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Déliberation - Decision du Maire 2025 16 Annexe 1 Contrat 3D Ouest
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Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Cybersécurité,
Envoyé en préfecture le 07/03/2025
, Reçu en préfecture le 07/03/2025
ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
PROPOSITION COMMERCIALE
& CONTRAT DE MAINTENANCE
(RENOUVELLEMENT)
N° 20250226-MPF345SA-R
œ
3D Ouest
Pour ESBLY
Votre interlocuteur 3D Ouest Manuel PRIGENT
5 rue de Broglie - Technopole Anticipa
22300 Lannion
Tél : 02 56 66 20 01
Mail : prigent@3douest.com
Date de la proposition 26/02/2025 Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le — 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
SO M M AI RE ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
PROPOSITION COMMERCIALE Co 4
1. LE CONTEXTE DE VOTRE COMMANDE 4
2. PLANNING DE MISE EN OEUVRE 5
3. NOTRE PROPOSITION COMMERCIALE 6
4. VOTRE BON DE COMMANDE 7
5. CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE 8
CONTRAT DE MAINTENANCE DU LOGICIEL SALLE MUNICIPALE ET SERVICES ASSOCIÉS 9
PREAMBULE 9
ARTICLE 1 - OBJET 9
ARTICLE 2 - OBLIGATIONS DU CLIENT 10
ARTICLE 3 - NATURE DES PRESTATIONS 10
ARTICLE 4 - PRESTATIONS RÉMUNÉRÉES FORFAITAIREMENT 10
4.1. ASSISTANCE AU CLIENT 10
4.2. MAINTENANCE CORRECTIVE 11
4.3. MISES À JOUR 11
4.4. MAINTENANCE EVOLUTIVE 11
4.5. MAINTENANCE PREVENTIVE 11
ARTICLE 5 - PRESTATIONS OPTIONNELLES 11
ARTICLE 6 — PRIX 12
ARTICLE 7 - DURÉE ET RÉSILIATION 12
ARTICLE 8 - PROPRIÉTÉ 13
ARTICLE 9 - SECRET ET CONFIDENTIALITÉ 13
ARTICLE 10 - PROCÉDURE D’INTERVENTION 13
10.1. HEURES ET DELAIS D'INTERVENTION 13
10.2. MODALITES DE L'INTERVENTION 13
ARTICLE 11 - HÉBERGEMENT DES APPLICATIONS ET DES DONNÉES 14
11.1. GENERALITES 14 11.2. ARCHITECTURE 14
11.3. MATERIEL 16
11.4. SECURITE DES ACCES AU LOGICIEL 17
11.5. SAUVEGARDE DES DONNEES 17
11.6. DISPONIBILITÉ DU SERVICE 17
11.7. PORTABILITE 17
11.8. DISPONIBILITÉ 17
ARTICLE 12 - COMMUNICATION 18
ARTICLE 13 - LITIGE 18
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© ESBLY 8D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 2137
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
— 3D OUEST- SALLE MUNICIPALE
ARTICLE 14 - CONCLUSION ID :077-217701713-20250228-202516 _DEC:DE
CLAUSES CONTRACTUELLES TYPES (CCT) RELATIVES AU RGPD 20
DÉFINITIONS 20 SECTION | 21 SECTION II 22 SECTION III 26 CTT - ANNEXE ! : LISTE DES PARTIES 28 CTT - ANNEXE Il : DESCRIPTION DU TRAITEMENT 30 CTT - ANNEXE Ill : MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES 32 CTT - ANNEXE [IV : LISTE DE SOUS-TRAITANTS ULTERIEURS 35
ACCEPTATION DU CONTRAT DE MAINTENANCE ET DES CCT _ Co __ 837
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© ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 3/37 N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
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ID :077-217701713-20250228-2025 16 DEC-DE
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
1. LE CONTEXTE DE VOTRE COMMANDE
Votre contrat de maintenance est arrivé à échéance. Nous vous proposons ci-après un nouveau contrat qui restera
valide pendant 4 ans.
Merci de nous indiquer, à la page du bon de commande, l'adresse mail de contact de votre service comptabilité avec
lequel notre service administratif pourra correspondre.
Nous avons également besoin d'une validation du numéro SIRET du service concerné par l'achat pour le dépôt des
factures sur Chorus.
Nous vous laissons également indiquer ou vérifier les coordonnées de votre DPO sur l'annexe 1.
Enfin, votre signature est requise sur le bon de commande et à la fin du document.
Vos interlocuteurs :
e pour toute aide sur le logiciel : support-salle@3douest.com
e sur le volet administratif : comptabilite@3douest.com
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CC ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 4137
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
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2. PLANNING DE MISE EN OEUVRE
Compte tenu des éléments à notre disposition, nous vous proposons le planning de mise en œuvre suivant, qui sera
affiné lors d'un rendez-vous téléphonique dès acceptation de notre proposition.
TO + 1 semaine : Lancement du projet et analyse du processus actuel
Prise de contact,
Définition du planning prévisionnel précis,
Analyse du processus actuel,
Précision de l'ensemble des documents à fournir pour la mise en œuvre du paramétrage.
1 entretien téléphonique.
TO + 4 semaines : Mise en ordre de marche et formation initiale
+ Formation initiale de vos utilisateurs (2h en téléconférence, 1 journée dans nos locaux ou 1 journée sur site en
fonction de l'option retenue),
° Démarrage de la maintenance.
T 3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 5/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
R préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE eçu en u ET
Publié le
ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
3. NOTRE PROPOSITION COMMERCIALE
Total € TTC
Coûts récurrents annuels Quantité Prix € HT Total € HT (TVA 20.00%)
Renouvellement du contrat de maintenance 1.00 326.48 326.48 391.78
Contrat valide pour 4 ans à compter du 30/09/2024 au 29/09/2028
- Maintenance logiciel, hotline
TOTAL 1 - Coûts récurrents annuels PTE 391.78
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© ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 6/37 N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Reçu en préfecture le 07/03/2025 ET
Publié le
ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
4. VOTRE BON DE COMMANDE
Prix total € T.T.C.
(TVA 20.00%)
Coûts récurrents annuels 326.48 391.78
Aa C IE SRE
Total commande
Nous nous engageons sur 4 ans sur les coûts suivants :
Prix total € T.T.C.
{TVA 20.00%)
Renouvellement du contrat de maintenance 326.48 391.78
Coûts annuels pour 4 ans (*) Pat ERA
Maintenance annuelle
(‘) une révision annuelle basée sur l'indice Syntec s'applique
Validité de l'offre : 26/05/2025 Nom et qualité du signataire :
Le Maire,
Le 28 : 02; L02$S Ghislain DELVAUX
pour commande" :
Bon pour commande
l'acceptation du bon de commande vaut acceptation des
conditions générales de vente ci-dessous
NW
Le contrat de maintenance associé doit être signé
en dernière page de ce document, et les
informations sur votre DPO vérifiées et/ou
complétées en Annexe 1 des CCT.
Inform
Chorus pro Comptabilité
+ N° de SIRET du service concerné par l'achat : + Adresse mail du contact comptabilité :
217.701.718 00078... finances@mairie-esbly.fr
+ Adresse de facturation :
+ Code service : .…................................................ ESBLY
205 7 rue Victor Hugo
° N° d'engagement : 77450 ESBLY
e N° marché (si applicable) : ................................,..
T 3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 7137
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
ID :077-217701713-20250228-2025 16 DEC-DE
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
5. CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
Commande et exécution
Toute commande passée auprès de la société 3D Quest est ferme et définitive pour le client dès la réception par la société 3D Ouest
d'un bon de commande ou de tout autre support faisant état d'une commande.
Prix
Les produits sont fournis au prix fixé sur la base du tarif en vigueur au moment de la réception de la commande. Les tarifs
s'entendent hors TVA, qui sera payée en plus. Les prix sont modifiables sans préavis et varient en fonction des remises et ristournes
applicables à la date de réception de la commande.
Conditions de règlement
e Délais de paiement : par virement sur notre compte bancaire Crédit Mutuel de Bretagne de Lannion, à 30 jours date de
facture
+ Conditions d’escompte : aucun escompie n'est accordé en cas de paiement anticipé.
+ Pénalités en cas de retard de paiement : en cas de défaut de paiement total ou partiel, à échéance de la facture, un intérêt
de retard égal à 3 fois le taux de l'intérêt légal sera appliqué sur le Total TTC du montant restant dû. Le taux de l'intérêt légal
retenu est celui en vigueur à échéance de la facture. Ces pénalités de retard sont dues sans qu'un rappel ne soit nécessaire.
+ indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : conformément au décret 2012-1115, une indemnité forfaitaire pour frais
de recouvrement de 40€ sera appliquée pour tout retard de règlement, dès le jour suivant la date de règlement figurant sur la
facture.
Crédit Mutuel RELEVÉ D'IDENTITÉ BANCAIRE
FITULAIRE DU COMPTE:
3D OUEST
TECHNOPOLE ANTICIPA 5 RUE LOUIS DE BROGEIE 22300 EANNION
Code Banque Code Guichet Numéro de compte | Clé RIB
15589 22805 041186137144 05
IBAN FR76 1558 9228 0504 1861 3714 405
BIC CMERFR2BARK
DOMICILIATION:
CCM LANNION / 02 96 46 78 78
Délais de livraison
Les délais de livraison indiqués par la société 3D Ouest sont donnés à titre indicatif. Aucune indemnité ne pourra être accordée au
client en cas de non-respect de ces délais, et aucune commande ne pourra être annulée sans l'accord exprès de la société 3D
Ouest.
Obligation du client — Droits incorporels
La vente des logiciels et autres produits n'entraîne, en aucun cas, cession des droits de reproduction, représentation, exploitation et
plus généralement tout droit incorporel reconnu où à reconnaître à ceux qui ont participé à la réalisation des logiciels et autres
produits et à leurs ayants droit.
En conséquence, en dehors de l'option constituée par les modules d'information, de réservation et de déclaration par internet, le
client s'interdit de télédiffuser ou de permettre la télédiffusion de tout ou partie des logiciels et autres produits vendus, par quelque
système que ce soit. Il est plus généralement rappelé que, conformément aux dispositions du code de la propriété intellectuelle, les
logiciels et autres produits vendus sont destinés exclusivement à l'usage des structures qui en ont fait l'acquisition et que tout
contrevenant s'expose aux sanctions civiles et pénales prévues en matière de contrefaçon. De même, le client s'interdit de reproduire
ou de permettre la reproduction même partielle de ces logiciels ou autres produits quelles que soient les modalités.
T 3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 8/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
CONTRAT DE MAINTENANCE DU LOGICIEL-SALLES ETRZEUPCIEREURRS TE DECDE
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
ENTRE LES SOUSSIGNÉ(E)S
La Société 3D OUEST
dont le Siège social est situé 5 rue Louis de Broglie, 22300 LANNION
représentée légalement par Monsieur DELATTRE Laurent,
Président de 3D OUEST
ci-après dénommé « LE PRESTATAIRE » (Sous-traitant)
d'une part,
ET
ESBLY
7 rue Victor Hugo 77450 ESBLY
représenté légalement par Madame/Monsieur le Maire
ci-après dénommé « LE CLIENT » (Responsable des traitements)
d'autre part,
IL À ÉTÉ ARRÊTÉ ET CONVENU CE QUI SUIT
PRÉAMBULE
L'entreprise 3D OUEST est le concepteur du Logjiciel-salles. Le présent contrat de maintenance s'inscrit dans la
continuité de l'utilisation de ce logiciel.
Le Logiciel-salles est soumis aux termes et conditions énumérés dans le présent contrat de maintenance et les Clauses
Contractuelles Types (CCT) concernant les données à caractère personnel, ainsi que leurs annexes.
ARTICLE 1 - OBJET
Le présent contrat a pour objet la prise en charge de l'entretien et de la maintenance du Logiciel-salles.
Le Prestataire connaît parfaitement le logiciel à l'exception de l'environnement informatique qui devra lui être indiqué.
Par suivi et maintenance, les parties entendent que le Prestataire réalisera les prestations suivantes :
assistance téléphonique,
déblocage du logiciel,
mise à disposition des nouvelles versions,
intégration des mises à jour,
hébergement et sauvegarde des données,
assistance téléphonique des administrés (lorsque ce service a été souscrit),
accompagnement, mission pour le compte de la collectivité (lorsque ce service a été souscrit).
Ne sont pas comprises dans la maintenance définie ci-dessus, les dépenses diverses et le matériel nécessaire pour la
réparation des dommages subis par le Client, si ces dommages résultent notamment d’une mauvaise utilisation, d'une
utilisation abusive du logiciel ou d’une négligence de la part du Client, d'une installation électrique défectueuse, de la
foudre, du non-respect des instructions d'exploitation, d'une intervention sur le logiciel effectuée par un tiers non agréé
expressément par le Prestataire ainsi que tout dommage résultant de l'emploi de fournitures et matériels non agréés, de la force majeure ou du fait de tiers.
En tout état de cause, la responsabilité du Prestataire est limitée aux obligations contractuelles définies aux termes du
T 3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 9/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
présent contrat. ID :077-217701713-20250228-2025 16 DEC-DE
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
Les prestations d'entretien et de maintenance seront exécutées avec la diligence nécessaire pour limiter l'impact sur le
fonctionnement des services du Client.
Le Prestataire s'engage à maintenir le logiciel de telle manière que le Client dispose des correctifs et mises à jour lui
permettant de répondre à ses besoins opérationnels.
Le Prestataire n'est pas tenu de fournir au Client des services d'assistance technique, autres que ceux stipulés dans le
cadre du présent contrat de maintenance.
ARTICLE 2 - OBLIGATIONS DU CLIENT
Le Client doit assurer au Prestataire toute facilité pour l'exécution de sa prestation.
De manière générale, le Client devra apporter tout son concours au Prestataire dans l'exécution de sa prestation et
s'engage à collaborer afin de permettre au mieux la réalisation des prestations dues.
Le Client s’'oblige à fournir au Prestataire les coordonnées d’un interlocuteur technique, qui puisse être contacté par
téléphone ou par mail pour faciliter l'identification et la résolution du problème.
ARTICLE 3 - NATURE DES PRESTATIONS
Les prestations réalisées par le Prestataire peuvent être de deux natures :
+ celles fournies au titre de la redevance annuelle forfaitaire et décrites dans le cadre du bon de commande et du
contrat de maintenance,
+ celles fournies en option et rémunérées selon un tarif défini sur devis et avenant, acceptés par le Client.
ARTICLE 4 — PRESTATIONS RÉMUNÉRÉES FORFAITAIREMENT
4.1. Assistance au Client
Cette assistance consiste à fournir par téléphone à l'utilisateur, ayant déjà été formé au logiciel par le Prestataire, les
explications dont il a besoin pour utiliser les fonctionnalités du logiciel. Ce service est accessible au Client sur appel de sa part dans les conditions décrites à l'article 10 - PROCÉDURE
D'INTERVENTION.
Le Client devra meïtre en œuvre les recommandations formulées par le service d'assistance.
Dans le cadre du présent contrat, le temps d'assistance téléphonique consacré par le Prestataire au Client formé est
plafonné à deux heures par mois. Le temps non utilisé pourra être cumulé pour répondre à un besoin ponctuel plus
important.
En cas de dépassement récurrent de ce plafond d'heures, la prestation d'assistance à l'utilisateur pourra faire l’objet
d’une facturation au cas par cas sur la base d’un tarif négocié avec le Client en fonction de la nature du problème
constaté.
4.2. Maintenance corrective
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© ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 10/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
Dans le cadre de cette intervention, le Prestataire assurera la correction du code inÎ:1D:077-217701713:20250228-202516 :DEC-DE
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
dans le fonctionnement du logiciel. Il pourra ponctuellement recourir à une solution de contournement pour permettre la
continuité des activités du Client.
Seule sera prise en compte l'anomalie de fonctionnement clairement décrite par le Client et reproductible.
Dans ce cadre et par tous les moyens qui sont à sa disposition (télémaintenance, téléphone, etc.), le Prestataire pourra
solliciter l'assistance du Client pour caractériser précisément l'anomalie et être en mesure de la résoudre au plus vite.
Une anomalie non bloquante ne permet pas au Client l'exploitation complète du logiciel. Certaines fonctionnalités
peuvent être dégradées. L’anomalie ne présente pas un caractère critique.
Une anomalie bloquante ne permet pas au Client l'exploitation des fonctionnalités majeures du logiciel. L’anomalie
présente un caractère critique.
4.3. Mises à jour
Le Prestataire pourra réaliser durant le temps du contrat de maintenance des mises à jour du logiciel. Les plus
importantes donneront lieu à une information préalable sur le portail de connexion ou par l'envoi de mails aux
utilisateurs.
On entend par « mises à jour » : l'ajout ou la modification de fonctionnalités, la correction d'anomalies, des
améliorations concernant la rapidité d'exécution, des évolutions relatives à l'ergonomie et la facilité d'utilisation.
Cela comprend la mise à jour de la documentation et des tutoriaux en ligne.
Les évolutions logicielles définies ci-dessus seront mises en ligne par le Prestataire selon une périodicité dont ce dernier
reste seul juge.
4.4. Maintenance évolutive
Le Prestataire réalisera les maintenances évolutives nécessaires pour prendre en compte les nouvelles prescriptions
légales ou les changements de réglementation.
Cette maintenance comprend l'intégration de fonctionnalités permettant de faire face aux évolutions juridiques de
l’environnement logiciel (ex : recommandations de la CNIL sur les mots de passe, obligations relatives au RGPD).
4.5. Maintenance préventive
Le Prestataire réalisera à intervalles réguliers une maintenance préventive sur ses logiciels afin d'anticiper et palier
d'éventuels dysfonctionnements pouvant avoir pour origine des évolutions diverses de l'environnement technique
général (ex : nouvelle version de navigateur internet).
Cette maintenance préventive pourra donner lieu à des interruptions ponctuelles de services. En tout état de cause, ces
dernières seront réalisées, chaque fois que c'est possible, aux heures ayant le moins d'impact possible pour les
utilisateurs. Elles feront l'objet par ailleurs d'une information préalable aux utilisateurs.
ARTICLE 5 — PRESTATIONS OPTIONNELLES
Le Prestataire pourra proposer à titre onéreux des journées d'analyse et de développement afin de palier une éventuelle
montée en charge non prévue par le Client lors de l'acquisition ou l'ajout de fonctionnalités spécifiques demandées par
celui-ci.
Le Prestataire peut également assurer à titre onéreux des séances de formation complémentaire où
Π3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 11/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST- SALLE MUNICIPALE EP PTE Publié le
d'accompagnement en ligne ou sur site. ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
ARTICLE 6 — PRIX
Le Client devra régler au Prestataire une redevance forfaitaire annuelle, détaillée dans le Bon de commande, et payable
à terme à échoir.
Le montant de la maintenance associée sera révisé annuellement selon la formule précisée dans le paragraphe
« Révision des prix » ci-dessous.
Révision des prix
Le prix de la maintenance sera révisé annuellement, selon une formule qui prend en compte l'indice SYNTEC,
permettant de mesurer l'évolution du coût de la main-d'œuvre dans le cadre des prestations fournies.
Si le calcul de la révision des prix a pour conséquence une variation négative du prix du marché de l'année N, la
révision des prix ne sera pas appliquée, le prix de marché de l'année N ne pouvant pas être inférieur au prix du marché
de l’année N-1.
La formule appliquée est P1 = PO x (81/50), où
e P1= prix révisé
° PO = prix contractuel d'origine (1ère année N) ou dernier prix révisé (années suivantes)
° S1 = indice SYNTEC du mois de novembre de l'année N (publié au 1er janvier de l'année N+1)
« S0 = indice SYNTEC du mois de novembre de l'année N-1 (publié au 1er janvier de l'année N)
Les interventions conséquentes nécessitées pour un usage non conforme aux prestations d’utilisation du logiciel ou par
une défectuosité non imputable au Prestataire donneront lieu à une facturation distincte selon le tarif en vigueur.
Toute maintenance relative à un développement spécifique connexe pourra faire l’objet d'un avenant et d'un devis au
présent contrat.
La licence en vigueur au profit du Client, ainsi que toutes les garanties, conditions, exclusions et limitations de
responsabilités aux termes du contrat, s'appliqueront aux mises à jour effectuées pendant la période comprise entre la
date d'acquisition de la licence et ia date d'expiration de la maintenance contractée par le Client.
ARTICLE 7 - DURÉE ET RÉSILIATION
Ce contrat de maintenance est prévu pour une durée de 12 mois.
ll est renouvelable annuellement par tacite reconduction dans la limite de 4 ans.
La date de début du contrat sera le lendemain de la date de fin de validité du contrat précédent. Les dates de début et
de fin de contrat seront indiquées pour information sur les différentes factures adressées au Client.
Dans le cas où le Client ne souhaiterait plus bénéficier du contrat de maintenance, la personne habilitée devra avertir le
Prestataire, au moins deux mois avant la date d'expiration de la période en cours, par courrier en recommandé.
Dans le cas où le Client ne souhaiterait plus bénéficier d'un module complémentaire au logiciel, il pourra en faire la
demande par écrit (e-mail ou courrier) au service support du logiciel ou à son interlocuteur habituel. La facturation de ce
module sera appliquée jusqu'à la prochaine échéance de facture.
Dans le cadre de la portabilité des données, et jusqu'à un mois après la date effective de fin du contrat, le Prestataire
s'engage à mettre à disposition du Client, l'ensemble des données le concernant. Le Client et le Prestataire pourront
convenir ensemble des modalités de la mise à disposition.
3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
© ESBLY 3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouveliement) v2.6 12137
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
À l'issue de ce délai ou sur demande expresse du Client, toutes les copies des ddl:12:077-217701718-20250228-2025 16.DEC-DE
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
d'information du Prestataire et de tous les acteurs éventuels de la chaîne de sous-traitance sous sa responsabilité,
seront détruites.
Suite à une période de résiliation, un nouveau contrat de maintenance pourra être souscrit, et cela sans pénalité sous
réserve que les évolutions intervenues sur le logiciel ou le format des données à réintégrer ne nécessitent pas
d'adaptations notables.
Si tel devait être le cas, un devis serait proposé au Client pour réintégrer ses données.
ARTICLE 8 - PROPRIÉTÉ
Le Prestataire assure avoir pris toutes les précautions d'usage pour la préservation des données.
Dans le cas où le Prestataire venait à disparaître (cession ou liquidation), les données seront restituées au Client.
Le Client reste le propriétaire de toutes les données, dont il aura confié le traitement au Prestataire.
Le Prestataire, quant à lui, pourra seul prétendre à la propriété des développements informatiques.
ARTICLE 9 —- SECRET ET CONFIDENTIALITÉ
Chacune des parties s'engage à garder comme confidentiels les informations et les documents, quels qu'ils soient
(codes confidentiels, informations économiques, techniques, commerciales, etc.), auxquels elles ont eu accès au cours
de l'exécution du contrat.
Les deux parties prendront, vis-à-vis de leurs personnels et de leurs prestataires toutes les mesures nécessaires pour
assurer sous leurs responsabilités la confidentialité de toutes les informations et documents visés à l'alinéa ci-dessus.
ARTICLE 10 —- PROCÉDURE D’INTERVENTION
10.1 - Heures et délais d'intervention
Les interventions du Prestataire s'effectuent dans une plage hebdomadaire allant du lundi au vendredi et des horaires
de 8h30 à 12h et de 13h30 à 18h, au numéro de téléphone suivant : 02 56 66 20 01.
À la demande du Client, ces limites pourront être étendues dans le cadre d’un avenant, après acceptation d’un devis.
Les demandes d'intervention seront prises en compte dans les meilleurs délais lors des jours ouvrés. Faisant suite au
signalement d’un incident, le Client pourra être tenu informé du temps nécessaire pour corriger le dysfonctionnement.
10.2 - Modalités de l'intervention
Le Client détermine un interlocuteur unique et un suppléant pour toutes demandes d'assistance et d'intervention. Ces
interlocuteurs auront obligatoirement été formés au logiciel et à ses modules complémentaires.
Celui-ci formulera sa demande en précisant clairement la nature de son besoin.
Il décrira celle-ci de telle façon que le Prestataire puisse caractériser l'incident au plus vite.
L'information du Prestataire se fera par téléphone ou par messagerie électronique (support-salle@3douest.com ou
celle de l'interlocuteur habituel).
T 3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
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3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 13/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
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ARTICLE 11 - HÉBERGEMENT DES APPLICATIONS ET DES DONNÉES
11.1 — Généralités
Les solutions techniques mises en œuvre par le Prestataire ont pour objectif d'assurer un fonctionnement robuste de
l'application, garantissant de fait une continuité du service pour le Client.
L'application est mutualisée entre les clients utilisateurs, permettant des évolutions optimales et simultanées pour tous
les utilisateurs d’une même application.
Pour des raisons de sécurité et de confidentialité des données, chaque Client dispose d'une base de données
personnelle (en dehors des cas particuliers nécessitant la mutualisation des données entre plusieurs infrastructures).
11.2 — Architecture
L'architecture des serveurs hébergeant la solution logicielle se présente ainsi :
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3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 14/37 N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le EM
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—— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
COLLECTIVITÉ
INTERNET
ZONE SECURISÉE OVH FRANCE / 80 YOU START (SITE DE ROUBAIX, GRAVELINES OU STRASBOURG)
SLAVE
Serveur 3D Ouest N°1 Serveur 3D Ouest N°2
IP FAILOVER
CODE LOGICIEL
HDD
Duplication
—— RAID ——
Duplication
—ÿÿ— RAIDI
SAUVEGARDE CHIFFRÉE TOUTES LES 4 HEURES
Sur un service de stockage haute disponibilité Scalewaÿ à Pari
M ODI R etlele PTINITETCERCE Scaleway Rétentions des données / 2 ans
+
SERVEURS DANS LES
FEPMAUENES E , LOCAUX DE 30 OUEST LOU]
EN BRETAGNE (LANNION)
HAUTE DISPONIBILITÉ + SAUVEGARDE MULTIPLE
Π3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
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3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 15/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
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ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
Le Prestataire dispose d'une architecture basée sur des paires de serveurs (Master et Slave) associés à chaque type
d'application logicielle.
Ces machines sont équipées par le Prestataire d'un dispositif de réplication en temps réel du code et des données
{Master sur Slave) et d'une fonction IP FAILOVER assurant le basculement semi-automatique du Master vers le Slave.
Cela permet une disponibilité permanente de l'application en cas d'arrêt ou défaillance du serveur principal (Master),
sans risque de perte de données.
Chaque serveur dispose également de son propre sysième de réplication de données (Raid 1}, grâce à 2 disques durs
par machine.
11.3 - Matériel
Les machines utilisées sont des serveurs de la gamme OVH et SO YOU START.
Elles sont situées exclusivement sur le territoire français et présentent au minimum les caractéristiques suivantes :
e Processeur : Intel Xeon E3 12.25 - 4c/4t - 3.2 GHz - 8 Mo SmartCache
+ Mémoire RAM : 32 Go DDR3
+ Disque Dur : 2 x 2To - SATA2
Ces serveurs physiques disposent de distributions Linux standard avec Firewall logiciel ainsi que de serveurs logiciels
Apache (Web) et MySQL (Bases de données).
L'ouverture des ports est faite en fonction des nécessités de fonctionnement de l'application de gestion.
Par défaut, seuls les ports suivants sont laissés ouverts :
80 — http :
443 — https
22 —-ssh
Selon les besoins du Client, d'autres ports peuvent être ouverts pour permettre des actions spécifiques.
L'accès distant en ssh n'est possible que par clés RSA privées/publiques.
Les requêtes Ping sont autorisées.
Un Pare-feu est présent sur chaque serveur.
L'hébergement est fait dans les Datacenters d'OVH dont les locaux sont sécurisés (alimentation électrique redondante,
lutte contre les incendies, climatisation, etc.).
Seules les personnes habilitées au sein d'OVH peuvent y pénétrer et accéder physiquement aux serveurs pour
remédier aux problèmes techniques rencontrés (matériel - système - réseau).
Le Prestataire assure le monitoring de ses serveurs à distance et est informé en permanence de chacune des
interventions sur le matériel.
La plate-forme est également sécurisée contre les attaques extérieures (pare-feu, système de détection d'intrusion,
application des correctifs de sécurité à jour, méthodologie et outils de développements choisis pour développer la
solution, etc.).
Les choix techniques définis ici sont susceptibles d'évoluer pendant la durée du contrat de maintenance pour répondre
aux contraintes de performance et de sécurité.
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3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 16/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
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11.4 - Sécurité des accès au logiciel ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
L'accès des utilisateurs de l'application se fait par login et mot de passe en passant par un service d’authentification.
Chaque connexion Backoffice / Frontoffice est conservée dans la base de données.
Tous les utilisateurs enregistrés peuvent changer de mot de passe.
Pour renforcer la sécurité, il est possible de limiter l'accès du Backoffice à un certain nombre de postes (adresses IP)
définis par avance.
11.5 - Sauvegarde des données
Les données sont sauvegardées régulièrement sur différents sites, permettant une restauration complète et cohérente
en cas de panne ou de toute autre défaillance.
Le plan de sauvegarde permet de sauvegarder les bases de données sur les 99 derniers jours.
Au-delà de 99 jours, une sauvegarde par semaine est conservée.
Une sauvegarde quotidienne supplémentaire est également effectuée sur un serveur distant sur le territoire national.
11.6 - Disponibilité du service
La solution proposée est utilisable et accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
Le Prestataire teste l'accès à la page de connexion toutes les 5 minutes et un mail est automatiquement renvoyé au
support en cas de problème.
Si la collectivité a besoin de réinjecter des données sauvegardées, elle devra contacter le Prestataire et préciser quelle
sauvegarde devra être importée (date et heure).
Le Prestataire se chargera alors de mettre à jour la base de données avec la sauvegarde concernée.
11.7 - Portabilité
Le Client est réputé « producteur » de la base de données au sens de Particle L341-1 du code de la propriété
intellectuelle. Il détient par conséquent les droits de propriété afférents à la base de données. À ce titre, il dispose de
celle-ci comme bon lui semble.
Le Prestataire s'engage à ne pas utiliser, copier, extraire des données, reproduire, représenter, diffuser, en tout ou en
partie, par quelque moyen que ce soit et à quelque personne que ce soit, la base de données ou toute copie, même
partielle, de la base de données pendant la durée d'exécution du contrat de maintenance et à l'issue de celui-ci.
La restitution des données ou « portabilité » fait partie intégrante de la prestation d'hébergement. À tout moment, et
dans tous les cas à la fin du contrat, le Client pourra demander au Prestataire de mettre en œuvre une prestation
d'extraction de l'ensemble des données en ligne et archivées, sans supplément.
11.8 — Disponibilité
Les délais exprimés dans le tableau ci-dessous sont des maximums. Le Prestataire essaiera toujours de les réduire
pour offrir la meilleure qualité de service.
Plage de disponibilité de la solution proposée 7j/7 - 24h/24
Durée annuelle maximale d'indisponibilité non planifiée durant la plage d'utilisation de la 12 heures
solution proposée
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3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 17137 N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Recçu en préfecture le 07/03/2025
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Durée maximale d'intervention après connaissance d'une indisponibilité non plan 12:077-217701718-20250228-202516 DEC-DE durant la plage d'utilisation de la solution proposée (GTI)
Durée maximale de rétablissement d'une indisponibilité immédiate non planifiée durant la |4 heures
plage d'utilisation de la solution proposée (GTR)
Durée annuelle maximale d'indisponibilité planifiée durant la plage d'utilisation de la 5 heures
solution proposée (arrêts planifiés pour contraintes d'exploitation)
Délai de latence maximal du service en ligne (réponse au ping) 0,55
Délai maximal d'affichage de la page d'accueil de l’application Backoffice après 3 secondes
identification de l'utilisateur
Délai maximal d'affichage de la page d'accueil de l'application Frontoffice après 3 secondes
identification de l'utilisateur (administré ou client)
Délai maximal d'affichage d'une page d'affichage suite à une recherche multicritères 10 secondes
Réversibilité 2 jours ouvrés
Délai de restitution des données mise en ligne et archivées par le Prestataire pour le Client
ARTICLE 12 —- COMMUNICATION
Le Prestataire est autorisé à informer par mail le Client de toutes évolutions ou services associés concernant le logiciel
dont il a l'usage.
Le Client fera savoir au Prestataire s'il s'oppose à l'utilisation de son logo dans le cadre d’une démarche de
référencement clients.
ARTICLE 13 — LITIGE
Le présent contrat est expressément soumis au droit français. En cas de survenance d'un éventuel différend relatif à
l'interprétation ou à l'exécution des présentes, les parties s'entendent pour trouver un règlement à l'amiable au litige.
En cas d'échec de la tentative de résolution à l'amiable du conflit, tous les litiges, difficultés et réclamations relatifs à
l'interprétation et à l'exécution des conditions générales de maintenance seront soumis aux tribunaux compétents.
ARTICLE 14 - CONCLUSION
L'offre de maintenance est expressément limitée aux termes des articles du présent contrat de maintenance, des CCT
et de leurs annexes.
Celles-ci seront interprétées et régies conformément au droit français.
Aucune modification, suppression ou addition au présent contrat ne pourra être apportée sans l'accord écrit des deux
parties. Ces éventuelles modifications prendront effet à la date de signature de l’avenant ou du devis attaché au
présent contrat ou à une date spécifiée sur celui-ci.
Si une ou plusieurs stipulations du contrat sont tenues pour non valides ou déclarées telles en application d'une loi,
d'un règlement ou à la suite d’une décision définitive d'une juridiction compétente, les autres stipulations du contrat
garderont toute leur force et leur portée.
Les parties conviendront alors de remplacer la clause déclarée nulle et non valide par une clause qui se rapprochera le
plus quant à son contenu de la clause initialement arrêtée.
Le devis et le contrat devront être dûment signés et renvoyés par le Client au Prestataire. En cas de défaut de
transmission de ces éléments signés, et suite à une relance par mail par le Prestataire, une fais la livraison du logiciel
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N° 20250226-MPF345SA-R — 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
établie, le devis et l'ensemble des clauses du contrat seront considérés comme acc
Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
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ID:077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
œ
3D Ouest
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ESBLY
Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6
N° 20250226-MPF345SA-R
19/37 Envoyé en préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Recçu en préfecture le 07/03/2025
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CLAUSES CONTRACTUELLES TYPES (CCT) relat|12:077-217701718:20250228-202516 DEC-DE
DÉFINITIONS
« Données Personnelles du Client » désigne les Données à caractère personnel à l'égard desquelles le Client est le
Responsable du traitement et qui sont traitées par 3D Ouest en tant que sous-traitant ou par ses sous-traitants
ultérieurs au cours de la fourniture des Services ;
« Données à caractère personnel ou Données Personnelles » désigne toute information relative à une personne
physique identifiée ou identifiable, ou correspondant autrement à la définition de la Législation en matière de protection
des données et de la vie privée. Une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou
indirectement, en particulier en référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de
localisation, un identifiant en ligne, ou un ou plusieurs éléments propres à son identité physique, physiologique,
génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
« Personne Concernée » revêt le sens attribué au terme « personne concernée » en vertu de la Législation en matière
de protection des données et de la vie privée et inclut au minimum toutes les personnes physiques identifiées ou
identifiables auxquelles les Données personnelles sont liées.
« Responsable de Traitement » désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, l'agence ou tout autre
organisme qui détermine seul ou conjointement avec d'autres, les finalités et les moyens du traitement des Données
Personnelles. Lorsque les finalités et les moyens du traitement sont déterminés par la législation applicable en matière
de protection des données et de la vie privée, le Responsable du Traitement ou les critères de désignation du
Responsable du traitement seront tels que fixés par la législation applicable en matière de protection des données et de
la vie privée. Le Responsable de Traitement est ici également nommé le « Client ».
« RGPD » désigne le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 relatif à la protection des
personnes physiques à l'égard du traitement des Données personnelles et à la libre circulation desdites données.
« Sous-traitant » désigne toute personne physique ou morale, autorité publique, agence ou autre organisme qui traite
les Données personnelles pour le compte du Responsable du traitement ou sur instructions d’un autre Sous-traitant
agissant pour le compte d'un Responsable du traitement. Le sous-traitant est ici également nommé le « Prestaire ».
« Sous-traitant ultérieur » désigne toute entité engagée par 3D Ouest, lorsque 3D Ouest agit en qualité de Sous-
traitant, ou par tout autre Sous-traitant ultérieur de 3D Ouest qui reçoit les Données personnelles des utilisateurs finaux
du Client et du Client, pour effectuer des activités de traitement pour le compte du Client.
« Traiter », « traitement », « traite » ou « traité » désigne toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur les
Données à caractère personnel par des moyens automatisés ou non, y compris, sans s'y restreindre, l'accès, la
collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, le stockage, l'adaptation ou l'altération,
l'extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à
disposition, l'alignement, la combinaison, le blocage, la limitation, la suppression et la destruction des Données
personnelles et toutes définitions équivalentes dans la législation en matière de protection des données et de la vie
privée, dans la mesure où lesdites définitions sont plus larges que la présente définition.
« Utilisateur final » désigne la personne cliente ou administrée du Responsable de Traïtement, dont les Données
Personnelles sont traitées.
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© ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 20/37
N° 20250226-MPF345SA-R — 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
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SECTION I ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
Clause 1
Objet et champ d'application
a. Les présentes clauses contractuelles types (ci-après les « clauses ») ont pour objet de garantir la conformité
avec l'article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27
avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère
personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la
protection des données).
. Les responsables du traitement et les sous-traitants énumérés à l'annexe | ont accepté ces clauses afin de
garantir le respect des dispositions de l'article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 et/ou des
dispositions de l'article 29, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2018/1725.
. Les présentes clauses s'appliquent au traitement des données à caractère personnel tel que décrit à l'annexe
. Les annexes | à V font partie intégrante des clauses.
. Les présentes clauses sont sans préjudice des obligations auxquelles le responsable du traitement est soumis
en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725. . Les clauses ne suffisent pas à elles seules pour assurer le respect des obligations relatives aux transferts internationaux conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.
Clause 2
Invariabilité des clauses
a. Les parties s'engagent à ne pas modifier lès clauses, sauf en ce qui concerne l'ajout d'informations aux
annexes ou la mise à jour des informations qui y figurent.
b. Les parties ne sont pour autant pas empêchées d'inclure les clauses contractuelles types définies dans les
présentes clauses dans un contrat plus large, ni d'ajouter d’autres clauses ou des garanties supplémentaires, à
condition que celles-ci ne contredisent pas, directement ou indirectement, les clauses ou qu’elles ne portent pas
atteinte aux libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
Clause 3
Interprétation
a. Lorsque des termes définis respectivement dans le règlement (UE) 2016/679 ou dans le règlement (UE)
2018/1725 figurent dans les clauses, ils s'entendent comme dans le règlement en question.
b. Les présentes clauses doivent être lues et interprétées à la lumière des dispositions du règlement (UE)
2016/679 et du règlement (UE) 2018/1725 respectivement.
c. Les présentes clauses ne doivent pas être interprétées d'une manière contraire aux droits et obligations prévus
par le règlement (UE) 2016/679 / le règlement (UE) 2018/1725 ou d'une manière qui porte atteinte aux libertés
ou droits fondamentaux des personnes concernées.
Clause 4
Hiérarchie En cas de contradiction entre les présentes clauses et les dispositions des accords connexes qui existent
entre les parties au moment où les présentes clauses sont convenues ou qui sont conclus ultérieurement, les présentes
clauses prévaudront.
© 3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01 ESBLY 3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 21/37 N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
Clause 5
Clause d’amarrage
a. Toute entité qui n'est pas partie aux présentes clauses peut, avec l'accord de toutes les parties, y adhérer à
tout moment, en qualité soit de responsable du traitement soit de sous-traitant, en complétant les annexes et en
signant l'annexe |.
b. Une fois que les annexes mentionnées au point a) sont complétées et signées, l'entité adhérente est considérée
comme une partie aux présentes clauses et jouit des droits et est soumise aux obligations d'un responsable du
traitement ou d’un sous-traitant, conformément à sa désignation à l'annexe |. c. Les présentes clauses ne créent pour la partie adhérente aucun droit ni aucune obligation pour la période
précédant l'adhésion.
SECTION II
OBLIGATIONS DES PARTIES
Clause 6
Description du ou des traitements
Les détails des opérations de traitement, et notamment les catégories de données à caractère personnel et les finalités
du traitement pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du
traitement, sont précisés à l'annexe Il.
Aucun outil de calculs automatisés (algorithmes) ou outils d'intelligence Artificielle n'est utilisé concernant le traitement
des données personnelles.
Clause 7
Obligations des parties
7.1. Instructions
a. Le sous-traitant ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du
traitement, à moins qu’il ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'État membre
auquel il est soumis. Dans ce cas, le sous-traitant informe le responsable du traitement de cette obligation
juridique avant le traitement, sauf si la loi le lui interdit pour des motifs importants d'intérêt public. Des
instructions peuvent également être données ultérieurement par le responsable du traitement pendant toute la
durée du traitement des données à caractère personnel. Ces instructions doivent toujours être documentées.
b. Le sous-traitant informe immédiatement le responsable du traitement si, selon lui, une instruction donnée par le
responsable du traitement constitue une violation du règlement (UE) 2016/679 / du règlement (UE) 2018/1725
ou d'autres dispositions du droit de l'Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données.
c. Il est entendu entre les deux parties, que les traitements listés en Annexe Il, constituent les instructions
générales du Responsable de traitement dans ce cadre contractuel. Toute instruction complémentaire fera l'objet
d'une instruction écrite de la part du Responsable de traitement.
d. Pour l'exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement (Client) met à la disposition du
sous-traitant (Prestataire) les informations nécessaires suivantes : a. La liste, les qualifications et les informations de contact des personnels de la Collectivité intervenant
dans le processus de maintenance,
b. Le cas échéant la liste, les qualifications et les informations de contact des personnels des autres sous-
traitants de la Collectivité intervenant dans le processus de maintenance,
c. Toutes les procédures, codes d'accès, moyens techniques ou physiques et tout autre document utile
pour permettre l'exécution des services objet du contrat dans les meilleures conditions (télémaintenance,
prise en main à distance, documentations techniques, etc.),
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Reçu en préfecture le 07/03/2025
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d. L'accès aux règlements de la Collectivité. ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
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7.2. Limitation de la finalité
Le sous-traitant traite les données à caractère personnel uniquement pour la ou les finalités spécifiques du traitement,
telles que définies à l'annexe |, sauf instruction complémentaire du responsable du traitement.
7.3. Durée du traitement des données à caractère personnel
Le traitement par le sous-traitant a lieu le temps de la relation contractuelle.
7.4. Sécurité du traitement
a. Le sous-traitant met au moins en œuvre les mesures techniques et organisationnelles précisées à l'annexe Ill
pour assurer la sécurité des données à caractère personnel. Figure parmi ces mesures la protection des
données contre toute violation de la sécurité, entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la
perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ou l'accès non autorisé à de
telles données (violation de données à caractère personnel). Lors de l'évaluation du niveau de sécurité
approprié, les parties tiennent dûment compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la
nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes
concernées.
b. Le sous-traitant n’accorde aux membres de son personnel l'accès aux données à caractère personnel faisant
l'objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l'exécution, à la gestion et au suivi du contrat.
Le sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s'engagent
à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.
7.5. Données sensibles
Si le traitement porte sur des données à caractère personnel révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions
politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques
ou des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant
la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique, ou des données
relatives aux condamnations pénales et aux infractions (« données sensibles »)}, le sous-traitant applique des limitations
spécifiques et/ou des garanties supplémentaires.
1.6. Documentation et conformité
a. Les parties doivent pouvoir démontrer la conformité avec les présentes clauses.
b. Le sous-traitant traite de manière rapide et adéquate les demandes du responsable du traitement concernant le
traitement des données conformément aux présentes clauses.
c. Le sous-traitant met à la disposition du responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour
démontrer le respect des obligations énoncées dans les présentes clauses et découlant directement du
règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725. À la demande du responsable du traitement, le
sous-traitant permet également la réalisation d’audits des activités de traitement couvertes par les présentes
clauses et y contribue, à intervalles raisonnables ou en présence d'indices de non-conformité. Lorsqu'il décide
d'un examen ou d’un audit, le responsable du traitement peut tenir compte des certifications pertinentes en
possession du sous-traitant. S'agissant du recueil d'informations portant sur la sécurité même des systèmes et
infrastructures du sous-traitant, les auditeurs externes (entreprises privées) désignés par le responsable de
traitement peuvent faire l'objet d’une enquête préalable par les services du sous-traitant avant de pouvoir
procéder à tout audit technique. Cette enquête aura pour objectif de vérifier la probité de l'auditeur et l'absence
de conflit d'intérêt.
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3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) 2.6 23/37 N° 20250226-MPF345SA-R = 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Reçu en préfecture le 07/03/2025
d.
€.
Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Publié le
Le responsable du traitement peut décider de procéder lui-même à l'audit qd. Man AUOUL 6 pec-DE indépendant. Les audits peuvent également comprendre des inspections d physiques du sous-traitant et sont, le cas échéant, effectués moyennant un préavis raisonnable. Les parties mettent à la disposition de l'autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes, dès que celles-ci en font la demande, les informations énoncées dans la présente clause, y compris les résultats de tout audit.
1.7. Recours à des sous-traitants ultérieurs
a. Le sous-traitant dispose de l'autorisation générale du responsable du traitement pour ce qui est du recrutement
de sous-traitants ultérieurs sur la base d’une liste convenue. Le sous-traitant informe spécifiquement par écrit le
responsable du traitement de tout projet de modification de cette liste par l'ajout ou le remplacement de sous-
traitants ultérieurs au moins 10 jours à l'avance, donnant ainsi au responsable du traitement suffisamment de
temps pour pouvoir s'opposer à ces changements avant le recrutement du ou des sous-traitants ultérieurs
concernés. Le sous-traitant fournit au responsable du traitement les informations nécessaires pour lui permettre
d'exercer son droit d'opposition.
. Lorsque le sous-traitant recrute un sous-traïtant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques
(pour le compte du responsable du traitement), il le fait au moyen d’un contrat qui impose au sous-traitant
ultérieur, en substance, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles imposées au
sous-traitant en vertu des présentes clauses. Le sous-traitant veille à ce que le sous-traitant ultérieur respecte
les obligations auxquelles il est lui-même soumis en vertu des présentes clauses et du règlement (UE) 2016/679
et/ou du règlement (UE) 2018/1725.
. À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant lui fournit une copie de ce contrat conclu avec le
sous-traitant ultérieur et de toute modification qui y est apportée ultérieurement. Dans la mesure nécessaire à la
protection des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les données à caractère
personnel, le sous-traitant peut expurger le texte du contrat avant d’en diffuser une copie.
. Le sous-traitant demeure pleinement responsable, à l'égard du responsable du traitement, de l'exécution des
obligations du sous-traitant ultérieur conformément au contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur. Le sous-
traitant informe le responsable du traitement de tout manquement du sous-traitant ultérieur à ses obligations
contractuelles.
. Le sous-traitant convient avec le sous-traitant ultérieur d'une clause du tiers bénéficiaire selon laquelle — dans le
cas où le sous-traitant a matériellement disparu, a cessé d'exister en droit ou est devenu insolvable — le
responsable du traitement a le droit de résilier le contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de donner
instruction au sous-traitant ultérieur d'effacer ou de renvoyer les données à caractère personnel.
7.8. Transferts internationaux
. Aucun transfert de données personnelles vers un pays tiers ou une organisation internationale hors UE n'est
effectué à ce jour.
. Toutefois, un transfert par le sous-traitant pourrait être effectué, uniquement sur la base de l'accord préalable et
d'instructions documentées du responsable du traitement, ou afin de satisfaire à une exigence spécifique du
droit de l’Union ou du droit de l'État membre à laquelle le sous-traitant est soumis. Le transfert s'effectuera
conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 ou du règlement (UE) 2018/1725. Le sous-traitant
aura obligation d'en informer le responsable de traitement.
. Le responsable du traitement convient que lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur
conformément à la clause 7.7 pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du
responsable du traitement) et que ces activités de traitement impliquent un transfert de données à caractère
personnel au sens du chapitre V du règlement (UE) 2016/679, le sous-traitant et le sous-traitant ultérieur
peuvent garantir le respect du chapitre V du règlement (UE) 2016/679 en utilisant les clauses contractuelles
types adoptées par la Commission sur la base de l'article 46, paragraphe 2, du règlement (UE) 2016/679, pour
autant que les conditions d'utilisation de ces clauses contractuelles types soient remplies.
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ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
Clause 8
Assistance au responsable du traitement
a. Le sous-traitant informe sans délai le responsable du traitement de toute demande qu'il a reçue de la part de la
personne concernée. Îl ne donne pas lui-même suite à cette demande, à moins que le responsable du traitement
des données ne l'y ait autorisé.
b. Le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement pour ce qui est de remplir l'obligation qui lui
incombe de répondre aux demandes des personnes concernées d'exercer leurs droits, en tenant compte de la
nature du traitement. Dans l'exécution de ses obligations conformément aux points a) et b), le sous-traitant se
conforme aux instructions du responsable du traitement. Le sous-traitant pourra également répondre à une
demande d'exercices de droits au nom du responsable de traitement, lorsque ce dernier n'a pas les moyens techniques d'y répondre.
c. Outre l'obligation incombant au sous-traitant d'assister le responsable du traitement en vertu de la clause 8,
point b)}, le sous-traitant aide en outre le responsable du traitement à garantir le respect des obligations
suivantes, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant :
a. l'obligation de procéder à une évaluation de l'incidence des opérations de traitement envisagées sur la
protection des données à caractère personnel (« analyse d'impact relative à la protection des données »)
lorsqu'un type de traitement est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des
personnes physiques. Le sous-traitant a également obligation d'assistance au responsable de traitement
pour toute réalisation d'une analyse d'impact ;
b. l'obligation de consulter l'autorité de contrôle compétente/les autorités de contrôle compétentes
préalablement au traitement lorsqu'une analyse d'impact relative à la protection des données indique que
le traitement présenterait un risque élevé si le responsable du traitement ne prenait pas de mesures pour
atténuer le risque ;
c. l'obligation de veiller à ce que les données à caractère personnel soient exactes et à jour, en informant
sans délai le responsable du traitement si le sous-traitant apprend que les données à caractère
personnel qu'il traite sont inexactes ou sont devenues obsolètes :
d. les obligations prévues à l'article 32 du règlement (UE) 2016/679.
d. Le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement lors de la consultation préalable de l'autorité de
contrôle.
e. Les parties définissent à l'annexe lil les mesures techniques et organisationnelles appropriées par lesquelles le
sous-traitant est tenu de prêter assistance au responsable du traitement dans l'application de la présente
clause, ainsi que la portée et l'étendue de l'assistance requise.
Clause 9
Notification de violations de données à caractère personnel
En cas de violation de données à caractère personnel, le sous-traitant coopère avec le responsable du traitement et lui
prête assistance aux fins de la mise en conformité avec les obligations qui lui incombent en vertu des articles 33 et 34
du règlement (UE) 2016/679, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous- traitant.
9.1. Violation de données en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement
En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le responsable du
traitement, le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement :
a. aux fins de la notification de la violation de données à caractère personnel à l’autorité de contrôle
compétente/aux autorités de contrôle compétentes, dans les meilleurs délais après que le responsable du
traitement en a eu connaissance, le cas échéant (sauf si la violation de données à caractère personnel est peu
susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques) ;
b. aux fins de l’obtention des informations suivantes qui, conformément l’article 33, paragraphe 3, du règlement
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3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 25/37 N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
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(UE) 2016/679, doivent figurer dans la notification du responsable du traiter] 51 53; 517701713:20280228:202516 DEc-0E a. la nature des données à caractère personnel, y compris, si possible, TES Cat gores ETTE TOME approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
b. les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
c. les mesures prises ou les mesures que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à
la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer
les éventuelles conséquences négatives.
Lorsque, et dans la mesure où, il n'est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, la notification
initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et, à mesure qu'elles deviennent disponibles, des
informations supplémentaires sont communiquées par la suite dans les meilleurs délais.
a. aux fins de la satisfaction, conformément à l'article 34 du règlement (UE) 2016/679, de Fobligation de
communiquer dans les meilleurs délais la violation de données à caractère personnel à la personne concernée,
lorsque la violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les
droits et libertés des personnes physiques.
9.2. Violation de données en rapport avec des données traitées par le sous-traitant
En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le sous-traitant, celui-ci
en informe le responsable du traitement dans un délai maximum de 4 heures, après en avoir pris connaissance, par
courrier électronique à l'adresse du DPO du responsable des traitements (Client). Cette notification contient au moins :
a. une description de la nature de la violation constatée (y compris, si possible, les catégories et le nombre
approximatif de personnes concernées par la violation et d'enregistrements de données à caractère personnel
concernés) ;
b. les coordonnées d'un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues
au sujet de la violation de données à caractère personnel ;
c. ses conséquences probables et les mesures prises ou les mesures qu'il est proposé de prendre pour remédier
à la violation, y compris pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Lorsque, et dans la mesure où, il n'est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, la notification
initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et, à mesure qu’elles deviennent disponibles, des
informations supplémentaires sont communiquées par la suite dans les meilleurs délais.
Les parties définissent à l'annexe III tous les autres éléments que le sous-traitant doit communiquer lorsqu'il prête
assistance au responsable du traitement aux fins de la satisfaction des obligations incombant à ce dernier en vertu des
articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679.
SECTION III
DISPOSITIONS FINALES
Clause 10
Non-respect des clauses et résiliation
a. Sans préjudice des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725, en cas de
manquement du sous-traitant aux obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses, le responsable
du traitement peut donner instruction au sous-traitant de suspendre le traitement des données à caractère
personnel jusqu'à ce que ce dernier se soit conformé aux présentes clauses ou jusqu'à ce que le contrat soit
résilié. Le sous-traitant informe rapidement le responsable du traitement s'il n'est pas en mesure de se
conformer aux présentes clauses, pour quelque raison que ce soit.
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ESBLY
3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 26/37 N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
b. Le responsable du traitement est en droit de résilier le contrat dans la mesul: 12: 077:217701718-20250228-202516 DEC-DE
— _ 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
données à caractère personnel confarmément aux présentes clauses si :
a. le traitement de données à caractère personnel par le sous-traitant a été suspendu par le responsable du
traitement conformément au point a) et le respect des présentes clauses n'est pas rétabli dans un délai
raisonnable et, en tout état de cause, dans un délai d'un mois à compter de la suspension ;
b. le sous-traitant est en violation grave ou persistante des présentes clauses ou des obligations qui lui
incombent en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725 ;
c. le sous-traitant ne se conforme pas à une décision contraignante d'une juridiction compétente ou de
l'autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes concernant les obligations qui
lui incombent en vertu des présentes clauses ou du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE)
2018/1725.
c. Le sous-traitant est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de données à
caractère personnel en vertu des présentes clauses lorsque, après avoir informé le responsable du traitement
que ses instructions enfreignent les exigences juridiques applicables conformément à la clause 7.1, point b), le
responsable du traitement insiste pour que ses instructions soient suivies.
d. À la suite de la résiliation du contrat, le sous-traitant supprime, selon le choix du responsable du traitement,
toutes les données à caractère personnel traitées pour le compte du responsable du traitement et certifie auprès
de celui-ci qu'il a procédé à cette suppression, ou renvoie toutes les données à caractère personnel au
responsable du traitement et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l'Union ou le droit national
n'impose de les conserver plus longtemps. Le sous-traitant continue de veiller à la conformité aux présentes
clauses jusqu'à la suppression ou à la restitution des données.
T 3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
ESBLY
3D Quest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 27137
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
CCT - ANNEXE ! : Liste des parties | 12 :077-217701713-20260228-2025 16 DEC-DE
RESPONSABLE DU TRAITEMENT (Client)
Raison sociale : ESBLY
Adresse : 7 rue Victor Hugo 77450 ESBLY
Coordonnées du DPO :
+ Entité (ex : Mairie, Nom de l'organisme externe, etc.) : ADICO
+ Email : dpo@adico.fr
+ Téléphone(s) : 0344084040
+ Adresse postale : 5 RUE JEAN MONNET 60000 BEAUVAIS
SOUS-TRAITANT (Prestataire)
Raison sociale : 3D Ouest
Adresse : 5 rue Louis de Broglie, 22300 LANNION
Coordonnées du DPO :
Entité : 3D Ouest
Email : dpo@3douest.com
Téléphone : 02 57 98 00 06
Adresse postale : DPO 3D Ouest, 5 rue Louis de Broglie, 22300 LANNION
Traitement des coordonnées du DPO
Note : il est possible que les coordonnées des DPO ne contiennent aucune donnée personnelle, mais cela peut
potentiellement être le cas, c'est pourquoi ce traitement est identifié dans notre registre des traitements externes. Nous
vous conseillons de fournir une adresse e-mail générique (ex : dpo@mairie.fr), plutôt que nominative (ex :
paul.martin@mairie.fr).
« Description : collecte, conservation et diffusion des coordonnées du DPO du Responsable de traitement
e Finalités :
e point de contact entre 3D Ouest et le Responsable de traitement, concernant les questions RGPD (par
exemple, en cas de violation de données ou de demande d'exercice des droits) ;
° ajout dans le logiciel "GRC" du sous-traitant pour les retrouver rapidement et permettre l'affichage sur les
sites web des logiciels (cf. finalité suivante) ;
° l'adresse e-mail sera affichée dans le site web du logiciel (portail client et/ou public), sur les pages
"Données personnelles", afin que le public puisse exercer ses droits relatifs au RGPD. Si l'email du DPO
du Responsable de traitement n'est pas fourni par ce dernier, c'est celui du DPO de 3D Ouest qui sera
affiché par défaut.
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© ESBLY 3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 28/37
N° 20250226-MPF345SA-R — 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
ID :077-217701713-20250228-2025 16 DEC-DE
Base légale : contrat entre le Responsable de traitement et le sous-traitant
Catégorie de personnes concernées : le DPO du Responsable de traitement (interne ou externalisé)
Catégorie de données personnelles concernées : n° téléphone professionnel, adresse mail professionnelle,
adresse postale professionnelle.
Destinataires des données : personnel de 3D Ouest, Personnel du Responsable de traitement, public
Mesures de sécurité : mesures décrites dans ce contrat aux pages "CCT - Annexe III : Mesures techniques et
organisationnelles"
Droits des personnes concernées : vous pouvez accéder aux données vous concernant et en obtenir une
copie, obtenir la rectification de données inexactes ou incomplètes. Pour toute question concernant les
traitements de vos données à caractère personnel et pour toute demande relative à l'exercice de vos droits, vous
pouvez contacter le DPO de 3D Ouest aux coordonnées inscrites sur cette même page.
Réclamation : si vous estimez que le traitement de vos données effectué par 3D Ouest constitue une violation
du RGPD), vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL {https:/www.cnil.fr/fr/plaintes).
© 3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01 ESBLY 3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 29/37 N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Reçu en préfecture le 07/03/2025 ee
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CCT - ANNEXE II : Description du traité 1D:077-217701713-20250228-2025 16 DEC-DE
Catégories de personnes concernées, catégories de données et données à caractère personnel traitées
(eee ER ee et Catégorie de données j Détail des données concernées personnelles
(ONE ele Lee LE RE EAN NT LS
Personnels chargés de identité civilité, nom“, prénom”,
l'utilisation et de _ | | au | | l'administration du logiciel coordonnées adresse email professionnelle*, n° téléphone fixe / mobile
chez le Responsable du — TT on
traitement données de connexion login*, mot de passe”, adresses IP, journal des actions
Côté Utilisateurs finaux des Services du Responsable de traitement
| civilité, nom, prénom, code Client, date et lieu de identité 1 U : | naissance, fonction
: adresse postale, adresse email personnelle”, n° coordonnées 1e | .
| téléphone fixe / mobile Clients / contacts ——_’. 7) + ——— mm + isun +
données de connexion : login“, mot de passe”, adresses IP, journal des actions
informations d'ordre
économique et financier nom de banque, numéro de chèque
* champs obligatoires
Nature du traitement
Le sous-traitant (PRESTATAIRE) est autorisé à traiter pour le compte du responsable des traitements (CLIENT) les données à caractère personnel nécessaires pour fournir les services de maintenance et tierce maintenance applicative.
Ces prestations permettent le maintien en condition opérationnelle des matériels et/ou logiciels à titre préventif, correctif ou
évolutif.
Par préventif, on entend les mesures d'entretien exécutées pour éviter la survenance d'anomalies.
Par correctif, on entend les mesures consistant à corriger les anomalies.
Par évolutif, on entend les mesures de maintenance visant à faire évoluer ou à adapter une ou plusieurs applications, afin d'intégrer de nouvelles fonctions, d'en améliorer le fonctionnement ou de prendre en compte de nouvelles dispositions ‘législatives ou réglementaires. ‘|
Par tierce maintenance applicative, on désigne les prestations qui consistent à conserver un programme informatique dans un état lui permettant de remplir sa fonction.
Les traitements réalisés sur les données à caractère personnel peuvent porter sur les opérations suivantes :
e la consultation des données,
e la création ou la modification des données,
e l'import et l'export de données,
e la sauvegarde ou restauration de données,
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© ESBLY 3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 30/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le EM e la sécurisation des données (chiffrement-déchiffrement), ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
+ l'archivage, l’anonymisation ou la suppression de données,
e la récupération et le nettoyage de données.
Finalité(s) pour laquelle (lesquelles) les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du traitement
Ce service permet aux administrés, particuliers ou professionnels, de réserver des infrastructures mises à disposition par le client. Des données sont nécessairement collectées pour assurer ce service.
Le traitement des données à caractère personnel a pour finalités : e l'optimisation des opérations administratives, comptables et organisationnelles du responsable de traitement, dans le cadre de l'exercice de son métier ou de ses missions ;
e la génération de statistiques.
Durée du traitement
e Le temps de la relation contractuelle entre le sous-traitant et le responsable des traitements.
e Les durées de chaque traitement incombent au responsable des traitements. En l'absence d'instructions précises de sa part, le sous-traitant définit les durées des traitements et les bases légales de la manière suivante :
Catégorie de personnes concernées Durée Base légale
Personnels chargés de l'utilisation et de
l'administration du logiciel, chez le Le temps de la relation contractuelle Contrat Responsable du traitement
Les données personnelles traitées sont anonymisées
automatiquement au bout de 25 mois sans location Contrat
h et manuellement sur demande
Utilisateurs finaux
Les données de facturation (contrats, devis, factures,
reçus) sont conservées 10 ans. Obligation légale
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3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 31/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Recçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
CCT - ANNEXE Ill : Mesures techniques et organ|:12:077217701713-20250228-202516 DEC-DE
Le sous-traitant (Prestataire) s'engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles, y compris celles garantissant un niveau de sécurité adapté au risque.
Le traitement des données à caractère personnel se limite à ce qui est strictement nécessaire pour répondre aux besoins du responsable du traitement (Client).
1. Contrôle d'accès physique aux locaux et aux installations
e Sécurité des locaux et des postes informatiques chez 3D Ouest :
e double système de verrouillage pour l'accès aux bureaux des personnels,
° chiffrement des postes et des NAS pour garantir la protection des données traitées (import initial, export,
etc.),
verrouillage de tous les postes par login/mot de passe dur,
utilisation d'un gestionnaire de mot de passe, certifié par l'ANSSI,
utilisation d'un VPN dans le cas d’accès distant,
mise à jour automatique des systèmes d'exploitation et applications,
verrouillage automatique des sessions en cas de non utilisation.
Oo
©
©
o
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2. Contrôle d'accès aux données, aux systèmes
+ Mesures de chiffrement :
e site accessible en https TLS 1.2,
e mots de passe stockés avec BCrypt.
+ Mesures d'identification et d'autorisation de l'utilisateur :
e contraintes sur les mots de passe (8 caractères minimum, À chiffre, 1 minuscule, 1 majuscule et 1
caractère spécial sont requis au minimum),
° blocage de compte au bout de 3 tentatives,
° paramétrage fin des autorisations en consultation / modification / suppression des données dans les
logiciels, par "rôles" utilisateurs (ex : administrateur, invité, comptable, etc.).
* Mesures de protection des données pendant le stockage :
° chaque serveur dispose de son propre système de réplication de données (Raïd 1) grâce à 2 disques
durs par machine.
° hébergement des données par nos sous-traitants :
° sauvegarde en France dans un data center différent de celui du serveur d'exploitation,
° hébergeurs choisis pour leur compétence reconnue en matière de sécurité informatique.
+ Mesures visant à garantir l'enregistrement des événements :
e traçabilité des actions et gestion des preuves :
° conservation des traces d'audit des activités sur le système informatique (accès utilisateurs,
accès et actions administrateurs, changements des paramètres de sécurité des systèmes, etc.),
° horodatage fiable des traces d'audit,
e durée de conservation des traces garantie (a minima un an, sauf contrainte réglementaire).
° logs de connexion des utilisateurs (adresse IP et heure de connexion),
° journal d'action dans le logiciel (identification de l'utilisateur ayant modifié les données).
+ Mesure visant à assurer la configuration des systèmes : utilisation de Puppet.
+ Mesure visant à garantir la minimisation des données : une base légale pour chaque finalité de traitement de
données personnelles a été établie, pour les logiciels 3D Ouest (consentement, contrat, obligation légale,
mission d'intérêt public, intérêt légitime ou sauvegarde des intérêts vitaux). Ainsi, un traitement concernant une donnée à caractère personnel, qui n'aurait pas de base légale, ne pourrait être justifié et est donc supprimé.
+ Mesure visant à garantir une conservation limitée des données : anonymisation manuelle et/ou automatique des
données à l'issue du délai de conservation détaillé dans l'annexe II.
T 3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
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Reçu en préfecture le 07/03/2025
Pull ET ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE — 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
3. Contrôle de disponibilité
« Système de monitoring
° Prometheus avec alerte mail,
° l'accès à la page de connexion est testé toutes les 5 minutes et un sms est automatiquement renvoyé au
support en cas de problème.
e Sauvegarde chiffrée toutes les 4 heures.
« Dump des bases de données :
e deux fois par jour pendant 99 jours,
° au-delà de 99 jours, une sauvegarde par semaine est conservée.
+ Système de sauvegarde des binlogs :
° permet de revenir à la transaction près,
e stocké 90 jours.
4. Mesures internes et Sensibilisation
Le sous-traitant (Prestataire) s'engage à mettre en œuvre toutes les mesures de sécurité prévues par les textes et
recommandations en vigueur dans notre contexte public : notamment le RGS (Référentiel Général de Sécurité) et les
recommandations de l'ANSSI.
Ces mesures s'appliquent dès lors que le sous-traitant agit avec des moyens humains et techniques placés sous sa
responsabilité, qui ne dépendent pas directement de la Collectivité (infrastructures, internet, personnels, etc.).
+ Seuls les ports strictement nécessaires sont ouverts sur les serveurs (80 / 443 / 22).
+ Accès aux serveurs en ssh uniquement via clé privée.
* Politique de sécurité chez 3D OUEST au regard des données personnelles :
° désignation d'un DPO (Délégué à la Protection des Données personnelles),
° maîtrise technique complète de la chaine de traitement des données,
° sensibilisation de l'ensemble des personnels au RGPD et au traitement des données à caractère
personnel,
° formation interne spécifique des personnels techniques (administrateurs & développeurs) à la sécurité
des systèmes informatiques et au développements Privacy by Design et Privacy by Default,
e formation continue des cadres — réunions par thématique avec le DPO,
° mise à disposition de tous les personnels d'une base documentaire RGPD,
° politique de sécurité concernant la connexion au bureau à distance (télétravail).
e Charte informatique, incluant un chapitre "Confidentialité de l'information et obligation de discrétion", signée par
tous les salariés de 3D Ouest.
+ Mesure visant à garantir la qualité des données : validation fine des données personnelles pouvant être vérifiées
(téléphone, mail, adresse), lors de la saisie utilisateur.
5. Mesures visant à garantir la responsabilité
e Le responsable des traitements (Client) reconnait avoir connaissance de l'ensemble des fonctionnalités mises à
sa disposition par le sous-traitant (Prestataire) au moment de la mise en place de l'application.
+ Le sous-traitant (Prestataire) s'engage de son côté à l'informer de toute nouvelle fonctionnalité jouant un rôle
dans le traitement des données à caractère personnel.
+ Le responsable du traitement (Client) prend l'engagement de ne pas faire usage, ni détourner les fonctionnalités
du logiciel pour réaliser des actions sortant du strict cadre pour lequel l'application a été conçue.
+ Le sous-traitant (Prestataire) ne saurait être tenu responsable de l'usage fait, hors du cadre du RGPD, par le
responsable des traitements (Client), des fonctionnalités dont dispose le logiciel et notamment de :
e l'envoi de mails ou sms à caractère publicitaire sans le consentement préalable du tiers,
e l'envoi de mails ou sms relatifs à un sujet sans rapport avec l'objectif initial du logiciel,
° l'usage des champs libres pour l'enregistrement de données à caractère personnel et ou sensible, sans
rapport avec l'objectif initial du logiciel,
3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01
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3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 33/37
N° 20250226-MPF345SA-R — 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE
o l'enregistrement et le stockage de fichiers et documents comportant
domaine objet du traitement réalisé par le logiciel,
Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le
ID:077:217701713:20250228-2025 16 DEC-DE
e les sauvegardes de bases de données et exports (Excel, PDF, csv) faits à partir du logiciel.
6. Procédure de fin de sous-traitance
+ Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, le sous-traitant s'engage à renvoyer
toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement, lorsque ce dernier en fait la demande
expresse (Article 7 de ce contrat de maintenance).
° Le renvoi s’accompagnera de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d'information du
sous-traitant et de tous les acteurs éventuels de la chaîne de sous-traitance sous sa responsabilité.
+ Le sous-traitant (Prestataire) pourra justifier par écrit, à la demande du responsable des données (Client), de la
destruction effective des données.
© 3D Ouest 3D OUEST - www.3douest.com - support-salle@3douest.com - 02 56 66 20 01 ESBLY Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 34/37 N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
— 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Publié le
CCT - ANNEXE IV : Liste de sous-traitants ul 10:077:217701713-20250228-202516 DEC-DE
Le responsable du traitement autorise le recours aux sous-traitants listés ci-dessous. Comme le stipule l'article 7.7, point
a) de ce contrat, tout recours par le sous-traitant à d'autres sous-traitants sera soumis à accord du responsable de
traitement.
1 - OVH
+ Objet et nature du traitement : hébergement des serveurs d'application et sauvegarde pour 3D Ouest
{localisation en France).
° Durée du traitement : le temps de la relation contractuelle
+ Adresse : 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France
+ Annexe traitement de données à caractère personnel ou "DPA" :
https://stor .ovh.net/v1/AUTH_ 32571 7c64897 4a472 tr 70994f7-OVH_Dat
a_Protection_Agreement-FR-5.0.pdf
e Contacts :
e Création d’un ticket dans son Interface de Gestion compte client,
e Utilisation du formulaire de contact prévu à cet effet sur le Site Internet d'OVHcloud,
° En contactant son Service support OVHcloud,
° Par courrier postal à l'adresse : OVH S.AS, Délégué à la Protection des Données, 2 rue Kellermann,
59100 Roubaix.
2 - SCALEWAY
° Objet et nature du traitement : hébergement des serveurs d'application et sauvegarde pour 3D Ouest
(localisation en France).
+ Durée du traitement : le ternps de la relation contractuelle
+ Adresse : 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, France
e Accord de sous-traitance du traitement de données à caractère personnel
280602. 1645111821- 1175778784, 1645111821
° Contacts :
o DPO de Scaleway : dpo@iliad.fr
° Équipe Privacy de Scaleway : privacy@scaleway.com
e Notification de violation de données : securitv@scaleway.com
e Politique de confidentialité de Scaleway : https://www.scaleway.com/fr/politique-confidentialite
3 — UNYONSYS
° Objet et nature du traitement : mise à niveau et aide au monitoring des systèmes informatiques de 3D Ouest
(localisation en France).
Durée du traitement : le temps de la relation contractuelle
Adresse : 4 Rue Guy de Maupassant, 29200 Brest, France
Accord de sous-traitance du traitement de données à caractère personnel : consulter 3D Ouest
Contact :
° Dirigeant : M. Bruno LEON
° Téléphone : 06 86 86 22 23
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4 — POSITIVE GROUP FRANCE SAS (TIPIMAIL)
+ Objet et nature du traitement : envoi de mails
° Durée du traitement: le temps de la relation contractuelle
+ Adresse: 3 avenue Antoine Pinay, Parc d'activités des 4 vents, 59510 Hem, France
+ Accord de traitement sur les données personnelles : htips://fr.tipimail.com/dpa + Contact DPO : dpo@positive-group.com
Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
Publié le ER
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es 3D OUEST - SALLE MUNICIPALE Reçu en préfecture le 07/03/2025 ET
Publié le
ID :077-217701713-20250228-202516 DEC-DE
ACCEPTATION DU CONTRAT DE MAINTENANCE ET DES CCT
Le bon de commande associé doit être signé en première partie de ce document, et les informations sur votre
DPO vérifiées et/ou complétées en Annexe 1 des CCT.
Fait à Lannion
En deux exemplaires originaux pour chacune des parties
La signature vaut acceptation pleine et totale de l'ensemble des clauses du Contrat de Maintenance et des
Clauses Contractuelles Types relatives au RGPD.
Pour 3D OUEST Pour le Client
Laurent DELATTRE
Président Le 14 1OÀ ; DAS
Nom et qualité du signataire : AUES
7a OUES EN
F 1 D a — Tan
s. / Signature et Cachet: Le Maire,
| histain DELVAUX
À ; Sets /
NS Psooues
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3D Ouest Proposition commerciale & contrat de maintenance (Renouvellement) v2.6 37/37
N° 20250226-MPF345SA-R Envoyé en préfecture le 07/03/2025
Reçu en préfecture le 07/03/2025
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