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Déliberation - Delib2023.12.07 Location de Salle Paul Buisine annexe1 tamponne
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Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Logement,
Règlement de location de la salle Paul Buisine | 1/4
Règlement d’utilisation
de la salle « Paul Buisine »
DATE DE LA LOCATION :
Responsable du Projet évènementiel :
Adresse :
Téléphone :
Mail :
Date de la réservation :
LA SALLE « PAUL BUISINE », SITUÉE 79 RUE DE SECLIN,
EST MISE À DISPOSITION DES PERSONNES PRIVÉES SUR LA BASE DU RÈGLEMENT SUIVANT :
ARTICLE 1 – CONVENTION
L’utilisation de la salle fait l’objet d’une convention entre la Commune et l’organisateur de la manifestation. Cette convention sera signée lors de la réservation définitive.
ARTICLE 2 – UTILISATION
La Salle « Paul Buisine » est mise à disposition pour des manifestations privées de type familial avec ou sans repas, voire séminaire. Toutes les autres utilisations sont exclues.
Les demandes des habitants de la Commune de Vendeville seront traitées en priorité. Toute sous-location est strictement interdite (voir article 8). La Municipalité se réserve le droit de procéder à des contrôles durant l'utilisation de la salle.
ARTICLE 3 – RESERVATION
Une demande de réservation écrite doit être déposée en Mairie (papier/courriel). Une réponse définitive sera transmise dans un délai maximum de deux semaines. La réservation définitive sera actée par le retour de la convention signée, accompagnée des pièces demandées, dans un délai de dix jours. Passé ce délai, la salle sera remise en location.
Aucune demande de réservation ne sera examinée plus de sept mois avant la date de la manifestation pour les vendevillois et quatre mois pour les extérieurs.
L’utilisateur justifiera de son domicile auprès du service gestionnaire.
ARTICLE 4 - CAPACITE DE LA SALLE
La Salle « Paul Buisine » peut accueillir au maximum de 50 personnes assises pour un repas. L’utilisateur ne devra en aucun cas dépasser ce nombre de participants.
ARTICLE 5 - LOCAUX MIS A DISPOSITION
La Salle « Paul Buisine » comporte :
une salle d’environ 80 m².
une cuisine permettant le réchauffage, un réfrigérateur et un lave-vaisselle.
un portant équipé de cintres.
une cour privée.
des sanitaires avec accès PMR
des poubelles dans la cour
la vaisselle est fournie avec la salle : une liste de vaisselle à retenir est à retourner en mairie au plus tard
huit jours avant la date de la manifestation. Toute casse sera facturée selon le tarif en vigueur.
LA PUISSANCE ÉLECTRIQUE ÉTANT LIMITÉE, l’apport d'appareil de cuisson est interdit. L’apport de bouteille ou bonbonne de gaz est également interdit. Règlement de location de la salle Paul Buisine | 2/4
ARTICLE 6 – TARIFS & CAUTIONS
Tarif week-end pour les Vendevillois : 300,00 €
Tarif week-end pour les extérieurs : 600,00 €
Tarif soirée (lun, mar, jeu) pour les Vendevillois : 100,00 €
Tarif soirée (lun, mar, jeu) pour les Extérieurs : 200,00 €
Tarif location écran interactif : 50,00 €
Les tarifs de location et le montant des cautions sont déterminés par le Conseil Municipal. Le tarif appliqué est celui en vigueur au jour de la signature de la convention.
Chèques à fournir Tarifs Week-end Vendevillois Tarifs Weekd-end Extérieur Tarifs soirée
(lun, mar, jeu)
Vendevillois
Tarifs soirée
(lun, mar, jeu)
Extérieur
Chèque de réservation 150 € 300 € 50 € 100 € Chèque du solde 150 € 300 € 50 € 100 € Chèque caution « ménages » 150 € 150 € 150 € 150 € Chèque caution « vaisselle, mobilier et
petite dégradation immobilière » 200 € 200 € 200 € 200 € Chèque caution « dégradations
conséquentes » 1 000 € 1 000 € 1 000 € 1 000 €
Les chèques sont à mettre à l’ordre du Trésor Public
Chèque de caution « dégradations conséquentes »
Ce chèque de garantie d’un montant de 1 000 € est à déposer à la signature de la convention. Il sera rendu si aucune dégradation n’a été constatée à l’issue de la manifestation. Dans le cas contraire, il servira à la remise en état si nécessaire. Un dédommagement supplémentaire serait en outre réclamé si le chèque de caution ne permettait pas de régler toute la remise en état.
Un état des lieux sera établi avant et après utilisation de la salle.
La salle et le matériel devront être rendus dans l’état où ils ont été livrés.
Un chèque de caution « ménage et propreté »
Ce chèque de garantie d’un montant de 150 € est à déposer à la signature de la convention. En cas de non- respect des consignes d’entretien et rangement de matériel/vaisselle, le chèque de caution « ménage et propreté » sera encaissé d’office. (cf article 11 : Logistique - Entretien – Rangement)
Un chèque de caution « vaisselle, mobilier et petite dégradation immobilière » Ce chèque de garantie d’un montant de 200 € est à déposer à la signature de la convention. En cas de non- respect le chèque sera encaissé.
ARTICLE 7 – DESISTEMENT
En cas de désistement l’acompte (chèque de réservation cf article 6) est dû par le signataire de la convention et ne sera pas remboursé.
AUCUN DÉSISTEMENT ne sera accepté moins de soixante (60) jours pleins avant la date de location prévue et le solde de la location reste dû en intégralité par le signataire de la convention. En cas de force majeure, un remboursement pourra être étudié.
Si l’utilisateur, signataire de la convention, était amené à annuler une manifestation prévue, il devra prévenir par un écrit (papier/courriel) le service municipal gestionnaire, dès que possible. En cas de réquisition de la salle par les pouvoirs publics, aucun dédommagement ne sera dû par la commune.
ARTICLE 8 - "SOUS LOCATION"
Il est formellement interdit au bénéficiaire de la convention de céder la salle à une autre personne ou association ou d’y organiser une manifestation différente de celle prévue. En cas de constatation de tels faits, le dépôt de garantie ne sera pas rendu et le locataire ne pourra plus redemander la location de la salle. Règlement de location de la salle Paul Buisine | 3/4
ARTICLE 9 – HORAIRES D’UTILISATION ET REMISE DES CLÉS
La salle « Paul Buisine » servant de salle des mariages, de salle de réception communale et de bureau de vote, la municipalité se réserve son utilisation en priorité.
L’utilisateur peut disposer de la salle du samedi à partir de 16h00 et ce jusqu’au dimanche 22h00. Toutefois, en cas de non-occupation de la salle par la municipalité, l’utilisateur pourra occuper la salle dès réception des clés (le tarif restant le même). L’utilisateur sera prévenu de l’horaire dans les cinq jours précédents la location. La salle Paul Buisine étant référencée comme bureau de vote, en cas d’élections précipitées et décidées après la signature de la convention, la Municipalité s’efforcera de proposer à l’utilisateur un autre lieu dans la mesure de ses possibilités.
L’utilisateur se verra remettre les clés de la salle « Paul Buisine » directement à la salle, 79 rue de Seclin : LE VENDREDI À 10 HEURES. Un état des lieux sera effectué.
La restitution des clés ainsi que l’état des lieux se feront impérativement
LE LUNDI À 10 HEURES (sauf exception les lundis fériés).
Pour l’utilisateur disposant de la salle pour une soirée, les horaires de disposition de salle et de remise et restitution des clés seront communiqués à la remise du contrat signé par les deux parties.
ARTICLE 10 - RESPONSABILITE - SECURITE
Dès l’entrée dans la salle « Paul Buisine », l’utilisateur assurera la responsabilité des locaux. Il aura fourni une
attestation d’assurance multirisque responsabilité civile étendue à la mise à disposition de la salle « Paul
Buisine » + son contenu mobilier dont 1 écran tactile de 85’’ et son support mural d’une valeur neuve de 4 200 €
et sera responsable de la garantie des risques précisés dans le règlement d’utilisation.
Tout accident corporel ou matériel (notamment dû à une mauvaise utilisation du matériel) survenu entre la remise
et le retour des clés devra être couvert par ladite assurance de l'utilisateur.
La Commune décline toute responsabilité en cas de vol ou détérioration d’objets ou matériels appartenant à des
particuliers ou à des associations qui se trouvent dans l’enceinte de la salle ou à l’extérieur.
Le bénéficiaire de la mise à disposition s’assurera de la garantie de ces risques, sans recours contre la ville. Il est de
la responsabilité du locataire d’activer l’alarme avant de quitter les lieux.
Le locataire sera responsable du service d’ordre et de la sécurité à l’intérieur des locaux comme à leurs abords.
L’horaire limite d’utilisation d’une sonorisation est fixé à 1 HEURE du matin.
L’apport de bouteilles de gaz et d’appareils électroménagers sont strictement interdits.
L’entrée des animaux est interdite.
Le stationnement est INTERDIT devant la ferme située au 83, rue de Seclin.
ATTENTION :
En raison du coût de maintenance des extincteurs, si un extincteur est percuté abusivement, sans lien avec sa véritable utilisation, le locataire devra s’acquitter du prix de la recharge complète de celui-ci ainsi que de tous les frais s’y attenant. Le tarif de référence appliqué, sera celui du contrat de maintenance en cours, au moment du dégât constaté.
ARTICLE 11 – LOGISTIQUE - ENTRETIEN – RANGEMENT
Il est interdit de punaiser, de scotcher et de coller sur les murs ainsi que de suspendre des objets au plafond en soulevant les dalles.
Les approvisionnements en matériels et en denrées doivent se faire sans encombrer le couloir d’entrée, celui-ci devant rester accessible et totalement libre de tout objet.
L’entretien et la remise en place de la salle « Paul Buisine » doit être faits par l’utilisateur le dimanche soir au plus tard, afin que le lundi 10h00, lors de la remise des clés, il n’y ait que l’état des lieux à effectuer et que la commune puisse utiliser la salle immédiatement.
L’entretien et la remise en place de la Chiconnière sera assuré de la façon suivante et le locataire se chargera de : Règlement de location de la salle Paul Buisine | 4/4
Débarrasser de tous détritus, balayer et laver les lieux : hall, sanitaires, salle, cuisine, abords extérieurs
(parvis de la mairie) et la cour.
Un kit de nettoyage et des dosettes de produits d’entretien sont mis à disposition pour le nettoyage complet
de la salle.
Pour des raisons d’hygiène, le réfrigérateur et tous les éléments de cuisine (plans de travail, plaque de
cuisson, fours, lave-vaisselle etc..) doivent être lavés et rendus propres.
Vider et nettoyer le lave-vaisselle ainsi que les filtres
Nettoyer la vaisselle et la rendre propre et sèche
Nettoyer les chaises et les tables afin de les rendre propres et les remettre dans leur disposition initiale
Vérifier l’absence de mégots et de détritus dans la cour et sur le parvis de la mairie.
Respecter le tri sélectif des déchets dans les containers prévus à cet effet
Respecter l’environnement extérieur, les plantations et la végétation.
RAPPEL :
UN CHÈQUE DE CAUTION « MÉNAGE ET PROPRETÉ » DE 150 € EST DÉPOSÉ À LA SIGNATURE DE LA CONVENTION. EN CAS DE NON-RESPECT DES CONSIGNES D’ENTRETIEN ET RANGEMENT CONSTATÉ À L’ÉTAT DES LIEUX APRÈS UTILISATION DE LA SALLE, LE CHÈQUE DE CAUTION « MÉNAGE ET PROPRETÉ » SERA ENCAISSÉ.
ARTICLE 12 - RESPECT DES RIVERAINS
La salle « Paul Buisine » est située dans une zone habitée, afin d’éviter tout désagrément aux riverains, le bénéficiaire s’engage à ce que tous les participants quittent les lieux le plus silencieusement possible. L’usage des avertisseurs sonores des véhicules est prohibé, tant à l’arrivée qu’au départ de la salle. Vous veillerez également à ce que les règles du stationnement soient respectées.
Si une sonorisation est utilisée, sa puissance et son volume devront être limités de façon que les riverains ne subissent aucune gêne.
ARTICLE 13 – ENGAGEMENT
Le bénéficiaire s’engage à respecter et à faire respecter le présent règlement et les modalités contenues dans la convention. Il s'engage également à s'assurer de la fermeture des issues, des appareils électriques et des lumières avant de quitter les lieux.
IL EST INTERDIT DE :
PUNAISER, SCOTCHER ET COLLER SUR LES MURS AINSI QUE SUSPENDRE DES OBJETS AU PLAFOND SOUS LOUER LA SALLE
UTILISER LA SONORISATION AU-DELA DE 1 HEURE DU MATIN
SE STATIONNER SUR LE TROTTOIR DE LA FERME SITUÉE AU 83 RUE DE SECLIN APPORTER DES BOUTEILLES DE GAZ OU D’AUTRES APPREILS ELECTROMENAGERS FAIRE ENTRER DES ANIMAUX
Fait à Vendeville, le
FIN DU REGLEMENT DE LOCATION DE LA SALLE PAUL BUISINE
J’ai bien pris connaissance du règlement
Nom & Signature de l’utilisateur
Suivis de la mention « LU et APPROUVÉ »