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Procès Verbal - SEMI MARATHON 2020 Convention Annuelle Organisation Ville Acro et Attribution de la Subvention Bilan Financier 2019 et Budget Previsionnel 2020 (pdf, 1,23Mo)
Document publié le Lundi 10 février 2020 par la commune d'Orvault.
Lien du pdf (Procès Verbal - SEMI MARATHON 2020 Convention Annuelle Organisation Ville Acro et Attribution de la Subvention Bilan Financier 2019 et Budget Previsionnel 2020 (pdf, 1,23Mo))
Thèmes du document : Transports, Environnement, Aménagement du territoire,
Commune D'ORVAULT
DEPARTEMENT
Loire-Atlantique EXTRAIT DU PROCES-VERBAL DES DELIBERATIONS
ARRONDISSEMENT CONSEIL MUNICIPAL
NANTES
10 février 2020
CANTON
SAINT-HERBLAIN II
L'an deux mil vingt, le dix février, le Conseil municipal de la Commune d'ORVAULT
s'est réuni en session ordinaire, à l'Odyssée, salle de la Nacelle, à titre
exceptionnel pour cette séance, après convocation légale en date du trois février
deux mille vingt, sous la présidence de Joseph PARPAILLON, Maire.
Etaient présents : Mme Monique MAISONNEUVE, Mme Catherine HEUZEY,
M. Christian ARDOUIN, Mme Aliette BERTHELOT, M. Sébastien ARROUËT, Mme
Chantal LE MÉNÉLEC, M. Bernard BRÉHERET, Mme Christel GAUTIER, M.
Dominique FOLLUT, M. Elie BRISSON, M. Gilles BERRÉE, M. Aurélien BRUNETIERE,
Mme Marie-Françoise BRISAC, M. Patrick BRIATTRE, Mme Morgane FONTAINE,
Mme Nadia HOUDOUX, M. Hugo OILLIC, Mme Catherine ADAM, M. André NYAMSI,
Mme Christine HERVY, Mme Angélique M'BEMBA, M. Gérard PIERRE, Mme Béatrice
DELABRIÈRE, M. François-Xavier PRIOU, M. Louis RAMIN, M. Erwan HUCHET, Mme
Armelle CHABIRAND, M. Jean-Sébastien GUITTON, Mme Maryse PIVAUT, M.
Christophe ANGOMARD, Mme Brigitte RAIMBAULT, M. Lionel AUDION
Absents ayant donné pouvoir :
M. Pierre GADÉ donne procuration à M. le Maire
Mme Florence CORMERAIS donne procuration à M. Elie BRISSON
Il a été procédé, conformément à l'article L. 2121-15 du code général des collectivités territoriales, à l'élection d'un secrétaire pris dans le sein du Conseil : Monsieur Patrick BRIATTRE ayant obtenu la majorité des suffrages a été désigné
pour remplir ces fonctions qu'il a acceptées.
04. Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle
d'organisation Ville / ACRO et attribution de la
subvention. Bilan financier 2019 et budget
prévisionnel 2020
Madame BERTHELOT rapporte :
La Ville valorise les manifestations sportives organisées par les associations
Sportives orvaltaises. Le soutien de la Ville peut se matérialiser par des aides
indirectes et par le Versement de subventions spécifiques.
La Ville soutient le semi-marathon organisé par l'Association des Courses sur
Routes Orvaltaises. Cette 35ème édition sportive qui mobilisera encore plus de
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 deux cents bénévoles de l'ACRO et du Sporting Club d'Orvault athlétisme, draine
un large public. Cette course véhicule une image positive d'Orvault et concourt à
la promotion de son territoire par son ampleur et son impact.
La Ville contractualise ainsi avec l'ACRO son accompagnement pour l'année 2020
au travers d'une convention qui délimite les champs d'intervention et formalise les
relations liées à l'organisation de cette manifestation sportive.
La convention s'articule autour de quatre grandes parties :
Objet de la convention - partenariat
- Engagement des parties
- Démarche éco-responsable :
- Encadrement du partenariat
Cette manifestation aura lieu le dimanche 8 mars 2020.
A l'épreuve du semi-marathon, qualificative pour les championnats de France, et
ayant obtenu le label régional, une course de 11 km est également proposée.
Le parcours, vallonné et réputé difficile, traverse les quartiers et le bourg d'Orvault, ainsi que sa campagne alentour. Les deux courses sont ouvertes à tous et réunissent autour de 2 500 coureurs, aussi bien des amateurs que des athlètes de haut niveau, dont certains internationaux.
Afin de permettre à l'Association des Courses sur Routes Orvaltaises d'engager les
dépenses nécessaires à la tenue du semi-marathon 2020, il est proposé de verser intégralement le montant de la subvention conventionnée.
Cette subvention sera mandatée vers la mi-février sur le compte : 40 - 6574.
DECISION
Sur proposition de la commission sport et équipements et après en avoir délibéré, le Conseil municipal, à l'unanimité :
— AUTORISE le Maire à signer la convention annuelle avec l'Association des Courses sur Routes Orvaltaises pour l'organisation 2020 du Semi-marathon, telle qu'elle suit.
_ ATTRIBUE la subvention 2020 de 2 330 euros, destinée au financement du
semi-marathon d'Orvault organisé par l'ACRO.
Rendu exécutoire Extrait certifié conforme
Par télétransmission en Orvault, le 11 février 2020
Préfecture le : 1 1 FEV. 2020
Et par publication le : 1 1 FEV 2020 Pour le Maire
Le Directeur général
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020
CONVENTION D'ORGANISATION DU SEMI MARATHON 2020
ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
L'ASSOCIATION SPORTIVE : ASSOCIATION DES COURSES SUR ROUTE
ORVALTAISE
Entre les soussignés :
La Ville d'Orvault représentée par son Maire, M. Joseph PARPAILLON, agissant au nom êt pour le compte de ladite ville en vertu d'une délibération du Conseil
Municipal en date du 11 février 2019.
Ci-après dénommée "la Ville".
D'une part.
Et,
L'Association des Courses sur Route Orvaltaise régie par la loi du 1°" juillet 1901,
Représentée par M. Thierry BOUTIN, son président, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège est situé Mairie Annexe Orvault, 46 rue Alexandre Goupil, 44700 ORVAULT
Ci-après dénommée « l'Association Sportive » ou « le club » ou « l'organisateur ».
| D'autre part.
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d'Orvault soutient les activités d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de loisirs ou de compétition. La Ville d'Orvault soutient la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
A ce titre, la Ville valorise les manifestations sportives organisées par les associations sportives orvaltaises. La Ville soutient ainsi les manifestations Sportives mobilisant un grand nombre de bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d'Orvault et concourant à la promotion de son territoire.
L'encouragement au bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent un des objectifs prioritaires de la politique sportive. La Ville d'Orvauit encourage ici l'organisation de deux courses sur route, sur un tracé sinueux et vallonné au travers des espaces ruraux et urbains de la commune d'Orvault. Le semi-marathon en est la course phare. Cet événement mobilise de nombreux bénévoles des clubs sportifs orvaltais pour sécuriser le parcours.
La Ville vise aussi une organisation responsable, dans des logiques de
développement durable. C'est dans cet esprit qu'est assurée la collecte des déchets, y compris spécifiques.
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuellé d'organisation Ville / ACRO et
attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 L'organisation travaille également à réduire l'impact des transports par une mobilité pertinente des participants et du public, ainsi que par une rationalisation des stationnements. La compétition compte près de 2500 coureurs, le public assistant au spectacle vient doubler ce nombre.
Le soutien de la Ville se matérialise par le versement d'une subvention spécifique et par des aides indirectes consistant en la mise à disposition gracieuse d'équipements, de mobiliers et de matériels.
TITRE I — OBJET DE LA CONVENTION -— PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville d’Orvault apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée : SEMI MARATHON D'ORVAULT.
Cette manifestation qui se compose du semi-marathon ainsi que d'une course de 11 km, est accompagnée par la Ville d'Orvault selon les conditions définies dans les articles suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour l'année 2020, pour la préparation et l’organisation de l'édition qui se déroulera le dimanche 8 mars 2020.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local certain, aucun droit n'est versé à la Ville d'Orvault par l'Organisateur.
TITRE II - ENGAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
4.1 - Subvention
La Ville d'Orvauit s'engage à verser une subvention dont le montant est examiné à chaque édition au regard du bilan financier de la manifestation de l'édition précédente, ainsi que de celui de l'association organisatrice.
Un montant de 2 330 euros est garanti au titre du semi-marathon pendant la durée de validité de la présente convention.
Le versement de la subvention interviendra au cours du mois de février 2020, après vote de celle-ci par le Conseil Municipal.
4.2 - Aides indirectes
L'ensemble des aides indirectes sont réunies dans l’annexe 2.
4.2.1 - Equipements
La Ville d'Orvault s'engage mettre à disposition à titre gracieux l'installation suivante selon les conditions définies ci-dessous, soit :
- L'Espace Clubs de la Maison du Sport et de la Vie Associative, les quatre semaines précédant la course pour l’organisation de la manifestation, soit de la semaine 7 à la semaine 10.
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et 4/18
attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 4.2.2 - Moyens logistiques
La Ville d'Orvault s'engage d'autre part à apporter son soutien à l’organisation de la manifestation par la mise à disposition en nombre suffisant, des moyens logistiques, définis en annexe 2, conjointement entre l'Association et la Ville.
La Ville d'Orvauit assure la livraison du matériel mis à disposition le vendredi de la semaine précédant l'événement et sa’ reprise le lundi consécutif à ce dernier.
En cas d'alerte de niveau rouge signalée par Météo France pendant la durée de la manifestation, celle-ci sera suspendue le temps de l'alerte. En cas d'alerte rouge, il sera procédé au démontage des structures pendant la manifestation.
En cas d'alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics seront prises en concertation entre la Ville et l'organisateur, le démontage des structures pourra intervenir si nécessaire (à savoir vent supérieur à 60 km/h).
4.2.3 —- Moyens humains
La Ville d'Orvault procède aux interventions suivantes, détaillées en annexe : e Le personnel du service logistique pour effectuer le transport, la livraison et la reprise des différents matériels (barrières) et structures ;
. La police municipale pour assurer la circulation et le respect des arrêtés | Un technicien électrique d’astreinte mobilisable lors de la manifestation. e Un référent Ville (cadre d'astreinte) qui n’est pas obligatoirement présent sur le site mais qui reste joignable sur la durée du week-end :
° Une présence du service des sports, mobilisé et chargé de la mise en place du dispositif Vigipirate sécurisant le départ de la course avec des véhicules dédiés ;
e Un technicien de la régie évènement si besoin pour l'installation ‘d'une = - Sonorisation, sous astreinte il interviendra en cas de problème technique.
Les numéros de téléphone ad hoc sont arrêtés et communiqués avec l'association en amont de la manifestation, au plus tard un mois avant (cf. fiche contacts).
4.2.4 — Circulation et stationnements
La Ville d'Orvault coordonne auprès des intervenants ou assure les services suivants :
. Réalisation des arrêtés de circulation et de stationnement nécessaires au bon déroulement de la manifestation en concertation avec les collectivités
territoriales concernées, à savoir le Conseil Départemental et Nantes Métropole ;
e Information à la société des Transports Nantais (TAN) sur le déroulement des courses (suspension des lignes régulières), ainsi qu'information auprès des éventuels autres transporteurs (Conseil Départemental, par exemple réseau Lila) ;
Information aux services de sécurité (SDIS, SAMU, CHU) :
Rédaction et distribution des courriers d'information aux riverains ; Enlèvement des plots situés près de la Croix du Doucet :
Balayage du circuit et vérification de l'état de la route par Nantes Métropole, et préparation de l'allée de la Tour par les services municipaux :
Traçage (éphémère) des lignes de départ ;
e Positionnement des véhicules municipaux pour protéger le départ de la course.
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et 5/18
attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 4.2.5 — Communication et dotations
La Ville d'Orvault accompagne l'organisation sur la démarche de communication.
o Supports Ville :
- Parution dans Orv' & Co
— Information site internet (agenda sportif), Facebook Sports et Newsletter — Réalisation et impression de badges riverains du Petit Moulin (180*2) selon visuel fourni
e Presse :
— Rédaction du communiqué et relation presse
+ Affichage :
- Création du visuel (à partir d'une photo professionnelle HD)
— Mise en format (120x176cm) et impression affiches et plaquettes d'inscription (1500)
— Diffusion réseau 2m2, soit 12 faces (semaines 8, 9 et 10)
La Ville fournit des récompenses (deux trophées).
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
5.1 - Déclarations
5.1.1 Déclaration à la préfecture
L'organisateur s'engage à déclarer la manifestation auprès de la préfecture dans le délai légal avant le début de la manifestation et à fournir à la Ville la preuve de cette déclaration.
5.1.2 Dossier de demande d'organisation d’une
manifestation sportive
La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l'organisateur doit réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
“" Le descriptif de l’action, avec les contenus et les objectifs Le public cible et le nombre de bénéficiaires
Les lieux, date et durée de réalisation
Le budget prévisionnel de la manifestation
Les contacts à joindre
Les modalités de communication
L'attestation d'assurance
L'autorisation d'ouverture d’un débit de boisson temporaire de 2ème catégorie
=" La méthode d'évaluation de l'action
5.2 —- Organisation
L'association ACRO s'engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Ville.
L'organisateur assure la mise en place des barrières déposées sur le parcours et se charge de leur rangement aux lieux prédéfinis à la fin de l'épreuve (cf. plan dédié).
L'organisateur garantit le respect de l’ordre public sur place et aux abords du parcours.
La Ville décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradations durant la période d'utilisation, ainsi que dans le cas où l'organisateur aurait sollicité l'accord d'entreposer des matériels, denrées ou autres, en amont ou en aval de
l'événement.
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 Toutes les demandes de l'organisateur pendant la durée des courses sont effectuées auprès du coordinateur référent du service des sports.
De plus l'association a à sa charge :
5 L'organisation générale de l'évènement :
. Le nettoyage du matériel prêté après utilisation :
" La mise en place du dispositif de circulation et de déviation routières pour la voirie communale et départementale (panneaux de Signalisation et barrières) conformément à l'arrêté municipal concernant le parcours.
Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ville d'Orvault sont à la charge de l'organisateur.
5.3 —- Dégradations
L'association s'engage à remplacer à l'identique ou à reverser la valeur de tout matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville et qui aurait connu, au cours de sa mise à disposition, une dégradation autre que celle due à une usure normale.
.4 — munication
L'association s'engage à Valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés.
L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville d'Orvault, avant impression et distribution, un exemplaire du programme, de l'affiche, de la plaquette
d'inscription et autres documents édités pour la manifestation.
5.5 - Sécurité et responsabilité
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements et dispositifs de sécurité (poste de secours) nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la règlementation en vigueur. Le club reste responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait des courses.
Une vigilance continue est demandée à l'organisateur afin de sécuriser les zones piétonnes, en les séparant des zones de circulation de véhicules, en particulier sur l'aire de rassemblement de départ-arrivée.
La police de là course est assurée par les signaleurs, matérialisée par la
Signalisation routière et le barriérage, renforcée en certains points stratégiques et sensibles par la présence de la Police municipale.
5.6 — Propreté et salubrité
L'organisateur s'engage à veiller à ce que les participants et spectateurs aient un comportement civique. Ainsi, une attention particulière est attendue sur un déroulement de la manifestation en compatibilité et dans le respect de l'environnement proche et en voisinage.
Des sanitaires et un réseau de poubelles, provisoires, sont installés. Une signalétique les rend accessible à tous. Les sanitaires sont dimensionnés en cohérence avec la fréquentation du public et des participants.
Enfin, chaque coureur s'engage, à l'inscription, à respecter les principes de base d'hygiène, en utilisant les lieux et dispositifs adaptés aux usages (sanitaires, poubelles).
5.7 —- Stationnements et transports des véhicules
L'organisateur s'engage à mettre en place un dispositif d’information d'accès aux espaces de parkings prévus pour le public et les participants. Les coureurs inscrits
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et
attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 seront sensibilisés, et avertis sous réserves de sanctions, au respect normal du code de la route et à utiliser les stationnements autorisés. |
De plus, les coureurs inscrits seront incités et encouragés à accéder à la manifestation en utilisant les modes de transports collectifs.
5.8 — Assurances
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de l'organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier.
TITRE III - DEMARCHE ECO-RESPONSABLE
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES
La Ville d'Orvault et l'ACRO mettent en place et développent une démarche éco- participative. L'évènement veut de plus répondre aux objectifs d'éco-
manifestation. Les objectifs sont déclinés dans l'annexe 1.
Cette annexe 1, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements, objectifs assignés incontournables ainsi que les simples encouragements ou incitations. Ces objectifs se centrent sur des résolutions réalistes, efficaces et en phase avec la mobilisation des nombreux bénévoles, lors de cet événement particulièrement fréquenté par les milliers de participants.
Ainsi, 6 thématiques de travail sont privilégiées avec pour chacune d'entre elles les enjeux visés et les objectifs assignés. L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et son environnement immédiat. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association à la fin de la manifestation sur le site de départ-arrivée, en complément de la gestion des déchets pendant la course. L'organisation se mobilise également sur un usage pertinent des transports et les stationnements induits par la course, ainsi que sur une communication adaptée et durable. Deux autres thématiques, viennent compléter le travail en cours et déjà réalisé l'an passé. Ces derniers axes sont pointés de manière incitative.
Les résultats atteints seront mis en évidence lors de l'évaluation contradictoire établie à l'issue de la manifestation.
6.1 — Etat des sites et matériels
6.1.1 - Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et de ses environnements immédiats. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association pendant et à la fin de la matinée.
6.1.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
" remettre en état de propreté les lieux et les abords
“" rendre le matériel dans son état initial ;
“signaler et flécher les sanitaires ;
“" sensibiliser et alerter sur les bonnes pratiques d'hygiène naturelle : “ utiliser des consommables biodégradables.
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 6.2 —- Déchets
6.2.1 — Enjeux
Il s'agit en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source.
6.2.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
* organiser la collecte des déchets sur le site de départ-arrivée et tout le
long du parcours sur les quatre points de ravitaillement :
“procéder au ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin de matinée ;
“ utiliser de la vaisselle (verres) lavable ou durable ;
" adopter le principe de consigne ;
“ limiter l'emballage et. le suremballage et favoriser les grands
conditionnements ;
“" permettre le recyclage avec la collecte des cartons limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes :
" pratiquer le compostage.
6.3 - Déplacements et stationnements
6.3.1 - Enjeux
Il s’agit de l'impact le plus important sur l’environnement dans un évènement. Aussi, il est impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.3.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
“ encourager le covoiturage;
* encourager et privilégier la venue au moyen de transports en commun
(tram, bus) ;
“" dimensionner de manière adaptée les aires de stationnement;
" sensibiliser et alerter sur un stationnement conforme à la
règlementation ; |
“ assurer une information et signalétique si besoin, à l'adresse des
- Participants et des spectateurs, des parkings et stationnements, adaptées
et respectueuses de l'environnement.
6.4 —- Communication
6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour y remédier, quelques mesures simples :
> Réfléchir à de nouvelles stratégies de’ communication plus responsables, orientées vers des supports dématérialisés :
> S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de leur diffusion.
6.4.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
“" limiter le tirage papier ;
“privilégier le papier recyclé ;
“ développer une impression responsable (nature de l’encre utilisée.) “ adopter la bonne signalétique : .
“ choisir des objets promotionnels écologiques.
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et
attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 6.5 — Alimentation
6.5.1 - Enjeux
Développer une alimentation durable lors de la manifestation est l'enjeu dont les partenaires doivent se préoccuper. Cela permettra ainsi de limiter certains impacts et déséquilibres sociaux, environnementaux et économiques, notamment les émissions de gaz à effet de serre, la pollution des eaux et des sols, la surconsommation énergétique, ...
6.5.2 - Objectifs
Les partenaires privilégient ainsi les actions suivantes :
. consommer des produits locaux ;
8 préférer des aliments de saison ;
8 privilégier les produits labellisés « bio » et/ou « commerce équitable ».
6.6 - Sensibilisation
6.6.1 - Enjeux
La manifestation est conçue en privilégiant une démarche visant à réduire son impact sur l’environnement. Cette démarche est indissociable d'une mission de sensibilisation de l’ensemble des participants et du public attendu, pour que ces efforts soient compris et emportent l’adhésion.
6.6.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
= intégrer les différents acteurs dans la démarche éco-participative de l'événement:
“ créer un dispositif de sensibilisation et mettre en place des outils valorisant la démarche d'éco-responsabilité
* désigner un référent sur ce dispositif qui le coordonnera et assurera son évaluation.
TITRE IV - ENCADREMENT D RTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la collectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans le cadre de l'évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer le montant des versements, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention. En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elle ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelles qui traduiraient l'application de décisions qu'elle n'aurait pas formellement approuvées.
Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation donne lieu à une rencontre pour apprécier le déroulement de la manifestation sur un plan quantitatif comme qualitatif. L'annexe 1 définit en particulier les objectifs en matière de propreté du site et de tri des déchets.
Une réunion de bilan et des perspectives du semi-marathon sera organisée, à l'initiative de la Ville au début du dernier trimestre de l’année de référence. Cette rencontre permet de :
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 Y Présenter un bilan comptable de la manifestation
> Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de
sportifs et de spectateurs accueillis au cours de la manifestation (estimation
la plus précise possible)
> Apporter des éléments qualitatifs portant sur l’organisation générale et sur la
manifestation (ce qui a été satisfaisant et ce qui ne l’a pas été...)
> Décrire les actions mises en place au cours de l’année et de la manifestation
> Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter
afin de stabiliser la réalisation de l'éco-manifestation.
En outre, cette réunion permettra de programmer et préparer la manifestation à venir.
Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
AU terme de la convention, l'association remet dans un délai de six mois, un bilan comptable couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle prévu à l'article 9, et au dépôt des Comes de l'évaluation prévue à l'article 8.
Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect par l’une ou l'autre partie des engagements respectifs inscrits dans la présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l'autre des parties à l'expiration d'un délai de 2 mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties.
Dans les deux cas ci-dessus exposés, le club remboursera alors à la Ville la part
de la subvention éventuellement déjà versée, la course n'étant pas organisée ou les engagements n'étant plus remplis.
Conseil municipal du 10 février 2020
DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et 11/18
attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 Article 12 - DIFFERENDS
. En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Falt à Orvault, le
Le Président de l'Association, Le Maire,
Thierry BOUTIN Joseph PARPAILLON
Conseil municipal du 10 février 2020 7 12/18
DCM2020S1N04 - Sémi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 DOCUMENT ANNEXE 1 - CONVENTION ANNUELLE D'ORGANISATION
VILLE - ASSOCIATION DES COURSES SUR ROUTES ORVALTAISES (ACRO)
SEMI-MARATHON 2020
VOLET OBLIGATOIRE
OBJECTIF ACTIONS
EVALUATION DE
CONFORMITE :
O/N
e Site de départ :
Boulevard Mendes
France
e Site d'arrivée : Rue
Boussicaud
+ Ensemble du
parcours
e 4 points de
ravitaillements
(5ème, 10ème, 15ème
et 19ème km)
Propreté des sites : Remettre en état de propreté les lieux et leurs
abords
Rendre le matériel dans son état initial
Signaler et flécher les sanitaires Sensibiliser et alerter sur les bonnes pratiques
d'hygiène naturelle Faire usage de consommables, non pas
plastiques mais biodégradables
Tri, valorisation et
réduction de déchets
Mettre en place un dispositif opérationnel de tri
de collecte des déchets (poubelles) au niveau
de la zone de départ-arrivée et au niveau des 4
points de ravitaillements, suffisamment
dimensionné pendant la manifestation :
+ tri des emballages de gel énergétique,
+ tri des bouteilles plastique,
° tri du tout-venant
Utiliser de la vaisselle (verres) lavable ou
durable et adhérer au principe de la consigne
lors des ventes de boisson sur le site départ-
arrivée
Limiter l'emballage et le suremballage et
favoriser les grands conditionnements Organiser la collecte de tous les cartons en
sensibilisant les bénévoles de la restauration et
autres points de distribution alimentaire
Limiter les canettes métalliques et les bouteilles
olyéthylènes Composter des bios déchets
Transport et
stationnement
Encourager au covoiturage
Dimensionner les parkings en cohérence avec
la fréquentation des véhicules lors de la matinée
Sensibiliser les participants et spectateurs à un
stationnement conforme avec la
réglementation
Assurer une information et une signalétique des
stationnements auprès des participants et du
public, adaptée et respectueuse de
l'environnement Communication
Limiter les supports et le tirage papier Privilégier le papier recyclé Développer une impression (encre) responsable Conseil municipal du 10 février 2020 DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 13/18
VOLET INCITATIF
OBJECTIF ACTIONS
EVALUATION DE
CONFORMITE :
O/N
Communication Adopter la bonne signalétique
Choisir des objets promotionnels écologiques
Alimentation Consommer des produits locaux (circuits
courts)
Préférer des aliments de saison
Privilégier les produits labellisés « bio » et/ou
«< commerce équitable » Sensibilisation et
coordination
Désigner un référent sur ce dispositif qui le coordonnera et assurera son évaluation Intégrer les différents acteurs dans la démarche éco-participative de l'événement Créer un dispositif de sensibilisation et mettre en place des outils valorisant la démarche d'‘éco- responsabilité Entre la Ville et le club organisateur Association des Courses sur Route Orvaltaises, il sera procédé à l'issue de la manifestation, à l'évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de la manifestation écoresponsable. Le second volet incitatif fait l'objet d’une auto-évaluation déclarative. Dans la logique de responsabilisation, le club organisateur Association des Courses sur Route Orvaltaises est encouragé à être lui-même force de proposition sur les thèmes proposés, voire sur d'autres thématiques. Fait à Orvault, le Le Président de l'Association, Le Maire,
Thierry BOUTIN Joseph PARPAILLON
Conseil municipal du 10 février 2020
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DOCUMENT ANNEXE 2 - CONVENTION ANNUELLE D'ORGANISATION VILLE - ASSOCIATION DES COURSES SUR ROUTES ORVALTAISES (ACRO) 2020
35ème SEMI-MARATHON DE LA VILLE D'ORVAULT DIMANCHE 8 MARS 2020
1. COORDINATION GENERALE
Création du visuel (à partir
d’une photo professionnelle
HD)
Mise en format (120x176cm)
et impression affiches et 1500
plaquettes d'inscription
Diffusion réseau 2m2, soit 12
faces (semaines 8, 9 et 10)
Parution dans Orvault & CO,
Site internet (agenda sportif),
newsletter, Facebook Ville
communication par
la Ville (respect
Charte)
Supporte les coûts
d'impression de la
plaquette
- PREPARATION DE INTERVE- L'EVENEMENT PRECISIONS
NANTS A.C.R.0.
> COORDINATION
Réunion technique sur site M. LETOURNEAU
Référents logistique et (barrières/tables)
sécurité désignés M. MOSSET
Etat des lieux avant (et après)| (sécurité)
manifestation
Le Ve 6/3 et le Lu DACSE SPORT
9/3
Déroulé :
10h15 : Départ du semi-
marathon 21.1 km, du parking
E.Leclerc Grand Val
10h50 : départ du 11 km du
parking E.Leclerc Grand Val
> COMMUNICATION
- Réalisation et impression de Validation de Assure
badges riverains (180 x 2) principe des l'information par
selon visuel fourni supports de voie de radio et
DACSE SPORT
/ COM
de presse
LOCATION/ ACHATS
2 trophées avec plaques
DACSE SPORT
INFORMATION
Information course de 11 km
aux établissements scolaires
(Lycées, collèges, écoles
primaires)
Elaboration de 3 courriers
types riverains
Semaine 4
DACSE SPORT
DACSE
SPORT/REPRO
GRAPHIE
Informer les sociétés de transports, instituts et organismes, acteurs de santé (envoi arrêté) distribution de 2600 courriers riverains Semaine 4 (Tan) et semaine 8 Semaine 9 DACSE SPORT COMMUNI- CATION Conseil municipal du 10 février 2020 DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020 15/18
>» REGLEMENTATION
- Elaborer l'arrêté municipal
intégrant les mesures
réglementaires
DACSE/PM Demande
autorisation
manifestation et
occupation du
domaine public
Dossier
manifestation auprès
de la Préfecture
- Assurer le suivi administratif
des correspondances (Co-
signature d'arrêté conjoint
CDptal / Ville Orvault,
Autorisation club de l'avis de
passage pour dossier en
Préf.)
DACSE SPORT
> EQUIPEMENTS
- Mise à disposition de l'Espace
club de Cholière du 10 février
au 9 mars 2020
Semaines 7 à 10 DACSE SPORT
>» MATERIEL
transport et restitution de
barrières dans les
communes suivantes :
ligne de départ (gueuse, mât,
ligne, autre traçage...)
- 120 à Vigneux-de-Bretagne Selon le nombre LOGISTIQUE
- 1U0 à La Chapelle-sur-Erdre | mis à disposition
- 100 à Carquefou
SUR LE PARCOURS ET PERIPHERIE
PREPARATION DE INTERVE- L'EVENEMENT PRECISIONS NANTS A.C.R.O.
> LIVRAISON / RETRAIT LOGISTIQUE
- 76 barrières
- 5 bacs containers NANTES
- 48 panneaux de signalisation METROPOLE
routière
> MISE A DISPOSITION DE
MATERIEL
- 4 kms de rubalise DAST
-__6 gyrophares MAGASIN
+ AMENAGEMENTS
- remise en état de la chaussée| Si nids de poule CG44 et
RD 26 et 42 (Chatillon- balayage NANTES
Rousselière) METROPOLE
- remise en état de la voirie Si nids de poule DAST.
communale (Domaine de la balayage ESPACES
Tour) VERTS
- remise en état de la chaussée
du domaine Nantes Métropole
- 4 baliroads NANTES
- Aménagement de la zone de METROPOLE
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+ SECURITE ROUTIERE
- Signaleurs du club aux Mise en place et
intersections retrait du dispositif
- 2 policiers municipaux sur réglementaire de
secteurs Chatillon et rond- signalisation POLICE
point du Martinet pendant routière entre 8h et MUNICIPALE
toute la durée de la course 14h : parcours par
- signaleurs,
- 1 agent mobile service des périphérie par agent
sports mobile sports
+ ASTREINTE Durant la
- Cadre d'astreinte manifestation DESERT
-_ 1 agent mobile service des
sports
3. ZONES DE DEPART ET ARRIVÉE
PREPARATION INTERVE- DE L'EVENEMENT PRECISIONS NANTS A.C.R.O.
>» MISE A DISPOSITION DE
MATERIEL
- 2 toiles de réception 6x3
lestées
- 48 tables (grandes A livrer dans le - | Fournir plan des
dimensions 2*1m) magasin à côté de DACSE paquets de
- 4 grilles d'exposition pour la rampe le LOGISTIQUE barrières
dossards vendredi 14h et
- Zone de départ : 110 récupérer le lundi.
barrières Entre 10 et 20
- Zone d'arrivée : 186 barrières|points de dépôt sur
le parking
DAST
H 144 cônes (selon Retrait au CTM ESP. VERTS
disponibilité) ,
Sur l'ensemble du
| Parcours NANTES - 14 bacs sur parking Lecierc 112 jaunes 2 bleus, METROPOLE
retrait au niveau du
drive
Fait à Orvault, le
Le Président du Club, Le Maire,
Thierry BOUTIN Joseph PARPAILLON
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DCM2020S1N04 - Semi-Marathon 2020 - Convention annuelle d'organisation Ville / ACRO et
attribution de la subvention. Bilan financier 2019 et budget prévisionnel 2020
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18/18 Conseil municipal du 10 février 2020
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