSOCIATION SPORTIVE : ASSOCIATION DES COURSES SUR ROUTE
ORVALTAISE Entre les soussignés :
La Ville d'Orvault, représentée par le Maire, Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, agissant en vertu d'une délibération du Conseil Municipal du 14 décembre 2020. Ci-après dénommée "la Ville”.
D'une part.
Et,
L'Association des Courses sur Route Orvaltaise régie par la loi du 1° juillet 1901, représentée par M. Thierry BOUTIN, son président, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège est situé Mairie Annexe Orvault, 46 rue Alexandre Goubpil, 44700 ORVAULT
Ci-après dénommée « l'Association Sportive » ou « le club » ou « l'organisateur ».
D'autre part.
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d'Orvault soutient les activités d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de loisir ou de compétition. La Ville d'Orvault soutient la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
A ce titre, la Ville valorise les manifestations sportives organisées par les associations sportives orvaltaises. La Ville soutient ainsi les manifestations Sportives mobilisant un grand nombre de bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d'Orvault et concourant à la promotion de son territoire. L'encouragement au bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif
constituent un des objectifs prioritaires de la politique sportive.
La Ville d'Orvault encourage ici l’organisation de deux courses sur route, sur un tracé sinueux et vallonné qui traverse les espaces ruraux et urbains de la commune d'Orvault. Le semi-marathon au label régional est qualificatif aux championnats de France. Cet événement mobilise de nombreux bénévoles des clubs sportifs orvaltais pour sécuriser le parcours.
La Ville vise aussi une organisation responsable, dans des logiques de développement durable. C'est dans cet esprit qu'est assurée la collecte des déchets, y compris spécifiques.
Conseil municipal du 6 février 2023 3/17
DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
subvention L'organisation travaille également à réduire l'impact des transports par une mobilité pertinente des participants et du public, ainsi que par une rationalisation des stationnements. La compétition compte près de 2500 coureurs, le public assistant au spectacle vient doubler ce nombre.
Le soutien de la Ville se matérialise par le versement d'une subvention spécifique et par des aides indirectes consistant en la mise à disposition gracieuse d'équipements, de mobiliers et de matériels.
TITRE 1 —- OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville d'Orvault apporte son soutien à la manifestation ci-dessous
nommée :
- SEMI MARATHON D'ORVAULT.
Cette manifestation qui se compose du semi-marathon ainsi que d'une course de 11 km, est accompagnée par la Ville selon les conditions définies dans les articles
suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour l’année 2023, pour la préparation et l'organisation de l'édition qui se déroulera le dimanche 12 mars 2023.
Article 3 - DROITS D’'ORGANISATION
La manitestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local certain, aucun droit n'est versé à la Ville par l'organisateur.
TITRE II - ENGAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
4.1 —- Subvention
La Ville s'engage à verser une subvention dont le montant est examiné à chaque édition au regard du bilan financier de la manifestation de l'édition précédente,
ainsi que de celui de l'association organisatrice.
Un montant de 1 500 euros est garanti au titre du semi-marathon pendant la durée de validité de la présente convention.
Le versement de la subvention interviendra à la fin du mois de février 2023, après vote de celle-ci par le Conseil Municipal.
4.2 — Aides indirectes
L'ensemble des aides indirectes sont réunies dans l'annexe 2.
4.2.1 — Equipements
La Ville s'engage mettre à disposition à titre gracieux l'installation suivante selon les conditions définies ci-dessous, soit :
- L'Espace Clubs de la Maison du Sport et de la Vie Associative, les quatre semaines précédant la course pour l'organisation de la manifestation, soit de la semaine 7 à la semaine 10. |
4.2.2 —- Moyens logistiques
La Ville s'engage d'autre part à apporter son soutien à l'organisation de la manifestation par la mise à disposition en nombre suffisant des moyens logistiques, définis en annexe 2, conjointement entre l'Association et la Ville.
Conseil municipal du 6 février 2023 4/17
DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
subvention La Ville assure la livraison du matériel mis à disposition au plus tard le vendredi de la semaine précédant l'événement et sa reprise le lundi consécutif à ce dernier.
En cas d'alerte de niveau rouge signalée par Météo France perdant la durée de la manifestation, celle-ci sera suspendue le temps de l’alerte. En cas d'alerte rouge, il sera procédé au démontage des structures pendant la manifestation.
En cas d'alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics seront prises en concertation entre la Ville et l'organisateur, le démontage des structures pourra intervenir si nécessaire (à savoir vent supérieur à 60 km/h).
4,2.3 - Moyens humains
La Ville procède aux interventions suivantes, détaillées en annexe :
— Le personnel du service logistique pour effectuer le transport, la livraison et
la reprise des différents matériels et structures
- La police municipale pour assurer la circulation et le respect des arrêtés
- Un technicien électrique d'astreinte mobilisable lors de la manifestation
- Un référent Ville (cadre d'astreinte) qui n’est pas obligatoirement présent sur le site mais qui reste joignable sur la durée du week-end
_ Une présence du service des sports, mobilisé et chargé de la mise en place du dispositif Vigipirate sécurisant le départ de la course avec des véhicules dédiés
Les numéros de téléphone ad hoc sont arrêtés et communiqués avec l'association en amont de la manifestation (cf. fiche contacts).
4.2.4 -— Circulation et stationnements
La Ville coordonne auprès des intervenants ou assure les services suivants :
- Réalisation des arrêtés de circulation et de stationnement nécessaires au bon déroulement de la manifestation en concertation avec les collectivités territoriales concernées, à savoir le Conseil Départemental et Nantes Métropole
- Information à la société des Transports Nantais (TAN) sur le déroulement des courses (suspension des lignes régulières), ainsi qu'information auprès des éventuels autres transporteurs (Conseil Départemental, par exemple réseau Lila)
_ Information aux services de sécurité et médicaux (SDIS, SAMU, CHU,
médecins de garde)
— Rédaction et distribution des courriers d’information aux riverains
- Enlèvement des plots situés près de la Croix du Doucet
- Balayage du circuit et vérification de l'état de la route par Nantes Métropole, et préparation de l'allée de la Tour par les services municipaux
- Traçage (éphémère) des lignes de départ
- Positionnement des véhicules municipaux pour protéger le départ de la course.
4.2.5 - Communication et dotations
La Ville accompagne l'organisation sur la démarche de communication.
e Supports Ville :
- Information site internet (agenda sportif), Facebook et Newsletter
Conseil municipal du 6 février 2023 4 ° 5/17
DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et subvention Réalisation et impression de badges riverains du Petit Moulin et Moulin Neuf
(180*2) selon visuel fourni
Affichage :
- Création du visuel (à partir d’une photo professionnelle HD)
- Mise en format (4*3 + 120x176cm) et impression affiches et plaquettes
d'inscription (500)
: Diffusion réseau (semaine 10)
La Ville fournit des récompenses (deux trophées).
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
5.1 - Déclarations
5.1.1 Déclaration à la préfecture
L'organisateur s'engage à déclarer la manifestation auprès de la préfecture dans le délai légal avant le début de la manifestation et à fournir à la Ville la preuve de cette déclaration. .
5.1.2 Dossier de demande d'organisation d'une
manifestation sportive
La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l'organisateur doit réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
— Le descriptif de l'action, avec les contenus et les objectifs
- Le public cible et le nombre de bénéficiaires
- Les lieux, date et durée de réalisation
- Le budget prévisionnel de la manifestation
— Les contacts à joindre
— Les modalités de communication
_ L'attestation d'assurance
— L'autorisation d'ouverture d’un débit de boisson temporaire de 2°" catégorie
- La méthode d'évaluation de l’action
5.2 - Organisation
L'association ACRO s'engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Ville.
L'organisateur assure la mise en place des barrières déposées sur le parcours et se charge de leur rangement aux lieux prédéfinis à la fin de l'épreuve (cf. plan dédié).
L'organisateur garantit le respect de l'ordre public sur place et aux abords du
parcours.
La Ville décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradations durant la période d'utilisation, ainsi que dans le cas où l'organisateur aurait sollicité l'accord d'entreposer des matériels, denrées ou autres, en amont ou en aval de
l'événement.
Toutes les demandes de l'organisateur pendant la durée des courses sont effectuées auprès du coordinateur référent du service des sports. De plus l’association à à sa charge :
- L'organisation générale de l'évènement ;
- Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
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DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
subvention - La mise en place du dispositif de circulation et de déviation routières pour la
voirie communale et départementale (panneaux de signalisation et barrières)
conformément à l'arrêté municipal concernant le parcours.
Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ville d'Orvault sont à la charge de l'organisateur.
5.3 - Dégradations
L'association s'engage à remplacer à l'identique ou à reverser la valeur de tout matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville et qui aurait connu, au cours de sa mise à disposition, une dégradation autre que celle due à une usure normale.
5.4 - Communication
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés.
L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville, avant impression et distribution, un exemplaire du programme, de l'affiche, de la plaquette d'inscription et autres documents édités pour la manifestation.
5.5 —- Sécurité et responsabilité
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements et dispositifs de sécurité (poste de secours) nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la règlementation en vigueur. Le club reste responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait des courses.
Une vigilance continue est demandée à l'organisateur afin de sécuriser les zones piétonnes, en les séparant des zones de circulation de véhicules, en particulier sur l'aire de rassemblement de départ-arrivée.
La police de la course est assurée par les signaleurs, matérialisée par la signalisation routière et le barriérage, renforcée en certains points stratégiques et sensibles par la présence de la Police municipale.
5.6 — Propreté et salubrité
L'organisateur s'engage à veiller à ce que les participants et spectateurs aient un comportement civique. Ainsi, une attention particulière est attendue sur un déroulement de la manifestation en compatibilité et dans le respect de l'environnement proche et en voisinage.
Des sanitaires et un réseau de poubelles, provisoires, sont installés. Une signalétique les rend accessible à tous. Les sanitaires sont dimensionnés en cohérence avec la fréquentation du public et des participants.
Enfin, chaque coureur s'engage, à l'inscription, à respecter les principes de base d'hygiène, en utilisant les lieux et dispositifs adaptés aux usages (sanitaires, poubelles).
5.7 - Stationnements et transports des véhicules
L'organisateur s'engage à mettre en place un dispositif d'information d'accès aux espaces de parkings prévus pour le public et les participants.
Les coureurs inscrits seront sensibilisés, et avertis sous réserves de sanctions, au respect normal du code de la route et à utiliser les stationnements autorisés. De plus, les coureurs inscrits seront incités et encouragés à accéder à la manifestation en utilisant les modes de transports collectifs.
5.8 — Assurances
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de l'organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance
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DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
subvention est à joindre au dossier.
TITRE III - DEMARCHE ECO-RESPONSABLE
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES
La Ville et l'ACRO mettent en place et développent une démarche éco-participative. L'évènement veut de plus répondre aux objectifs d'éco-manifestation. Les objectifs sont déclinés dans l’annexe 1. Cette annexe 1, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements, objectifs assignés incontournables ainsi que les simples encouragements ou incitations.
Ces objectifs se centrent sur des résolutions réalistes, efficaces et en phase avec la mobilisation des nombreux bénévoles, lors de cet événement particulièrement fréquenté par les milliers de participants.
Ainsi, 6 thématiques de travail sont privilégiées avec pour chacune d'entre elles les enjeux visés et les objectifs assignés. L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et son environnement immédiat. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association à la fin de la manifestation sur le site de départ-arrivée, en complément de la gestion des déchets pendant la course.
L'organisation se mobilise également sur un usage pertinent des transports et les stationnements induits par la course, ainsi que sur une communication adaptée et durable. Deux autres thématiques viennent compléter le travail en cours et déjà réalisé lors de la précédente édition. Ces derniers axes sont pointés de manière incitative. ‘
Les résultats atteints seront mis en évidence lors de l'évaluation contradictoire établie à l'issue de la manifestation.
6.1 —- Etat des sites et matériels
6.1.1 —- Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et de ses environnements immédiats. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association pendant et à la fin de la course.
6.1.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
— Remettre en état de propreté les lieux et les abords
- Rendre le matériel dans son état initial
- Signaler et flécher les sanitaires
- Sensibiliser et alerter sur les bonnes pratiques d'hygiène naturelle
- Utiliser des consommables biodégradables.
6.2 - Déchets
6.2.1 - Enjeux
Il s’agit en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source.
6.2.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
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DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
subvention - Organiser la collecte des déchets sur le site de départ-arrivée et tout le long
du parcours sur les quatre points de ravitaillement
- Procéder au ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin de
course
- Utiliser de la vaisselle (verres) lavable ou durable
— Adopter le principe de consigne Le
- Limiter l'emballage et le suremballage et favoriser les grands
conditionnements
- Permettre le recyclage avec la collecte des cartons, limiter les canettes
métalliques et les bouteilles polyéthylènes
- Pratiquer le compostage.
6.3 —- Déplacements et stationnements
6.3.1 - Enjeux
Il s'agit de l'impact le plus important sur l’environnement dans un évènement. Aussi, il est impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.3.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
_ Encourager le covoiturage
- Encourager et privilégier la venue au moyen de transports en commun (tram,
bus)
_ Dimensionner dé manière adaptée les aires de stationnements
— Sensibiliser et alerter sur un stationnement conforme à la règlementation
— Assurer une information et signalétique si besoin, à l'adresse des participants
et des spectateurs, des parkings et stationnements, adaptées et
respectueuses de l'environnement.
6.4 — Communication
6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour y remédier, quelques mesures simples :
- Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus responsables, orientées vers des supports dématérialisés
— S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de leur diffusion.
6.4.2 —- Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
_ Limiter le tirage papier
- Privilégier le papier recyclé
- Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée...)
- Adopter la bonne signalétique
- Choisir des objets promotionnels écologiques.
6.5 — Alimentation
6.5.1 - Enjeux
Développer une alimentation durable lors de la manifestation est l'enjeu dont les partenaires doivent se préoccuper.
Cela permettra ainsi de limiter certains impacts et déséquilibres sociaux,
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DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et subvention environnementaux et économiques, notamment les émissions de gaz à effet de
serre, la pollution des eaux et des sols, la surconsommation énergétique, ... 6.5.2 — Objectifs
Les partenaires privilégient ainsi les actions suivantes :
— _ Consommer des produits locaux
— Préférer des aliments de saison
— Privilégier les produits labellisés « bio » et/ou « commerce équitable ».
6.6 - Sensibilisation
6.6.1 - Enjeux
La manifestation est conçue en privilégiant une démarche visant à réduire son impact sur l’environnement. Cette démarche est indissociable d’une mission de sensibilisation de l'ensemble des participants et du public attendu, pour que ces efforts soient compris et emportent l'adhésion.
6.6.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
— Intégrer les différents acteurs dans la démarche éco-participative de
l'événement
- Créer un dispositif de sensibilisation et mettre en place des outils valorisant
la démarche d'éco-responsabilité
- Désigner un référent sur ce dispositif qui le coordonnera et assurera son
évaluation.
TITRE IV - ENCADREMENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la collectivité des conditions d'exécution de là convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans le cadre de l'évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer le montant des versements, remettre en cause le montant de la subvention où exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention. En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elle ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelles qui traduiraient l'application de décisions qu’elle n'aurait pas formellement approuvées.
Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation donne lieu à une rencontre pour apprécier le déroulement de la manifestation sur un plan quantitatif comme qualitatif. L’annexe 1 définit en particulier les objectifs en matière de propreté du site et de tri des déchets.
Une réunion de bilan et des perspectives du semi-marathon sera organisée, à l'initiative de la Ville au début du dernier trimestre de l’année de référence. Cette rencontre permet de :
- Présenter un bilan comptable de la manifestation
- Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de
sportifs et de spectateurs accueillis au cours de la manifestation (estimation
la plus précise possible)
- Apporter des éléments qualitatifs portant sur l'organisation générale et sur la . manifestation (ce qui a été satisfaisant et ce qui ne l’a pas été...)
Conseil municipal du 6 février 2023 10/17
DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et ° subvention - Décrire les actions mises en place au cours de l’année et de la manifestation
_ Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la
mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter
afin de stabiliser la réalisation de l'éco-manifestation.
En outre, cette réunion permettra de programmer et préparer la manifestation à venir.
Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l'association remet dans un délai de six mois, un bilan comptable couvrant l'ensernble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place, ue être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle prévu à l'article 9, et au dépôt des conclusions. de l'évaluation prévue à l'article 8.
Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect par l’une ou l'autre partie des engagements respectifs inscrits dans là présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties à l'expiration d’un délai de 2 mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties.
Dans les deux cas ci-dessus exposés, le club remboursera alors à la Ville la part de la subvention éventuellement déjà versée, la course n'étant pas organisée ou les engagements n'étant plus remplis.
Article 12 - DIFFERENDS
En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Fait à Orvault, le
Le Président de l'Association
des Courses sur Routes Orvaltaises La Ville,
Thierry BOUTIN Christophe ANGOMARD
Président Adjoint aux sports
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DCM2023SIiN14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
subvention DOCUMENT ANNEXE 1 - CONVENTION ANNUELLE D'ORGANISATION VILLE - ASSOCIATION DES COURSES SUR ROUTES ORVALTAISES (ACRO) SEMI-MARATHON 2023
VOLET OBLIGATOIRE
OBJECTIF ACTIONS
EVALUATION DE
CONFORMITE :
O/N
e Site de départ :
Boulevard Mendes
Frañce
e Site d'arrivée : Rue
Boucicaut
+ Ensemble du
parcours
° 4 points de
ravitaillements
(5ème, 10$me, 15ème
et 19°me km)
Propreté des sites : Remettre en état de propreté les lieux et leurs
abords
Rendre le matériel dans son état initial
Signaler et flécher les sanitaires
Sensibiliser et alerter sur les bonnes pratiques
d'hygiène naturelle Faire usage de consommables, non pas
plastiques mais biodégradables
Tri, valorisation et
réduction de déchets
Mettre en place un dispositif opérationnel de tri
de collecte des déchets (poubelles) au niveau
de la zone de départ-arrivée et au niveau des 4
points de ravitaillements, suffisamment
dimensionné pendant la manifestation :
e tri des emballages de gel énergétique,
+ tri des bouteilles plastique,
° ‘tri du tout-venant
Utiliser de la vaisselle (verres) lavable ou
durable et adhérer au principe de la consigne
lors des ventes de boisson sur le site départ-
arrivée
Limiter l'emballage et le suremballage et
favoriser les grands conditionnements
Organiser la collecte de tous les cartons en
sensibilisant les bénévoles de la restauration et
autres points de distribution alimentaire
Limiter les canettes métalliques et les bouteilles
poiyéthylènes
Composter des bios déchets
Transport et
stationnement
Encourager au covoiturage et à l’utilisation
des transports collectifs
Dimensionner les parkings en cohérence avec
la fréquentation des véhicules lors de la matinée Sensibiliser les participants et spectateurs à un
stationnement conforme avec la
réglementation Assurer une information et une signalétique des
stationnements auprès des participants et du
public, adaptée et respectueuse de
l'environnement
Communication
Limiter les Supports et le tirage papier Privilégier le papier recyclé Développer une impression (encre) responsable Conseil municipal du 6 février 2023 12/17 DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et subvention
VOLET INCITATIF
EVALUATION DE
OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Communication Adopter la bonne signalétique
Choisir des objets promotionnels écologiques
Alimentation Consommer des produits locaux (circuits
courts) LL
Préférer des aliments de saison
Privilégier les produits labellisés « bio » et/ou
< commerce équitable »
Sensibilisation et Désigner un référent sur ce dispositif qui le
coordination coordonnera et assurera son évaluation
Intégrer les différents acteurs dans la démarche
éco-participative de l'événement
Créer.un dispositif de sensibilisation et mettre
en place des outils valorisant la démarche d‘éco-
responsabilité
Entre la Ville et le club organisateur Association des Courses sur Route Orvaltaises, il sera procédé à l'issue de la manifestation, à l'évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de la manifestation écoresponsable. Le second volet incitatif fait l'objet d'une auto-évaluation déciarative. Dans la logique de responsabilisation, le club organisateur Association des Courses
sur Route Orvaltaises est encouragé à être lui-même force de proposition sur les thèmes proposés, voire sur d'autres thématiques.
Fait à Orvault, le
Le Président de l'Association
des Courses sur Routes Orvaltaises La Ville,
Thierry BOUTIN Christophe ANGOMARD
Président Adjoint aux sports
Conseil municipal du 6 février 2023 13/17
DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
subvention
DOCUMENT ANNEXE 2 - CONVENTION ANNUELLE D'ORGANISATION VILLE - ASSOCIATION DES COURSES SUR ROUTES ORVALTAISES (ACRO) 2023
37°" SEMI-MARATHON DE LA VILLE D'ORVAULT DIMANCHE 12 MARS 2023 COORDINATION GENERALE
: PREPARATION DE
L'EVENEMENT PRECISIONS
INTERVE-
NANTS A.C.R.0.
> COORDINATION
Réunion technique sur site
Référents logistique et
sécurité désignés
Etat des lieux avant (et après)
manifestation
Déroulé :
10h15 : Départ du semi-
marathon 21.1 km à proximité
du parking E.Leclerc Grand Val
10h50 : départ du 11 km à
proximité du parking E.Leclerc
Grand Val
DACSE SPORT
> COMMUNICATION
Réalisation et impression de
badges riverains du Petit
Moulin et du Moulin Neuf
selon visuel fourni
Création du visuel (à partir
d’une photo professionnelle
HD)
Mise en format (120x176cm)
et impression affiches et 500
plaquettes d'inscription
Diffusion réseau en 4*3 +
120*176, semaines 10 (à
confirmer)
Site internet (agenda sportif),
newsletter, Facebook Ville
Validation de
principe des
supports de
communication par
la Ville (respect
Charte)
Supporte les coûts
d'impression de la
plaquette
DACSE SPORT
/ COM
Assure
l'information par
voie de radio et
de presse
> LOCATION/ ACHATS
- 2 trophées avec plaques
DACSE SPORT
+ INFORMATION
Information course de 11 km
aux établissements scolaires
(lycées, collèges, écoles
primaires)
Elaboration des courriers’
riverains
Semaine 4
DACSE SPORT
DACSE
SPORT/REPRO
GRAPHIE
Informer les sociétés de transports, instituts et organismes, acteurs de santé (envoi arrêté) distribution de 3500 courriers riverains Semaine 4 (Tan) et semaine 8 Semaine 8 DACSE SPORT COMMUNI- CATION Conseil municipal du 6 février 2023 DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : subvention 14/17 convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
> REGLEMENTATION
- Elaborer l'arrêté municipal DACSE/PM Demande
intégrant les mesures autorisation
réglementaires manifestation et
occupation du
domaine public
> EQUIPEMENTS
- Mise à disposition de l'Espace | Semaines 7 à 10 DACSE SPORT
club de Cholière du 13 février
au 12 mars 2023
> MATERIEL
Transport et restitution de
barrières de la commune
de la Chapelle sur Erdre (à
confirmer) : |
90 barrières du service LOGISTIQUE
logistique et 70 barrières du
service des sports
SUR LE PARCOURS ET PERIPHERIE
PREPARATION DE INTERVE- L'EVENEMENT PRECISIONS NANTS A.C.R.0.
p LIVRAISON / RETRAIT LOGISTIQUE
- 82 barrières Panneaux déposés
- Panneaux de signalisation en tas sur le NANTES
routière parcours selon le METROPOLE
nombre attribué
>» MISE A DISPOSITION DE
MATERIEL
- 4km de rubalise DAST
- 6 gyrophares Rubalise et MAGASIN
- 1 défibrillateur (à gyrophares à GARAGE
confirmer) récupérer au
service des sports.
>» AMENAGEMENTS
- remise en état de la chaussée] Si nids de poule NANTES
VM 26 et 42 (Chatillon- balayage METROPOLE
Rousselière)
- remise en état de la voirie Si nids de poule DAST
communale (Domaine de la balayage ESPACES
Tour) VERTS
- Remise en état de la
chaussée du domaine Nantes
Métropole NANTES
- 4 baliroads au rond-point de METROPOLE
la Baronnière
-__ Traçage de la zone de départ
Conseil municipal du 6 février 2023 15/17
DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
subvention
y SECURITE ROUTIERE
- Signaleurs du club aux
intersections
- Police municipale sur secteur
Mise en place et
retrait du dispositif
réglementaire de
- Cadre d’astreinte
1 agent mobile service des
sports
manifestation
Châtillon, rond-point de signalisation POLICE
l’église dans le bourg, rond- {routière entre 8h et MUNICIPALE
point de la Baronnière et 14h par
rond-point des Martinets l'association
- 1 agent mobile service des
sports
> ASTREINTE Durant la DACSE SPORT
3. ZONES DE DEPART ET ARRIVÉE
PREPARATION INTERVE- DE L'EVENEMENT PRECISIONS NANTS A.C.R.0O.
> MISE A DISPOSITION DE |A livrer dans le
.. MATERIEL barnum sur le
- 4 toiles de réception 6x3 parking (jours et
lestée horaires à définir)
- 66 tables dont 21 tables bois
de 2m20 et 45 tables PVC de [Sonorisation à
2m récupérer à la loge | DACSE
- 6 grilles d'exposition pour des gardiens de la | LOGISTIQUE
dossards Gobinière le DACSE
- 4 oriflammes vendredi 10 mars et ODYSSEE
a ramener le lundi
H 1 sonorisation kit JBL, 4 13 mars DAST
enceintes, 2 amplis BATIMENT
L 1 câble rallonge de 100m Rallonge à
récupérer au CTM.
-_ Zone de départ : 40 barrières [Prendre contact
L Zone d'arrivée : 190 barrièreslavec Dino
- Parcours : 92 barrières BIOTTEAU :
0251783383
L 2 bacs jaunes et 2 bacs bleus [Dépôt et retrait au | NANTES
niveau du drive METROPOLE
Fait à Orvault, le
Le Président de l'Association
des Courses sur Routes Orvaltaises La Ville,
Thierry BOUTIN
Président
Conseil municipal du 6 février 2023
DCM2023S1N14 - Semi-Marathon : convention Ville/Association Courses sur Routes Orvaltaises et
subvention
Christophe ANGOMARD
Adjoint aux sports
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17/17 Conseil municipal du 6 février 2023
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subvention : Fa _ _ a x“ w k ; : mn - D _ : Lu 2 : L = . : : . 1 5 . oi _ k . à _ n LL . 1 u “ H . . LE . : ri a - l ; ; | . t _ : o « E . - L | è . 1, : = CRE - | : L . g è hr nt ; ! | | | , Sr | La . L